BRENAN CAMILO ZAFRA PEREA

2703008
JT
11/04/24
GUÍA DE APRENDIZAJE No 9
TRAMITAR CORRESPONDENCIA DE ACUERDO CON PROCESOS TÉCNICOS
Y NORMATIVA
3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
3.1 Actividades de reflexión inicial.
3.1.1 Reflexionar sobre la siguiente historieta: De forma individual, deben leer la
historieta que se presenta a continuación y responder las siguientes preguntas:
1. ¿Qué dificultades se presentan al manejar archivo de documentos en su entorno familiar?
2. ¿Alguna vez ha necesitado algún documento que parecía importante?
3. ¿Teniendo en cuenta la historieta, cree usted que la vigencia de un documento es
importante?, explique en un párrafo mínimo de cuatro líneas.
4. ¿Según la historieta, ¿cuál es la solución? Describa un párrafo de tres líneas.
5. ¿Considera usted que la conservación de documentos y la forma en cómo se gestionan
son GFPI-F-135 V02 necesarios en su vida personal y laboral?, desarrolle en siete líneas
Solución
1. A veces cuando algún familiar requiere de algún documento para algo laboral no lo
encuentra, ya que hay archivos que están organizados con otros que no tienen nada que ver
con los otros documentos
2. No
3. Si es un importante ya que cuando se necesita un documento del mismo tipo se confunde
con otro y pueden tomar el equivocado o presentar alguna confusión de documentos que los
lleva a presentar problemas laborales por tener el documento que no es adecuado
4. La solución es organizar el archivo de documentos y clasificarlo por tipos y que tan
importante sea el documento requerido en algún momento, por otra parte, es importante en
el momento que haya una reunión laboral y se necesite un documento
5. Si considero que es importante en mi vida laboral ya que en la vida laboral hay que ser
ordenado con los documentos para que en el momento de requerir uno no haya confusiones
de documentos, y en mi vida personal considero que no son tan importantes porque no
requiero a menudo de algunos documentos casi en ningún
caso, pero si es importante ser organizado con los documentos por si en algún momento
es necesario un documento para algo laboral o de la vida diaria.
3.2.1. En GAES analice el siguiente caso y responda:
¿Relacione las posibles fallas que hubiesen incidido en el extravío de los documentos?

Mala organización de los documentos o cambio de personal.
¿Por qué es importante la implementación de un sistema de gestión documental en las
empresas?

Para así tener un buen control de la documentación, no presentar inconvenientes a
la hora de buscar archivos y así tener un buen manejo de esta sección.
3.2.2 Para continuar con el desarrollo de esta guía, es importante recordar que en la vida
personal y/o laboral cada mes se reciben o se tiene contacto con algún tipo de documento.
Teniendo en cuenta lo anterior:
a) ¿Por lo general cuales son los tipos de documentos que usted recibe? RTA=
los documentos que recibo generalmente son:

 Recibo de luz.
 Recibo del agua.
 Recibo del gas.
 Recibo del internet.

b) ¿Cuál es la técnica que utiliza para organizarlos y archivarlos?

RTA= la técnica que utilizo para organizarlos y archivarlos es que a medida que vallan
llegando los documentos los voy organizando por fecha para irlos descartando a medida
que pasa el tiempo y que así no se me dificulte el trabajo.
3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

