Google DRIVE para DOCENTES┃ Juan José FORESTA ✓ Google DRIVE
¿Qué es LA NUBE?
La definición de la nube puede parecer poco clara,
pero, básicamente, es un término que se utiliza
para describir una red mundial de servidores
(computadoras cuyo propósito es proveer datos de
modo que otras máquinas puedan utilizar esos
datos), cada uno con una función única. De esto
se desprende que la nube no es una entidad física,
sino un enorme entramado de hardware1 y
software2 interconectado para funcionar como un
único ecosistema.
Estos servidores están diseñados para almacenar y administrar datos, ejecutar aplicaciones o
entregar contenido o servicios, como streaming de videos (Netflix, Amazon Prime Video,
Disney+, Max, etc.) correo web (GMail, Outlook, Hotmail, etc.), software de ofimática (Google
Drive, Microsoft Office Online, etc.) medios sociales (Facebook, Instagram, Twitter, etc.). En
lugar de acceder a archivos y datos desde un equipo personal o local, se accede a ellos en línea
desde cualquier dispositivo conectado a Internet, es decir, la información está disponible
dondequiera que uno vaya y siempre que se necesite.
Principales características de Google Drive:
Almacenar cualquier tipo
de archivo: fotografías,
documentos, diseños,
dibujos, grabaciones o
videos, entre otras cosas.
Con una cuenta de Google
se accede a 15 GB de
espacio de
almacenamiento gratuito.
Disponer de los archivos en cualquier lugar: se puede
acceder a ellos desde cualquier dispositivo: smartphone,
tablet o computadora y desde cualquier lugar del
mundo donde exista una
conexión a Internet.
Compartir archivos y carpetas:
se puede invitar fácilmente a
otros usuarios a ver todos los archivos que se quiera -además de
descargarlos y trabajar/colaborar en ellos- sin necesidad de enviarlos
adjuntos por correo electrónico.
1
Conjunto de elementos físicos o materiales que constituyen una computadora o un sistema informático.
2
Conjunto de programas y rutinas que permiten a la computadora realizar determinadas tareas.
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Acceso a Google DRIVE
Cada cuenta de correo de GMail (@[Link]) tiene implícito el acceso a una serie de utilidades
en línea entre las cuales destaca Google DRIVE que funciona como un Disco Rígido en la Nube
con una capacidad inicial (y gratuita) de 15 Gb.
El acceso a DRIVE se hace desde [Link] y al ingresar pueden suceder 2 cosas:
1. Si ya se está logueado en la
cuenta personal de GMail, se
accede directamente a la
página de inicio establecida:
Página principal o Mi unidad.
Cualquiera sea, esta se asemeja
al Explorador de archivos de
Windows, cumpliendo la
misma función y mostrando (si
los hubiera) los archivos y
carpetas alojados en DRIVE.
2. Si, en cambio, no hay ninguna sesión abierta lo
que se muestra es el Inicio de sesión solicitando
los datos de la cuenta con la cual se va a
trabajar: correo electrónico/teléfono (si este fue
registrado) y la contraseña correspondiente.
Una vez dentro de DRIVE, destacan: Mi unidad, lugar donde se almacenan las carpetas y
archivos de todo tipo, la carpeta Compartido conmigo donde se encuentran todos los
recursos que alguien pone a disposición para poder -por ejemplo- trabajar
colaborativamente y el botón Nuevo desde el cual se pueden crear los archivos
mediante las aplicaciones incluidas en el paquete: Documentos, Hojas de cálculo,
Presentaciones, Formularios, Dibujos, etc.
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Trabajo Práctico #01: Creación de CARPETAS
En este primer trabajo se crearán 6 carpetas que servirán para organizar los archivos que se
generarán a lo largo del curso. Esto puede realizarse de 2 maneras:
1. Desde el botón [Nuevo]: al pulsar el botón [Nuevo] se muestra un menú con varias
opciones de las cuales la primera es [Nueva carpeta]. Al seleccionarla surge una caja de
diálogo que pregunta sobre el nombre que se le va a dar a la carpeta en cuestión: en
este caso, Documentos. Por último se debe pulsar el botón [Crear].
