INSTITUTO TECNICO “INSTECSOL” Microsoft Office Access 2016

Índice:
CAPÍTULO 1: ELEMENTOS BÁSICOS DE ACCESS 2010................................................................................... 4

1.1 ARRANCAR Y CERRAR ACCESS 2010 ............................................................................................................ 4

1.2 LA PANTALLA INICIAL ......................................................................................................................................................................4
1.3 CONCEPTOS BÁSICOS DE BASES DE DATOS ...................................................................................................................................7

CAPÍTULO 2: CREAR, ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS ...................................................................... 8

2.1 CREAR UNA BASE DE DATOS ...........................................................................................................................................................8

2.2 CERRAR LA BASE DE DATOS.......................................................................................................................................................... 10
2.3 ABRIR UNA BASE DE DATOS ......................................................................................................................................................... 10

CAPÍTULO 3: TABLAS DE DATOS ................................................................................................................ 11

3.1 CREAR TABLAS DE DATOS............................................................................................................................................................. 11

3.2 TIPOS DE DATOS .......................................................................................................................................................................... 14
3.3 LA CLAVE PRINCIPAL ..................................................................................................................................................................... 15
3.5 CERRAR UNA TABLA ..................................................................................................................................................................... 16
CAPÍTULO 4: MODIFICAR TABLAS DE DATOS ............................................................................................ 17

4.1 MODIFICAR EL DISEÑO DE UNA TABLA........................................................................................................................................ 17

4.2 AÑADIR UN NUEVO CAMPO......................................................................................................................................................... 17
4.3 ELIMINAR UN CAMPO .................................................................................................................................................................. 17
4.4 INTRODUCIR Y MODIFICAR DATOS EN UNA TABLA...................................................................................................................... 18
4.5 DESPLAZARSE DENTRO DE UNA TABLA........................................................................................................................................ 19

CAPÍTULO 5: PROPIEDADES DE LOS CAMPOS............................................................................................ 21

5.1 TAMAÑO DEL CAMPO .................................................................................................................................................................. 21

5.2 FORMATO DEL CAMPO................................................................................................................................................................. 22
5.3 LUGARES DECIMALES ................................................................................................................................................................... 23
5.4 MÁSCARA DE ENTRADA ............................................................................................................................................................... 23
5.5 TÍTULO .......................................................................................................................................................................................... 23
5.6 VALOR PREDETERMINADO ........................................................................................................................................................... 23
5.7 REGLA DE VALIDACIÓN ................................................................................................................................................................. 24
5.8 TEXTO DE VALIDACIÓN ................................................................................................................................................................. 24
5.9 REQUERIDO .................................................................................................................................................................................. 24
5.10 PERMITIR LONGITUD CERO........................................................................................................................................................ 24
5.11 INDEXADO .................................................................................................................................................................................. 24

CAPÍTULO 6: LAS RELACIONES ................................................................................................................... 26

6.1 CONCEPTOS BÁSICOS SOBRE RELACIONES .................................................................................................................................. 26

6.2 CREAR LA PRIMERA RELACIÓN ..................................................................................................................................................... 27
6.3 INTEGRIDAD REFERENCIAL ........................................................................................................................................................... 29
6.4 AÑADIR TABLAS A LA VENTANA RELACIONES ............................................................................................................................. 30
6.5 QUITAR TABLAS DE LA VENTANA RELACIONES ........................................................................................................................... 30
6.6 MODIFICAR RELACIONES ............................................................................................................................................................. 31
6.7 ELIMINAR RELACIONES ................................................................................................................................................................ 32

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6.8 LIMPIAR LA VENTANA RELACIONES ............................................................................................................................................. 32

CAPÍTULO 7: LAS CONSULTAS ................................................................................................................... 33

7.1 TIPOS DE CONSULTAS ................................................................................................................................................................... 33

7.2 CREAR UNA CONSULTA ................................................................................................................................................................ 33
7.3 LA VISTA DISEÑO .......................................................................................................................................................................... 35
7.4 AÑADIR CAMPOS .......................................................................................................................................................................... 36
7.5 DEFINIR CAMPOS CALCULADOS ................................................................................................................................................... 36
7.6 FORMAR EXPRESIONES ................................................................................................................................................................ 37
7.7 ENCABEZADOS DE COLUMNA ...................................................................................................................................................... 39
7.8 CAMBIAR EL ORDEN DE LOS CAMPOS ......................................................................................................................................... 40
7.9 GUARDAR LA CONSULTA .............................................................................................................................................................. 40
7.10 EJECUTAR LA CONSULTA ............................................................................................................................................................ 41
7.11 MODIFICAR EL DISEÑO DE UNA CONSULTA .............................................................................................................................. 41
7.12 ORDENAR LAS FILAS ................................................................................................................................................................... 41
7.13 SELECCIONAR FILAS.................................................................................................................................................................... 42
7.14 CONSULTAS CON PARÁMETROS ................................................................................................................................................ 47

CAPÍTULO 8: LAS CONSULTAS DE RESUMEN ............................................................................................. 49

8.1. DEFINICIÓN ................................................................................................................................................................................. 49

8.2. LAS FUNCIONES DE AGREGADO .................................................................................................................................................. 50
8.3. AGRUPAR REGISTROS.................................................................................................................................................................. 52
8.4. INCLUIR EXPRESIONES ................................................................................................................................................................. 53
8.5. INCLUIR CRITERIOS DE BÚSQUEDA ............................................................................................................................................. 53

CAPÍTULO 9: LOS FORMULARIOS .............................................................................................................. 55

9.1 CREAR FORMULARIOS .................................................................................................................................................................. 55

9.2 EL ASISTENTE PARA FORMULARIOS ............................................................................................................................................. 56
9.3 EDITAR DATOS DE UN FORMULARIO ........................................................................................................................................... 60
9.4 LA VISTA DISEÑO DE FORMULARIO............................................................................................................................................. 60
9.5 LA PESTAÑA DISEÑO DE FORMULARIO ....................................................................................................................................... 62
9.6 TEMAS .......................................................................................................................................................................................... 63
9.7 EL GRUPO CONTROLES ................................................................................................................................................................ 64
9.8 SUBFORMULARIOS ....................................................................................................................................................................... 68
9.9 TRABAJAR CON CONTROLES......................................................................................................................................................... 68
9.10 ORGANIZAR Y AJUSTAR CONTROLES ......................................................................................................................................... 71

