PROCESOS Y OPERACIONES

INDUSTRIALES ÁREA MANUFACTURA.

Administración del tiempo.
Compendio.
1.1 Administración del tiempo.
1.2 Herramientas para la administración del tiempo.
ALUMNO(S):
Aguilar Molina Jorge William.
Diaz Torres Dulce.
Guerrero Ponce Dalit Ailis.
Marquez Ambriz Kenia Yareli.
Pardo Olguin Luis Alberto.
Ortega Cruz Leonardo Raul.
GRUPO: 7IPO1
PROFESOR(A):
Lic. Solis Nava María Victoria.
CICLO ESCOLAR
Mayo – Agosto. 2024
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Tecámac

1.1Administración Del Tiempo.

La administración del tiempo se refiere a la habilidad de planificar, organizar y

controlar el tiempo disponible para completar las tareas y alcanzar metas de
manera eficiente. Implica la capacidad de identificar las actividades
más importantes y priorizarlas adecuadamente. Además, implica tomar
decisiones conscientes sobre cómo utilizar nuestro tiempo de manera efectiva

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para maximizar la productividad y lograr un equilibrio satisfactorio entre

el trabajo y la vida personal.

Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a

corto como a medio y largo plazo, es imprescindible:

I. Identificar metas, objetivos y prioridades.

II. Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y
planificación del tiempo.
III. Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo.
IV. Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los
objetivos y las prioridades.
V. Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que
sirvan tanto en la vida académica como en la vida profesional.

La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una
forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos
más importantes y críticos de los administradores.

ALGUNAS DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO SON:

I. Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.

II. Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las
prioridades que se les asignen a las actividades diarias aun
emprendedor.
III. Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas
que se planteen.
IV. No se puede comprar.
V. No se puede atrapar, detener o regresar.
VI. Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo
con el máximo grado de efectividad.
VII. Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo, todo el mundo
tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.

Eficiencia y Efectividad.

¿Qué es la eficiencia?
Consiste en "hacer más en menos tiempo"

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La noción de eficiencia tiene su origen en el término latino efficientia y refiere a

la habilidad de contar con algo o alguien para obtener un resultado. El
concepto también suele ser equiparado con el de fortaleza o el de acción.
Está vinculada a utilizar los medios disponibles de manera racional para llegar a
una meta. Se trata de la capacidad de alcanzar un objetivo fijado con anterioridad
en el menor tiempo posible y con el mínimo uso posible de los recursos, lo que
supone una optimización.
Ser eficiente es el arte de hacer las cosas de la mejor manera posible,
minimizando el desperdicio y optimizando nuestros procesos. Cuando
somos eficientes, logramos nuestros objetivos con la menor cantidad de
recursos posibles.

¿Qué es la efectividad?
La efectividad se define como: “Capacidad de lograr el efecto que se desea o
espera”. También se entiende como dotar de validez algo, sobre todo documentos.
Hacemos referencia a realizar correctamente las cosas, en otras palabras,
el significado de efectividad conlleva asumir las tareas de la mejor manera posible
en función de los recursos disponibles y de los resultados esperados. Por lo tanto,
hablamos de la relación entre lo que se realiza en el trabajo, el cumplimiento de
los objetivos y la misión y visión de la empresa. En este sentido, podemos señalar
que la efectividad de un trabajador a lo largo de su jornada de trabajo se asocia
con el cómo se hacen las cosas o se llevan a cabo sus responsabilidades.

Eficiencia Y Efectividad En La Administración Del Tiempo.

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La efectividad en el manejo del tiempo es la manera de gestionar con eficacia y

eficiencia nuestras actividades del día a día, en cualquier plano o ámbito donde
nos desarrollemos.

La eficiencia es la “capacidad de disponer de alguien o algo para conseguir el

cumplimiento adecuado de una función”, implica no sólo hacer las cosas bien, ser
eficaz, sino que hace referencia a la mejor utilización de los recursos con los que
disponemos en el menor tiempo posible.

La eficacia proviene del latín efficax, que quiere decir “cualidad de hacer lo que
está destinado ser”, es la realización de las cosas de manera correcta que
impactan en los objetivos trazados previamente, en otras palabras, es la
realización de una tarea o el cumplimiento de un objetivo

Considerando que el tiempo es el recurso más importante que

disponemos, la efectividad en el manejo del tiempo consiste en hacer las cosas co
rrectas con eficacia y eficiencia.

Hacer un uso inteligente del tiempo es realizar el trabajo de manera correcta en el

tiempo que corresponda por su naturaleza. Para ser eficiente en el manejo del
tiempo se requiere tres aspectos que son
fundamentales: planificación, disciplina y paciencia.

7 sugerencias Para El Manejo Efectivo Del Tiempo.

1. Define objetivos.

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Definir objetivos permitirá enfocar la atención y energía en lo que realmente se

desea lograr. Los objetivos pueden ser a largo, mediano o corto plazo, este punto
es sumamente importante antes de iniciar cualquier plan.

2. Establece prioridades.

Mantener el enfoque en los objetivos no es tarea fácil, existen muchos distractores

que desconcentran y dispersan la atención. Es importante aprender a priorizar y
dar jerarquía a ciertas tareas o actividades que son relevantes para que los
objetivos se cumplan en tiempo y forma. Elaborar una lista asignando a cada
actividad: el criterio por la que se prioriza, su orden de importancia, el tiempo o
esfuerzo que llevará realizarla, en que antecede a otras actividades a realizar, etc.

3. Define rutinas.

La efectividad en el manejo del tiempo también requiere organizar el día de

manera funcional y práctica a través del establecimiento de rutinas que aseguren
el cumplimiento de ciertas actividades.

4. Proporciona espacios de tiempo entre tarea y tarea.

Es importante que en la planeación proporciones algunos minutos de descanso

entre tarea y tarea, lo que permitirá que el cerebro descanse y vuelva a retomar la
concentración. Identificar los momentos de descanso debe entrar dentro de la
planificación y si es posible con horarios establecidos.

5. Delega tareas.

Las responsabilidades y el control de las tareas que llevamos en el día a día

pueden provocar estrés, angustia o ansiedad, por lo tanto, antes de que alguna
condición como la que se menciona se presente, es importante que se considere
delegar tareas o actividades.

6. Establece tiempos.

Antes de realizar un calendario de posibles fechas de entrega es importante

reconocer el trabajo o esfuerzo que conlleva cada tarea, es recomendable
reconocer en cada actividad el margen de tiempo necesario para su realización.

7. Elimina distractores.

Para poder eliminarlos, primero hay que identificarlos, hay que observar con
objetividad y criterio cuántas cosas hacemos al día que no son productivas y que
nos “quitan” tiempo y energía. Pueden ser visitas a páginas web o aplicaciones
como Instagram, Facebook, etc.

