RESUMEN 1ª UNIDAD DE SISTEMAS Y PROCESOS DE NEGOCIO
❖ Teoría General de Los Sistemas (TGS):
La pretensión de la TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS es estudiar la posibilidad de la formulación
de principios y leyes válidos para todos los campos. Si planteamos esto y definimos bien el
sistema, hallaremos que existen modelos, principios y leyes que son aplicables a la
"generalidad" de los sistemas, sin que su naturaleza,la de sus elementos, ni sus "fuerzas”,
relación de sus elementos, importen.
La T.G.S. no busca solucionar problemas e intentar soluciones prácticas, pero sí producir
teorías y formulaciones conceptuales que puedan crear condiciones de aplicación en la
realidad empírica. Los supuestos básicos de la T.G.S. son:
➢ Existe una nítida tendencia hacia la integración de diversas ciencias naturales y
sociales.
➢ Esa integración parece orientarse rumbo a la Teoría de Sistemas.
➢ Dicha Teoría de Sistemas puede ser una manera más amplia de estudiar los
campos no-físicos del conocimiento científico, especialmente en las ciencias
sociales.
➢ Con esa Teoría de Sistemas, al desarrollar principios unificadores que
atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias
involucradas, nos aproximamos al objetivo de la unidad de las ciencias.
➢ Esto puede generar una integración muy necesaria en la educación científica.
La Teoría General de Sistemas se fundamenta en tres premisas básicas, a saber:
· Los sistemas existen dentro de sistemas:
· Los sistemas son abiertos:
· Las funciones de un sistema dependen de su estructura:
❖ Concepto de Sistemas:
Un sistema es: Un conjunto de elementos dinámicamente relacionados formando una
actividad para alcanzar un objetivo operando sobre datos/energía/materia para
proveer información/energía/materia.
❖ Componentes Básicos:
i. Objetivo: Los objetivos son necesarios para poder medir la efectividad de los sistemas.
Las mediciones de efectividad representan el valor de los atributos de sistemas.
ii. Medio: El medio se refiere al conjunto de objetos exteriores que rodean, contienen o
influyen al sistema.
iii. Límite: Son las líneas imaginarias que separan al sistema en estudio del sistema mayor
y, a su vez, separa al subsistema del sistema en estudio.
a. Límite Interno: Separa a los ELEMENTOS (subsistemas) del sistema en estudio.
b. Límite Medio: Separa al sistema EN ESTUDIO de los sistemas que lo rodean.
c. Límite Externo: Es el límite que CONTIENE al sistema en estudio
(Macrosistema).
Los límites también son las acciones que definen al sistema.
iv. ELEMENTOS: son las unidades u objetos que forman el sistema.
v. RELACIONES: son los lazos que unen los elementos (u objetos) entre sí. Alguna forma
de interacción o interdependencia.
vi. ENTRADAS: (INPUT) son los elementos que ingresan al sistema desde el medio. Es la
fuerza de arranque o de partida del sistema, que provee el material o la energía para la
operación del sistema (Pueden ser: Datos, Energía, Materia.)
vii. PROCESO DE TRANSFORMACIÓN: (THROUGHPUT) es el fenómeno que produce
cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas o resultados. Los
elementos de entrada se convierten en elementos de salida, agregando valor y utilidad
a aquellos.
viii. SALIDAS: (OUTPUT) son los resultados del proceso de transformación y pueden ser
resultados o beneficios que, volcados en el medio, influirán sobre él y generarán
nuevas entradas al sistema.
ix. Retroalimentación: Es el proceso en el cual se comparan las salidas con el objetivo del
sistema, en caso de no tener resultados correctos, se encarga de regular las entradas
para así tener un correcto funcionamiento.
a. Retroalimentación Positiva: En la retroalimentación positiva, la señal de salida
amplifica y refuerza la señal de entrada. (aumenta la entrada)
b. Retroalimentación Negativa: En la retroalimentación negativa la señal de
salida disminuye e inhibe la señal de entrada. (reduce la entrada)
❖ Jerarquía de los sistemas:
Fronteras o Límites: El límite del sistema separa los elementos cuya estructura se desea
conocer de aquellos que no se tomarán en cuenta en el estudio. También define qué
variables serán analizadas y cuáles consideradas como datos. Una vez fijada la frontera del
sistema, puede procederse a analizar la estructura del mismo. conviene empezar por
entender cuáles son sus partes principales y sus interacciones más importantes.
