Módulo a2 administrativo

Guía de Referencia Rápida - Módulo Administrativo

a2 Herramienta Administrativa Configurable - Versión 3.00
Entorno de Trabajo

La pantalla principal que presenta a2 Herramienta Administrativa Configurable es la siguiente:

Menú Principal de la
Nombre del Módulo Propietario de la Licencia Herramienta
Administrativa
Configurable

Barra de Iconos con las opciones

principales de la Herramienta

Usuario Fecha y Hora

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Además, este módulo tiene las siguientes teclas de acceso rápido:

 Ctrl. + M: Cambio de moneda

 Ctrl. + D: Calendario
 Ctrl. + T: Calculadora
 Ctrl. + U: Cambio de usuario
 Ctrl. + S: Información del Sistema
 Ctrl. + P: Imprimir Pantalla, tal cual Print Screen.
 Ctrl. + E: Pantalla para consultar seriales en las transacciones


Cambio de Moneda (Ctrl. + M): Cambio de Usuario (Ctrl. + U):

Calendario (Ctrl. + D): Información del Sistema (Ctrl. + S)+:

Calculadora (Ctrl. + T):

Consulta de seriales en las transacciones (Ctrl. + E):

Menú y Barra de Acceso Rápido:

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En la parte superior se encuentra una Barra Horizontal llamada Menú y debajo de ella está ubicada la Barra de Acceso Rápido (o de
Herramientas). La Barra de Menú tiene las siguientes opciones:

Para acceder a cualquiera de estas opciones puede, hacer click con el ratón en la opción que se desee abrir o presionar la combinación
de teclas ALT + la letra que esté subrayada, ejemplo ALT + M le dará acceso al menú mantenimiento.

Menú:

Mantenimiento (ALT + M), Transacciones (ALT + T), Ventas (ALT + V),

Compras (ALT + C), Bancos (ALT + B), Informes ( ALT + I), Sistema (ALT + S)

Botones de Acceso Rápido (Herramientas):

Estos Botones le dan la posibilidad de acceder a cada opción de la aplicación de una manera rápida y práctica, aunque no son todas las
opciones, son las que el usuario utiliza con mayor frecuencia.

Inventario:
 Archivo de Departamentos
 Archivo de Depósitos o Bodegas
 Archivo de Inventario

Botones asociados a Operaciones con Clientes:

 Archivo de Clientes
 Presupuestos a Clientes
 Facturación (Ventas)

Botones asociados a Operaciones con Proveedores:

 Archivo de Proveedores
 Elaboración de Órdenes de Compra
 Compra de Mercancía

Bancos:
 Archivo de Bancos
 Transacciones de Bancos

Salir de la aplicación:

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Funciones básicas para el manejo de todas las Fichas (Formas):

Al ingresar a las formas (pantallas del sistema) el usuario encontrará una serie de botones que serán comunes a lo largo de su
interacción con la aplicación.

En la siguiente imagen se describe la función de cada uno de los iconos que integran la barra de herramientas para administrar las
formas y la información:

(Anterior registro) Ir al registro anterior (Activo en modo de Modificación).

(Siguiente registro) Ir al registro siguiente (Activo en modo de Modificación).

Cancelar la operación actual

Imprimir reporte de la información mostrada.

Mostrar el listado de ítem que integran el archivo actual

Crear ó incluir nuevo registro.

Activar el modo de modificación de registros

Eliminar ó borrar registro actual

Almacenar los cambios realizados al registro actual.

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1. MENÚ MANTENIMIENTO:

En el menú mantenimiento es donde se hace la carga de información de datos importantes, se

ingresa y modifica información de los llamados “archivos maestros”, contiene las opciones:
departamentos, depósitos, inventario, zonas, clientes, vendedores, tarjetas de crédito, monedas,
proveedores, bancos, conceptos y beneficiarios.

 DEPARTAMENTOS:
Los departamentos permiten clasificar los productos del inventario y agrupar productos de
características similares, según las necesidades de la empresa.

Clasificaciones:

Al crear departamentos existen 3 tipos de clasificaciones de productos:

 Producto Simple: Son todos aquellos artículos del inventario que no están conformado por
otros productos y manejan existencia.
 Servicio: Igual que el Producto Simple con la diferencia que no lleva control de inventario.
 Producto Compuesto: Son todos los entes del inventario que están conformados por
productos simples y/o servicios.

Tipos de Costos:

Para establecer el tipo de costo debe analizar desde

cómo cambia el costo del producto en el tiempo hasta
la forma de presentación de los artículos.
 Costo Promedio: Es el caso más frecuente y se
aplica a productos o artículos que varían de costo
de manera esporádica. Este costo se calcula en
base a la sumatoria de los costos individuales
dividido entre el total de artículos, con este costo se
puede hacer ajustes en los precios.
 Costo por Lotes: Se aplica a los artículos que
varían su costo y precio, de manera progresiva y
fácilmente reconocible a través de algún tipo de
señal llámese lote, producción, etc.
 Tallas y Colores: El nombre real de este tipo de
costo es de matrices, para así poder utilizarlo para
una gama de productos más extenso (tallas y
colores, largo y ancho) . Este nombre se asocia con
ropa, calzado y otro tipo de artículos que puedan
ser identificados de esta manera, pero pueden
existir otras características donde esta opción
también tiene aplicación por ejemplo tornillos,
láminas de hierro, entre otras.

Otras Opciones:
 Activo: Como su nombre lo indica, si este departamento puede ser utilizado o no; es muy útil para excluir toda una línea de
productos de los procesos de ventas.
 Manejo de Depósito: Al estar activo indica a la aplicación el manejo de inventario con todas sus implicaciones (Transferencias,
Cargos, Descargos, etc.), entre los diferentes depósitos que existan.
 Manejo de Seriales: Específicamente para artículos donde la forma de identificación de cada uno sea a través de un número o
secuencia de caracteres alfanuméricos, el cual es único.
 Ofertas y Presentaciones: Indica que el departamento puede establecer ofertas de artículos y permitirá asignarle diversas
presentaciones a los artículos. En el caso de una Farmacia, se utilizarían estas características para los medicamentos que pueden
ser vendidos por caja y por tabletas, donde este último es una presentación.
 Manejo de Vencimientos: Habilita la característica de fecha de vencimiento para los artículos, cabe destacar que el uso de esta
opción debe ser con productos por lote.

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Incluir un nuevo departamento:

Paso a Paso:

1. Pulse el botón Incluir

2. Escriba el código, descripción y descripción detallada del departamento.
3. Seleccione la clasificación de los ítems que pertenecerán al departamento.
4. Elija el Tipo de costo con el que se manejarán los ítems pertenecientes al departamento (costo promedio, costo por lote o matrices)
5. Marque las características que desee aplicar en el departamento (activo, manejo de depósitos, manejo de seriales, ofertas y
presentaciones, y manejo de vencimientos).
6. Pulse el botón para guardar el departamento creado.

1
3

5
4

7. Si desea modificar el registro creado, pulse el botón , haga click en la barra de búsqueda. Luego haga doble click sobre el
ítem a modificar.

Nota:
Nota: Recuerde
Recuerde guardar
guardar los
los cambios
cambios una
una vez
vez que
que haya
haya modificado
modificado opciones
opciones dentro
dentro de
de la
la ficha.
ficha.

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Búsqueda de registros. Uso de Comodines.

Al hacer click en la opción modificar podrá visualizar la ventana de búsqueda. Podrá utilizar los comodines asterisco(*), coma(,) y doble
coma (,,).

 En la barra de búsqueda, escriba m si desea visualizar todos los ítems que comienzan con la letra “m”.
 Me* : Busca en todos los campos de texto las palabras que contengan las letras escritas antes del asterisco.
 A,,b* : Busca las palabras que contengan una a y una b.
 A,b* : Busca las palabras que contengan una a o una b.

Barra de
búsqueda

Total de registros
existentes

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Funciones especificas de la Ficha Departamentos:

Productos y servicios: Este icono permite visualizar el listado de productos o servicios que pertenecen al departamento
seleccionado.

Porcentajes de Utilidad/Descuento: Permite establecer los porcentajes de utilidad que se aplicarán a los productos que
pertenezcan al departamento, asi como también pueden indicarse los porcentajes de descuento.
Los márgenes de utilidad se establecen para todo el departamento, con lo cual se ahorra tiempo al momento de ingresar los artículos
involucrados, ya que cada ítem ingresado al inventario toma estos porcentajes.

Paso a Paso para establecer márgenes de utilidad/descuento del Departamento:

1. Escriba los distintos porcentajes a emplear en

cada tipo de precio y descuento asociado si no
va aplicar ningún descuento debe dejarlo en
cero (0).
2. Marque el cuadro de verificación para aplicar los
porcentajes antes escritos.
3. Haga click en el botón de aceptar para continuar.

Comisión: A través de este icono podrá

establecer las comisiones del departamento, pueden indicarse en moneda o porcentaje.

Tallas y Colores: Aquí se definen las características descriptivas de cada uno de los artículos de inventario para el tipo de costo
Tallas y Colores. Para que la opción esté disponible debe activarle al departamento la posibilidad de manejar las Tallas y Colores,
cabe destacar que puede utilizar cualquier tipo de descripción, ya sea numérica o alfanumérica. Es obligatorio utilizar las dos columnas.

En la opción Titulos y Correlativos, podrá modificar los nombres de las matrices en caso de que requiera hacerlo. Por ejemplo puede
crear una matriz con el nombre Perfiles donde los ejes X y Y se denominen ancho y largo.

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Paso a Paso para configurar la matriz Tallas y Colores:

1. Ingrese el Título del lado izquierdo y luego el derecho,

los cuales indican el nombre de la matriz en el eje X y
Y respectivamente.
2. Luego ingrese los ítems o entes que conforman cada
eje de la matriz, para hacerlo ingrese la descripción y
presione ENTER o haga click en el botón Incluir.
3. Para eliminar un elemento de la matriz, haga click
sobre el ítem a borrar y presione el botón de Borrar.
4. Para cambiar la forma de presentar los ítems, presione
el botón de Ordenar, el cual cambia el orden en
función de: Menor a Mayor o Menor a Mayor.
5. Para terminar haga click en el botón Salir.

Operaciones: Con este icono podrá generar un

reporte de movimientos de los ítems del departamento (facturas, cargos, descargos, etc). Podrá exportar el reporte en los formatos:
ASCII, Documento, Excel y HTML.

Una vez se pulsa el botón aceptar se genera un archivo el cual es guardado en el directorio

a2SOFTWAY\ EMPRE01\REPORTS\Operaciones de Inventario

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Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las
características seleccionadas en esta pantalla.

Filtros Avanzados:

Puede seleccionar las transacciones que desee imprimir, y el estatus de la transacción, además de imprimir por clientes, y seleccionar
el documento deseado.

Filtros
Filtros
Avanzado
Avanzado
ss

Filtro
Filtro
ss
Básic
Básic
os
os

a2 administrativo está capacitado para guardar y cargar las

operaciones, Pudiendo importar cualquier documento de un
lugar a otro de forma fácil y sencilla a través de estas
opciones, existiendo ciertas normas para convertir
documentos de un tipo a otro:
Tipos
Tipos de
de
Documentos
Documentos Procesados: El estatus de procesados se logra al totalizar
Facturas, Apartados y Devoluciones, también al cargar
cualquier operación en tránsito y convertirla en factura.
Pendientes: Son todos los documentos guardados.
Tránsito: Se llaman en tránsito a aquellas transacciones que
Estatus
Estatus realizan una venta pero no han sido facturadas, por ejemplo
una nota de entrega o pedido totalizado.
Anuladas: Todas las transacciones que han sido anuladas.

Estadísticas y Proyecciones: Permite visualizar

gráficos del movimiento de unidades del departamento.

Consolidado: Genera un reporte el cual consolida información de cada uno de los departamentos, mostrando: inventario inicial,
compras, cargos, inventario actual, entre otros.

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 DEPÓSITOS.

Formulario para la caracterización de los depósitos o sitios donde se almacenan o disponen los productos para su venta o
almacenamiento de los mismos. Diseñar los depósitos de forma correcta y real es muy importante ya que al existir movimientos de
artículos, no se pueden eliminar, a lo sumo se pueden desactivar y sus artículos también quedan desactivados, en este estado, los
artículos no pueden ser vendidos ni se puede realizar ningún tipo de transferencia de inventario.

Paso a Paso:

Crear o Modificar:

1. Haga click en el botón Incluir en la barra

de botones para crear un depósito
2. Haga click en el botón Modificar de la
barra de botones para editar la
información.
3. Edite el registro actual.
4. Para almacenar los cambios, presione el
botón Grabar Para salir, presionar el botón
Salir.

Eliminar:

1. Haga click en el botón de Borrar en la barra de botones para crear un depósito.

2. En la ventana de mensaje confirme o no su acción.
3. Haga click en el botón Salir.

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Menú Mantenimiento.- Ficha (Archivo) de Inventario

En este formulario se caracterizan todas las especificaciones de los productos y servicios del inventario, partiendo del código el cual
debe ser único. Existen varias consideraciones para formular un código apropiado para los artículos, a continuación se listan varios
casos en donde uno o varios de ellos se acopla a su inventario:

a) Existencia de códigos de barras en la mayoría o buena parte del inventario.

b) Inventario bajo en cantidad de ítems pero con alta rotación. Usar códigos mnemotécnicos.
c) Inventario extenso en cantidad de ítems con alta rotación. Usar el método de prefijos por departamentos más numeración en
relación a su ubicación en estantería.
d) Inventario extenso en cantidad de ítems con baja rotación. Usar numeración automática de la aplicación o rellenado automático.

Ficha de Inventario

El departamento a utilizar debe ser acorde con las características propias del artículo.
La descripción del producto debe ser corta y específica, ya que se imprime en los documentos de ventas.
Las especificaciones básicas del producto están completas, no obstante hay otra serie de características que dependiendo del tipo de
negocio serán útiles o no como por ejemplo: Marca, Referencia, Detalles, etc. En el menú de detalles y en la barra de botones está la
opción proveedores que muestra un listado de ellos con las últimas compras realizas con sus características básicas como son:
Fecha, No. de Documento, cantidad, costo total, moneda y factor de cambio.

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Otras Características (Ficha Inventario):

Unidad: Expresa el nombre de la unidad básica de venta del producto. Ej.: un refresco su unidad es botella.
Moneda: Unidad monetaria del producto, de especificarse una distinta a la base de la aplicación, indica el uso de multimoneda.
Comisiones: Si el producto tiene comisión por venta fija o invariable, se activa el cuadro de verificación y se escribe la cantidad en
moneda o porcentaje. En caso de existir un único vendedor responsable de la venta del producto se especifica el mismo.
Existencia con decimales: Son artículos cuya comercialización viene expresada en unidades no enteras, ejemplo: en charcuterías,
joyerías.
Activo: Como su nombre lo indica, si está disponible o no para la venta.
Fecha de Creación: Por defecto se coloca la fecha actual, pero puede ser cambiada.
Garantía: Tiempo de garantía del producto expresado en meses.
Peso: Se utiliza para aquellos productos donde su peso incide directamente en su costo, por ejemplo, en una joyería, donde sus
artículos varían de precio según su peso.
Capacidad o Contenido: Aplica en el caso de productos donde su unidad básica puede dividirse para su comercialización. Ej.: En el
caso de la Farmacia San José, todas las medicinas que puedan venderse tanto en caja como en tabletas, debe especificarse el
contenido de las mismas.

Opciones del Menú en la Ficha Inventario

Opción
Opción Archivo
Archivo Opción
Opción Detalle
Detalle
Forma
Forma de
de Forma
Forma de
de
Inventario
Inventario Inventario
Inventario

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Funciones especificas de la Ficha Inventario:

Costos y precios: La aplicación tiene la

capacidad, a razón de un solo costo, de manejar 6
precios de venta distintos. No es necesario utilizarlos
todos, en la Opción Títulos y Correlativos
(Consecutivos) ubicado en el menú principal
(SISTEMA) se ajusta tanto la cantidad de precios a
manejar como los nombres para cada tipo de precio.

a2 utiliza para el cálculo de utilidad la fórmula de

utilidad financiera:

Utilidad financiera= Costo promedio / (100% -

porcentaje a aplicar)

Existencia: Permite visualizar la existencia del producto en los distintos depósitos, además de poder establecer máximos,
mínimos, días de entrega y número de compras al año. Si está creando el producto desde está ventana podrá introducir la existencia
inicial.

Sustitutos: Permite establecer que productos son equivalentes o similares al seleccionado. En el caso de empresas donde su
gama de artículos posean la característica de productos iguales con fabricantes distintos, al momento de realizar la venta, el usuario
podrá consultar la existencia de los sustitutos.

Ofertas y Presentaciones: Este icono permite

configurar ofertas para el producto y diversas
presentaciones que permitan para vender el producto
en unidades completas o de forma detallada.

Cada una de las presentaciones elaboradas para el

producto, se visualizan como Precios diferentes de ese
ítem, esto lo podrá observar en la facturación
desplegando las opciones que aparecen en el precio de
venta (campo PRECIO).

Seriales: En este formulario se establecen los

seriales o números de parte del fabricante de los
artículos del inventario. El serial es una codificación que
identifica inequívocamente a cada artículo, es decir,
para un mismo modelo de producto existe un serial
único. Para efectos del manejo de inventario es muy
importante realizar controles de seriales, ya que es la
forma más exacta de manejar con acierto el flujo de
artículos y sus garantías en caso de que las tengan.
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El control de seriales solo está disponible si fue activada la opción “Seriales x Depósitos”, verifíquelo seleccionando en el Menú
Sistemas la opción Títulos y Correlativos - ficha Inventario.

Paso a Paso para incluir seriales:

1. Una vez incluido el producto y su existencia, presione el botón correspondiente a carga de seriales.
2. Si es necesario elija el depósito, luego escriba cada serial y presione la tecla ENTER, repita este paso tantas veces sea necesario.
También puede escribir el número de parte y hacer click en el botón Incluir. Obviamente es más rápido la primera forma.
3. Para borrar un serial sólo ubique el cursor con las teclas de movimiento Arriba y Abajo y presione la tecla Suprimir o haga click en
el botón Borrar.
4. Si los seriales llevan algún prefijo o sufijo, o tienen números consecutivos, puede hacer el ingreso de datos más rápido utilizando
el botón “prefijo” y el botón “Serie”
5. Presione el botón Salir ubicado en la parte superior para terminar la carga de seriales.

Si
Si los
los seriales
seriales llevan
llevan algún
algún
prefijo
prefijo o sufijo, oo tienen
o sufijo, tienen
Si números
números consecutivos,
consecutivos,
Si los
los seriales
seriales tienen
tienen
números puede
puede hacer
hacer elel ingreso
ingreso de de
números
consecutivos,
consecutivos, utilice
utilice datos
datos más rápido utilizando
más rápido utilizando
el
el botón
botón “Serie”
“Serie” ee este
este botón.
botón. En
En el el ejemplo
ejemplo
indique
indique loslos valores
valores el
el prefijo es la palabra
prefijo es la palabra
“desde”
“desde” yy “hasta”.
“hasta”. INTEL
INTEL
En
En el el ejemplo
ejemplo la la
serie
serie es
es desde
desde elel 01
01
hasta
hasta elel 10.
10.

Para hacer la carga de seriales manualmente de forma más precisa, elabore un archivo de texto con cualquier editor de texto (Notepad
o Block de Notas) debe colocar sólo un serial por línea, guarde con extensión *.txt (el nombre del archivo puede ser cualquiera). Luego
haga click en el botón de Carga, aparecerá una ventana de dialogo de búsqueda de archivo con el formato antes descrito. Ubique el
archivo en la unidad de almacenamiento y presione la Tecla ENTER.