La efectividad en el manejo del tiempo trae consigo muchas ventajas en la vida

personal y profesional puesto que permite alcanzar los objetivos deseados con

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mejores resultados y menor esfuerzo. Para lograrlo es necesario aplicar

estrategias efectivas.

Control.
El control es el acto de supervisar y regular diversas actividades para que se
ajusten a estándares o criterios preestablecidos. Implica la evaluación constante
de procesos, resultados y desviaciones con el propósito de garantizar la
consecución de metas y objetivos.
El control propone la idea de que planificar y programar es indispensable para
controlar las acciones de los demás. Pero pasa por alto el hecho de que la mayor
parte del tiempo nos relacionamos con otras personas a quienes no podemos
controlar.

Lo Urgente Y Lo Importante.
Muchas veces confundimos lo urgente con lo importante. Lo urgente es aquello
que requiere nuestra atención inmediata y suele ser algo que no planeamos. Lo
importante, por otro lado, es aquello que es relevante para nuestros objetivos y
que requiere una acción planificada. A menudo, lo urgente tiene una fecha límite y
es tangible, mientras que lo importante es más abstracto y no puede tener una
fecha límite.

¿Qué es urgente?
“Urgente” es un adjetivo que se utiliza para describir algo que requiere acción o
atención inmediata debido a su importancia, gravedad o necesidad. Algo urgente
es algo que no puede esperar y que necesita ser abordado o resuelto de
inmediato.
La definición de urgente comprende aquellos asuntos que requieren nuestra
atención inmediata. Son aquellas cosas que gritan por nuestra atención. Lo
urgente son generalmente cosas que son importantes, pero también pueden ser
cosas que no son necesariamente importantes.
Ejemplos de tareas urgentes:
I. Una llamada telefónica.
II. Un mensaje de texto.
III. Un e-mail.
IV. Una persona que necesita nuestra ayuda, etc.

¿Qué es lo importante?

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Lo importante son aquellas cosas que tienen un impacto significativo en nuestras

vidas. Son aquellas cosas que nos ayudarán a alcanzar nuestras metas y
objetivos. Lo importante es generalmente algo que es importante para nosotros,
no necesariamente para los demás.
Ejemplos de tareas urgentes
I. Lo importante es nuestro propio desarrollo personal.
II. Nuestra carrera.
III. Nuestra familia, nuestra salud, etc.

¿Cuál es la diferencia entre importante y urgente?

La diferencia es que lo urgente requiere nuestra atención inmediata, mientras que
lo importante es algo que es importante para nosotros, no necesariamente para
los demás. Lo importante es algo que tendrá un impacto significativo en nuestras
vidas, mientras que lo urgente puede ser algo que no es necesariamente
importante.

¿Cuál es la diferencia entre las tareas urgentes y las importantes?

Las tareas urgentes son las que hay que hacer inmediatamente, mientras que las
importantes son las que pueden no ser urgentes, pero hay que hacerlas. Entender
la diferencia entre estos dos tipos de tareas es esencial para una gestión eficaz
del tiempo. A menudo, en la administración del tiempo, la gente confunde lo
urgente y lo importante, y acaba dedicando demasiado tiempo a cosas que son
urgentes, pero no importante. Para hacer un trabajo eficaz de gestión del
tiempo, tienes que ser capaz de distinguir entre las tareas urgentes y las
importantes, y priorizar en consecuencia.

¿Cómo diferenciar lo urgente de lo importante?

1. Determinando los niveles de urgencia
En primer lugar, debemos saber que la urgencia, es una cualidad asociada al
tiempo, en la que la relación fecha entrega/finalización vs volumen de la
tarea determina el nivel de urgencia, teniendo en cuenta que:
− Entre dos tareas que requieran el mismo tiempo de realización, la
más urgente es la que tenga la fecha límite antes.
− Entre dos tareas que tengan la misma fecha límite, la más urgente
es la que lleve más tiempo hacer.
− Si se aplaza la fecha límite de una tarea, esta se vuelve menos
urgente.
− Una tarea que no tiene fecha límite no será nunca urgente, toda
tarea debe tener un plazo de realización adecuado.

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2. Lo importante:
La importancia es una cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea es
más importante o no en función de la gravedad de las
consecuencias que sufriremos al no realizarla.

− Dos tareas con consecuencias similares, independientemente del

volumen de trabajo o dificultad, son igualmente importantes. (Ej.: tan
importante es escribir un informe como llevarlo a la persona
indicada)
− Entre dos tareas, aunque no se parezcan en nada, la más importante
será siempre la que cause efectos más graves en caso de no
finalizarla.

MITOS Y ENEMIGOS DEL TIEMPO.

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Los mitos y enemigos del tiempo son circunstancias que repercuten

negativamente en la realización de las actividades, por los diferentes pretextos
que se utilizan cuando no se pueden cumplir, aunque estén planificadas con
antelación.
El hombre por más que lo desee, no puede administrar el tiempo, puesto que fluye
independientemente de los intentos de controlarlo.
Todos los seres humanos tenemos 24 horas cada día y somos libres para decidir
si lo usamos sabiamente o lo malgastamos, sabiendo que el tiempo se va para
siempre.

LOS MITOS.

El Mito De La Actividad.
Consideramos que alguien es eficiente al realizar más actividades en menos
tiempo. La anterior afirmación no es cierta, porque lo importante no es hacer
muchas cosas, sino hacerlas bien hechas.
Se ha descubierto que al final de una jornada de trabajo de 14 horas o más, el
resultado es de mala calidad y aparte afecta la capacidad de creatividad,
razonamiento, la salud física y salud mental de quien realiza la labor.
El Mito Del Hombre Equipo.
Muchas personas creen que no puede delegar las tareas creyendo que nadie lo
hará más rápido. Sin embargo, los resultados son mejores al encomendar ciertas
tareas a una persona con el conocimiento para realizar el trabajo.

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Es imposible estar en todo al mismo tiempo, por varias razones: se invaden

labores de otras personas, hay agotamiento, irritabilidad, estrés y por ende baja
calidad en la actividad y conflictos.
El Mito De La Decisión Aplazada.
A veces creemos que es necesario tener recopilada toda la información para
tomar una decisión, sin embargo, se considera que es un mito porque es difícil
tener toda la información actualizada, teniendo en cuenta que puede surgir
información nueva constantemente.
Las consecuencias relacionadas con aplazar, pueden ser retrasos importantes en
la actividad, además de que postergar la toma de decisiones, solo causa fatiga,
estrés, ansiedad y preocupación.
El Mito De Ahorrar Tiempo.
Este mito se refiere a que se considera que se puede ahorrar tiempo haciendo
solo las actividades más fáciles, pero esta misma facilidad de ahorrar tiempo
puede generar más trabajo porque se pueden estar descuidando asuntos que
requieren tiempo en la realización para garantizar calidad y éxito.
El Mito De Trabajar Contra El Tiempo.
Muchas personas dicen que trabajan mejor contra el tiempo, es decir le echan la
culpa al tiempo para justificar los retrasos en su actividad, lo que genera ansiedad
y estrés.

