EL SIGUIENTE MATERIAL SE PREPARÓ CON FINES

ESTRICTAMENTE ACADÉMICOS, DE ACUERDO CON EL

ARTÍCULO 32 DE LA LEY 23 DE 1982, CUYO TEXTO ES EL
SIGUIENTE:

ARTÍCULO 32:

“Es permitido utilizar obras literarias, artísticas o parte de ellas, a

título de ilustración en obras destinadas a la enseñanza, por
medio de publicaciones, emisiones o radiodifusiones, o
grabaciones sonoras o visuales, dentro de los límites justificados
por el fin propuesto, o comunicar con propósito de enseñanza la
obra radiodifundida para fines escolares, educativos,
universitarios y de formación personal sin fines de lucro, con la
obligación de mencionar el nombre del autor y el título de las
obras utilizadas”.

Excel
Instituto Colombiano de Aprendizaje
Elaborado por:
Nelson Celis Quintana

Editado por:
Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP
Avenida Caracas No. 63-66

© Prohibida la reproducción parcial o total

bajo cualquier forma
(Art. 125 Ley 23 de 1982)

Bogotá – Colombia
Versión 02 - Enero 2014

UH Microsoft Excel 2
 Contenido
Unidad 1 ............................................................................................................................................... 9
Microsoft Excel Básico ..................................................................................................................... 9
1. HOJA DE CÁLCULO MICROSOFT EXCEL .................................................................................. 9
1.1 GENERALIDADES ................................................................................................................... 14
1.2 IDENTIFICACIÓN Y MANEJO DE EXCEL .................................................................................. 14
1.2.1 Descripción de la pantalla ................................................................................................ 14
1.2.2 Cinta de opciones ............................................................................................................. 16
1.2.3 Barra de herramientas de acceso rápido ......................................................................... 18
1.2.4 Aplicaciones de la hoja de cálculo .................................................................................... 19
1.2.5 Hoja de cálculo ................................................................................................................. 20
1.3 CONCEPTOS BÁSICOS............................................................................................................ 21
1.3.1 Hoja de cálculo ................................................................................................................. 21
1.3.2 Columna............................................................................................................................ 21
1.3.3 Fila .................................................................................................................................... 22
1.3.4 Celda ................................................................................................................................. 22
1.3.5 Rango ................................................................................................................................ 22
1.3.6 Libro .................................................................................................................................. 22
1.3.7 Hojas ................................................................................................................................. 23
1.4 ¿CÓMO TRABAJAR EN EL ENTORNO DE EXCEL? ................................................................... 23
1.4.1 Tipos de datos .................................................................................................................. 25
1.4.2 Desplazamientos del cursor ............................................................................................. 26
1.4.3 Selección ........................................................................................................................... 28
1.4.4 Operaciones de edición (copiar, cortar, pegar, deshacer) ............................................... 30
1.4.5 Trabajar con hojas de cálculo ........................................................................................... 38
1.4.6 Manejo de archivos .......................................................................................................... 48
1.4.7 Formatos........................................................................................................................... 50
1.4.8 Fórmulas ........................................................................................................................... 59
1.4.9 Validación de datos .......................................................................................................... 62
1.4.10 Funciones ..................................................................................................................... 69
1.4.11 Vistas ............................................................................................................................ 74
1.4.12 Zoom ............................................................................................................................ 77

3 UH Microsoft Excel
 1.4.13 Vista preliminar, Configuración e Impresión ............................................................... 77
1.4.14 Diseño de página .......................................................................................................... 78
1.4.15 Manejo de ventanas .................................................................................................... 82
1.4.16 Tablas de datos en Excel .............................................................................................. 83
1.4.17 Gráficos en Excel .......................................................................................................... 88
1.4.18 Función Lógica SI .......................................................................................................... 98
2. POWER POINT ..................................................................................................................... 102
2.1. ¿QUÉ ES POWER POINT? .................................................................................................... 102
2.2. LA PANTALLA INICIAL .......................................................................................................... 102
2.3. LAS BARRAS......................................................................................................................... 103
2.3.1. La barra de título ............................................................................................................ 103
2.3.2. La barra de acceso rápido............................................................................................... 103
2.4. LAS PESTAÑAS ..................................................................................................................... 104
2.5. CREAR UNA PRESENTACIÓN EN BLANCO ........................................................................... 105
2.6. GUARDAR UNA PRESENTACIÓN ......................................................................................... 106
2.7. TIPOS DE VISTAS ................................................................................................................. 107
2.7.1. Vista Normal: .................................................................................................................. 107
2.7.2. Vista Esquema: ............................................................................................................... 107
2.7.3. Vista Clasificador de diapositivas: .................................................................................. 107
2.7.4. Página de Notas .............................................................................................................. 108
2.7.5. Vista Lectura ................................................................................................................... 108
2.7.6. Zoom ............................................................................................................................... 108
2.8. TRABAJAR CON GRÁFICOS .................................................................................................. 109
2.8.1. Insertar un gráfico .......................................................................................................... 109
2.8.2. Modificar el gráfico: ....................................................................................................... 109
2.9. OTROS TIPOS DE ILUSTRACIONES ....................................................................................... 110
2.10. INSERTAR SONIDOS Y PELÍCULAS:....................................................................................... 111
2.10.1. Insertar sonidos en una presentación:....................................................................... 111
2.10.2. Animaciones y transiciones:....................................................................................... 114
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................... 118

UH Microsoft Excel 4
 Presentación

La guía de estudiante del curso de MICROSOFT EXCEL tiene como principio la

solidificación de los conocimientos adquiridos en el aula de clase en temas tales como:
conceptos básicos de Microsoft Excel. Además motivar al estudiante hacia la práctica de los
contenidos programáticos del curso y así facilitar la labor de aprendizaje por medio de
prácticas sencillas y específicas de cada uno de los temas tratados.

El texto se presenta en un lenguaje sencillo, los diferentes temas referentes al área de

sistemas que todo individuo debe conocer para desempeñar adecuadamente su rol laboral
dentro de una empresa. Los temas se tratan de manera muy práctica partiendo de las
generalidades de una hoja de cálculo de Microsoft Excel, hasta el desarrollo de talleres
referentes al manejo de fórmulas y funciones en hojas de cálculo.

Este módulo ha sido recopilado a partir del conocimiento en la materia y de la experiencia en

el campo laboral de los formadores del área, así como de textos y módulos de la institución.

5 UH Microsoft Excel
 Guía Metodológica

La estructura metodológica del INCAP, para la formación técnica del aprendiz mediante
competencias, laborales, comprende dos caminos:

1. Las clases presenciales didácticas por el formador haciendo uso del método inductivo-
activo.

2. Trabajo práctico de los estudiantes dirigido y evaluado por el formador, a través de

talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas de clase, etc. Con esto, se
busca fomentar en el estudiante el análisis, el uso de herramientas tecnológicas y la
responsabilidad.

Los módulos guías utilizados por el INCAP, para el desarrollo cada uno de los cursos, se elaboran
teniendo en cuenta esta metodología. Sus características y recomendaciones de uso son:

 A cada unidad de aprendizaje le corresponde un logro de competencia laboral y a cada uno

de estos unas las evidencias de aprendizaje requeridas que evaluará el formador.

 Glosario: Definición de términos o palabras utilizadas en la unidad que son propias del tema
a tratar.

Desarrollo de la unidad dividida en contenidos breves seguidos por ejercicios, referenciados así:

 FDH: (El formador Dice y Hace): Corresponde a la explicación del contenido y el

desarrollo de los ejercicios por parte del formador.

 FDEH (El Formador Dice y el Estudiante Hace): El estudiante desarrolla los ejercicios
propuestos y el Instructor supervisa.

 EDH (El Estudiante Dice y Hace): el estudiante realiza un trabajo autónomo

siguiendo las indicaciones dadas en el aula de clase.

UH Microsoft Excel 6
 Información general y valoración del proceso de formación

Programa de
Modulo:
Formación:
Regional: Semestre:
Nombre :
Datos del Identificación:
Estudiante Teléfono:
E-mail:

VALORACIÓN GENERAL DEL MÓDULO

JUICIO DE EVALUACIÓN: APROBADO_______ NO APROBADO_______

REQUIERE PLAN DE MEJORAMIENTO: SI_______ NO _______

DESCRIPCIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO O LOGRO PARA RECUPERACIÓN EXTEMPORANEA

____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________

RECONOCIMIENTOS ESPECIALES SOBRE EL DESEMPEÑO: SI _______ NO_______

Especificar cuáles:

_______________________________ ___ ________________________

Nombre y Firma del Estudiante Nombre y firma del formador

_______________________________
Fecha de elaboración

7 UH Microsoft Excel
 Recolección de evidencias de aprendizaje

CONCERTACIÓN PLAN DE TRABAJO

RECOLECCIÓN DE
EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE
CONOCIMIENTO EVIDENCIAS Y VALORACIÓN

DESEMPEÑO

PRODUCTO

NO APLICA
ACTIVIDADES A DESARROLLAR

APLICA
FECHA

UH Microsoft Excel 8
* APLICA cuando la evidencia tiene: Pertinencia, Vigencia, Autenticidad y Calidad.

Unidad 1
Microsoft Excel Básico

FDH. FORMADOR DICE Y HACE

1. HOJA DE CÁLCULO MICROSOFT EXCEL

Microsoft Excel es una excelente hoja de cálculo que permite trabajar con tablas de datos,
gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas. Microsoft Excel nos da la
posibilidad de desarrollar cálculos de ejercicios aritméticos y es de gran utilidad en diversas
áreas como educación, administración, finanzas, producción, etc.

Es una herramienta muy eficaz para realizar consultas a partir de grandes cantidades de
datos. También funciona muy bien con cálculos sencillos y para realizar el seguimiento de
casi cualquier tipo de información. Microsoft Excel nos permite sumar datos, ordenarlos y
filtrarlos, ponerlos en tablas, aplicar una gran cantidad de Funciones y crear gráficos muy
visuales

Concepto de Microsoft Acerca de Excel

Excel es un software que permite crear tablas, y

calcular y analizar datos. Este tipo de software se
denomina software de hoja de cálculo. Excel
permite crear tablas que calculan de forma
automática los totales de los valores numéricos
que especifica, imprimir tablas con diseños
cuidados, y crear gráficos simples.

Excel forma parte de “Office”, un conjunto de

productos que combina varios tipos de software para crear documentos, hojas de cálculo y
presentaciones, y para administrar el correo electrónico.

Tomado de: http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/que-es-excel-HA010265948.aspx

9 UH Microsoft Excel
NOVEDADES DE MICROSOFT EXCEL 2013

 Microsoft Excel 2013 nos muestra la interfaz Metro que ha sido una de las
innovaciones de Microsoft que busca que todos sus productos converjan y trabajen
de forma conjunta sin importar la plataforma.

 Pantalla de Inicio: Esta nueva característica ayuda a que usted pueda elegir
rápidamente un archivo reciente o pueda comenzar a crear uno en blanco o desde
una plantilla (plantillas para presupuestos, calendarios, formularios, informes. Etc).

 Crear un gráfico adecuado para los datos: Con las Recomendaciones de gráficos,
Excel recomienda los gráficos más adecuados para los datos.

UH Microsoft Excel 10
 Al dar Clic en Gráficos
Recomendados, aparecen algunos
Gráficos Sugeridos.
Dando Clic en Grafico Dinámico Puede

 Analizar los datos al instante (QuickAnalysis): La nueva herramienta Análisis

rápido permite convertir los datos en un gráfico o tabla en dos pasos o menos.
Obtenga una vista previa de los datos con formato condicional, mini gráficos o
gráficos, y haga que su elección se mantenga con solo un clic del ratón.

Señale la Ficha deseada

Observe que las opciones entre las
que puede elegir no son siempre las
mismas. Eso se debe a que las
opciones cambian en función del
tipo de datos que ha seleccionado
en el libro

Formato permite resaltar parte de sus datos agregando aspectos como colores y
barras de datos, lo cual le permite ver con rapidez valores altos y bajos, entre otras
cuestiones.

11 UH Microsoft Excel
 Gráficos Excel recomienda diferentes gráficos, en función del tipo de datos que ha
seleccionado. Si no ve el gráfico que desea, haga clic en Más gráficos.

Totales permite calcular los números en columnas y filas. Por ejemplo, Total inserta
un total que aumenta a medida que agrega elementos a sus datos. Haga clic en las
pequeñas flechas negras a la derecha y a la izquierda para ver más opciones.

Tablas facilita el filtrado y la ordenación de sus datos.

Minigráficos son similares a gráficos diminutos que puede mostrar junto con sus
datos.

UH Microsoft Excel 12
  Cada Libro o Archivo en Ventanas Diferentes: En Excel 2013 cada libro tiene
dentro su propia ventana, facilitando el trabajo en dos libros a la vez. Hace la vida
más sencilla cuando trabaja en dos monitores.

 Nuevas funciones de Excel: Microsoft Excel 2013 entre sus novedades trae 50
funciones que harán más eficiente nuestro trabajo.

Entre las funciones encontrara: funciones de matemáticas, trigonometría, estadística,

ingeniería, fecha y hora, búsqueda y referencia, lógica y texto. También son
novedades algunas funciones de servicio web para hacer referencia a servicios web
compatibles con la Transferencia de estado de representación (REST) existente.

 Guardar y compartir archivos en línea: Excel hace más sencilla la acción de

guardar sus libros en su propia ubicación en línea, como su SkyDrive gratuito o el
servicio de Office 365 de su organización. También resulta más sencillo compartir sus
hojas de cálculo con otros usuarios. No importa qué dispositivo estén usando o dónde
se encuentren, todo el mundo trabaja con la versión más reciente de la hoja de
cálculo e incluso pueden trabajar juntos en tiempo real. Recuerda que debemos
tener cuenta en Outlook.

 Incrustar datos de hoja de cálculo en una página web: Para compartir parte de la
hoja de cálculo en la web, basta con incrustarla en su página web. Otros usuarios
podrán trabajar con los datos de Excel Web App o abrir los datos incrustados en
Excel.