Nota: Las opciones presentes en la ventana Seriales dependerán de las políticas que el usuario tenga asignadas.

Proveedores: En esta opción podrá ingresar datos de la última compra del ítem, además de poder visualizar a que proveedores
ha comprado un ítem en particular, podrá obtener la información siguiente: Fecha de Compra, Cantidad comprada, Costo de la Ultima
Compra, en que Moneda y cuanto fue el factor de cambio para esa compra.

Operaciones: En esta opción podrá visualizar las operaciones de Inventario de un ítem en particular específicamente el que este
editando en la ficha del inventario.

Estadísticas y Proyecciones: Permite visualizar proyecciones y gráficos informativos del inventario del producto tanto en
unidades como en moneda.

Código Único Asociado: Es una utilidad muy práctica que sirve para relacionar uno o más códigos aparte del identificador
original del producto. En artículos con costo matricial tales como Zapatos, el Marrón/37 y Negro/38, puede asociarse un código a cada
uno de ellos y cuando se esté realizando la transacción, en vez de introducir los datos por el código o identificador original del producto,
se introduce el código único asociado.

Histórico: A través de este icono podrá visualizar el histórico de movimientos de inventario sin la necesidad de activar períodos
anteriores.

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Menú Mantenimiento.- Ficha (Archivo) Zonas

Normalmente se utilizan las zonas como las regiones geográficas donde están ubicados los clientes, pero esta no es la única fórmula
para esta característica. Existen otras, por ejemplo en tiendas por departamentos, las zonas podrían utilizarse con los nombres de los
departamentos, para así saber con exactitud las ventas en cada uno de ellos.

Paso a Paso

Crear o Modificar Zonas:

1. Haga click en el botón Incluir en la barra de botones para crear una zona.

2. Para modificar alguna zona ya creada haga click en el botón Modificar de la barra de botones para editar la información.

2. Edite el registro actual.

3. Para almacenar los cambios haga click en el botón Grabar .

4. Haga click en el botón Salir .

Eliminar Zonas:
1. Haga click en el botón Borrar en la barra de botones.
Nota: Si una zona tiene clientes no
2. En la ventana de mensaje confirme o no su acción. puede ser eliminada o borrada. Solo
3. Haga click en el botón Salir . podría marcarla como Inactiva.

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Menú Mantenimiento.- Ficha (Archivo) Clientes

En la ficha de Clientes se ingresarán cada una de las

personas o empresas a las cuales se les venderá la
mercancía. Esta posee dos pestañas, en la primera
denominada básico, se incluye la información general
del cliente: Código, descripción, dirección, contacto,
RIF, NIT, Zona (debe seleccionarla ya que se
muestra pero no está seleccionada), vendedor por
defecto, entre otros.

En la segunda ficha denominada Datos crédito, se

establece la información relacionada con los Datos
del Crédito por ejemplo: límites de crédito, días de
crédito para el cliente y otros datos asociados al
crédito.
La pestaña Datos crédito en el recuadro superior
derecho contiene las características de:

Intereses de Mora: Al estar activo, el cliente puede

generar intereses de mora por vencimiento de
facturas, giros o nota de débito.
Descuentos Pronto Pago: Aplica la tabla de
descuentos pronto pago al cliente, al momento de
cancelar una deuda antes de la fecha de
vencimiento. Para establecer la tabla de descuentos
seleccione del menú de detalles esta opción.
Registrar operaciones de Contado: Normalmente
no se muestran las transacciones que no generan
crédito en los estados de cuenta del cliente, pero si
se requiere de esta característica, marque como
activo el cuadro de verificación.
Retención: Porcentaje de retención por defecto del
cliente.

Clientes Eventuales:
A partir de la versión 2.97 de a2, se incorpora el
manejo de los clientes eventuales como los maneja
el punto de venta. Para crear clientes eventuales
debe crearse un cliente cuya descripción comience
por el símbolo de interrogación (?). Al momento de
totalizar la factura si la misma es generada a través
de un cliente eventual el sistema verifica la
información suministrada en el campo de Rif del
cliente, si la misma existe en un archivo de nombre
[Link], automáticamente trae los
campos adicionales de nombre, dirección y teléfono;
por el contrario si el cliente es nuevo, se agrega
automáticamente en el archivo mencionado
anteriormente.

NOTA: Para activar el uso de los clientes eventuales debe configurar la ventana de totalización de facturas para que permita incluir el
campo de RIF del cliente.

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Funciones especificas de la Ficha Clientes:

Estado de Cuenta: Permite generar un reporte que muestra todas las transacciones
del cliente: Facturas, Notas de crédito, Notas de débito, Devoluciones, entre otras.

Descuentos pronto pago: En la tabla de descuentos de pronto pago se establecen

los parámetros de rangos de días y descuentos a aplicar al cumplirse los mismos, puede
expresarse en montos o porcentajes.

Cargos automáticos: Los cargos automáticos se utilizan normalmente para

facturación de servicios donde el cliente está subscrito. Solo puede facturarse servicio y
productos que utilicen costo promedio, no es permitido artículos con tipo de costo en
matrices o lotes.
Para configurar el cargo automático debe crearse previamente el producto o servicio que
desea asignar al cliente.

Paso a Paso para configurar cargos

automáticos:

1. Seleccione el producto a facturar a través del

icono de búsqueda
2. Si el cliente ha cancelado cuotas se coloca la
fecha del último cobro en el cuadro de texto titulado
"Último Corte".
3. Seleccione la frecuencia de cobro de las mismas.
3. Haga click en el botón Incluir.
4. Si lo requiere modifique el estatus del producto,
la cantidad total de cuotas, cantidad de cuotas
pagadas a la fecha, cantidad de productos/servicios
a facturar y precio del producto o servicio.
5. Para borrar algún producto de la lista haga click
sobre él y luego presione el botón Borrar.
6. Para finalizar haga click en Salir.

El botón “avanzado”
Icono de permite establecer
búsqueda descuentos, e
indicar autorizados.

Autorizados: La figura de autorizados se utiliza para

indicar aquellas personas o entes a los cuales el cliente
representa. Para explicar la figura de autorizados se utilizarán
varios ejemplos muy conocidos:

a) Institutos de Educación: Donde el cliente es el

representante y el autorizado sus hijos.
b) Taller automotriz: El cliente es la persona natural o
jurídica propietaria de los vehículos y los autorizados sus
carros, camiones, camionetas, etc.
c) Contratista: Los clientes son las empresas a quienes
les prestan servicios y los autorizados las obras donde se
realiza el trabajo.

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Convenios Precios/Descuentos: Se utilizan cuando ninguno de los tipos de precios se ajusta al convenido con un cliente
específico.

La aplicación está diseñada para manejar dos tipos de convenios, (a) por departamentos, donde todos los artículos clasificados en él
aplican el descuento y (b) por artículos del Inventario para productos específicos. En ambos casos, puede establecer el descuento
por precio, el cual fija el monto sin impuesto y por porcentaje, que es aplicado al monto neto del artículo. Si el producto utiliza impuestos
se aplicarán al monto resultante.

Paso a Paso para agregar Convenios de precios/descuentos:

1. Seleccione con un click el tipo de convenio que desea aplicar (departamento, inventario o general).
2. Si el convenio a aplicar es por Departamento, seleccione de la lista el departamento al cual le desea aplicar el convenio.
3. Si el convenio a aplicar es para un producto del inventario, presione en el botón de búsqueda y seleccione el producto haciendo

doble click sobre él.

3. Si el convenio a aplicar es de tipo general, indique el tipo de precio a aplicar (precio1, precio2, etc.).
4. Pulse el botón Incluir, y proceda a editar haciendo doble click sobre cada campo del registro: debe indicar el tipo de descuento
(porcentaje o precio), debe escribir el valor del porcentaje o monto en moneda e indicar la fecha tope del convenio, finalice el proceso
pulsando Enter o el botón Recalcular.
5. Si requiere incluir mas convenios, repita los pasos 1 al 4. Puede combinar varios tipos de convenios de precios/descuentos para un
mismo cliente.
6. Para finalizar presione el botón Salir.

Borrar Convenios de precios/descuentos:

1. Para eliminar un convenio simplemente haga click sobre él y luego en el botón Borrar.
2. Para finalizar presione el botón Salir.

Operaciones: Genera un reporte de transacciones de ventas realizadas al cliente.

Estadísticas y Proyecciones: Gráficos y proyecciones en unidades y moneda de las transacciones de ventas realizadas al
cliente.

Histórico: A través de este icono podrá visualizar el historial de precios que le dio al cliente en los ítems de inventario.

Menú Mantenimiento.- Ficha (Archivo) de Vendedores:

Los vendedores pueden tener doble figura, como vendedores y/o cobradores. Para ambas se establecen varias formas de pago de
comisiones generadas por las transacciones realizadas. Cabe destacar que a2 sólo genera reportes de comisiones ganadas mas no
registra el control de pagos de las mismas.
En esta pantalla se introducen los datos básicos del
vendedor como su nombre, apellido, teléfonos, e-
mail, etc. Además se selecciona el o los tipos de
comisión que devengaran.

Las comisiones disponibles por la aplicación son:

Por Departamento: Estas comisiones se configuran

en cada departamento de inventario y tienen mayor
prioridad que las comisiones por venta.

Por Ventas: Se calculan a razón de las ventas

realizadas, y el porcentaje a aplicar son los
establecidos en la tabla de comisiones por ventas del
vendedor. La aplicación ignora estas comisiones si
están activadas las comisiones por departamento.

Por Cobranza: Se establecen comisiones por la

cobranza de CxC, a razón de los porcentajes
configurados o establecidos por el administrador o
gerente de ventas.
Por Volumen: Se configura a razón de rangos de
volúmenes de ventas expresado en moneda, para
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cada peldaño de la tabla de configuración se asigna un monto o porcentaje. No puede ser establecida de forma exclusiva ya que son
complemento de las comisiones de departamento o las de ventas.

Por Utilidad: Se establecen rangos de utilidad en montos o porcentajes, para los cuales se asocia la comisión establecida. En esta
comisión se toma en cuenta la ganancia obtenida de las transacciones de ventas, por tanto deben estar debidamente configurados los
costos de todos los productos de lo contrario existe riesgo de pérdida. Esta comisión al igual que las comisiones por volumen no puede
aplicarse de forma exclusiva, debe complementar a las comisiones de departamento o las de ventas.

Funciones especificas de la Ficha Vendedores:

El primero de estos iconos le permitirán visualizar los clientes a los que se les ha asignado el vendedor, los siguientes cuatro íconos
permiten llenar las tablas de los distintos tipos de comisiones, los dos últimos permiten visualizar los reportes de operaciones de ventas
del vendedor y los gráficos y proyecciones de las ventas del vendedor.

Menú Mantenimiento.- Ficha (Archivo) de Tarjetas de Crédito:

La herramienta administrativa a2 permite

configurar diferentes formas de pago en las
transacciones de venta, una de ellas es
Tarjetas de Crédito, las cuales tienen
características especiales al momento de
aplicar el pago.

Las particularidades de las tarjetas de crédito

las estipula cada banco emisor, los cuales
tienen total autonomía en definir el porcentaje
de retención y los días de Diferimiento según
las característica del negocio. La retención a
aplicar se calcula en base al monto total de la
venta y se refiere a la comisión que cobra el
banco por el uso de esta forma de pago.

Los días de Diferimiento aplican desde el

momento que se deposita la relación de
tarjetas de crédito en el banco y no al momento
de realizada la venta o transacción. Es muy
importante hacer estas relaciones el mismo día
que se produzca así el dinero estará disponible
en la cuenta bancaria de forma más eficiente. %% de
de
Retenció
Retenció
Tabla de Retenciones de Impuesto Sobre las nn
Ventas (Tarjetas de Crédito):

Valor
Valor Valor
Valor
Inicial
Inicial Final
Final

Según lo estipulado en la ley de impuesto

sobre la renta se deben aplicar retenciones de
impuestos según el monto de la venta, los
cuales se dividen en rangos, donde se realiza
la búsqueda del rango a aplicar de arriba hacia
abajo donde la correspondencia de rangos
ocurra.

Menú Mantenimiento.- Ficha (Archivo) de Monedas:

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Formulario para la caracterización de las monedas a utilizar en la aplicación. Debe indicarse el nombre que desea darle a la moneda, el
símbolo, el factor de cambio con respecto a la moneda nacional vigente y opcionalmente la fecha de actualización.

Nota: Si requiere que una vez al día al iniciar la aplicación automáticamente se presente la ventana para actualizar el factor de cambio,
vaya al módulo Sistema, Configuración de Usuarios, ficha Avanzado, y active la opción “Alterar Factor de cambio”.

Funciones especificas de la Ficha Monedas:

Estadísticas y Proyecciones: Esta opción permite visualizar los reportes en pantalla e impresos relacionados a los tipos de
moneda que tenga agregados al sistema.

Operaciones de Ventas: Reporte configurable de las operaciones de ventas que involucren a la moneda seleccionada.

Operaciones de Compras: Reporte configurable de las operaciones de compras que involucren a la moneda seleccionada

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Menú Mantenimiento.- Ficha (Archivo) de Proveedores:

Los proveedores o los entes encargados de

suministrar los distintos artículos o servicios para el
adecuado funcionamiento de la empresa, son
registrados en a2, para así poder llevar unos
controles exactos de todas las operaciones
comerciales realizadas.

En la primera ficha se especifican los datos básicos

del proveedor tales como nombre, descripción del
servicio o artículos, dirección, RIF, teléfonos, etc. En
el renglón de monedas si se especifica una moneda
distinta a la utilizada por la aplicación se activa el
uso de multimoneda para el proveedor. En la parte
superior derecha se establece la propiedad
Proveedor Activo, que permite habilitar al proveedor
en las transacciones de compras. Si desea inhabilitar
el uso del proveedor en las transacciones, desactive
la casilla Proveedor Activo. La opción Descuentos
pronto pago, aplica la tabla de “descuentos pronto
pago” al proveedor, al momento de emitirle un pago
antes de la fecha de vencimiento del documento.

En la segunda ficha se establece la información

relacionada con el crédito, como: Límite de crédito
en moneda, días de crédito, porcentaje de retención
en los casos donde el proveedor sea una agente
recaudador de impuestos, dirección, forma de envío
y forma de pago.

Nota: Un proveedor sólo podrá ser borrado de la base de datos si sus cuentas por pagar a la empresa tienen saldo en 0.

Funciones especificas de la Ficha Proveedores:

Estados de cuenta: Permite mostrar el resumen de todas las transacciones y saldos de las cuentas del proveedor.

Descuentos Pronto Pago: Presenta la tabla para configurar los descuentos a aplicar en facturas canceladas antes de su
vencimiento.

Productos: Se refiere al listado de aquellos productos o servicios suministrados por el proveedor con información acerca de la
última compra.

Operaciones: Reporte donde se muestran las distintas transacciones de compras efectuadas al proveedor.

Estadísticas y proyecciones: Reporte estadístico y gráfico de transacciones realizadas en un periodo con el proveedor.

Histórico de operaciones: Listado del detalle de compras realizadas al proveedor en el rango de fechas que el usuario
especifique.

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Menú Mantenimiento.- Ficha (Archivo) de
Bancos:

En esta ventana se registran las cuentas

bancarias de la empresa, utilizadas por la
aplicación para llevar el control de: Emisión de
Cheques, Depósitos, Notas de Débito
Bancarias, Notas de Crédito Bancarias, Transfe-
rencias entre cuentas Bancarias y
Conciliaciones Bancarias.

La información mínima requerida de la cuenta

es: Número de Cuenta, Descripción, Tipo y
Moneda. Se pueden configurar cuentas con
moneda extranjera. Aunque el nombre de esta
opción es Bancos, su función no es la de crear
nombres de bancos sino de Cuentas Bancarias.
Si en un mismo banco se tiene más de una
cuenta, se debe crear el banco tantas veces
como cuentas existan, por tal motivo en el
campo Descripción debe describirse de forma
inequívoca el nombre de la cuenta, es decir el
nombre del banco más una descripción de
funcionalidad de la misma, Ej.: BANCO
VENEZUELA CUENTA PRINCIPAL.

Otras Opciones:
Banco Activo: Al estar marcado indica que la cuenta bancaria puede ser utilizada.
Débito Bancario: Aplica el impuesto al Débito Bancario al realizar transacciones asociadas al banco.
Imprimir Comprobante: Activa la impresión de comprobantes por cada documento realizado.
Cheques No Endosables: Predetermina el sello de No Endosable en los cheques. (Puede ser desactivado en la emisión de cheques)
Ocultar en el manejo de caja: Impedir que se muestre este banco en la transacción manejo de caja chica.

Funciones especificas de la Ficha Bancos:

Saldos Bancarios: En la ventana de saldos se ingresan los datos de la última conciliación bancaria realizada.

Formatos de Impresión: En esta ventana se realiza la selección de los formatos de impresión para los documentos del banco
que está modificando: Cheques, Notas de Débito y Notas de Crédito. Así como también podrá indicar correlativo del próximo cheque.

Operaciones: Este reporte muestra un listado de las transacciones del banco seleccionado. Las transacciones pueden estar
agrupadas por bancos o por los beneficiarios de la cuenta.

Estadísticas y Proyecciones: Reporte estadístico y gráfico de saldos bancarios y transacciones bancarias realizadas en un
periodo.

Conceptos y Cuentas Contable: Configurar la consolidación Administrativa Contable. Si tiene a2contabilidad instalado, podrá
establecer las cuentas contables indicando el código del catálogo de contabilidad. Si la a2 contabilidad no está instalado o no está
familiarizado con el catálogo de contabilidad, puede clasificar las transacciones de bancos a través de conceptos.

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Menú Mantenimiento.- Ficha (Archivo) de Conceptos Bancarios:

Los conceptos de pago son muy variados, en esta sección se

elabora una lista de los más usados para evitar
inconsistencias en la relación de cheques emitidos y así
poder tener coherencia en la terminología usada en la gestión
bancaria.

Tipos
Tipos de
de Conceptos:
Conceptos:
Ingresos
Ingresos
Egresos
Egresos
Gastos
Gastos

Funciones especificas de la Ficha Conceptos:

Operaciones: Este reporte muestra el listado de transacciones de un periodo dado agrupadas por los conceptos bancarios
asignados a dichas transacciones.

Estadísticas y Proyecciones: Reporte estadístico y gráfico que muestra número de operaciones, total débitos, total créditos y
saldo por mes.

Cuentas Contables: Permite enlazar cada concepto con una cuenta contable del plan de cuentas de contabilidad (si tiene a2
contabilidad instalado).

Menú Mantenimiento.- Ficha (Archivo) de Beneficiarios:

Su función es la de definir la lista de Beneficiarios

para utilizar en la emisión cheques. Se debe incluir en
esta lista todas las personas jurídicas o no, a las
cuales se les paga a través de cheques.

Funciones especificas de la Ficha

Beneficiarios:

Operaciones: Este reporte muestra el listado

de transacciones bancarios por beneficiario, agrupado
por bancos (cuentas bancarias).

Estadísticas y Proyecciones: Reporte

estadístico y gráfico que muestra número de operaciones, total débitos, total créditos y saldo por mes del beneficiario.

Cuentas Contables: Permite enlazar cada concepto de pago a beneficiarios con una cuenta contable del plan de cuentas de
contabilidad (si tiene a2 contabilidad instalado). De esta manera al momento de elaborar un cheque a un determinado beneficiario, no
es necesario indicarle la cuenta contable ya que el sistema la colocará de forma automática.

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Manejo de imágenes en los archivos maestros de clientes, inventario, proveedores y autorizados:

Podrá asociar imágenes externas a los archivos maestros de datos, de esta manera se mantiene la base de datos más liviana. La
aplicación admite el uso de imágenes en formato JPG.