3.3.1 A partir la lectura del capítulo 3 del libro Fundamentos de Administración de Carlos
Ramírez Cardona, resuelva las preguntas “cuestionarios de repaso”, que se encuentra al
finalizar el capítulo en la página 26. Empresa. Concepto Clasificación Recursos: Definición
y tipos (Anexo 1).
1. ¿Cuál es el concepto general de la palabra empresa?
RTA= el concepto general de la palabra empresa se define o surge cuando un una persona o
grupo de personas empiezan a ofrecer y vender algún tipo de producto ya sea física o
virtualmente con un objetivo social, económico, político, o simplemente por una curiosidad
personal.
2. En los tiempos actuales ¿qué se entiende por empresa?
RTA= en los tiempos actúales se entiende por empresa a una persona o conjunto de
personas que ofrecen algún tipo de productos a través de las redes o sitio en físico.
3. ¿Qué es una organización?
RTA=es algún tipo de empresa, pero a un nivel mas elevado el cual esta esparcido por
varios lugares y tiene distintos métodos para ofrecer sus productos incluso exportarlos a
otros países.
4. ¿Cómo se clasifican las empresas desde el punto de vista de su régimen
jurídico?
RTA=las empresas se pueden clasificar teniendo en cuenta aspectos como la
responsabilidad, la estructura de gestión y otros aspectos legales y se clasifican en
aspectos sociales, económicos, políticos u otros.
5. ¿Qué son empresas virtuales?
RTA=las empresas virtuales, también conocidas como negocios en línea o empresas
digitales, son empresas que trabajan a través de internet lo cual quiere decir que no tiene
un punto físico ósea que el dinero se maneja a través de transacciones.
6. Enumere las características del empresario.
RTA= la principal característica es que tiene que haber tenido algún un tipo de estudio
avanzado y aparte de eso debe tener características como:
* asumir riesgos.
* asumir responsabilidad.
* autoconfianza.
* definir objetivos.
* flexibilidad.
* Innovación.
* liderazgo.
* toma de decisiones.
Entre otras.
7. ¿Cómo describe usted el significado de la palabra gerencia?
RTA=es el conjunto de empleados encargados de dirigir, gestionar y coordinar una empresa
u organización.
8. ¿Quién es un ejecutivo eficaz?
RTA= un ejecutivo eficaz es alguien que puede gestionar su tiempo de manera sistemática
y sabe manejar y poner en función las fortalezas de él y de los demas, también prioriza los
trabajos mas importantes y toma decisiones que son muy complejas.

3.3.2 Realice un informe corto teniendo en cuenta la GTC 185 sobre los tipos de
organigrama y sus ventajas y desventajas en las empresas. Identifique la estructura
organizacional y el organigrama al que corresponde la estructura en la Mypime
seleccionada. Estructura Organizacional: Concepto. Tipos. Áreas funcionales.
 IDENTIFICION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: Supervisor

NOMBRE DEL EMPLEADO: Duván medina

DEPENDENCIA: Área operativa
OBJETIVO GENERAL
Responsable de prestar servicios de supervisión, coordinación de personal y asesoría en su
especialidad encaminada a garantizar que la planificación de los proyectos se realice de acuerdo
con los lineamentos definidos por la gerencia. Definir las políticas y procesos
utilizados por la compañía para la gestión, cumplimiento y seguimiento de actividades de los
proyectos asignados, planificación del presupuesto del área operativa.
FUNCIONES
 Planificar, dirigir y controlar las actividades de la Gerencia, estableciendo los mecanismos
adecuados de comunicación y coordinación con las diferentes dependencias de la empresa.
 Coordinación de recursos esenciales cada día para cumplir en la labor diaria.
 Programar inspecciones de campo a solicitud del cliente, usuarios, y Operadores.
 Gestionar el cumplimiento del reglamento de cable, consumible y demás.
 Elaborar en conjunto con el Gerente y los jefes de departamento el presupuesto del área
operativa.
 Realizar inspecciones de campo.
 Participar en la resolución de conflictos con operadores.
 Cumplir la política y objetivos de la Calidad.
 Desarrollar y fomentar el trabajo en equipo, con el objeto de obtener resultados óptimos
en el menor tiempo posible.
 Desarrollar un plan de capacitación continuo que garantice el desempeño de labores de
calidad.
 Generar un clima de estabilidad laboral, implementando sistemas de incentivos para el
personal que cumplan sus funciones en forma eficiente y extraordinaria.
 Preparar informes técnicos cuando sea requerido.
 Asistir a eventos de capacitación de diversa naturaleza.

 HABILIDADES
ADICIONALES
  Orientación al logro.
 Adaptación al cambio.
 Auto Cuidado.
 Orientación al cliente.
 Calidad en el trabajo
.

EDUCACIÓN FORMAL
Tecnólogo o Técnico

OTROS CURSOS
N/A

IDIOMAS
Español

OTROS REQUERIMIENTOS
Manejo de personal técnicos en redes
 IDENTIFICION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: Auxiliar de instalación

NOMBRE DEL EMPLEADO: Duván Medina

DEPENDENCIA: Área Operativa
OBJETIVO GENERAL

Capacidad de identificar los tipos de red, su configuración, instalación e implementación; detectar y

diagnosticar las fallas de conectividad en diferentes medios de comunicación, así como las necesidades de
actualización de la infraestructura física en una red.