ENEMIGOS DEL TIEMPO.

Es importante reconocer los enemigos del tiempo también conocidos como
ladrones del tiempo, se tiene la ventaja de poder acabar con ellos por ser
nuestros, consiguiendo una vida laboral y personal armónica.
Reuniones laborales.
Las reuniones son importantes para la toma de decisiones o instrucciones de
trabajo colectiva. No obstante, para efectos de productividad, es necesario pensar
si citar a una en realidad es indispensable, además de preparar el tema con
anterioridad ciñéndose a la misma y con un tiempo definido.
Con la tecnología las reuniones online tienen ventajas, pero se convierten es uno
de los mayores enemigos por los inconvenientes que surgen por la conexión, falta
de organización de las mismas, entre otros factores.

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Llamadas de teléfono.
El teléfono ayuda a ganar tiempo, pero si se extiende la llamada se pierde la
concentración en las actividades que se están realizando. Existen opciones para
evitar este enemigo, algunas de ellas son: desconectar el teléfono, no contestar o
poner en modo avión en caso de los celulares.
El correo electrónico.
El e-mail ayuda a agilizar actividades, pero son enemigos del tiempo, porque las
ventanas emergentes nos están mostrando llegada de correos, e interrumpimos
para abrirlos.
Visitas inesperadas.
Generalmente las visitas están programadas, pero hay algunas imprevistas de
compañeros o usuarios que se convierten en enemigos del tiempo, es de tener en
cuenta que la visita llega por algún motivo, el cual debemos escuchar y dar
respuesta, peo es importante no dejar que se extienda.
Situaciones imprevistas.
Son estados de emergencia que se generan por actividades mal realizadas o que
no se hicieron y que requieren tiempo para resolverlas, lo que genera atrasos en
otras tareas.
Espacios de trabajo inadecuados.
Se refiere a las condiciones de las instalaciones para realizar las actividades,
como infraestructura o inmobiliaria inadecuada, factores ambientales como el
ruido, el exceso de luz entre otros se convierten en enemigos y más cuando es
teletrabajo.
Procrastinar.
Es la costumbre de aplazar tareas indefinidamente, generalmente lo hacemos con
las actividades que menos nos gustan, y se vuelve un círculo vicioso en el que
luego el incumplimiento nos genera estrés.
Objetivos confusos.
No tener unos objetivos claros, llevará a que se haga una mala planificación, que
cambiará constantemente y generará conflictos con otras actividades.

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No tomar decisiones.
No tomar decisiones por no tener la información necesaria puede generar crisis y
hacernos perder oportunidades importantes para el desarrollo efectivo de nuestras
actividades.
No saber decir NO.
Decir si a todo hace perder tiempo valioso, principalmente porque nos
sobrecargamos de trabajo y luego podemos tener episodios de estrés o angustia
por no poder cumplir con todo a cabalidad.
Incapacidad de delegar.
Delegar evita la sobrecarga de trabajo y el riesgo de cometer errores, cuando no
delegamos nos llenamos de tareas y esto hace que seamos menos efectivos,
llegando incluso a tener bloqueos mentales o emocionales.
Falta de concentración.
La falta de concentración y el cansancio llevan a que las actividades queden mal
hechas, aparte de que se juega con la salud mental y física.
Mala comunicación.
La comunicación clara, concreta y concisa es determinante para el éxito de las
actividades. Es por esto que la mala comunicación es el primer enemigo que
genera conflictos en diferentes áreas.

Herramientas.

Agenda Ejecutiva.

Es un documento de planeación y programación de actividades basadas en la

administración del tiempo. Denota principalmente las “acciones a ser acometidas”.
Es también un registro de prioridades enfocadas, por lo general, hacia la
realización de objetivos, tareas, juntas, etc.

Matriz de administración del tiempo.

Consiste en un gráfico basado en dos ejes que separan tareas específicas en

niveles de urgencia e importancia, determinados a través de una serie de criterios.

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Fue creado por Dwight D. Eisenhower, trigésimo cuarto presidente de los Estados
Unidos.

El experto indicó que con esta herramienta ya no se trata solo de gestionar el

tiempo, sino de manejar la atención que se le pone a cada actividad. El gráfico se
desarrolla con cuatro cuadrantes:

1. Importante y urgente.
El criterio a considerar aquí es la crisis o lo inmediato. Se toman en cuenta
las tareas que se han vuelto críticas a consecuencia del plazo que se tiene
para desarrollarlas.
Por ejemplo, se tiene una situación empresarial en la cual un supervisor
entrega un proyecto a un colaborador, con una fecha límite muy cercana. Si
no se otorga toda la atención a esta actividad o si deja para la última hora,
el resultado será el incumplimiento adecuado de la misma en el tiempo
brindado. Además, se sufrirán factores como el estrés, la desorganización y
el fracaso.

2. Importante y no urgente.
Son aquellas tareas que, si bien son importantes, se desarrollan a largo
plazo y no poseen una fecha crítica para cumplirlas. Esto se determina
gracias a la organización y la inversión de tiempo que se les ha brindado.
Por ejemplo, el desarrollo personal a largo plazo basado en los estudios,
dedicándoles el tiempo suficiente para cumplirlos.

3. No importante y urgente.
Aquí se establecen aquellas actividades rutinarias que son urgentes, pero
que no tienen un nivel de trascendencia mayor a través del tiempo.
Por ejemplo, las reuniones en el trabajo a última hora, las llamadas sin
previo aviso, las acciones inmediatas, etc. Solo se aplican cuando se tiene
un enfoque a corto plazo; son tareas que no tienen una planificación previa.

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4. No importante y no urgente.
Los únicos criterios a evaluar aquí están relacionados al ocio y al
entretiempo. Aquí se aplican las actividades que se refieren a.
por ejemplo, revisar las redes sociales, distraerse con algún video
intrascendente y más. Son necesarias para encontrar un balance entre el
entretenimiento y los objetivos de vida que se compartan.

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Elementos Que Integran Un Planificador De Tiempo.

