COLEGIO NACIONAL DE EDUCACIÓN

PROFESIONAL TÉCNICA DEL ESTADO DE

CAMPECHE

PLANTEL CONALEP DZITBALCHE

MODULO
CONSTRUCCIÓN DE BASE DE DATOS
ALUMNO
Gustavo Jediael Nah chan
MAESTRO
LUIS ALFREDO CHI PUC
ESPECIALIDAD
PROFESIONAL TÉCNICO BACHILLER EN INFORMÁTICA
 TABLAS
TIPOS DE DATOS
Una tabla en Access es muy similar a una tabla de Excel, se compone de columnas que también
podemos llamar campos y filas, a las cuales llamaremos registros. Un campo, es cada diferente tipo
de datos que contendrá nuestra tabla. Un registro es un conjunto de campos que nos dará la
información completa de un elemento en particular. Al diseñar una tabla en Access necesitaremos
seleccionar un tipo de datos adecuado para cada campo (columna) de datos.
El tipo de datos Texto corto es una elección habitual ya que le permite escribir casi cualquier
carácter (letra, símbolo o número). Sin embargo, una cuidadosa selección de tipos de datos puede
ayudarle a aprovecharse de características adicionales de Access (como la validación de datos y las
funciones) y a mejorar la precisión de la información que está almacenando.

Tipos de datos de texto

 Texto corto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y
caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud
máxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres,
direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o
códigos postales.
 Texto largo (antes llamado Memo): se utiliza para textos de más de 255 caracteres
como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud máxima de aproximadamente 1
Gigabyte de datos. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos
largos para adjuntar el archivo. En Access 2016 se puede ordenar o agrupar por un campo
Texto largo, pero sólo se tendrán en cuenta para ello los 255 primeros caracteres.

Tipos de datos numéricos

 Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo
número, la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen,
los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales;
los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se
utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.
 Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.
 Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos
matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro
decimales. Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a
una tabla. Los campos Auto numeración no se pueden actualizar.
 Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No,
Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
 Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un
documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos u otros datos binarios.
  Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y
utilizada como dirección de hipervínculo. Una dirección de hipervínculo puede tener
hasta tres partes:
 Texto: el texto que aparece en el campo o control.
 Dirección: ruta de acceso de un archivo o página.
 Subdirección: posición dentro del archivo o página.
 Datos adjuntos: puede adjuntar archivos de imágenes, hoja de cálculo, gráficos y
otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma
similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrónico. Los campos
de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE, y
utilizan el espacio de almacenamiento de manera más eficaz porque no crean una
imagen de mapa bits del archivo original.
 Calculado: un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una
operación aritmética o lógica que se realiza utilizando otros campos. Por ejemplo,
podría ser un campo Total que calcula su valor multiplicando precio*cantidad en una
línea de pedido.
 Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra
tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.
Al hacer clic en esta opción se inicia el asistente para búsquedas y al salir del
Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basándose en los valores
seleccionados en él.

Uso De Una Clave Primaria O Principal

En el diseño de bases de datos relacionales, se llama clava primaria (o principal) a un campo o a
una combinación de campos que identifica de forma única a cada fila de una tabla y es ampliamente
recomendado agregar siempre clave primaria a nuestras tablas que así lo requieran. Una clave
primaria comprende de esta manera una columna o conjunto de columnas. No puede haber dos filas
en una tabla que tengan la misma clava primaria.
Existen tres tipos de claves primarias; una clave natural es una clave primaria compuesta de una
columna que identifica de forma única a una entidad, por ejemplo, el número se seguridad social de
una persona, el RFC, el número de identificación vehicular de un vehículo o también el ISBN
asociado a un libro. Una clase artificial es una columna creada para una entidad con el propósito de
servir únicamente como clave primaria y es visible para los usuarios. Además, una clave subrogada
es una clave primaria generada por el sistema, usualmente un tipo de datos numerado
automáticamente que suele estar escondido del usuario. En las siguientes figuras se muestra un
ejemplo de una tabla sin clave primaria y otra a la que se la añadido la clave primaria, obviamente
será mucho más fácil identificar un registro en la tabla que contiene la tabla primaria.
Tabla sin clave primaria
Title First name surname Tow/City Age Occupation Hair Marital
colour Status
Mr Jon Smith Thirsk 42 Butcher Brow Married
Mr Jon Smith Thirsk 42 Baker Blond Single
Mr Jon Smith Thirsk 42 Butcher Black Married
Mr Jon Smith Thirsk 42 Baker Black Divorced
Mr Jon Smith Thirsk 42 Butcher Black Married
Mr Jon Smith Thirsk 42 Vet Blond Single
Mr Jon Smith Thirsk 42 Butcher Blond Single
Mr Jon Smith Thirsk 33 Vet Blond Single
Mr Jon Smith Thirsk 33 Baker Blond Married
Mr Jon Smith Thirsk 33 Baker Brown Single
Tabla con clave primaria
ID Title First surname Tow/City Age Occupation Hair Marital
name colour Status
1 Mr Jon Smith Thirsk 42 Butcher Brow Married
2 Mr Jon Smith Thirsk 42 Baker Blond Single
3 Mr Jon Smith Thirsk 42 Butcher Black Married
4 Mr Jon Smith Thirsk 42 Baker Black Divorce
d
5 Mr Jon Smith Thirsk 42 Butcher Black Married
6 Mr Jon Smith Thirsk 42 Vet Blond Single
7 Mr Jon Smith Thirsk 42 Butcher Blond Single
8 Mr Jon Smith Thirsk 33 Vet Blond Single
9 Mr Jon Smith Thirsk 33 Baker Blond Married
10 Mr Jon Smith Thirsk 33 Baker Brown Single