0FUNCIONES

 Estar dispuesto a aprender y desarrollar nuevos conocimientos, así como estar al día con los avances
de la televisión digital y por cable, y en los sistemas de telefonía y tecnología satelital.
 Realizar el reporte diario de preoperacionales y formularios solicitados por la empresa.
 Realizar apoyo constante para Instalar, trasladar, mantener y reparar redes, líneas y/o medios de
trasmisión de servicios de telecomunicaciones, según agenda del cliente Comfica.
 Solucionar averías en las líneas telefónicas y conectan servicios nuevos a los clientes, paciencia a la
hora de detectar una avería y buscar la mejor forma de hacer las reparaciones.
 Atención a los detalles.
 Ser capaz de trabajar en lugares elevados o subterráneos.
 Capacidad de trabajar de forma rápida y fiable sin supervisión
 Buenas habilidades de comunicación para explicar los servicios de instalación y o averías a los
clientes, así como tener un comportamiento tranquilo y profesional.
 Buen servicio al cliente y dirigirse de forma respetuosa y correcta hacia el cliente y jefes
 Realizar la ejecución de tareas y actividades en los aplicativos correspondientes para le gestión
de ordenes
 Uso adecuado del uniforme de trabajo, así como la buena presentación y aseo
 Realizar el desplazamiento por la zona de trabajo con cobertura movistar donde se requiera la
atención de un servicio previamente programado por la mesa de programación.
 Respetar y cumplir los estándares de calidad técnicos solicitados por movistar

HABILIDADES ADICIONALES

 Adaptación al cambio.
 Auto Cuidado. Trabajo en equipo.
 Planeación y organización.
 Responsabilidad social.
 Seguridad laboral.
 Conductor C1 en adelante.
 Orientación al cliente.
 Calidad en el trabajo
 PERFIL DEL CARGO

EDUCACIÓN FORMAL
Bachiller o Técnico

OTROS CURSOS
N/A

IDIOMAS
Español

OTROS REQUERIMIENTOS
Manejo en redes
 IDENTIFICION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: Coordinador administrativo

NOMBRE DEL EMPLEADO: Jefferson Fajardo

DEPENDENCIA: Administrativa
OBJETIVO GENERAL

Realizar actividades administrativas, control de documentación, pagos y

requerimientos administrativos.
0FUNCIONES

• Planificar, dirigir y controlar las actividades de la Gerencia, estableciendo los mecanismos

adecuados de comunicación y coordinación con las diferentes dependencias de la empresa.
• Elaborar y ejecutar el plan de trabajo del Departamento Administrativo.
• Elaboración de contratos y afiliaciones correspondientes.
• Gestionar el cumplimiento del reglamento interno de trabajo.
• Elaboración, control y ejecución de presupuestos
• Cumplir la política y objetivos de la Calidad.
• Generar un clima de estabilidad laboral, implementando sistemas de incentivos para el personal
que cumplan sus funciones en forma eficiente y extraordinaria.
• Preparar informes gerenciales cuando sea requerido.
• Realizar pagos de proveedores, trabajadores y parafiscales.
• Realizar Nomina.

HABILIDADES ADICIONALES

Orientación al logro, Adaptación al cambio, Auto cuidado, Orientación al cliente, Calidad en el trabajo,
Seguridad laboral, Trabajo en equipo, Planeación y organización, Responsabilidad social.
 PERFIL DEL CARGO

EDUCACIÓN FORMAL
Profesional o Tecnólogo

OTROS CURSOS
N/A

IDIOMAS
Español

OTROS REQUERIMIENTOS
N/A
 |

IDENTIFICION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: Coordinadora RR.HH.

NOMBRE DEL EMPLEADO: Paola león

DEPENDENCIA: Recursos Humanos
OBJETIVO GENERAL
Apoyar la mejora de las políticas, procesos y prácticas de recursos humanos. Desempeña un papel
crucial a la hora de facilitar todos los procesos de recursos humanos y proporcionar un espacio
seguro para los empleados actuales cuando surgen problemas. Ella trabaja en estrecha colaboración
con el director de recursos humanos para mejorar las relaciones con los empleados, la
compensación y los beneficios, las negociaciones laborales, la contratación y la retención, así como
las prácticas de incorporación y capacitación. Su objetivo es garantizar el buen funcionamiento de
las operaciones de
recursos humanos y al mismo tiempo fomentar un ambiente de trabajo positivo para los empleados.