Objetivos.
Objetivos son declaraciones generales de lo que deseas lograr a largo plazo. Son
amplios, de naturaleza más abstracta y sirven como guía general para tus
actividades y esfuerzos. Los objetivos proporcionan un propósito y un sentido de
dirección.
Características de los objetivos:
− Específicos pero amplios: Los objetivos deben ser claramente definidos,
pero lo suficientemente amplios como para permitir flexibilidad en las
estrategias para alcanzarlos.
− Medibles: Deben ser evaluables en términos de progreso, aunque no
necesariamente en términos numéricos.
− Alcanzables: Deben ser realistas y posibles de lograr con los recursos y
tiempo disponibles.
− Relevantes: Deben estar alineados con tus valores, intereses y prioridades
a largo plazo.
− Temporales: Aunque son a largo plazo, deben tener un marco de tiempo
general (por ejemplo, a lo largo de un año o más).
Metas.
Metas son declaraciones más concretas y específicas de lo que deseas lograr a
corto o mediano plazo. Son los pasos específicos y medibles que se deben tomar
para alcanzar los objetivos. Las metas se dividen en acciones más pequeñas y
manejables que facilitan el seguimiento y la consecución de los objetivos.
Características de las metas:
− Específicas: Las metas deben ser claras y detalladas, especificando
exactamente lo que se quiere lograr.
− Medibles: Deben ser cuantificables, lo que permite evaluar el progreso y el
éxito.
− Alcanzables: Deben ser realistas y posibles de lograr con los recursos y
tiempo disponibles.
− Relevantes: Deben estar directamente relacionadas con los objetivos
generales.
− Temporales: Deben tener un plazo específico para su cumplimiento (por
ejemplo, diario, semanal, mensual).

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Lista de Pendientes.
Es una de las actividades más simples y más poderosas de cualquier planificador
de tiempo. Es necesario generar una lista de tareas pendientes a diario y
desarrollar el hábito de plasmarlas. El sentido de esto es tener el conocimiento por
escrito para darles el seguimiento adecuado y así cumplir con todo lo especificado.

Lista de actividades (priorizadas)

Ya concluida o terminada la lista de tareas a realizar, es necesario determinar
cuáles son los elementos más importantes o las actividades que deben de cubrirse
con mayor prioridad. Esto se puede generar señalando todas estas actividades
prioritarias dándole fecha de cumplimiento ya sea por día o semana, incluso,
puede generar una lista aparte para su mejor manejo.

Planificador de uso de tiempo.

Un planificador de uso de tiempo es una herramienta que nos permitirá poder
organizar los tiempos de trabajos, para así poder cumplir con una serie de metas u
objetivos que conlleve una actividad o proceso, en resumen, es una herramienta
que nos permite marcar horarios específicos para la conclusión de actividades
dándole auge a las tareas prioritarias.
Horario.
Marcar horarios específicos para la conclusión de actividades dándole auge a las
tareas prioritarias. El planificador de tiempo recomendó planificar desde el día
anterior las actividades del día siguiente, es necesario verificar con anticipación la
lista de actividades de fechas siguientes para tener el conocimiento de que se
debe concretar, tener el conocimiento de cuales actividades se tendrán que
generar para así evitar demoras de tiempo.
Holgura.
Es necesario detectar horarios y/o actividades que se puedan cubrir en menor
tiempo para así, con el tiempo restante, poder cubrir tareas imprevistas. De igual
manera, evitar prolongar actividades y contratiempos.

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1.2 Herramientas Para La Administración Del Tiempo.

Tiempo de Respuesta.
El "tiempo de respuesta" se refiere a la rapidez con la que una persona o sistema
responde a una solicitud o demanda. Este enfoque se centra en minimizar el
tiempo que transcurre desde que se recibe una solicitud hasta que se proporciona
una respuesta. Es crucial en situaciones donde la rapidez es esencial para la
satisfacción del cliente, la eficiencia operativa o la competitividad.
Características del Tiempo de Respuesta:
− Urgencia: Alta prioridad para responder lo más rápido posible.
− Dependencia del Contexto: Frecuentemente aplicable en servicios al
cliente, soporte técnico, emergencias y comunicaciones críticas.
− Métricas de Rendimiento: Incluye el tiempo de primera respuesta, el tiempo
de resolución y los SLA (Service Level Agreements). Acuerdos de Nivel de
Servicio.
− Herramientas y Estrategias: Uso de tecnología de automatización, sistemas
de alerta y priorización de tareas urgentes.
Tiempo Discrecional.
El "tiempo discrecional" se refiere al tiempo que una persona tiene bajo su control
y que puede dedicar a actividades de su elección, sin una demanda inmediata de
respuesta. Este enfoque se centra en la gestión proactiva del tiempo para lograr
objetivos personales o profesionales a largo plazo, mejorando la creatividad, la
planificación estratégica y el desarrollo personal.
Tiempo de Primera Respuesta.
El tiempo de primera respuesta es el período desde que se recibe una solicitud o
incidente hasta que el proveedor de servicios hace el primer contacto con el
cliente. Es una métrica crucial porque:
Indica rapidez de atención: Un tiempo de primera respuesta rápido demuestra que
el proveedor está atento y disponible para sus clientes.
Influye en la satisfacción del cliente: Una respuesta rápida puede calmar a un
cliente preocupado y mostrarle que su problema está siendo atendido.
Puede depender del canal de comunicación: Los tiempos de primera respuesta
pueden variar según si la solicitud se hace por teléfono, correo electrónico, chat en
vivo, etc.

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Tiempo de Resolución.
El tiempo de resolución es el período desde que se recibe una solicitud o incidente
hasta que se resuelve completamente. Esta métrica es esencial porque:
Mide la efectividad del servicio: Un tiempo de resolución corto generalmente indica
que el proveedor es eficiente y capaz de solucionar problemas rápidamente.
Impacta la productividad del cliente: La rapidez con la que se resuelven los
problemas puede afectar significativamente la operación del cliente.
Debe considerar la complejidad del problema: Incidentes más complejos pueden
requerir más tiempo para resolverse, por lo que es importante establecer tiempos
de resolución adecuados según la naturaleza del servicio y los posibles
problemas.
Características del Tiempo Discrecional:
− Control y Flexibilidad: La persona decide cómo y cuándo utilizar este
tiempo.
− Actividades de Valor Agregado: Inversión en tareas que no son urgentes
pero que contribuyen significativamente a los objetivos a largo plazo, como
la planificación, la formación y la innovación.
− Estrategias de Gestión del Tiempo: Uso de técnicas como el bloqueo de
tiempo (time blocking), la creación de listas de tareas priorizadas y la
gestión de interrupciones.
− Beneficios: Mejora la productividad a largo plazo, la calidad del trabajo, el
equilibrio entre la vida laboral y personal, y el desarrollo profesional.

SLA (Service Level Agreements)

Los SLA definen las expectativas de servicio y son fundamentales para la gestión
de la relación entre el proveedor de servicios y el cliente. Incluyen:
− Métricas de desempeño: Como los tiempos de primera respuesta y
resolución.
− Niveles de servicio específicos: Detallando los estándares mínimos que se
deben cumplir, como el porcentaje de solicitudes que deben ser atendidas
dentro de ciertos tiempos.
− Penalizaciones y recompensas: Los SLA pueden incluir cláusulas sobre qué
sucede si los niveles de servicio no se cumplen (penalizaciones) o si se
superan (recompensas).
− Condiciones y exclusiones: Detallando en qué circunstancias los SLA no se
aplican, como eventos fuera del control del proveedor.