CAPÍTULO 10: LOS INFORMES ................................................................................................................... 75

10.1 INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................................................... 75

10.2 CREAR UN INFORME .................................................................................................................................................................. 75
10.3 EL ASISTENTE PARA INFORMES ................................................................................................................................................. 75
10.4 LA VISTA DISEÑO DE INFORME .................................................................................................................................................. 80
10.5 LA PESTAÑA DISEÑO DE INFORME ............................................................................................................................................ 81
10.6 EL GRUPO CONTROLES .............................................................................................................................................................. 83
10.7 AGRUPAR Y ORDENAR ............................................................................................................................................................... 87
10.8 IMPRIMIR UN INFORME ............................................................................................................................................................. 88
10.9 LA VENTANA VISTA PRELIMINAR............................................................................................................................................... 90

2
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CAPÍTULO 11: LOS CONTROLES DE FORMULARIO E INFORME .................................................................. 92

11.1 PROPIEDADES GENERALES DE LOS CONTROLES........................................................................................................................ 92

11.2. ETIQUETAS Y CUADROS DE TEXTO .......................................................................................................................................... 95
11.3 CUADRO COMBINADO Y CUADRO DE LISTA ............................................................................................................................. 96
11.4 GRUPO DE OPCIONES................................................................................................................................................................ 99
11.5 CONTROL DE PESTAÑA ............................................................................................................................................................100
11.7 IMÁGENES ................................................................................................................................................................................103
11.8 DATOS ADJUNTOS Y MARCOS DE OBJETOS ............................................................................................................................105
11.9 EL BOTÓN ................................................................................................................................................................................108
CONTROLES ACTIVEX 109

3
Capítulo 1: Elementos Básicos de Access 2010
1.1 Arrancar y cerrar Access 2010

Veamos las dos formas básicas de iniciar Access 2010.

• Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina

inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre
el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre
Todos los Programas, aparece otra lista con losprogramas que
hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y
luego Microsoft Access, hacer clic sobre él, y se iniciará el programa.
• Desde el icono de Access 2010 del escritorio.

Para cerrar Access 2010, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

• Hacer clic en el botón cerrar

• Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.
• Hacer clic sobre el Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access.

1.2 La Pantalla inicial

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta. La pantalla que se
muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ves en
tu ordenador, ya que cadausuario puede decidir qué elementos quiere que
se vean en cada momento.

4
Barra de Título

La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que
estamostrabajando en el momento actual.

En el extremo de la derecha están los botones para minimizar,

maximizar/restaurar ycerrar.

Barra de Acceso Rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de

Access comoGuardar, Imprimir o Deshacer.

Cinta de opciones

La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas

en pestañas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones
relacionadas con la creación de los diferentes elementos que se pueden
crear en Access.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús.

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las

reconocerás porquetienen un color atenuado.

Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento

en que te encuentres cuando trabajes con Access. Está diseñada para
mostrar solamente aquellasopciones que te serán útiles en cada pantalla.

5
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará
para ocuparmenos espacio.

De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas.

Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer

clic encualquier pestaña.

La barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene

indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta
información según la pantalla en la que estemos en cada momento.
1.3 Conceptos Básicos de Bases de Datos

Base de datos.
Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un
uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar
estos datos es lo quese denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.
Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensión .ACCDB para que
el ordenadorlas reconozca como tal.
Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan
y tratan lainformación utilizando el modelo de gestión de bases de datos
relacional.
En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.
Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los
clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos;
las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de
clientes podamos obtener información sobrelos pedidos de éstos.

Tablas de datos.
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar
los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto
particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o
pedidos.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos
como el código delcliente, nombre del cliente, dirección,...
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina
registro o fila,así todos los campos de un cliente forman un registro, todos
los datos de otro cliente forman otro registro,...

Consultas
Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos
almacenados en las tablas ya creadas.
Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar
datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que
cumplen ciertas condiciones.

Formularios.
Un formulario es el objeto de Access 2010 diseñado para la introducción,
visualización y modificación de los datos de las tablas.

6
Informes.
Un informe es el objeto de Access 2010 diseñado para dar formato, calcular,
imprimir yresumir datos seleccionados de una tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

Macros.
Una macro es el objeto de Access 2010 que define de forma estructurada
las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un
evento determinado.
Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en
respuesta a laelección de un elemento de un formulario.

7
8
Capítulo 2: Crear, abrir y cerrar una Base de
Datos

2.1 Crear una base de datos

Para crear una nueva base de datos debemos:

Hacer clic sobre la opción Nuevo del Menú Archivo que aparece a la derecha
de lapantalla.
Selecciona la opción Base de datos en blanco.

A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:

Aquí deberás indicar el Nombre de archivo de la base de datos.

9
Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en

el botón Buscarubicación .

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de la

base de datosque estamos creando y el lugar donde se guardará.

Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.

En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a
la base dedatos.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla de Introducción a
Microsoft Office Access.
En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecerá la ruta y el nombre que

[Link] el botón Crear para crear la base de datos.

Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access

asignará laextensión .ACCDB.
Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a
rellenar susdatos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos

los demásobjetos se crean a partir de éstas.

Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración,

desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados
dentro de la base de datos.
En principio sólo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access creará

por [Link] ocultarlo haciendo clic en el botón Ocultar .

Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué
forma.

10
2.2 Cerrar la base de datos.

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:

Cerrando Access:
Ir al Menú Archivo y pulsar el botón Salir .
O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana Base de datos.

Sin cerrar Access:

En el Menú Archivo, elegir la opción Cerrar base de datos

.

2.3 Abrir una base de datos.

Podemos abrir una base de datos ya existente desde sitios distintos:

• Desde el Menú Archivo:
Ir al Menú Archivo→Elegir la opción Abrir...

