Caso Práctico

Implementar una PMO es un proyecto en sí mismo - Unidad 3

Claudia Jimena Rojas Ramírez

Alejandro Forero Barón

Luis Carlos Cárdenas

Gerencia de Proyectos

2024
 Solución al caso práctico

Cuestiones – Parte 3

Puestos en la piel del nuevo responsable de establecer una oficina de proyectos en su

empresa, responda razonadamente a las siguientes preguntas.

1 ¿Qué información mínima debería contener el acta de inicio de este proyecto?

Como responsable, y en el papel de project manager, donde deberé establecer una oficina de

proyectos en la empresa. Es crucial redactar un acta de inicio que refleje de manera clara y

coherente los aspectos fundamentales del proyecto. Para ello, se sugiere incluir la siguiente

información mínima:

• Propósito: La justificación de la necesidad de la oficina de proyectos, destacando las

ventajas que aportará a los colaboradores y la empresa en general. Además, se puede

enfatizar en cómo esta iniciativa fomentará nuevas formas de relacionamiento y

colaboración entre los equipos, incluyendo actividades como sesiones de lluvia de

ideas.

• Alcance: Detallar los aspectos materiales, documentación y de personal necesarios

para poner en marcha la oficina de proyectos. Esto incluye la contratación de

personal, la centralización de la base de datos, la estandarización de documentos y

métricas. Además, de las mediciones consecuentes a la implementación.

• Calendario: Establecer un plazo aproximado para alcanzar los resultados esperados,

considerando la disposición del personal y el ritmo de adaptación de la organización.

 Es importante ser realistas en cuanto a los tiempos y gestionar la transición de manera

efectiva para mantener el impulso del proyecto.

• Calidad: Definir una línea base o estándar de calidad que guíe el desarrollo y la

implementación de la oficina de proyectos. Es crucial enfocarse en cómo se medirá

el éxito.

• Presupuesto: Evaluar la liquidez de la empresa y estimar el presupuesto necesario

para iniciar el proyecto. Se recomienda presentar cifras de retorno de inversión (ROI)

que demuestren los beneficios a largo plazo de la implementación de la oficina de

proyectos, lo cual incentivará a los directivos a respaldar la propuesta.

• Riesgos: Identificar y estipular los posibles riesgos asociados con el proyecto desde

el inicio, demostrando un compromiso consciente con la mitigación de estos.

Accionar que incluye establecer un plan de acción para abordar los riesgos y

comunicar de manera proactiva con los stakeholders cualquier anomalía dentro del

plan.

• Factores críticos de éxito: Presentar datos que respalden la viabilidad y la

alcanzabilidad de los objetivos propuestos. Profundizar en los desafíos,

oportunidades y beneficios esperados, asegurando que todos los factores de éxito sean

medibles y acordados previamente con el personal patrocinador y encargado de la

toma de decisiones.

En resumen, el acta de inicio de la oficina de proyectos debe ser un documento

completo y bien estructurado que establezca claramente el propósito, alcance,

calendario, calidad, presupuesto, riesgos y factores críticos de éxito del proyecto. Esta
 información proporcionará una base sólida para el desarrollo y la implementación

exitosa de la oficina de proyectos en la empresa.

2 Identifique a los stakeholders de su proyecto.

En este contexto, los stakeholders o grupos de interés son los colaboradores internos de la

organización, quienes serán el foco principal de los esfuerzos de la oficina de proyectos, ya

que la misión de esta es desarrollar un espacio propicio para el desarrollo e implementación

de diversas ideas provenientes de empleados de diferentes áreas de la organización, todas

ellas dirigidas al beneficio y progreso de la empresa.

3 La dirección ha decidido poner a su disposición a un grupo de profesionales de

diferentes departamentos de la empresa. Usted les coordinará, pero sus jefes

actuales lo seguirán siendo durante el proyecto, ¿qué implicaciones ves en esta

decisión?

Al considerar la decisión de que los colaboradores sean dirigidos por sus jefes actuales

durante el proyecto de establecimiento de la oficina de proyectos, se vislumbran varias

implicaciones que pueden influir en el desarrollo óptimo del proyecto. Por un lado, aunque

los colaboradores intenten seguir mis directrices, será necesario trabajar en estrecha

colaboración con sus respectivos directivos de departamento para conocer la disponibilidad

de los empleados en términos de tiempo y habilidades aplicables al proyecto.

Además, es probable que los colaboradores estén acostumbrados a tener un solo líder, lo que

podría llevarlos a prestar mayor atención a las indicaciones de sus jefes anteriores,

potencialmente dejando mis requerimientos en segundo plano y afectando la eficacia del

equipo. Por lo tanto, enfrentaré el desafío de ser estratégico en esta situación, ya que no solo

debo gestionar a personas que no se conocen entre sí y que tienen diferentes perspectivas

dentro de la organización, sino también mantener una comunicación constante con los jefes

de los colaboradores para garantizar que no surjan inconvenientes en el desarrollo del trabajo.

Finalmente, como retroalimentación previa, para superar estas disyuntivas, será crucial

establecer una comunicación clara y abierta con todos los involucrados, asegurándome de

que comprendan los objetivos del proyecto y el papel de cada uno en su consecución.

4 Identifica al menos tres riesgos que puedan poner en peligro el buen término

del proyecto.

• Falta de comunicación: La falta de comunicación efectiva podría dificultar la

alineación de los equipos y la comprensión de los objetivos del proyecto al establecer

la PMO. Esto puede resultar en malentendidos, conflictos y falta de compromiso, lo

que afectaría negativamente la implementación.