Diseño Y Creación De Las Tablas

Preferentemente, el diseño de la base de datos no debe hacerse mientras estamos en Access. En
realidad, la base de datos debe ser diseñada creando o bosquejando un esquema bien planeado
previamente antes de acercarnos a Microsoft Access. Hay varias maneras de hacer el esquema, lo
que mas frecuentemente se usa para hacer el diseño es simplemente pluma y papel para crear las
tablas con sus nombres, los campos que contendrán cada una de ellas, los tipos de datos y longitud
de cada campo, relaciones entre las tablas, así como que campos serán claves primarias y
foráneas. La figura que se puede observar del lado derecho muestra un ejemplo de ese esquema.
A estos esquemas se les denomina Diagrama Entidad – Relación y también los podemos crear
usando algún programa de oficina, como Microsoft Visio, Microsoft Word o Microsoft Excel.
El siguiente es un esquema sencillo de dos tablas que podrán utilizar para su creación en Access.
tblClients tblSales
ClientID* SalesID*
ClientName SalesValue
ClientAd1 SalesDate
ClientAd2 SalesClient
ClientTown SalesRep
ClientZip Salesflag
ClientCountry SalesNotes
ClientDareAdded
ClientActive
ClientFlag
ClientNotes

Creación de tablas en Access

El procedimiento para crear tablas en Access es el siguiente, para este ejemplo, de preferencia abra
el archivo de base de datos misClientes.accdb creando previamente, o bien, cree un nuevo archivo
de base de datos y le asigna el nombre misClientes o el nombre de su elección.
a) De clic en el menú Crear de Access.
b) De clic en el botón Diseño de tabla. Aparecerá el diseño vacío de una tabla autonombrada
Tabla1 por Access y listo para capturar nuestros propios campos con sus tipos de datos.

c) En el cuadro de texto Nombre de campo escriba el nombre de su primer campo, es

recomendable usar ciertas convenciones para los nombres de campo, por ejemplo,
anteponer el nombre del asunto de la tabla antes del nombre del campo, es decir, si
estamos creando una tabla de clientes, podríamos crear campos con nombres como
ClienteID, ClienteNombre, etc.
d) Posteriormente, de clic en el cuadro Tipo de datos y de la lista desplegable elija un tipo de
datos adecuado para ese campo en base a lo explicado anteriormente en el tema Tipos de
datos.
e) Siga el mismo procedimiento para todos los demás campos que incluirá en su tabla.
f) Si desea que uno de los campos sea Clave principal (lo cual es lo recomendable para el
diseño de una base de datos basada en modelo relacional), de clic sobre cualquier parte de
la fila del campo deseado y posteriormente, en el menú Diseño de clic en el botón Clave
principal. Observará como se ha añadido una pequeña llave a la izquierda del campo que se
creó como Clave principal.
 g) Guarde los cambios de la tabla dando clic en el botón Guardar de la barra de acceso rápido
o dando clic en el menú Archivo =>Guardar. También puede presionar la combinación de
teclas Ctrl + G.
h) En el diálogo que aparece, escriba el nombre
deseado de la tabla y de clic en Aceptar.
i) Si así lo desea, puede cerrar la tabla para seguir
trabajando en ella en un futuro, o bien, para
después capturar datos. Para cerrar la tabla de clic
derecho sobre su pestaña y elija la opción Cerrar.
Convenciones para asignar nombres a los diferentes tipos de objetos en
Access.
Tipo de Objeto Convención Ejemplos
Tablas Tbl tblClientes, tblEmpleados,
tblVentas