• Desde los documentos recientes del Menú Archivo:

Despliega el Botón de Office donde aparecen las últimas bases de
datos que seabrieron bajo el título de Documentos recientes.
Haz clic en la que quieras abrir.

11
 Capítulo 3: Tablas de datos
3.1 Crear tablas de datos

Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear
para visualizar sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar
estas opciones:

• El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir

directamente los datos en la tabla y según el valor que
introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que
tiene la columna.
• Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica.
• Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible
con un sitio SharePoint desde el que podrás compartir los datos
almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso
al mismo sitio.

A continuación se presenta la forma de crear una tabla en vista diseño.

Este método consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir
las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones como
claves, etc...

Otra forma rápida de llegar a la vista Diseño es seleccionando la vista desde

la pestañaHoja de datos, o haciendo clic en el botón de Vista de Diseño en
la barra de estado: Diseño→Ver

12
13
Aparecerá la vista de Diseño de la tabla:

En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos

asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por
defecto Tabla1).

A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que

componen la tabla,se utiliza una línea para cada columna, así en la primera
línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así
sucesivamente.

En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y

Búsqueda) paradefinir propiedades del campo es decir características
adicionales de la columna queestamos definiendo.

Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de

ayuda sobre loque tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el
cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del
campo y en el recuadro inferior derechoAccess nos indica que el nombre de
un campo puede tener hasta 64 caracteres.

Ejemplo:

14
15
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla
INTRO pasamosal tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo de
dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de
la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.

Observa como una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda columna,
la parte inferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo
se activa para poderindicar más características del campo, características
que veremos con detalle en la unidad temática siguiente.

A continuación pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla.

Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que únicamente sirve

para introducirun comentario, normalmente una descripción del campo
de forma que la persona que tenga que introducir datos en la tabla sepa
qué debe escribir ya que este cometario aparecerá en la barra de estado
de la hoja de datos.

Repetir el proceso hasta completar la definición de todos los campos

(columnas) de latabla.

16
3.2 Tipos de Datos

Los diferentes tipos de datos de Access 2010 son:

• Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres

como dígitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto
de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres.
Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres,
direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como
números de teléfono o códigos postales.
• Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como
comentarios o explicaciones. Tiene una longitud máxima de
65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto
con formato o documentos largos, crear un campo Objeto OLE
en lugar de un campo Memo.
En Access 2010 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo,
pero Access sólo utiliza los 255 primeros caracteres cuando se
ordena o agrupa en un campoMemo.
• Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.
Dentro del tiponúmero la propiedad tamaño del campo nos permite
concretar más. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo
permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble
y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de réplica se utiliza para
claves autonuméricas en bases réplicas.
• Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999.
• Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en
cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que
contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15
dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la
derecha del mismo.
Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo
de cifras en los cálculos. Un campo Moneda tiene una precisión de
hasta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la
derecha. Un campo Moneda ocupa 8bytes de espacio en disco.
• Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno)
único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que
se agrega un nuevo registro auna tabla. Los campos Autonumérico
no se pueden actualizar.
• Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos
valores (Sí/No,Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
• Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de
Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos,
imágenes, sonidos u otros datos binarios.
• Hipervínculo: texto o combinación de texto y números
almacenada como texto yutilizada como dirección de hipervínculo.

17
Una dirección de hipervínculo puede tener hasta tres partes:
Texto: el texto que aparece en el
campo o control. Dirección: ruta de
acceso de un archivo o página.
Subdirección: posición dentro del
archivo o página.
Sugerencia: el texto que aparece como información sobre herramientas.

18
3.3 La clave principal

Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.

La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y

nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave
podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica.
No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una
clave principal compuesta por más de un campo.

Para asignar una clave principal a un campo, seguir los

siguientes pasos: Hacer clic sobre el nombre del campo

que será clave principal.

Hacer clic sobre el botón Clave principal en el marco Herramientas de la pestaña

Diseño.

A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos

que dicho campoes la clave principal de la tabla.

3.4 Guardar una tabla

Para guardar una tabla, podemos:

• Ir al Menú Archivo y elegir la opción Guardar.

• O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.

Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente

cuadro dediálogo:

Escribir el nombre de la tabla.→Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos

aparece un cuadro de diálogo avisándonos de ello, y preguntándonos si
queremos que Access creeuna, si le decimos que Sí nos añade un campo

19
de tipo autonumérico y lo define como clave principal. Si le decimos que No
se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla
es conveniente pero no obligatorio.

20
3.5 Cerrar una tabla

Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos:

• Hacer clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la tabla y

seleccionar Cerraren el menú emergente.

• O bien hacer clic sobre el botón Cerrar que se encuentra en la

parte derecha almismo nivel que la pestaña.

21
 Capítulo 4: Modificar Tablas de
datos
4.1 Modificar el diseño de una tabla

Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por
ejemplo, añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe,
borrar una columna, etc...) tendremos que realizar una modificación en su
diseño:

Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso

de que no loestuviera.

• Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar,

seleccionar VistaDiseño en el menú contextual:

Aparecerá la ventana de diseño de tablas estudiada en la unidad temática anterior.

Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el

campo a modificary realizar las sustituciones necesarias.

4.2 Añadir un nuevo campo

• Ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo,

• Situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botón
de la pestaña Diseño, en este último caso el nuevo campo se
insertará delante del que estamosposicionados.

4.3 Eliminar un campo

• Posicionarse en el campo y hacer clic en el botón

de la pestañaDiseño.
• Seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic
en su extremo izquierdo y cuando esté remarcada pulsar la
tecla Supr o Del.

Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en

el campotambién desaparecerán.

Por último, guardar la tabla.

22
4.4 Introducir y modificar datos en una tabla

Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:

• Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploración.

• Desde el Panel de Exploración hacer clic derecho sobre la
tabla a rellenar yseleccionar la opción en el
menú contextual.
• Si estamos en la vista de Diseño de tabla, hacer clic sobre el
botón Vistas de objeto y elegir Vista Hoja de datos en la
pestaña Inicio o diseño.

