Universidad Panamericana del Puerto

Facultad de Ciencias Económicas y Sociales

Escuela de Administración Comercial y Contaduría Pública

Sistemas y
procedimientos
contables

Estudiante: Duglis Sánchez

CI: 30.889.524

Secc 11

Puerto Cabello, Junio 2024

Sistema contable

Un sistema contable permite recabar toda la información financiera de una empresa.

Gracias a ello, es posible entender su situación económica de manera rápida y eficaz.
Mediante este tipo de estructuras, se crean unas pautas a seguir para controlar todas las
operaciones de la compañía y, a su vez, clasificarlas. Así pues, como idea principal, debéis
retener que se utiliza para llevar las cuentas de una organización.

Contabilidad y sistemas contables: su relación

La contabilidad es una herramienta que les permite a las empresas registrar y controlar de
forma exhaustiva las operaciones que se realizan diariamente. La principal característica de
esta estructura es que traslada los movimientos que se hagan a lo largo de las jornadas en
dinero, de manera que, tan solo mirando las notas contables, se puede conocer la cuantía
económica que entra y sale de la sociedad. Un ejercicio que permite a estos profesionales
analizar dónde puede haber pérdidas.

A su vez, un sistema de información contable está formado por aquellos métodos y

procedimientos que van a seguirse para controlar las actividades que acabamos de describir,
para que, posteriormente, los superiores jerárquicos puedan usar la información en su toma
de decisiones. Dentro de los modelos de sistemas contables encontramos dos grandes
grupos:

 Contabilidad financiera externa: información a la que pueden acceder tanto las

personas que forman la empresa, como las que no, desde accionistas hasta
proveedores que están interesados en la solvencia de una compañía para saber a
quién van a vender sus productos o servicios.

 Contabilidad de costos: hace referencia a la relación entre los costes y los

beneficios que tiene la empresa mediante las diferentes operaciones realizadas. A
priori, puede parecer que estamos ante la misma situación que cuando hablamos de
la contabilidad financiera externa, pero la principal diferencia reside en que en este
 caso se trata de una operación interna que permite medir la rentabilidad de la
compañía y orientar la estrategia económica.

Sistema de diario mayor único

Este sistema está basado en la evolución del diario continental y fue diseñado
aproximadamente en el año de 1795, con la finalidad de simplificar el trabajo de pasar de
libro diario a libro mayor, lo cual se logró uniendo en un solo libro, el libro diario y el libro
mayor, eliminando en este diario el número de folio de las contra cuentas, la fecha y el
número de asiento. El diario mayor único es el precursor de los rayados columnares o
tabulares. El rayado de este libro se componía de dos partes; la primera parte destinada al
diario y consistía en un rayado idéntico al diario continental; la segunda parte destinada al
mayor formado por una serie de columnas para anotar los valores de los cuales se
empleaban dos para cada uno de las cuentas afectadas por las operaciones, una de ellas para
anotar los cargos y otra para los abonos. Cuentas del diario:

 Número de operación.
 Concepto.
 Caja.
 Almacén.
 Ventas.
 Costo de venta.
 Gastos generados.
Diario tabular[

En este diario se sigue el mismo procedimiento de diario mayor único, sólo que en éste se
abre una sección con el nombre de "varias cuentas", en el cual se anotan las cantidades
correspondientes de cuentas que faltan de espacios que no se les asignó columnas
especiales, o bien, aquellas cuyo movimiento no es constante. El sistema de diario único
tabular consiste en establecer un diario con columnas, pero sin eliminar el libro mayor al
que se pasaban mensualmente las sumas de cada columna, previo análisis de la sección de
varias cuentas. El pase a los auxiliares se hacía diariamente y de preferencia tomando los
datos de los comprobantes o documentos fuente. Los errores en los libros columnares se
corregían mediante contrapartidas en los que con tinta roja se cancelaban los antes
mencionados y con tinta negra se hacía la corrección debida, esto en el mismo renglón
haciendo la referencia a la partida errada. En el diario tabular se podía registrar de dos
maneras:

 Consistía en registrar la operación siguiendo el modelo del diario continental,

utilizando tantos renglones como cuentas para que afecte la operación.
 Suprimir el espacio de concepto con los nombres de las cuentas afectadas anotando
directamente en la columna correspondiente con sólo el valor.