Principio de RELATIVIDAD de los sistemas: Todo sistema sometido a la influencia de su
medio es un subsistema de un sistema más amplio, y toda parte de un sistema es
potencialmente un sistema.
Jerarquización: Resulta importante determinar la estructura y jerarquía de un sistema y los
niveles dentro de la jerarquía que corresponden a cada parte integrante del mismo, ya que
las variables asociadas a cada subsistema y las funciones que realiza, que fijan sus
características de operación que trata de analizar o determinar el analista, dependen de su
nivel jerárquico dentro del sistema general como se señala posteriormente.
a. Macrosistema: Es determinado universo o contexto o medio ambiente. Es el
sistema que ENGLOBA al sistema en estudio (Sistema SUPERIOR).
b. Sistema en Estudio: Es el sistema que se analiza.
c. Subsistema: Es un sistema interior o sistema de nivel de inclusión inferior o parte
de un sistema. Sistema menor o elemento del sistema en estudio.
Hasta qué nivel se puede factorizar: La factorización o división en subconjuntos se efectúa
hasta el nivel que lo determina el objetivo del análisis final. Al llegar a ese punto estamos en
presencia del sistema elemental.
a. Sistema Elemental: Es el sistema de menor jerarquía y que no necesita ser factorizado para
su análisis. Se define por sus entradas y salida (Sistema que NO necesito ni quiero analizar)
b. Sistema de Caja Negra: No se puede analizar debido a que no hay posibilidad de
acceder a ella. No conocemos sus elementos, ni su estructura, ni sus planes de acción,
salvo que la obtengamos por un procedimiento ilícito, como sería el espionaje
industrial.
❖ El enfoque de sistemas:
En el enfoque de sistemas se integran los conocimientos que las diversas ciencias suministran
acerca de los componentes de un sistema para conocer el comportamiento del conjunto.
1) El enfoque sistémico es:
a) una manera de pensar
b) un método y técnica de análisis
c) un estilo de administración
❖ Características:
a. Propósito u Objetivo: Todo sistema tiene uno o algunos propósitos u objetivos
(Responde a la pregunta ¿Qué espero del sistema?)
b. Globalismo o Totalidad: Todo sistema tiene una naturaleza orgánica, por la cual
una acción que produzca cambio en una de las unidades del sistema, con mucha
probabilidad producirá cambios en todas las otras unidades de éste. En otros
términos, cualquier estimulación en cualquier unidad del sistema afectará todas
las demás unidades, debido a la relación existente entre ellas (Importan los
vínculos. Mientras más vínculos, más complejidad. Interrelaciones).
c. Entropía: Energía negativa que hace que el sistema se desgaste.
d. Homeostasia u Homeostasis: Es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema.
Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio
interno frente a los cambios externos del medio ambiente (Son los procesos o
mecanismos que hacen que se reestablezca el equilibrio interno).
❖ Clasificación de los Sistemas:
1. Según su Complejidad: Se clasifican teniendo en cuenta sus elementos y
relaciones. Mientras más tenga, más complejo es:
➢ Simple: Es aquel que posee pocos componentes e interrelaciones, que
revelan un comportamiento dinámico completamente previsible.
➢ Complejo: Son altamente elaborados y profusamente
interrelacionados, pero su comportamiento es previsible.
➢ Muy Complejo: Extremadamente complicados y que no pueden ser
descritos de forma precisa y detallada.
2. Según su Determinación:
➢ Determinísticos: Conocemos con certeza su comportamiento. Es aquel
en el cual las partes interactúan de una forma perfectamente
previsible, sin dejar lugar a dudas.
