Asunto: Concepto Técnico_ Diagnóstico Integral de Archivos
De manera atenta y de acuerdo con la solicitud presentada por su entidad con número de
radicado, relacionada con el cuestionario sobre Diagnóstico Integral de Archivos, al respecto, el
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado- AGN señala lo siguiente:
Sobre la respuesta, conviene precisar que las consultas que se presentan a esta Entidad, se
resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las funciones conferidas
en el ejercicio de las atribuciones de dirección y coordinación de la función archivística del
Estado Colombiano, expresamente señalada en la Ley 594 de 2000, y se circunscribe hacer
claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las
disposiciones en su conjunto, de acuerdo con el asunto que se trate y emite su concepto,
ciñéndose en todo a las normas vigentes sobre la materia.
El Diagnóstico Integral de Archivo es un procedimiento de observación, levantamiento de
información y análisis, mediante el cual se establece el estado de los archivos y se determina la
aplicación de los procesos archivísticos necesarios, según lo establecido en el Artículo
2.8.7.1.13. Definiciones del Decreto 1080 de 2015. Dentro del diseño de esta herramienta, se
recomienda tener en cuenta lo siguiente:
1. Realizar una recopilación de la normatividad que le aplica a la entidad (normograma).
2. Diseñar las herramientas necesarias como encuestas, entrevistas, formatos, entre otros,
para acercarse a la situación actual de la entidad. Para el diseño de las encuestas, se
recomienda contemplar la evaluación de aspectos organizaciones (organigrama, manual
de funciones, reestructuraciones, recopilación de actos administrativos, aspectos de
financiación, aspectos de formación y capacitación); evaluación de aspectos de la
función archivística, relacionados con los instrumentos archivísticos, organización y
descripción, entre otros; evaluación de aspectos de preservación documental
(condiciones de edificios y locales destinados a archivos, unidades de conservación,
condiciones ambientales, mantenimiento, seguridad y emergencias).
3. Establecer los métodos de recolección de la información, mediante recorrido por las
diferentes dependencias/áreas de la entidad para aplicar las herramientas diseñadas;
toma de registro fotográfico de los diferentes archivos existentes y medición de
condiciones ambientales en los espacios de almacenamiento que se consideren
pertinentes.
4. Definir y aplicar una herramienta para el análisis de la información recopilada; puede
emplearse una que esté implementada dentro de la entidad o utilizar una que se
encuentre disponible en el mercado, como una matriz DOFA, árbol de problemas, entre
otros; con el objeto de establecer las necesidades en Gestión Documental y priorizarlas
a corto, mediano y largo plazo.
5. Elaborar un documento en el cual se analice la información recolectada y se defina
claramente un plan de trabajo. Es importante que este documento sea elaborado por un
equipo interdisciplinario de la entidad, socializarse al Comité Interno de Archivo y
posteriormente, ser presentado a la alta gerencia de la entidad para la toma de
decisiones frente a las necesidades identificadas.
Al respecto, el AGN cuenta con una guía Pautas para Diagnóstico Integral de Archivos, dentro
de la cual se encuentran preguntas relacionadas con varios aspectos archivísticos y de
conservación que pueden tomarse como referencia; sin embargo, la guía fue elaborada en el
2003, por lo tanto, se recomienda incorporar preguntas, conforme a la normatividad vigente y
referenciar la guía en el documento que se elabore.
En los anteriores términos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse única y
exclusivamente para el caso puntal de esta consulta y dentro de los parámetros establecidos en
el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo
(Ley 1437 de 2011).
Cordial Saludo,
CLARA INÉS BELTRÁN HERRERA
Subdirectora de Asistencia Técnica y Proyectos Archivístico
Anexos: N/A
Copia: N/A
Proyectó: Johana Claro –Profesional Especializado- Grupo de Asistencia Técnica Archivística
Revisó: Damaris Andrea Sánchez Rubiano-Coordinadora Grupo Asistencia Técnica Archivística
Archivado en: Asistencias Técnicas