Los pasos eran los siguientes: Operación, Diario tabular (Mayores auxiliares),
Concentración, Diario general, Libro mayor, Balanza de comprobación y finalmente los
Estados financieros.

Sistema de diario y caja[

Este sistema se dio con la finalidad de resolver el trabajo que existía en el registro oportuno
de las operaciones, basado en la división del trabajo. Para ello, el diario se divide en dos; el
diario de caja, donde se anotaban únicamente operaciones que representaban movimiento
de dinero, ya sea como entrada o salida de efectivo, mientras que el otro era el "Diario de
operaciones diversas": en donde se registraban todas las operaciones que no causaban
entrada o salida de efectivo, por lo que de esta manera, dos personas podían registrar la
operación. En este sistema, las operaciones se clasificaban en:

 Operaciones simples.
 Operaciones compuestas o mixtas.

Las operaciones simples son aquellas que quedaban registradas en un solo diario por ser
totalmente en efectivo o bien, totalmente a crédito. Las operaciones compuestas afectaban o
bien, debían ser registradas en los dos libros, toda operación compuesta se registraba
primero en el diario de operaciones diversas y la parte que representaba entrada o salida de
efectivo se enlazaba al diario de caja o bancos. Para poder registrar una misma operación en
los dos libros se utilizaba lo que llamamos cuentas puente o de enlace. Estas son cuentas
transitorias que permiten registrar en dos diarios y una vez que han sido registradas en
ambos diarios, ésta queda saldada. Las principales cuentas puente que se utilizaban eran:

 Clientes - cuenta puente.

 Deudores - cuenta puente.
 Proveedores - cuenta puente.
 Acreedores - cuenta puente.

Toda cuenta puente se abría en el diario de operaciones diversas, se cancelaba en el diario

de bancos.

Sistema centralizador[

Considerando el hecho de que las empresas comerciales realizan operaciones definidas y

constantes, en las cuales se define el objeto de dicha empresa, para implantar este sistema
era necesario conocer el tipo de operaciones que frecuentemente realiza la empresa para
poder diseñar un diario específico donde se registren tales operaciones.

En forma general, podemos decir que las operaciones que con mayor frecuencia, o bien,
más comunes que realiza la empresa son:

 Inversiones y recuperación de efectivo a través de cheques.

 Pago de compromisos o deudas, ya bien sea con cheque o transferencias bancarias.
 Adquisición de mercancía al contado o a crédito.
 Venta de mercancía al contado o a crédito.
 Movimiento de mercancía por entrada o salida de ésta.
 Recepción de documentos o títulos de crédito que firman los clientes a fin de garantizar
la venta de mercancía realizada a crédito.
 Suscripción de documentos otorgados a favor de proveedores o acreedores para
garantizar compras de mercancías a crédito o alguna otra operación.

Tomando en cuenta las operaciones anteriores y considerando que son las más comunes y
que se realizan frecuentemente, el sistema manual llamado “Centralizador” de una empresa
comercial se integraba con los siguientes diarios:
 Diario de bancos: En él se registra la entrada y salida de efectivo (cheque o
transferencia).
 Diario de compras: En él se van a registrar éstas, los gastos, devoluciones, rebajas y
descuentos de tal manera que este diario refleje las compras netas.
 Diario de ventas: Se registran las ventas, devoluciones sobre ventas, rebajas y
descuentos. De tal manera que refleje las ventas netas.
 Diario de salidas de almacén: En él se registran las salidas de almacén por concepto de
ventas y las devoluciones sobre ventas a precio-costo. De tal manera que nos dé el
costo de lo vendido.
 Diario de documentos por cobrar: Este diario se establecía sólo cuando la empresa
recibía documentos a favor, con frecuencia y en él se registraban todos los títulos de
crédito, letras de cambio y pagarés que se recibían para su cobro, los endosaba,
cobraba, cancelaba o sustituía para que el diario reflejara en cualquier momento el
saldo de los documentos pendientes de cobro.
 Diario de documentos por pagar: Este diario sólo se establecía cuando la empresa
expedía o aceptaba documentos para su pago. Con frecuencia, en él se registraban
los títulos de crédito que se aceptaban, los que se cancelaban, pagaban o sustituían.
 Diario de operaciones diversas: Se registraban todas las demás operaciones que no
representaban ninguna de las anteriores.