Consultas Qry qryMexico, qryCiudad

Formulario Frm frmCaptura, frmClientes,

frmVentas
Reportes Rpt rptCursos, rptProductos

Macros Mcr mcrActualizar, mcrBuscar

Módulos Bas basConvertir, basCargardatos

Abrir la tabla en vista Hoja de datos

Si deseamos abrir la tabla para empezar a capturar datos en ella, de doble clic en el nombre de la
tabla, que ahora aparecerá en la lista de objetos del Panel de navegación. También puede dar clic
derecho sobre el nombre de la tabla y elegir la opción Abrir.
Abrir la tabla en Vista Diseño
Si desea volver a abrir la tabla en vista diseño para hacer cambios en su estructura, de clic derecho
sobre el nombre de la tabla en el Panel de navegación y elija la opción Vista Diseño. También puede
seleccionar la tabla deseada desde el Panel de navegación
con un clic, después de clic en el menú Inicio =>Ver
=>Vista Diseño, este último método funcionará siempre y
cuando ya esté abierta la tabla en vista Hoja de datos

Propiedades comunes de los

campos
Todos los campos que creamos para una tabla, independientemente del tipo de datos asignado,
tienen propiedades comunes, es decir, características que definen el comportamiento del campo y
que se manipulan de igual forma para cada uno de ellos

Cambiar las propiedades de los campos de una tabla.

a) Abra la tabla deseada en Vista Diseño.
b) De clic sobre el campo al que le desea editar sus propiedades. Las propiedades aparecerán en la
parte inferior de la pantalla y las propiedades mostradas dependerán del tipo de datos del campo, es
decir, no son las mismas propiedades las de un campo tipo Texto a las de un campo Fecha/hora.
Aunque hay varias propiedades que son comunes.
c) Posteriormente, cambie la propiedad deseada seleccionando alguna opción de la lista (si aplica),
o bien, escribiendo el valor o expresión directamente en el cuadro de texto de la propiedad a
cambiar.
Las propiedades comunes se explican a continuación:
 Título: es la etiqueta que será usada en lugar del nombre del campo en la vista Hoja de datos de
una tabla, en los formularios, reportes, etc. Si no se añade un título, el nombre del campo será
usado como tal.
 Valor predeterminado: es el valor que aparecerá capturado automáticamente en un campo para
los nuevos registros.
 Requerido: al cambiar esta propiedad a Si, Access hará que la entrada de datos sea obligatoria en
este campo. Es recomendable solo poner como requeridos los campos que realmente se necesiten
para dar más libertad a los usuarios de dejar vacíos campos no críticos.
 Alineación del texto: con esta propiedad podemos definir como se alineará el texto en el control,
puede ser Izquierda, Centro, Derecha o Distribuir. Si dejamos seleccionada la opción General, los
textos se alinearán a la izquierda y los números a la derecha.

Propiedades de los campos de tipo Fecha/Hora

Los campos con tipo de datos Fecha/Hora cuentan con una serie de propiedades importantes que
se describen a continuación:
 Valor predeterminado: aunque este campo es común para los demás tipos de datos, normalmente
en los campos tipo Fecha/Hora usamos funciones tipo fecha para capturar automáticamente la
fecha del día de hoy, por ejemplo, podríamos escribir la función =Fecha() y así Access
automáticamente capturará la fecha de hoy en ese campo. Si quisiéramos que automáticamente se
capturara la fecha del día de ayer solo le
restamos un día a la fecha actual, por lo que la
expresión quedaría de la siguiente manera:
=Fecha() - 1.
 Formato: con esta propiedad podremos elegir de
la lista desplegable la forma como queremos que
se muestre la fecha en el campo, existen varias
opciones, Fecha larga, Fecha mediana, Fecha
corta, etc. Con esta propiedad NO se controla la
forma como se captura la fecha, solo la forma
como se mostrará dicha fecha.
 Mostrar el Selector de fecha: la opción
predeterminada en este campo es Para fechas, si dejamos este valor predeterminado, cada vez que
demos clic sobre el campo a capturar, aparecerá un control selector de fecha que nos facilitará la
captura de fechas, además de evitar la posibilidad de errores al capturar fechas. En caso de que no
se desee que aparezca el selector de fechas configuraremos esta propiedad al valor Nunca.

