UNAD, Diplomado de Profundización SCM y Logística
Gestión de inventarios, Almacenes y
aprovisionamiento
Mayorga Ramírez, Yury Marcela1, Camacho Duarte, Allan2, Calderón Quitian, Walter Arlensson3,
Avendaño Serrano, Edgar Alonso4, Celis Prada, Sindy Daniela5
Escuela de Ciencias Básicas, Tecnología e Ingeniería
Universidad Nacional Abierta y A Distancia “UNAD”
[email protected] 1,
Resumen-
La gestión de inventario es un punto importante en la gestión El almacenamiento siempre ha sido un aspecto de gran
estratégica de cualquier organización, y mucho más ahora relevancia para el desarrollo económico. En la época
que estamos cambiando de sociedad, lo que cada día nos preindustrial era efectuado por almacenes domésticos que se
obliga a imponer nuevos y mejores desafíos, las empresas veían obligados a funcionar como unidades económicas
necesitan mantenerse competitivas en el mercado por lo que autosuficientes. Los clientes realizaban el almacenamiento y
es esencial. Contar con las herramientas y estrategias aceptaban los riesgos inherentes.
asociadas a la administración o mejora de procesos. Este
artículo se centró en el desarrollo de estrategias de control, Los beneficios económicos del almacenamiento ocurren
como la clasificación de los criterios ABC, que es un punto cuando se reducen los costos logísticos generales. Por
clave en el desarrollo y control de cada empresa. ejemplo, si agregar un almacén en un sistema logístico reduce
el costo general del transporte en una cantidad mayor que la
inversión requerida y el costo operativo, se reducirá el costo
Abstract–
total. Cuando se pueden lograr reducciones en el costo total, el
Inventory management is an important point in the strategic
almacén se justifica en lo económico.
management of any organization, and much more now that we
are in a changing society, which every day forces us to impose
II. INVENTARIOS
new and better challenges, companies need to stay competitive
in the market by what is essential. have the tools and
Un sistema de inventario es una estructura que sirve para
strategies associated with the administration or improvement
controlar el nivel de existencia y para determinar cuánto hay
of processes. this article focused on the development of
que pedir de cada elemento y cuándo hay que hacerlo. Hay dos
control strategies, such as the classification of ABC criteria,
tipos básicos de sistemas de inventario: el sistema de
which is a key point in the development and control of each
inventario continuo, o cantidad fija de pedido (se pide siempre
company.
la misma cantidad cuando las existencias alcanzan un cierto
nivel), y el sistema de inventario periódica, o de período
Palabras Clave- constante entre pedidos, en el que cada cierto tiempo constante
Cadena, procesos, enfoque y gestión, Gestión, Transporte, se pide una cantidad variable de material o producto.
distribución, materias primas, productos terminados, logística
de distribución, operadores logísticos, sistemas, inventarios,
aprovisionamiento, distribución. Proceso integral de gestión de inventarios
I. INTRODUCCIÓN
La gestión de inventarios es una operación importante para la
cadena de abastecimientos de cualquier compañía; La
administración del inventario es riesgosa y el riesgo varía
dependiendo de la posición de la empresa en el canal de
distribución. El inventario consiste en los lineamientos acerca
de qué adquirir o fabricar, cuándo efectuar acciones y en qué
cantidad.
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Objetivos de la gestión de Inventario.
Reducir al mínimo los posibles niveles de existencia.
Asegurar el suministro de producto (materia prima,
producto en curso o producto terminado) en el
momento adecuado al área de producción o al cliente.
Tipos de inventarios.
Entre los diferentes tipos de inventarios encontramos los
siguientes:
Inventarios de Materias Primas
Inventarios de Insumos y Materiales (Materias primas
de segundo orden)
Inventarios de Productos en proceso
Inventarios de Productos terminados
Inventarios de Productos en Embalaje
Planeación de inventarios
La planeación del inventario consiste en determinar cuándo
hacer y cuánto incluir en un pedido. Cuándo hacer el pedido se
determina mediante el promedio de la variación en la demanda
y el re-abasto. Cuánto incluir en el pedido se determina
mediante la cantidad del pedido. El control del inventario es el
proceso de vigilar el estado del inventario.
Pasos para realizar un inventario
1. Identificar los bienes a inventariar: El primer paso es
tener claro que bienes son los que corresponde inventariar y
que bienes no.
2. Determinar los lugares a inventariar: Una vez aclarado
cuáles son los bienes que corresponde incluir en el inventario,
habrá que tener presente todos los lugares en los que están
para no omitirlos. Otra recomendación de índoles
metodológica, teniendo en cuenta la cantidad de lugares por
los que deberemos pasar al hacer inventario: nos conviene con
Figura tomada de: Instituto Aragonés de Fomento. Price Water anticipación recorrer esos lugares y ordenarlos, si es que no lo
House Cooper. Manual de Gestión de Stocks. Recuperado de están, a fin de poder identificar sin problemas los bienes y
https://www.aragonempresa.com/descargar.php?a=50&t=pagi evitar reiteraciones u omisiones.
nas_web&i=390&f=21297fa94cf5229f0f8471a859ea0632
3. Armar un equipo de trabajo: Consideramos de suma
Administración de inventarios. importancia este tema porque además de hacer la tarea de
manera más eficiente, es una muestra de solidaridad y
La administración del inventario es un elemento importante de corresponsabilidad por parte de las personas que hacen parte
la estrategia logística de la cadena de suministro que debe del almacén.
integrarse para lograr los objetivos generales de servicio.