FUNCIONES
1. Ayudar en el proceso de contratación: esto puede implicar identificar candidatos calificados,
brindar apoyo administrativo durante las nuevas contrataciones y ser el primer punto de contacto
para empleados potenciales.
2. Deberes administrativos y de coordinación: esto incluye responder todas las consultas internas
y externas sobre recursos humanos, gestionar la nómina, mantener registros de los empleados,
programar reuniones y eventos para el equipo de liderazgo de recursos humanos y apoyar
proyectos de recursos humanos según sea necesario.
3. Gestión y retención del desempeño: los coordinadores gestionan las evaluaciones de desempeño
y los programas de retención, asegurando que todos los procedimientos se sigan correctamente.
También pueden manejar consultas relacionadas con los beneficios de los empleados y
comunicarse con los proveedores de seguros en nombre de los empleados.
4. Informes y recomendaciones: los coordinadores realizan auditorías de los programas de
recursos humanos, generan informes y sugieren posibles mejoras para aumentar la eficiencia
dentro del departamento. También pueden brindar apoyo al director de recursos humanos en
varios proyectos según sea necesario.

HABILIDADES ADICIONALES
1. Resolución de conflictos: ser capaz de resolver eficazmente los conflictos entre los empleados
o entre los empleados y la gerencia es crucial para mantener un ambiente de trabajo armonioso.
Un coordinador con sólidas habilidades de resolución de conflictos puede mitigar los problemas
antes de que se agraven.

2. Habilidades organizativas: gestionar múltiples tareas, horarios y plazos es un aspecto clave del
papel del coordinador de recursos humanos. Las sólidas habilidades organizativas ayudan a
priorizar responsabilidades, coordinar entrevistas y garantizar operaciones fluidas dentro del
departamento.

3. Habilidades analíticas: la capacidad de analizar datos relacionados con la contratación, el

desempeño de los empleados o las métricas de recursos humanos puede proporcionar información
valiosa para la toma de decisiones. Un coordinador de recursos humanos con habilidades analíticas
puede interpretar datos para mejorar los procesos y estrategias de recursos humanos.

4. Adaptabilidad: dada la naturaleza dinámica de las funciones de recursos humanos y las

necesidades cambiantes de una organización, la adaptabilidad es esencial. Un coordinador que
pueda adaptarse rápidamente a los cambios en prioridades, políticas o procedimientos puede
afrontar los desafíos de forma eficaz.

ENTE OTRAS…
3.3.4
3.3.5
De acuerdo con el portafolio de servicios AGN (Anexo 5) liste y explique las funciones llevadas a
cabo en la entidad.

MISIÓN
Realizar auditorías que contribuyan a mejorar la gestión, transparencia y eficiencia del uso
de los recursos públicos, promoviendo la rendición de cuentas y la correcta administración
de estos

VISIÓN
Ser un referente en el fortalecimiento de la gestión pública, generando confianza en la
sociedad y promoviendo una cultura de control y trasparencia en el sector publico

DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

Tiene como función principal evaluar la gestión documental y archivística de los
organismos del sector público. Este proceso permite identificar deficiencias, riesgos y
oportunidades de mejora en la administración de los archivos

ASEGURAMIENTO DE CALIDAD
Como función principal garantizar que los procesos de auditoria se lleven a cabo de
manera rigurosa, confiable y conforme a los estándares profesionales y normativas
establecidas

ASESORÍA TÉCNICA ESPECIALIZADA

Cumple con la función de brindar apoyo y orientación a los equipos de auditoria en aspectos
específicos y complejos relacionados con las distintas áreas temáticas y sectores del
gobierno

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Es fundamental para asegurar la correcta gestión, conservación y acceso a la
información necesaria para llevar a cabo las auditorias y otras actividades
institucionales
INVENTARIO DOCUMENTAL
Tiene la función de realizar un registro detallado y actualizado de todos los documentos y
expedientes que conforman el acervo documental de la institución

SERVICIO DE DEPÓSITO
Cumple la función de resguardar de manera segura y adecuada los documentos y
expedientes que requieren ser conversados a largo plazo, ya sea por su valor histórico,
legal o administrativo

ADMINISTRACIÓN INTEGRAL
Tiene la función de coordinar y gestionar de manera eficiente y efectiva todos los recursos
y procesos necesarios para el funcionamiento de la institución

MICROFILMACIÓN
Tiene la función de preservar y conservar a largo plazo la información contenida en
documentos físicos, especialmente aquellos de valor histórico o legal.