La propiedad Tamaño de campo

Esta propiedad aplica para campos de tipo Texto Corto y Número. Nos servirá para definir el número
máximo de caracteres permitidos en el campo. Predeterminadamente, los campos de tipo Texto
corto traen asignado una longitud de 255 caracteres, aunque normalmente tendremos que usar un
valor mucho menor, por ejemplo, para un campo en donde se almacene el nombre de una persona,
50 o 60 caracteres son suficientes, o para un campo en donde almacenemos un teléfono, serían
necesarios alrededor de 13 o 14 caracteres contando paréntesis y/o guiones. Tenga cuidado de no
restringir demasiado la cantidad de caracteres de los campos para evitar la captura de información
incompleta en los campos.
En el caso de los campos con tipo de datos Número, Access nos permitirá seleccionar desde una
lista desplegable el tamaño del campo, los diferentes tamaños y su capacidad de almacenamiento
se muestran a continuación:

 Byte: para números enteros comprendidos entre 0 y 255. El requisito de almacenamiento es

de un único byte. Número entero: para números enteros del -32.768 al +32.767. El requisito
de almacenamiento es de dos bytes.
 Entero largo: para números enteros del -2.147.483.648 al +2.147.483.647. El requisito de
almacenamiento es de cuatro bytes.
 Simple: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre -3,4 x 10 38 y +3,4 x
10 38 y hasta siete dígitos significativos. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes.
 Doble: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre -1,797 x 10 308 y
+1,797 x 10 308 y hasta 15 dígitos significativos. El requisito de almacenamiento es de ocho
bytes.
 Id. de replicación: para almacenar un GUID requerido para la replicación. El requisito de
almacenamiento es de 16 bytes.
 Decimal: para valores numéricos comprendidos entre -9,999... x 1027 y +9,999... x 1027. El
requisito de almacenamiento es de 12 bytes.

La intención de asignar un tamaño de campo adecuado para el campo es la de gestionar y optimizar

el uso de la memoria de nuestra computadora, para crear aplicaciones más eficientes y rápidas.

Uso del Asistente para búsquedas en un campo

A la hora de capturar datos, si hacemos las cosas lo más fácil posible para los usuarios, la captura
será más rápida y, sobre todo, evitaremos errores de captura y resguardaremos nuestra
información. Una forma de resguardar la información, es decir, asegurar que esté bien capturada, es
mediante la herramienta Asistente para búsquedas. Aunque esta herramienta no es en sí un tipo de
datos, se elige desde la lista Tipo de datos del campo al que se le quiere asignar un asistente para
búsquedas.

El procedimiento para asignar un Asistente de búsqueda

en un campo es el siguiente:
a) Abra la tabla a la que desea agregar un Asistente para búsquedas en Vista Diseño. Puede
agregar asistente para búsquedas a varios campos en una tabla.
b) De clic sobre la opción Tipo de datos del
campo al que desea agregar un asistente para
búsquedas y elija la opción Asistente para
búsquedas.

c) En el diálogo que aparece, elija la opción

Escribiré los valores que desee y de clic en
Siguiente. Aparecerá el diálogo para capturar
los elementos que aparecerán en la lista.

d) En este diálogo, escriba el número de

columnas que necesitará su lista en el campo
Número de columnas: (para listas simples
escritas por nosotros normalmente se usa una columna). En las celdas de la parte inferior del
diálogo escriba los elementos que aparecerán en la lista, una ver escritos los elementos de clic en
Siguiente.

e) En el siguiente diálogo escriba la etiqueta como se identificará el campo, normalmente dejaremos

aquí el mismo nombre del campo. También desde este diálogo podemos activar la opción Limitar a
la lista, para evitar que se capturen datos erróneos que no aparezcan en la lista desplegable. Una
vez seleccionadas las opciones correspondientes, de clic en el botón Finalizar. La siguiente figura
muestra estas opciones.

Observe el tipo de datos del campo en el que usó el asistente para búsquedas y notará que sigue
manteniendo el mismo tipo de datos original.
e) Desde el diálogo que aparece, seleccione
el o los campos que se agregarán en el
campo de búsqueda. Los campos que elija
se convertirán en las columnas de su campo
de búsqueda. Para agregar un campo, solo
selecciónelo y de clic en el botón de la flecha
hacia la derecha. Normalmente, los campos
que necesitaremos agregar, son el campo
que se desea almacenar en la tabla, por ejemplo, el ID de un cliente, producto, factura, etc. y
además el campo que necesitaremos mostrar para el usuario, como el nombre de un cliente,
descripción del producto, etc. Una vez agregados los campos de clic en Siguiente.
f) En el siguiente diálogo, elija un campo por medio del cual desea ordenar la lista de elementos en
el campo a alimentar. En este caso, normalmente se elige el campo que será visible para el usuario
en la lista, por ejemplo, nombre, descripción, etc. Al finalizar de agregar los campos a ordenar de clic
en Siguiente.