2. Utilizando el botón secundario del ratón: al hacer clic sobre alguna parte
libre/despejada de la sección principal de [Mi unidad], se muestra nuevamente el menú
contextual anterior y se procede de la misma manera para crear la siguiente carpeta. En
la imagen inferior se muestra la carpeta Documentos ya creada y el menú contextual a la
espera de la selección ▼
3. Para finalizar esta primera parte se crearán
las carpetas restantes utilizando
cualquiera de los dos métodos descritos.
La estructura de carpetas deberá quedar
como se muestra en la imagen ▶
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Algo a tener presente es que, a medida que las carpetas van siendo creadas se ubican en
la posición dada por un orden alfabético ascendente (de A a Z), salvo que se especifique
lo contrario pulsando la flecha que se encuentra a la derecha del título
de columna [Nombre], con lo cual se invertiría el orden.
4. Una vez realizada la organización mediante la creación de carpetas
(todavía sin contenido), se destacará a cada una de ellas utilizando un código de colores
para que puedan distinguirse visualmente unas de otras sin la necesidad de leer sus
nombres.
Código de colores:
Carpeta Nombre Color Color
Dibujos Cardenal
Documentos Vaquero
Formularios Berenjena
Hojas de cálculo Helecho
Presentaciones Mostaza
Sitios Cielo
El procedimiento para hacerlo es (nuevamente) utilizar el botón secundario o derecho
del ratón. Esta es una manera frecuente de trabajar en Google DRIVE así como lo es en
un Sistema Operativo como Windows. Por ejemplo, si se selecciona (con el botón
derecho) una carpeta, se muestra un menú emergente o contextual con todas las
opciones disponibles para ese objeto, en este caso la carpeta.
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Dentro de las opciones que se muestran se destaca [Organizar] y, dentro de esta, otras tres
opciones (las cuales se verán en su momento) más la paleta que corresponde a [Color de la
carpeta]. Precisamente desde ahí se procederá a realizar esta segunda parte del trabajo como
se puede ver en la imagen de la página anterior.
5. Utilizando la paleta de colores, cambiar el
color de cada una de las 6 carpetas hasta
que se vean como se muestra en la
imagen ▶
6. Por último, crear una
[Nueva Carpeta] con
el nombre Archivos
en la NUBE.
Luego se
seleccionarán el resto
de las [Carpetas]
creadas y se
arrastrarán a ésta
para que queden
alojadas en su interior.
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Trabajo Práctico #02: COPIAR y MOVER ARCHIVOS
Luego de la creación de las 6 carpetas en el trabajo anterior, es momento de utilizarlas para
organizar algunos archivos ya hechos y, de esta manera, ponerle contenido a las mismas.
1. Los archivos mencionados se
encuentran en el link:
[Link]/file-clutter. Al hacer clic,
la carpeta que los contiene
(Archivos DESORDENADOS)
se vincula de manera
automática a la cuenta
personal de Google con la que
se está trabajando,
específicamente dentro de la
ubicación [Compartidos
conmigo].
NOTA: al tratarse de archivos de [Solo lectura], no se puede actuar sobre ellos
directamente pero sí [Hacer una copia] para, luego, [Cambiar su nombre] y [Mover a] la
carpeta definitiva dependiendo del tipo de archivo que sea.
2. Para ello se deberá abrir la carpeta Archivos DESORDENADOS y seleccionar los cinco
elementos: la manera más sencilla es haciendo clic en el primero de ellos pero no sobre
el icono o el nombre de este, sino en línea y
alejado como se muestra en la imagen ▶
Sin soltar el botón izquierdo del ratón,
extender la selección hacia abajo pintando
todos los archivos, incluso el último. Luego,
utilizando el botón secundario o derecho
sobre alguna parte de la selección, elegir la
opción [Hacer una copia] del menú
contextual.
Al hacerlo se crea en [Mi unidad] un
duplicado de los archivos seleccionados.
3. Una vez que los elementos estén en [Mi
unidad] se deberá proceder a [Cambiar
nombre] de cada uno de ellos: el objetivo
es quitarles el agregado Copia de, incluido
delante del nombre de cada archivo, y
también se deberá remover el tipo de
documento (Dibujo, por ejemplo).