Para activar el manejo de imágenes externas basta con crear una carpeta en el directorio de los datos con el nombre Imágenes. (Ej.:
Empre001\Data\Imagenes). Al momento que el sistema detecta la presencia de este directorio de datos de forma automática dirige las
imágenes según los archivos (Clientes, Inventario, Proveedores y Autorizados).

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2. MENÚ TRANSACCIONES:

Transacciones.- Inventario

Cargos y Descargos:

Hacer un cargo o descargo de inventario permite mantener el inventario físico actualizado y ajustado a la realidad. A través de los
cargos y descargos podemos sumar o restar cantidades a un ítem del inventario, estos cargos y descargos deben estar
administrativamente justificados ya que solo afectan la
existencia en inventario del producto, mas no generan deuda
u obligaciones con algún proveedor.

Los cargos pueden ser utilizados para justificar el ingreso de

mercancía que no fue contada al momento de crear el
inventario inicial, también pueden utilizarse para incluir
existencia de productos que ha obtenido la empresa como
obsequio o promoción, Ej. Las promociones 12x14, en las
que hemos comprado 12 artículos y nos obsequian 2, en
dicho caso 12 artículos ingresan al inventario a través de la
factura de compra pero los 2 productos obsequiados
entrarían a inventario a través de un cargo.

Los descargos permiten reducir la existencia de productos de inventario, bien sea por deterioro, vencimiento, donación o robo de la
mercancía.

En la ventana de Cargos al igual que en la ventana de Descargos, se observa una barra de botones que se encuentran en la parte
inferior de la pantalla:

Está compuesta por 8 botones:

Detalle: (ALT + D) Permite visualizar los detalles (listado de características completas del artículo).
Insertar: (ALT + I) Seleccione el artículo sobre el cual desea insertar una línea y pulse este botón.
Borrar: (ALT + B) Este botón elimina un artículo de la lista.
Cargar: (ALT + C) El botón Cargar, aparece una lista donde se muestran todos los documentos que han sido guardados pero no
Totalizados.
Guardar: (ALT + G) Con el botón Guardar se almacena la información dejando la transacción en estado Pendiente.
Totalizar: (ALT + T) El botón Totalizar permite procesar la transacción que se está ejecutando. Bien sea el cargo o descargo.
Cancelar: (ALT + N) Borra todos los ítems que se hayan elegido para la transacción.
Salir: (ALT + S) Permite salir de la transacción.

La barra de botones complementario se muestra en la parte superior de la ventana y contiene botones para:

Consultar y seleccionar un artículo del Inventario.

Reimprimir un documento de cargo o descargo que haya sido procesado.

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Ubicar un artículo por su Código Único Asociado. Solo aparece si en Títulos y Correlativos, ficha Inventario está activada la
característica.

Asignar seriales al producto. Solo está activado para aquellos productos que manejen seriales.

Presenta la ventana para cambiar el depósito en el cual se

va a hacer el cargo o descargo del ítem. Requiere que este
activada la política avanzada # 1 asociada a cargos:
“Permitir cambiar deposito destino para cada ítem
particular”.

Muestra la ventana para seleccionar el centro de costo

contable para el artículo al cual se va a hacer el cargo o
descargo. Requiere que la contabilidad este instalada y que
este activada la política avanzada # 4 asociada a cargos:
“Activar centros de costo en la transacción”.

Para los productos que manejan unidades detalladas,

podemos indicar si la cantidad a cargar o descargar se
refiere a la unidad detallada o al empaque completo. Si el
producto no maneja unidades detalladas aparecerá un
mensaje de advertencia.

Muestra la ventana de información

detallada del producto, permitiendo
importar la descripción detallada que el
ítem tenga en su ficha inventario.

El Botón Consolidar, permite agrupar los

ítems repetidos. Se
presenta cuando está
activada la política
avanzada # 7 asociada a cargos: “Activar entrada acelerada de ítems”,

Autoconsumo

Las salidas por autoconsumo, son asignadas a productos requeridos para consumo interno de la empresa. Para establecer cuáles
son las salidas de inventario que corresponden a autoconsumo, el sistema incorpora al momento de los descargos de inventario un
status para la transacción que establece si la misma debe ser tomada como un descargo de inventario con fines de uso interno.
El marcar la opción Autoconsumo en la transacción Descargo, permite agrupar las salidas por este concepto y mostrarlas en el
Reporte Fiscal de Inventario, en el cual se reflejan los movimientos de los productos detallando las unidades por concepto de
entradas, salidas y autoconsumo cumpliendo así lo establecido en el artículo 177 de la ley de impuesto sobre la renta. Los usuarios
encontraran la opción “Reporte Fiscal de Inventario” en el informe de inventario “Movimiento de Unidades”.

Paso a Paso:

Realizar un cargo de Inventario:

1. Entrar a la transacción Cargos.

2. Seleccionar el almacén que se desea afectar.
3. Elegir el producto al que desea aumentar la existencia.
4. Escribir la cantidad de productos a incrementar en existencia.
5. Repetir el paso 3 y 4 si se desea incluir otros productos en la transacción.
6. Presionar el Botón Totalizar.
7. Colocar los datos requeridos
8. Imprimir el documento como soporte del cargo efectuado.

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Realizar un descargo de Inventario:

1. Entrar a la transacción Descargos.

2. Tildar la casilla Autoconsumo, si la salida de productos corresponde a consumo interno de la empresa.
3. Seleccionar el almacén que se desea afectar.
4. Elegir el producto al que desea disminuir la existencia.
5. Escribir la cantidad de productos a descontar de la existencia.
6. Repetir el paso 4 y 5 si se desea incluir otros productos en la transacción.
7. Presionar el Botón Totalizar.
8. Colocar los datos requeridos
9. Imprimir el documento como soporte del descargo efectuado.

Recuerde que según las políticas de cargos o descargos que el usuario tenga asignadas, podrá manejar:

 Asignación de almacén para cada ítem.

 Política Avanzada # 1.
 Manejo de seriales.
 Políticas Básicas # 9, # 10 y # 11.
 Asignación de centros de costos.
 Políticas Avanzadas # 4 y # 5
 Guardar la transacción para su uso posterior.
 Política Básica # 20.
 Cargar transacciones almacenadas previamente.
 Política Básica # 19.
 Impresión preliminar de documentos.
 Política Avanzada # 6.
 Reimpresión de documentos.
 Política Básica # 16.

Transacciones.- Inventario (Transferencias):

El documento de transferencia de inventario se utiliza para realizar traslados de artículos de un depósito a otro, cabe destacar que el
hecho de realizar esta operación no afecta la existencia total del producto a movilizar, sino la existencia en cada depósito o bodega.
Una transferencia equivale a realizar un descargo del depósito origen y un cargo en el depósito destino.

Nota: En a2 administrativo las Políticas Básicas son las

mismas para todas las transacciones de Inventario, Ventas y
Compras. Recuerde que las políticas habilitan o no ciertas
funciones dentro de la transacción. Por ejemplo, para el perfil
de asistente del depositario o encargado del Almacén se
podría activar la política de transferencias # 20 para que el
usuario pueda guardar la transacción, así el Encargado o
Responsable de almacén podrá tomar la transacción
guardada dar el visto bueno y totalizar la misma.

Paso a Paso para realizar una transferencia de

mercancía entre depósitos:
Se
Se debe
debe indicar
indicar elel
1. En el menú Transacciones, seleccione la Opción depósito
depósito (Origen)
(Origen)
Inventario y haga click en Transferencias. de
de donde
donde sale
sale la
la
2. Indique el depósito donde se encuentra la mercancía a mercancía
mercancía yy aa
transferir (Deposito origen) donde
donde llega
llega
3. Seleccione el depósito al cual desea trasladar la
mercancía (Deposito destino). (Destino)
(Destino)
4. Seleccione el código del artículo e indique la cantidad
de artículos a transferir, pulse ENTER. Repita este paso
hasta completar la lista de artículos que desea incluir en
la transacción.
5. Haga click en el Botón Totalizar.
6. En el renglón Clasificación, coloque una descripción
para la transacción o elija alguna de la lista de opciones.
Indique la fecha, responsable, autorizador y propósito de
la transacción. Esta información le permite documentar la
transferencia para auditorias futuras.

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7. Pulse el Botón Aceptar. Verifique y guarde el documento impreso como constancia de la transferencia realizada.
Transacciones.- Inventario (Ajustes).- Ajustes de Existencias:

La operación de ajuste de existencia sólo se utiliza cuando ya existe un inventario cargado en el sistema, y se realiza un conteo manual
de existencia física, que puede ser total o parcial. Un ajuste de existencias sustituye el valor que existe en el campo unidades en
existencia del producto por el valor que indique el usuario en la columna denominada Físico. Un ajuste no suma ni resta sino que
reemplaza el valor que existe en el campo, a diferencia de los cargos que permiten sumar unidades a la existencia actual o los
descargos que restan unidades a la existencia actual del producto.

Paso a Paso:

Realizar un ajuste de existencias de inventario:

1. En el menú Transacciones, seleccione Inventario, Opción Ajustes, haga click en Ajustes de Existencias.
2. Seleccione el depósito donde se encuentra la mercancía a la cual desea ajustar la existencia.
3. Pulse el botón Iniciar.
4. En el renglón Clasificación, indique el orden en el que desea mostrar los ítems del inventario, puede ser: código, descripción,
referencia o puesto.
5. Utilice el botón Filtrar, si desea buscar un subconjunto de ítems del inventario, luego de especificar algún filtro debe pulsar el
botón Iniciar para aplicarlo.
6. Confirme si desea presentar el detalle de las tallas y colores antes de la descripción del producto, para ello tilde la opción “Incluir
primero la descripción de tallas y colores”, luego pulse nuevamente el botón Iniciar.
7. En la columna denominada Físico, escriba el valor con el cual desea realizar el ajuste de inventario para cada producto.
8. Utilice la columna denominada Detallada para colocar la cantidad de unidades detalladas a ajustar, en caso de artículos que
manejan existencia detallada.
9. Haga click en el Botón Nuevo Conteo si desea visualizar solo los artículos a los que ha realizado ajustes de existencias.
10. Finalice el procedimiento haciendo click en el Botón Totalizar.
11. Llene los campos requeridos.
12. Pulse el Botón Aceptar. Verifique y guarde el documento impreso como constancia del ajuste de existencias realizado.

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Transacciones.- Inventario (Ajustes).-Ajustes de Seriales y Existencias:

Esta opción permite hacer ajustes a los ítems del inventario que manejen seriales, permitiéndole ajustar tanto los seriales del
producto como la cantidad de ítems en existencia.

Paso a Paso para realizar un ajuste de seriales y existencias de inventario:

1. En el menú Transacciones, seleccione Inventario, Opción Ajustes, haga click en Ajustes de Seriales y Existencias.
2. Si existen varios depósitos y en la ventana títulos y correlativos está configurado que maneja seriales por depósitos, deberá
indicar el depósito donde se encuentra la mercancía a la cual desea ajustar los seriales y existencias.
3. Si activa la casilla “Bloquear la Cantidad” no podrá modificar la columna cantidad y tendrá que elegir un producto por línea
(recomendado en el uso de escáner serial).
4. Seleccione un código de artículos de la lista desplegable.
5. En la columna denominada Cantidad, escriba el número de seriales que desea ingresar, recuerde que al mismo tiempo está
afectando la existencia.
6. En la ventana Seriales Disponibles incluya los seriales que desee ajustar. Si dicha ventana no apareció automáticamente
puede hacer click en el icono seriales para mostrarla. Cierre la ventana seriales.
7. Finalice el procedimiento haciendo click en el Botón Totalizar.
8. Llene los campos requeridos.
9. Pulse el Botón Aceptar. Verifique y guarde el documento impreso como constancia del ajuste de seriales realizado.

Indicar
Indicar el
el
Depósito
Depósito óó
Bodega
Bodega

Bloquear
Bloquear la
la columna
columna cantidad
cantidad
permite
permite hacer
hacer ingreso
ingreso rápido
rápido
de
de seriales
seriales eses muy
muy
recomendado
recomendado si si se
se trabaja
trabaja con
con
escáner
escáner serial.
serial.

Seriales
Seriales
Asignados
Asignados
Seriales
Seriales (Nuevos)
(Nuevos)
Disponibles
Disponibles

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En la ventana de seriales, si los seriales no están en la lista de seriales disponibles puede escribirlos y hacer click en el botón incluir.

En caso de seriales que sean consecutivos puede utilizar el

botón Serie en el cual podrá indicar el desde y hasta para
generar la secuencia de seriales.

También podrá cargar los seriales desde un archivo de texto, utilice para ello el botón cargar.

La aplicación posee una opción para consulta de seriales que permite hacer un seguimiento completo de los movimientos que ha
presentado cada serial, para utilizar está opción haga click en el menú Informes, seleccione Inventario y elija Consulta de Seriales.

Nota: Desde las transacciones: cargos, descargos, ajustes, transferencias, ventas y compras podrá consultar un serial con esta opción
que se activa con las teclas CTRL + E.

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Transacciones.- Inventario (Ajustes).- Ajustes de Precios:

Esta opción permite incrementar ó disminuir los precios de ventas finales. El ajuste de precio puede tomar como base el costo promedio
o el costo actual del producto.

Existen seis tipos de ajustes de precios:

1. Incremento de precios: Se utiliza para aumentar el precio del producto aplicando un porcentaje en función de otro precio. La
casilla denominada Activar permite indicar cuales precios estarán incluidos en el ajuste. También puede decidir si la base de
cálculo será el costo promedio o el costo actual.

2. Disminución de Precios: Se utiliza para reducir en un porcentaje el precio del producto.

3. Fijar nuevos márgenes de utilidad: Permite establecer los nuevos precios aplicando un nuevo margen de utilidad, que puede ser
para incrementar o disminuir los precios finales.

4. Actualizar por factor de cambio: Este tipo de ajuste permite actualizar los precios de productos de moneda extranjera cuando el
factor de cambio ha variado. Esta opción solo puede aplicarse a productos con moneda diferente a la moneda local.

5. Precios de los compuestos en moneda nacional: Permite actualizar los 6 precios de venta de los productos compuestos por la
sumatoria del precio de las partes en moneda local.

6. Precios de los compuestos en moneda extranjera: Con esta opción existe la posibilidad de actualizar los 6 precios de venta de
los productos compuestos por la sumatoria del precio de las partes en moneda extranjera multiplicada por el factor de cambio del
día. En este tipo de ajuste solo se actualizan los precios de los compuestos que tengan productos con moneda extranjera.

Ajustes - Incremento de Precios:

Ejemplo: Se desea aumentar el precio del

Producto Memoria RAM (código 00000017), en
un 10% el precio1, 20% el precio2 y del precio3
al precio6 un 30%. El procedimiento consistiría
en ir a la Transacción Ajustes de Precios y
realizar lo siguiente:

a) Haga click en el botón Filtrar y

establezca los criterios para buscar el
producto a modificar.

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b) Al aceptar los criterios de filtro, pulse el botón Iniciar para visualizar el producto antes del ajuste. Aparecerá un mensaje de
confirmación indicando si deseamos proseguir.

c) En la opción Tipo de Ajuste seleccione Incremento de Precios, luego haga click en el botón Fijar Ajustes, configure los
porcentajes a incrementar y pulse Aceptar. Para visualizar los datos antes de ejecutar el ajuste haga click en el botón Iniciar,
aparecerá un mensaje de confirmación para continuar con el proceso:

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d) Verifique los cambios que se efectuarán antes de proceder a Totalizar:

Haciendo
Haciendo un
un click
click en
en el
el
botón
botón puede
puede visualizar
visualizar la
la
ficha
ficha de
de costos
costos yy precios.
precios.

En la transacción Ajustes de precios, al visualizar la información de Costos y precios de cada ítem puede observarse la característica
denominada Costo Referencial, la cual permite visualizar y calcular nuevos precios de ventas basados en costos de reposición
actualizados. Al colocar un valor en el campo Costo Referencial y presionar el icono podrá visualizar los nuevos precios de ventas
basados en ese costo referencial. La fórmula de utilidad utiliza como base de cálculo el costo promedio,

Precio = costo promedio / (100% - % utilidad a aplicar)

e) Haga click en el botón Totalizar y confirme que desea ejecutar el ajuste de precios:

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Transacciones.- Inventario (Ajustes).-Ajustes de Máximos y Mínimos:

La opción de ajustes de máximos y mínimos le permite asignar estos valores así como los días de entrega y la cantidad de compras al
año de cada ítem del inventario, estos valores se colocan por primera vez cuando se crea el artículo en la ficha Inventario opción
existencias.

A continuación se describen los elementos que integran la Transacción de Asignación de Máximos y Mínimos:

Clasificación: Permite establecer el orden de presentación de la lista de artículos, puede elegir entre: código, descripción y referencia.

Activar Automático: Coloca un valor por defecto para Existencia Mínima y Máxima.

El botón Inventario permite visualizar el listado de artículos y consultar información: costos y precios, existencias, entre
otros.

El botón Detalle presenta información del ítem que está seleccionado.

El botón Días Entrega permite establecer el valor de días de entrega y

número de compras por año a cada uno de los ítems individualmente.

El botón Asignar, permite introducir los valores mínimos y máximos a

aplicar de forma general, si requiere hacer esto por grupos de
productos puede utilizar los filtros.

Paso a Paso para realizar la Asignación de Máximos y Mínimos:

1. En el Menú Transacciones, seleccione Inventario, haga click en Ajustes y

elija la opción Ajuste de Máximos y Mínimos.
2. En el renglón clasificación indique el orden en el que desea presentar el listado de artículos.
3. Si desea colocar el valor de máximo y mínimo de forma automática seleccione la opción Activar automático.
4. Pulse el botón Iniciar, para ver el listado de artículos y sus máximos y mínimos.
5. Si desea colocar de forma general los valores máximo y mínimo seleccione el botón Asignar, indique los valores que desea
establecer para máximo y mínimo y pulse aceptar. Luego confirme la ejecución de la acción. También puede crear grupos de
artículos con las opciones del botón Filtrar.
6. Puede establecer para cada producto el valor de Días de entrega. Utilice para ello el botón Días entrega. Recuerde que este
valor se aplica individualmente en cada producto.
7. Para finalizar pulse el botón Totalizar. Rellene la información solicitada y proceda a aceptar.
8. Esta transacción emite un reporte impreso que puede guardar para futuras referencias.

Colocar adecuadamente la existencia mínima y la máxima permite obtener un reporte de reposición de inventario (Menú Informes) que
permite estimar el costo de reposición de los productos.

Mínimo
Mínimo Máximo
Máximo AA Pedir
Pedir Costo
Costo de
de
Reposición
Reposición

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Transacciones.- Inventario (Ajustes).-Ajustes de Impuesto IVA:

El ajuste de Impuesto permite modificar el impuesto de los productos según lo vigente en las leyes. Cada producto tiene asociado un
valor de impuesto que le fue calculado al momento de su creación, de manera que si las leyes dictaminan un nuevo porcentaje de
impuesto, es necesario realizar este ajuste en los productos existentes en la aplicación, para actualizarles el valor de impuesto que
tienen asociado.

El usuario puede elegir cómo desea que este impuesto afecte los precios de los productos:
 Ajustar precios de venta: Al seleccionar esta opción se aplica el nuevo impuesto al costo del producto (base imponible) de
forma que el precio final queda modificado. Por ejemplo: si el impuesto vigente es 9% y el costo del producto es 10000 el precio
final es 10900. Al realizar un ajuste de impuesto a un nuevo valor por ejemplo 7% el precio final del producto será 10700, por lo
tanto el precio final se verá afectado.
 Mantener precios de venta: A través de esta opción se ajusta el costo del producto (base imponible) para no modificar el precio
final. Según el ejemplo anterior aplicando un impuesto de 7% el costo del producto cambiaría a 10186,92 para poder mantener el
precio final del producto en 10900.