g) Desde el diálogo siguiente, ajuste el ancho de la o las columnas que aparecerán al dar clic en la
lista desplegable del campo, esto se logra arrastrando el título del campo desde su borde derecho.
También aquí puede elegir si desea ocultar la columna clave, es decir, la columna que se
almacenará en el campo, lo cual es recomendable. Una vez configuradas estas opciones de clic en
el botón Siguiente.

h) En el último cuadro de diálogo escriba una etiqueta para el campo, aquí normalmente dejamos el
nombre del campo tal y como lo asignamos a la hora de crear la tabla. La opción Habilitar integridad
de datos la podremos dejar deshabilitada por el momento. En temas posteriores se explicará con
detalle las relaciones entre tablas e integridad de datos. Una vez seleccionadas las opciones
deseadas de clic en Finalizar. Si Access pregunta si desea guardar la tabla de clic en Si, con esto
quedarán guardados todos los cambios hechos.
Observe como en la pestaña Búsqueda del área Propiedades del campo, en la parte inferior de la
pantalla aparecen todos los valores necesarios para la búsqueda llenados por el asistente.

Ahora, abra la tabla en vista Hoja de

datos a la que le agregó búsqueda en
algún campo y observe como al dar clic
en el campo recién configurado,
aparecerán los valores de la tabla a la
que se relacionó. Hay que aclarar que,
no necesariamente los valores visibles
para el usuario en este campo son los que se almacenarán en la tabla, sino más bien, se
almacenarán los de la columna clave, que normalmente queda oculta.
Proteger la entrada de datos mediante máscaras de entrada
Cuando diseñamos y construimos una base de datos, una de las cosas en la que tenemos que
poner atención es evitar la entrada de datos “basura”, es decir, datos inconsistentes, ya que, si entra
basura, también saldrá basura a la hora de consultar, crear informes o imprimir. Otro método para
proteger la entrada de datos, además de las búsquedas en un campo, es el uso de Máscaras de
entrada. Una máscara de entrada controla que caracteres pueden escribirse en un campo, y se
pueden usar en campos de tabla o de consulta y en controles de formulario o de informe. Las
máscaras de entrada se almacenan como una propiedad de objeto y son de utilidad cuando es
importante que el formato de los valores de entrada sea uniforme.
Las tres secciones de una máscara de entrada
Las máscaras de entrada están compuestas de una sección obligatoria y dos secciones opcionales,
y cada una de ellas se separa con punto y coma. El propósito de cada sección es el siguiente:
 La primera sección es obligatoria. Incluye los caracteres o la cadena (serie de caracteres)
de máscara junto con marcadores de posición y datos literales, como paréntesis, puntos y
guiones.
La segunda sección es opcional y hace referencia a los caracteres de máscara insertados y al modo
en que se almacenan dentro del campo. Si la segunda sección se establece en 0, los caracteres se
almacenan con los datos; si se establece en 1, los caracteres solo se
  muestran, pero no se almacenan. Si la segunda sección se establece en 1, puede ahorrarse
espacio de almacenamiento en la base de datos.

 La tercera sección también es opcional e indica un solo carácter o espacio que se usa como
marcador de posición. De forma predeterminada, Access usa el carácter de subrayado (_).
Si desea usar otro carácter, escríbalo en la tercera sección de la máscara.

Procedimiento para crear una máscara de entrada usando el Asistente para máscaras de
entrada

Las máscaras de entrada se añaden en la etapa del diseño de la base de datos y se pueden usar
con los campos cuyos tipos de datos se hayan definido como Texto, Número (excepto Id. de
réplica), Moneda y Fecha y hora.

a) En el Panel de navegación, de clic derecho en la tabla y haga clic en Vista

Diseño en el menú contextual.

b) Haga clic en el campo donde desee agregar la máscara de entrada.

c) En Propiedades de campo, en la pestaña General, haga clic en el cuadro de

propiedad Máscara de entrada.

d) Haga clic en el botón Generar para iniciar el Asistente para máscaras de

entrada.

e) En la lista de máscaras de entrada, seleccione el tipo de máscara que desea

agregar.
f) Haga clic en Probar y
escriba datos para probar
cómo se muestra la
máscara.

g) Para continuar sin

realizar cambios en la
máscara de entrada,
haga clic en Siguiente.

h) Seleccione una opción para el modo en

que desea que se almacenen los datos.