➢ Probabilísticos: Es aquel por el cual no se puede suministrar una
previsión detallada. Estudiando intensamente se puede prever
probabilísticamente lo que sucederá en determinadas circunstancias.
No es predeterminado. La previsión se encuadra en las limitaciones
lógicas de la probabilidad.
3. Según su Constitución o Naturaleza:
➢ Físico, Concretos o Empíricos: Cuando están compuestos por equipos,
por máquinas y por objetos y cosas del mundo real (Ej. Hardware).
➢ Abstracto o Simbólicos: Cuando están compuestos por conceptos,
planes, hipótesis e ideas (Ej. Software).
4. Según su Interacción con el Medio:
➢ Abierto: Son los sistemas que presentan relaciones de intercambio
con el ambiente, a través de entradas y salidas.
➢ Cerrado: Son los sistemas que no presentan intercambio con el medio
ambiente que los rodea, pues son herméticos a cualquier influencia
ambiental.
5. Según su Generación:
➢ Naturales: Creados por la madre Naturaleza, ej. un sistema orográfico,
hídrico, climático, etc.
➢ Artificiales: Son los sistemas creados por el hombre, ej. la empresa.
6. Según su Dinamismo:
➢ Estables: Los que mantienen sin modificar su estructura.
➢ Adaptativos: Los que alteran su estructura o funcionalidad como
respuestas a las presiones del contexto (El sistema NO CAMBIA, se
adapta a la influencia con el medio).
UNIDAD N° 2: ‘’PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LAS ORGANIZACIONES ’’
❖ La Organización (CONCEPTO):
Una organización es un sistema social integrado por individuos y grupos que, bajo una
determinada estructura y dentro de un contexto al que controlan parcialmente,
desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes.
❖ El Enfoque Sistémico en una Organización:
A partir del enfoque de sistemas, podemos analizar a la organización como un sistema
entrada-proceso-salida. Observamos entonces que existen tres conjuntos de variables.
Las entradas: acciones, interacciones, expectativas, energía, información, materias
primas y otros. Los procesos, las variables mediadoras: tareas, relaciones
interpersonales, estructura, cultura y otros. Las salidas: productos, servicios, dirección
y otras. Una organización funciona así, independientemente de su actividad y tamaño.
Puede decirse que la organización es un sistema sociotécnico incluido en otro más
amplio: la sociedad, con la que interactúa, influyéndose mutuamente.
❖ Características de las Organizaciones:
• Comportamiento probabilístico y no-determinístico: El ambiente brinda
variables desconocidas e incontrolables. Por estas razones, la administración
no puede esperar que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y
otros, tengan un comportamiento previsible.
• Interdependencia de las partes: Los sistemas se componen de partes, al faltar
una, el sistema podría afectar su funcionamiento y no llegar al objetivo
esperado. Se representa con las relaciones entre las diferentes partes.
• Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituidas de
partes menores: Las organizaciones son vistas como sistemas dentro de
sistemas. Los sistemas son “complejos de elementos colocados en
interacción”. El punto de interés se establece mas sobre las relaciones entre
los elementos interactuantes.
• La organización debe ser enfocada como un sistema: La organización debe ser
abordada como un subsistema funcionalmente diferenciado de un sistema
social mayor. Los otros subsistemas de un sistema mayor componen la
situación o ambiente en que opera la organización; la organización debe ser
analizada como un tipo especial de sistema social.
• La organización es un sistema social con partes independientes e
interrelacionadas: Los miembros de una organización de trabajo son
simultáneamente miembros de una organización de muchos otros grupos,
competidores entre sí o mantienen lealtad complementaria.
• Homeostasis o “estado firme”: La organización puede alcanzar un “estado
firme” solamente cuando se presentan dos requisitos: la unidireccionalidad y
el progreso.
➢ Unidireccionalidad: a pesar de los cambios del ambiente o de la
empresa, los mismos resultados o condiciones establecidos son
alcanzados. A través de otros medios, el sistema continúa orientado
hacia el mismo fin.