Aunque una estrategia para lograr un nivel de servicio alto es 4. Recorrido, recuento y registro: Una vez cumplidos los
aumentar el inventario, se pueden utilizar el transporte rápido pasos anteriores estamos en condiciones de comenzar el
y la colaboración con los clientes y proveedores de servicios inventario propiamente dicho. Para ello se fijará un día y hora
como un método alterno para reducir la incertidumbre. en que se llevará a cabo (es importante cuidar el detalle de que
sea en el mismo momento en toda la comunidad). Es
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importante que se familiaricen con las planillas a utilizar, dado Para tener una logística de aprovisionamiento óptima,
que estas deben convertirse en una ayuda que facilite el debemos definir los productos que se necesitan en la
trabajo, no en un obstáculo. Un detalle a tener en cuenta es el planeación de los procesos, mantener buenas relaciones y
riesgo de no inventariar algún objeto, o de contarlo más de una comunicación con los proveedores preferiblemente eficaces en
vez. el cumplimiento de todos los requerimientos solicitados, lograr
obtener dichos elementos al más bajo costo posible,
manteniendo los estándares de calidad.
III ALMACENAMIENTO Y APROVISIONAMIENTO.
Figura tomada de: https://www.gestionar-facil.com/gestion-de-
almacenes-10-pasos/
Logística de aprovisionamiento
El abastecimiento o aprovisionamiento se refiere a la actividad
que permite proveer a una empresa del material para el
correcto funcionamiento de sus procesos.
En la cadena de suministro, un favor clave es la logística de Almacenamiento
aprovisionamiento que permite el control más eficaz de los
suministros con el fin de satisfacer las necesidades que se La logística de almacenamiento se refiere a la conservación y
presentan en cada uno de los procesos de operación de una gestión de mercancías dentro de los almacenes; para cumplir
empresa. con esta labor, las empresas recurren a herramientas tales
como software de logística que permiten optimizar el proceso
En la logística de aprovisionamiento es necesario tener en de manejo de mercancías, registrando las entradas, transporte,
cuenta factores tales como las cantidades y frecuencias de los almacenaje y salidas de la misma. Para dichas actividades se
suministros, previsión de inventario y demanda, calidad de requieren de profesionales en el sector de almacenamiento,
servicio, selección de proveedores y sus fechas de entrega, así que se encargue de recibir, revisar, cargar, transportar y
como también las unidades de embalaje y el tipo de carga que empacar las mercancías, teniendo en cuenta las propiedades y
utilizan, entre otros. el estado de la misma como los siguientes:
Manejar un buen abastecimiento de productos y servicios Sólido
genera ventajas para una organización tales como el flujo Líquido.
directo de materiales y servicios necesarios, cantidad Explosivo.
existencias disponibles para operar, fabricar y distribuir, Toxico.
cumplir con las exigencias de la demanda. Perecedero.
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La persona encargada del proceso de almacenamiento, además Stock
debe elaborar e implementar programas de cargue que se
ajusten a las normativas vigentes y leyes establecidas. La Dentro de un stock se encuentra todo el conjunto de bienes,
logística de almacenamiento permite para mejorar el flujo de productos y materiales adquiridos por una empresa, las cuales
materiales desde el momento de la obtención hasta el proceso se codifican para que puedan ser conocidas en detalle y
final de distribución y venta. contabilizadas realizando un buen control financiero de las
mismas. El nivel de stock se deriva dependiendo de su corta o
Almacén larga duración, ya que esta corre el riesgo de caducar o
estropearse, haciendo que la empresa genere perdidas
Almacén es el espacio entendido como edificio o espacio innecesarias.
utilizado para depositar materiales o mercancía, herramientas,
productos, etc. Este espacio requiere que estructurado y Inventario
planificado para cuidar, proteger, controlar y administrar
bienes importantes y requeridos en la operación. El inventario es el listado completo, detallado y ordenado de
toda la mercancía que compone el stock de una empresa,
Recepción requerido así para el buen control y manejo contable de
manera real y oportuna. Mantener un inventario ordenado y
La recepción es el proceso de planificación de entradas de actualizado evita realizar compras innecesarias que muchas
mercancías, descarga y verificación tal y como se solicitaron veces salen más costosas o fuera del presupuesto, evita los
actualizando los registros de inventario. desperdicios, dificultades en la existencia de productos y
errores en los presupuestos.