Paso a Paso para realizar Ajuste de Impuestos:

1. Establezca los valores del impuesto1 e impuesto2 si lo requiere, para ello en el Menú Sistema seleccione la opción “Títulos y
Correlativos”, pulse el botón modificar y en la Ficha General escriba los valores que desea asignar al impuesto.
2. En el Menú Transacciones, seleccione Inventario, haga click en Ajustes y elija la opción Ajuste de Impuestos.
3. En la parte derecha de la ventana seleccione el impuesto que desea ajustar.
4. En el renglón clasificación indique el orden en el que desea presentar el listado de artículos.
5. Verifique que el renglón “Nuevo Valor” contenga el porcentaje de impuesto que desea asignar a los productos del inventario.
6. Seleccione si desea ajustar los precios de venta o mantener los precios de venta.
7. Si desea aplicar el impuesto a los productos exentos puede activar la opción “Activar productos exentos”.
8. Puede crear grupos de artículos con las opciones del botón Filtrar.
9. Pulse el botón Iniciar, para ver el listado de artículos y el impuesto que se les va a asignar.
10. Si requiere colocar un impuesto distinto a algún producto modifique el valor de impuesto en la línea del producto.
11. Para finalizar pulse el botón Totalizar, confirme la ejecución de la acción.

El
El nombre
nombre queque desea
desea darle
darle
aa cada
cada impuesto puede
impuesto puede
modificarlo
modificarlo en en la
la ventana
ventana
“Titulos y Correlativos”
“Titulos y Correlativos”

Ofertas y presentaciones.

Permite crear ofertas por grupos de artículos además de

establecer fechas de inicio y fin de la oferta. También
podrá crear diversas presentaciones del producto a
manera de permitir la venta de unidades completas y
detalladas. El departamento al que pertenecen los
productos debe tener activada la opción “ofertas y
presentaciones”.

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A continuación se describe cada uno de los elementos que definen la transacción:

Descripción: Es el nombre que se quiere dar a la oferta o presentación, se recomienda asignar nombres explícitos ya que estos se
visualizan al momento de la venta.

Tipos de Ofertas:

 Oferta de Precios: Se estipulan los precios de los productos de forma manual.

 Oferta de Descuento: Se establece un porcentaje a aplicar sobre los precios de los productos.
 Presentación: Permite establecer las unidades de descarga y el precio a aplicar.
 Presentación Detallada: Permite crear presentaciones con unidades detalladas para los productos que
manejan existencia detallada.

Exclusiva: Establece que la oferta o presentación será la única opción en la lista de búsqueda de productos al momento de procesar
un documento de ventas, en otras palabras, al activar una exclusiva solo se muestra ésta y no los distintos precios que el artículo tenga
establecido.

Monto Oferta: Se refiere al precio que se desea asignar a la oferta o presentación, para el caso de las Ofertas de Descuento en este
renglón debe escribir el porcentaje de descuento.

Monto Comisión: Especifica la comisión por venta para el vendedor por esta oferta o presentación en particular. Puede establecer un
valor menor que el definido en la ficha del producto como comisión fija o al definido en la tablas de comisiones de los vendedores.

Unidades de descarga: Expresa la cantidad real a descontar del producto cada vez que se aplique la oferta, por ejemplo en caso de
2x1 sería 2.

Clasificación: Indica el orden en el cual se mostrará el listado de productos que integran la oferta o presentación.

Avanzado: Permite configurar el tiempo de vigencia de la oferta o

presentación, en rango de fechas y horas. La opción cantidad limitada
se refiere al número de ítems que se utilizará como tope para inactivar
la oferta. En el cuadro de opciones "Día de la Semana", seleccione los
días que estará activa la oferta.

Ofertas y Presentaciones. Tipo: Oferta de Precios

Ejemplo: Configurar una oferta de precios para el departamento Vegetales a 3 BsF. Vigente todos los días de enero 2008 en horario de
8am a 9am.

1) En el Menú Transacciones, seleccione Inventario y haga click en la opción Ofertas y Presentaciones.

2) Introduzca la descripción o nombre de la oferta, por ejemplo “Vegetales todos a 3 BsF”.
3) En Tipo de Oferta seleccione la opción Oferta de Precios.
4) Establezca el Monto oferta, en este caso es 3 BsF.
5) Haga click en el botón Avanzado y escriba la fecha de inicio y fecha de fin, en este caso es 01/01/2008 al 31/12/2008. Escriba
la hora inicio y fin, para el ejemplo es 08:00am a 09:00a.m, verifique que esté tildada la opción “Todos los días” ubicada en el
recuadro derecho llamado “Día de la semana”. Haga click en el botón Aceptar.
6) Seleccione el botón Filtrar, en el renglón departamento haga click en el botón de búsqueda y elija el departamento Vegetales.
Luego pulse Aceptar.
7) Oprima el botón Iniciar para visualizar los productos que integrarán la oferta.
8) Pulse el botón totalizar, y confirme que desea aplicar la acción.
9) Una vez ejecutado el proceso aparecerá un mensaje de información indicando que el proceso ha culminado con éxito.
10) En la ficha Inventario del producto, al hacer click en el icono ofertas y presentaciones aparecerá la nueva oferta creada:

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Ofertas y Presentaciones. Tipo: Oferta de Descuento.

Ejemplo: Configurar una oferta de descuento del 20% para todos los departamentos con comisión de 0,5 para vendedores sólo los
días miércoles de enero a abril 2008.

1) En el Menú Transacciones, seleccione Inventario y haga click en la opción Ofertas y Presentaciones.

2) Introduzca la descripción o nombre de la oferta, por ejemplo “Descuento Aniversario 20%”.
3) En Tipo de Oferta seleccione la opción Oferta de Descuento.
4) Establezca el Monto oferta, en este caso es 20%.
5) Escriba el Monto Comisión de 0,5.
6) Haga click en el botón Avanzado y escriba la fecha de inicio y fecha de fin, en este caso es 01/01/2008 al 30/04/2008. En el
recuadro derecho denominado “Día de la semana” verifique que solo esté activado el día miércoles y luego haga click en el
botón Aceptar.
7) Seleccione el botón Iniciar para visualizar los productos que integrarán la oferta.
8) Pulse el botón totalizar, y confirme que desea aplicar la acción.
9) Una vez ejecutado el proceso aparecerá un mensaje de información indicando que el proceso ha culminado con éxito.
10) En la ficha Inventario del producto, al hacer click en el icono ofertas y presentaciones aparecerá la nueva oferta creada:

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Ofertas y Presentaciones. Tipo: Presentación.

Ejemplo: Establecer una presentación exclusiva del producto camisas con la característica “Dos por el precio de uno” con comisión de
0,15 para vendedores.

1) En el Menú Transacciones, seleccione Inventario y haga click en la opción Ofertas y Presentaciones.

2) Introduzca la descripción o nombre de la oferta, por ejemplo “DOS por el precio de UNO”.
3) En Tipo de Oferta seleccione la opción Presentación.
4) Active la casilla “Exclusiva” la cual le indica a la aplicación que en la facturación sólo muestre esta presentación para el
producto y no otras que puedan existir.
5) El campo Monto de la oferta no requiere introducir valor alguno, ya que es una presentación “Dos por el Precio de Uno”,
donde el precio es variado e independiente para cada item.
6) Escriba el Monto Comisión de 0,15.
7) Indique la cantidad de unidades de descarga, para el ejemplo es 2.
8) Haga click en el botón filtrar, seleccione el código del producto Camisas y luego pulse Aceptar.
9) Para establecer el precio de venta de la presentación, haga click en el icono con puntos que está al lado del precio y escriba
el precio, en el ejemplo el precio es 109.

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Si se desea obtener más

información del Ítem oprima el
botón Detalle. Puede verificar
el costo del producto haciendo
click en el menú Detalle y
seleccionando la opción
Costos y Precios.

10) Pulse el botón Aceptar y luego presione el botón Totalizar. Confirme que ejecutar la acción.
11) Una vez ejecutado el proceso aparecerá un mensaje de información indicando que el proceso ha culminado con éxito.
12) Las ofertas y presentaciones que haya creado podrá visualizarlas en la facturación al desplegar las opciones que aparecen en
la columna Precio del producto.

Al
Al desplegar
desplegar las las opciones
opciones de de la
la
columna
columna “Precio”
“Precio” podrá
podrá visualizar
visualizar los
los
distintos
distintos precios,
precios, ofertas
ofertas yy
presentaciones
presentaciones configuradas
configuradas parapara el
el
producto.
producto. SiSi la
la oferta
oferta oo presentación
presentación
tiene
tiene activada
activada la la opción
opción “”Exclusiva”
“”Exclusiva”
se
se mostrará
mostrará como
como única
única opción
opción
dentro
dentro de
de la
la lista
lista de
de precios
precios
desplegada
desplegada en en lala facturación.
facturación.

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Ofertas y Presentaciones. Tipo: Presentación detallada.

1. La presentación detallada puede configurarse para aquellos artículos que en

su ficha Inventario tienen asignado en el campo capacidad o contenido un
valor mayor que uno.

2. Para que la aplicación pueda trabajar con existencias detalladas debe estar
activada esta característica, verifíquelo en el menú Sistema, opción “Títulos y
Correlativos”, ficha Inventario.

3. También debe verificar que el departamento al que pertenece el producto tenga

activada la opción Ofertas y Presentaciones.

Luego de validar que se cumplan las tres condiciones explicadas en el paso anterior, podrá proceder a configurar una presentación
detallada.

Ejemplo: Configurar una presentación detallada del producto Alkaseltzer que permita vender el producto por tabletas.

1) En el Menú Transacciones, seleccione Inventario y haga click en la opción Ofertas y Presentaciones.

2) Introduzca la descripción o nombre de la presentación detallada, por ejemplo “Tabletas”.
3) En Tipo de Oferta seleccione la opción Presentación detallada.
4) Active la casilla “Exclusiva” si desea que en la facturación sólo muestre esta presentación para el producto y no otras
presentaciones y precios que puedan existir.
5) El campo Monto de la oferta no requiere introducir valor alguno, ya que puede colocarlo en la ficha del ítem.
6) Escriba el Monto Comisión de ventas, en el ejemplo 0.
7) Indique la cantidad de unidades de descarga, para el ejemplo es 1.
8) Haga click en el botón filtrar, seleccione el código del producto Alkaseltzer y luego pulse Aceptar.
9) Para mostrar los productos que integran la presentación detallada, pulse el botón Iniciar. Observe El cursor se ubicará en el precio
del primer producto.

10) Haga click en el icono ubicado al lado del precio del producto y proceda a escribir: la utilidad del producto, por ejemplo 20%, o
puede indicar directamente el precio sin impuesto que desea asignar a la presentación detallada. Si se desea obtener más
información del Ítem en particular oprima el botón denominado Detalle.
11) Pulse el botón Aceptar y luego presione el botón Totalizar. Confirme que ejecutar la acción.
12) Una vez ejecutado el proceso aparecerá un mensaje de información indicando que el proceso ha culminado con éxito.
13) Las ofertas y presentaciones que haya creado podrá visualizarlas en la facturación al desplegar las opciones que aparecen en la
columna Precio del producto.

Al
Al desplegar
desplegar laslas opciones
opciones
de
de la
la columna
columna “Precio”
“Precio”
podrá
podrá visualizar
visualizar los
los
distintos
distintos precios,
precios, además
además
de
de las
las ofertas
ofertas yy
presentaciones
presentaciones
configuradas
configuradas parapara el
el
producto.
producto.

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Menú Transacciones.- Clientes – Cuentas por Cobrar

a2 herramienta administrativa configurable pone a disposición las opciones para controlar las cuentas por cobrar. Un oportuno
control de las deudas contraídas con la empresa es de vital importancia, su mantenimiento y visualización hará posible un proceso de
cobranza transparente para el cliente.

El primer paso para observar las cuentas por cobrar (C x C) en pantalla es seleccionar el cliente, haciendo click en el icono buscar
ubicado al lado del cuadro de texto titulado "Cliente".

En la lista ubicada en la parte inferior media de la pantalla, se mostrarán todos los documentos del cliente como Facturas, Pagos, Notas
de Crédito, Notas de Débito, Retenciones, etc. Para visualizar cada transacción solo debe hacer doble click sobre ella.

Todas las operaciones elaboradas en ventas que produzcan un saldo deudor, pasan automáticamente al estado de cuenta del cliente,
siempre y cuando estos posean crédito en la empresa. A partir de este momento el manejo de cliente se realiza a través del módulo de
C x C.

Políticas de Cuentas por Cobrar: Se hace necesario conocer cada una de las políticas que afectan al módulo de cuentas por cobrar,
en consenso con la alta gerencia deben definirse los permisos que se desean conceder al encargado del manejo de las cuentas por
cobrar.

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Opciones del Botón Derecho del Mouse en Cuentas por Cobrar (Página Principal):

Ver detalle: Permite visualizar información adicional asociada al documento que esté seleccionado.

Reimprimir: Permite imprimir nuevamente el documento. Requiere que esté habilitada la política 22 de cuentas para cobrar “Permitir al
usuario reimpresión de documentos”.

Modificar: Presenta la ventana para modificar la fecha de vencimiento, colocar el numero de control, agregar una clasificación o incluir
un detalle a la cuenta. Requiere que esté habilitada la política 25 de cuentas para cobrar “Autorizado para modificar transacciones”.

Adelantos: Permite visualizar los pagos adelantados que ha realizado el cliente, muestra el monto original y saldo a la fecha de cada
pago adelantado. Si existen adelantos con saldo disponible podrá aplicarlos sobre alguna cuenta o cuentas.

Apartados: Muestra el listado de apartados realizados por el cliente. Al hacer click derecho sobre alguno de los apartados aparecerán
las opciones reimprimir y modificar.

Notas de crédito pendientes por devolución: Permite visualizar las notas de crédito que posee el cliente, muestra su monto original y
saldo a la fecha, las cuales podrán ser aplicadas para disminuir las cuentas por cobrar del cliente.

Cambiar color Inverso del Fondo del grid: A través de esta opción podrá resaltar las líneas de fondo del grid del módulo de cuentas
por cobrar y pagar.

Filtrar operaciones: Permite mostrar u ocultar los documentos que cumplan los criterios que usted seleccione.

Pagos o Abonos:

Por medio de esta opción son aplicadas cancelaciones ó pagos a documentos pendientes por cobrar. Estos pueden estar vencidos o
no, los documentos vencidos aparecen resaltados en color rojo.

La transacción de pago permite pagar de forma total o parcial los documentos generados a crédito. Esto documentos pueden ser:
Facturas, Giros y Notas de Débito, los cuales deben estar previamente procesados en la aplicación. Para que esta opción esté
disponible en el menú, el usuario debe tener activada la Política # 1, de cuentas por cobrar “Usuario con Autorización para generar
pagos”.

Al seleccionar la opción pagos aparecerá una ventana con el listado de documentos con saldo deudor.

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Para aplicar un abono, haga doble

click sobre el monto del documento
y escriba el monto a cancelar. Si
desea pagar el saldo total del
documento, haga doble click en el
cuadro de verificación ubicado del
lado izquierdo de la pantalla.

Haciendo click con el botón

derecho del ratón sobre el listado
de documentos, aparece un menú
contextual con las opciones: Botón
Derecho del Mouse desde la
opción Pagos:

 Marcar: Solo facturas, Notas de débito o Giros. Además permite

hacer selecciones de solo documentos vencidos ó simplemente
todos los documentos.
 Desmarcar Todos los documentos.
 Anular intereses de mora a todos los documentos.
 Anular descuentos pronto pago a todos los documentos.

Notas de Crédito:

Las notas de crédito son documentos multifuncionales pero con la única misión de disminuir el saldo deudor del cliente con la empresa,
este tipo de comportamiento puede desprenderse de descuentos pronto pago, descuentos especiales, entre otros. Para que esta opción
esté disponible en el menú, el usuario debe tener activada la Política # 2, de cuentas por cobrar “Autorización para generar Notas de
Crédito”.

Nota: No es permitido mezclar documentos base (Factura, Nota de débito y Giros) con notas de crédito de monedas distintas.

Al hacer click en el botón Opciones y seleccionar el comando Nota de Crédito tendrá dos opciones:
 Aplicar Nota de Crédito: Permite crear y aplicar la nota de crédito para disminuir el saldo de alguna(s) factura(s).
 Nota de Crédito Pendiente: Permite crear la nota de crédito en estatus pendiente, de manera que quede disponible para aplicarla
más adelante en la disminución de saldo de alguna factura.

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Paso a Paso para crear y aplicar una Nota de Crédito:

1. En la ventana de cuentas por cobrar, haga click en Opciones y seleccione Aplicar Nota de Crédito.
2. Si el cliente maneja multimoneda debe seleccionar el tipo de moneda a utilizar.
3. Hay dos formas de elaborar una nota de crédito, la primera es colocar un monto total en el cuadro de texto "Monto del Pago", así la
aplicación realiza la distribución del mismo entre los documentos. La segunda forma es haciendo doble click en cada monto de pago de
documento e introduciendo la cantidad.
4. En caso de aplicar algún tipo de retención, marque con un click el cuadro de verificación del documento y luego haga click sobre la
opción de menú de Retención.
5. Para procesar la Nota de Crédito haga click en el botón Totalizar.

En la pantalla de totalización se muestra un resumen de la operación además de las opciones:

Afecta libro de Venta: Cuando se procesan documentos que no corresponden al período actual y además ya han sido contabilizados,
se desmarca este cuadro de verificación para así no tener una inconsistencia en los libros de ventas.
Afectas Ventas del Mes: Active esta opción si desea considerar la nota de crédito como parte del proceso de ventas, al considerarla se
desvirtúa el proceso de ventas natural de la organización, ya que no hay procesos de manejo de inventario.
Afecta Comisiones: Al estar activo se calculan las comisiones para el vendedor.

Paso a Paso para crear una Nota de Crédito sin

aplicarla a ningún documento:

1. En la ventana de cuentas por cobrar, haga click en

Opciones y seleccione Nota de Crédito Pendiente.
2. Si el cliente maneja multimoneda debe seleccionar el
tipo de moneda a utilizar.
3. Escriba el número de control de la nota de crédito,
indique el monto y establezca el valor del impuesto a
través del botón “Ajustar impuesto”.
4. Para procesar la Nota de Crédito haga click en el
botón Totalizar.
5. Cuando desee aplicar la Nota de Crédito creada
podrá hacerlo a través de la opción “Aplicar
Documentos Pendientes”.

Aplicar Documentos Pendientes:

Esta opción le permite aplicar las Notas de Crédito que

han sido generadas al momento de las devoluciones, y
las Notas de Crédito creadas con la opción “Nota de
Crédito Pendiente”

Paso a Paso:

1. En la ventana de cuentas por cobrar, haga click en Opciones y seleccione Aplicar Documentos Pendientes, allí se mostrará.
2. Si el cliente maneja multimoneda debe seleccionar el tipo de moneda a utilizar.
3. Escriba el monto en el cuadro de texto "Monto del Pago", así la aplicación realiza la distribución del mismo entre los documentos, o
puede hacer doble click en la columna “Pago” de cada documento e introducir la cantidad.
4. Para procesar la transacción, click en el botón Totalizar y confirme que desea ejecutar la acción.

Para que esta opción esté disponible en el menú, el usuario debe tener activada la Política # 7, de cuentas por cobrar “Autorización
para aplicar devoluciones pendientes”.