 Compartir una hoja de cálculo de Excel en una reunión en línea:

Independientemente del lugar donde se encuentre o de en qué dispositivo esté su
smartphone, tableta o equipo— siempre que tenga Lync instalado, puede conectarse
a un libro y compartirlo en una reunión en línea.

13 UH Microsoft Excel
  Formato PDF: Ahora puede crear directamente desde cualquier aplicación de Office
documentos en el popular formato PDF, sin necesidad de software de terceros.

1.1 GENERALIDADES
Una hoja de cálculo es una matriz distribuida en filas y columnas. La intersección entre ellas
forma una celda.
Cada uno de los datos se ingresa en una celda. Los datos pueden ser de tipo numérico o
alfanumérico; se pueden también crear fórmulas calculando un nuevo valor a partir de los
datos de otras celdas de la misma hoja de cálculo de otra hoja de cálculo del mismo libro o
de otro libro.
El objetivo básico de las hojas de cálculo es proporcionar un entorno simple y uniforme, para
generar tablas de números, y a partir de ellos obtener nuevos valores mediante fórmulas y/o
funciones. Las hojas de cálculo permiten a los usuarios manipular grandes tablas de datos
de forma sencilla y eficiente permitiendo, cálculos financieros, estadísticos, matemáticos y de
desarrollo a través de Aplicaciones Visual Basic.

El área de aplicación más importante ha sido hasta ahora el análisis profesional para
desarrollar modelos de gestión, entre los que se puede citar la planificación y el análisis
financiero, el análisis contable, el control de balances, la gestión de personal, etc. En
cualquier caso, los límites de este tipo de aplicaciones dependen de la imaginación del
usuario.
Permite desarrollar modelos personalizados que se pueden adaptar a las necesidades
Particulares. El usuario puede decidir lo que desea hacer aprovechando la flexibilidad y la
versatilidad de la hoja de cálculo, con lo que se convierte en una herramienta de
investigación aplicada, de especial interés para economistas, directivos, ingenieros o incluso
para el hogar.
Las mayores posibilidades de aprovechamiento aparecen cuando el análisis que se desea
está compuesto por cálculos sistemáticos. Éste suele ser el caso del análisis financiero y
contable, donde se repiten cada mes, trimestre o año los mismos cálculos y las mismas
relaciones entre sus elementos.

1.2 IDENTIFICACIÓN Y MANEJO DE EXCEL

1.2.1 Descripción de la pantalla
La descripción del ambiente de trabajo de Excel está orientada a 3 objetos: Fichas, grupos,
botones de comando.

UH Microsoft Excel 14
1. Barra de herramientas de acceso rápido: Aparece de forma predeterminada en la
parte superior, a la izquierda de la barra de título y proporciona un acceso rápido a las
herramientas y a los comandos.

2. Barra de Título: Identifica la Ventana que estamos Trabajando

3. Pestañas de la Cinta de Opciones.

4. Cinta de Opciones: Está compuesto por fichas, grupos y comandos.

5. Controles: Ayuda, Opciones de Presentación de la Cinta de Opciones, Minimizar,

Maximizar y Cerrar.

6. Barra de fórmulas: En ella se muestra la información que se ha registrado en cada

celda, en la medida en que se desplace el cursor. Desde la barra de fórmulas se puede
editar cualquier información que se registre, no solamente fórmulas.

7. Filas: Son ordenamientos en sentido horizontal en una hoja de cálculo, se identifican con
números ordenados y permiten organizar los registros de una base de datos.

8. Columnas: Son ordenamientos en sentido vertical en una hoja de cálculo, se identifican

con letras y permiten organizar los campos de una base de datos.

9. Celdas: Es la intersección entre una columna y una fila. Las celdas se identifican por el
nombre de la columna y la fila a la que pertenece.

15 UH Microsoft Excel
10. Barra de desplazamiento vertical: Permite un rápido desplazamiento entre filas.

11. Barra de estado: Es la última barra de la ventana de Excel, en donde se presenta una
línea de ayuda sobre el comando o botón seleccionado. Además, presenta el cálculo
establecido por defecto para la opción expandida de autosuma, y una serie de
indicadores que le ayudan a identificar el estado de algunas teclas y funciones
específicas utilizadas en Excel.

12. Vistas: Los comandos de las vistas permiten acceder rápidamente a 3 vistas, la vista
normal que es la vista predeterminada, vista de diseño de página que muestra cómo
quedaría la impresión de la hoja y la vista de salto de página para mostrar y manipular
manualmente los saltos de páginas entre columnas y entre filas.

13. Zoom: Permite visualizar la hoja en un porcentaje mayor o menor para tener un
acercamiento de la ventana o en caso contrario alejar la imagen para tener mayor
cobertura de visualización.

1.2.2 Cinta de opciones

La cinta de opciones agrupa los comandos más utilizados en Excel y las pestañas son el
primer nivel de agrupamiento que encontramos dentro de la cinta de opciones. Al mismo
tiempo, cada una de las pestañas organiza los comandos en grupos.
Nota importante: Lo que en Excel 2007 y 2013 conocíamos como una ficha de la cinta de
opciones, a partir de Excel 2013 será conocida como una pestaña. Microsoft ha cambiado
este nombre en toda su documentación en español para Excel 2013.
Inicio: Contiene los comandos necesarios para aplicar formato y editar las hojas de Excel.
Esta pestaña organiza los comandos en siete grupos: Portapapeles, Fuente, Alineación,
Número, Estilos, Celdas y Modificar.

Insertar: En esta pestaña encontramos los comandos para insertar elementos a nuestra hoja
como tablas y gráficos. Los grupos de comandos de esta pestaña son los siguientes: Tablas,
Ilustraciones, Aplicaciones, Gráficos, Informes, Minigráficos, Filtro, Filtros, Vínculos, Texto y
Símbolos.

UH Microsoft Excel 16
Diseño de página: Aquí se encuentran los comandos utilizados para preparar nuestra hoja
para imprimir y organizar los elementos dentro de la hoja. Los grupos de esta pestaña son:
Temas, Configurar página, Ajustar área de impresión, Opciones de la hoja y Organizar.

Fórmulas: La pestaña fórmulas contiene los comandos para agregar funciones y fórmulas a
nuestras hojas de Excel así como buscar cualquier error en las fórmulas. Los grupos de esta
pestaña son: Biblioteca de funciones, Nombres definidos, Auditoría de fórmulas y Cálculo.

Datos: Contiene los comandos para importar datos provenientes de otras fuentes y trabajar
posteriormente con ellos aplicando algún filtro o quitando duplicados. Los grupos de la
pestaña Datos son: Obtener datos externos, Conexiones, Ordenar y filtrar, Herramientas de
datos y Esquema.

Revisar: En esta pestaña están localizados los comandos para revisar, proteger e insertar
comentarios en las celdas de la hoja. Los grupos en los que están organizados los
comandos son: Revisión, Idioma, Comentarios, Cambios.

Vista: Comandos utilizados para cambiar la vista de la hoja y ocultar algunos de sus
elementos. Esta pestaña contiene los siguientes grupos: Vistas de libro, Mostrar, Zoom,
Ventana y Macros.

17 UH Microsoft Excel
1.2.2.1 Agregar Fichas a la cinta de opciones
La versión 2013 de Microsoft Excel permite adicionar nuevas fichas y grupos a la cinta de
opciones así como modificar el orden preestablecido para tener a la mano los comandos
usados frecuentemente.
Pasos:
1. Clic en el menú Archivo
2. Seleccionar Opciones
3. Clic en Personalizar Cinta de Opciones

A la derecha de la ventana Opciones de Excel muestra el listado de Fichas principales. El

signo más y menos permite expandir o contraer los elementos de la ficha o grupo. Dar clic al
botón Nueva Pestaña. Se crea una nueva ficha con nombre Nueva pestaña
NOTA: No es posible modificar los comandos de cada una de las fichas preestablecidas por
esta razón lo muestra inactivo (gris); es decir, Microsoft Excel, permite agregar grupos a una
ficha nueva o existente y agregar comandos a dicho grupo pero no permite modificar un
grupo predeterminado de Excel.

1.2.3 Barra de herramientas de acceso rápido

UH Microsoft Excel 18
Para agregar botones a la Barra de
herramientas de acceso rápido, se
debe
1. Hacer clic en la flecha
desplegable de la barra
2. Hacer clic sobre el botón más
comandos.
3. Seleccionar de la lista la opción
Barra de herramientas de
acceso rápido
4. seleccionar un comando de la
lista y hacer clic en agregar,
repetir la acción tantas veces se
necesite.
5. Hacer clic en Aceptar.

De esta forma se pueden agregar varios botones de diferentes comandos disponibles y

personalizar el ambiente de trabajo.

También podemos cambiar la posición de la barra de herramientas de acceso rápido, para

ello tengamos en cuenta los siguientes pasos:

1. Hacer clic en la flecha desplegable de la barra

2. Seleccionar la opción Mostrar debajo de la cinta de opciones

1.2.4 Aplicaciones de la hoja de cálculo

La cinta de opciones
La cinta de Opciones tiene como característica brindar el espacio para almacenar dentro de
las fichas los grupos, se puede minimizar la cinta de opciones.

Ejemplo: Contraer la cinta de opciones

1. Hacer clic derecho de Mouse sobre una de las fichas.
2. Seleccionar Contraer la cinta de opciones.

19 UH Microsoft Excel
También puede minimizar/restaurar oprimiendo las teclas CTRL + F1

Métodos abreviados de teclado

Si se desea manejar algunas opciones de teclado en Excel 2007 este es la excepción.
Oprimir la tecla <ALT> y dirigir el puntero del Mouse hacia una de las fichas y aparecerán
pequeños cuadros de letras con el método abreviado que se podrá utilizar para cada uno de
los botones.

1.2.5 Hoja de cálculo

Microsoft Excel 2013 admite hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas por hoja de cálculo,
ofreciéndole mayor capacidad de manejo en tablas de datos y volumen de información. Para
visualizar la última celda de una hoja siga os siguientes pasos:
1. Ubicarse en cualquier celda de una hoja sin datos
2. Presionar las teclas FIN + ↓
3. Presionar las teclas FIN + →

UH Microsoft Excel 20
1.3 CONCEPTOS BÁSICOS

1.3.1 Hoja de cálculo

Es una matriz conformada por un conjunto de filas y de columnas, que le permiten al usuario
ingresar información ordenadamente. En Microsoft 2013 los libros solo tienen una Hoja
predeterminada y es posible insertar hasta 255 hojas.

1.3.2 Columna
Se reconocen de forma vertical en la hoja de cálculo, se identifican con letras que van desde
A hasta XFD, para un total de 16384 columnas.

21 UH Microsoft Excel
1.3.3 Fila
Se reconocen de forma horizontal en la hoja de cálculo, se identifican con números que van
desde 1 hasta 1.048.576 filas.

Filas

1.3.4 Celda
Es la intersección entre una columna y una fila para registrar información. Cada celda tiene
una identificación dada por combinación de la letra de columna y el número de fila en donde
se encuentra.

1.3.5 Rango
Un rango es un conjunto de celdas continuas ubicadas
horizontal o verticalmente. Con frecuencia, se escogen
rangos de información cuando se desea aplicar una
operación (por ejemplo, cambiar el tipo de letra, obtener
un resultado mediante una función: suma, promedio), la
cual afecta el conjunto de celdas seleccionadas. Cuando
se selecciona un rango, la celda inicial del mismo, queda
en blanco.

1.3.6 Libro
Los Archivos de Excel se denominan libros, el cual se guarda en un espacio del disco duro,
estos nuevos archivos tendrán una extensión .xlsx, a diferencia de las versiones anteriores,

UH Microsoft Excel 22
esta nueva versión soporta las extensiones de los archivos anteriores y sus formatos, mas no
en forma viceversa; el libro para que sea compatible debe guardarse en un formato
compatible para que en versiones anteriores se abran los archivos específicos, un libro está
compuesto por hojas, se pueden trabajar los libros de forma simultánea siempre y cuando no
exceda la memoria disponible.

• El libro para que sea compatible debe guardarse en un formato compatible para que en
versiones anteriores se abran los archivos específicos.
• Un libro está compuesto por una o más hojas de cálculo
• Se pueden trabajar varios libros de forma simultánea siempre y cuando no exceda la
memoria disponible.

Para crear nuevos libros se deben seguir los siguientes pasos:

1. Activar el menú Archivo
2. Dar clic en la opción Nuevo
3. Se activa un listado de plantillas guardadas en el equipo en el grupo plantillas
disponibles y un listado de plantillas que se cargan en línea en el grupo Plantillas de
office.com para crear libros con modelos específicos. Seleccionar Libro en blanco.
4. Clic en el botón Crear.

1.3.7 Hojas

En Microsoft Excel podemos trabajar hasta con 255 Hojas. Los nombres de las hojas
aparecen en las etiquetas de la parte inferior del libro. Cuando tenemos varias Hojas, la hoja
activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, para ubicarse en
cada una de ellas, de forma predeterminada. Microsoft Excel 2013 Trae solo una Hoja,
podemos las hojas que se necesiten siempre y cuando no exceda la memoria que esté
disponible los cuales pueden contener modelos matemáticos, gráficos y macros, se pueden
insertar dando un clic sobre el botón que se encuentra al lado derecho de la hoja.

1.4 ¿CÓMO TRABAJAR EN EL ENTORNO DE EXCEL?

El entorno básico de Excel es un archivo de libro de trabajo que por defecto solo trae una
Hoja de cálculo.

23 UH Microsoft Excel
Con Microsoft Excel, es fácil la introducción de información dentro de una hoja de cálculo y el
poder cambiar, suprimir o añadir datos a dicha información.
Entrada a Excel
1. De clic en Inicio u Oprima la tecla de Windows 
2. Estando en la ventana de Inicio, Digite Excel 2013. Usted observara que a
medida que vaya digitando aparecerán los archivos que coincidan con ese
texto.

3. De clic en Excel 2013.

4. Enseguida aparecerá la Ventana de Inicio de Microsoft Excel.

UH Microsoft Excel 24
Deshabilitar la Venta de Inicio de Microsoft Excel

1. Clic en Archivo
2. Clic en opciones
3. Clic en General
4. Al Lado Derecho en la parte Inferior Encontramos la Categoria Opciones de Inicio.
Desactive la casilla de Verificacion “Mostrar la Pantalla de Inicio cuando se inicie
esta Aplicación”.

