Cancún Quintana Roo a 10 De Junio 2024
Auditoria: Departamento Nomina
La nómina es el documento que se debe entregar a cada empleado, dependiendo
de la forma de pago que se acordó; es decir, semanal, quincenal o mensual.
En el respectivo desprendible de nómina debe estar relacionado de manera
detallada el salario que recibe junto con las deducciones legales que se realicen
dependiendo de cada caso.
¿Por qué auditar la gestión de la nómina?
El proceso de gestión de nómina, a pesar de ser un apoyo al área administrativa
de la empresa, puede llegar a ser un punto vulnerable en las organizaciones en el
momento que no se atienden diferentes situaciones, entre estas está:
Los pagos no autorizados,
La ineficiencia en la liquidación de los pagos a los empleados,
Las diferencias sin justificar entre la contabilidad y la declaración fiscal,
Los desvíos de dinero, y cualquier otra situación que pueda poner en riesgo
el buen funcionamiento de la empresa.
Por todas estas razones es necesario que, por medio de una auditoría de control
interno, se haga una revisión de los aspectos que pueden mitigar los diferentes
riesgos y que sea posible identificar oportunidades por mejorar al interior de las
organizaciones.
Procedimientos para auditar el control interno.
1
Elaboro: Departamento de Auditoria
Cancún Quintana Roo a 10 De Junio 2024
Los procedimientos que mencionaremos a continuación son los principales que
deben tener en cuenta los encargados de realizar el control interno, relacionados
con la liquidación y la gestión de la nómina, en las empresas.
Verificar los procedimientos asociados con la gestión de la nómina
Si la empresa utiliza un software o sistema para liquidación de la nómina, hacer el
seguimiento del proceso resulta mucho más sencillo. Uno de los principales
procedimientos que debes realizar al auditar la nómina de tu empresa es verificar
que la entidad cuenta con procedimientos para cada proceso asociado con la
gestión y liquidación de la nómina en uno o distintos documentos, entre estos
podemos encontrar los siguientes.
Manual de funciones.
Manual de procesos.
Diagrama de flujos u otros que posibiliten llevar a cabo la liquidación de la
nómina de manera exitosa.
Registro de la información contable de manera fiable.
Reportes de la información relacionada a terceros de forma oportuna.
Del mismo modo, se debe verificar que los procesos se hayan diseñado teniendo
en cuenta los objetivos estratégicos que se plantearon en la empresa.
Tipos de contratos gestionado
Se debe identificar los tipos de contratos que ha gestionado la entidad y para
facilitar esta tarea se sugiere el uso de un programa de liquidación de nómina;
pues usualmente este tipo de información se encuentra allí consignada y esta es
una de las razones por las que la auditoría de la nómina resultará más fácil en
caso de que se utilice un software de nómina, versus métodos tradicionales, como
Excel o incluso formatos físicos.
Revisión de cálculos de impuestos
Se debe verificar que el proceso de cálculo y registro de la retención en la fuente,
los rubros que están relacionados con la declaración de renta y cualquier otra
declaración tributaria, respondan de manera fiel a los requerimientos que
establecen las normas fiscales.
Revisión de los aportes parafiscales
Se debe revisar que las facturas, los certificados de retenciones, el reporte en la
planilla y los demás soportes que revelen los rubros reconocidos en la contabilidad
de la empresa y que se relacionen con los aportes parafiscales, de prestaciones
sociales, seguridad social, gasto de viáticos, etc.
De igual modo, se debe revisar que estos rubros se relacionen como retenciones y
deducciones ante las entidades o autoridades fiscales que corresponda para cada
caso.
Revisión de libros contables y conciliación de saldos
2
Elaboro: Departamento de Auditoria
Cancún Quintana Roo a 10 De Junio 2024
Es importante revisar los libros contables y las conciliaciones de los saldos,
teniendo en cuenta abonos y pagos que se realizaron a:
Los empleados
Entidades prestadoras de servicios de salud
Cajas de compensación
Aseguradoras, o cualquier otro tercero con el que la organización tenga una
relación asociada con la gestión de nómina.
Para vincular la gestión contable con la gestión de tu nómina y, en general, con los
procesos de recurso humano, te invitamos a que conozcas todos los beneficios de
un software de nómina, contabilidad y producción.
Evaluación de descuentos a empleados
Otro de los aspectos importantes que se deben tener en cuenta es la revisión de
los descuentos que se realizan a los empleados y que estos han autorizado para
que se realicen de forma directa en su nómina.
Identificación de retenciones en la nómina
Es importante que se identifiquen, en caso de que existan, los embargos por
alimentos o por cualquier otra entidad financiera o fiscal a algún empleado de la
empresa; del mismo modo, verifica que el tratamiento de este descuento se realice
teniendo en cuenta los lineamientos establecidos.
Se debe identificar que el proceso de nómina se realiza de manera desagregada y
que no exista ningún tipo de sobrecarga laboral o de funciones en algún
trabajador, esto se realiza verificando que la empresa cuenta con los trabajadores
idóneos y necesarios para llevar a cabo el adecuado proceso de gestión y
liquidación de la nómina.
Es importante que evites errores en la liquidación de la nómina, para esto le
sugerimos contar con la ayuda de un software, que por dedicarse a procesos
repetitivos, mejora la gestión de pago de nómina en la empresa.
Evaluar el sistema contable de la empresa
Es importante realizar la evaluación del sistema contable de la empresa en cuanto
a su parametrización, con el fin de verificar que este cumpla con las necesidades
de la organización en cuanto al registro, procesamiento de datos y reporte de la
información.
Evaluación de la gestión de registros de novedades
Se debe realizar la evaluación de la gestión de los registros de novedades por
ausentismos, llegadas tarde, incapacidades, permisos, luto, calamidades, entre
otros, debido a que resultan ser indicadores importantes en la administración del
Recursos humanos.
Las auditorías, bien sea para mejorar procesos internos o bien para lograr
certificaciones, como la ISO 9001, pueden arrojar información clara si utilizas un
software administrativo.
3
Elaboro: Departamento de Auditoria