Facturas:

Desde la ventana de cuentas por cobrar podrá emitir facturas de venta con consecutivo de factura válido y que no afectan inventario.
Una de las aplicaciones más comunes de este documento es para llevar las deudas pendientes ya pasadas por contabilidad. La opción
de elaborar facturas al cliente se utiliza para ingresar las cuentas por cobrar que han sido procesadas por el departamento de
contabilidad y se requiere su actualización en el área administrativa. Para hacer esto se deben llenar los datos requeridos y desmarcar
el cuadro de verificación de Afectar Libro de Venta.

Otro aplicación de este documento es para hacer facturas que no afecten los movimientos de inventario, lo cual genera una cuenta por
cobrar que no lo afecta, pero si su contabilización.

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Para que esta opción esté disponible en el

menú, el usuario debe tener activada la Política
# 3, de cuentas por cobrar “Autorización para
incluir facturas”.

Notas de Débito:

El valor de este documento aumenta el saldo del cliente, lo cual puede ser usado para procesar cheques devueltos, cargos por gestión
administrativa, intereses de mora y cualquier tipo de cargo al cliente que genere deuda con la empresa. La aplicación de este
documento a los clientes puede tener variadas causas, desde el punto de vista administrativo cualquier cargo al saldo deudor, puede
considerarse como una nota de débito. Partiendo desde simples intereses de mora hasta diferenciales cambiarios, ese tipo de
transacción puede generar comisiones a vendedores.

Para que esta opción esté disponible en el menú, el usuario debe tener activada la Política # 5, de cuentas por cobrar “Autorización
para generar Notas de Débito”. El procedimiento para crear las Notas de Débito es sencillo, se introduce la fecha del documento y la
cantidad de días para su vencimiento, luego se selecciona la moneda (de ser extranjera se introduce el factor cambiario),
posteriormente se especifica el monto conjuntamente con los impuestos que aplican.

El concepto o detalle del documento debe ser muy explícito y no debe ser ambiguo, luego se clasifica y selecciona el vendedor con su
respectiva comisión. Las opciones siguientes son:

Afecta libro de Venta: Cuando se está

procesando documentos viejos que no
corresponden al periodo actual y además ya han
sido contabilizados, se desmarca este cuadro de
verificación para así no tener una inconsistencia en
los libros de ventas.
Afectas Ventas del mes: Si se considera como
parte del proceso de ventas o no, al considerarla
se desvirtúa el proceso de ventas natural de la
organización, ya que no hay procesos de manejo
de inventario.
Afecta Comisiones: Al estar activa esta opción,
se calculan las comisiones para el vendedor.
Cheque Devuelto: Marca la nota de crédito como
producto de un cheque devuelto, para poder
informar al departamento de facturación del
comportamiento del cliente.

Elaborar Notas de Débito por Cheque Devuelto:

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1. En la ventana principal de cuentas por cobrar, seleccione el cliente.

2. En el menú Opciones elija Nota de débito.
3. Complete los datos requeridos para crear la nota de débito(número de control, monto, impuesto) y active la casilla cheque
devuelto.
4. En la casilla denominada detalle escriba información para documental la nota de débito que está realizando.
5. Haga click en el botón Totalizar.

Recibo de la nota de débito:

Giros:

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Se utilizan para fraccionar la deuda del cliente en varias partes, para ser canceladas con una periodicidad que puede ir de desde días
hasta años según sea el caso. En la aplicación, el concepto de giro se basa en adjudicar cuotas fijas de pago al cliente, las cuales
tendrán fechas de vencimiento distribuidas en el tiempo a razón de la frecuencia establecida en la configuración.

Para que esta opción esté disponible en el menú, el usuario debe tener activada la Política # 4, de cuentas por cobrar “Autorización
para elaborar giros”.

Para elaborar Giros:

1. En la ventana principal de cuentas por cobrar, seleccione el cliente.

2. En el menú Opciones elija Giro.
3. Escriba el monto, número de periodos o cuotas que desea crear, indique la frecuencia, la fecha del primer vencimiento,
indique el vendedor y si lo desea podrá establecer una clasificación para el documento.
4. Si no desea imprimir los giros, desactive la casilla “Imprimir Giros”.
5. Haga click en el botón Totalizar.

Giro impreso:

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Pagos adelantados:

Se utilizan cuando los clientes entregan dinero por adelantado por concepto de apartado, anticipo u otra razón distinta a la factura. Esta
opción permite incluir el pago adelantado que será aplicado más adelante en facturas o pagos de cuentas por cobrar.

Para que esta opción esté disponible en el menú, el usuario debe tener activada la Política # 6, de cuentas por cobrar “Autorización
para incluir pagos adelantados”.

Para realizar un pago adelantado:

1. En la ventana principal de cuentas por

cobrar, seleccione el cliente.
2. En el menú Opciones elija Pago
adelantados.
3. Coloque o Elija una clasificación.
4. Puede agregar un detalle.
5. En la columna Tipo, indique la forma de
pago: Efectivo, cheque, tarjeta débito,
tarjeta crédito y Transferencia.
6. En la columna Detalle puede agregar una
información adicional para el documento.
7. Pulse Aceptar para finalizar la operación.
8. Si el pago no es en efectivo se abrirán las
opciones de bancos en las que debe
registrar los datos del depósito.

Al estar registrado el Pago Adelantado en

Cuentas por Cobrar puede desde el Módulo de
Facturación (Ventas) al momento de totalizar la
factura y seleccionar la forma de pago se
pueden aplicar dichos pagos adelantados
(Requiere que esté activada la política avanzada
de facturas # 19 “Permitir al momento de
cancelar el documento la aplicación de pagos
adelantados”)

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Retenciones:

Son montos que por disposiciones legales las empresas Recolectoras de Impuesto, aplican sobre las facturas, las cuales restan al total
del monto de la misma. Todas las retenciones son relacionadas al final del año fiscal para así poder usarlas como documentos
gravables en la declaración fiscal del Impuesto sobre la Renta.

Para visualizar las retenciones ordinarias de un cliente:

1. En la ventana de cuentas por cobrar,

seleccione el cliente.
2. Haga click en el botón Retenciones, y
seleccione la opción Ordinarias.
3. Si desea reimprimir, modificar o anular la
retención pulse el botón derecho sobre la
ventana de retenciones ordinarias y elija la
opción requerida.

Para establecer el porcentaje de retención ordinaria de un cliente, seleccione el archivo de

Clientes y en la ficha Datos Crédito coloque el porcentaje de retención.

Para visualizar las retenciones IVA contribuyentes especiales:

1. En la ventana de cuentas por cobrar,

seleccione el cliente.
2. Haga click en el botón Retenciones, y
seleccione la opción IVA contribuyentes
especiales. Está opción solo estará
disponible para los clientes que se les haya
habilitado esta característica en la ficha
Clientes.
3. Si desea reimprimir, modificar o anular la
retención pulse el botón derecho sobre la
ventana de retenciones contribuyentes
especiales y elija la opción requerida.

Ficha Clientes, Opción Contribuyente Especial

Las retenciones de contribuyentes especiales son generadas por el sistema al presionar el botón forma de pago de la pantalla de
totalización de facturas, siempre que esté desactivada la opción “Aplicar las retenciones de IVA al momento del cobro”, ubicada en la
ficha Ventas y Clientes de la ventana Títulos y Correlativos, de estar activada está opción las retenciones se calcularían en la ventana
de cuentas por cobrar.

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Títulos y Correlativos – Ficha ventas y

Clientes - Configuración de las Retenciones

Cálculo automático de la retención en la ventana

Forma de Pago al Totalizar Facturas

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Dentro de las opciones de Cuentas por Cobrar se encuentra el menú Ordenar que permitirá elegir el
orden de presentación del listado de cuentas por cobrar del cliente.

Reportes:
El menú Reportes le permitirá imprimir estados de cuentas por cobrar del cliente, análisis de
vencimientos y relación de cobros:

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Intereses de Mora Clientes:

A través de esta opción podrán generar las notas de débito por

concepto de intereses de mora.

Primero se establece el porcentaje de interés mensual a aplicar

y la fecha tope para realizar los cálculos. Al pulsar el botón
Iniciar el sistema calculará los días de mora a razón de la
cantidad de días que han transcurrido desde la fecha de
vencimiento del documento hasta esta fecha. Si
desea imprimir las notas de crédito generadas
por los intereses de mora, active el cuadro de
verificación ubicado a la derecha de Fecha
Final.

Luego de hacer click en el botón de Iniciar, podrá

ver en pantalla el cálculo de intereses de mora,
el cual podrá ser incrementado o disminuido
según las políticas que el usuario tenga
activadas.

Pulse el botón Totalizar, para proceder a la

aplicación de notas de débito por concepto de
intereses de mora, luego confirme su acción.

Días
Días de
de Saldo
Saldo Haga
Haga doble
doble click
click yy
vencido
vencido pendiente
pendiente podrá
podrá modificar
modificar el
el
monto
monto de
de interés
interés
calculado
calculado

Desactive
Desactive si
si
desea
desea excluir
excluir
el
el documento
documento

Total
Total
intereses
intereses de
de
mora
mora

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Menú transacciones - Clientes –
Guías de Despacho:

A partir de la versión 2.95 de a2 Herramienta Administrativa

Configurable se incorpora al sistema la opción guías de despacho.
Una guía de despacho es un documento mercantil que acredita la
entrega de un pedido. Tiene dos objetivos diferentes:

1. Para el comprador: comparar con el pedido, a efectos de

controlar si es la mercancía solicitada y, fundamentalmente,
para controlar la posterior facturación.
2. Para el vendedor: al recibir el duplicado
de la guía debidamente firmada por el
comprador, tiene una constancia de haber
entregado la mercancía que el comprador
recibió conforme y, en base a la guía,
confeccionar la Factura.

Se extiende, como mínimo, por duplicado;

aunque es práctica generalizada hacerlo por
triplicado para que al transportista también le
quede una constancia de la operación
realizada. No se registra en los libros de
contabilidad, dado a que generalmente las
guías se emiten sin valores.

Paso a paso:

1. En la ventana de Guías de despacho,

pulse el botón Incluir y especifique la
fecha de las facturas que desea incluir en
la guía de despacho.
2. Pulse el botón Siguiente y seleccione las
facturas a incluir.
3. Pulse el botón Dirección si desea
modificar la dirección de despacho.
4. Para finalizar pulse el botón Grabar.

Al consultar las guías de despacho debe seleccionar el estatus del documento, el cual puede ser:

En tránsito: Son las guías de despacho creadas que no han sido procesadas para incluir el resultado del despacho.
Procesada: Son las guías de despacho en la que ha sido completada tanto la información del envío como la de recepción.
Anulada: Guía de despacho que han sido anuladas por el usuario.

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Menú transacciones – Clientes - Planificación de Cobranza:

Conjunto de actividades que realiza una empresa

para la recuperación del crédito otorgado, para la
adquisición de
productos o servicios que fueron proporcionados
a sus clientes.

Paso a Paso:
1. Para crear la planilla de planificación de
cobranzas pulse el botón Incluir, indique la
fecha de vencimiento de los documentos
que quiere se incluyan en la planilla y luego
pulse el botón Siguiente.
2. Marque los documentos que desea incluir
en la planilla de cobranzas, luego pulse el
botón denominado Siguiente y confirme que
desea realizar la acción.

Esta planilla puede ser entregada al cobrador de

la empresa, como referencia para que incluya
información de los clientes que debe visitar,
luego podrá ser procesada para indicar los pagos
recibidos.

Procesar una Planilla de Cobranza: Una vez el cobrador realiza la labor de cobranza, deberá procesar dichos pagos. Para procesar la
planilla, pulse el botón Procesar ubicado en la ventana principal de Planificación de Cobranzas, seleccione la planilla que desea
procesar, esta opción se enlaza con la ventana de pagos o abonos de CxC, permitiendo reflejar el pago de las facturas del cliente
seleccionado, reduciendo así el saldo pendiente del mismo.

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Menú transacciones – Proveedores – Cuentas por Pagar:

Las Cuentas por pagar son generadas por las diversas compras realizadas a los proveedores las cuales pasan a situación de crédito,
sea por convenios o simplemente la forma de pago habitual con el ente que suministra el bien.

Emisión de Órdenes de Pago: A través de esta opción la cancelación de las cuentas x pagar puede ser gestionada para su posterior
pago desde el módulo de bancos. Con solo activar la política en la sección de bancos de permitir la elaboración de órdenes de pago, el
sistema activa una opción en cuentas x pagar para el uso de las mismas.

Políticas Avanzadas de Bancos.

Pagos: Esta opción permite cancelar de manera total o parcial las compras generadas a crédito.

Notas de Débito.
 Aplicar Nota de Débito: Permite crear y aplicar la nota de débito directamente a una compra.
 Nota de Débito Pendiente: Permite crear la nota de débito en estatus pendiente, de manera que quede disponible para
aplicarla más adelante.

Aplicar Documentos Pendientes: Esta opción le permite aplicar las Notas de débito que han sido generadas al momento de las
devoluciones, y las Notas de débito creadas con la opción “Nota de débito Pendiente”

Facturas: Desde la ventana de cuentas por pagar podrá emitir facturas de compra de productos que no sean parte del inventario, y que
afecten o no al libro de compras. Para que esta opción esté disponible en el menú, el usuario debe tener activada la Política # 3, de
cuentas por pagar “Autorización para incluir facturas”.

Giros: Se utilizan para adjudicar cuotas fijas de pago a proveedores, las cuáles tendrán fecha de vencimiento distribuidas en el tiempo a
razón de la frecuencia establecida en la configuración.
Para que esta opción esté disponible en el menú, el usuario debe tener activada la Política # 4, de cuentas por pagar “Autorización
para elaborar giros”.

Pagos adelantados: Se utilizan cuando es necesario realizar pagos a proveedores por concepto de apartado, anticipo u otra razón
distinta a la facturación de bienes o servicios del proveedor hacia la empresa. Esta opción permite incluir el pago adelantado que será
aplicado más adelante en facturas o pagos de cuentas por pagar. Para que esta opción esté disponible en el menú, el usuario debe
tener activada la Política # 6, de cuentas por pagar “Autorización para incluir pagos adelantados”.

Retenciones:
 Retenciones Ordinarias: Posibilidad de visualizar las retenciones ordinarias que el proveedor ha realizado en las facturas de
compra.
 Retenciones Especiales: Posibilidad de visualizar las retenciones especiales que el proveedor ha realizado en las facturas de
compra.

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Reportes:

El menú Reportes le permitirá imprimir estados de cuentas por pagar al proveedor, análisis de vencimientos y relación de cobros.

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Menú Transacciones – Proveedores – Retenciones de I.V.A.:

Esta opción permite visualizar las retenciones de I.V.A. hechas por compras o cuentas por pagar y generar archivos según las
características establecidas por el SENIAT.

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Menú Transacciones - Manejo de Seriales:

Según la configuración de las políticas de ventas del usuario, se pueden realizar transacciones que involucren movimientos de
inventario de artículos que utilicen seriales sin ingresar estos, con la finalidad de agilizar los procesos y centralizar el manejo de seriales
en un departamento o persona para ejecutar esta opción que permite introducirlos posteriormente.

El procedimiento es muy sencillo, primero seleccione el tipo de documento y luego busque el número de documento a modificar, hecho
esto se muestra en pantalla todos los rubros contemplados en la operación, en donde se ubica el artículo a asignarle los seriales.

Paso a Paso:

1. Seleccione el tipo de documento a procesar.

2. Haga click en el botón Buscar para listar los
documentos y seleccionar el que se va a trabajar.
3. En la lista de artículos del documento haga doble
click sobre el producto a asignar seriales.
4. Si el serial es nuevo puede escribirlo y pulsar el
botón Incluir. También podrá cargar seriales que estén
almacenados en archivos de texto (.txt) a través de la opción
Cargar. Para asignar un seriales existentes, arrastre el serial
de la lista del panel izquierdo al derecho. Repita este paso
como tantos productos necesite seriar. Luego haga click en
Salir.
5. Para terminar el proceso haga click en Totalizar.

Política Básica # 9: La transacción maneja seriales, si está activada, el botón seriales se mostrará en la ventana de la transacción
permitiendo asignar los seriales durante la transacción, si no está activada esta política, el botón seriales no aparece en la ventana de la
transacción, por lo tanto no se podrá asignar seriales en la transacción.

Política Básica # 10: Obligar la entrada de seriales al momento de la transacción, si está activada, obligará al usuario a asignar los
seriales de cada ítem antes de incluir otro ítem o totalizar (requiere activar la política 9), si no está activada esta política, el usuario
podrá realizar transacciones con ítems que manejen seriales y no será necesario especificar los seriales para procesar la transacción.

Política Básica # 11: Incluir seriales nuevos al momento de la transacción, si está activada, permitirá ingresar seriales nuevos de
ítems desde cualquier transacción que afecte inventario (requiere activar la política 9), si no está activada esta política, el usuario podrá
asignar seriales existentes más no podrá incluir seriales nuevos en la transacción.

Ventana
Ventana asignar
asignar seriales
seriales con
con Ventana
Ventana asignar
asignar seriales
seriales con
con la
la política
política
la
la política
política ## 11
11 activada
activada ## 11
11 desactivada
desactivada no no permite
permite Incluir
Incluir
permite
permite Incluir
Incluir seriales
seriales seriales
seriales nuevos
nuevos al
al momento
momento de de la
la
nuevos
nuevos al al momento
momento de de la
la transacción.
transacción.
transacción.
transacción.

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Menú Transacciones – Comprobantes Contables:

Un comprobante contable es el documento que permite enviar hacia la contabilidad los movimientos generados en el módulo
administrativo. La consolidación Administrativa Contable es un concepto moldeable al estilo de trabajo del departamento contable o el
contador, de manera que no es un patrón fijo, por el contrario el usuario establece como va a estar constituido el comprobante
contable. La opción Configurar Comprobantes Contables se encuentra en el módulo a2 sistema menú Utilidades del sistema.

Para configurar comprobantes contables es imprescindible que la herramienta a2 contabilidad esté instalada. Se requiere que en el
módulo Sistema opción Datos Empresa esté especificado el directorio donde está instalada la contabilidad. También es necesario que
para cada usuario del módulo administrativo esté indicado el directorio de datos de la contabilidad y esté seleccionada la empresa
consolidadora (Empresa existente en contabilidad que recibirá los movimientos generados en el módulo administrativo).

El botón preliminar permite elaborar automáticamente los comprobantes que serán enviados a la herramienta a2 contabilidad, para
enviar los comprobantes pulse el botón contabilizar.

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Menú transacciones - Manejo de Caja Chica:

A partir de la versión 2.95, se incorpora en la aplicación la opción para el manejo de caja. De tal
forma que aquellas empresas que quieran controlar las salidas de efectivo pueden utilizar esta
novedosa herramienta. Al mismo tiempo la versatilidad de la misma permite incorporar en el libro de
compras aquellas facturas que se pagan por caja y tienen crédito fiscal. En a2 herramienta
administrativa configurable la opción “manejo de caja chica” le permite controlar solo una caja.

Para efectuar una operación en el módulo de caja chica, debe activar en el menú transacciones la
opción Manejo de Caja Chica, luego presionar el botón denominado incluir.

Tipo de Operación - Entrada:

Al presionar el botón Incluir se habilita el renglón para seleccionar el tipo de operación que desea efectuar en el manejo de caja.
Coloque la descripción de la transacción e indique el monto efectivo en BsF. o Bs., monto en cheques, monto en tarjetas de débito y
monto en tarjetas de crédito. La aplicación permite visualizar el total de los montos ingresados. Una vez ingresada la información pulse
el botón Grabar para almacenar los datos de la operación.

