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VIGENCIA: 2023-08-16
RENDICIÓN DE CUENTAS Y BALANCE SOCIAL
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Establecer los pasos para planificar y organizar de manera sistemática los ejercicios de Rendición
OBJETIVO: de Cuentas que se realizan en la Universidad de Cundinamarca, ante la comunidad universitaria y
ciudadanía en general.
Inicia desde la planeación, identificación de las fuentes de información, elaboración y aprobación
ALCANCE:
del informe, divulgación, realización y evaluación de las actividades programadas.
LÍDER DE
Director de Planeación Institucional.
PROCEDIMIENTO:
DEFINICIONES
AUDITORÍA CIUDADANA: Mecanismo de control social realizado mediante acto público de diálogo entre organizaciones
sociales, ciudadanos y servidores públicos para evaluar la gestión gubernamental en cumplimiento de las
responsabilidades, políticas y planes ejecutados en un periodo para garantizar los derechos ciudadanos.
AUDITORÍA INTERNA: La Auditoría Interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta,
concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus
objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión
de riesgos, control y gobierno.
AUTONOMÍA UNIVERSITARIA: Las universidades podrán darse sus directivas y regirse por sus propios estatutos, de
acuerdo con la ley. La ley establecerá un régimen especial para las universidades del Estado. El Estado fortalecerá la
investigación científica en las universidades oficiales y privadas y ofrecerá las condiciones especiales para su desarrollo.
El Estado facilitará mecanismos financieros que hagan posible el acceso de todas las personas aptas a la educación
superior.
COMPROMISO: Actos y contratos expedidos o celebrados por los órganos públicos, en desarrollo de la capacidad de
contratar y comprometer el presupuesto. Se realizan en cumplimiento de las funciones públicas asignadas por la Ley.
Estos actos deben desarrollar el objeto de la apropiación presupuestal previa a la adquisición del compromiso (bien sea
a través de la expedición de actos administrativos o de la celebración de contratos).
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DEFINICIONES
CONTROL POLÍTICO: Facultad conferida contemplada en la Constitución Política y en la Ley 5ª de 1992 mediante la
cual se confiere al Congreso la vigilancia a las acciones y/u omisiones de funcionarios del Estado en particular del Poder
ejecutivo y de requerir información acerca de sus funciones y desarrollo de las mismas. (Artículo 114 Constitución Política;
artículo 5 numeral 3 Ley 5 de 1992.)
COORDINACIÓN Y PREPARACIÓN: Es una etapa del proceso en la que se coordinan y diseñan estrategias para facilitar
el proceso de consulta.
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO: Los que tienen por objeto atender las necesidades en materia de gastos de personal,
gastos generales y transferencias corrientes, que son necesarias para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas
en la Constitución y la Ley.
GASTOS DE INVERSIÓN: Conjunto de actividades registradas en el marco de un proyecto registrado en el Banco
Proyectos de Inversión Nacional - BPIN, encaminadas a acrecentar la capacidad de producción y la productividad en el
campo de la estructura física, económica y social.
GESTIÓN PÚBLICA: proceso dinámico, integral, sistemático y participativo, que articula la planeación, ejecución,
seguimiento, evaluación, control y rendición de cuentas de las estrategias de desarrollo económico, social, cultural,
tecnológico, ambiental, político e institucional de una administración, sobre la base de las metas acordadas de manera
democrática.
HABEAS DATA: (Derecho a la protección de datos personales): Es la facultad que tienen todos los ciudadanos de
conocer, actualizar, rectificar y eliminar la información que se haya recogido sobre ellos en archivos y bases de datos.
INFORME DE GESTIÓN: Es un documento que presenta los resultados y logros alcanzados por la Universidad de
Cundinamarca, durante un periodo determinado, teniendo en cuenta las actividades desarrolladas en cada uno de los
procesos y las facultades de las seccionales y extensiones, en cumplimiento del plan de desarrollo institucional y los
demás documentos estratégicos institucionales.
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DEFINICIONES
INSTANCIAS DE PARTICIPACIÓN: Son espacios formales e informales donde la comunidad puede informar, debatir,
deliberar, concertar o decidir manifestarse respecto a los temas o iniciativas que le afecten; permite el encuentro e
interacción entre actores sociales y entre estos con las autoridades públicas.
PARTICIPACIÓN CIUDADANA: Es la herramienta que posee la comunidad para alcanzar eficiencia y transparencia en
la gestión de la administración pública y que puede contribuir a consolidar los procesos democráticos.