Desactive esta casilla de Verificación. Tal y como aparece

1.4.1 Tipos de datos

Numérica: Corresponde a cualquier número. Este tipo de información puede ser utilizado
para realizar cálculos.
Carácter: Corresponde a las letras o símbolos. No puede ser utilizada en cálculos.
Fecha / Hora: Corresponde a la información donde se deba ingresar horas, minutos y
segundos y día, mes y año.

25 UH Microsoft Excel
1.4.2 Desplazamientos del cursor
Mover el cursor dentro de la hoja de cálculo a sitios estratégicos de la misma, es posible si
se utiliza el método correcto.

En Excel, se pueden utilizar diferentes tipos de desplazamientos para ir a los extremos de la

hoja en forma rápida o ir a una celda específica, esto se puede hacer:

Utilizando el teclado
Realiza el desplazamiento entre celdas

← → ↓ ↑

Realiza el desplazamiento a la última columna de la fila actual.

Ctrl + →

Realiza el desplazamiento a la primera columna de la fila actual.

Ctrl + ←

Realiza el desplazamiento a la última fila de la columna actual.

Ctrl + ↓

Realiza el desplazamiento a la primera fila de la columna actual.

Ctrl + ↑

Desplaza el cursor a la celda A1.

Ctrl + Inicio

Realiza desplazamiento entre hojas

Ctrl + ↓

UH Microsoft Excel 26
Desplaza el cursor a la celda especificada

Utilizando el Mouse
Otra forma de desplazamiento dentro de la hoja de cálculo es haciendo clic en las barras de
desplazamiento (vertical u horizontal), ubicadas en la parte derecha e inferior de la hoja.

4 3

1. Flecha que desplaza la pantalla hacia arriba

2. Flecha que desplaza la pantalla hacia abajo
3. Flecha que desplaza la pantalla hacia la derecha
4. Flecha que desplaza la pantalla hacia la izquierda

27 UH Microsoft Excel
Punteros de Mouse
Dependiendo de la posición en que se encuentre el Mouse se presentan diferentes formas
de punteros así:

Para activar una celda diferente a la actual, iniciar una selección de rango o para
seleccionar toda la hoja de cálculo. Esta presentación se muestra en la hoja de cálculo.

Para seleccionar completamente Columnas.

Para seleccionar completamente Filas.

Para Mover el contenido de la celda a otra celda. El puntero aparece sobre el borde
de la celda activa.

Para Copiar el contenido de la celda sobre las siguientes celdas ubicadas en cualquier
dirección de la celda (a la derecha, a la izquierda, arriba o abajo de la celda activa). Esta cruz
aparece si se ubica el puntero del mouse en la parte inferior derecha de la celda activa.

Para ampliar o reducir el ancho de una Columna. Aparece cuando se ubica el Mouse
en la línea de división entre Columnas.

Para ampliar o reducir el ancho de una Fila. Aparece cuando se ubica el Mouse en la
línea de división entre Filas.

El puntero de texto se muestra en la celda que se esté editando, o sobre la barra de

fórmulas para hacer cambios o modificación en la información.

1.4.3 Selección
Para seleccionar algún elemento en Excel con Ratón, debe verificar que el puntero tenga
forma de cruz blanca.

• Celdas
Puede seleccionar varias celdas oprimiendo el botón principal del Ratón y arrastrándolo
seleccionar así el conjunto de celdas que necesite.

UH Microsoft Excel 28
• Columnas
Puede seleccionar una o más columnas haciendo clic en el encabezado de la columna que
necesita seleccionar o clic sostenido si son varias columnas.

• Filas
Puede seleccionar una o más filas haciendo clic en el encabezado de la fila que necesita
seleccionar o clic sostenido si son varias filas.

Formas de selección

• Oprimiendo la tecla <Shift> + flechas de desplazamiento de teclado

• Otra de las formas para seleccionar es con la tecla <F8>, esta tecla almacena selección.
• Oprimiendo la tecla funcional <F8> + flechas de desplazamiento de teclado, oprimir de
nuevo con la tecla <F8> para cancelar el área de selección

Ejemplo de selección discontinua:

Si se quiere seleccionar varias celdas en forma no continua, se deben realizar los siguientes
pasos:

1. Seleccione un Rango de Celdas

2. Oprimir la tecla <Ctrl> + <F8> Sostenido
3. Con Clic sostenido Seleccione el Rango de Celdas Deseado.

De esta forma se seleccionaron varias celdas en forma no continua

29 UH Microsoft Excel
Selección hojas de cálculo
Se pueden seleccionar hojas de cálculo de 2 formas:

1. Ubicarse en la celda A1
2. A la izquierda de la letra A como columna, arriba de la fila número 1, se encuentra un
objeto que no tiene nomenclatura, sobre ese punto hacer clic.

1.4.4 Operaciones de edición (copiar, cortar, pegar, deshacer)

• Cortar Con esta operación el usuario puede trasladar información bien sea dentro de
la misma hoja, el mismo archivo entre diferentes archivos o programas.

• Copiar Con esta operación el usuario puede duplicar información bien sea dentro de la
misma hoja, el mismo archivo entre diferentes archivos o programas.

Nota: Para duplicar un rango de información o el contenido de una sola celda dentro de
una misma hoja basta con ubicar el puntero del Mouse en el extremo inferior derecho de la
celda se visualizará una cruz, se debe hacer clic sostenido y el contenido de la celda se
copiará en el rango marcado.

UH Microsoft Excel 30
• Pegar
Con esta operación el usuario puede colocar información en una hoja de cálculo,
en un libro, o en otro archivo.

Pasos para cortar y pegar

1. Seleccionar el rango de celdas que desea cortar
2. En la ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en cortar.
3. Ubicarse en la celda.
4. De nuevo en ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en pegar.

3
1

Pasos para copiar y pegar

1. Seleccionar el rango de celdas que se deseen copiar.

2. En la ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en copiar.
3. Ubicarse en la celda.
4. De nuevo en ficha de inicio, grupo portapapeles, hacer clic en pegar.
5. Ubicarse en otra celda y de nuevo hacer clic en pegar.

31 UH Microsoft Excel
 2

3
1

• Copiar formato: Con esta operación se copian los formatos de una o más celdas a otras
que no lo tienen.
El proceso a seguir es:
1. Ubicarse en la celda que tiene el formato a copiar.

2. Hacer clic al botón Copiar formato

3. El puntero del Mouse queda con la brocha indicando que trae un formato, se debe
entonces hacer clic sostenido sobre las celdas o clic sobre la celda a la cual se le
quiere pegar el formato.

1
3

UH Microsoft Excel 32
• Pegado especial: Cuando se ha copiado un rango de celdas en el portapapeles, puede
pegarse directamente con el botón Pegar, o establecer opciones adicionales con el
comando Pegado especial del menú contextual sobre una celda, o del menú Edición.

De esta caja de diálogo pueden establecerse cinco partes plenamente identificables:

El cuadro Pegar contiene siete botones de selección, de los cuales debe seleccionarse el
que se adapte a los datos que se desean pegar, dependiendo si son formatos, valores,
fórmulas, u otras características del rango seleccionado.

El cuadro Operación es el que permite efectuar operaciones entre el rango fuente y el rango
destino, teniendo en cuenta que los datos quedarán en el rango sobre el cual se está
pegando la información, reemplazando los anteriores.

La casilla de verificación Saltar blancos permite ignorar las celdas en blanco que hayan sido
copiadas del rango original. Si esta casilla está en blanco, las celdas destino serán
reemplazadas por las del rango origen, incluso si se encuentran en blanco.

La casilla Transponer hace que el rango original sea transpuesto en el rango destino, es
decir, que las filas se conviertan en columnas, y viceversa.

El botón Pegar vínculos establece un vínculo entre el rango origen y el destino, de tal forma
que si el rango original es actualizado, los cambios se reflejan en el rango destino, sin
importar que este último se encuentre en otra hoja u otro libro.

33 UH Microsoft Excel
Si el origen no proviene de un rango de una hoja de Excel, la caja de diálogo que se
presenta, varía de acuerdo con la aplicación servidora de los datos. Por ejemplo, si los datos
provienen de un documento de Word, la caja de diálogo presentará opciones para pegar
como objeto de Word, como imagen o texto, mientras que si el origen es un recorte de Paint,
se tienen las opciones para pegar como objeto de Paint, como imagen o como mapa de bits.

• Opciones de rellenar
Se puede utilizar el comando Rellenar, para rellenar datos en las celdas de una hoja de
cálculo. También se puede configurar Excel para que continúe automáticamente una serie de
números, combinaciones de números y texto, fechas o períodos de tiempo, en función de un
modelo establecido.
Sin embargo, para rellenar rápidamente varios tipos de series de datos, seleccionar las
celdas y arrastrar el controlador de relleno.
Microsoft Excel identifica los datos que se han introducido en la celda. Si son de tipo fecha,
él permite trabajar series de fecha, si es información de tipo numéricos se activan las series
Para datos de tipo numérico de la misma manera con la información de tipo texto se activan
otras series de datos. Ver los siguientes ejemplos:

Ejemplo 1: Información de tipo fecha

1. Ubicarse en la Hoja1 en la celda A1
2. Ingresar la fecha 11/03/2014
3. Con el puntero del Mouse, ubicarse exactamente en el vértice inferior derecho, cuando
cambie este a una cruz delgada, hacer clic sostenido arrastrar en la dirección deseada.
4. Se activa una etiqueta al final de la selección, dar un clic sobre ella y muestra las
siguientes opciones

Copiar celdas: Rellena las celdas con la misma fecha y el mismo formato de la celda origen.

Serie de relleno: Rellena las celdas con fechas incrementadas de un día en un día.

Rellenar formatos solo: Copia en las celdas destino el formato de la celda inicialmente
seleccionada.

Rellenar sin formato: Rellena las celdas con la misma fecha de la celda origen

UH Microsoft Excel 34
Rellenar días: Auto rellena según días
laborales y no laborales

Rellenar días de la semana: Auto rellena

solo días laborales

Rellenar meses: Auto-rellena en meses del

año

Rellenar-años: Auto-rellena en años

Relleno Rápido
Relleno rápido te permitirá ahorrar tiempo en la introducción de datos repetitivos, algo muy
útil en el caso de listados extensos.
Ejemplo: Aplicaremos el Relleno Rápido de modo que nos permita extraer de un listado
determinados datos.

1. Información Base

35 UH Microsoft Excel
 2. Empezamos a Extraer la Información.

1. Nos ubicamos en la columna de

enseguida y empezamos a
digitar la Información que
deseamos Extraer. Es decir el
Nombre.
2. Damos Enter.
3. En la Siguiente Celda Digite el
Nombre correspondiente a esa
Celda y enseguida aparecerán,
los nombres restantes.
4 Enter

3. Seguimos Extrayendo la Información de las Otras Columnas.

También podemos utilizarlo a la hora de Extraer información que está en una Celda.

UH Microsoft Excel 36
Ejemplo 2: Información de tipo número
1. Ubicarse en la Hoja1 en la celda A10
2. Ingresar la fecha 1250000
3. Con el puntero del Mouse, ubicarse
exactamente en el vértice inferior derecho,
cuando cambie este a una cruz delgada,
hacer clic sostenido arrastrar en la
dirección deseada.
4. Se activa una etiqueta al final de la
selección, dar un clic sobre ella y muestra
las siguientes opciones

Copiar celdas: Rellena las celdas con el

mismo valor y e mismo formato de la celda
origen.

Serie de relleno: Crea un incremento de 1 en 1 hasta la última celda seleccionada

Rellenar formatos solo: Copia el formato de la celda inicialmente seleccionada a las celdas
destino.

Rellenar sin formato: Copia los valores en las celdas destino pero sin formato
Relleno Rápido: Relleno rápido te permitirá ahorrar tiempo en la introducción de datos
repetitivos, algo muy útil en el caso de listados extensos.

Ejemplo 3: Información de tipo texto

1. Ubicarse en la Hoja1 en la celda A50
2. Ingresar el texto Lunes
3. Con el puntero del Mouse, ubicarse exactamente en el vértice inferior derecho, cuando
cambie este a una cruz delgada, hacer clic sostenido arrastrar en la dirección deseada.
4. Se activa una etiqueta al final de la selección, dar un clic sobre ella y muestra las
siguientes opciones:

Copiar celdas: Rellena las celdas con el mismo valor y e mismo formato de la celda origen.

Serie de relleno: Crea un incremento de 1 en 1 hasta la última celda seleccionada

Rellenar formatos solo: Copia el formato de la celda inicialmente seleccionada a las celdas destino.

37 UH Microsoft Excel
Rellenar sin formato: Copia los valores en las celdas destino pero sin formato

Rellenar días: Auto rellena según días laborales y no laborales es decir de lunes a domingo.

Rellenar días de la semana: Auto rellena solo días laborales es decir de lunes a viernes.

Relleno Rápido: Relleno rápido te permitirá ahorrar tiempo en la introducción de datos repetitivos,
algo muy útil en el caso de listados extensos.

Para la información de tipo texto solo existen series de datos para los días de la semana y
los meses del año. Si se quieren crear series con otro tipo de información se deben crear
listas personalizadas.

1.4.5 Trabajar con hojas de cálculo

Para organizar el libro de la manera más conveniente es posible insertar hojas nuevas,
eliminar, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, Protegerlas y darles un color de etiqueta
como lo muestra para dar una vista diferente.

Para observar cada una de estas características, se deben seguir los siguientes pasos:

• Insertar hojas
Se pueden insertar hojas de varias formas. Por la cinta de opciones, con el menú contextual
o con el botón Insertar Hoja de cálculo.

UH Microsoft Excel 38
Desde la cinta de opciones
1. Seleccionar la ficha Inicio
2. En el grupo Celdas seleccionar la opción Insertar
3. Seleccionar la opción Insertar hoja

1
2

Con el Menú contextual

1. Sobre la etiqueta de la hoja de cálculo, hacer clic derecho del Mouse.
2. Hacer clic en insertar.
3. En la pestaña general, hacer clic en hoja de cálculo
4. Hacer clic en aceptar.