Tipo Operación – Salida:

Para efectuar una operación de caja general debemos oprimir el botón denominado incluir, al hacerlo seleccione como tipo de operación
la denominada SALIDA. Observe que se activa una casilla de verificación la cual debe tildar si desea afectar el libro de compras.
Escriba los campos solicitados para la operación y finalice pulsando el botón Grabar.

Tipo Operación – Depósito a Banco:

Esta operación disminuye el saldo que existe en la caja, ya que se refiere al retiro de dinero de la caja chica para ser depositado en el
banco. Proceda nuevamente a pulsar el botón Incluir, y especifique el Tipo de Operación: Depósito a Banco. Incluya la información
solicitada.
Para poder realizar este tipo de operación debe existir algún Banco creado en la aplicación y los conceptos y cuentas contables deben
estar indicadas. En caso de error verifique en la ficha de Mantenimiento Bancos que la información este ingresada correctamente.

Tipo Operación – Cambio de Cheque:

El modulo de caja chica presenta la opción de cambiar el efectivo existente en caja chica por cheques de empleados de la empresa.
Queda bajo el criterio de la empresa la utilización o no de esta operación.

Para realizar este tipo de operación pulse el botón Incluir, y especifique el Tipo de Operación: Cambio de Cheques, documente
suficientemente la operación indicando quién autoriza la operación. Incluya información concerniente a número del cheque, banco y
monto en Bolívares o Bolívares Fuertes. Luego pulse grabar para incluir la operación dentro del listado de movimientos de caja.

En las operaciones de Entrada podrá especificar el desglose de dinero clasificado en: Bolívares fuertes, Bolívares, monto en cheques,
monto en tarjetas de débito y monto en tarjetas de crédito.

Reporte de movimientos de caja:

Podrá visualizar e imprimir el listado de movimientos de caja accesando a la opción Reporte de Movimiento ubicada en el menú
opciones presente en la ventana manejo de caja chica.

Cerrar caja:

El cierre de caja consiste en llevar a archivo histórico todos los movimientos realizados en caja, para poder hacer el cierre de caja debe
asegurarse de no dejar operaciones pendientes dentro de la caja, en el caso mostrado al llevar un depósito a banco, el disponible en
caja queda en cero.
Proceda a hacer el cierre de caja si desea enviar a histórico las operaciones realizadas. Para ello, en el menú opciones seleccione
Cerrar caja.

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Detalle
Detalle de
de cambio
cambio de
de cheques
cheques

Detalle
Detalle de
de depósitos
depósitos

Reporte de movimientos de caja:

Consultar Histórico de caja:

La consulta de históricos está disponible si se han hecho cierres de caja, ésta permite visualizar los movimientos de caja de fechas
anteriores. Seleccione el comando Consultar histórico ubicado en el menú opciones de la ventana manejo de caja chica, luego elija el
cierre que desee consultar y pulse el botón Aceptar. Podrá visualizar las operaciones de caja e imprimir el reporte de movimiento del
histórico de caja.
Si desea ver el detalle de una operación, seleccione la operación y haga click en el botón Detalle. Si selecciona un depósito a banco
podrá ver un detalle adicional de movimientos realizados.
Desactive la consulta de histórico a través del comando Desactivar Histórico ubicado en el menú opciones o al cerrar la ventana manejo
de caja chica. Para Salir de las opciones de manejo de caja chica, pulse el botón Salir.

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Menú Ventas – Facturas:

Son documentos que reflejan la acción de venta de un servicio o artículo de la

empresa que emite la misma. En otras palabras, cuando se elabora una factura se
transfiere ese bien de la empresa al cliente lo cual trae como consecuencia inmediata
una descarga del inventario por concepto de facturación, además si la transacción no
fue cancelada de contado se genera la cuenta por cobrar al cliente.

Paso a Paso para realizar Facturas (Ventas):

1. Seleccione el depósito a utilizar como principal.

2. Seleccione un cliente de la lista, haga clic en el botón a la derecha del
cuadro de texto.
3. Seleccione la moneda a utilizar (si maneja multimoneda).
4. Seleccione el tipo de precio.
5. Ingrese los productos en el grid central.
6. Para finalizar el proceso presione el botón Totalizar.

Barra de botones en Ventas:

En la barra de botones de Ventas tenemos 7 botones con las siguientes funciones de izquierda a derecha:

 Detalle: Muestra información relacionada con el artículo resaltado en el Grid de Ventas. Puede consultar todo lo referente a Costos
y Precios, Existencias, Sustitutos, Ofertas y Presentaciones, Seriales, Proveedores, Operaciones, Estadísticas y Proyecciones,
Código Único Asociado y Histórico.
 Insertar: Se utiliza para insertar otro ítem en el documento, inmediatamente anterior al seleccionado.
 Borrar: Elimina la línea activa o marcada del grid.
 Cargar: Muestra listado de documentos Pendientes del mismo tipo. a2 administrativo está capacitado para guardar y cargar las
operaciones, cuando se carga, en estas ventanas se muestra una lista de documentos los cuales pueden ser filtrados por tipo de
documento y estatus de los mismos. Esta opción permite importar los datos de un presupuesto para convertirlo en factura.

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 Estatus de los Documentos:
o Procesados: El estatus de procesados se logra al totalizar Facturas, Apartados y Devoluciones, también al cargar cualquier
operación en tránsito y convertirla en factura.
o Pendientes: Son todos los documentos guardados.
o Tránsito: Se llaman en tránsito a aquellas transacciones que realizan una venta pero no han sido facturadas, por ejemplo una
nota de entrega o pedido totalizado, presupuestos y apartados.
 Guardar: Almacena en disco el documento activo con estatus de Pendiente.
 Totalizar: Muestra ventana de totalización del documento.
 Cancelar: A todos los módulos de transacciones de inventario le fue incluido el botón de cancelar. Con esto lo que se busca es
poder borrar todos los productos de una transacción activa sin tener que ir borrando uno a uno.

Como Configurar la Ventana de Totalización:

La ventana de totalización permite colocar información para procesar

la transacción de compras o ventas.
Las opciones: Configurar Ventana de Totalización, Asociar Teclas y
Asignar Detalles solo puede configurarlas el usuario Master. Para
cambiar la ventana de totalización haga clic derecho en el logo de a2
y seleccione Configurar Ventana, se mostrará la ventana de
totalización en modo edición, los cuadros de textos en gris oscuro
indican que el campo está invisible.

Podrá hacer click derecho sobre cualquiera de los campos y elegir

las opciones: Incluir, Ocultar, No Modificable y Restablecer valores
defecto.

Para ocultar o mostrar ciertos campos, haga click derecho sobre el

cuadro de texto y seleccionar la opción Ocultar o Incluir según sea el
caso.

La opción No Modificable es utilizada por el administrador de la

aplicación para restringirle al usuario la modificación del campo.

La opción Restablecer valores por defecto, presentará la ventana

Totalizar con los campos que trae predefinidos por la aplicación.

Financiamiento:

a2 permite a la hora de hacer una factura desglosar el pago en giros

o cuotas.
Para habilitar esta opción lo primero que se debe hacer es entrar en
a2 sistema, configuración de usuarios, políticas avanzadas para las
facturas opción Activar financiamiento.

Una vez activada esta opción, al totalizar la factura y presionar la forma de pago, la opción (Botón Financiar) aparecerá al final de la
ventana.

Ventana Financiamiento:

En esta ventana observamos dos partes principales: en una se solicita la información necesaria para el cálculo de las variables de
financiamiento y en la otra está un cuadro informativo que nos muestra la sumatoria de los diferentes montos calculados.
Monto Inicial: Para definir el monto inicial, se debe hacer antes de entrar a la ventana de financiamiento en la ventana de forma de
pago, así quedara a financiar el resto de la deuda.
Monto a financiar: Corresponde al Monto total a ser financiado, si no existe un monto inicial será el total de la factura.
Tasa de interés anual: Corresponde al valor porcentual de interés a cobrar por el financiamiento, el cálculo de este va a depender del
tipo de interés seleccionado. El monto a pagar de intereses se verá reflejado en el cuadro de Intereses y cuotas.
Intereses de manejo: es un interés adicional que se va a variar dependiendo del tipo de interés seleccionado su monto total se verá en
la cuadro de Intereses y cuotas.
El sistema dispone de dos tipos de interés:
· Simple el interés se calcula directamente sobre el monto y se divide entre las cuotas
· Valor Futuro basado en una fórmula financiera que permite calcular el valor del dinero en el tiempo.
Numero de cuota ó giros: en esta opción se definen la cantidad de giros correspondiente al financiamiento, este puede ser fijo ó
modificable (vea opciones de configuración), según sea requerido.

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Gastos de cobranza: En este caso su descripción fue cambiada a gastos adicionales para mostrar un ejemplo, el monto colocado aquí
será sumado a cada cuota y se presentara el
total de los gastos, en la ventana de
Intereses y cuotas.
Saldo + intereses: muestra la suma del
monto a financiar mas los interese
respectivos.
Cuotas extraordinarias: (solo en el caso de
interese tipo valor futuro) muestra la cantidad
de cuotas adicionales ó extraordinarias que
se definieron ó definirán.
Monto total operación: refleja el valor total
a ser financiado, restando las cuotas
extraordinaria y sumando los gastos
adicionales.
Vencimiento primera cuota: corresponde a
la fecha de vencimiento de la primera cuota,
a partir del valor de este campo y el número
de días definido entre cuota y cuota se
definirá el vencimiento de todos los giros. En
esta opción aparece el botón que nos llevara
a la pantalla donde nos muestra las cuotas
generadas automáticamente.

Menú Ventas – Apartados

Son aquellos documentos que involucran una transacción comercial entre la empresa y su cliente donde se genera una deuda o saldo
por cobrar y no hay salida de inventario de forma inmediata. Según las normas establecidas por la organización se puede hacer entrega
de la mercancía al momento de cancelar el 80%(Ejemplo) del saldo y dejar pendiente la factura para ser procesada al momento de su
cancelación total.

En el modulo de Apartados, se pueden realizar abonos al momento de la transacción. Esto permite realizar pagos al apartado sin
generar una factura hasta que termine de pagar el monto del apartado o puede devolverse el dinero al cliente. A diferencia de la
facturación a crédito, en la cual el cliente se lleva la mercancía y la paga en cuotas. En apartados, no se factura la mercancía, ésta
queda en la empresa, el cliente paga en varias partes hasta cancelarla totalmente y poder llevarse la mercancía; en este momento es
cuando se realiza la factura. Es una modalidad
muy utilizada en tiendas de ropa.

En las políticas avanzadas de apartados puede

establecerse el valor de la Mínima Inicial
Permitida para realizar el apartado.

Abonos

En la ventana de Apartados, aparecerá el botón Abonos que permite buscar algún apartado creado para realizarle un abono y
así disminuir la cuenta.

Cuando el cliente desee cancelar el total de la mercancía, a través del botón Cargar presente en la ventana de facturación podrá
seleccionar el apartado para facturarlo.

En la ventana de Cuentas por Cobrar podrá seleccionar el cliente y elegir el menú Pendientes – apartados, para visualizar todos los
abonos que ha realizado el cliente.

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Facturas en lote

El hecho de facturar en masa solo se puede lograr, para aquellos clientes que posean cargos automáticos configurados. Esta opción de
a2, permite realizar todas aquellas facturas, procedentes de cargos automáticos de clientes. Los cargos automáticos se utilizan
normalmente para facturación de servicios donde el cliente está subscrito. No quiere decir que no pueda existir otro tipo de aplicación,
todo dependerá del tipo de negocio y del integrador que implante a2. Solo puede facturarse productos que utilicen costo promedio, no
es permitido artículos con tipo de costo en matrices o lotes.

Cargos automáticos fijos: Estos cargos pueden ser de productos o servicios y se asignan directamente a la ficha del cliente, mediante
el botón cargos automáticos.

Cargos eventuales: Estos cargos se asignan sólo para la transacción que se está totalizando, de forma que no queda almacenada en
la ficha del cliente. Se realizan a través del botón Avanzados de la ventana de facturas en lote.

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Devoluciones

Las devoluciones en los procesos de ventas son muy útiles, ya que en una sola operación se ingresa en el inventario las unidades
procesadas y se elabora la nota de crédito en el estado de
cuenta del cliente.

Paso a Paso:

Realizar una Devolución:

1. En el menú Ventas seleccione Devoluciones.

2. Seleccione el depósito a utilizar como principal.
3. Seleccione el cliente.
4. Seleccione la moneda a utilizar (si maneja
multimoneda).
5. Seleccione el tipo de precio.
6. Ingrese los productos en el grid central.
7. Para finalizar el proceso presione el botón
Totalizar.

Cargar una factura para realizar la devolución:

1. En el menú Ventas seleccione Devoluciones.

2. Haga click en el botón Cargar para buscar la
factura de la que desea hacer devolución.
3. Puede eliminar productos o modificar la cantidad
de productos que desea devolver.
4. Proceda a totalizar.

Nota de crédito automática: Si la transacción se genera a crédito el sistema podrá emitir la nota de crédito automática y quedará
reflejada en el estado de cuenta del cliente. Se requiere activar la política avanzada de devoluciones # 19 “Generar automáticamente la
nota de crédito para las devoluciones”:

Si quiere restringir el uso de las devoluciones puede activar la Política Avanzada # 30 “Activar clave para poder totalizar operación”,
de forma que el usuario podrá crear la devolución pero para totalizarla será necesario incluir la clave del supervisor.

Presupuestos

Un buen sinónimo es Cotización, conceptualmente hablando es un documento donde se expresa una oferta de un servicio o bien de
parte de la empresa a un cliente. La emisión de presupuestos es parte del día a día del tipo de negocios donde su target son empresas
y no consumidor final, aunque existen sus excepciones. Este documento es la constancia legal de una oferta de la empresa, por lo cual
se debe tener mucho cuidado en su elaboración. El paso inmediato al presupuesto es recibir una orden de compra, confirmando la
decisión del cliente en realizar la compra por el precio fijado en el presupuesto, de aquí nace la importancia y relevancia de la
cotización.

Si activa la Política Avanzada de

presupuestos # 29 “Autorizado para
modificar presupuestos”, el usuario
podrá cargar un presupuesto creado y
modificarlo sin tener que generar otro
número de presupuesto.

Desde el Módulo de facturas podrá

cargar los presupuestos en tránsito y
facturarlos.

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Nota de entregas

Documento utilizado para dar fe de la entrega o despacho de una mercancía al cliente, en ella se específica los artículos con sus
respectivas cantidades a hacer entregadas. Su elaboración puede ser antes o después de la facturación, todo depende de las políticas
internas de la empresa. En todo caso puede utilizarse la función de Cargar para importar la Factura, Apartado, Pedido o Presupuesto si
este existe, donde este reflejado lo solicitado por el cliente.

Para tener un control sobre los seriales

de productos entregados puede activar
las políticas asociadas a seriales:
Política Básica de Notas de entrega # 9,
“La Transacción maneja seriales.
Política Básica de Notas de entrega #
10, “Obligar la entrada de seriales al
momento de elaborar la transacción”,
Política Básica de Notas de entrega #11,
“Incluir seriales nuevos al momento de
la transacción”.

Pedidos

Un Pedido se utiliza para indicar la

intención del cliente en efectuar una
compra, mas no la realiza. Al elaborarse
un pedido normalmente no se ejecuta la
descarga de inventario de los productos
(puede cambiarse este comportamiento
en las políticas del sistema) por lo tanto,
si al momento de la entrega de
mercancía o pago del pedido, este no
procede por falta de inventario o dinero
según sea el caso, no altera el
inventario y mucho menos las
operaciones en las cuentas por cobrar
del cliente.

Reimpresiones

Permite volver a imprimir grupos de documentos, pueden ser:

 Facturas
 Apartados
 Devoluciones
 Presupuestos
 Notas de Entrega
 Pedidos

Permite especificar fecha o estatus del documento que se desea

reimprimir.

Menú Compras – Compra de mercancía:

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Su función es la de ingresar los productos facturados por el proveedor al inventario de la empresa al igual que la compra de servicios;
además de registrar la Cuenta por Pagar si fuese necesario.

Es el proceso administrativo más delicado ya que se tocan partes vitales en la administración como lo son: Inventario y Cuentas por
Pagar (CxP).

Paso a Paso
1. Seleccione el depósito a utilizar como principal.
2. Seleccione un proveedor de la lista.
3. Seleccione la moneda a utilizar.
4. Ingrese los productos en el grid central.
5. Para finalizar el proceso presione el botón de Totalizar.

Unidades Detalladas:

Si requiere ingresar las compras indicando no sólo bultos o cajas, sino unidades individuales de producto, debe activar la política
avanzada de compras # 25, “Permitir operaciones con unidades detalladas”.

Cuando requiera ingresar unidades detalladas del producto pulse el botón . Para que pueda trabajar con unidades detalladas
debe cumplirse que:

1. El producto en su ficha Inventario tenga asignado en el campo capacidad o

contenido un valor mayor que uno.

2. Debe estar activada la opción “Ajustar existencia detallada” ubicada en el

menú Sistema, opción “Títulos y Correlativos”, ficha Inventario.

3. El departamento al que pertenece el producto tenga activada la opción

Ofertas y Presentaciones.

Manejo del Flete en compras:

Flete General: Se ingresa el monto general del flete en la ventana de totalización afectando el total de la factura.
Flete por Ítems: Esta opción permite asignarle el flete a cada producto afectando el costo del mismo. En cada ítems al
posicionarse en la columna cantidad del grid podrá pulsar el botón Flete.
Se requiere que esté activada la política avanzada de compras # 16, “El flete forma parte del costo del producto”, si quiere
indicar el porcentaje de flete que quiere asignar a cada producto adicionalmente debe activar la política # 17, “Permitir al
usuario distribuir el flete y otros costos de manera porcentual”.

Centro de Costo en compras:

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Si a2 contabilidad está instalado podrá asignar centros de costos a la compra de mercancía. Se requiere activar la política avanzada de
compras # 21, “Activar centros de costo en la transacción”.

Centro de Costo General: Se indica el centro de costo en la ventana de totalización de la compra, éste afectará a todos los ítems de la
factura.
Centro de Costo por Ítems: En cada ítems podrá pulsar el botón centro de costo al posicionarse en la columna cantidad del
grid.

Descuentos en compras:

Descuento General: Podrá establecer hasta dos descuentos generales en la ventana de totalización de la compra.
Descuento por Ítems: Podrá asignar hasta dos descuentos a cada producto, se requiere activar la política avanzada de compras # 24,
“Permitir descuentos parciales para cada ítem de la transacción”. En cada ítems podrá pulsar el botón Descuento al
posicionarse en la columna cantidad del grid de la transacción.

Retenciones en Compras (Contribuyentes Especiales):

Si la empresa es Contribuyente Especial y desea hacer la retención del 75% de I.V.A.

establecido por la ley, debe configurarse el a2 en la ventana Titulos y correlativos, ficha
General marcando la opción “Contribuyentes Especiales”.

Adelantos en Compras:

En cuentas por pagar, el usuario del sistema podrá crear los

pagos adelantados, de forma que al ingresar la compra y
abrir la ventana de forma de pago se muestre la posibilidad
de aplicar el pago adelantado previamente ingresado. Se
requiere este activada la política avanzada de compras # 19.
“Permitir al momento de cancelar el documento la aplicación
de pagos adelantados”.

Otras Cuentas:

Permite generar facturas anexas a la compra principal, por

ejemplo la factura del flete, esta opción está disponible en el
botón forma de pago de la ventana de totalización.

Ingrese los datos de la factura, la cual si

es a crédito se envía a cuentas por pagar,
adicionalmente podrá decidir si la factura
afecta el libro de compras y si desea
afectar los costos del producto.