El establecimiento de los diarios dependía de la política de compra y venta de mercancías a

crédito que daban lugar a la recepción o suscripción de documentos.

Sistema de pólizas[

Este sistema es una evolución más de los métodos de registros manuales que consiste en
emplear un documento individual para registrar cada operación, teniendo como
característica el hecho de que permite una mayor división del trabajo y sobre todo, agiliza
el proceso del registro de las operaciones. Las pólizas son registradas teniendo como base
el rayado del diario continental. Además, éstas son documentos de carácter interno en las
que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes que justifican las
anotaciones y cantidades en ella registradas. En este sistema, las operaciones se registran
individualmente, es decir, para cada operación se realiza una póliza, la cual mantiene el
rayado del diario continental. Una póliza contiene los siguientes datos:

 Nombre de la empresa.
 Tipo de póliza.
 Número de póliza.
 Fecha.
 Número de cuenta.
 Número de subcuenta.
 Nombre de la cuenta.
 Columna de parcial.
 Columna para el cargo.
 Columna para el abono.
 Concepto de la operación.
 Serie de datos de control interno (nombre o firma de quien registró la operación).

Las pólizas manejadas en las empresas se clasifican en 3 grandes grupos:

 Pólizas de entrada de efectivo (pólizas de ingreso).

 Pólizas de salida de efectivo (pólizas de egreso o pólizas cheque).
 Pólizas de diario.
Sistema de cuentas por cobrar

El sistema de cuentas por cobrar surgió por la necesidad que algunas empresas tenían de
expedir recibos para el cobro de determinados ingresos, como eran:

 Cobro de rentas a los usuarios de bienes muebles e inmuebles.

 Cobro de servicios prestados como el de energía eléctrica y teléfono.
 Cobro periódico de intereses por inversión de capital a largo plazo.

Para lo cual se expedía una cuenta por cobrar, que era un documento mucho más completo
que un simple recibo de cobro.
En el caso de la cuenta por cobrar se utilizaba con la finalidad de eliminar subcuentas
personales de las cuentas de clientes y deudores, y para la cuenta por pagar para eliminar
subcuentas de proveedores y acreedores se usaba una cuenta de activo llamada "Cuentas
por cobrar".

Sistema de cuentas por pagar[

El sistema se adaptaba para ser establecido en cualquier tipo de empresa, principalmente en

aquellas donde la mayor parte de las operaciones eran a crédito. El procedimiento de
cuentas por pagar/cobrar tenía los siguientes objetivos:

 Eliminar o reducir el número de subcuentas personales.

 Ejercer control absoluto sobre cada una de las entradas/salidas de dinero.

El registro se realizaba a través de una cuenta de pasivo llamada "Cuentas por pagar".

Combinación de sistemas contables

Descripción gráfica de la utilidad de las cuentas por pagar y cuentas por cobrar.

La adaptación y combinación de los sistemas de contabilidad depende principalmente de la

magnitud de la empresa, la clase de operaciones que efectúe y del mayor o menor número
de dichas operaciones.

Los procedimientos que más se prestan para combinar son:

 Procedimiento centralizador (diferentes departamentos).

 Procedimiento de pólizas.
 Procedimiento de cuentas por cobrar (control interno).
 Procedimiento de cuentas por pagar (control interno).
 Sistema computarizado.

Generalmente, la empresa también se divide en departamentos, los cuales pueden ser:

 Contabilidad general.
 Compras.
 Ventas.
 Departamento de cobros y pagos.
 Tesorería.
 Almacén.

EMPRESA COMO SISTEMA

Para hablar del funcionamiento global de la empresa, debemos considerar la empresa como
un sistema, es decir, como un conjunto de elementos relacionados entre si y con el sistema
económico global, que se dedica a transformar entradas o inputs en salidas o outputs,
mediante un proceso ya sea manual, mecánico o automatizado.