39 UH Microsoft Excel
Botón Insertar hoja de cálculo
Dar clic en el botón Hoja Nueva que se encuentra a la derecha de las etiquetas de las
hojas o presionar el método abreviado Shift + F11

• Eliminar hojas
Desde la cinta de opciones
1. Seleccionar la ficha Inicio
2. En el grupo Celdas seleccionar la opción Eliminar
3. Seleccionar la opción Eliminar hoja

Con el Menú contextual

1. Sobre la etiqueta de la hoja de cálculo, hacer clic derecho del Mouse.
2. Hacer clic en Eliminar.

UH Microsoft Excel 40
 3. Si la hoja de cálculo contiene información se presentará un mensaje de confirmación.
Clic en Eliminar

• Cambiar nombre hoja

Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para ello, se hace
doble clic en la etiqueta y escribir el nuevo nombre.

• Mover hojas
Para mover una hoja a otra posición del libro de trabajo se debe:
1. Ubicar el puntero del mouse sobre la hoja que se quiere mover
2. Arrastrar la etiqueta de la hoja que se desea mover. Aparecerá un triángulo que
indica dónde se va a insertar la hoja. Una vez en la posición deseada, se suelta el
botón del ratón, con lo cual la hoja se moverá a la nueva posición.

Se puede mover más de una hoja, seleccionando varias hojas y arrastrándolas a la posición
deseada. Aunque las hojas seleccionadas no fueran adyacentes, en la nueva posición serán
insertadas una al lado de la otra. Tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Seleccionar varias hojas manteniendo la tecla Ctrl. Clic derecho del Mouse sobre la
etiqueta y seleccionar mover o copiar.

41 UH Microsoft Excel
2. Seleccionar de la caja de diálogo mover o copiar El libro al que se moverán las hojas.
Definir en qué posición del libro se moverá seleccionando la hoja en el listado de a
ventana Antes de la hoja haciendo clic a donde se desee mover.
3. Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Nota: Si se quieren copiar hojas se siguen los mismos pasos activando la casilla de
verificación

• Ocultar hojas
Se pueden ocultar una o varias hojas de la siguiente forma:
1. Si se quiere ocultar una hoja, hacer clic derecho del Mouse sobre la etiqueta de la hoja
que se desee ocultar, pero si se quieren ocultar varias hojas simultáneamente se deben
seleccionar (oprimiendo la tecla ctrl mantenido) todas las hojas a ocultar y hacer clic con
el botón derecho del Mouse.
2. En el menú contextual, seleccionar Ocultar.

UH Microsoft Excel 42
Desde la cinta de opciones también podemos ocultar hojas.
1. Seleccionar la hoja o las hojas a ocultar
2. Dar activar la ficha inicio
3. En el grupo celdas, dar clic a la lista desplegable de la opción Formato.
4. En el grupo visibilidad seleccionar la opción Ocultar y mostrar
5. Dar clic en la opción Ocultar
6. Hoja

• Mostrar hojas
Al ocultar hojas se activa la opción Mostrar hoja. Se pueden mostrar todas las hojas de un
libro, una a una y no de forma simultánea. Para realizarlo se deben seguir los siguientes
pasos:

1. Hacer clic en la ficha inicio.

2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha desplegable del botón formato.
3. Del Menú desplegable seleccionar ocultar y mostrar, del grupo Visibilidad
4. Él mostrará un submenú, hacer clic sobre la opción mostrar hoja.
5. Se activa una caja de diálogo Mostar, seleccionar la hoja que se quiere mostrar
6. Hacer clic en Aceptar.

Otra de las formas para mostrar hojas ocultas es ubicarse sobre una de las etiquetas de la
hoja, hacer clic derecho del Mouse y seleccionar mostrar.

43 UH Microsoft Excel
 Otra forma
de
selecciona
r una hoja
de cálculo
es oprimir
las teclas
<CTRL> +
<SHIFT>+
<BARRA
ESPACIA
DORA>

• Color
de
etiqueta
Se pueden aplicar color de etiqueta a una o varias hojas utilizando la tecla <CTRL>
1. Hacer clic en la ficha de inicio.
2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha desplegable del botón formato.
3. Del Menú desplegable seleccionar color de etiqueta, el mostrará un submenú, hacer clic
sobre un color de ellos.

Otra forma:
1. Hacer clic derecho del Mouse sobre la hoja a la que se desee dar color.
2. Seleccionar del menú contextual color de etiqueta y seleccionar de la paleta de colores
uno de ellos.

Desde la cinta de opciones

UH Microsoft Excel 44
1. Hacer clic en la ficha de inicio.
2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha desplegable del botón formato.
3. Del Menú desplegable seleccionar color de etiqueta, el mostrará un submenú, hacer clic
sobre un color de ellos.

• Cambiar el Alto de la fila

Se pueden modificar el ancho de una fila bien sea con el puntero del Mouse o por el grupo
celdas.
1. Seleccionar las filas a las que se les modificará el alto.
2. En la ficha de inicio,
3. grupo celdas, hacer clic sobre el botón formato,
4. aparecerá un menú desplegable, seleccionar alto de la fila.
5. En la caja de diálogo alto de fila muestra el valor actual, escribir el valor correspondiente.

• Ancho de columna

1. Seleccionar las filas a las que se les modificará el alto.

2. En la ficha de inicio
3. grupo celdas, hacer clic sobre el botón formato,
4. aparecerá un menú desplegable, seleccionar alto de la fila.
5. En la caja de diálogo alto de fila muestra el valor actual, escribir el valor correspondiente

45 UH Microsoft Excel
• Ocultar filas
1. Seleccionar las filas que se quieren ocultar. Se pueden ocultar filas continuas o
discontinuas. Para seleccionar filas discontinuas se debe hacer la selección de la primera
fila, presionar la tecla <CTRL> y seleccionar las otras filas.
2. Activar la ficha de inicio
3. En el grupo celdas, dar clic en la lista desplegable del botón formato.
4. En el menú, seleccionar ocultar y mostrar
5. Hacer clic en ocultar filas.

• Ocultar columnas

1. Seleccionar las columnas que se quieren ocultar. Se pueden ocultar columnas continuas
o discontinuas. Para seleccionar columnas discontinuas se debe hacer la selección de la
primera columna, presionar la tecla <CTRL> y seleccionar las otras columnas.
2. Activar la ficha de inicio
3. En el grupo celdas, dar clic en la lista desplegable del botón formato.

UH Microsoft Excel 46
4. En el menú, seleccionar ocultar y mostrar
5. Hacer clic en ocultar columnas.

Existen métodos abreviados para la administración de la hoja de cálculo así:

Ocultar columnas
1. Seleccionar la o las columnas a ocultar
2. <CTRL> + 0

Ocultar filas
1. Seleccionar la o las filas a ocultar
2. <CTRL> + 9
Mostrar columnas
1. Seleccionar las columnas anteriores y siguientes a la columna oculta.
2. <CTRL> + May + )

Mostrar filas
1. Seleccionar las columnas anteriores y siguientes a la columna oculta.
2. <CTRL> + May + (

47 UH Microsoft Excel
1.4.6 Manejo de archivos
• Abrir
Dispone de varias opciones para abrir un archivo. Se puede abrir el archivo original para su
modificación, abrir una copia o abrir el archivo en modo de sólo lectura, que impide guardarlo
a menos que se haga con otro nombre. Para abrir un archivo se deben tener en cuenta los
siguientes pasos:
1. Activar el menú Archivo
2. Seleccionar la opción Abrir

3. En Microsoft Excel 2013 encontramos diferentes Opciones:

Libros Recientes: Nos Muestra los Últimos Documentos que hemos Trabajado

OneDrive: Nos Permite Bajar Información de la Nube (skyDrive). Recuerde que

debemos estar registrados en Outlook.com.

Equipo: Nos Permite Ubicar la Información Guardada en Nuestro Computador.

Agregar un Sitio: Nos permite vincular cuentas de Outlook.

4. Seleccionar el archivo que se quiere abrir

5. Clic al botón Abrir.

Nota: Se puede mostrar el cuadro de diálogo abrir oprimiendo las teclas <CTRL> + A

UH Microsoft Excel 48
• Cerrar Libros

Si el archivo no ha sido cambiado desde que fue grabado por última vez y no se desea
volver a utilizar, este puede cerrarse sin ningún contratiempo. Es recomendable siempre
cerrar un archivo que no se vaya a utilizar más, ya que si permanece abierto se puede
desaprovechar memoria innecesariamente.

1. Clic en Archivo

2. Clic en Cerrar

• Guardar libros

Si se guarda un libro con otro formato de archivo, no se conservarán los formatos y las
características exclusivas de Microsoft Office Excel 2013; De forma predeterminada, algunos
formatos de archivo guardan únicamente la hoja activa y algunos formatos de archivo (como
el formato de página Web) guardan todas las hojas de cálculo del libro. Si se desea guardar
sólo hojas de cálculo específicas, se puede ocultar las hojas de cálculo que no se desean
guardar.

Para abrir un archivo se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Activar el menú Archivo
2. Seleccionar la opción Guardar

3. Se abre el Asistente de Guardar.

49 UH Microsoft Excel
 OneDrive: Nos Permite Guardar Información en la Nube (skyDrive).
Recuerde que debemos estar registrados en Outlook.com.

Equipo: Nos Permite Guardar la Información en Nuestro Computador. Debe

seleccionar la Unidad o Carpeta Deseada

Agregar un Sitio: Nos permite vincular cuentas de Outlook.

4. Dar nombre al archivo

5. Definir el tipo de archivo con el que se quiere guardar. La opción predeterminada Libro
Excel lo guardará en la versión 2013
6. Clic al botón Guardar.

1.4.7 Formatos
En la cinta de opciones en la ficha inicio existen 3 grupos orientados exclusivamente para
darle formato a un conjunto de celdas seleccionadas el grupo Fuente, Alineación y Número.

Una característica de Excel 2013 es la vista previa de los formatos sobre la hoja de cálculo.
A medida que vamos por las distintas opciones de formato sugeridos en la herramienta se va
mostrando en la hoja de cálculo. Los formatos se pueden aplicar antes o después de
ingresar la información.

1.4.7.1 Grupo Fuente

1. Fuente
2. Tamaño de fuente
3. Aumentar tamaño
4. Disminuir tamaño
5. Negrita
6. Cursiva
7. Subrayado
8. Bordes
9. Color de relleno
10. Color de fuente

UH Microsoft Excel 50
Para asignar cualquier formato primero se debe seleccionar las celdas a las que se les va a
aplicar. Se mostrarán algunos ejemplos prácticos para asignar formatos.

• Fuente

Se puede cambiar el estilo de la letra en el rango de celdas o palabras seleccionadas.

1. Seleccionar las celdas a las que se le quiere cambiar el estilo de la letra

2. Hacer clic en la ficha de inicio
3. En el grupo fuente, seleccionar flecha desplegable del botón fuente Calibri

4. Seleccionar de la lista el estilo de la letra.

A diferencia de las versiones anteriores ubicando el puntero del Mouse exactamente en el
borde inferior del botón fuente con un clic sostenido izquierdo puede variar el tamaño de ese
desplegable.

• Tamaño de fuente

Se puede Cambiar el tamaño de la letra, en el rango de celdas o palabras seleccionadas:

1. Seleccionar las celdas a las que se les cambiará el tamaño de la letra

2. Hacer clic en la ficha de inicio
3. En el grupo fuente, seleccionar la flecha desplegable tamaño de fuente.
4. Seleccionar de la lista el tamaño deseado.

51 UH Microsoft Excel
• Color de fuente
El color de la fuente en Excel 2013 al igual que el color de relleno basta con pasar el puntero
del Mouse por cualquier color en la paleta de colores, y automáticamente lo actualiza en la
selección. Ejemplo:

1. De nuevo Seleccionar las celdas a las que se les modificará el color.

2. Clic en la ficha de inicio.
3. En el grupo fuente, buscar el botón color de fuente y dar clic en la lista
desplegable.
4. Esperar que despliegue la paleta de colores y desplazar el puntero del Mouse
lentamente por una fila de colores. Se mostrará la vista previa en la hoja de cálculo
según el color. Seleccionar el color deseado.

• Negrilla, Cursiva y Subrayado

Aplica el formato negrita, cursiva y subrayado, a las celdas o textos seleccionados. Ejemplo:

1. Seleccionar las celdas a quienes se aplicará el formato.

2. Hacer clic en la ficha de inicio, en el grupo fuente, hacer clic sobre los botones:

Negrilla
Cursiva
Subrayado

• Bordes

En la lista desplegable de bordes aparece una serie de modelos que se aplicarán a las
celdas seleccionadas.

1. Seleccionar Las celdas a las que se les quiere aplicar borde.

2. Activar la ficha inicio.
3. En el grupo fuente, buscar el botón borde y activar la lista desplegable.

UH Microsoft Excel 52
 4. Seleccionar el modelo de bordes según el modelo deseado.

Es posible dibujar los bordes. Dibujar bordes, permite al usuario la rapidez de aplicar bordes
en un rango de celdas.

• Dibujar cuadrículas de borde

1. En la ficha inicio, ubicar el grupo fuente, buscar el botón bordes.
2. Abrir la flecha desplegable, seleccionar el estilo y grosor de la línea.
3. En las mismas opciones de borde hacer clic en la opción dibujar cuadrícula de borde.
4. El puntero del Mouse cambia a un lápiz, seleccionar un rango de celdas
5. Oprimir la tecla ESC para deshabilitar el modo lápiz de la hoja de cálculo.

Con la opción dibujar borde solo se dibuja un borde externo.

Para aplicar diferentes estilos de bordes, se deben seguir los siguientes pasos:

1. En la ficha inicio, ubicar el grupo fuente, buscar el botón bordes.

2. Desplegar la flecha desplegable y hacer clic en dibujar estilo de la línea.
3. El puntero del Mouse cambia a un lápiz, de nuevo seleccionar un rango de celdas.
4. Oprimir la tecla <ESC> para deshabilitar el modo lápiz de la hoja de cálculo.