Menú Compras – Devolución en

compras:

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Al realizar devoluciones en Compras se están haciendo dos tareas a la vez, una de Descargo de Inventario por concepto de devolución
a proveedor y la Nota de Débito por el monto contemplado en el documento. Las devoluciones a Proveedor puede ser por defectos de
fabrica en los productos, artículos vencidos, entre otros.

Si es de contado: No genera nota de débito, solo descarga del inventario los productos.
Si es a crédito: Genera una nota de débito en cuentas por pagar, requiere activar la política avanzada de compras # 14 “Emitir nota de
débito al momento de la devolución en compras”.

Menú Compras – Órdenes de compra:

Las Órdenes de Compra (ODC), son documentos que una vez emitidos, establece un vínculo entre el proveedor y la empresa, ya que
esta expresa y da fe de la intención de compra de algún bien o servicio del proveedor involucrado. Posibilidad de elaborar una Orden de
Compra a partir de un Pedido en las transacciones de Ventas. Con esto, el pedido de un cliente se puede transformar en una ODC para
posteriormente elaborar la Orden de Compra.

Una vez totalizada la orden de compra adquiere el estatus “en tránsito” y podrá ser cargada en la compra de mercancía, seleccionando
el botón cargar.

Menú Compras – Órdenes de servicio:

Es un documento similar a la orden de compra que sólo permite hacer la solicitud de servicios, no permite ingresar productos. Una vez
totalizada la orden de servicio adquiere el estatus “en tránsito” y podrá ser cargada en la compra de mercancía, seleccionando el botón
cargar.

Menú Compras – Notas de Entrega Proveedores:

Cuando en las relaciones comerciales con los proveedores se establecen créditos en las compras de productos, estos al momento del
despacho envían con la mercancía una nota de entrega que especifica las cantidades y el monto en dinero de la compra. La Nota de
Entrega emitida por el proveedor es el documento que certifica la entrega de los productos a la empresa, además es el soporte físico
para realizar la carga de inventario a través de esta transacción.

Menú Compras – Reimpresiones:

Permite volver a imprimir grupos de documentos, pueden ser:

 Compra de mercancía
 Devolución en compras
 Órdenes de compra
 Ordenes de servicio
 Notas de Entrega Proveedores

Permite especificar fecha o estatus del documento

que se desea reimprimir.

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Menú Bancos - Transacciones:

Los controles bancarios por parte de la empresa permiten detectar fallas de las instituciones bancarias y propias, además, cuando se
realizan todas las operaciones de forma correcta y oportuna se obtienen saldos reales de las cuentas actualizadas mucho antes que el
propio banco.

En las transacciones Básicas y Transferencias entre cuentas, se desglosa el ingreso o egreso según sea el caso en Conceptos. Se
recomienda configurar los conceptos igual o lo más parecido posible, a las cuentas contables asignadas a bancos, así su
contabilización podrá hacerse de manera transparente y rápida.

Características Básicas:

Emisión de Cheques: haga click en el botón Nuevo, luego en Cheques.

Notas de Crédito: haga click en botón Nuevo, luego Notas de Crédito.
Notas de Débito: haga click en el botón Nuevo, luego en Notas de Débito.
Depósitos: haga click en el botón Nuevo, luego en Depósitos.

Características Avanzadas:

Transferencias entre cuentas: haga click en el botón Nuevo, luego en Transferencias.

Manejo de Diferidos: haga click en el botón Diferidos.
Conciliaciones: haga click en el botón Conciliar.

Paso a Paso
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1. En la columna titulada "ST" de la lista de transacciones bancarias, haga doble click sobre la operación que desea conciliar, al
hacer esto se muestra la letra "P" que indica que está PRE-Conciliada. Repita esta operación las veces necesarias. El Botón
Derecho del Mouse permite Marcar ó Desmarcar todas las transacciones.

Para esta paso es necesario el revisar las políticas # 13, “Permitir cambiar el estatus de transacciones ya conciliadas” y la #
16, “Permitir conciliaciones de cuentas”.

2. Al momento de marcar todas las operaciones reflejadas en el estado de cuenta del banco con las elaboradas en a2, haga click en
el botón Conciliar.
3. En la ventana se muestra en resumen los montos de las operaciones PRE-Conciliadas los cuales deben arrojar en el campo
Diferencia la cantidad de cero (0) para así poder procesar la conciliación.
4. Para terminar el proceso haga click en el botón Grabar.
5. Para imprimir el reporte de conciliación bancaria haga click en el botón Imprimir.

Nota: Cuando un banco esta conciliado se debe tener cuidado al cambiar el estatus de las transacciones,
ya que esta acción puede afectar los saldos disponibles.

Menú Bancos – Reimpresiones:

Permite volver a imprimir grupos de documentos, pueden ser: Cheques, Notas de débito, depósitos y notas de crédito. Podrá además
especificar fecha o estatus del documento que se desea reimprimir.

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DBISAM

DBISAM es el Manejador de las Bases de Datos de a2, con el que podrá visualizar y modificar las tablas del sistema. El archivo
ejecutable del DBISAM es el [Link].
A continuación se introducirán conceptos básicos del lenguaje de consulta estructurado (SQL, Structured Query Language), así como
también los distintos usos y la manera de acceder al manejador de Base de Datos DBIsam (relacionado con el uso de sentencias en
sql).
SQL (Structured Query Language ó Lenguaje Estructurado de Consulta), es en sí un lenguaje de consulta y programación de bases de
datos, utilizado para acceder a los datos y para consultar, actualizar y gestionar sistemas de bases de datos relaciónales. Este es un
lenguaje bastante sencillo y de fácil manejo, es por ello que la base de datos DBISAM incorpora esta extensión, obteniendo potentes
resultados.
El SQL está compuesto por una serie de sentencias y de cláusulas muy reducidas en número, pero muy potentes en efectividad.

El objetivo principal de SQL es la realización de consultas y cálculos con los datos de una o varias tablas.

UTILIDADES DE LA BASE DE DATOS

A continuación se dará una explicación detallada de cada uno de los pasos a seguir para la elaboración de una consulta (Query) en la
base de datos.
Se debe abrir la base de datos (DBISAM), en el menú “File” seleccionar “Options..” el cual abrirá una ventana que nos permitirá
direccionar la aplicación hacia la data sobre la cual se trabajara.

Nota: es necesario colocar la dirección de la data, para poder trabajar sobre la misma, de lo contrario al hacer la sentencia (Query) es
necesario indicar entre comillas (simples o dobles) dicha dirección. Esta dirección se colocara completa, en el lugar donde se coloca el
nombre de la tabla Ej: Select * from "C:\a2softway\Empre001\Data\Sinventario"

Al presionar el Botón “Select” de la pantalla “Options“, se mostrara a continuación la siguiente pantalla:

Seleccione el
directorio donde
está la data

Modificar tablas:

1. Para modificar tablas utilizando sentencias SQL, seleccione el menú File y

haga click en la opción Open Table Shared
Seleccione el
2. Seleccione la tabla que desea modificar: directorio
donde está el
dbisam

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En la pestaña denominada Browse Data se mostrará el contenido de la tabla:

La pestaña denominada Structure

muestra información de los campos que
conforman la tabla:

La pestaña Secondary Indexes

muestra los campos de búsqueda de la tabla:

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Las instrucciones de SQL más comunes son:

Select: Permite visualizar registros que cumplan con criterios dados.

Insert Into: Incluir un registro en la tabla.

Update: Modificar o actualizar la información de uno o varios campos.

Delete: Borrar registros especificados.

Para ejecutar una consulta SQL seleccione el menú File y haga click en la opción New
SQL Query:

Se presentará una ventana donde podrá escribir la sentencia SQL. La siguiente sentencia selecciona de la tabla clientes, los clientes
cuyo nombre comience por J:

SELECT * FROM SCLIENTES WHERE FC_DESCRIPCION="J*"

Escriba la sentencia y verifique si está correctamente escrita pulsando el botón Unprepare, el cual mostrará un mensaje si existe error
en la sintaxis, luego ejecute la sentencia pulsando el botón Run SQL

Una vez ejecutada la sentencia se muestra la información requerida en la misma, como se muestra a continuación:

Lista de operadores y ejemplos prácticos para realizar selecciones.

Los siguientes operadores deben ser utilizados después de la cláusula Where y pueden ser combinados hábilmente mediante
paréntesis para optimizar su uso.

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Comodines
* Sustituye a todos los campos
Operadores lógicos
Sustituye a cualquier cosa o nada dentro de
% And
una cadena
Operadores matemáticos:
Sustituye un solo carácter dentro de una Or
_
> Mayor que cadena
Not
< Menor que

>= Mayor o igual que

<= Menor o igual que

Los valores a asignar a campos de tipo string, boolean o memo deben escribirse encerrados
<> Distinto
entre comillas.

= Igual SELECT

La instrucción Select permite filtrar los registros que cumplan con los criterios dados. Puede utilizarse operadores de comparación
>,>=,<,<= y <>:

SELECT * FROM TABLA WHERE CONDICIONES

SELECT CAMPOS FROM TABLA WHERE CONDICIONES

Select * from SoperacionInv where FTI_totalcosto >10000

Muestra todas las operaciones cuyos costos sean mayores a 10000 Bs.

Select * from SoperacionInv where FTI_totalcosto <10000

Muestra todas las operaciones cuyos costos sean menores a 10000 Bs.

Select * from Sclientes where FC_ZONA <>"00003"

Muestra todos los clientes cuya zona sea distinta a la zona Norte(00003)

Select * from SINVENTARIO where FI_DESCRIPCION LIKE "Se%"

Muestra todos los productos cuyo nombre comienza por Se

Select * from scuentasxcobrar where FCC_FECHAEMISION between "22/11/2007" and "23/11/2007"

Muestra todas las cuentas por cobrar emitidas entre el 22/11/07 y 23/11/07

INSERT INTO

Para añadir un nuevo registro se debe tomar en cuenta la sintaxis y los datos a introducir en una tabla; los registros pueden ser
introducidos a partir de sentencias que emplean la instrucción Insert.

La sintaxis utilizada es la siguiente:

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Insert Into nombre_tabla (nombre_campo1, nombre_campo2,...) Values (valor_campo1, valor_campo2...)

El siguiente ejemplo permite introducir un nuevo cliente en la tabla:

Insert into Sclientes (FC_CODIGO, FC_DESCRIPCION, FC_RIF) values (“00000022”,”Juana Perez”,”J123456”)

Otra forma de aplicación de la sentencia Insert into es para copiar todos los valores de una tabla a otra por ejemplo:

Insert Into Sclientes all select * from Sclientes1

Nota: los campos a introducir (de la tabla origen a la tabla destino) deben tener el mismo tipo de datos, así como también el o los
campos principales no deben repetirse; es decir no debe haber duplicidad de datos, de lo contrario generara errores que imposibilitara
la inclusión de los mismos.

UPDATE

Update es la instrucción que permite modificar registros, se requiere especificar por medio de un Where cuáles son los registros que
desea modificar. Además, tendrá que especificar cuáles son los nuevos valores de los campos que desea actualizar. La sintaxis es:

Update nombre_tabla Set nombre_campo1=valor_campo1,nombre_campo2= valor_campo2,... Where condiciones_de_selección

Ejemplo:

Se requiere que todos los productos del departamento 0006 tengan escrito en el campo Garantia el valor 1 (un mes de garantía).

Update Sinventario set FI_Garantia=1 where FI_Categoria=”00006”

De no colocar la cláusula Where estaría modificando todos los registros de la tabla.

DELETE

Para borrar registros se utiliza la instrucción Delete. Se requiere indicar el criterio de borrado mediante la cláusula Where. La sintaxis es:

Delete From nombre_tabla Where condiciones_de_selección

Ejemplo:

Se requiere borrar de la tabla el producto cuyo código es 00000023.

Delete from Sinventario where FI_codigo="00000023”

Como puede verse, los campos no numéricos deben estar delimitados por apóstrofes o comillas (“dato” o ’dato’).

Debe tener cuidado con esta instrucción ya que si no especifica una condición Where, estará borrando todos los datos de la tabla.

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Otras opciones del DBISAM

Al hacer click en el menú Utilities se encuentra las opciones:

Reestructure: Permite seleccionar una tabla para cambiar la estructura de los campos o sus tipos de
datos. También permite crear indices de búsqueda, con lo cual el usuario podrá ir a la ventana info de
los archivos maestros y realizar búsquedas con los indices creados.

Pasos para crear Indices de Búsqueda:

1. Click en el menu Utilities seleccionar la opción reestructure.

2. Elegir la tabla a modificar por ejemplo, [Link].
3. Seleccionar la pestaña Secondary Indexes y pulsar la tecla Insert
4. Escribir el nombre de campo que desea darle al campo de búsqueda, por ejemplo:
FC_KEYRIF y en la columna denominada Indexed fields hacer click en el icono con puntos y
elegir el campo de la tabla con el que se desea hacer la búsqueda.

Ventana Info del archivo de clientes con un nuevo índice de búsqueda creado:

Repair: Repara archivos de base de datos que pudieran estar dañados.

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Módulos Casa Matriz y Sucursales

El módulo de sucursales está conformado por 2 aplicaciones: Módulo de (Casa Matriz) y Módulo de (Oficinas - Sucursales), los
cuales están integrados a la aplicación a2 Herramienta Administrativa Configurable, permitiendo el envío y recepción de datos entre
casa matriz y sucursales para mantener la información al día de forma segura e integra.

Menú Principal a2 Herramienta Administrativa Configurable – Casa Matriz:

Menú Principal a2 Herramienta Administrativa Configurable – Oficinas - Sucursal:

Instalación:

Para proceder de forma adecuada, deben instalarse al menos una licencia de cada una de las aplicaciones que son:

1. Módulo (Casa Matriz): Debe ser instalado en oficina principal para ejecutar las operaciones de:

a. Generar Sucursales: Crea archivos de configuración que permiten generar las instalaciones destinadas a cumplir la gestión en
las sucursales.

b. Envío de precios y productos: Ejecuta la transferencia de los precios de productos, ofertas activas o presentaciones.

c. Envío de Transacciones: Operaciones como traslados de mercancía pueden ser enviadas de forma automática a la sucursal,
evitando así la intervención del usuario en la entrada de datos.

d. Recibir Transacciones: Permite procesar las operaciones que se generen en la sucursal.

e. Consulta de Existencias: Cuando las operaciones de las sucursales son enviadas a casa matriz, existe la posibilidad de
enviar la existencia disponible de cada ítem. De esta forma se puede consultar y comparar con la existencia local.

f. Módulo de Reportes: Permite elaborar reportes comparativos de ventas y unidades vendidas totalizadas por cada una de las
sucursales existentes.

2. Módulo de (Oficinas- Sucursales): Debe ser instalado en cada una de las Sucursales para ejecutar las operaciones de:

a. Registrar Sucursal: Esta opción debe ser la primera que se ejecuta, ya que es la encargada de activar la aplicación y
prepararla para su uso en cada una de las oficinas.

b. Envío de Transacciones: Elabora un archivo a ser enviado a Casa Matriz con las operaciones elaboradas en cada oficina
para su consolidación.

c. Recibir Transacciones: Se utiliza para procesar las operaciones que provengan de Casa Matriz. Pueden ser operaciones de
inventario o ajustes de precios.

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A continuación se detallan cada uno de los módulos con sus características particulares y su metodología de implementación.

Nota Importante: Para verificar si su licencia corresponde a una licencia de casa Matriz, debemos ir a la sección denominada Sistema
– Opción Acerca de… y verificar la leyenda como lo muestran las Figuras:

Mensaje de error, al tratar de utilizar alguna opción del módulo Sucursales, sin haber registrado la licencia.

Módulo Casa Matriz:

Cuando en las consideraciones generales se hace referencia a que el módulo de sucursales forma parte integral de la Herramienta
Administrativa Configurable quiere decir que las opciones forman parte de la aplicación, de manera que al momento que adquiera una
licencia de casa matriz debe lucir de la siguiente forma:

Mensaje de error, al tratar de ejecutar el Módulo de [Link] desde Módulo de Sucursales (Oficinas).

Para poder instalar las licencias de las sucursales es imprescindible generar los archivos correspondientes desde la oficina principal, de
lo contrario el software no queda operativo. A continuación se explican cada una de las opciones de la aplicación denominada Casa
Matriz.

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Depósito Casa Matriz:

Debe indicarse el depósito principal. Pueden restringirse las

operaciones de Inclusión, Modificación y Eliminación de los archivos
maestros en las sucursales. Esto es de gran ayuda, por ejemplo, en
el archivo de inventario podemos controlar que las sucursales no
generen códigos nuevos de inventario, de forma tal, que toda la
codificación del mismo de genere en un solo lugar, de esta forma
garantizamos que todos los productos tienen el mismo código en
todas las tiendas.

Casa Matriz - Configuración de Sucursales: Haga click en el menú sucursales y seleccione la opción Configuración, ésta opción
permite controlar el modo y la forma para el flujo de datos entre Casa Matriz y la Sucursal, como lo muestran las figuras.

Depósito Casa Matriz:

Se refiere al depósito
principal.

Pueden restringirse las

operaciones de Inclusión,
Modificación y Eliminación de
los archivos maestros en las
sucursales.

Permitir a las sucursales ejecutar el módulo de Sistema: A través de esta opción se puede impedir el acceso al módulo
[Link] en las sucursales. Por defecto esta opción está desactivada.

Permitir a las sucursales activar el módulo de Usuarios: Se puede otorgar acceso al módulo de sistemas para efectos de
configuración de formatos de impresión en las sucursales, pero restringiendo a partir de esta política el acceso al módulo de usuarios.
Por defecto esta opción esta desactivada.

Consolidar las operaciones de inventario sólo para consulta en Casa Matriz: Esta política es fundamental en el proceso de
consolidación. Debe estar siempre marcada si requiere que las operaciones de las sucursales se guarden en bases de datos
diferentes y solo sean utilizadas para elaborar reportes de ventas consolidados por sucursal. Si por el contrario la intención es, por
ejemplo, elaborar un Libro de Ventas consolidando las operaciones de cada sucursal, deberá desmarcar esta política y así podrá ver la
operación como si hubiera sido hecha desde la oficina principal.

Crear la cuenta por cobrar ó pagar al momento de consolidar los datos: Si al momento de consolidar las ventas de la sucursal, se
tiene una base de datos de clientes única, es decir los clientes están registrados por igual en la sucursal y Oficina Principal, podrá
generar la cuenta por cobrar al momento de consolidar las ventas, de lo contrario esta política debe permanecer desactivada.

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 Guía de Referencia Rápida - Módulo Administrativo
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El Botón denominado Operaciones,

permite seleccionar las
Operaciones que se quieren
Exportar de Sucursal Oficina a
Casa Matriz.

NOTA IMPORTANTE: Para garantizar la

integridad de los datos al momento de
consolidar las operaciones, si elije unir todas
las transacciones en una gran base de datos,
debe estar seguro de que la codificación
de los inventarios en todas las tiendas es
la misma, de lo contrario, la actualización
de las existencias de inventario será hecha
de forma errónea.

Operaciones:

Casa matriz - Generar Sucursales:

En el menú sucursales seleccione la opción generar

sucursales, la cual permite crear el archivo [Link]
que deberá ser llevado a la sucursal para la inicialización de
la misma. Cada una de las licencias que se adquieran en
modo de Sucursales (Oficinas) deben ser activadas desde
el Módulo (CasaMatriz), para ello debemos ejecutar los
siguientes pasos:

1. Tener a la mano el archivo a2admin.a2 de la sucursal.

2. Crear un depósito para asignarlo a la sucursal.
3. Crear una serie de factura para asignarla a la sucursal.
4. Luego de esto podemos paso a paso crear la sucursal.
Comience pulsando el botón denominado Incluir y
proceda a llenar los datos , como lo muestra la figura:

Es importante indicar el método

para el intercambio de archivos
entre la sucursal y casa matriz.