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Ejemplo de SLA:
Un ejemplo sencillo de SLA podría ser:
− Tiempo de Primera Respuesta: 15 minutos para solicitudes urgentes, 1 hora
para solicitudes de prioridad media y 4 horas para solicitudes de baja
prioridad.
− Tiempo de Resolución: 2 horas para problemas críticos, 8 horas para
problemas de prioridad media y 24 horas para problemas de baja prioridad.
− Niveles de Servicio: 95% de las solicitudes deben cumplir con los tiempos
de primera respuesta y resolución especificados.
− Penalizaciones: Un descuento del 10% en la factura mensual si no se
cumplen los niveles de servicio.
Establecer y cumplir con SLA adecuados ayuda a asegurar que los proveedores
de servicios mantienen altos estándares de atención y resolución, mejorando así
la relación con sus clientes y su satisfacción general.
Comparación y Aplicación.
Ambos enfoques son complementarios y necesarios en la gestión eficaz del
tiempo. Mientras que el tiempo de respuesta se enfoca en la eficiencia y la
capacidad de reacción rápida ante demandas inmediatas, el tiempo discrecional
permite una planificación y ejecución de tareas más estratégica y de alto valor.

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PRINCIPIO 10-90.
El concepto del "10-90" es una idea popularizada en el ámbito de la productividad
y la gestión del tiempo. Se refiere a la premisa de que el 10% de lo que sucede en
la vida de una persona está determinado por circunstancias externas, mientras
que el 90% restante está determinado por cómo reacciona esa persona ante esas
circunstancias
10% CIRCUNSTANCIAS EXTERNAS.
Este porcentaje representa los eventos y situaciones que están fuera del control
directo de una persona, como el clima, la economía, las acciones de otras
personas, entre otros.
Aunque estas circunstancias pueden influir en la vida de alguien, tienen un
impacto relativamente pequeño en comparación con la forma en que esa persona
elige responder a ellas.
90% RESPUESTA PERSONAL.
Este porcentaje se refiere a la respuesta personal de una persona ante las
circunstancias externas.
Sugiere que la forma en que una persona elige pensar, sentir y actuar frente a los
desafíos y eventos de la vida tiene un impacto mucho mayor en su bienestar y
éxito que las circunstancias en sí mismas.

en la vida de alguien, tienen un impacto relativamente pequeño en comparación con la forma en

que esa persona elige responder a forma en que esa persona elige responder

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LA LEY DE PARKINSON.
La Ley de Parkinson establece que el trabajo se expande hasta que ocupa por
completo el tiempo destinado para su realización. Esta ley puede entrar en juego
cuando haces malabarismos con varios plazos o cuando gestionas varios
proyectos a la vez.
EJEMPLO:
Digamos, que tienes un plazo de dos semanas para finalizar una propuesta de
proyecto. Probablemente estés tranquilo ya que sabes que dispones de tiempo
suficiente para elaborarla. Sin embargo, esa fecha de entrega holgada hace que te
demores más de lo necesario para finalizar la tarea en cuestión

LAS 3 LEYES DE PARKINSON

1. EL TRABAJO OCUPA TODO EL TIEMPO DISPONIBLE
Parkinson sugiere que si se asigna un período largo de tiempo para
completar una tarea es probable que la tarea tome más tiempo del
necesario debido a la tendencia natural de dilatar el trabajo para utilizar
todo el tiempo disponible.

2. LOS GASTOS TIENDEN A IGUALAR LOS INGRESOS

Mientras más ingresos tiene una empresa, más invertirá y mayores serán
sus gastos

3. EL TIEMPO INVERTIDO EN UNA TAREA NO DEPENDE DE SU

IMPORTANCIA
El tiempo que se invierte para un proceso o tarea no está acorde a su
importancia o valor real para el negocio. Esto sucede porque se suele
emplear más tiempo en pequeñas tareas que no son tan importantes,
dejando de lado a los procesos qué sí son relevantes para el resultado final.

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¿COMO COMBARTIR LA LEY DE PARKINSON?

1-PLANIFICA TU TRABAJO DE FORMA ESTRATEGICA
Si planificas tu trabajo estratégicamente con anticipación, será menos probable
que procrastines y más probable que trabajes de manera eficiente.
Crear un plan puede ayudarte a gestionar tu tiempo de manera más eficiente,
estimar cuánto tiempo tomarán las tareas y planificarlas en función de ello.
2-ESTABLECE TUS PROPIOS PASOS
El segundo paso para superar la Ley de Parkinson es establecer tus propios
plazos. En lugar de pensar en el tiempo que tienes para realizar el trabajo,
céntrate en el tiempo que necesitas realmente para cada tarea y establece así tus
propios plazos.
3-PRUEBA LA TECNICA POMODORO
la técnica Pomodoro implica trabajar concentrados en sesiones separadas por
descansos breves y frecuentes, con el objetivo de estimular la productividad y, a la
vez, disminuir el cansancio mental. Esta técnica usa sesiones de trabajo de 25
minutos separadas por descansos de 5 minutos para maximizar el enfoque.
El enfoque de cinco pasos para gestionar tu tiempo con la técnica Pomodoro
incluye:
 Crear una lista de tareas en orden de importancia
 Configurar un temporizador de 25 minutos
 Trabajar en una tarea durante ese intervalo de tiempo
 Tomarse un descanso de 5 minutos
 Después de la cuarta sesión de trabajo, tomarse un descanso entre 15 y 30
minutos

4-REGLA DE LOS 2 MINUTOS

Esta regla de productividad se aplica a las tareas más sencillas y que requieren
poco tiempo. Este tipo de procesos deben realizarse de forma inmediata, sin una
planificación previa y con un tiempo máximo de dos minutos.
Es una norma muy interesante para eliminar las pérdidas de tiempo en procesos
rutinarios y sencillos.

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Herramientas de gestión del tiempo.

La gestión del tiempo es la práctica de administrar las tareas y su duración de una

manera consciente y eficiente. Esto permite, entre otras ventajas, ordenar
prioridades, optimizar la productividad y evitar el estrés.

1. Agenda.

Este es uno de los medios de gestión del tiempo más utilizados y está presente
tanto en formato en papel como en soporte electrónico. Elige aquella opción que
más te ayude a ti a estructurar tu calendario semanal de tareas y proyectos.

2. Calendario de mesa.

Este tipo de formato resulta práctico para tener este anclaje visual del contexto
temporal presente en el escritorio del despacho de trabajo. Por ejemplo, podrás
consultarlo inmediatamente si recibes una llamada de teléfono para concretar una
reunión. Organizar correctamente las tareas y hacer una eficaz gestión del tiempo,
ayuda a prevenir el estrés laboral.