Este sistema tiene varias características importantes:

 Está formado por diferentes subsistemas. Así tenemos el subsistema real

(formado por el de aprovisionamiento, producción y comercialización), el
financiero (inversión y financiación) y el directivo (planificación, organización,
dirección y control).

 Es global, ya que necesariamente están todos los subsistemas relacionados entre sí.
 Se autorregula por sí mismo, ya que no necesita la intervención de ninguna
entidad ajena al sistema empresarial.
 Es abierto, pues está siempre en contacto con el entorno que lo rodea, como
veremos a continuación.

COMPONENTES DE LA EMPRESA
Los componentes de la empresa son los distintos elementos que forman parte de ella. No
hay que pensar solo en objetos materiales ya que a veces los inmateriales son incluso más
importantes. Vamos a ver algún ejemplo de cada uno de ellos antes de pasar a explicarlos:

 Capital físico: elementos materiales que pertenecen a la empresa.

 Capital humano: personas que trabajan en la empresa. Aquí encontramos los
trabajadores, el empresario (nos referimos al dueño de la empresa) y el equipo
directivo o tecnoestructura.
 Capital financiero: el dinero de la empresa. Hay que contar también las deudas que
otros han contraído con ella.
 Elementos intangibles: son elementos no materiales. Fundamentalmente las
marcas que posee la empresa, los diferentes logotipos, las patentes o el software que
la empresa posee. En una empresa como Coca Cola, las diferentes marcas que posee
(la misma Coca Cola, Fanta, etc.), sus logotipos y sus patentes pueden valer mucho
más que el resto de la empresa.

También forma parte de este grupo los conocimientos que poseen los trabajadores o know-
how. En muchos casos es un elemento muy valioso para la empresa.

PEvAU
 El entorno: como su nombre indica, es todo lo que rodea a una empresa. Si
pensamos un poco vemos que hay cosas que son común a todas las empresas de una
localidad, región o país pero otros elementos son propios de cada empresa. Dos
tiendas que están a escasos metros y se dedican a lo mismo, pueden tener muy
diferente clientela.
Antes de ver con detalle sus componentes, hay que indicar que el entorno tiene
ciertas características importantes como la de ser turbulento, con una fuerte e incluso a
veces deseleal competencia de las empresas competidoras que le rodean; complejo por la
serie de diferentes conocimientos e información necesaria para interactuar y por último
dinámico, con cambios rápidos y frecuentes.

 Entorno general: engloba los factores que reflejan la realidad exterior de la

empresa. Son los factores más alejados de la empresa sobre los que su capacidad de
 influir es mínima y que afectan, más o menos directamente, a todas las empresas por
igual de una misma región.
 Factores políticos, como la ideología del partido gobernante o la estabilidad
política
 La legislación que afecta a la empresa. Se refiere al conjunto de normas jurídicas
que ordenan la actividad de la empresa. La normativa que ejerce el Estado influye
en todo el país, como la laboral, pero no son los únicos. Comunidades autónomas y
ayuntamientos juegan un papel muy destacado. Dentro de este apartado podemos
incluir la fiscalidad, que varía entre comunidades y entre localidades de la misma
provincia.
 La situación económica, los tipos de interés, el desempleo, el nivel de desarrollo
general del país etc. son factores que pueden influir a todas las empresas de un
mismo país. La crisis del COVID19 ha llevado a muchas empresas a la ruina y no
solo de España, sino gran parte del mundo. Las consecuencias de esa pandemia es
un elemento que forma por desgracia, parte del entorno general.
 Factores socioculturales, como el nivel cultural o los hábitos de consumo. El sol y
el clima por ejemplo, es uno de los elementos que influyen en que España tenga una
enorme cantidad de bares y terrazas y más en el sur que en el norte.
 La tecnología. Este factor es un poco general y hace referencia al conjunto de la
tecnología que existe en un país o una zona de este: fibra óptica, comunicaciones,
desarrollo tecnológico, etc. Es cierto que vivimos en un mundo tan globalizado que
hoy es fácil para una empresa adquirir la tecnología que necesita para su
funcionamiento, pero piensa en las dificultades que puede encontrar una empresa
localizada en un pueblo remoto de España o de otro país mucho menos desarrollado.
 Factores ecológicos. Cada vez más se le está dando más importancia a este factor,
en buena parte debido a la conciencia social que poco a poco va calando en el
consumidor sobre su importancia: contaminación, zonas verdes, contaminación
acústica o lumínica, etc.

