EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Planeación: La planeación administrativa es una de las fases más importantes
del proceso administrativo. Así, en esta etapa se determinan las estrategias
que van a regir todas las acciones que debe realizar la empresa para lograr
obtener resultados exitosos.
En efecto, las estrategias que se definen en la planeación pueden ser de
corto, mediano y largo plazo. Por ello, una buena planificación ayuda a que
una empresa pueda utilizar eficientemente sus recursos. Asimismo, la
planeación permite definir objetivos claros y establecer las actividades que
ayuden a lograr los resultados.
Es decir, en la planeación se establecen los objetivos y el curso de acciones
que deben seguirse para alcanzarlos. La planeación determina qué, cómo,
cuándo, dónde y cuánto costará lo que la organización tiene que hacer en el
futuro para alcanzar sus metas.
¿Por qué es importante la planeación administrativa?
Definitivamente, la planeación administrativa es fundamental para el buen
funcionamiento de cualquier organización. Esto, dado que la planificación
permite prever las contingencias, los cambios y los riesgos que se puedan
presentar en el futuro.
Al anticiparse, la planeación puede ayudar a tomar las medidas necesarias
para enfrentar todos estos riesgos de forma más adecuada y eficiente.
Además, si se sabe hacia dónde se orientan todas las acciones de la
organización, se pueden enfocar de mejor forma los esfuerzos del personal y
el aprovechamiento de los recursos materiales y financieros.
ORGANIZACIÓN
La organización administrativa es el proceso de planificar, controlar, dirigir y
organizar los recursos propios de una empresa, con la finalidad de alcanzar
los objetivos de la misma. Se encarga de coordinar los diferentes
departamentos, conjuntamente con los empleados que laboran en cada uno
de estos.
El objetivo es poder trabajar como un equipo y consolidar los propósitos
planteados por la organización. La organización administrativa permite el uso
óptimo de los recursos a través de una planificación y control meticulosos en
el lugar de trabajo. Para esto es necesario tomar decisiones y resolver los
problemas que surjan durante ese proceso.
Uno de los recursos donde tiene acción directa es el humano. La intención
principal es crear un ambiente pacífico y positivo, vinculando a cada
empleado con su trabajo y con la empresa.
La organización debe trabajar estrechamente con el personal, valorando e
incentivando su labor. De esta manera les brindará una sensación de
seguridad y unidad que se traducirá en un trabajo mancomunado para
alcanzar los objetivos de la empresa.
Etapas de la organización administrativa
Los seis pasos esenciales del proceso administrativo son los siguientes, por
orden de ejecución:
Previsión: tener en cuenta todos los factores que puedan afectar a la
consecución de los objetivos.
Planificación: trazar los objetivos y los pasos para alcanzarlos.
Organización: formación de la estructura organizacional necesaria para lograr
los objetivos.
Dirección: administración de la organización y gestión del personal.
Coordinación: coordinar equipo humano, recursos externos y externos.
Control: observación y vigilancia de las actividades, de forma que se
encaminen a la consecución de objetivos.
DIRECCION
En administración de empresas, se conoce como dirección (o directamente
como dirección administrativa), a una de las etapas más importantes del
proceso administrativo, en la que se aplica el conocimiento adquirido para
llevar a cabo una toma de decisiones pertinentes. Dicho en términos más
simples, la dirección administrativa equivale al capitaneo de un barco.
La dirección administrativa es una labor complicada y de alta
responsabilidad, que generalmente llevan a cabo gerentes y otras figuras de
liderazgo y autoridad dentro de las organizaciones, y que tiene como objetivo
garantizar que los objetivos trazados de antemano se cumplan, lo cual
significa lidiar con imprevistos, corregir sobre la marcha el funcionamiento de
la organización y a menudo tomar decisiones estratégicas.
Por esta razón, la dirección está muy emparentada con el control y la
retroalimentación dentro del proceso administrativo: únicamente manejando
la información necesaria y surgida de la evaluación del funcionamiento de
una organización, se podrán tomar decisiones informadas y sensatas que
tengan una mayor probabilidad de éxito. Es por eso que la conducción
empresarial no es demasiado distinta de la conducción política de una
nación, aunque ambas cosas manejen elementos muy diferentes y tengan
principios distintos.