RENDICIÓN DE CUENTAS: La rendición de cuentas es la obligación de las entidades y servidores públicos de informar
y explicar los avances y los resultados de su gestión, así como el avance en la garantía de derechos a los ciudadanos y
sus organizaciones sociales, a través de espacios de diálogo público. (Ver Ley 1474 de 2011 y Ley 1757 de 2015).
TRANSPARENCIA: Se refiere a las características claves de un flujo de información: acceso, oportunidad, relevancia,
confiabilidad y calidad.
REQUISITOS Y CONDICIONES GENERALES PARA EL DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
Dentro de las acciones institucionales que buscan materializar el Modelo Educativo Digital Transmoderno- MEDIT y lo
dispuesto en el plan de desarrollo Universidad de Cundinamarca “Translocal Transmoderna”, se vienen generando
instrumentos y ejercicios de cara al ciudadano que han permitido una interlocución desde la alta dirección como también
desde la operación por procesos y los ejercicios dialógicos de rendición de cuentas, asimismo, se han realizado en
vigencias anteriores ejercicios virtuales y presenciales de rendición de cuentas con interrelación directa con la comunidad
universitaria y, según la métrica y los resultados alcanzados, han funcionado en el afán de consolidar una organización
abierta y clara para el ciudadano. Por lo anterior, es necesario que al momento de iniciar con la planeación de los
ejercicios de rendición de cuentas se dirija al Manual de Estrategias para la Rendición de Cuentas UCundinamarca
Abierta y Clara.
El procedimiento de Rendición de Cuentas y Balance Social de la Universidad se enmarca en el cumplimiento de la ley
489 de 1998, el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Para el cumplimiento del procedimiento se establece
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REQUISITOS Y CONDICIONES GENERALES PARA EL DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
el cronograma el cual determina las actividades a desarrollar dentro de la vigencia correspondiente, adicional a esto el
compromiso de los directores o jefes de procesos a la hora de entrega de información para la consolidación del informe
anual de gestión debe ser amplio, respecto a que una información con características de pertinencia, claridad y veracidad,
aportan a que este proceso se cumpla de manera efectiva.
DOCUMENTO DE REGISTRO
ACTIVIDAD RESPONSABLE CONTROL
REFERENCIA RESULTANTE
Cartilla “Audiencias Públicas
en la ruta de Rendición de
Cuentas a la Ciudadanía” de
la Administración pública
1. Elaborar cronograma
Nacional de Departamento
y estrategia de
Verificar si el Administrativo de la Función
actividades de Funcionario
Cronograma de Pública.
rendición de cuentas encargado
Actividades es
claras, y someter a Dirección de Manual Único de Rendición ADOF007
acorde con las
consideración de la Planeación de Cuentas (DAFP, DNP,
actividades
Comisión de Institucional Secretaria de Transparencia)
propuestas.
Desempeño
Institucional. EPIM005 - Estrategias para
la Rendición de Cuentas
UCundinamarca Abierta y
Clara
2. Coordinar con las Funcionario Comunicado de
EPIM005 - Estrategias para
dependencias encargado cronograma y Correo electrónico
la Rendición de Cuentas
involucradas en la estrategia de
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DOCUMENTO DE REGISTRO
ACTIVIDAD RESPONSABLE CONTROL
REFERENCIA RESULTANTE
logística del ejercicio Director de actividades de UCundinamarca Abierta y
de rendición de Planeación rendición de Clara
cuentas. Institucional cuentas para
Oficina Asesora de cada vigencia.
Comunicaciones
Dirección de
Sistemas y
Tecnología
Unidad de Apoyo
Académico
Directores
Administrativos
(en caso de aplicar)
Funcionario
3. Solicitar a las
encargado
dependencias líderes
la información de la Director de Correo Electrónico
gestión realizada de Planeación EPIM005 - Estrategias para
acuerdo a la vigencia Institucional Informe de la Rendición de Cuentas ADOr006
de la cual se rendirán Gestión UCundinamarca Abierta y ó
Dependencias
cuentas. Clara Presentación en
Líderes (Secretaría
Diapositivas
General,
Vicerrectoría
Administrativa y
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DOCUMENTO DE REGISTRO
ACTIVIDAD RESPONSABLE CONTROL
REFERENCIA RESULTANTE
Financiera,
Vicerrectoría
Académica)
Confirmación
Funcionario por parte del
4. Consolidar la encargado EPIM005 - Estrategias para
Director de
información allegada la Rendición de Cuentas
Director de Planeación si el Correo electrónico
por las Dependencias UCundinamarca Abierta y
Planeación informe es
líderes. Clara
Institucional acorde a lo
solicitado.