3. Cronograma.

La gestión del tiempo parece más compleja cuando se trata de medir los tiempos
de manera realista en el cumplimiento de un proyecto a largo plazo.
Esta planificación de un guion de las tareas que componen este reto puede
ayudarte a visualizar el proceso a seguir a partir de ahora.

4. Cursos de gestión del tiempo.

La formación en torno a esta competencia también está presente en

aquellos programas de formación con un contenido vinculado a este objetivo de
aprendizaje. La participación en una experiencia formativa de estas características
puede ayudar a la persona a darse cuenta de cuáles son sus aciertos y cuáles son
sus errores en la gestión de los minutos. Este recurso de aprendizaje es uno de

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los más importantes para adquirir nuevas competencias y habilidades en la

gestión del tiempo.

5. Recursos ONLINE.

A través de las nuevas tecnologías también puedes disponer de medios digitales

orientados a este fin. Algunos recursos online que puedes utilizar como
herramientas de gestión del tiempo son Todoist, Google Calendar, Evernote y
MyMemorizer.

− Todoist es una herramienta de gestión del tiempo que te permite tener un

seguimiento actualizado de tus proyectos, identificando qué es aquello que
tienes que hacer en este día y pudiendo tachar aquellos puntos que ya has
completado.

− Google Calendar es otro de los recursos de apoyo que puede

acompañarte en este proceso de organizar tu calendario y gestionar el
tiempo mejor.

− Evernote es otra herramienta de gestión del tiempo te ayuda a tener

constantemente presente cuáles son tus objetivos y los plazos de tiempo.

− MyMemorizer es otro recurso de gestión del tiempo que te ayuda a

recordar datos importantes a través de su formato de calendario que te
ayuda a programar tus tareas.

Delegación.

La delegación es una de las herramientas de gestión del tiempo que permite

ahorrar tiempo para la administración y completar más trabajo más rápido. Al
delegar tareas se debe proporcionar una imagen clara de cómo se debe completar
la tarea y cuál es el resultado deseado.

Al delegar trabajo, se deben conocer las mejores habilidades y rasgos de la

persona para el trabajo que se le asigna. Es fundamental conocer las fortalezas y
debilidades para que las tareas se puedan delegar. Cuando una persona está

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luchando, no permita que le devuelva el trabajo, sino enséñele cómo puede lograr
el resultado final.

Manejo de interrupciones.

Para poder lograr el mejor manejo de las interrupciones en la administración del

tiempo podrás poner ciertas “reglas” o normas:

− Establece horarios en que tus compañeros o empleados tengan las puertas

abiertas

− Fija citas puntuales, aunque sea dentro de quince minutos, por correo o por
mensaje

− Pregunta a quién te interrumpe si necesita una solución inmediata o si

puede esperar

− Negociar los momentos para solucionar cada aspecto

− Ponte de pie si te das cuenta que la conversación está cambiando el eje

hacia lo personal o se desvía de lo importante

− Sé exacto con el tiempo del encuentro, ante el típico ¿tienes un minuto?

Contéstales “tengo tres minutos”, para limitar la exposición.

Asertividad.

La asertividad es una habilidad importante en la gestión de tiempo porque te

permite comunicar tus necesidades y límites de manera clara y respetuosa, lo que
contribuye a mantener un equilibrio adecuado entre tus responsabilidades y tu
bienestar personal

1. Establecer límites claros: Ser asertivo implica establecer límites claros en

cuanto a cuánto tiempo estás dispuesto a dedicar a ciertas actividades o
tareas. Esto te ayuda a proteger tu tiempo y a priorizar tus
responsabilidades.

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2. Decir «no» de manera efectiva: Ser asertivo te permite decir «no» de

manera educada pero firme cuando te enfrentas a tareas o solicitudes que
no están alineadas con tus objetivos o prioridades actuales. Esto evita que
te sobre exijas y te permite concentrarte en lo más importante.

3. Comunicación abierta y directa: El asertividad implica comunicarte de

manera abierta y directa sobre tus necesidades y expectativas en relación
con el tiempo. Esto facilita una mejor colaboración con colegas, clientes o
equipos de trabajo, permitiendo una distribución más equitativa de las
responsabilidades y tiempos.

4. Negociación efectiva: Ser asertivo te ayuda a negociar de manera efectiva

los plazos y expectativas relacionadas con las tareas. Esto puede resultar en
acuerdos más realistas y gestionables, evitando el estrés asociado con
compromisos poco realistas.

5. Defender tu tiempo personal: El asertividad te permite proteger tu tiempo

personal y tus actividades fuera del trabajo. Al establecer límites claros,
puedes dedicar tiempo a actividades que te ayuden a recargar energías y
mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal.

6. Resolución de conflictos: Ser asertivo es útil en la resolución de conflictos

relacionados con el tiempo. Te permite expresar tus preocupaciones y
encontrar soluciones mutuamente aceptables para administrar el tiempo de
manera más efectiva.

Gestión de estrés.

Para mantener nuestra salud en equilibrio y superar el estrés, lo mejor es

desarrollar mecanismos que nos sirvan para colaborar con el buen desempeño de
nuestro cuerpo. En relación al estrés, poner en marcha una serie de estrategias
que nos permitan gestionarlo puede ser fundamental para lograr este objetivo.

Discernir entre tareas urgentes y tareas importantes.

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En primer lugar, debemos distinguir entre aquellas cosas que son urgentes y las
que es importante realizar. A veces consideramos que ciertas cosas debemos
hacerlas sí o sí, y en verdad, nos equivocamos: no pasa nada porque no
consigamos completarlas inmediatamente. Aprender a discernir qué cosas pueden
esperar es fundamental para gestionar correctamente nuestro tiempo, y así, evitar
el estrés.

Realizar actividad física.

Dedicar un poco de tu tiempo diario para hacer actividad física puede serte de
gran ayuda para gestionar el estrés. Esta rutina provocará una sensación de
bienestar que repercutirá en tu salud emocional y física.

Priorizar las tareas.

Desarrollar una adecuada planificación de las tareas en orden de importancia

puede ser de gran ayuda para gestionar el estrés. De este modo, nada importante
se nos quedará sin hacer, y podremos relajarnos más. Sobre todo debemos
pensar que ciertas cosas que consideramos importantes, a veces no lo son, y no
pasa nada si no las hacemos. Priorizar el tiempo libre también puede ser una
buena forma de cuidarnos.

Eliminación de interrupciones.

En esta época en la que las redes sociales intentan absorbernos a más no poder,
procurar que no ocurra, buscar el silencio y el tiempo tranquilo para trabajar y
realizar nuestras tareas es fundamental. Aprender a eliminar las interrupciones
puede sernos de gran ayuda para gestionar nuestro tiempo y evitar el estrés.

Planificación realista de la agenda.