DIGITALIZACIÓN
Tiene la función de convertir documentos físicos en formatos digitales, lo que facilita su
almacenamiento, gestión y accesos de manera electrónica.

CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
Tiene como función proteger, preservar y mantener en óptimas condiciones los
documentos y expedientes que forman parte del acervo institucional.

HISTORIA INSTITUCIONAL
Cumple con la función de documentar y preservar loa evolución, hitos, logros y desafíos
de la institución a lo largo del tiempo. Eso incluye la recopilación y análisis de
información relevante sobre la creación

3.3.6
 Realice un cuadro comparativo basado en la normatividad de los Archivos teniendo en cuenta la Ley
594 de 2000 “Ley General de Archivos” y la Resolución 8934 del 19 de febrero del 2014
“Directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los
vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio” disponibles en su material de apoyo
anexo 6 y 6.1.

CUADRO Ley 594 de 2000 “Ley Resolución 8934 del 19

COMPARATIVO General de Archivos” de febrero del 2014

OBJETIVO Garantizar el acceso a la Establecer directrices para

información, preservar el la gestión de documentos
patrimonio documental y electrónicos, incluyendo
mejorar la eficiencia su creación, organización
administrativa. y
conservación.

RESPONSABILIDAD Define responsabilidades Establece

para el manejo de responsabilidades
archivos en general. específicas para la
gestión de documentos
electrónicos dentro de las
entidades públicas.

ALCANCE Aplica a todos los Es específica para la

documentos y archivos en gestión de documentos
entidades públicas y electrónicos en
privadas. entidades públicas.

ENFOQUE Regula la gestión de Se centra en la gestión de

documentos en general, documentos electrónicos
tanto físicos como en
electrónicos. entidades públicas.

3.3.7
 A partir de la lectura del anexo 7 Ley 1369 construya un cuadro sinóptico sobre los servicios
postales.

Ley 1369: construcción de cuadro

sinóptico sobre servicios postales. La ley 1369, también conocida como la ley
postal, regula los servicios postales en un
país

3.3.8 Tarifas y financiamiento:

La definición de los servicios  Incluye el transporte y entrega de

postales correspondencia, paquetes y otros
envíos postales
 Establece las responsabilidades de
los operadores postales públicos y
privados.
Servicios
Postales


garantizar la prestación eficiente
segura de los servicios postales.
Obligaciones de operadores:  Cumplir con normas de calidad y
tiempos de entrega establecidos
por la ley.
 Proporcionar servicios a todas las
áreas del país, incluyendo zonas
rurales.

establece tarifas justas y

accesibles para los usuarios.
 Regular el financiamiento de los
servicios postales para mantener
su operatividad.
 Teniendo en cuenta el anexo 8 de Agrupaciones Documentales que se encuentra en el material de
apoyo, elabore de manera individual un mapa mental.

ESTRUCTURA ORGÁNICA: Es el
conjunto de áreas o unidades
organizacionales interrelacionadas entre sí, a
través de los medios de comunicación, para
cumplir con sus

AGRUPACIONES DOCUMENTALES: FONDOS DOCUMENTALES: Es la

Son el conjunto de documentos generados totalidad de la documentación producida o
por una Unidad Administrativa en el recibida por una institución o persona, al
ejercicio de sus funciones, las cuales son: desarrollo de sus funciones o actividades
Los Fondos, Las Secciones, Las como: Fecha de creación, Fecha de supresión
Subsecciones, Las Series Documentales, si es el caso, El fondo suele identificarse con
Los Tipos Documentales el archivo cuando la documentación es
conservada en la entidad productora.