NOTA: el tipo de documento fue agregado a los efectos de poder
familiarizarse con los íconos y el color de estos, que identifican
a cada aplicación incluida en DRIVE.
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4. Una vez seleccionada la opción [Cambiar
nombre] se mostrará una caja de diálogo
conteniendo el actual. Este deberá cambiarse,
como ya se mencionó, eliminando el prefijo
Copia de y el tipo de documento, incluido
entre paréntesis, dejando sólo el nombre.
5. Luego habrá que
utilizar la opción
[Mover] tantas veces como
archivos haya pulsando el
botón secundario o derecho
del ratón sobre el elemento a
[Mover]. Al hacerlo, y una vez
abierto el menú contextual, se
deberá seleccionar la opción
[Organizar] y por último
[Mover].
Una vez hecho se abrirá una ventana mostrando tres secciones o posibilidades y, por el
momento, se seleccionará una de las [Sugerencias] de Google DRIVE.
Lo mismo se hará con el resto de
los archivos teniendo presente
que a medida que se utilicen las
[Sugerencias] que se muestran,
estas irán cambiando de posición
acorde a cómo se mueven los
archivos.
NOTA: si se elige una carpeta de
las que está a la vista (como en el
ejemplo), y esta acción es
acompañada por la selección del
botón [Mover], el elemento se
moverá dentro de ésta.
Ahora bien, si la intención es ubicar el archivo dentro de una carpeta que se encuentra
en el interior de otra (por ejemplo Dibujos pertenece a la carpeta principal Archivos en la
NUBE luego de haber realizado el Ítem #6 del TP#1 Creación de CARPETAS). Como la
misma no está a la vista, habrá que hacer clic en la punta de flecha (a la derecha del
nombre de la carpeta) para que esta se abra y se pueda reubicar el elemento dentro
del contenedor específico.
Por último, y para completar la acción, se deberá pulsar el botón [Mover].
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Tutorial #01: Cómo COMPARTIR un ELEMENTO en Google DRIVE
Además de subir archivos o carpetas enteras y crear nuevos documentos, lo interesante de los
servicios en la nube (como Google DRIVE) es que se puede compartir información con amigos
o compañeros e incluso trabajar al mismo tiempo en un solo documento. Esto es posible
directamente a través del correo electrónico, pero también se puede generar un enlace para
que todo el que lo tenga pueda acceder, administrando los permisos sobre el elemento
compartido.
En el caso de un archivo (si este está abierto) puede realizarse desde el botón
[Compartir] que se encuentra a la izquierda de
la imagen del perfil de la cuenta de Google (si
no hay imagen debe estar la letra inicial del
nombre con el que se dieron de alta).
Al pulsarlo se muestra el cuadro de diálogo
[Compartir archivos con personas y grupos]
donde se deberá escribir la dirección de
correo de la/s persona/s con quién se
compartirá el documento ▶
En principio hasta 100 personas pueden ver,
editar o comentar un archivo de Documentos,
Hojas de cálculo o Presentaciones de Google al
mismo tiempo.
Cuando más de 100 personas acceden, solo
el propietario y algunos usuarios con
permisos de edición pueden editarlo.
Al pulsar [Enviar], todas las personas con
quienes se haya compartido el documento
recibirán una notificación en su correo
electrónico (salvo que se especifique lo
contrario).
En él se comunicará que el propietario ha
invitado a Leer/Comentar/Editar (esto
depende de los permisos otorgados) el
documento.
A continuación, el invitado deberá pulsar el botón [Abrir] para acceder al mismo desde la
aplicación que lo originó: Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones de Google, etc.
Otra posibilidad -sabiendo que alguien ha compartido un
elemento con nosotros- consiste en hacerlo
directamente desde Google DRIVE, más precisamente
desde la opción [Compartido conmigo] del menú lateral.
Dentro de esta carpeta se encuentran los archivos mas recientes compartidos por otros
usuarios, y también se ve información adicional como: el propietario del archivo y la fecha en la
que se lo compartió.
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Restringir un archivo al compartirlo
Cuando se comparte un archivo con alguien, se puede decidir cómo ese alguien puede utilizarlo.
● Editor: el usuario puede realizar cambios, aceptar o rechazar sugerencias, y compartir el
archivo con otras personas.