53 UH Microsoft Excel
• Color de relleno

El color de relleno en Excel 2013 a diferencia de las versiones anteriores, aplicaba el color
después de dar un clic en aceptar, ahora basta con pasar el puntero del Mouse por cualquier
color en la paleta de colores.

1. Seleccionar Las celdas a las que se aplicará el color de relleno

2. Activar la ficha inicio
3. En el grupo fuente, dar clic en la lista desplegable del botón color de relleno.
4. En la paleta de colores desplazar el puntero del Mouse lentamente por una fila de
colores. Seleccionar el color deseado como color de fondo.

UH Microsoft Excel 54
1.4.7.2 Grupo Alineación

1. Alinear en la parte superior

2. Alinear en el medio Alineación con respecto al alto de la fila.
3. Alinear en la parte inferior
4. Orientación

5. Alinear texto a la izquierda

Alineación con respecto al ancho de la
6. Alinear texto a la derecha columna
7. Alinear texto a la derecha
8. Disminuir sangría Formatos utilizados en información
9. Aumentar sangría alineada a la izquierda. Aumenta o
disminuye el espacio entre el borde de la
celda y el texto

10. Ajustar texto

11. Combinar y centrar Convierte un conjunto de celdas

• Alineación de texto

La alineación de texto lo realiza Excel de forma vertical ajustándolo en la celda:

• Seleccionar las celdas a las que se les quiere cambiar la alineación.

• Hacer clic sobre la ficha inicio

• En el grupo alineación, seleccionar el botón correspondiente alinear en el medio

• En la misma ficha de inicio, grupo alineación, botón centrar

55 UH Microsoft Excel
La alineación se puede realizar de la siguiente forma:

Alinear en la parte coloca el texto en la parte superior de

superior la celda

Alinear en el medio
coloca el texto en la parte central de • Ajuste
la celda de texto
Cuando se
coloca el texto en la parte inferior de ajusta el
Alinear en la parte Inferior
la celda texto, Excel
Alinear el texto a la Desplaza el texto hacia la izquierda adapta el
izquierda de la celda contenido
de la celda
Desplaza el texto hacia el centro de la al ancho de
centrar
celda columna y
al alto de la
Alinear el texto a la Desplaza el texto hacia la derecha de
celda.
derecha la celda
Ejemplo:

1. Seleccionar la celda que se quiere ajustar

2. Hacer clic en la ficha de inicio
3. En el grupo alineación, dar clic en el botón ajustar texto.

• Combinar y centrar

UH Microsoft Excel 56
Es un botón de Excel que permite unir varias celdas seleccionadas formando una sola celda
con mayor tamaño y centrando el contenido.

1. Seleccionar las celdas que se quieren combinar y centrar.

2. Hacer clic en la ficha de inicio
3. En el grupo alineación, dar clic en el botón Combinar y centrar.

Ejemplo:
1. Ubicarse en la celda A1
2. Oprimir los botones <Shift> + <Barra espaciadora> (para Seleccionar una fila)
3. Oprimir los botones <CTRL> + <+> (para insertar una fila)
4. De nuevo ubicarse en la celda a1, escribir Lista de contactos
5. Seleccionar las celdas A1:H1
6. En la flecha Inicio, grupo alineación, hacer clic sobre el botón combinar y centrar.

1.4.7.3 Grupo número

Permite mostrar los valores de una celda en formatos de porcentaje, moneda, fecha y hora
ETC.

• Formato de moneda

1. Seleccionar el rango de celdas a las que se le asignará el formato moneda.

57 UH Microsoft Excel
2. Hacer clic en la ficha Inicio
3. En el grupo Número, dar clic en el botón Combinar y centrar.
4. En la ficha de inicio, grupo número, hacer clic sobre el botón formato número,
seleccionar moneda.

• Estilo millares, aumentar reducir decimales

Aplica a la celda o rango de celdas un formato separador de miles:

1. Seleccionar el rango de celdas a las que se les aplicará el formato Millares.

2. En la ficha de inicio
3. En el grupo número, hacer clic sobre el botón estilo millares.

4. Hacer tantos clic sobre el botón aumentar decimales como decimales quiera

5. Hacer tantos clics sobre el botón reducir decimales como decimales quiera.

UH Microsoft Excel 58
1.4.8 Fórmulas
Una fórmula permite operar matemáticamente entre dos o más celdas. Para crear una
fórmula, el usuario debe seguir los pasos descritos a continuación:

• Ubicar el cursor en la celda donde se quiere el resultado.

• Digitar el signo igual.
• Hacer clic al primer valor o componente de la fórmula, Excel insertará la dirección de la
celda. Ejemplo: B11.
• Escribir el signo del operador que se va a usar (+, -, /, *, ^).
• Hacer clic al segundo valor o componente de la fórmula y pulsar <ENTER>.

Al crear fórmulas se debe tener en cuenta la prioridad de operadores:

1. Paréntesis ( )
2. Exponencial ^
3. Multiplicación y división *, /
4. Suma y resta +, -

Nota: Se deben utilizar paréntesis para asociar operaciones en caso de construir una fórmula
que así lo requiera. Ejemplo: =((B11*C5)-D10)/B8.

59 UH Microsoft Excel
• Editar fórmula

Para Editar Fórmulas o el contenido de una celda en especial se puede Recurrir a varias
Opciones:

Con el cursor en la celda a editar pulsar la tecla de función <F2>.

Hacer Doble clic sobre la celda a editar, aparecerá el cursor o puntero de texto dentro de la
celda.
Hacer clic en la barra de fórmulas y realizar el cambio correspondiente.
Hacer clic al botón modificar fórmula de la barra de fórmulas.

• Copiar fórmula

Al ubicar el cursor en la esquina inferior derecha de una celda que contenga una fórmula, un
valor o texto, se presenta una pequeña cruz, que permite copiar la información que contiene
la celda. El proceso se hace desplazando el puntero del Mouse en la dirección de copiado
que se desee, y con clic sostenido se debe arrastrar hasta donde se quiera llenar. Si se
trata de una fórmula o función que se puede generar automáticamente para un rango de
valores con doble clic Excel llenará las celdas con la fórmula inicial hasta donde deje de
encontrar valores a la izquierda.
Si por el contrario la fórmula a copiar se quiere llevar hacia otro lugar dentro de la hoja o del
archivo se debe realizar esta operación utilizando la opción Pegado especial que se explicó
anteriormente.

• Eliminar fórmula

Una fórmula se elimina de la misma forma que se elimina el contenido de una celda, es decir,
se ubica el cursor o selecciona el rango y se pulsa la tecla <SUPR>.

• Posiciones relativas y absolutas

Una referencia identifica una celda dentro de una fórmula; dicha referencia puede ser relativa
o absoluta. La diferencia se puede constatar mediante la operación de copiar y/o mover.
Posiciones relativas: Forman parte de una fórmula y cuando ésta es copiada se ajusta de
acuerdo con la nueva posición, es decir, que la posición cambia de acuerdo con la fila o
columna en donde se copie. Ejemplo:

Si la celda D1 contiene la fórmula (B1*C1), al copiarla a la celda D2 la fórmula quedará

(B2*C2).

UH Microsoft Excel 60
Posiciones absolutas: Se utilizan cuando se necesita que una celda referenciada dentro de
una fórmula, no varíe en el momento de copiarla. Se indica colocando el signo $ antes de la
letra o antes del número referencial de la celda. Puede hacerse que sea constante sólo la
fila, sólo la columna o ambos según sea el caso.

Ejemplos:

(B1*$C$1) = Permanece constante la celda C1.

(B1*$C1) = Permanece constante sólo la columna C en el momento de copiar la fórmula en
forma vertical, variando la fila de esa referencia.
(B1*C$1) = Permanece constante la fila 1, cuando se copie la fórmula en forma horizontal y
variando la columna C.

En el momento en que se lleva el cursor a la celda que debe ser constante, se presiona la
tecla <F4> y se convierte en referencia absoluta, Excel inserta en forma automática el signo
$ para fijar completamente la columna y la fila. Debe presionarse varias veces si se desea
convertir sólo la fila o sólo la columna en constante.

Ejemplo:
En la figura se puede observar un típico caso del uso de referencias absolutas y relativas. Si
el cursor se encuentra ubicado en la celda D4, para calcular el valor del IVA.
Multiplicamos el Valor del Articulo (Esta Celda Relativa porque el valor de cada Artículo es
Diferente) por el Porcentaje del Iva (Tomamos la Celda C10. Esta Celda es Absoluta. Porque
el valor Es Fijo para Todos.
La celda C4 por ser relativa variará de celda en celda al ser copiada, de manera que
mostrará el valor del Iva de cada Producto. La celda $C$10 por ser absoluta permanecerá
constante al ser copiada.

61 UH Microsoft Excel
1.4.9 Validación de datos
La validación de datos permite crear una restricción de entrada de datos a una celda, la
principal función de la validación de datos es evitar errores al momento de introducir los
datos, esta opción permite tener información más confiable en las organizaciones.

Es posible crear una validación de datos a un rango de celdas vacías o un rango de celdas
con datos y detectar posteriormente los datos que no cumplen la condición

Para crear una validación de datos se debe definir el tipo de dato y el criterio que debe
cumplir al momento de introducir información

1. Seleccionar las celdas a validar.

2. En la ficha datos en el grupo herramientas de datos, hacer clic en el botón validación
de datos
3. Muestra la ventana de dialogo Validación de datos en la que se configura de la
siguiente forma:

UH Microsoft Excel 62
1.4.9.1 Configuración
En esta opción se define el tipo de dato y criterios que debe cumplir el usuario al momento
de ingresar la información.

Número entero: Permite introducir números enteros únicamente, una vez seleccionada la
opción Número entero Excel muestra la opción datos en la que es posible configurar la
condición que debe cumplir el número digitado.

Decimal: Permite introducir números enteros y decimales.

Lista: Crea una lista de opciones para que el usuario pueda elegir, en la opción origen se
puede introducir la lista de dos formas.

63 UH Microsoft Excel
1. De forma directa separando cada opción con punto y coma ( o el separador de lista del
computador)

2. Desde un nombre de rango definido previamente, para es necesario anteponer el signo

igual y el nombre del rango ó ´pulsar f3 y elegirlo.

Fecha: Valida que el dato introducido sea una fecha, también es posible configurar
restricciones.

Hora: Configura restricción para horas, el formato de horas es hora:minutos:segundos

ejemplos : 10:45:20 - 13:50:00 - 1:30:45 pm

UH Microsoft Excel 64
Longitud de texto: Permite ingresar un número determinado de caracteres en la celda.

Personalizada: Permite introducir valores en la celda dependiendo del contenido de otra. En

el siguiente ejemplo solo se permite ingresar un ahorro voluntario para ingresos mayores a
$5.000.000

65 UH Microsoft Excel
1.4.9.2 Mensaje de entrada
Esta opción permite crear un mensaje para indicar al usuario las restricciones existentes ó
como debe introducir los datos.
El mensaje de entrada tiene un título y un mensaje.

UH Microsoft Excel 66
1.4.9.3 Mensaje de error
Esta opción permite definir y personalizar un mensaje de respuesta para cuando el usuario
introduce datos con error.

Los mensajes de error pueden ser de tres tipos:

Detener: Únicamente acepta los datos de la validación.

Advertencia: Genera un error pero proporciona la opción de aceptar el dato, la integridad de

los datos para esta opción queda condicionada a la persona que ingresa la información.

67 UH Microsoft Excel
Información: Genera un error para informar al usuario pero introduce el dato en la celda.

Editar celda con validación

Es posible cambiar, eliminar o buscar celdas con validación

Buscar celdas con validación

1. Hacer clic en la ficha inicio, grupo modificar y la opción buscar y seleccionar y a
continuación Ir a … ó directamente con la tecla F5
2. Pulsar el botón especial del cuadro de dialogo Ir a…
3. Seleccionar la opción Celdas con validación de datos (es posible elegir todas ó las
similares a la validación de la celda actual)

UH Microsoft Excel 68
Modificar validación de una celda
1. Seleccionar la celda con validación
2. Ficha Datos grupo herramientas de datos y a continuación Validación de datos.
3. Cambiar la validación actual.
4. Para aplicar el cambio a otras celdas con la misma validación, seleccionar la opción
Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma validación en la pestaña
configuración.

Eliminar una validación

1. Seleccionar la celda con validación
2. Ficha Datos grupo herramientas de datos y a continuación Validación de datos.
3. Pulsar el botón Borrar todos de la pestaña configuración

1.4.10 Funciones
Una función consiste en el desarrollo de fórmulas abreviadas que posee Excel para
solucionar aplicaciones de orden estadístico, financiero, matemático, lógico, de búsqueda,
etc.
La función permite al usuario obtener resultados con sólo definir parámetros en la misma.

69 UH Microsoft Excel
Estas funciones pueden escribirse directamente en la celda activa o utilizar las bibliotecas
comunes, que se encuentran en la ficha formulas.

Bibliotecas Comunes

Con las bibliotecas el usuario puede utilizar la función requerida en una forma fácil y con la
posibilidad de detectar errores. En él se encuentra un gran número de funciones organizadas
por categorías: Insertar Función, Autosuma, Recientes, Financieras, Lógicas, Texto, fecha y
hora, Búsquedas y referencias, Matemáticas y trigonométricas y más funciones.
Cada categoría presenta una lista con las funciones relacionadas a ese tema, al ubicar o
desplazar el mouse sobre cada una de ellas muestra la sintaxis y una pequeña definición o
ayuda de lo que realiza esa función, en el momento de detectar cual es la función que
necesitamos o nos sirve para desarrollar n planteamiento hacemos clic en ella para que abra
una caja de dialogo solicitando los parámetros para utilizar esa función.
Por ejemplo en este caso seleccionamos de las bibliotecas de funciones la categoría Lógicas
y la función si, al ubicarnos encima de esta nos presenta la sintaxis que se debe emplear y la
definición de la función lógica si, al hacer clic sobre ella, aparecerá una ventana pequeña
solicitando los valores para cada parámetro y así completar la función de acuerdo a lo que se
necesite.