Etapas de la dirección administrativa
Toma de decisiones. Ante algún tipo de imprevisto, situación retadora o
evaluación de la organización, se impone la necesidad de una toma eficiente
de decisiones, lo cual pasa a su vez por determinadas etapas:
Definir el problema. Es decir, comprender la situación, los retos surgidos y/o
los objetivos que se persiguen y que nos brindarán la orientación inicial
respecto a cómo abordar el problema.
Evaluar las alternativas. Todo problema puede abordarse desde distintos
puntos de vista y puede resolverse o enfrentarse de modos distintos, más
agresivos, más pacientes, más sagaces, etc. Antes de decidirse por alguno se
deben revisar todas las opciones.
Tomar una decisión. Finalmente deberemos decantarnos por alguna opción y
aplicarla de manera específica, teniendo en cuenta un panorama de
consecuencias posible y algún tipo de previsiones anticipadas.
Integración. Esta etapa implica la disposición de los elementos y recursos
necesarios para ejecutar la decisión previamente tomada, a través también
de diversas estrategias, como son:
Reclutamiento. Agrandamiento o reemplazo del capital humano con el
personal necesario para llevar a cabo las labores que acarrea la decisión.
Capacitación. Brindar al personal ya existente las herramientas teóricas,
conceptuales o prácticas para poder llevar a cabo las labores que acarrea la
decisión.
Renovación. Adquisición de nuevos materiales, nuevos equipos, nuevas
herramientas, etc., para poder llevar a cabo la decisión.
Motivación. El espíritu empresarial y la moral de equipo son también
fundamentales para conseguir los objetivos y materializar el plan decidido,
así que la dirección deberá llevar a cabo una revisión de las dinámicas
motivacionales de la organización y emplear nuevas, reforzar las existentes o
eliminar las contraproducentes.
Comunicación. Muy emparentada con la motivación, la comunicación tanto a
lo interno como a lo externo debe ir siempre en concordancia con las
decisiones iniciales que se tomaron, de modo que cada segmento de la
organización tenga claro lo que se espera de ella y que cada cliente sepa qué
cambios esperar de la organización.
Liderazgo y supervisión. No sólo se debe tomar decisiones y velar por que se
implementen correctamente, sino que se debe mantener abierto un canal de
retroalimentación y control que permita percibir la eficacia de los cambios
introducidos, que identifique complicaciones, que perciba amenazas y
oportunidades derivadas del cambio, en fin, que suministre a la dirección la
información necesaria para poder volver a tomar decisiones y mantener así el
circuito andando.
CONTROL
En las ciencias de la administración, se habla de control para referirse a una
de las principales funciones administrativas, junto con la planificación, la
organización y la dirección, la cual tiene como cometido asegurarse de que
las acciones de la organización se realicen de acuerdo a lo planificado, o
evaluar la eficacia de los resultados obtenidos, es decir, su grado de
proximidad con el ideal esperado.
Las dinámicas administrativas de control usualmente implican la obtención
de información respecto al proceso empresarial y a los resultados, y la
aplicación de las correcciones que sean pertinentes para enmendar los
errores y maximizar la eficiencia. Se trata de un mecanismo de
retroalimentación del sistema organizativo que depende para operar de los
tres pasos previos, sobre todo de la planificación, etapa donde se fijan las
expectativas y las metas. En teoría, una organización cuyos procesos y
resultados se ciñen más a lo planeado será mucho más eficiente que otra que
se salga del carril.
Así, los procesos de control permiten no sólo medir el rendimiento
organizacional, sino además establecer justamente los estándares de calidad
idóneos para ello, y además evaluar y tomar las medidas correctivas
pertinentes.
El proceso de control idóneo, en este sentido, debe ser económico, flexible y
preventivo, pero además, como hemos dicho, debe responder a los objetivos
organizacionales trazados.