h) Haga clic en Finalizar y

guarde los cambios.
Crear máscaras de entrada personalizadas

Si bien el Asistente para máscaras de entrada proporciona máscaras de entrada para satisfacer las
necesidades de formato más comunes, puede que a veces desee personalizarlas para que se
ajusten mejor a sus necesidades. Para personalizar las máscaras de entrada, puede cambiar las
máscaras predefinidas en el Asistente para máscaras de entrada o cambiar de forma manual la
propiedad Máscara de entrada de un campo donde desea aplicar la máscara.
a) En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla deseada
y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
b) Haga clic en el campo donde desee crear la máscara de entrada personalizada.
c) En el área Propiedades de campo, haga clic en el cuadro de texto Máscara de
entrada y, a continuación, escriba su máscara personalizada en base a los
caracteres permitidos en la tabla Caracteres que definen máscaras de entrada de la
página anterior.
d) Presione CTRL + G o de clic en el botón Guardar de la barra de acceso rápido
para guardar los cambios.
Proteger la entrada de datos mediante reglas de validación
Otra herramienta para evitar que se capturen datos “basura” en nuestra base de datos es el uso de
Reglas de validación. Puede prohibir o validar datos mediante estas reglas al escribirlos en bases de
datos de escritorio de Access. Puede usar el generador de expresiones para ayudarle a dar formato
a la regla correctamente, o bien, establecer reglas de validación en la vista de diseño de tabla o en
la de hoja de datos de tabla. Hay tres tipos de reglas de validación en Access:
1.- Regla de validación de campo. Puede usar una
regla de validación de campo para especificar un
criterio que deben cumplir todos los valores de campo
válidos. No debería tener que especificar el campo
actual como parte de la regla a no ser que use el
campo en una función. Las restricciones sobre los
tipos de caracteres que se escriban en un campo
pueden aplicarse más fácilmente con una máscara de
entrada. Por ejemplo, un campo de fecha podría tener
una regla de validación que no permita valores del
pasado.
2.- Regla de validación de registro. Puede usar una
regla de validación de registro para especificar una
condición que necesitan cumplir todos los registros
válidos. Puede comparar valores de distintos campos con una regla de validación de registro. Por
ejemplo, un registro con dos campos de fecha puede necesitar que los valores de un campo siempre
sean anteriores a los del otro.
3.- Validación en un formulario. Puede usar la propiedad Regla de validación de un control de un
formulario para especificar un criterio que deben cumplir todos los valores indicados para ese
control. La propiedad de control Regla de validación funciona como una regla de validación de
campo. Normalmente, se usa una regla de validación de formulario en lugar de una regla de
validación de campo si se trata de una regla específica del formulario y no de la tabla, sin importar
donde se use.
Añadir una regla de validación a un campo de una tabla
a) Desde el Panel de navegación, abra la tabla que desea modificar en Vista Diseño.
b) Seleccione el campo que desee validar.
c) En el área de Propiedades de campo, de clic en el cuadro de texto Regla de validación y escriba
la expresión para validar
el campo, o bien, use el Generador de expresiones para crear la regla de validación dando clic en el
botón de los tres
puntos suspensivos
d) De clic en el cuadro de texto Texto de validación y escriba el mensaje que quiera que aparezca
en caso de que la
información introducida en el campo no cumpla con la regla de validación.
e) Guarde los cambios de la tabla dando clic en el botón Guardar, o bien, presionando la
combinación CTRL + G.

Uso de campos calculados

En Access, puede crear campos de tabla que calculen valores. Los cálculos pueden incluir los
valores de los campos en la misma tabla, constantes, así como las funciones integradas de Access.
El procedimiento para crear un campo calculado en una tabla es el siguiente:
a) Abra la tabla a la que desea agregar un
campo calculado en Vista Diseño.
b) De clic en el primer renglón vacío en la
columna Nombre de campo, o bien,
inserte un renglón vacío en donde desee
insertar el nuevo campo.
c) Escriba el nombre del campo en el cuadro
de texto y posteriormente, en la lista
desplegable Tipo de datos elija la opción
Calculado. Aparecerá el generador de
expresiones.
d) Escriba la expresión deseada en el cuadro
de texto, esta expresión se puede escribir
manualmente, o bien, dando doble clic
en los campos de la tabla que se deseen
incluir en la expresión. Estos campos
aparecen en la parte inferior del cuadro de diálogo. También puede utilizar funciones incorporadas
de Access, así como constantes y operadores que también aparecen en la parte inferior del diálogo.
e) Una vez escrita la expresión de clic en el botón Aceptar para confirmar. Observe como en la
pestaña General de Propiedades del campo, ahora aparece la expresión creada con el generador de
expresiones.
f) En la pestaña General seleccione el tipo de datos que tendrá su campo calculado desde la opción
Tipo de resultado.