Presione el botón denominado Siguiente. Al hacerlo presenta el siguiente recuadro:

Obsérvese que se debe indicar la ubicación del Archivo .a2 que le corresponde a dicha sucursal, este paso es vital para poder
generarla. Cada sucursal requiere de una licencia. Si intenta crear más de una sucursal por licencia el sistema le presenta una
advertencia:

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El siguiente paso es asignar la serie para las facturas que le corresponde a dicha sucursal, recuerde que para definirlas, la opción
denominada Títulos y Correlativos la cual encontrará en la barra del Menú – Sistema.

El cuadro denominado Prefijo, le permite

indicar un prefijo para los archivos maestros
de la sucursal, la intención es diferenciar los
clientes que corresponden a la sucursales
de los que son de la casa matriz, si
consolidarán las cuentas por cobrar y los
clientes se identifican con el número de
cédula de identidad puede obviar este paso.

En el cuadro Usuario-Descripción: Tiene la posibilidad

de predefinir el usuario con el cual operará la sucursal.
En el cuadro Bancos-Descripción: Tiene la posibilidad
de predefinir con que banco operará la sucursal.

Una vez completada toda la información de

configuración de la sucursal podrá generarla, para
hacerlo presione el botón denominado Siguiente,
señalado en la figura anterior. Al hacerlo, procesa la
Debe Indicar que información, se comprime y dependiendo del método
archivos de casa de intercambio que haya seleccionado se creará el
Matriz se enviaran a la archivo.
sucursal al momento
Si eligió está opción de intercambio vía Email se
de crearla. enviará el archivo de configuración de la sucursal de
forma automática utilizando Microsoft Outlook, con un
archivo adjunto denominado [Link] siempre
llevaran como Asunto la palabra a2SoftwayDirect.
Puede crear una regla de mensaje con todos los
correos recibidos con dicho asunto de colocarlos en
una carpeta específica del Outlook.

Si eligió el método de intercambio Manual se creará un archivo comprimido [Link] dentro de la carpeta a2 de la casa matriz en
la siguiente ubicación:

\Empre001\Data\Sucursales\Oficina2\Registro

Una vez creada la sucursal el directorio de datos de a2 es modificado, creando una nueva estructura que distribuye los archivos
necesarios para el mantenimiento del flujo de información entre casa matriz y sucursal, como los muestra la figura:

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Cada una de las sucursales tendrá una carpeta en el directorio Sucursales donde se guarda los datos de activación, envíos y
recepciones de información. Como lo muestra la figura, la carpeta registro del directorio oficina2 (El 2 corresponde al código del
depósito que fue asignado a la sucursal según el campo FDP_CODIGO del archivo [Link]) contiene el archivo [Link]
que debe ser llevado hasta la sucursal para su activación.

Módulo de Oficinas ó Sucursales:

Debe ser instalado en cada una de ellas de la siguiente manera:

Para poder activar una licencia en una sucursal es imprescindible haber cumplido el paso de Generar Sucursal en el módulo de oficina
principal.

La figura muestra el Módulo Sucursales antes de registrar la sucursal:

Como se explicó en la sección anterior este proceso genera un archivo que debe ser llevado a la oficina para la puesta en marcha de la
sucursal. Una vez cumplido el paso anterior y teniendo el archivo de activación, ([Link]) podemos instalar el producto en la
oficina. Una vez instalado al ejecutar el módulo administrativo, este se activa como una sucursal, esto podemos constatarlo en la
sección de “acerca de”.

Luego de registrada la licencia de la sucursal, debe ejecutar la opción de registrar sucursal, la cual solicita la ruta para ubicar el archivo
de activación.

El proceso de activación se hace de forma automática: Se debe indicar la ubicación del Archivo generado para dicha sucursal:
[Link]

Debe indicar la ruta donde está ubicado el

archivo comprimido de activación:
[Link]

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Al pulsar el botón denominado Siguiente, la aplicación
desempaqueta el archivo de activación que fue
generado en Casa Matriz y copia los usuarios, los
bancos, los departamentos, el inventario, lotes, partes
de compuestos, código único asociado, ofertas y
presentaciones, costos y precios, así como verifica
los archivos [Link], [Link], para este
caso especifico de configuración de los parámetros.
Finalmente se presenta un mensaje que indica la
culminación del proceso de registro.

NOTA IMPORTANTE: En caso de que el serial de la

licencia instalada en la sucursal no coincida con el
serial que utilizamos para generar el archivo de
activación en la oficina principal la aplicación genera
un mensaje de error, cancelando el proceso de
activación de la licencia.

La siguiente figura muestra el Módulo Sucursales después del proceso de registro. Nótese que se habilitan todos los menús que
estaban bloqueados.

Opciones del Menú Sucursales de Casa matriz:

Envío de Precios y Productos de Casa Matriz a

Sucursal:

Permite mantener actualizados los precios así como los

productos del inventario, debemos enviar a las sucursales
instaladas, los archivos de actualización de los mismos.

En el menú Sucursales de casa matriz, seleccione Envío

de Precios y productos, indique el depósito que contiene
la información y seleccione las opciones de exportación.

Al pulsar el botón Inicio se generará un archivo

comprimido que tiene la siguiente estructura:

FILEENV100200801080002 donde:

FILEENV: Es un prefijo que indica que es un archivo

generado en Casa Matriz con destino a una sucursal.
100: Indica que es un envío de precios.
20080108: Corresponde al formato de fecha en AAAAMMDD.
0002: Corresponde al código de la oficina.

El archivo que se genera al momento de envío de precios lo podemos ubicar en la carpeta de envíos de la oficina que le corresponda,
que para este caso es OFICINA2, con el siguiente nombre: [Link]

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Nota:

Este archivo debe ser copiado en el

directorio RECIBOS de la oficina
destino.

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Recepción de Precios y Productos enviados por Casa Matriz a Sucursal:

Recibir una Transacción de Inventario en la Sucursal enviada desde Casa Matriz:

Las operaciones que se hayan generado en Casa Matriz son procesadas en oficina Sucursal (Transacciones de Inventario y Ajustes de
Precios). Este módulo permite verificar el detalle de cada uno de los documentos; de esta manera podrá verificar, en los casos de
entrada de mercancía, que las cantidades y seriales coincidan. Una vez copiado el archivo denominado para este caso:
[Link], en el directorio de la sucursal denominado RECIBOS, debe seleccionar la opción Recibir
Transacciones ubicada en el menú Sucursales, al hacerlo presenta la siguiente ventana de información:

Obsérvese la transacción enviada la cual se denomina

Actualizaciones de Precios y su resultado es
Pendiente.

Haga click en la transacción y presione el botón

denominado Siguiente, al hacerlo presentará un
mensaje para confirmar la acción.

Una vez procesada la transacción internamente el

sistema la detecta como procesada y no permitirá
volverla a ejecutar.

Envío de Transacciones desde Casa Matriz a

Sucursal:

En el menú Sucursales de a2 Casa matriz, seleccione

la opción Envío de transacciones, la cual permitirá
crear el archivo que contiene las operaciones de
inventario realizadas en casa matriz que desean
enviarse hacia la sucursal.

Es importante resaltar: Que los tipos de operación

que se quieren enviar pueden ser configurados, el
sistema de forma automática clasifica las mismas por
el depósito de origen y las envía a la sucursal que
corresponda, es decir, si generó un descargo de
inventario en Casa Matriz, de algunos de los depósitos
de las sucursales, la transacción es enviada de forma
automática a la sucursal.

Para el envío de Transacciones desde Casa Matriz a

Sucursal, Seleccione la sucursal destino y pulse el
botón denominado Inicio tal como lo muestra la figura:

NOTA IMPORTANTE: Todas las operaciones son

trasladadas a la sucursal como una copia exacta de la
original, con excepción de los traslados que son
convertidos en cargos, ejemplo: Si hacemos un
traslado de mercancía de la oficina principal a
cualquiera de las sucursales, el mismo es
convertido en la sucursal en un cargo de
inventario para poder alimentar el inventario de la
misma.
Ejemplo: El archivo [Link]
creado debe llevarse a la sucursal y colocarlo en la
carpeta Recibos.

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Ruta de la carpeta Envíos de casa matriz:

Ruta de la carpeta Recibos de la sucursal:

Recibir Transacciones desde Sucursal - Enviadas por Casa Matriz:

Para recibir transacciones en la Sucursal debe seleccionar el menú Sucursales y hacer click en la opción Recibir Transacciones. Si el
archivo comprimido fue colocado en la carpeta adecuada la aplicación automáticamente detecta la transferencia de inventario que
hemos realizado en el ejemplo anterior.

Presionamos el botón denominado siguiente, para proceder a

recibir la transacción Operaciones de Inventario – de Fecha
31/12/2007 – tipo 110 (operaciones de inventario) – con el
resultado – Pendiente. Al hacerlo desempaqueta el archivo y
nos presenta la siguiente ventana, que nos permite visualizar la
transacción a procesar:

Documento Origen: Indica el número correlativo con que se

realizo transferencia en la principal.
Tipo: Indica que es una transferencia de Inventario.

El botón detalle, muestra los ítems que conforman la

transferencia.

Presione el botón denominado Siguiente, el cual presenta una

ventana para que el usuario confirme que desea realizar el
proceso, seleccione la opción SI para que se ejecute el
proceso de transferencia de mercancía, luego aparecerá un
mensaje indicando que ha concluido el proceso.

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a2 Herramienta Administrativa Configurable - Versión 3.00
Obsérvese en el informe de operaciones de inventario en la sucursal como quedo registrado la operación:

Recibir Transacciones - Enviadas por las Sucursales:

Los archivos que contienen información proveniente de las diferentes sucursales a Casa Matriz deben ser copiados en el directorio
RECIBOS de la carpeta de SUCURSALES. El sistema de forma automática detecta la sucursal de origen, desempaqueta el archivo y
procesa las transacciones.

Para recibir transacciones desde una sucursal y para un mejor entendimiento primero efectuaremos el proceso de enviar una
transacción desde la sucursal a casa matriz. Obsérvese que la carpeta que deberá utilizar, para recibo de todas las transacciones
enviadas desde las sucursales es denominada RECIBOS como lo indica la figura. La ruta es: CASA
MATRIZ/EMPRE001/DATA/SUCURSALES/RECIBOS.

Enviar Transacciones desde la Sucursal a Casa Matriz:

Es importante conocer que de no enviar las existencias de los productos, a casa matriz no se podrá apreciar los mínimos y máximos de
las sucursales.

Una vez concluido el envío de las transacciones que para este ejemplo hemos realizado dos facturas de venta en la sucursal como se
puede observar en el reporte general de ventas, las cuales han sido enviadas a la casa matriz, como lo muestra la figura:

Una vez completado el envío podemos recibir desde Casa Matriz las transacciones:

Presionamos el botón denominado Siguiente, para recibir la transacción:

Al hacerlo ya casa matriz tiene la

información de envio, desde el reporte
de ventas podrá visualizar las ventas
realizadas en la sucursal.

Nota: Se recomienda procesar una vez

al día, así podremos evitar que le indique
este mensaje de error, la razón es que el
archivo generado para enviar valida la
fecha y se envío dos veces en el mismo
día.

Para evitar la duplicidad de información

ya procesada y consolidada
previamente, la aplicación le indicará que
el resultado de la operación es Error-
Duplicado, como lo indica la figura:

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a2 Herramienta Administrativa Configurable - Versión 3.00
Consulta de Existencias: Al momento que se envían
las operaciones desde cada sucursal a la oficina
principal se incluye un archivo que contiene la
existencia real de ella. De esta manera podemos
realizar consultas y comparaciones con la información
que tenemos en casa Matriz.

Ubique el Ítem del

Inventario del que
desea consultar su
existencia

Se deberá tener el cuidado de revisar que todos los

movimientos de inventario en las sucursales estén
procesados en casa matriz, ya que se pueden
presentar diferencias entre físico real y lo que la
aplicación le indica.

NOTA IMPORTANTE: El reporte puede mostrar las

existencias del inventario de hasta 7 sucursales de
forma detallada. Para los casos en que sean más de 7
oficinas, el sistema los agrupa en una columna.

Reportes disponibles en Casa Matriz:

Reporte de Existencias: Permite visualizar la existencia de cada

una de las sucursales. Si lo desea puede incluir la Existencia de
Casa Matriz y la reposición de Inventario de Casa Matriz.

Recuerde que para que este reporte funcione correctamente en el

manejo de Mínimos y Máximos se deberá primero fijar estos en la
ficha de inventario - manejo de las existencias.

Reporte de Reposición de Inventario – Para las Sucursales

desde Casa Matriz: Al fijar en cada una de las oficinas los
máximos y mínimos, el sistema refleja en este reporte los faltantes
de cada una de las sucursales.

Reporte de Ventas: Acumula las ventas x cada una de las

sucursales que existan, incluyendo las ventas en Casa Matriz.
Podrá visualizar la cantidad de facturas emitidas.

Reporte de Productos Vendidos: Permite visualizar el detalle de productos vendidos.

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a2 Herramienta Administrativa Configurable - Versión 3.00
Resumen de Los procesos de Envío y Recepción de Datos entre las dos Aplicaciones:

Ejemplo de envío de una transacción de ventas desde la sucursal a la oficina principal (Casa matriz):

Paso 1: Efectúe la venta en la sucursal, desde el Módulo de facturación de la Sucursal.

Paso 2: Envíe las transacciones de la sucursal a casa Matriz, para ello haga click en el menú Sucursales y seleccione Enviar
transacciones, al pulsar el botón denominado Siguiente se generará el archivo a enviar a casa matriz.

Paso 3: Verifique que en el directorio donde se tiene instalada la aplicación a2 Sucursal, en la carpeta Data – Sucursales - Envíos, está
el archivo que ha generado la aplicación denominado [Link] donde:

SUC= Sucursal
ENV= Envío
110 = Tipo de Transacción Envío de Transacciones
Fecha = 2007/12/31
0002 = Es el Código de la oficina.

Paso 4: El archivo generado (en este caso [Link]) debe ser copiado en la carpeta denominada RECIBOS de
la casa matriz.

Paso 5: En Casa Matriz seleccione la opción Recibir Transacciones ubicada el menú Sucursales. La aplicación indica la confirmación
del proceso.

Paso 6: Revise el reporte de ventas de las sucursales y verifique que la transacción fue correctamente enviada.

Consideraciones:

1. Para los casos que requieran consolidar un volumen importante de Transacciones desde las sucursales (oficinas) a casa matriz,
recomendamos que los períodos para hacerlo, sean los más cortos posibles (Diarios), ya que el tiempo de procesamiento puede
afectar el desempeño acostumbrado a visualizar en nuestras aplicaciones a2. Recuerde realizar sólo un envío por día.
2. Tenga el cuidado de verificar que los archivos estén ubicados en los directorios indicados en este boletín, ya que de esto depende
el buen funcionamiento de la consolidación de información.
3. Se deberá tener el cuidado de revisar que todos los movimientos de inventario en las sucursales estén procesados encasa matriz,
ya que se pueden presentar diferencias entre físico real y lo que la aplicación le indica.
4. Todas las operaciones son trasladadas a la sucursal como una copia exacta de la original, con excepción de los traslados que son
convertidos en cargos, ejemplo: Si hacemos un traslado de mercancía de la oficina principal a cualquiera de las sucursales, el
mismo es convertido en la sucursal en un cargo de inventario para poder alimentar el inventario de la misma.
5. Es importante tomar en cuenta que los tipos de operación que se quieren enviar pueden ser configurados, el sistema de forma
automática clasifica las mismas por el depósito de origen y las envía a la sucursal que corresponda, es decir, si generó un
descargo de inventario en Casa Matriz, de algunos de los depósitos de las sucursales, la transacción es enviada de forma
automática a la sucursal.
6. Para poder activar una licencia en una sucursal es imprescindible haber cumplido el paso de Generar Sucursal en el módulo de
oficina principal.
7. Recuerde que para realizar el reporte de Reposición de Inventario y que este funcione correctamente en el manejo de Mínimos y
Máximos se deberán primero, fijar estos en la ficha de inventario - manejo de las existencias

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a2 Herramienta Administrativa Configurable - Versión 3.00
Reconversión Monetaria

Se hace necesario renovar su punto a2, antes de actualizar (ServicePack) su aplicación a2 Herramienta Administrativa a la versión 3.0,
ya que esta maneja una estructura distinta en sus archivos en relación con sus versiones anteriores, de no hacerlo y actualiza la
aplicación no podrá ejecutarla.

Antes de realizar la reconversión monetaria al sistema se recomienda:

· Realizar un respaldo de datos
· Realizar el Cierre de Período
· Realizar el Cierre de Caja Chica
· Realizar el Histórico de Conciliaciones

La conversión es aplicada a los montos del período actual así como a los montos de las transacciones de los históricos para poder
elaborar reportes comparativos consistentes.

Como bien sabemos, la nueva moneda entrara en circulación a partir del 01 de Enero de 2008, sin embargo, el módulo de reconversión
proporciona una opción denominada SIMULACIÓN, que hace de manera automática una copia de los datos en otro directorio y aplica
la conversión monetaria a ese directorio; con esto logramos un proceso perfecto de simulación que nos permitirá verificar y anticipar los
resultados, de manera que cuando llegue la fecha definitiva estemos seguros de que lo datos no presentan error alguno.

El modo simulación es desactivado al salir del sistema.

Al momento de hacer la conversión definitiva debemos tomar ciertas consideraciones que aparecen al momento de iniciar el proceso.
· Convertir histórico de operaciones: Esto siempre se debería ejecutar, sin embargo para aquellas instalaciones que tienen históricos
muy extensos, si no contamos con el tiempo suficiente, podemos obviar los históricos y hacerlos después en otro directorio de datos
para no retrasar la actualización.
· Existen puntos de venta instalados: Si tenemos un punto de venta o más en nuestra instalación debemos marcar esta opción, para
luego indicar los directorios de datos. Recuerde que los puntos de venta deben estar actualizados a la versión 3.0

Una vez que ejecutamos el módulo de reconversión el sistema de manera opcional nos elabora un reporte totalizado que refleja las
diferencias que se presentaron entre los montos de Bancos, inventario, Cuentas x Cobrar, Cuentas x Pagar y Cuentas de banco por
efectos de la conversión.

Deberá tener presente que una vez realizado el

proceso de reconversión este no se
puede reversar, al tratar de hacerlo le presentará el
siguiente mensaje:

Una vez que el sistema ha sido actualizado, se

incorpora el uso de las 2 monedas en las transacciones
que manejan efectivo, entre otras:
 Emisión de facturas.
 Forma de Pago.
 Manejo del Vuelto.
 Compra de Mercancía:
 Elaboración de adelantos desde cuentas x
cobrar y pagar.
 Pagos y Abonos desde cuentas x cobrar y
pagar.
 Depósitos de Banco.
 Manejo de Caja chica.

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 Guía de Referencia Rápida - Módulo Administrativo
a2 Herramienta Administrativa Configurable - Versión 3.00

En la actualización a reconversión monetaria se

incorpora el uso de las 2 monedas en las
transacciones que manejan efectivo
Nuevas Variables de Impresión: Se disponen de dos
nuevas variables de operación en el editor de
formatos de impresión, las cuales le permitirán
colocar en la factura lo siguiente:
· 1.95 Total Cancelado Efectivo Bs. Fuertes
· 1.96 Total Cancelado Efectivo Bs.

Resumen de Saldos de la Reconversión

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