➢ Progreso con respecto al fin: el sistema mantiene un grado de
progreso que está dentro de los límites definidos como tolerables. El
grado de progreso puede ser mejorado cuando la empresa alcanza la
condición propuesta con menor esfuerzo, con mayor precisión para un
esfuerzo relativamente menor y bajo condiciones de gran variabilidad.
• Fronteras o Límites: Es la línea que sirve para demarcar lo que está dentro y lo
que está fuera del sistema. No siempre la frontera de un sistema existe
físicamente.
• Morfogénesis: El sistema organizacional tiene la capacidad de modificar sus
maneras estructurales básicas, esta es la propiedad morfogénica de las
organizaciones. Sus miembros comparan los resultados deseados con los
resultados obtenidos y detectan los errores que deben ser corregidos para
modificar la situación.
El sistema ORGANIZACIÓN es probabilístico, muy complejo, abierto,
artificial y adaptativo.
❖ El entorno de la Organización:
El entorno de una organización es el conjunto de todos los elementos o actores
externos a la organización que son pertinentes y relevantes para su actuación. Se trata
de un conjunto de factores que no están a primera vista, bajo el control de la
organización y que además, determinan sus resultados. El entorno de la organización
es su MACROSISTEMA. También se lo denomina contexto organizacional.
• Factores directos o Microentorno: Componente inmediato, influye
directamente, la organización tiene influencia. Estos son:
➢ Clientes
➢ Proveedores
➢ Competidores
➢ Sindicatos
➢ Sistema Financiero
➢ Sector económico al que pertenece la organización, etc.
• Factores indirectos o Microentorno: Componente que influye indirectamente,
impacto mediato, la organización no tiene influencia en él. Pueden ser:
➢ Tecnología
➢ Sociedad
➢ Factores Políticos
➢ Factores Culturales
➢ Variables Económicas
❖ Qué es la administración:
La tarea de la administración consiste en interpretar los objetivos de la empresa y
transformarlos en acción empresarial mediante planeación, organización, dirección y
control de las actividades realizadas en las diversas áreas y niveles de la empresa para
conseguir tales objetivos. Por tanto, administración es el proceso de planear,
organizar, dirigir y controlar el em p leo de los recursos organizacionales para
conseguir determinados objetivos con eficiencia y eficacia.
❖ Funciones Administrativas:
Planificación:
La planeación figura como la primera función administrativa por ser la
base de las demás. La planeación es la función administrativa que
determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben alcanzarse
y qué debe hacerse para conseguirlos. La planeación determina a dónde
se pretende llegar, qué debe hacerse, cuándo, cómo y en qué orden.
Los planes se clasifican:
➢ Según su nivel jerárquico:
o Plan estratégico: Son los planes aplicables en toda la
organización, establecen objetivos generales y
posicionan a la organización en términos de su entorno.
Esta planificación es desarrollada por la alta gerencia.
o Plan Táctico: Establecen los medios y acciones necesarios
para cumplir con un grupo de metas dado. Esta
planificación la elaboran las gerencias medias.
o Plan Operativo: se definen objetivos específicos, de
tareas y los recursos, derivados de los planes estratégicos
y tácticos. Esta planificación la elabora la gerencia de
primera línea o nivel de supervisión.
➢ Según su plazo:
o Largo Plazo: 5 años o más
o Mediano Plazo: 1 a 5 años
o Corto Plazo: Menor a 1 año
➢ Según su uso:
o Recurrente/Permanente: Se repite siempre.
o De Uso Único: Nunca se repite, caso contrario no resulta
igual.
Organización: Significa el acto de organizar, estructurar e integrar
los recursos y los órganos involucrados en la ejecución, y establecer las
relaciones entre ellos y las atribuciones de cada uno.
La organización como entidad social está orientada a alcanzar objetivos
específicos y estructurada deliberadamente. La organización es una
entidad social porque la conforman personas; está orientada a objetivos
porque se halla diseñada para conseguir resultados: generar utilidades
(empresas en general) o proporcionar satisfacción social (clubes), etc.