g) En la opción Formato elija el tipo de

formato que desea para
el campo.
h) En la opción Lugares decimales
seleccione la cantidad de
dígitos decimales que desea para su
número, si aplica.
i) En la opción Título, asigne una etiqueta
para el campo,
cómo se explicó anteriormente esta será la etiqueta que
aparecerá como encabezado en tablas, formularios,
consultas o informes.
Capturar, borrar y editar datos en una tabla
Capturar datos en una tabla
a) En el Panel de navegación, haga doble clic en la tabla que desee usar. De forma predeterminada,
Access abre la tabla en la vista Hoja de datos, una cuadrícula que se parece a una hoja de cálculo
de Excel.
b) Haga clic en el botón del grupo de opciones Registro de la pestaña Inicio, o en caso
contrario, sitúe el foco en el primer campo que desee usar y, a continuación, escriba los datos.
Como alternativa para agregar un nuevo registro también puede usar la combinación de teclas
CTRL + +. En caso de que el primer campo sea Clave principal y tipo Autonumérico, ese dato será
ingresado automáticamente por Access, por lo que solo será necesario presionar la tecla Enter o
TAB para avanzar al siguiente campo.

c) Para desplazarse al campo siguiente en la misma fila, presione la tecla TAB, use las teclas de
flecha derecha o izquierda o haga clic en la celda en el siguiente campo.

Al presionar TAB, de forma predeterminada, Access usa la configuración regional de Windows para
determinar si se mueve el cursor a la izquierda o hacia la derecha. Si el equipo usa un idioma que se
lee de izquierda a derecha, el cursor se mueve a la derecha al presionar la tecla TAB. Si el equipo
usa un idioma que se lee de derecha a izquierda, el cursor se mueve a la izquierda. Para moverse a
la siguiente celda de una columna, use las teclas de dirección derecha o haga clic en la celda que
desee.
Borrar datos en una tabla
La eliminación de datos obsoletos o inexactos puede hacer que su base de datos de Access sea
más rápida y fácil de usar. Por ejemplo, si mueve datos del calendario o trimestre fiscal anterior a un
conjunto de tablas de archivo en otra base de datos, puede reducir el tamaño de la base de datos de
trabajo y ayudar a que funcione más rápido. Para eliminar uno o varios registros de una tabla el
procedimiento es el siguiente:
a) Con la tabla abierta en la vista Hoja de Datos, de clic en el selector del registro que desee
eliminar. El selector es el pequeño cuadro gris que se encuentra en la parte izquierda del primer
campo.

b) Presione la tecla Supr (Del) de su teclado, o bien, puede dar clic en el botón del
grupo de opciones Registro de la pestaña Inicio. Como alternativa, también puede dar clic derecho
sobre el registro seleccionado y elegir la opción Eliminar registro. Otra forma es dar clic en cualquier
parte del registro, sin necesidad de seleccionarlo todo, y después de clic en el botón Eliminar
registro del grupo de opciones Registro del menú Inicio.
c) Si desea eliminar varios registros, seleccione el primero dando clic en su selector y, sin soltar el
botón del mouse, arrastre hasta seleccionar todos los registros deseados, después utilice cualquiera
de las opciones mencionadas anteriormente para eliminar todos los registros seleccionados.

d) En el diálogo de confirmación que aparece, de clic en Si para confirmar la eliminación del registro
o clic en No para cancelar.
Editar datos en una tabla
a) Con la tabla abierta en la vista Hoja de Datos, busque el registro navegando con el mouse
mediante las barras de desplazamiento de Access. También puede usar las flechas de dirección del
teclado o teclear el valor a buscar en el cuadro de búsqueda, como se explicará posteriormente.
b) De clic sobre el campo del registro que desea modificar, o navegue hasta él utilizando la tecla
TAB.
c) Edite el campo escribiendo el nuevo contenido. Si
desea editar solo una parte del contenido del campo,
de clic a la derecha del carácter a borrar y elimine
utilizando la tecla Retroceso. En caso de que todo el
contenido del campo esté seleccionado, simplemente
escriba el nuevo contenido.
Buscar y reemplazar datos en una tabla
Access facilita enormemente la búsqueda de datos en una tabla, así como el reemplazo de datos en
la misma. La forma más rápida de buscar información en la tabla activa, es decir, la tabla abierta en
ese momento, es la siguiente:
a) De clic en el cuadro de texto Buscar, que se encuentra en la parte inferior de la pantalla,
justamente debajo de los datos de la tabla.

b) Escriba el texto o número a buscar. Access automáticamente lo posicionará en el primer

registro que cumpla con los criterios de búsqueda. Si desea buscar el siguiente registro que
cumpla con el criterio de búsqueda solo presione la tecla Enter.
Más opciones de búsqueda
Otra forma de buscar, con más opciones de búsqueda, es mediante el diálogo Buscar. El
procedimiento es el siguiente:
a) De clic en el botón Buscar, en Access 2016 el icono es una lupa, en versiones anteriores el
icono tiene la imagen de unos binoculares.
b) En el diálogo que aparece escriba el texto o número a buscar, además puede
seleccionar otras opciones, como donde Buscar, que tipo de coincidencia y la
dirección de búsqueda. Además, podrá elegir si desea hacer coincidir
Mayúsculas y minúsculas. Una vez escrito el criterio a buscar y seleccionadas
las opciones deseadas, de clic en el botón Buscar
siguiente, Access se posicionará en el primer registro que cumpla con la búsqueda.