UH Microsoft Excel 70
El botón Insertar Función abre una caja de dialogo que contiene las funciones de
Excel.

En esta caja de dialogo es posible buscar una función o seleccionar una categoría, en la
parte inferior de la ventana donde muestra la sintaxis y la definición de la función.

Otra manera de acceder a las funciones es haciendo clic en el icono de Insertar función que

se encuentra en la barra de funciones y al hacer clic aparece la misma

caja de dialogo mencionada anteriormente.

71 UH Microsoft Excel
Caja de dialogo Insertar Función

Categoría de la función
Permite seleccionar los subconjuntos de todas las funciones disponibles. Si selecciona
Todas en el cuadro Categorías de funciones, se presentará una lista de todas las
funciones disponibles. Si se selecciona cualquier otra categoría, se presentarán sólo
aquellas que pertenecen a la misma.
Las funciones personalizadas que se definan se incluirán bajo sus categorías asignadas, o
en la categoría Definidas por el usuario si no se asignan otras categorías.

Nombre de la función
Enumera todas las funciones incorporadas y personalizadas que están disponibles en la
categoría seleccionada. Así mismo, enumera las funciones de macros incorporadas y
personalizadas si una hoja de macros está activa. El área de presentación describe la
función seleccionada.

Aceptar: Al aceptar la función seleccionada se activa la ventana correspondiente al siguiente

paso que consiste en establecer los parámetros o argumentos de la función.

Cancelar: Cierra el cuadro de diálogo Asistente para funciones sin realizar ninguna
introducción en la barra de fórmulas ni en la celda seleccionada.

UH Microsoft Excel 72
Este cuadro de diálogo cambia de acuerdo con la función que se seleccione en el paso
anterior. Cada línea de argumento tiene al lado derecho un botón que permite ocultar
temporalmente la ventana de la función para seleccionar el valor correspondiente si éste se
encuentra en la hoja de cálculo.
Después de haber introducido los valores para cada uno de los argumentos requeridos, el
valor calculado para la función aparece al final de los argumentos de la función en la línea
Resultado de la Fórmula =.

Escribir funciones directamente en la celda

Para escribir una función en Excel, el cursor se debe ubicar en la celda donde se desea
obtener el resultado, a continuación se escribe el nombre de la función anteponiendo el
carácter “=”, y entre paréntesis se escriben los parámetros respectivos separados por coma.
=funcion(parámetro1,parámetro2,parámetro n)
=suma(número1;número2)

1.4.10.1 Funciones matemáticas y estadísticas

=SUMA(Rango_de_valores): Retorna la sumatoria de los valores del rango.

=PROMEDIO(Rango_de_valores): Retorna el promedio de los valores del rango.

=CONTAR(Rango_de_Conteo): Cuenta el número de celdas que contienen números y los

números en la lista de argumentos.

73 UH Microsoft Excel
=CONTARA(Rango_de_Conteo): Retorna el número de datos del rango.

=MAX(Rango_de_valores): Retorna el máximo valor de un rango.

=MIN(Rango_de_valores): Retorna el mínimo valor de un rango.

=ENTERO(número): Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.

=PRODUCTO(número1,número2...): Multiplica todos los números que son argumentos y

devuelve el producto.

1.4.10.2 Utilizar el botón de autosuma

Si se tiene un rango continuo de números para sumar, pueden tomarse dos alternativas para
establecer el resultado:
Ubicar el cursor en una celda a la derecha (para un rango horizontal), o una celda abajo
(para un rango vertical) y oprimir el botón autosuma.
Seleccionar el rango de números que se involucrarán en la sumatoria, y oprimir el botón
autosuma.
Este botón actúa por lo general en rangos continuos, colocando el resultado en la celda a la
derecha o abajo del rango involucrado en la suma.

1.4.11 Vistas

1. Normal Es la vista predeterminada. Permite ver el contenido de la hoja es un solo

espacio de trabajo.

UH Microsoft Excel 74
 2. Diseño de página Esta vista permite ver los saltos de página, los márgenes, los
encabezados y pie de página controlando así los espacios de trabajo.

La Vista Diseño de página muestra el espacio que se ha determinado en todos los

márgenes, permitiendo su modificación rápida desde allí. Así, podemos ver que existen
varias maneras de modificar los márgenes de una manera muy eficiente.

75 UH Microsoft Excel
De la misma manera permite la creación de los encabezados y pies de página activando la
sección con un solo clic.

Nota: Las reglas se pueden ocultar desactivando la casilla de verificación Regla que se
encuentra en el grupo mostrar u ocultar de la ficha Vista.

3. Vista previa de salto de página muestra el espacio que se ha determinado en todos los
márgenes, permitiendo su modificación rápida desde allí. Así, podemos ver que existen
varias maneras de modificar los márgenes de una manera muy eficiente.

UH Microsoft Excel 76
1.4.12 Zoom

Este botón le permite realizar un acercamiento u alejamiento de la

información de la hoja de cálculo, también puede encontrar este
botón en la barra de estado parte derecha de la pantalla.

a. Aumentar / disminuir el zoom de la hoja de cálculo:

1. Ubicarse en la hoja de cálculo.
2. En la ficha vista, grupo zoom, hacer clic sobre el botón Zoom
3. Seleccionar el botón de opción 25% y hacer clic sobre el botón de aceptar.

1.4.13 Vista preliminar, Configuración e Impresión

Antes de imprimir un documento hay que establecer una serie elementos que afectan la
presentación de las hojas impresas. La versión de Excel 2013 ha incluido en una sola
pantalla la posibilidad de Configurar la página, la vista preliminar y la impresión.

Para activar las opciones de impresión se puede realizar de dos maneras.

1. En el menú Archivo se escoge la opción Imprimir.

77 UH Microsoft Excel
2. Mediante el teclado utilizando la combinación de las teclas Ctrl + <P>

1. a sección impresión permite definir qué es lo que se quiere imprimir, si todo el libro o
si alguna parte de él, como hojas, celdas, etc.

2. La Configuración de páginas. Permite establecer las hojas a imprimir,

seleccionando de la lista si se imprimirá todo el libro, las hojas activas o una selección
de celdas. Además permite establecer el tamaño de papel, la orientación, escalar la
impresión para ajustar el contenido de hojas de cálculo optimizando así la
presentación de las tablas al ser impresas.

3. La vista preliminar muestra a la derecha de la ventana cómo quedaría la impresión

con esas características en la configuración de página.

1.4.14 Diseño de página

Se obtener acceso a todas las opciones de configuración de página en la ficha Diseño de
página de la nueva interfaz de usuario para poder especificar rápidamente opciones como la
orientación de página.

UH Microsoft Excel 78
Márgenes permite establecer unas márgenes sugeridas por el sistema simplemente con dar
clic en el comando se mostrarán varios estilos con las medidas correspondientes.
Si las márgenes no corresponden a las necesidades del usuario se pueden personalizar
dando clic al botón márgenes personalizadas. Se abre una caja de diálogo para establecer el
margen que cubra necesidades específicas.

Basta con aumentar el valor para cada margen escribiéndolo en el cuadro de texto
correspondiente o bien aumentar lo o disminuirlo dando clic en las flechas dirigidas hacia

arriba (para aumentar) o hacia abajo (para disminuir) el tamaño del margen.

Si la hoja tiene encabezado o pie de página, Microsoft Excel permite indicar a cuantos
centímetros del borde del papel quiere mostrarse con las opciones margen de encabezado y
margen de píe de página.

Para centrar la impresión horizontal y verticalmente con respecto a la hoja se puede hacer
automáticamente activando la casilla de verificación Centrar en la página horizontalmente
y verticalmente.

Como vemos, hay varias maneras de establecer los márgenes en una hoja de cálculo.

1. Activar la ficha Diseño de página.

79 UH Microsoft Excel
 2. En la vista Diseño de página, ubicar el puntero del mouse en el borde del margen a
cambiar hasta que se convierta en una flecha doble, con clic sostenido definir el
tamaño.
3. Desde la opción de Impresión en el Menú Archivo.

Orientación permite establecer la orientación del papel seleccionando de la lista si es

vertical u horizontal como se muestra en la imagen.

Tamaño permite definir el tamaño de papel en el que se imprimirá. Seleccionar de la lista

desplegable o establecer uno personalizado si ninguno de la lista cumple sus expectativas.

Área de impresión permite definir un rango para que sólo la

selección se imprima. Para esto se debe seleccionar las
celdas que se quieren imprimir y luego dar clic en el comando
Área de impresión y luego seleccionar la opción Establecer
área de impresión.

Si se quiere eliminar el área de impresión basta con entrar nuevamente al comando Área de
impresión y seleccionar la opción Borrar área de impresión.

Saltos, permite realizar saltos de página manuales y se insertarán siempre a la izquierda y

encima de la posición del cursor. Para insertar saltos de página primero se debe ubicar el
cursor en la posición en donde se quiere insertar la página y luego dar clic en el comando
Saltos y seleccionar la opción Insertar salto de página.

Si se quiere quitar el salto de página se puede hacer de 2 maneras. Ubicarse en la celda en

la que se insertó el salto de página (solo borrará el salto de la celda activa) y dar clic a la

UH Microsoft Excel 80
opción Quitar salto de página del comando Saltos , o bien seleccionar la opción Restablecer
todos los saltos de página para que vuelvan las páginas predeterminados.
Fondo permite seleccionar una imagen que mostrará como fondo de la hoja de cálculo. Se
repetirá la imagen en toda la hoja de cálculo. Para agregar un fondo, Seleccionar el comando
Fondo de la ficha Diseño de página, y hacer clic sobre la opción Agregar Fondo. Buscar
luego el archivo, seleccionarlo y clic en Aceptar.

Configuración de impresión
Existen varias formas de configurar las hojas para ser impresas.

Área de impresión
Esta opción permite seleccionar un área para realizar una impresión específica, para realizar
una nueva impresión primero debe borrar área de impresión actual y seguir los pasos
siguientes:
1. Seleccionar el rango de celdas que será impreso
2. Clic en la Ficha Diseño de página
3. Seleccionar el comando Área de Impresión
4. Clic a la opción Establecer Área de impresión

El área de impresión permanece definida en el momento de

enviar un trabajo de impresión al dispositivo seleccionado, y
es única para cada hoja del libro sobre el cual se esté
trabajando.

Imprimir títulos

Si se desea imprimir los títulos en todas las páginas, filas y/o columnas fijas para todas las
hojas, se debe escribir en el cuadro repetir filas en parte superior las referencias de
dichos títulos (rango). Si los títulos se encuentran en la parte izquierda de la hoja, entonces
en la opción repetir columnas a la izquierda se marca la columna que se tomará como
título o se introduce la referencia de celda.
Si se desea que aparezcan las líneas de división de celdas se debe activar la opción Líneas
de división. Si se tiene una impresora a color y se quiere imprimir en blanco y negro se debe
activar la opción Blanco y Negro, esto permite mejorar la calidad de impresión. Para que en

81 UH Microsoft Excel
la impresión aparezcan las notas de celda (estas aparecen en páginas adicionales) se activa
la opción Comentarios.
Si se desea que en la impresión aparezcan los títulos de filas y columnas se activa la opción
Encabezados de filas y columnas.
Para reducir el tiempo de impresión se activa la opción Calidad de borrador. Se imprimen
menos gráficos y se suprime la impresión de las líneas de división de celdas.
Si se quiere controlar el orden en que se enumerarán e imprimirán los datos cuando no
caben en una sola página se debe indicar el orden a seguir:
Para enumerar e imprimir las páginas en un orden descendente y luego a la derecha, se
debe activar la opción Abajo, luego hacia la derecha. Si en cambio se desea enumerar las
páginas de izquierda a derecha y luego hacia abajo, se activa la opción derecha luego
hacia abajo.

1.4.15 Manejo de ventanas

UH Microsoft Excel 82
Permite abrir nuevas vistas actuales de la hoja ubicada, para así verificar información de
varias hojas del libro vigente organizándola en forma de mosaico o cascada y así inmovilizar
información específica.

Nueva ventana: Abre una nueva vista de la hoja actual.

Organizar todo: Establece un ajuste de ventanas en forma de mosaico o cascada.

Inmovilizar paneles: Permite bloquear el desplazamiento de filas o columnas de acuerdo a

la ubicación del cursor del Mouse.

1.4.16 Tablas de datos en Excel

Las hojas de cálculo como Excel, aunque no sea su propósito fundamental pueden manejar
registros de bases de datos. Se configuran normalmente colocando los registros por filas,
usando las columnas para los campos, para cada campo distinto una columna.

Para el manejo de la Base de Datos Trabajaremos con la Opción DATOS.

83 UH Microsoft Excel
1.4.16.1. ORDENAR LOS DATOS DE UNA TABLA
Podemos ordenar los datos Por cualquiera de los campos deseados.
1. Seleccionamos la base de Datos desde los encabezados hasta el último Registro.
(Los títulos no se seleccionan).

Seleccione desde los Encabezados o desde los Campos hasta el último registro

2. Damos clic en la Opción Datos.

3. Damos clic en Ordenar.
4. Aparece el siguiente cuadro de Dialogo

5. Clic en Aceptar.
Si se desea ordenar por varios campos utilizamos la Opción Agregar Nivel.

UH Microsoft Excel 84
En la Opción Ordenar Según podemos seleccionar por Color de Celda, Color de
Fuente o por Icono de Celda.

Si le aplica color a las

celdas o color a la Fuente
o al Texto y desea ordenar
por color de clic en Ordenar
Según, y seleccione la
Opción Deseada

FILTROS
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y
trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el
criterio (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en
el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que se especifique para una columna.
Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:
• Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples
• Filtro avanzado, para criterios más complejos
A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta
temporalmente las filas que no se desea mostrar.
Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e
imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.

85 UH Microsoft Excel
 AUTOFILTROS
1. Seleccione los encabezados de la tabla o Base de Datos. Con los encabezados es
Suficiente
2. Damos clic en la Opción Datos
3. Clic en Filtros.
4. En cada encabezado aparece una pestaña

En cada
encabezado
aparece una
pestaña

5. De clic en la pestaña del encabezado que

deseamos consultar.