En los tres casos aparecerá la ventana Hoja de datos:

Cada fila nos sirve para introducir un

registro. Escribir el valor del primer

campo del registro. Pulsar INTRO

para ir al segundo campo del registro.

Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro,

pulsar INTRO paraintroducir los datos del segundo registro.

En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estábamos

23
introduciendo sealmacenará, no es necesario guardar los registros de la
tabla.

Hacer clic sobre el botón Cerrar para terminar con dicha tabla.

24
Si lo que queremos es borrar un registro entero:

Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la

izquierda del [Link] registro quedará seleccionado.

Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el botón Eliminar que se
encuentra en elpanel Registros de la pestaña Inicio.

Si lo que queremos es modificar algún valor introducido no tenemos más

que situarnossobre el valor a modificar y volverlo a escribir.

Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar

a la Vista Diseño haciendo clic sobre el botón de Vista de objeto de la
pestaña Inicio.

4.5 Desplazarse dentro de una tabla

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar
la barra dedesplazamiento:

La barra nos indica en qué registro estamos situados y el número total de

registros de latabla.

25
El recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual.
Al final donde pone de 3 nos indica el número total de registros que en
nuestro caso es tres.
Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las
operaciones indicadas acontinuación:

Para ir al primer
registro de la tabla.
Para ir al registro anterior
en la tabla. Para ir al
registro siguiente en la
tabla. Para ir al último
registro de la tabla.
Para crear un nuevo registro que se situará automáticamente al final de la tabla.

Podemos ir también directamente a un registro determinado de la

siguiente forma: Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone
el número del registro actual. Escribir el número del registro al cual
queremos ir.
Pulsar INTRO.

También podemos desplazarnos por los diferentes campos y

registros pulsando lasteclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA,
FLECHA IZQUIERDA y FLECHA
DERECHA del teclado.

26
 Capítulo 5: Propiedades de
los campos
Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que
proporcionan uncontrol adicional sobre la forma de funcionar del campo.
Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseño
de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde

indicamos las características generales del campo y la pestaña Búsqueda
en la que podemos definir una lista de valores válidos para el campo, esta
última pestaña está explicada en el tema 3 junto con el asistente de
búsqueda.
Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de
dato u otro mientras que las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian
según el tipo de controlasociado al campo.
Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo
después de haber introducido datos en él se pueden perder estos datos
introducidos.
A continuación explicaremos las propiedades de que disponemos según los
diferentestipos de datos.

5.1 Tamaño del campo

Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de

caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50
caracteres y valor máximo de255.

Para los campos Numérico, las opciones son:

• Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.
• Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.

27
• Entero largo para valores enteros comprendidos entre -
[Link] y2.147.483.647.

28
 • Simple para la introducción de valores comprendidos entre -
3,402823E38 y - 1,401298E-45 para valores negativos, y entre
1,401298E-45 y 3,402823E38 paravalores positivos.
• Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308
y - 4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre
1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores
positivos.
• Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.
• Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-
1 y 10^38-1 (siestamos en una base de datos .adp) y números
entre -10^28-1 y 10^28-1 (siestamos en una base de datos
.accdb)
• Los campos Autonumérico son Entero largo.

A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.

5.2 Formato del campo

Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos

en pantalla oen un informe.
Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumérico.

Para los campos Numérico y Moneda, las opciones son:

• Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.
• Moneda: presenta los valores introducidos con el separador
de millares y el símbolo monetario asignado en Windows
como puede ser €.
• Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.
• Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
• Estándar: presenta los valores con separador de millares.
• Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).
• Científico: presenta el número con notación científica.

Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:

• Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra
ninguna hora; si elvalor es sólo una hora, no se muestra ninguna
fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha
corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, [Link] PM y 3/4/93
[Link] PM.
• Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el
mes [Link]: Lunes 21 de agosto de 2000.
• Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros
caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.
• Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes
y año. Ejemplo:01/08/00.

29
• El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas
entre el 1/1/00 y el31/12/29 son fechas comprendidas entre los
años 2000 y el 2029 y las fechas

30
 comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo
de años entre1930 y 1999.
• Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: [Link].
• Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.
• Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.

Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y

Activado/Desactivado.

5.3 Lugares decimales

Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos

asignar a untipo de dato Número o Moneda.

5.4 Máscara de entrada

Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para

controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo,
puedes crear una máscara de entrada para un campo Número de
teléfono que muestre exactamente cómo debe introducirse un número
nuevo: ( ) - .
Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita
el estableceresta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el
botón que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez
activada dicha propiedad.

5.5 Título

Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la

cabecera delcampo.
Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento
como valor enla propiedad Título, en la cabecera del campo Fnac veremos
Fecha de nacimiento.

5.6 Valor predeterminado

El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en

el campo si no introducimos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe
que un determinado campo va a tener la mayoría de las veces el mismo
valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va a ser ese
valor y así que se introduzca automáticamente en elcampo a la hora de
introducir los datos de la tabla.
Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría
de clientes son de la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la
propiedad Valor predeterminado del campo Provincia y así a la hora de
introducir los diferentes clientes, automáticamente aparecerá el valor

31
Valencia y no lo tendremos que teclear.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el
Objeto OLE y elAutonumérico.

32
5.7 Regla de validación

Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio

que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor
introducido en el campo para que sea introducido correctamente.
Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido entre
100 y 2000, sepuede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.
Para formar la condición puedes utilizar el generador de expresiones como
te explicamosen la secuencia animada.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el
Objeto OLE y elAutonumérico.
Para ayudarnos a escribir la regla de validación tenemos el generador de
expresiones que se abre al hacer clic sobre el botón que aparece a la
derecha de la propiedad cuando hacemos clic en ella. Para conocer un poco
más sobre él visita nuestro avanzado.

5.8 Texto de validación

En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en

pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de
validación especificada enla propiedad anterior.
Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de
introducir losdatos, sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el
Objeto OLE y elAutonumérico.

5.9 Requerido

Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que

asignar a estapropiedad el valor Sí, en caso contrario el valor será el de No.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el
Objeto OLE y elAutonumérico.

