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ACTA DE REUNIÓN
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FECHA: 17/10/2023
TEMAS A TRATAR: Reunión finalización vigencia 2023
DESARROLLO:
1. HSE
• Se asigna la coordinación de limpieza del patio y la oficina con apoyo del
personal operativo.
2. Programador
• Asignar un día con los residentes de obra para organizar las actividades en los
frentes de trabajo.
3. Residentes
• Diligenciar bitácora diaria e informes técnicos.
• Solicitar a los conductores puntualidad y participación en las charlas HSE.
• Apoyo en conceptos técnicos para realización de informe DGO
4. Talento Humano
• Inclusión de personal nuevo y dotación.
5. Logístico
• Revisar con el apoyo de los residentes las ternas para continuar con la
operación.
• Hacer seguimiento para inclusión del personal para ejecutar el plan de trabajo
finalización vigencia 2023.
• Trabajar de la mano con el departamento HSE, para que este tenga
conocimiento del personal nuevo para capacitaciones.
6. Comité de obra
Se verifica estimados con el personal de Ecopetrol donde se define que se tiene que
incluir el CATHERIN con los estimados del mes de octubre 2023
Se verifica la señalización en campo y se determina que es insuficiente para la
necesidad de la operación, desde inicio del contrato CW61746 no se ha enviado dicho
insumo, solo se realizó una cotización con la ARL.
Se requiere impresora de mas capacidad para escanear, sacar copias de gran
capacidad la perdida de tiempo para imprimir AR y procedimientos impide las
acciones inmediatas para ejecutar las actividades programadas.
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El plan de mantenimiento de los equipos es parte fundamental para el desarrollo y
cumplimiento de las actividades programadas finalización vigencia 2023, la no
operatividad de los equipos tendrá como consecuencia no ejecutar el plan de trabajo
donde el recurso establecido para el desarrollo de esta vigencia 2023 será optimizado
por Ecopetrol disminuyendo el costo total del contrato.
Se establece comité de seguimiento para el día 27-10-2023 a las 8 am
COMPROMISOS:
Nro. COMPROMISO RESPONSABLE CARGO /EMPRESA FECHA
Realizar actividad de visita
a todos los frentes de obra
1 Todos Administrativos 22-10-2023
con todo el equipo de
trabajo
Realizar seguimiento y
plan de acción inmediato a
los daños presentados en
los vehículos y maquinaria
menor
Los vehículos serán
2 inmovilizados por positiva Daniel Ramírez Líder Operativo 20-10-2023
por condiciones inseguras.
Entrega de informe
semanal del estado de los
equipos y vehículos, con el
plan de acción inmediato
de reparación.
De acuerdo a los
compromisos que tiene la
maquinaria, no se puede
exceder los plazos para
que los equipos sean
avalados.
Entregar informe de
avance de los hallazgos,
enviar cronograma real sin Jorge Cartagena
3 Lideres Mantenimiento 18-10-2023
excusas de la reparación Mauricio Galvis
de los equipos
Entregar plan de acción y
cronograma para
seguimiento de
Mantenimientos
preventivos (cambio de
aceite, filtros, cambio de
cuchilla, escarificadores,
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Nro. COMPROMISO RESPONSABLE CARGO /EMPRESA FECHA
llantas de repuesto, luces y
compra de bombilleria)
Plan puntual del arreglo del
retrocargador que lleva
mas de dos meses no
operativo
El horario de llegada al
acopio es a las 6:15 am, se
4 Todos Administrativo 18-10-2023
debe salir del campamento
a las 6:00 am
Solicitar al aliado JYS
5 horarios de cargue para Álvaro Guevara Director de obra 18-10-2023
manejo de stock Ecopetrol
Por parte del
departamento HSE estar
6 pendiente de las compras Carol Rodríguez Coordinadora HSE 18-10-2023
de los elementos de
protección personal
Seguimiento compra y
llegada a campo de la
Carol Rodríguez
7 señalización requerida Coordinadora HSE 18-10-2023
Diana Olaya
para el funcionamiento de
la operación
Solicitar impresora tipo
tóner según las
especificaciones solicitadas
al ing jordan, adecuada
para desarrollo del
contrato
Álvaro Guevara Director de obra
8 18-10-2023
Mauricio Galvis Gerencia
Solicitar mobiliario
(escritorio y sillas), las
sillas se encuentran en
pésimo estado (sin llantas,
sin espaldar) no adecuado
para su uso
Envió de información de
personal de ingreso y Maria Almanza Logística talento
9 31-10-2023
retiro todos los fines de Karen Lucuara Humano
mes.
Ingreso de personal
(exámenes médicos,
Maria Almanza Logística talento
10 contrato y dotación) para 27-10-2023
Karen Lucuara Humano
cumplimiento de
compromisos PDT
Hacer acta de entrega de
vehículos verificando el Daniel Ramírez
11 Lideres Operativos 19-10-2023
estado para cambio de David Orjuela
turno
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PARTICIPANTES:
NOMBRE CARGO FIRMA
Álvaro Guevara Director de obra
Carlos Vásquez Residente de obra
Nicolas Perdomo Residente de obra
Angelica Almanza Logística
Larry Garcia Programador
Carol Fda. Rodríguez Coordinador HSE
Daniel Ramírez Líder operativo