6. De clic en Seleccionar todo para que nos quite la

selección.

7. De clic en las casillas que se quieren Mostrar.

8. Aceptar.

9. Solo nos mostrara la Información que hemos

seleccionado.

FILTROS COMPLEJOS

Cuando necesitemos aplicar filtros exactos utilizamos las siguientes opciones:

Filtro de número

UH Microsoft Excel 86
 Filtro De Número
Encontramos los operadores
Relacionales:

Igual
Menor
Menor Igual
Mayor
Mayor Igual
No es Igual
Y otras Opciones.

Filtro de Texto

Filtro De Texto
Encontramos diferentes
opciones como:

Es Igual a
No es Igual a
Comienza Por
Termina Con
Contiene
No Contiene
Filtro Personalizado

QUITAR EL FILTRO DE UNA TABLA

Una vez que hemos aplicado un filtro en una columna, el icono del botón de filtro cambiará
su apariencia para indicarnos que dicha columna tiene un filtro aplicado. (En el Botón
Aparece un Embudo). Para quitar un filtro de una tabla de Excel tenemos dos opciones:

Para Borrar un Filtro de Clic en el Botón que tiene el Embudo y Clic en Seleccionar Todo y
al Final Aceptar.

Y la otra Opción dar clic en

87 UH Microsoft Excel
1.4.16.1.1 Filtro por color

Filtro Por Color

Podemos aplicar Filtro por el

color de Celda Deseado.

Para aplicar filtros por color primero se debe colocar un formato condicional a las celdas.
Luego se debe escoger el campo por el cual se va a aplicar el filtro, por ejemplo se va a
aplicar un filtro por color al campo Categoría.
En la flecha desplegable de categoría, habilitar la opción filtro por color, se escoge la opción
por la cual se va a aplicar el filtro, por color de celda o por color de fuente.

1.4.17 Gráficos en Excel

Esta herramienta permite mostrar la información de forma gráfica para ser analizada.
Los gráficos pueden crearse directamente en las hojas de cálculo o en hojas nuevas de
forma predeterminada con el nombre de gráfico y un número (gráfico1).
La información de la base de datos y del gráfico está directamente vinculada.

1.4.17.1 Pasos para crear un gráfico

1. Seleccione los Celdas que desea Graficar.

2. Dar clic en la ficha Insertar, en el grupo de

gráficos, dar clic sobre alguna de las
categorías de los gráficos.

3. Como una Novedad de Microsoft Excel 2013, podemos dar clic en Gráficos
Recomendados.

Encontramos Diferentes Gráficos Sugeridos

UH Microsoft Excel 88
 4. Si ninguno de los Gráficos Sugeridos se acomoda a lo que usted desea, Seleccione
el Grafico el Grafico Deseado.

De clic en el Grafico Indicado.

Columnas, Barras, Área, Circular, Líneas,
Barra, Dispersión,

NOVEDADES EN GRAFICOS
Cuando Insertamos un Gráfico y está Activo al lado derecho aparecen Tres Etiquetas donde
podemos Personalizar los Gráficos.

Elementos del Gráfico: Agrega, Quita o Cambia elementos del Gráfico, como el Titulo, la
Leyenda, las Líneas de División y las etiquetas de Datos.

Estilos de Gráfico: Establece un esquema de Color y Estilo para su Gráfico.

89 UH Microsoft Excel
Filtros de Grafico: Modifica qué puntos de datos y nombres son visibles en el Grafico.

Formato del Área del Grafico

UH Microsoft Excel 90
Tres nuevos botones le permiten elegir rápidamente y obtener una vista previa de los cambios en los
elementos de gráfico (como títulos o etiquetas), el aspecto del gráfico o en los datos que se
muestran.

1. De clic en el Grafico para Activarlo.

2. De clic en la Pestaña Formato de Herramientas de Grafico.
3. Al Lado Izquierdo aparece “Aplicar Formato a la Selección”

Otra Opción:

1. De clic Con derecho en un lugar despejado dentro del Gráfico.

2. Clic en Formato del Área del Grafico.

Opciones del Gráfico

Rellenos y Líneas

Efectos

91 UH Microsoft Excel
Tamaño y Propiedades

Opciones de Texto

Contorno y Relleno de Texto.

Efectos de Texto

UH Microsoft Excel 92
Cuadro de Texto

1.4.17.2 Tipos de gráficos

Gráficos en Columnas
Los gráficos en columnas se utilizan para comparar valores de categorías.

Gráficos en Líneas
Los gráficos en líneas se utilizan para mostrar las tendencias a lo largo del tiempo.

93 UH Microsoft Excel
Gráfico Circular
Muestra el tamaño proporcional de los elementos que conforma una serie de datos.

Gráfico en Barra
Los gráficos en barra se utilizan para comparar varios valores

Gráfico en Área
Destaca la magnitud de los cambios con el transcurso del tiempo.

Gráfico Dispersión
Este gráfico compara pares de valores

UH Microsoft Excel 94
1.4.17.3 Partes de un gráfico

Un gráfico está compuesto de diferentes partes entre los cuales están:

1
4
9
8 7
3

6 5

1. Título del Gráfico

Texto descriptivo alienado en la parte superior de los gráficos.
Al dar doble clic sobre el título del gráfico se habilita la ventana para dar Formato a
los títulos del gráfico.

Relleno: Permite colocar un color de fondo, degradado, imagen, textura o trama, al

título del gráfico.
Color de borde: Permite aplicar un color al borde del título.
Estilos de borde: Permite aplicar un estilo de borde al título.
Sombra: Permite aplicar diferentes tipos de sombras.
Iluminado y bordes suaves: Permite aplicar efectos de iluminación a los bordes.
Formato 3D: Efectos que se aplican en los bordes interior y exterior de imágenes,
textos editando profundidad, contorno y superficies.

95 UH Microsoft Excel
 Alineación: Permite aplicar una orientación al texto que puede ser de tipo vertical y
horizontal.

2. Leyenda
Símbolos que muestran las tramas y colores asignados a la serie de datos. Se
puede ubicar en la parte izquierda, derecha, centro del gráfico, con colores, fuentes,
estilos y efectos.

3. Series de datos
Puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico, que tienen relación con la
información a graficar. Permite colocar fondos, colores de línea, formatos y efectos
3D sobre las mismas.

4. Área del gráfico

Es el área que delimita el gráfico, se ubica en el fondo del gráfico. Se puede aplicar
un formato al borde, color borde, estilos de borde, sombra, iluminado y bordes
suaves, formato 3D, Giro 3D, etc.

5. Eje vertical líneas de división verticales

Permite dar formato a las líneas de división del gráfico, en cuanto al color, estilo de
la línea, sombra, iluminado y bordes suaves.

6. Plano posterior o lateral

Permite dar formato al fondo del grafico en cuanto al relleno, color, estilos de borde,
sombra, etc.

1.4.17.4 Formato al eje

Permite dar formato a los ejes (Vertical y horizontal), línea que rodea el área de trazado,
utiliza un marco como referencia para delimitar los planos.

1. Eje horizontal (Categorías)

2. Titulo eje horizontal
3. Eje Vertical (Valor)
4. Titulo eje vertical

1.4.17.5 Herramientas de Gráficos.

UH Microsoft Excel 96
Una vez que hemos creado un gráfico y hacemos clic sobre él se mostrará una ficha
contextual llamada Herramientas de gráfico la cual contendrá comandos específicos para
trabajar con los gráficos creados.

Los comandos están agrupados en las fichas Diseño y Formato que contienen comandos
para cambiar el estilo del gráfico y su diseño así como el comando necesario para cambiar el
tipo de gráfico. Como cualquier otra ficha contextual, al momento de remover la selección del
gráfico, la ficha Herramientas de gráfico se ocultará.

Ficha Diseño
Permite mediante los 5 grupos que posee cambiar el diseño que se aplica al gráfico.

Cambiar tipo de gráfico: Da la opción de cambiar del tipo de gráfico que se aplico.
Guardar como plantilla: Permite crear una plantilla de algún diseño que se halla creado
para un gráfico y después poderlo aplicar a los demás gráficos que se creen.
Cambiar entre filas y columnas: Da la posibilidad de intercambiar los datos del grafico
entre filas y columnas.
Seleccionar Datos: Permite seleccionar o cambiar el rango de los datos que se tomaron
para graficar.
Diseño Rápido: Permite cambiar el diseño que tiene el grafico, existen 10 diseños para
aplicar al gráfico, por ejemplo un diseño que coloca los títulos al gráfico, cambia de posición
la leyenda, diseño con la tabla de datos, etc.

Estilos de gráfico: Teniendo presente los tipos de

gráficos, se puede cambiar de una forma ágil el estilo de
un gráfico, colores de barras con fondos negros entre otros.

97 UH Microsoft Excel
Ficha Formato

La ficha formato con 5 grupos permite seleccionar cada parte del gráfico para aplicar
formato, estilos de forma, estilos de wordart, manejo y edición de textos, y tamaño.

1.4.18 Función Lógica SI

La función =SI( ) es una de las más potentes que tiene Excel. Esta función comprueba si se
cumple una condición (Una condición, generalmente es una comparación entre 2 valores). Si
ésta se cumple, da como resultado un valor “X”, y si la condición no se cumple, da como
resultado un valor “Y”. Los valores de “X” y “Y”, los determina la persona que realiza la
función.
Esta función se puede utilizar de tres formas diferentes:

1.4.18.1 SÍ sencillo
Con esta función se evalúa una condición y se asigna valor verdadero o valor falso.

Sintaxis: =SI(Prueba Lógica, Valor_sí Verdadero, Valor_sí_falso)

Prueba Lógica: Es una pregunta que se hace acerca del valor de verdad de una operación o
celda determinada de la misma hoja electrónica o de otra del mismo libro; está compuesta
por tres partes:

Dato a comparar: Es la celda, conjunto de celdas u operación entre celdas por la cual se
está preguntando.

Operador relacional: Son los operadores que permiten realizar comparaciones:

UH Microsoft Excel 98
 > Mayor que
< Menor que
>= Mayor o igual
<= Menor o igual
= Igual
<> Diferente de

Valor_sí_Verdadero y Valor_sí_Falso: Es la operación que se debe realizar cuando la

condición sea verdadera o falsa. Puede tener:

Texto: Que debe ir encerrado entre comillas.

Números: Que se deben escribir sin separación de miles, sin signo $, sin comillas.
Fórmula o valor

Ejemplo 1
Tendrá un descuento del 3%, si la venta fue superior a 500000 de lo contrario tendrá el 2%
de descuento sobre la venta.
La función escrita en Excel:

La anterior función se puede realizar utilizando el asistente para funciones, evitando posibles
errores de sintaxis.

99 UH Microsoft Excel
1.4.18.2 Uso de los operadores lógicos: y / o / no
Cada vez que se desean evaluar más condiciones, la creación de las funciones
condicionales anidadas se torna mucho más difícil de crear y entender. Esto puede
simplificarse un poco, utilizando operadores lógicos.

Los operadores se utilizan para evaluar varias condiciones al mismo tiempo, entregando
como resultado VERDADERO o FALSO.

• Operador lógico Y
Y(Condición1;Condición2;....;Condición30)

UH Microsoft Excel 100

Su resultado es VERDADERO, cuando todas las condiciones son VERDADERAS.

La función si con el operador Y quedaría así:

=SI(Y(Prueba Lógica 1, Prueba Lógica 2), Valor_sí_Verdadero, Valor_sí_Falso)

• Operador lógico O
O(Condición1;Condición2;....;Condición30)
Su resultado es VERDADERO, cuando al menos una condición es VERDADERA.

La función si con el operador O quedaría así:

=SI(O(Prueba Lógica 1, Prueba Lógica 2), Valor_sí_Verdadero, Valor_sí_Falso)

• Operador lógico NO
NO(Condición1;Condición2;....;Condición30)
Operador de negación, para preguntar negando, se hace de la siguiente manera:

La función si con el operador NO quedaría así:

=SI(NO(Prueba Lógica), Valor_sí_Verdadero, Valor_sí_Falso)

101 UH Microsoft Excel

 Unidad 2
Microsoft Power Point
“Power Point no Prepara Presentaciones
2. POWER POINT sino que permite crear Diapositivas”

FDH. FORMADOR DICE Y HACE Matt Thornhill

2.1. ¿QUÉ ES POWER POINT?
PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones.
Las presentaciones son necesarias hoy en día ya que permiten transmitir información e
ideas de forma visual, atractiva y eficiente.
Con PowerPoint podemos crear presentaciones de forma fácil y rápida pero con gran
calidad ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar
hasta el último detalle, por ejemplo podemos controlar el estilo de los textos y de los
párrafos, podemos insertar gráficos, dibujos, imágenes, e incluso texto con WordArt.
También podemos insertar efectos animados, películas y sonidos. Podemos revisar la
ortografía de los textos e incluso insertar notas para que el narrador pueda tener unas
pequeñas aclaraciones para su exposición y mucho más.
2.2. LA PANTALLA INICIAL
Una de las novedades de Power Point 2013 es que ya no Inicia con una presentación en
Blanco, Power Point Inicia con una Pantalla de Inicio donde nos muestra las diferentes
Plantillas que podemos Utilizar.

UH Microsoft Excel 102

Al Seleccionar una presentación en Blanco o una plantilla aparece la siguiente Ventana.
Ahora conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta pantalla. La pantalla
que se muestra a continuación no necesariamente debe ser igual a la que se verá en su
computador, ya que depende de la configuración de la herramienta, establecida por el
usuario.

2.3. LAS BARRAS

2.3.1. La barra de título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento.
Cuando creamos una presentación nueva se le asigna el nombre provisional
Presentación1, para cambiar el nombre solo basta con guardar el documento y digitar el
nombre deseado.

2.3.2. La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales como Guardar ,
Deshacer o Repetir . Esta barra puede personalizarse dando clic en la flecha
desplegable de la derecha y selecciona los comandos que quiera añadir.