5.10 Permitir longitud cero

Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que
no se puedanintroducir valores de cadena que no contengan caracteres o
estén vacíos.

5.11 Indexado

Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los

índices hacenque las consultas basadas en los campos indexados sean

33
más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y
agrupación.

34
Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado
Apellidos, puedescrear un índice sobre este campo para hacer más rápida
la búsqueda.
Esta propiedad dispone de tres valores:
No: Sin índice.
Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite
valoresduplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).
Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados.

35
 Capítulo 6: Las Relaciones
6.1 Conceptos básicos sobre relaciones.

Bases de datos relacionales

Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos
procedentes demás de una tabla.
Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando
memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y
facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.
Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible
realizar un estudioprevio del diseño de la base de datos.
Para poder relacionar tablas entre sí se deberá especificar un campo en
común que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo será
clave principal en una deellas.
Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas será la tabla
principal (de laque parte relación) y la otra será la tabla secundaria (destino
de la relación).

Tipos de relaciones.
Se pueden distinguir tres tipos de relaciones:
• Relación Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla
sólo puede estarrelacionado con un único registro de la
otra tabla y viceversa.
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes
poblaciones yotra con una lista de Alcaldes, una población sólo
puede tener un alcalde, y un alcalde lo será únicamente de una
población.
• Relación Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla
secundaria) sólo puede estar relacionado con un único registro de
la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla
principal) puede tener más de un registro relacionado en la primera
tabla (tabla secundaria).
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes
poblaciones y otra con los habitantes, una población puede tener
más de un habitante, pero un habitante pertenecerá (estará
empadronado) en una única población.
• Relación Varios a Varios: Cuando un registro de una
tabla puede estarrelacionado con más de un registro de
la otra tabla y viceversa.
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra
con los artículos que se venden en la empresa, un cliente podrá
realizar un pedido con varios artículos, y un artículo podrá ser
vendido a más de un cliente.
Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una

36
tabla intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior
sería definir unatabla líneas de pedido relacionada con clientes y
con artículos.

37
6.2 Crear la primera relación

Para crear relaciones en Access 2010 primero deberemos acceder a la

ventana Relaciones deberemos hacer clic en el botón Relaciones que se
encuentra en la pestañaHerramientas de base de datos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla de la derecha

esperando indicarle las tablas que formarán parte de la relación a
crear.

Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo

clic sobre ella,aparecerá dicha tabla remarcada.

Hacer clic sobre el botón Agregar.

Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas de las

relaciones a [Link] clic sobre el botón Cerrar.

Ahora aparecerá la ventana Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.

38
Para crear la relación:

Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en este caso ejemplo_codigo).

Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta

el campocódigo de la tabla secundaria (Código).

Soltar el botón del ratón.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Modificar relaciones:

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas
(Datos y Extras) y debajo de éstos el nombre de los campos de relación
(ejemplo_codigo y código).Ojo! siempre deben ser campos que contengan
el mismo tipo de información y por lo tantodel mismo tipo.
Observa en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará dependiendo
de las características de los campos de relación (en nuestro caso uno a
varios).
Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste.
Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos

39
relacionadosy Eliminar en cascada los registros relacionados.

40
Para terminar, hacer clic sobre el botón Crear.
Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones.

6.3 Integridad referencial

La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access 2010

para asegurarseque las relaciones entre registros de tablas relacionadas
son válidas y que no se borren o cambien datos relacionados de forma
accidental.
Al exigir integridad referencial en una relación le estamos diciendo a Access
2010 que nonos deje introducir datos en la tabla secundaria si previamente
no se ha introducido el registro relacionado en la tabla principal.
Por ejemplo: Tenemos una tabla de habitantes y una tabla de poblaciones,
en la tabla Habitantes tengo un campo Población que me indica en qué
población vive el habitante, las dos tablas deberían estar relacionadas por
el campo Población, en esta relación de tipo uno a varios la tabla
Poblaciones es la tabla principal y la tabla Habitantes la secundaria (una
población tiene varios habitantes). Si marcamos la casilla Integridad
Referencial, no nos dejará asignar a un habitante una población que no
exista en la tablaPoblaciones.

La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas:

• Actualizar en cascada los campos relacionados: Hace que
cuando se cambie el valor del campo de la tabla principal,
automáticamente cambiarán los valores de sus registros
relacionados en la tabla secundaria.
Por ejemplo: Si cambiamos el nombre de la población Onteniente
por Ontinyent enla tabla Poblaciones, automáticamente en la tabla
Habitantes, todos los habitantes de Onteniente se cambiarán a
Ontinyent.
• Eliminar en cascada los registros relacionados: Cuando se
elimina un registro de la tabla principal se borrarán también los
registros relacionados en la tabla secundaria.
Por ejemplo: Si borramos la población Onteniente en la tabla
Poblaciones, automáticamente todos los habitantes de Onteniente
se borrarán de la tabla deHabitantes.

Si no marcamos ninguna de las opciones no nos dejará ni cambiar el

nombre de unapoblación ni eliminar una población si ésta tiene habitantes
asignados.

41
6.4 Añadir tablas a la ventana Relaciones

Si ya hemos creado una relación y queremos crear otra pero no se dispone

de la tabla enla ventana Relaciones debemos añadir la tabla a la ventana:
Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botón
Relaciones en lapestaña Herramientas de base de datos.
Para añadir la tabla hacer clic sobre el botón Mostrar tabla en la pestaña Diseño.

Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas estudiado en el

apartado anterior.Añadir las tablas necesarias.
Cerrar el cuadro de diálogo.

6.5 Quitar tablas de la ventana Relaciones

Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones:

Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botón
Relaciones en lapestaña Herramientas de base de datos.
Después podemos elegir entre:
• Hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción
Ocultar tabla del menú contextual que aparecerá,

• Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botón

Ocultar tablaen la pestaña Diseño.