• La no identificación de la oportunidad que representaría para la empresa la PMO: Es

fundamental que todos los interesados comprendan claramente los beneficios y

oportunidades que una PMO puede brindar a la empresa. Si no se logra comunicar

adecuadamente estos aspectos, podría generar resistencia al cambio y falta de apoyo,

lo que dificultaría la implementación y la adopción del proyecto.

 • Falta de capital económico debido a un mal presupuesto: La falta de un presupuesto

adecuado y una gestión financiera deficiente podrían llevar a problemas de

financiamiento durante la implementación de la PMO. Esto podría resultar en recortes

de recursos, limitando la capacidad de llevar a cabo actividades críticas y

comprometiendo la calidad y el alcance del proyecto.

• Desalineación con los objetivos estratégicos de la empresa: Si la PMO no está

alineada con los objetivos estratégicos y las necesidades de la empresa, existe el

riesgo de que el proyecto pierda relevancia y no logre el apoyo necesario de la alta

dirección y otros interesados clave. Lo cual, podría resultar en la falta de recursos y

compromiso, lo que dificultaría la implementación exitosa de la PMO.

• Resistencia al cambio y falta de apoyo de los interesados: La resistencia al cambio

por parte de los empleados y otros miembros de la organización podría obstaculizar

la implementación de la PMO. Por lo que, se convierte en un factor muy importante

el identificar y abordar las preocupaciones y temores de las partes interesadas, así

como involucrarlas activamente en el proceso de implementación para garantizar su

apoyo y compromiso con el proyecto.

5 Establece un plan para mitigar los posibles efectos de estos riesgos

Para mitigar los posibles efectos de los riesgos asociados con el establecimiento de una PMO,

se debe implementar un plan integral que aborde cada uno de los desafíos mencionados. Este

plan debe enfocarse en mejorar la comunicación, identificar claramente las oportunidades,

garantizar una gestión financiera sólida, alinear la PMO con los objetivos estratégicos de la
empresa y abordar la resistencia al cambio de los interesados. A continuación, se detallan las

acciones recomendadas:

• Comunicación efectiva:

-Establecer canales de comunicación claros y abiertos entre todos los equipos involucrados

en el establecimiento de la PMO.

-Designar un líder de comunicaciones que sea responsable de difundir información relevante

y garantizar que todos los miembros estén alineados con los objetivos del proyecto.

-Organizar reuniones periódicas para revisar el progreso, abordar preocupaciones y mantener

a todos los interesados informados.

• Identificación de oportunidades:

-Realizar un análisis exhaustivo de los beneficios y oportunidades que una PMO puede

ofrecer a la empresa.

-Desarrollar materiales de comunicación claros y persuasivos que destaquen los beneficios

tangibles e intangibles de establecer una PMO.

-Identificar y comprometer a los principales líderes y partes interesadas para que respalden

activamente la iniciativa de la PMO.

• Gestión financiera adecuada:

-Realizar una evaluación detallada de los costos asociados con el establecimiento y operación

de la PMO.
-Desarrollar un presupuesto realista que contemple todos los gastos necesarios y establezca

reservas para posibles contingencias.

-Implementar un sistema de seguimiento financiero riguroso para monitorear el gasto y

garantizar el uso eficiente de los recursos.

• Alineación con objetivos estratégicos:

-Asegurar que la PMO esté alineada con los objetivos estratégicos de la empresa desde el

inicio del proyecto.

-Involucrar activamente a la alta dirección en la definición de los objetivos y prioridades de

la PMO.

-Establecer métricas claras para evaluar el impacto de la PMO en la consecución de los

objetivos estratégicos de la empresa.

• Abordar la resistencia al cambio:

-Identificar proactivamente las preocupaciones y temores de los empleados y otras partes

interesadas.

-Desarrollar un plan de gestión del cambio que incluya actividades de capacitación,

comunicación y participación de los empleados.

-Establecer un grupo de control de proyectos que incluya a representantes de la alta dirección

para supervisar y respaldar la implementación de la PMO.

Finalmente, implementar este plan integral ayudará a mitigar los posibles efectos adversos

de los riesgos asociados con el establecimiento de una PMO, garantizando así una

implementación exitosa y una adopción efectiva del proyecto.

 Aplicación práctica del conocimiento

Los conocimientos adquiridos durante el desarrollo del caso práctico 3 de la

asignatura de gerencia de proyectos, amplían mi perspectiva profesional, brindándome una

comprensión integral sobre la implementación de una PMO (Project Management Office) y

la importancia de abordarla como un proyecto en sí mismo. Cada punto tratado en el caso

destaca la relevancia de mitigar los riesgos potenciales en un proyecto, siempre anclados en

los objetivos que proporcionan una guía fundamental para los Project Managers en la

formulación de una PMO.

Uno de los principales aprendizajes es la necesidad de tomar decisiones conscientes,

respaldadas por un equipo especializado, para abordar las visiones a largo plazo de una

PMO. Lo cual implica comprender dos fundamentos cruciales en cualquier proyecto: el

inicio y la finalización, así como también, la comprensión de estas ideas y la aplicación de

principios clave, como definir claramente el propósito, alcance, calendario, calidad,

presupuesto, riesgos y factores críticos de éxito de la PMO, que me equiparán con las

herramientas necesarias para abordar eficazmente la implementación de una PMO en

cualquier empresa a nivel profesional.

 Referencias

• Asturias Corporación Universitaria. (2024). Estructuras Administrativas para la Ejecución

de Proyectos. https://www.centro-

virtual.com/recursos/biblioteca/pdf/gerencia_proyectos/unidad3_pdf1.pdf

• Asturias Corporación Universitaria. (2024). Oficina de Gerencia de Proyectos (OGP).

https://www.centro-

virtual.com/recursos/biblioteca/pdf/gerencia_proyectos/unidad3_pdf2.pdf