En el menú que aparece en pantalla podemos dar clic en Más comandos para ver un
listado de todos los disponibles en PowerPoint 2007. Podemos seleccionar más opciones
para luego utilizarlas en la presentación.

103 UH Microsoft Excel

2.4. LAS PESTAÑAS
Las Pestañas contienen todas las opciones del programa agrupadas en pestañas o
etiquetas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas
con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en PowerPoint. Las
operaciones más habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como se
explicó anteriormente.

Oprimiendo la tecla ALT activaremos el modo de acceso por teclado (método abreviado).
De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando
la tecla (o conjunto de teclas) que deberá pulsar para acceder a esa opción sin la
necesidad del mouse.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para

salir del modo de acceso por teclado (método abreviado) vuelve a pulsar la tecla ALT.

Si damos doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará. De esta
forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas. Las
opciones volverán a mostrarse en el momento en el que se vuelva a hacer clic en cualquier
pestaña.

Los Botones de vistas, con ellos podemos elegir el

tipo de Vista en la cual queremos encontrarnos
según nos convenga, por ejemplo podemos tener una
vista general de todas las diapositivas que tenemos,
también podemos ejecutar la presentación para ver
cómo queda, etc. El icono que queda resaltado nos
indica la vista en la que nos encontramos.

El Área de notas será donde añadiremos las notas de apoyo para realizar
la presentación. Estas notas no se ven en la presentación pero si se lo
indicamos podemos hacer que aparezcan cuando imprimamos la
presentación en papel.

UH Microsoft Excel 104

2.5. CREAR UNA PRESENTACIÓN EN BLANCO
Para crear una presentación en blanco realiza los siguientes pasos:
 Da clic en la Pestaña Archivo
 Selecciona la opción Nuevo.
 De clic en Presentación en Blanco.
 En el cuadro de diálogo haz doble clic sobre Presentación en blanco.

 A continuación veras una pantalla similar a la siguiente. Tendrás una

diapositiva y dos cuadros de texto para añadir un título y añadir un subtítulo.

105 UH Microsoft Excel

De aquí en adelante, la tarea será la de agregar contenido a las diapositivas, añadir las
diapositivas que hagan falta y todo lo requerido según nuestras necesidades.

2.6. GUARDAR UNA PRESENTACIÓN

Para guardar una presentación podemos ir a la Etiqueta Archivo y seleccionar la opción
Guardar o también se puede dar clic sobre el botón guardar .

Si es la primera vez que guardamos la presentación el cuadro de diálogo Guardar Como,

ya conocido por los estudiantes.

SkyDrive: Nos Permite Guardar Información en la Nube (skyDrive).

Recuerde que debemos estar registrados en Outlook.com.

Equipo: Nos Permite Guardar la Información en Nuestro Computador. Debe

seleccionar la Unidad o Carpeta Deseada

Agregar un Sitio: Nos permite vincular cuentas de Outlook.

7. Dar nombre al archivo

8. Definir el tipo de archivo con el que se quiere guardar. La opción predeterminada
Presentación de Power Point lo guardará en la versión 2013
9. Clic al botón Guardar.

UH Microsoft Excel 106

2.7. TIPOS DE VISTAS

Seleccionando la pestaña vista

encontramos la opción vistas de
presentación que nos permitirá
determinar como quiero ver mis
diapositivas.

En las diferentes vistas tendremos la visión particular de cada diapositiva como, una visión
global de todas las diapositivas, y adicionalmente podremos reproducir la presentación para
ver cómo queda al final.

2.7.1. Vista Normal:

La vista normal es la que se utiliza para trabajar

habitualmente, con ella podemos ver, diseñar y modificar
la diapositiva que seleccionamos. Para ver la diapositiva
en esta vista haz clic en la pestaña Vista y selecciona la
opción Normal.

En la parte izquierda de la pantalla aparece el área de esquema en el cual

podemos seleccionar la diapositiva que queremos visualizar y en la parte
derecha aparece la diapositiva maximizada para poder modificarla. En la
parte inferior se encuentra el área de notas en el cual se introducen
aclaraciones para el narrador sobre la diapositiva.

2.7.2. Vista Esquema:

Use la vista Esquema para crear un esquema o una secuencia gráfica para su
presentación. Solo muestra el texto en sus diapositivas.

2.7.3. Vista Clasificador de diapositivas:

Para ver las diapositivas en vista clasificador se selecciona

la opción Clasificador de diapositivas. O damos clic en el
botón que aparece debajo del área de esquema en la parte
izquierda.

Este tipo de vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el

orden de aparición, orden que como podrás ver aparece junto con cada
diapositiva. Con este tipo de vista tenemos una visión más global de la
presentación, nos permite localizar una diapositiva más rápidamente y es muy

107 UH Microsoft Excel

 útil para mover, copiar o eliminar las diapositivas, para organizar las diapositivas.

2.7.4. Página de Notas

Puede mostrar u ocultar sus notas de oradores dando Clic en el Botón Notas
de la barra de Estado o bien, puede ir a la vista Página de notas de la pestaña
Vista de la cinta de opciones.

El panel Notas se encuentra debajo de la ventana de diapositiva. Puede escribir

notas que se apliquen a la diapositiva actual. Posteriormente, puede imprimir sus notas o
incluirlas en una presentación que envía a la audiencia o publica en una página web

2.7.5. Vista Lectura

Puede ir a la vista Lectura dando clic en el Botón que encontramos en la Barra

de estado.

La mayoría de los usuarios que revisen una presentación de PowerPoint sin un

moderador desearán usar la vista Lectura. Muestra la presentación en una pantalla completa
como la vista Presentación con diapositivas, e incluye algunos controles sencillos para
facilitar la acción de voltear por las diapositivas.

2.7.6. Zoom

El zoom permite acercar o alejar las diapositivas

en la vista en la que nos encontremos. Para
aplicar el zoom a las diapositivas ubicamos la
opción Zoom y damos clic sobre ella.

Una vez seleccionada esta opción se desplegará

una ventana como la que te mostramos a
continuación. En esta ventana seleccionamos el
porcentaje de zoom que queremos aplicar a las
vistas.

También se puede aplicar el zoom a través de la

barra de estado con el control
, desplaza el marcador
para establecer el zoom que quieres aplicar.

UH Microsoft Excel 108

2.8. TRABAJAR CON GRÁFICOS
Los gráficos se utilizan muy a menudo en las presentaciones por su facilidad de
esquematizar gran cantidad de información.

2.8.1. Insertar un gráfico

Para insertar un gráfico, seleccionamos la pestaña Insertar y en ella ubicamos y
seleccionamos la opción Gráfico

Se abrirá un cuadro de diálogo para que escojas el tipo de gráfico que

quieres mostrar, selecciona uno y pulsa Aceptar.

En la lista de la izquierda selecciona el tipo de gráfico requerido,

seguidamente aparecerán unos subtipos de gráficos relacionados con
el tipo genérico que se ha elegido anteriormente.

Debemos Seleccionar el gráfico más apropiado, que nos permita mostrar,

representar y captar la información fácilmente. PowerPoint insertará el
gráfico en la diapositiva y te mostrará la hoja de datos de ejemplo que
contiene las cantidades que se representan en el gráfico.

2.8.2. Modificar el gráfico:

Cada vez que trabajamos con gráficos en la barra de herramientas estándar
aparecen nuevas etiquetas como los que podemos observar en la siguiente
imagen.

Utiliza las opciones de Diseño para decidir de unas opciones la más adecuada.
En la pestaña Formato podrá cambiar su apariencia.

109 UH Microsoft Excel

2.9. OTROS TIPOS DE ILUSTRACIONES
Al igual que podemos insertar gráficos en las presentaciones también se pueden insertar
diagramas, listas, procesos, etc, a continuación veremos de manera fácil como hacerlo.

En las presentaciones de Power Point es posible agregar otro tipo de objetos desde la
etiqueta Insertar y la opción Smart Art,

Una vez insertado el objeto aparecen las nuevas pestañas de organigramas

Diseño y Formato: A través de esta barra podrás controlar todas las
operaciones que puedes realizar con el objeto insertado.

UH Microsoft Excel 110

 En la imagen observamos una diapositiva con un organigrama ejemplo después
de haber realizado los cambios pertinentes en el mismo.

2.10. INSERTAR SONIDOS Y PELÍCULAS:

Los elementos multimedia como sonido y películas se convierten en elementos
indispensables para crear presentaciones en PowerPoint y sacar el mayor provecho a
esta herramienta. En PowerPoint podemos insertar en nuestras presentaciones sonidos e
incluso películas.

2.10.1. Insertar sonidos en una presentación:

Para insertar un sonido en una presentación se selecciona la pestaña Insertar y
elegimos la opción Audio.

111 UH Microsoft Excel

 Después aparecerá una lista donde
se podrá insertar un sonido o Audio
en Línea o un Sonido que ya se
tenga almacenado en el
computador (con la opción Audio en
Mi Pc), podremos grabar nuestros
propios sonidos con la opción
Grabar audio.

2.10.1.1. Cambiar las propiedades del sonido:

Damos clic en el icono del audio que aparece en la Diapositiva.

Si observamos en la parte superior de las Pestañas aparecerán las Herramientas

de Audio

Para modificar los parámetros de alguno de los sonidos insertados en la diapositiva

Damos Clic en la pestaña Reproducción:

UH Microsoft Excel 112

Si seleccionamos la casilla de verificación Repetir la reproducción hasta su interrupción
el sonido se detendrá cuando se cambie de diapositiva. Esto puede ser útil cuando
queremos incluir una música de fondo a la diapositiva. En Reproducir sonido, podemos
elegir si el sonido se reproduce Automáticamente al iniciar la diapositiva, si lo hace al
Hacer clic encima, o si se reproduce para Todas las diapositivas.

Podemos también refinar las propiedades

del sonido.

Despliega la pestaña Animaciones, y haz

clic en el botón Panel de animación.
Aparecerá un cuadro de diálogo con el
listado de los elementos en pantalla.

En ese listado despliega el cuadro

referente al sonido y selecciona la opción
Opciones de efectos... como te
mostramos a continuación.

Se abrirá la ventana
Reproducir sonido.

En esta ventana
podemos hacer que el
sonido se inicie en una
diapositiva
determinada y continúe
en las siguientes
diapositivas (útil para
definir una música de
fondo para toda la
presentación), y otras
opciones que podemos
configurar según
nuestros
requerimientos.

113 UH Microsoft Excel

2.10.2. Animaciones y transiciones:

Es importante que en una presentación demos movimiento a los objetos que forman parte
de ella e incluso al texto, dando una apariencia más profesional o más dinámica y
divertida, además de despertar el interés del auditorio que la está viendo.

2.10.2.1. Animar Textos y objetos:

Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, a continuación
dar clic en la pestaña Animaciones

Seleccione la Animacion deseada, tenga en cuenta que al Pasar el puntero por encima de
las animaciones se mostrara una vista Previa.

Tipos de Animaciones

Existen cuatro diferentes tipos de efectos de animación en PowerPoint

 Efectos de entrada: puedes por ejemplo procurar que un objeto aparezca en barrido,
entre repentinamente en la diapositiva desde uno de los bordes o aparezca dando
rebotes.

 Efectos de salida: puedes por ejemplo procurar que un objeto salga

precipitadamente de la diapositiva, desaparezca de la pantalla o salga de la
diapositiva con un efecto de espiral.

 Efecto de énfasis: puedes por ejemplo aumentar o reducirse el tamaño de un objeto,

modificar su color o hacerlo girar alrededor de su centro.

 Trayectorias de la animación: puedes utilizar estos efectos para desplazar un objeto

hacia arriba o hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha o según una
trayectoria circular o en forma de estrella (entre otras trayectorias).

UH Microsoft Excel 114

Para Visualizar las Animaciones aplicadas damos clic Panel de Animación de la Pestaña
Animaciones.

115 UH Microsoft Excel

2.10.2.2. Transición de diapositivas:

La transición de diapositiva nos permite determinar cómo queremos que se produzca el

paso de una diapositiva a la siguiente, para producir efectos visuales más estéticos y
agradables.

Para aplicar la transición a una diapositiva despliega la pestaña Animaciones y selecciona

una de las opciones de Transición a esta diapositiva.

Podemos seleccionar de los diferentes diseños que nos provee PowerPoint para agregarle
movimiento de transición entre una diapositiva y la siguiente. Tenemos una gran cantidad
de Opciones.

UH Microsoft Excel 116

2.10.2.3. Ensayar intervalos:

Ensayar intervalos te permite calcular el tiempo que necesitas para ver cada
diapositiva sin prisas. Para calcular el tiempo que necesitas tienes que ir a la
pestaña Presentación con diapositivas y elegir la opción Ensayar Intervalos,
después verás que la presentación empieza a reproducirse pero con una
diferencia, en la parte superior izquierda aparece una especie de contador que
cronometra el tiempo que tardas en pasar de una diapositiva a otra pulsando
algún botón del ratón.

En el recuadro blanco se mostrará el tiempo

para la diapositiva actual y el recuadro del
tiempo que aparece en la parte derecha muestra
la suma total de intervalos, es decir, el tiempo
que transcurrido desde la primera diapositiva.

La flecha sirve para pasar a la siguiente diapositiva, el botón para pausar

el ensayo de intervalos y para repetir la diapositiva (para poner a cero el
cronómetro de la diapositiva. Una vez terminamos el ensayo PowerPoint
preguntará si queremos conservar esos intervalos para aplicarlos a cada
diapositiva de la presentación. Si seleccionamos que sí veremos que aparece una
pantalla en la que te muestra en miniatura las diapositivas y debajo de cada una
aparece el tiempo utilizado para ver cada una de ellas.

117 UH Microsoft Excel

 BIBLIOGRAFÍA

Internet
 www.monografías.com
 www.angelfire.com/de/jbotero/co/cohistoria.html
 www.solociencia.com
 www.geocities.com
 www.wikipedia.com
 http://windows.microsoft.com/es-ES/windows/home

Manual Windows recargado. Serie gestión Básica

Editor: Producciones Henry Dakar

Manual de usuario corporativo Microsoft Word. América Latina

Manual de usuario Microsoft Excel. Mc Graw Hill

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