42
6.6 Modificar relaciones

Para modificar relaciones ya creadas:

Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:
• Hacer clic con el botón derecho sobre la relación a modificar y
elegir la opción Modificar relación... del menú contextual que
aparecerá,

• Hacer clic sobre la relación a modificar y hacer clic en el botón

Modificar relaciones que encontrarás en la pestaña Diseño de la
banda de opciones.

Se abrirá el cuadro de diálogo Modificar relaciones estudiado

[Link] los cambios deseados.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.

43
6.7 Eliminar Relaciones

Si lo que queremos es borrar la relación podemos:

• Hacer clic con el botón derecho sobre la relación a borrar y
elegir la opciónEliminar del menú contextual,

• Hacer clic con el botón izquierdo sobre la relación, la

relación quedaráseleccionada, y a continuación pulsar
la tecla DEL o SUPR.

La relación queda eliminada de la ventana y de la base de datos.

6.8 Limpiar la ventana relaciones

Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas

relaciones, la ventana Relaciones puede llegar a ser tan compleja que sea
difícil interpretarla. Podemos salvar esta dificultad limpiando la ventana y
visualizando en ella únicamente las tablas que nos interesen y sus
relaciones. Para ello utilizaremos la opción Borrar diseño y Mostrar
relaciones directas que describiremos a continuación.
Para limpiar la ventana Relaciones haz clic en el botón Borrar diseño en la
pestañaDiseño:

Desaparecerán todas las tablas y todas las relaciones de la ventana

Relaciones. Desaparecen las relaciones de la ventana pero siguen
existiendo en la base de datos,únicamente hemos limpiado la ventana.

44
 Capítulo 7: Las Consultas
7.1 Tipos de consultas.

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten
recuperar datos de unatabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado
en otra tabla.
Existen varios tipos de consultas:

• Consultas de selección.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran
aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios
especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar
los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la
consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se
llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la
memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a
calcular).

• Consultas de acción.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios
tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de
datos anexados y decreación de tablas.

7.2 Crear una consulta.

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:

Abrir la base de datos donde se encuentra la
consulta a crear. Hacer clic en el botón Diseño de
Consulta en la pestaña Crear:

También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que

puedes ver enla imagen anterior para crear consultas con un poco de
ayuda.
Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente
cuadro dediálogo:

45
El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de
selección sencilla comodefinimos en el apartado anterior.
Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta
que veremos másadelante.
Nosotros explicaremos detenidamente la opción Diseño de consulta que
te permitirá crearcualquiera de las anteriores por ti mismo.
Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las
que la consultasacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al
siguiente:

Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el

botón [Link] queremos sacar datos de varias tablas agregar de la
misma forma las demás tablas. Finalmente hacer clic sobre el botón
Cerrar.

Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas.

46
7.3 La vista Diseño.

Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas

donde aparecen las tablas añadidas con sus correspondientes campos, y
en la parte inferior denominadacuadrícula QBE definimos la consulta.
Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo.
Cada fila tiene un propósito que detallamos brevemente a continuación,
más adelanteiremos profundizando en la explicación:
Campo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos
será el campo avisualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y
también puede ser un campo calculado.
Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil
cuando definamosconsultas basadas en varias tablas.
Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.
Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no
aparecerá en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el
campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el
resultado. Por ejemplo si queremos que la consultanos saque todos los
alumnos de Valencia, necesitamos el campo Población para seleccionar
los alumnos pero no queremos que aparezca la población en el resultado
ya que todos son de la misma población.

47
Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de
búsqueda es unacondición que deben cumplir los registros que
aparecerán en el resultado de la [Link] lo tanto está formado por
una condición o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O
(OR).
O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

48
Capítulo 8: Los formularios
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar
los registrosde una tabla o consulta.

En esta unidad veremos cómo crear un formulario, manejarlo para la

edición deregistros y cambiar su diseño.

8.1 Crear formularios

Para crear un formulario tenemos

varias opciones. Podemos acceder a

todas ellas desde la pestaña Crear:

• Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo

formulario que contiene todos los datos de la tabla, consulta o
informe seleccionado en el Panel de Navegación.

• Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la Vista

Diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que
queremos aparezcan en é[Link] método no se suele utilizar ya
que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un
autoformulario o utilizar el asistente y después sobre elformulario
creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras
necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo
modificar el diseño deun formulario.

49
 • Formulario en blanco consiste en crear un nuevo formulario sin
contenido, peroen vez de abrirse en Vista Diseño como la
anterior opción, se abrirá en Vista Presentación. Esta vista
ofrece ventajas, como poder incorporar datos simplemente
arrastrando el objeto (consulta, informe, tabla...) desde el Panel
de Navegación.
• Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va
guiando paso por pasoen la creación del formulario.

• Navegación te permite crear un formulario dedicado a la

navegación, que simula la estructura típica de menús de una
página web. Podrás elegir entre seis diseñosdistintos.

• Más formularios despliega un menú con otros tipos de formularios

disponibles, como gráfico dinámico, tabla dinámica, hoja de
datos o el formulario dividido.

9.2 El asistente para formularios

Esta es la modalidad más sencilla y dirigida de creación de formularios.

El asistente se inicia desde la pestaña Crear > grupo Formularios >

botón Asistentepara formulario. Esta es la primera ventana:

50
En ella elegimos en qué tabla o consulta se basará el formulario y los
campos quequeremos incluir en él.

Para elegir el origen (tabla o consulta), lo seleccionamos del desplegable

superior. Si queremos sacar datos de más de una tabla lo mejor es crear
una consulta previamente que convine los datos y luego crear el formulario
sobre ella.

A continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario

haciendo clic sobre el campo y pulsando el botón o simplemente
haciendo doble clic sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo

se quita de lalista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el

botón odeseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre
el botón .

Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el botón

Siguiente yaparece la siguiente pantalla:

51
En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del
formulario. Al seleccionar una opción de formato aparecerá a su izquierda
el aspecto que tendrá elformulario con esa distribución.

A continuación pulsamos el botón Siguiente> y aparece la ventana que

puedes ver acontinuación...

En esta ventana el asistente nos pregunta el título del formulario, este

título tambiénserá el nombre asignado al formulario.

