República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación
Universidad Bicentenaria de Aragua
Trimestre/T
Faculta de Ciencias Administrativas y Sociales
Administración II
MANUAL DE ORGANIZACION
Tutor:
Autor:
Juan Torres Isbelis
Hernández
26.562.758
Puerto Ordaz, 27 de febrero 2024
MISION DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y VENTAS
Garantizar la provisión de bienes y servicios requeridos por los clientes
internos y externos a fin de ofrecerles productos de calidad de manera oportuna de
forma segura y confiable aplicando las mejores estrategias que permitan aminorar
los costos de inversión generando un mayor margen de ganancias.
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
♦Entregar productos de
♦Garantizar la cobertura de calidad a los mejores y más ♦Acortar las brechas
los requerimientos bajos costos a nuestros funcionales de la cadena
solicitados por los clientes clientes. de abastecimiento de
en tiempo oportuno. mercancía.
♦ Diversificar el mercado de
proveedores. ♦ Mantener actualizada la
♦Desarrollar cartera de información referente a
proveedores confiables y ♦Velar por el cumplimiento los proveedores activos y
estables en el mercado. de los acuerdos con los nuevos en el mercado.
clientes y proveedores. ♦
♦Mantener
♦ Control de automatizados y
♦ Obtener ahorros. inventario de estandarizados los
compras de bienes y métodos y
♦Cumplir con el procedimientos del
marco legal que nos servicios
departamento.
♦ Aumentar los
rige . aportes al flujo de ♦ Fortalece
caja relaciones con entes
comerciales
DESCRIPCIONES DE LOS CARGOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
❖ Jefe de Compra y Venta. Profesión: Contador / Administrador:
➢ Se encarga de supervisar las operaciones del área de compras.
➢ Responsable de tomar decisiones estratégicas para garantizar que la
empresa reciba los bienes y servicios necesarios para operar de manera
efectiva y eficiente al mismo tiempo que se precisa aumentar los ingresos de
la organización.
➢ Analiza los presupuestos y gastos de mayor envergadura y verifica que estos
sean favorables a las compras y demandas en cuanto a las ventas a fin de
hacer uso eficiente de los recursos financieros de la organización.
➢ Rinde la información más importante relacionada con las compras de bienes
y equipos, materiales directos e indirectos.
❖ Asesor de Compras: Licenciado en Mercadotécnica/ Contador/
Abogado
➢ Responsable de reunirse con los encargados de los otros departamentos a
fin de garantizar y evaluar los requerimientos a solicitar.
➢ Evaluar a los proveedores para confirmar la calidad de los productos a fin de
corroborar que cumplen con el estándar de calidad requerido por la empresa.
➢ Apoyar a cualquiera de los puestos a desarrollar proveedores para asegurar
de igual manera la calidad de los suministros.
➢ Funge como enlace con el departamento de calidad para resolver cualquier
situación en caso de que los proveedores no cumplan con la entrega de la
compra ya cancelada.
❖ Especialista de Compras: Licenciado en Administración
➢ Es el responsable de desarrollar la cartera de proveedores.
➢ Mantener el inventario de compras y requerimientos cumplidos por el
departamento.
➢ Elabora propuestas en función de nuevos productos y proveedores
favorables a la organización.
➢ Realiza seguimiento a las órdenes solicitadas, así como también de las
requisiciones recibidas.
➢ Verifica y evalúa los tiempos de respuesta de los proveedores en cuanto a
entrega de presupuesto y de mercancías.
➢ Reporta y resuelve cualquier eventualidad que se suscite en el proceso de
compras
➢ Verificar la entrega de las compras a las áreas requeridas.
❖ Analista de Compras y Ventas. Profesión: TSU en Administración / Contaduría
Pública:
➢ Solicita los presupuestos a los diferentes proveedores calificados.
➢ Hace seguimiento de las solicitudes realizadas a los proveedores.
➢ Se encarga de evaluar y analizar los presupuestos de las compras de los
productos a adquirir por la organización a fin de elegir el mejor proveedor.
Verificar, analizar y evaluar la información referente a los clientes de la
organización.
➢ Proporciona retroalimentación a los proveedores sobre la puntualidad de la
entrega.
➢ Procesa las órdenes de compra de servicios.
➢ Tramitar órdenes de pago.
➢ Verifica la claridad de la información de las facturas recibidas.
➢ Prepara reporte de las compras pendientes por cancelar.
➢ Procesar pagos por diversos conceptos de compras.
➢ Reporta las órdenes de servicios y de compras pendientes por tramitar.
ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Jefe de
Departamento
de Compras
Asesor de Especialista de Analista de
Compras Compras Compras
ARGUMENTACIONES Y REFLEXIONES FINALES
El departamento de compras tiene cada vez más un papel protagónico e
importante en las empresas. Es uno de los departamentos medulares de las
empresas, es el garante de las inversiones que esta realiza e inciden directamente
en la rentabilidad de la organización ya que en cierta forma desde su funcionamiento
genera las provisiones necesarias de la misma facilitándole el cumplimiento de sus
objetivos. Gracias a el área de compras se puede mantener un buen nivel de
abastecimiento, calidad y competitividad. Un buen departamento o gerencia de
compras evita desperdiciar materiales y recursos garantizando la abundancia
económica de la empresa.