El conjunto de estas variables se conoce análisis PESTEL (Político,

Económico, Sociocultural, Tecnológico, Ecológico y Legal).
 Entorno específico: es propio de cada empresa. Es el más cercano y sobre los que
la empresa tiene cierta capacidad de influencia o puede modificarlos de alguna
manera.
 Los clientes. Sus características propias y conocerlos es quizás lo más importante a
la hora de crear un negocio. Hace unos años observé como un sufrido emprendedor
abría un pequeño negocio de placas y trofeos. No hacía falta ser un genio para hacer
números y ver cuántos campeonatos o conmemoraciones iban en total a necesitar
sus servicios. Trofeo a la valentía para él, pero derrota en visión comercial.
 Los proveedores, que se encargan de suministrar la materia prima a la empresa.
Puede influir de manera apreciable, aunque a veces casi pasa desapercibida. ¿Nunca
te has planteado por qué los refrescos de una misma marca saben diferente de un
país o región a otra?.
 La competencia, ya sea por su ausencia o por el grado de presencia y agresividad
de esta.

 Los intermediarios. Están por un lado los financieros, aunque es cierto que internet
hace que la mayoría de las gestiones se hagan telemáticamente, pero a veces la
oficina es esencial (préstamos, leasing, etc.). Por otro están los intermediarios
comerciales que se encargan de llevar el producto de la empresa al consumidor y
que como veremos en un tema posterior juegan un enorme papel en el mundo
empresarial.

 El papel empresarial es fundamental en la sociedad del siglo XXI. Los productos

que ellas nos venden y nos ofrecen, mejoran nuestra calidad de vida. Por tanto, estas
cumplen unas funciones fundamentales que son:
 Crean o aumentan la utilidad de los bienes: mediante el proceso de
transformación, generan un valor añadido o agregado al producto. Cuando
compramos una lata de atún, tiene un precio superior al que tendría el atún recién
pescado. Ya está limpio, en aceite y preparado para ser consumido.
 Asumir riesgos: riesgos en cuanto a que las empresas para poder desarrollar su
actividad debe realizar una serie de inversiones que espera recuperar a través de la
venta de sus bienes o servicios que no siempre obtienen la rentabilidad esperada.
  Función productiva: transformando inputs en outputs y mediante una necesaria
división del trabajo. Gracias a esto y al elevado volumen de producción, el coste del
bien o servicio y su consiguiente precio es generalmente muy bajo, beneficiando al
consumidor.
 Función social: la última pero no la menos importante, ya que contribuyen a la
creación de empleo, al avance tecnológico y al bienestar de la sociedad, no
olvidando muchas veces su lado oscuro en cuanto a la responsabilidad social que
veremos más adelante.

OBJETIVOS DE LA EMPRESA

Los objetivos de la empresa no son otra cosa que los resultados que esta espera alcanzar.,
ya sean a corto plazo (tácticos u operacionales) o a largo plazo (estratégicos). Podemos
clasificarlos por varios criterios. El más importante es en función de que sea económico o
social:

Objetivos económicos: buscan el aumento del beneficio empresarial. Aquí tendríamos el

aumento de sus ingresos; la disminución de sus costes; aumentar su cuota de mercado
aumentando su número de clientes a costa de las empresas competidoras o el aumento de la
productividad de la propia empresa.

Objetivos sociales: en este caso son aquellos que en cierta forma buscan mejorar la
relación con su entorno. Aquí entran un variopinto número de objetivos tales como mejorar
la imagen de la empresa y del producto que ésta vende; aumentar la satisfacción tanto de
los clientes, trabajadores e incluso proveedores y respeto al medio ambiente.

Otra forma de clasificar los objetivos sería dividirlos entre cuantitativos, que son aquellos
que expresan una variable numérica (los económicos) y cualitativos, que expresan
variables cualitativas (los sociales)