52
En anteriores versiones disponíamos de un paso previo que nos permitía
incorporar cierto estilo utilizando las distintas opciones de diseño
disponibles. En Office 2010 se opta por eliminar este aspecto estético en la
propia creación del formulario. Será más adelante cuando lo
manipularemos para incorporar estilos, utilizando los temas disponibles.

Antes de pulsar el botón Finalizar podremos elegir entre:

• Abrir el formulario para ver o introducir información en este

caso veremos el resultado del formulario preparado para la
edición de registros.
• o bien, Modificar el diseño del formulario, si seleccionamos esta
opción aparecerá la vista Diseño de formulario donde podremos
modificar el aspecto del formularios.

53
54
 Capítulo 10: Los informes
10.1 Introducción

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta,
generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios
es que los datos que aparecenen el informe sólo se pueden visualizar o
imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más
facilmente la información y sacar totales por grupos.

En esta unidad veremos cómo crear un informe utilizando el asistente y

cómo cambiarsu diseño una vez creado.

10.2 Crear un informe

Para crear un informe podemos utilizar las opciones del grupo

Informes, en lapestaña Crear:

• Informe consiste en crear

automáticamente un nuevo
informe que contiene todos los
datos de la tabla o consulta
seleccionada en elPanel de
Navegación.
• Diseño de informe abre un informe en blanco
en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos
objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele
utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido
crear un autoinforme o utilizar el asistente ydespués sobre el
resultado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras
necesidades.
• Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación.
• Asistente para informes utiliza un asistente que nos va
guiando paso por pasoen la creación del informe. Lo veremos
en detalle en el siguiente apartado.

10.3 El asistente para informes

En la pestaña Crear, grupo Informes, iniciaremos el

asistente pulsando el botón .

Esta es la
primera
ventana que
veremos →

En esta ventana nos pide

55
introducir los
campos a incluir en
elinforme.

Primero
seleccionamos la
tabla oconsulta
de donde
cogerá los
datos del

56
cuadro Tablas/Consultas este será el origen del informe. Si queremos
sacar datos devarias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener
esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta.

A continuación seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo

para seleccionarlo y clic sobre el botón o simplemente doble clic
sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo

se quita de lalista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el

botón odeseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre
el botón .

Luego, pulsamos el botón Siguiente > y aparece la siguiente ventana:

En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del

informe. Podemosagrupar los registros que aparecen en el informe
por varios conceptos y para cada concepto añadir una cabecera y pie
de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán totales de
ese grupo.

Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic

sobre el campopor el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botón
(o directamente hacer doble clic sobre el campo).

57
En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura
que tendrá nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que
se visualizarán para cada registro, en nuestro ejemplo, encima aparece un
grupo por código de curso.

Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera

correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botón .

Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los

botones , laflecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel,

la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel.

Con el botón podemos refinar el

agrupamiento. Haciendo clicen ese botón aparecerá el siguiente
cuadro de diálogo:

Para cada campo por el que se va a agrupar la información del informe

podremos elegir su intervalo de agrupamiento. En el desplegable debemos
indicar que utilice un intervalo en función de determinados valores, que
utilice las iniciales, etc. Las opciones de intervalo variarán en función del
tipo de datos y los valores que contenga. Después de pulsar el botón
Aceptar volvemos a la ventana anterior.

Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el

botón Siguiente > y pasamos a la siguiente ventana que verás en la siguiente página...

58
En esta pantalla podemos elegir cómo ordenar los registros.
Seleccionamos el campo porel que queremos ordenar los registros que
saldrán en el informe, y elegimos si queremos una ordenación
ascendente o descendente. Por defecto indica Ascendente, pero para
cambiarlo sólo deberemos pulsar el botón y cambiará a Descendente.
Como máximo podremos ordenar por 4 criterios (campos) distintos.

Para seguir con el asistente, pulsamos el botón Siguiente > y aparece la

siguienteventana:

En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del informe.

Seleccionando una distribución aparece en el dibujo de la izquierda el
aspecto que tendrá el informe con esa distribución.

59
En el cuadro Orientación
podemos elegir entreimpresión
Vertical u Horizontal
(apaisado).

Con la opción Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos
los campos enuna página, se supone que el asistente generará los
campos tal como lo dice la opción.

A continuación pulsamos el botón Siguiente > y aparece la última ventana:

En esta ventana el asistente nos pregunta el título del informe, este título
también será elnombre asignado al informe.

Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:

• Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del

informe preparado para la impresión
• Modificar el diseño del informe, si seleccionamos esta
opción aparecerá la ventana Diseño de informe donde
podremos modificar el aspecto del informe.

60
 PRACTICA Nº 1
Crear la base datos “Instituto ITECSAL”
Con las siguientes tablas:

a) Estudiantes

b) Docentes

TABLA ESTUDIANTES

NOMBRE DE CAMPO TIPO DE DATOS TAMAÑO DE CAMPO

NOMBRE Texto Corto 35
APELLIDO PATERNO Texto Corto 20
APELLIDO MATERNO Texto Corto 20
CARRERA Texto Corto 30
EDAD Numero
DIRECCIÓN Texto Largo
TELEFONO Texto Corto 10
FECHA DE INGRESO Fecha/Hora Fecha Corta

TABLA DOCENTES

NOMBRE DE CAMPO TIPO DE DATOS TAMAÑO DE CAMPO

NOMBRE Texto Corto 30
APELLIDO PATERNO Texto Corto 25
APELLIDO MATERNO Texto Corto 25
DIRECCIÓN Texto Lago
TELEFONO Texto Corto 10
PROCEDENCIA Texto Largo
c) Rellenar 20 registro en la tabla estudiante

d) Rellenar 10 registro en la tabla docentes

 PRACTICO Nº 2

CREAR LA BASE DE DATOS BIBLIOTECA

CON LAS SIGUIENTES TABLAS:

a) LIBROS

b) AUTORES

TABLA LIBROS

NOMBRE DE CAMPO TIPO DE DATOS TAMAÑO DE CAMPO

NOMBRE Texto Corto 50
AUTOR Texto Corto 25
EDICCIÓN Texto Corto 25

TABLA AUTORES

NOMBRE DE CAMPO TIPO DE DATOS TAMAÑO DE CAMPO

NOMBRE Texto Corto 45
APELLIDO PATERNO Texto Corto 25
APELLIDO MATERNO Texto Corto 25
OBRAS Texto Corto 25
NACIONALIDAD Texto Corto

c) RELLENAR 10 REGISTROS EN LA TABLA LIBROS

d) RELLENAR 5 REGISTROS EN LA TABLA AUTORES
 PRACTICO Nº 3

CREAR LA BASE DE DATOS “CONTACTOS”