● Comentarista: el usuario puede realizar comentarios y sugerencias, pero no puede editar
el archivo ni compartirlo con nadie.
● Lector: el usuario puede ver el archivo, pero no puede editarlo ni compartirlo con nadie.
Si bien un documento puede ser compartido con varias personas, llegado el caso es preferible
generar un enlace para difundirlo. Sabiendo que podrá acceder a él cualquiera que tenga el
enlace se deben extremar las precauciones mediante los permisos otorgados.
Si se trata de un archivo -o grupo de
archivos- almacenado en Google DRIVE,
este deberá seleccionarse utilizando
alguno de los distintos métodos de
selección -dependiendo esto de la
cantidad de archivos o carpetas a ser
compartidos- luego se deberá pulsar el
[botón secundario o derecho] del ratón y
elegir la opción [Compartir] del [menú
contextual].
Al hacerlo se mostrará el cuadro de diálogo [Compartir archivos con personas y grupos] y se
deberá proceder del mismo modo que se explicó al principio de este Tutorial, ya que se trata
de la misma acción a la que se accede por un vía diferente.
NOTA: Si se comparte con una dirección de correo que no pertenece a una cuenta de Google,
los usuarios solo podrán ver el archivo.
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Archivos de SOLO LECTURA
En Google Drive, un archivo de solo lectura es
aquel cuyo acceso se limita a la visualización y
lectura, sin la capacidad de realizar cambios o
ediciones en su contenido. Esto significa que
quien lo abra no podrá realizar modificaciones
en el documento original.
Esta característica de solo lectura ayuda a
preservar la integridad del contenido original y
así evitar posibles errores o cambios no
deseados.
En caso de tener que utilizar un archivo de solo lectura, se
podrá optar por dos alternativas:
1. Solicitar acceso de edición vía mensaje al
propietario del documento en cuestión (esto en
caso de tener que trabajar colaborativamente en el
mismo archivo) pulsando el botón [Solo lectura]
ubicado en la [Barra de menús], después de lo cual
se mostrará la siguiente caja de texto ▶
2. Crear una
[Copia] de este
para editar su
contenido y
conservarlo
almacenado
en una cuenta
personal. El
procedimiento
-estando el
documento
abierto- es:
seleccionar
[Archivo/Hacer
una copia],
colocarle un
nuevo nombre
y una nueva
ubicación.
● Nombre: este se muestra con el prefijo Copia de (el cual debería ser eliminado) + el
nombre original del documento.
● Ubicación: deberá seleccionarse o crearse dentro de la estructura de carpetas a partir de
las opciones: Sugerencia (las recomendadas por Google), Destacados (las carpetas
favoritas, si las hubiera) y Todas las ubicaciones (la totalidad del contenido de Drive).
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Otra posibilidad consiste en realizar la [Copia] del documento
desde la [Carpeta] [Compartido conmigo] de Google Drive.
La [Copia] se realiza en [Mi unidad],
fuera d cualquier [Carpeta], con el
prefijo Copia de + el nombre original.
Al tratarse de un duplicado, este se transforma en algo independiente del original y puede ser
utilizado para realizar cambios sin afectar el archivo original compartido. Sin embargo, se
deben tener en cuenta algunas generalidades:
● Pérdida de enlaces de colaboración: el duplicado -en principio- no comparte los
mismos permisos con los colaboradores del archivo original.
● Consideraciones de espacio de almacenamiento: duplicar un archivo implica
ocupar espacio adicional de almacenamiento, ya que se estaría creando una nueva
instancia del contenido.
Restricciones de un archivo al compartirlo
Cuando se comparte un archivo con alguien, se puede decidir cómo ese alguien puede utilizarlo.
Modo Descripción
El usuario puede realizar cambios, aceptar o rechazar sugerencias, y
Editor
compartir el archivo con otras personas.
El usuario puede realizar comentarios y sugerencias, pero no puede editar
Comentarista
el archivo ni compartirlo con nadie.
El usuario puede ver el archivo, pero no puede editarlo ni compartirlo con
Lector
nadie.
▶️
Nota: Para saber más sobre archivos y/o documentos compartidos en el entorno de Google
Drive, ver Cómo COMPARTIR un ELEMENTO en Google DRIVE
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