➢ Organización Formal: Basada en la división racional del
trabajo; especializa órganos y personas en determinadas
actividades. Está definida en el organigrama, instituida por la
dirección y comunicada a todos por medio de los manuales de
organización.
➢ Organización Informal: Organización que emerge
espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan
posiciones en la organización formal, a partir de las relaciones
humanas establecidas al desempeñarse en sus cargos.
Dirección: Pone en acción y dinamiza la empresa. La dirección está
relacionada con la acción, con la puesta en marcha, y tiene mucho que
ver con las personas. Está directamente relacionada con la disposición
de los recursos humanos de la empresa. La dirección necesita
comunicación, liderazgo y motivación de las personas.
➢ Motivación: La motivación es una característica de la
psicología humana que contribuye al grado de compromiso de la
persona. Incluye factores que ocasiona, canalizan y sustentan la
conducta humana en un sentido particular y comprometido.
Motivar es el proceso administrativo que consiste en influir en
las conductas de las personas, basadas en el conocimiento de
“qué hace que la gente funcione”.
➢ Liderazgo: Es el proceso de dirigir e influir en las actividades
laborales de los miembros de un grupo. Existen 3 tipos de
Lideres:
▪ Líder Autocrático: Es aquel que tiene una opinión propia, no
depende de lo que digan sus subordinados, dirige a través de
la habilidad para restringir u otorgar recompensas y castigos.
▪ Líder Democrático: Consulta con sus subordinados las
acciones y las decisiones propuestas y promueve su
participación.
▪ Líder de Políticas Laxas: Utiliza un poco su poder, si es que lo
hace y da a sus subordinados una gran cantidad de
independencia o "rienda suelta" en sus operaciones. (No es
líder, cada subordinado hace lo que quiere).
Para ser Líder hay que tener HABILIDADES:
▪ Técnicas: Comprenden los conocimientos y habilidades
que pueden ser aplicados en una tarea determinada (Son
más importantes en los niveles más bajos de la
organización).
▪ Humanas: Son las necesarias para lidiar, motivar,
comunicar y resolver conflictos con los miembros de la
organización (Son necesarias en la misma proporción, en
cualquiera de los tres niveles).
▪ Organizacionales: Son las que se vinculan con la
necesidad de ver a la organización como un todo, sus
componentes y la relación con su entorno (predominan
en primer lugar, en la alta dirección. Es menos intensa en
los otros dos niveles).
➢ Comunicación: Es el intercambio de información entre
personas. Significa volver común un mensaje o una información.
▪ La Comunicación Formal: Es la definida por la estructura
de la organización formal, existen:
✓ Comunicación Vertical:
o Ascendente: Es aquella en la cual los
subordinados envían un mensaje a la
Gerencia Alta.
o Descendente: Cuando se envía un
mensaje desde la Gerencia Alta para los
subordinados.
✓ Horizontal: Se da cuando hay comunicación entre
áreas que pertenecen al mismo nivel.
✓ Oblicua: Comunicación entre distintas áreas y
niveles (área y nivel <> área y nivel).
▪ Comunicación Informal: Comprende toda aquella
información no oficial entre los miembros que integran la
organización. Es el resultado de las relaciones
espontáneas y de la conducta natural de las personas
que necesitan comunicarse.
Control: Consiste en comprobar si todo funciona de acuerdo al plan
adoptado, las instrucciones dadas y los principios establecidos. Tiene la
finalidad de localizar deficiencias y errores para rectificar y prevenir su
recurrencia.
El control se clasifica según:
➢ Su ámbito:
o Parcial: Es en un área determinada.
o Total: Involucra a toda la Organización.
➢ Su Momento:
o A priori: Ocurre antes de que se ejecute la acción.
o Concurrente: Se da durante la acción.
o A posteriori: Se controla después de ejecutar una
acción.
❖ Elementos clave que definen la estructura de una
organización:
➢ Especialización del trabajo: Consiste en describir el grado
en el cual están divididas las tareas en trabajos separados en la
organización. La especialización puede ocurrir en 2 sentidos:
✓ Vertical: ocurre cuando se observa la necesidad de
aumentar la calidad de la supervisión o dirección,
agregando más niveles jerárquicos en la estructura.