CON LA SIGUIENTE TABLA

a) PERSONAS

NOMBRE DE CAMPO TIPO DE DATOS TAMAÑO DE CAMPO

NOMBRE Texto Corto 35
APELLIDO PATERNO Texto Corto 25
APELLIDO MATERNO Texto Corto 25
OCUPACIÓN Texto Corto 30
DIRECCIÓN Texto Largo
TELEFONO Texto Corto 10
FECHA DE NACIMIENTO FECHA/HORA FECHA CORTA
LUGAR DE NACIMIENTO Texto Corto
NACIONALIDAD Texto Corto

b) RELLENAR 30 REGISTROS EN LA TABLA PERSONAS

 PRACTICO Nº 4

CREAR LA BASE DE DATOS “ALMACEN”

CON LAS TABLAS SIGUEINTES:

✓ PROVEEDORES

✓ CLIENTES

TABLA PROVEEDORES

NOMBRE DE CAMPO TIPO DE DATOS TAMAÑO DE CAMPO

CODIGO DE PROVEEDOR NUMERO
NOMBRE Texto Corto 25
DIRECCIÓN Texto Corto 50
CIUDAD Texto Corto 25
TELEFONO Texto Corto 15

TABLA CLIENTE

NOMBRE DE CAMPO TIPO DE DATOS TAMAÑO DE CAMPO

CODIGO CLIENTE Texto Corto 12
NOMBRE Texto Corto 25
APELLIDO PATERNO Texto Corto 20
APELLIDO MATERNO Texto Corto 20
DIRECCIÓN Texto Corto 20
TELEFONO Texto Corto 10
NACIONALIDAD Texto Largo

• INTRODUCIR 20 REGISTROS A LA TABLA PROVEEDORES

• INTRODUCIR 20 REGISTRO A LA TABLA CLIENTE

 PRACTICO Nº 5

Crear la base de datos “SUPERMERCADO”

Con las siguientes tablas

a) Productos

b) Clientes

Clientes:

NOMBRE DE CAMPO TIPO DE DATOS TAMAÑO DE CAMPO

CODIGO Numero
NOMBRE Texto Corto 30
CALIDAD Texto Corto 25
PRECIO UNITARIO Moneda
PRECIO CANTIDAD Moneda
FECHA DE ELABORACIÓN Fecha/Hora Fecha corta
FECHA DE VENCIMIENTO Fecha / Hora Fecha corta
Introducir registros a las respectivas tablas.

NOMBRE DE CAMPO TIPO DE DATOS TAMAÑO DE

CAMPO
ID CLIENTE Numero
NOMBRE Texto Corto 45
TIPO DE CLIENTE Texto Corto 25
PAIS Texto Corto 15
CIUDAD Texto Corto 25
DIRECCIÓN Texto Largo
TELEFONO Texto Corto 25
 PRACTICA Nº 6
a. Cambiar el nombre a la base de “Supermercado” por “ Tienda”

b. Crear informe de la tabla cliente

c. Crear formulario de la tabla productos

d. Cambiar el nombre a la tabla cliente por fiel

e. Copiar la tabla productos a la base de datos Almacén

f. Crear consulta de la tabla Estudiantes

g. Crear informe de la tabla estudiantes

h. Crear formulario de la tabla estudiantes

i. Cambiar el nombre a la tabla docentes por profesores

 PRACTICA Nº 7
Crear la base de datos “Hospital” con las siguientes tablas “Pacientes” y “Doctores”
Tabla PACIENTES:
NOMBRE DE CAMPO TIPO DE DATOS TAMAÑO DE CAMPO
CODIGO PACIENTE Texto Corto 20
NOMBRE Texto Corto 50
DIRECCIÓN Texto Corto 30
TELEFONO Texto Corto 15
ENFERMEDAD Texto Corto 30
OBSERVACIÓN Texto Corto 50
CAMA Texto Corto 15

Tabla DOCTORES
NOMBRE DE CAMPO TIPO DE DATOS TAMAÑO DE CAMPO
CODIGO DOCTOR Numero
CODIGO PACIENTE Numero
NOMBRE Texto Corto 50
DIRECCIÓN Texto Corto 30
TELEFONO Texto Corto 15
ESPECIALIDAD Texto Corto 25

✓ Introducir 20 registros a cada tabla

✓ Crear consulta a cada tabla

✓ Crear formulario a cada tabla

✓ Crear un informe a cada tabla

✓ Introducir contraseña a la base datos

 PRACTICO Nº 8
Crear la base de datos con el nombre “Provincias de Santa Cruz” con las tablas siguientes:
- Provincia

- Persona

Tabla Provincia
Nombre de campo Tipo de datos Tamaño de campo
ID Provincia Texto Corto 12
Nombre de la provincia Asistente para búsqueda
Capital de la provincia Texto Corto 12
Numero de habitantes Numero

Tabla persona
Nombre de campo Tipo de datos Tamaño de campo
ID provincia Texto 8
ID Persona Texto 8
Nombre Texto 25
Apellidos Texto 30
Dirección Texto 30
Fecha de Nacimiento Fecha/hora Fecha corta
Estado civil Asistente para búsqueda
Sexo Texto 10
Sueldo Número

- Introducir a la tabla provincias , 15 registros, es decir las 15 provincias

- Introducir a la tabla persona 20 registros.

- Crear la relación entre la tabla provincia y la tabla persona