Esta es una recomendación relacionada con todos los anteriores. Aprender a

gestionar nuestro tiempo es fundamental y si llevamos una agenda realista, es
decir que sólo contenga aquello que realmente podremos hacer, al terminar el día

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habremos podido cumplir con todo lo que nos proponíamos y habremos eliminado
el estrés de nuestra vida.

Solución de Problemas.
La resolución de problemas es el proceso mediante el cual encuentras una
solución para un problema o conflicto específico. Existen muchas soluciones
posibles para resolver un problema, por lo que es importante aplicar un proceso de
resolución de problemas que nos lleve a encontrar la mejor solución.

Diariamente es necesario enfrentar problemas y conflictos a los cuales se les

deben encontrar soluciones aceptables de acuerdo al contexto.
El proceso de solucionar problemas implica una serie de capacidades y
habilidades del pensamiento que es importante desarrollar y evaluar en la
preparación académica.
La resolución de problemas es una actividad cognitiva que consiste en
proporcionar una respuesta-producto a partir de un objeto o de una situación.
Una de las capacidades más importantes en la resolución de problemas es la de
hacer preguntas que permitan surgir de un conflicto y sortear la dificultad, algunas
preguntas pueden servir para identificar el problema, otras para buscar
alternativas, etc.
Para abordar y resolver conflictos de manera efectiva, es crucial:

− Practicar la comunicación abierta y efectiva.

− Cultivar la empatía y buscar soluciones de compromiso.
− Herramientas digitales.

Desensibilización Sistemática.
Se trata de una técnica muy utilizada en el tratamiento de los desórdenes de
ansiedad, especialmente en las fobias.
Consiste en la aplicación de una jerarquía de estímulos estresantes a través de
imágenes visuales, evocación de la situación ansiosa con ayuda del terapeuta,
exposición en imaginación, en realidad virtual, o en vivo del estímulo estresante.

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Es decir, paciente y terapeuta diagraman un conjunto de situaciones típicas a las

cuales el paciente teme, especificando la mayor cantidad de detalles posibles.
Luego, mientras el paciente se encuentra en un profundo estado de relajación, se
le guía para que vaya imaginando estas escenas temidas de acuerdo al grado de
ansiedad que le provocan.

¿Cómo funciona la desensibilización sistemática?

El procedimiento estandarizado de la desensibilización sistemática incluye cuatro
pasos. Entrenamiento en relajación, una construcción de las jerarquías,
evaluación y práctica en imaginación y la desensibilización sistemática
propiamente dicha.
Antes de pasar al entrenamiento en relajación, es necesaria la explicación de la
técnica al cliente, para motivarlo y hacerle comprender la estrategia básica y los
principios de la eficacia técnica.
Hay que explicarle qué son respuestas incompatibles y por qué si aparece una, no
puede aparecer la otra (como relajación y tensión), qué es una jerarquía de
estímulos, qué es el contra condicionamiento y la generalización en términos que
pueda comprender.
1. Entrenamiento en relajación.
La respuesta de relajación que el paciente usará para combatir la ansiedad será
preferiblemente alguna que ya conozca. Es posible utilizar cualquier
procedimiento, pero si es posible mejor utilizar algún tipo de relajación que el
propio paciente pueda poner en práctica de forma rápida y eficaz.
2. Jerarquía de ansiedad.
Tenemos que hacer una ordenación de las situaciones temidas. Esto es lo que
llamamos una jerarquía de ansiedad, donde listamos todas las situaciones
potencialmente ansiógenas relacionadas con el tema a tratar y las ordenamos
según el grado de ansiedad que generan. Para cuantificar la ansiedad que genera
se utiliza una escala del 0 al 100, donde la situación con puntuación 0 no genera
ansiedad en absoluto y la puntuada con un 100 es la que más ansiedad genera de
todas.
3. Práctica en imaginación.
Como utilizaremos la exposición en imaginación, deberemos evaluar la capacidad
del paciente para imaginarse escenas. Se pedirá al paciente que imagine una

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escena y, a continuación, se preguntarán los detalles de la misma para ver hasta

qué punto es vívida la visualización en imaginación.
4. La desensibilización propiamente.
Una vez asegurado esto, se procederá la presentación de las situaciones que
causan ansiedad. Esta presentación puede ser en imaginación o bien en vivo. Se
comenzará por la situación que cause ansiedad cero y se irá subiendo por la
jerarquía de ansiedad gradualmente.
Las primeras presentaciones se hacen de forma breve, pero se irá aumentando
cada vez más el tiempo de exposición. Al mismo tiempo que se presenta el ítem
ansiógeno, se ponen en marcha las estrategias de relajación que se han
aprendido previamente para interferir con la ansiedad y desaprender la respuesta
ansiosa.
Naturalmente, cuanto más tiempo pase el paciente en exposición, mayor
desensibilización. Además, cuando se consigue reducir la ansiedad que produce
una situación, esta se generaliza a las situaciones que están por encima de esta.
Los ítems se dan por superados cuando producen cero ansiedades. Es decir,
hasta que una situación no genera absolutamente nada de ansiedad, no se puede
pasar a la siguiente.

Sensibilización Encubierta.
Es una herramienta muy útil para conseguir un mayor control de la mente, las
emociones y el cuerpo y para efectuar cambios deseados en la conducta. La
técnica de sensibilización encubierta se utiliza para tratar los hábitos destructivos.
Se denomina "encubierta" porque el tratamiento básico se realiza en la mente. La
teoría en la que se basa la sensibilización encubierta es la siguiente:
“Las conductas que se convierten en hábitos arraigados son aprendidos
debido a que son reforzadas consistentemente por una gran cantidad de
placer”.
Una forma de eliminar el hábito es empezar asociando la conducta habitual con
algún estímulo imaginario muy desagradable. Así el antiguo habito deja de evocar
imágenes placenteras y empieza a asociarse con algo nocivo y repulsivo.
Pasos a seguir:

− Aprendizaje de la relajación progresiva.

− Análisis del habito destructivo.
− Creación de una jerarquía placentera: lista de 5 o 10 cosas que la persona
disfrute del habito destructivo.

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− Creación de una escena aversiva: buscar un pensamiento repulsivo o

aterrador.
− Combinación de escenas agradables y aversivas.
− Alteración de la escena aversiva.
− Practicar la sensibilización encubierta en la vida real.

Visualización.