Agrupaciones
Documentales

UNIDADES DOCUMENTALES: Es el
resultado físico de una actividad
llevada a cabo en las unidades
administrativas por las funciones, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Nos
Unidades documentales Simples y permite identificar los creadores de los
Complejas cuando está constituida por documentos, que pueden ser:
el mismo tipo documento. INSTITUCIONALES: (fondos
documentales) que están referidos a los
documentos producidos por una entidad

3.3.9
Describa el proceso de despacho de los documentos con la ayuda del anexo 9.
 DESPACHO DE LOS DOCUMENTOS

- La correspondencia externa tanto recibida como enviada de las tecnológicas de

Santander se debe radicar en la Rectoría.

- Toda comunicación externa estará firmada por el señor Rector o por la persona que
éste designe.

- Por lo anterior queda prohibido que el personal de las Unidades Tecnológicas de

Santander tramite correspondencia oficial que venga dirigida a la entidad, sin antes haber
sido registrada en la Rectoría.

- Se exceptúan las facturas, remisiones comerciales, cuentas de cobro, listas de precios,

cotizaciones y otros que afecten la parte administrativa de compras o prestación de
servicios, que serán recibidas y tramitadas directamente en la dependencia de Recursos
Físicos.

- Las comunicaciones oficiales en todas sus manifestaciones se consideran de carácter

confidencial. Por lo tanto, queda prohibido facilitar o comentar a particulares los
documentos oficiales de la institución, cualquier información se dará por intermedio o
autorización de la Dirección.

- Las comunicaciones de carácter privado serán entregadas en forma directa y

personal.

6.2 COMUNICACIONES OFICIALES

6.2.1 Definición
Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a
una entidad, independientemente del medio utilizado. A nivel Interno es la producida entre las
diferentes dependencias de la institución como son memorandos,
circulares y demás que se causen por la actividad diaria.
6.2.2 Clasificación
Las comunicaciones oficiales en general se clasifican en Interna y Externa:

 Comunicación oficial externa enviada: Se produce entre la Institución y otras

entidades o particulares y se refiere exclusivamente a los asuntos propios de la institución,
en desarrollo de las funciones asignadas legalmente.
16

 Comunicación externa recibida: Es la que llega a la Institución por medio del

correo,
correo electrónico, Fax, etc., o personalmente por el interesado y se refiere exclusivamente a los
asuntos propios de la institución.
El encargado del recibo de las comunicaciones en la Rectoría de las Unidades Tecnológicas de
Santander, abrirá todos los sobres que lleguen sellados y procederá a radicar y registrar estas
comunicaciones.
 Se clasifica esta correspondencia de acuerdo con los siguientes grupos:
- Folletos, revistas y publicaciones.
- Las Comunicaciones oficiales en general, son las que vienen dirigidas a nombre de
UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER y que se refiera a los asuntos propios de la
actividad que desarrolla la entidad.
 Comunicación interna: Es la que se produce e intercambia entre las diferentes
 dependencias de la institución en función de sus actividades, tales como:
memorandos, circulares, etc.

 Comunicaciones enviadas y recibidas por fax: Las comunicaciones que se reciben vía fax,
tendrán el mismo tratamiento en cuanto a recibo y radicación de
comunicaciones oficiales; este documento debe reproducirse (fotocopiarse), para garantizar su
permanencia y durabilidad de conservación. En cuanto al envío de estas comunicaciones
oficiales, debe también realizarse previamente la radicación del mismo
3.3.10

3.3.11
3.3.12

Diagrama de Flujo

1. Inicio del Proceso:

 Iniciar el proceso de recibo y envío de documentos.
2. Recepción de Documentos:
 Recibir los documentos entrantes.
 Verificar la información recibida.
3. Clasificación:
 Clasificar los documentos según su tipo (facturas, contratos,
correspondencia, etc.).
4. Escaneo y Digitalización:
 Escanear los documentos recibidos.
 Digitalizarlos para su almacenamiento electrónico.
5. Almacenamiento:
 Almacenar los documentos digitalizados en la base de datos
correspondiente.

6. Envío Interno:
 Enviar los documentos a los departamentos o áreas pertinentes dentro de la
organización.
7. Procesamiento Interno:
 Procesar los documentos según las necesidades internas
(aprobaciones, revisiones, acciones específicas).
8. Envío Externo:
 Enviar los documentos a destinatarios externos si es necesario (clientes,
proveedores, socios comerciales).
9. Finalización del Proceso:
 Concluir el proceso de recibo y envío de documentos.