Reemplazar texto
Para reemplazar rápidamente una cadena de texto por otra, usaremos el mismo cuadro de diálogo.
El procedimiento es el
siguiente:
De clic en el botón Buscar, que se encuentra en el grupo de opciones Buscar, del menú Inicio. En
Access 2016 el icono es una lupa, en versiones anteriores el icono tiene la imagen de unos
binoculares
 a) En el diálogo que aparece de clic en la pestaña Reemplazar. Posteriormente, escriba el
texto o número que quiere reemplazar en el cuadro de texto Buscar y el texto con el que
quiere reemplazar el texto a buscar, escríbalo en el cuadro de texto Reemplazar por. Una
vez escrito el texto a buscar y el texto a Reemplazar de clic en el botón Reemplazar o
Reemplazar todos.

Ordenar y filtrar datos en una tabla

El proceso para ordenar y filtrar datos en una tabla de Access es muy similar al utilizado en
Microsoft Excel. Primero asegúrese de abrir la tabla que quiere ordenar y/o filtrar en vista hoja de
datos, esto se logra dando doble clic sobre la tabla deseada en el Panel de navegación. Para
ordenar y/o filtrar haremos los siguientes procedimientos.
a) Para ordenar una tabla mediante un campo, de clic en cualquier registro del campo (columna) que
desea ordenar.

b) Posteriormente, de clic en el botón Ascendente si desea ordenar el campo en orden ascendente,

es decir, de la A – Z o de menor a mayor. O bien, de clic en el botón Descendente si desea ordenar
el capo en orden descendente, esto es, de la Z – A o de mayor a menor. Estos botones se

encuentran en el Menú Inicio _ Ordenar y filtrar _ Ascendente/Descendente.

Observe como la tabla ahora se ha ordenado por medio del campo seleccionado.
c) Para volver a dejar la tabla en el orden predeterminado, es decir, ordenada por medio del campo
Clave principal, de clic en el botón Quitar orden que también se encuentra en el
grupo de opciones Ordenar y filtrar del menú Inicio.

Filtrar una tabla

Filtrar una tabla significa aplicar criterios de selección de registros a uno o varios campos con la
intención de dejar visibles solamente aquellos campos que cumplan con esos criterios. El proceso
es muy similar al utilizado en Microsoft Excel.
a) Asegúrese de abrir la tabla que desea filtrar desde el Panel de navegación y de clic en la
pequeña flecha hacia abajo del campo que desea filtrar que se encuentra a la derecha del
título del campo. Aparecerá un menú, desde el cual podremos elegir el o los criterios de
selección de registros.
b) Desde el menú, seleccione el o los
criterios para
filtrar ese campo.
c) Una vez seleccionados los criterios
de filtro de clic
en el botón Aceptar.
d) Para desfiltrar el campo, de clic de
nuevo en la flecha hacia abajo que
se encuentra enseguida del título de
campo y elija la opción Borrar filtro
de <Nombre de campo>. También
puede dar clic en el botón Alternar

filtro, que se encuentra en el grupo de opciones Ordenar y filtrar del

menú Inicio, este botón permite quitar el último filtro y restablecerlo con otro clic.

Filtros personalizados - Filtrar una tabla con más operadores de comparación

Si desea filtrar un campo de una tabla utilizando otros operadores de comparación (no solo igual a)
como, Mayor que, Menor que, Empieza por, Contiene, No contiene, etc. el procedimiento es el
siguiente
a) Asegúrese de abrir la tabla que desea filtrar desde el Panel de navegación y de clic en la pequeña
flecha hacia abajo del campo que desea filtrar, que se encuentra a la derecha del título del campo.
b) Desde el menú que aparece, de clic en la opción Filtros de texto, Filtros de número o Filtros de
fechas, (dependiendo del tipo de datos que contenga el campo).
c) Luego elija el operador de comparación deseado, por ejemplo, Mayor que, Menor que, Contiene,
Empieza por, Termina con, etcétera.
d) En el cuadro de diálogo que aparece escriba el criterio para filtrar su campo y de clic en Aceptar.