✓ Horizontal: ocurre cuando se observa la necesidad de
aumentar la pericia la eficiencia y la mejor calidad del
trabajo en sí mismo Corresponde a una especialización
de actividad y conocimientos.
➢ Departamentalización: Una vez que se han dividido los
puestos a través de la especialización del trabajo, se necesita
agruparlos para poder coordinar las tareas. La base que se utiliza
para agrupar los puestos se llama departamentalización. Se
divide en 8 tipos:
▪ Departamentalización Funcional: Agrupación de las
actividades y tareas de acuerdo con las funciones
principales desarrolladas dentro de la empresa (Cada uno
cumple una función distinta, por ejemplo: un área de
comercio se encarga de esa vender mientras que una de
producción se encarga de producir).
▪ Departamentalización por Producto: diferenciación y
agrupación de actividades de acuerdo con el resultado de
la organización, es decir, de acuerdo con el producto o
servicio realizado (Se desarrollan distintos tipos de
productos. Por ejemplo: una empresa decide hacer
galletitas, van a existir distintos tipos: dulces y saladas).
▪ Departamentalización por Proceso: Se dividen en áreas
que realizan distintas etapas de un producto. Ej.: área de
producción se encarga del amasado, dar forma y cocinar
galletas.
▪ Departamentalización por Clientes: diferenciación y la
agrupación de las actividades según el tipo de persona o
personas para quienes se ejecuta el trabajo (tratándose
de edad, sexo, nivel socioeconómico, tipo de
consumidor, etcétera).
▪ Departamentalización por Número Simple: Se da
cuando un mismo área tiene a varios empleados
cumpliendo una misma función.
▪ Departamentalización por Tiempo: Define los horarios
en los cuales se ejecuta un cargo o una determinada
actividad.
▪ Departamentalización Matricial: Combina la
departamentalización por producto con la
departamentalización por proceso. Una misma área
puede realizar los procesos de distintos productos, ej.: el
área de producción se encarga del amasado, dar forma y
cocinar galletitas tanto dulces como saladas.
▪ Departamentalización Geográfica: La organización se
distribuye geográficamente (por calles, ciudad, país, etc.).
➢ Cadena de mando: Es una línea continua de autoridad que se
extiende desde la cima de la organización hasta la última
posición y define quien informa a quien. Existen dos conceptos
complementarios: Autoridad (se refiere al derecho inherente en
una posición gerencial para dar órdenes y esperar que se
cumplan) y Unidad de mando (Declara que una persona debe
tener sólo un superior ante quien ser responsable
directamente).
➢ Tramo de control: Determina, en gran medida, el número de
niveles y gerentes que tiene una organización.
➢ Centralización y Descentralización: Se refieren al nivel
jerárquico en que se toman las decisiones. La primera indica que
la autoridad para tomar decisiones está cerca de la cúpula de la
organización; la segunda, que la autoridad para tomar decisiones
está desplazada hacia los niveles más bajos de la organización.
➢ Formalización: se refiere al grado en que están
estandarizados los puestos dentro de la organización. En las
organizaciones donde existe una gran formalización hay
descripciones explícitas de puesto, muchas reglas organizaciones
y procedimientos claramente definidos que abarca el proceso de
trabajo. El grado de formalización puede variar ampliamente
entre las organizaciones y dentro de estas.
❖ Organigramas: Un organigrama muestra la estructura interna de una
organización o empresa. Esto crea una representación visual clara de la
jerarquía y los rangos de todos los empleados, trabajos y departamentos que
conforman la organización.
❖ Diseños Organizacionales más Comunes:
➢ Modelo Mecánico: El modelo mecánico es sinónimo de
burocracia ya que tiene una gran departamentalización, mucha
formalización, una red de información limitada y poca
participación de los miembros de bajo nivel en la toma de
decisiones.
➢ Modelo Orgánico: Se caracteriza por tener una baja
formalización, poseer una red amplia de información e involucra
una alta participación en la toma de decisiones.