La visualización es una técnica muy útil para mejorar la gestión del tiempo y
aumentar nuestra productividad. Esta técnica consiste en convertir metas
abstractas en elementos visuales que nos permitan entender mejor nuestro
objetivo. Su finalidad es ayudarnos a ser más conscientes de los límites del tiempo
y el trabajo al que nos enfrentamos cada día.
Este verbo, por su parte, refiere a desarrollar mentalmente la imagen de algo
abstracto, a otorgar características visibles a aquello que no se ve o a representar
a través de imágenes cuestiones de otra índole.
Visualizar consiste en imaginar el resultado que esperamos obtener a partir de las
tareas que tenemos para lograr una meta determinada. Esta técnica tiene la
ventaja de ayudarnos a mantener el enfoque, además de ayudarnos a ser más
conscientes de los límites de tiempo y trabajo necesarios para llevar a cabo todas
las tareas involucradas.
Un ejemplo:
− El caso de una persona que quiere aprender un nuevo idioma. La
visualización le permite imaginar todos los detalles del proceso de
aprendizaje desde el principio hasta el fin: desde el primer día de estudio
hasta el momento en que tiene la capacidad de sostener una conversación
en el nuevo idioma. Al igual que el caso anterior, la visualización nos
ayudará a identificar las distintas fases del proceso y a planificar mejor
nuestro avance con el fin de lograr un aprendizaje rápido y eficiente.

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Algunos puntos importantes…

1. Crea un calendario visual: Un calendario visual que contenga todas tus tareas
y compromisos programados a lo largo del mes u otro período de tiempo.

2. Analiza tu rutina cotidiana: Toma 10 minutos al final de cada día para

{visualizar} lo que has cumplido, lo que aún necesitas realizar, y en qué momento
podrás cumplir con cada una de las tareas restantes.

3. Utiliza recursos visuales: Implementa recursos visuales como mapas

mentales, tableros Kanban y calendarios para {organizar} más eficientemente los
procesos y asegurarte de que es cumpliendo los objetivos establecidos.

4. Establece mini-metas: Divide tu lista de tareas en micro objetivos que puedas

cumplir en un corto período de tiempo, así tendrás una {visión clara} de cuáles han
sido las tareas realizadas y cuáles quedan por alcanzar.

5. Elimina distracciones: Identifica tus principales distracciones para después

eliminarlas de tu entorno de trabajo.

6. Usa gráficos y mapas: Crea gráficos y mapas que ilustren los resultados
obtenidos durante el cumplimiento de las tareas, para una {mejor comprensión} de
cómo se desarrolla cada una de ellas.

7. Establece prioridades: Al planificar tus tareas, escoge aquellas que son más
importantes y {priorízalas}. Esto te ayudará a optimizar el uso de tu tiempo y a
concentrarte en la realización de las mismas.

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¿Sabías esto?
1. La técnica de la visualización: Ayuda a crear una imagen mental con el
objetivo de establecer prioridades y distribuir el trabajo de forma inteligente.

2. Esta herramienta: Se utiliza para identificar áreas problemáticas, mejorar la

toma de decisiones y ver la situación global en poco tiempo.

3. El mapeo mental: Permite llevar un control de todas las tareas pendientes y los
plazos para la entrega, simplificando la planificación.

4. La visualización: Contribuye al buen desempeño al ofrecer una visión clara y

directa del proceso, optimizando así la productividad.

5. La visualización: Puede convertirse en la herramienta ideal para mejorar la

toma de decisiones y la eficiencia en la gestión del tiempo.

Horario.
Un horario representa el panorama general e incluye las principales actividades
que ocurren a lo largo del día. Las rutinas son los pasos necesarios a seguir para
completar las diferentes partes del horario. Los horarios más adecuados para
reuniones comerciales son entre las 11:00 a.m. y las 3:00 p.m., ya que los
participantes están alertas y despiertos, y se encuentran en medio de la jornada
laboral.

Objetivo
El objetivo de las reuniones varía dependiendo del tipo de reunión convocada.
Reuniones para informar, Reuniones para informarse, Reuniones para debate
público, Reuniones para desarrollo del personal, Reuniones para solucionar un
problema.

Participantes
A mayor cantidad de participantes, aumenta la duración de las reuniones y se
reduce su efectividad. Mantener el número en límites razonables.
Roles que deben participar:
− Los que saben (conocimiento, habilidades, experiencia)

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− Los que están interesados (líder, cliente, gerente de proyecto, interesados

en general)
− Los que pueden (dedicar tiempo para ejecutar, autoridad para implementar)
Agenda.
Debe existir la Agenda Típica de la reunión con temas y tiempos para cada tema o
actividad. Ahora si es una agenda que puede cambiar por diversas circunstancias,
entonces sí habría que publicar una agenda deben de ser enterados por correo
electrónico con anticipación.
Preparara la agenda de reunión debe Incluir:
− Objetivo o propósito de la reunión.
− Hora de inicio y término.
− Temas a tratar y orden de prioridad
− Tiempo asignado a cada uno de los temas.
− Responsable por tema

Requerimientos
Es una característica que debe incluirse en un nuevo sistema y puede consistir en
una forma de captar o procesar datos, producir información, controlar una
actividad o dar apoyo a una tarea.
Establecer reglas para las reuniones Dichas reglas, deben ser establecidas por
todos los participantes, por ejemplo:
− Horarios
− Puntualidad
− Métodos para decidir
− Interrupciones permitidas
− Confidencialidad.

Minuta de acuerdos.
La minuta es un documento preliminar a otro que será el oficial. Este último, al que
podríamos denominarla versión definitiva, deberá cumplir con ciertos parámetros e
incorporar información adicional.
Compartir la minuta.

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Los asistentes a la junta deben recibir en un plazo máximo de 2 días el informe del
secretario. Este documento puede compartirse con otras personas que no hayan
participado, pero que conviene estén al tanto de los acuerdos.
Contenido de la minuta.
La minuta de la reunión debe recoger de manera clara los objetivos, los
responsables y las fechas de las tareas asignadas. Así podrás evaluar el
cumplimiento de los acuerdos o introducir correctivos sobre la marcha, en caso de
ser necesario.
Minuta de la reunión.
La minuta o acta es un documento realizado por el secretario que recoge lo que se
ha dicho y hecho en una reunión. Esta acta es enviada a los asistentes lo más
pronto posible para que puedan revisarla y aprobarla.
Información previa
La información previa es la información que una persona tiene almacenada en su
memoria gracias a sus experiencias pasadas. Antes de una reunión de trabajo
efectiva, se debe proporcionar información previa sobre los siguientes aspectos:
− Fecha, hora, lugar, asistentes, ausentes y excusados
− Objetivos y agenda de la reunión
− Temas tratados y las intervenciones realizadas por cada participante
− Conclusiones, los acuerdos y las acciones a realizar, especificando el
responsable y el plazo de cada una
− Propósito de la reunión
− Quiénes asistirán
− Roles y las responsabilidades
− Duración de la reunión
− Lista de temas a cubrir
− Breve descripción de los objetivos de la reunión
− Personas que asistirán a la reunión
− Nombres de las personas que expondrán cada tema
− Hora y el lugar de realización de la reunión laboral
− Disponibilidad de todos los asistentes
− Motivo de la reunión

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