El objetivo primordial que debe tener una empresa en su
proceso de recepción de mercancías es la automatización tanto Proveedores
como sea posible para eliminar o minimizar burocracia e
intervenciones humanas que no añaden valor al producto Son empresas o comerciantes que proveen a nuestra empresa
por medio de la venda de sus mercancías las cuales usamos
para la producción de nuestros productos o servicios. Es muy
importante mantener una buena relación con los proveedores
ya que se requiere que el aprovisionamiento sea de calidad y
de manera oportuna.
Principios básicos para el aprovisionamiento y almacenaje de
productos y materiales
-Orden y clasificación: el orden y clasificación de las
mercancías permiten que éstas sean usadas y faciliten su
operación, para esto es necesario identificar cada una de estas
por medio de códigos, ubicándose según su clasificación ya
sea en pasillos o estantes con su respectiva tarjeta de registro y
control y asignando a una persona la cual será la encargada de
mantener en óptimas condiciones y administración de la
mercancía.
Mercancías Rotación de stocks: aunque el almacenamiento de mercancías
no produzca un valor agregado en él, es necesario establecer
Son los recursos materiales requeridos por las empresas para niveles mínimos y máximos de stocks con el fin de aumentar
cumplir los procesos de producción y operación, tales como nuestros beneficios en el movimiento de entrada y salida para
maquinaria, mobiliario, productos para mantenimiento y atender de manera rápida a nuestros clientes.
limpieza de instalaciones, materiales para la producción de los
mismos productos o servicios requeridos por la demanda. Seguridad e higiene: para mantener en buen estado las
Estas mercancías pueden clasificar según su permanencia en mercancías, es indispensable disponer de un almacén o espacio
artículos de larga y corta duración. rigiéndose por normas tales como la revisión periódica del
sistema eléctrico, funcionamiento de los equipos, revisión de
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las estanterías, muebles y arreglo de las mismas en caso de ser V. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
necesario, revisión de paredes, pisos y áreas de ventilación,
equipar el almacén de los elementos de seguridad tales como [1] J., D. (2007). Administración y logística en la cadena de
extintores, señalización, etc. suministros. (2a. ed.) McGraw-Hill Interamericana. Página
213. Tomado de http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2053
Supervisión y control: para garantizar que los procesos y
procedimientos se cumplan a cabalidad y en los tiempos [2] Guerrero, Salas, Humberto. Inventarios: manejo y control,
establecidos, es necesario ejercer supervisión y control Ecoe Ediciones, 2009. ProQuest Ebook Central,
continuamente para que la mercancía esté organizada y en http://ebookcentral.proquest.com/lib/unadsp/detail.action?d
buen estado. Para ejercer una efectiva supervisión y control de ocID=3201123.
la mercancía se requiere de aplicar algunas estrategias como
determinar documentación autorizada, la cual estará [3] Salazar López B. (2016) Ingeniería Industrial
restringida a todo tipo de persona excepto a la encargada de https://www.ingenieriaindustrialonline.com/ herramientas-
velar por su supervisión, se requiere un registro actualizado para-el-ingenieroindustrial/administraci%C3%B3n-
día a día de todas las actividades de entrada y salida, este área deinventarios/
debe estar directamente relacionado con el área de
contabilidad. [4] Pinzón, B. (2005). Aprovisionamiento. Recuperado
de http://hdl.handle.net/10596/5663
IV. CONCLUSIONES
[5] Instituto Aragonés de Fomento. Price Water House
Cooper. Manual de Almacenes. Recuperado de
Supply Chain Management tiene un concepto estratégico, ya
https://www.aragonempresa.com/descargar.php?a=50&t=p
que implica comprender y administrar las actividades
aginas_web&i=390&f=a52f7cc0713a48383d25677c1387d
realizadas desde los proveedores, proceso de producción y
ce3
finalmente llegar a los consumidores, que agregan valor a la
línea de abastecimiento del producto. Es el marco conceptual
[6] Pinzón, B. (2005). Inventarios. Recuperado de
básico para desagrupar a toda la empresa con sus socios
http://hdl.handle.net/10596/5667
comerciales y en todas sus actividades, con el fin de
comprender mejor los costos totales y las fuentes de
diferenciación para fines estratégicos.
Las empresas necesitan mantener competitividad en el
mercado por lo que se hace fundamental contar con
herramientas y estrategias asociadas con la administración o el
mejoramiento de procesos la aplicación de un modelo de
inventario hace que la información fluya de forma efectiva y
eficiente entre el distribuidor y el vendedor. La información es
el principal motor de la reducción de las cantidades por
ordenar, dado el grado de conocimiento que puede obtenerse
acerca de la demanda. Lo anterior ratifica la importancia y la
necesidad de emplear tecnologías de transferencia de
información entre las empresas.
A través de los diferentes momentos de elaboración del trabajo
se realizó diagnóstico con respecto a los estándares que
maneja el modelo de Suply Chain Management y de acuerdo a
los resultados obtenidos se logró identificar las debidas
falencias en los diferentes procesos asociados a los estándares
a desarrollar por la empresa para lograr el mejoramiento en
eficiencia para lograr brindarle un producto acorde a las
necesidades del cliente.