Funcionario
encargado
5. Diseñar y publicar
EPIM005 - Estrategias para
las herramientas de Director de Formulario de Inscripción
Portal Web la Rendición de Cuentas
participación Planeación
Institucional UCundinamarca Abierta y
ciudadana (Inscripción, Institucional Aplicativo SIS
Clara
dudas e inquietudes).
Oficina Asesora de
Comunicaciones
Funcionario
6. Elaborar y publicar ADOr006
encargado EPIM005 - Estrategias para
informe de Rendición Portal Web la Rendición de Cuentas ECOP01
de Cuentas Claras. Director de Institucional UCundinamarca Abierta y
Planeación Clara
Aplicativo SIS
Institucional
7. Diseñar y publicar Funcionario Verificar los EPIM005 - Estrategias para Formulario de Evaluación
las herramientas de encargado resultados de la Rendición de Cuentas
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DOCUMENTO DE REGISTRO
ACTIVIDAD RESPONSABLE CONTROL
REFERENCIA RESULTANTE
participación Director de cada ejercicio UCundinamarca Abierta y Aplicativo SIS
ciudadana. Planeación de rendición de Clara
(Evaluación) Institucional cuentas, la
percepción
Oficina Asesora de
ciudadana
Comunicaciones
preguntas y
respuestas,
tiempos de
respuesta
Alta Dirección
Funcionario
encargado
Director de
Planeación
8. Desarrollar y Institucional Portal Web EPIM005 - Estrategias para
transmitir audiencia Institucional la Rendición de Cuentas Grabación y/o
Oficina Asesora de
pública de rendición de UCundinamarca Abierta y Transmisión en vivo
Comunicaciones
cuentas. Redes Sociales Clara
Dirección de
Sistemas y
Tecnología
Unidad de Apoyo
Académico
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DOCUMENTO DE REGISTRO
ACTIVIDAD RESPONSABLE CONTROL
REFERENCIA RESULTANTE
Directores
Administrativos
(en caso de aplicar)
Funcionario
encargado
9. Elaborar y publicar el Director de
Planeación ADOr006
informe de resultados EPIM005 - Estrategias para
de rendición de Institucional Portal Web la Rendición de Cuentas ECOP01
cuentas y responder Directivos de la Institucional UCundinamarca Abierta y
las dudas e inquietudes Universidad Clara
Aplicativo SIS
de los asistentes. (en caso de aplicar)
Oficina Asesora de
Comunicaciones
Control Interno SCIP11
10. Elaborar y publicar EPIM005 - Estrategias para
el informe de Director Portal Web la Rendición de Cuentas
ECOP01
evaluación de rendición Oficina Asesora de Institucional UCundinamarca Abierta y
de cuentas claras. Comunicaciones Clara
Aplicativo SIS
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DIAGRAMA DE FLUJO
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SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SISTEMA DE
DESCRIPCIÓN FRECUENCIA UBICACIÓN
INFORMACIÓN
No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE APROBACIÓN
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
AAAA MM DD
1 2011 02 14 Emisión de Documento
2 2012 11 14 Reingeniería del procedimiento
3 2014 03 13 Se incluyó una actividad dentro del procedimiento
Se replantearon actividades de procedimiento de acuerdo a la
4 2014 05 27
necesidad del proceso
5 2014 06 25 Se incluye en los documentos referencia el aplicativo SIS
Se incluyó los directores administrativos de seccionales y
6 2014 08 13
extensiones en algunas actividades
Se realiza revisión y ajuste del procedimiento teniendo en
7 2015 06 03
cuenta las sugerencias de la última auditoria- Icontec
Se realiza revisión y ajuste del procedimiento debido a la
8 2017 03 02
exclusión de actividades.
Se realiza la actualización de la plantilla y se actualizan
9 2018 11 07
definiciones según lo requiere el procedimiento.
Se realiza verificación del procedimiento, se actualiza a la
10 2021 11 07
plantilla nueva.
Se modifica las actividades de la 4 a la 8 integrando EPIM005
11 2022 05 05 Estrategias para la Rendición de Cuentas UCundinamarca
Abierta y Clara
Se modifican las actividades de la 1 a la 8, en donde, se
suprime el mes de noviembre de cada vigencia, toda vez que
esta fecha puede tener modificaciones de acuerdo al
cronograma establecido para cada vigencia. Así mismo, se
12 2023 08 16
modifica al responsable de la aprobación por la Comisión de
Desempeño Institucional, se incluyen herramientas de
participación ciudadana y coordinación de la logística del
ejercicio de rendición de cuentas.
ELABORÓ
NOMBRES Y APELLIDOS CARGO
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Tatiana Méndez Díaz Técnico I
María Alejandra Pérez Díaz Técnico III
Angie Paola Mora Abril Profesional II
REVISÓ
NOMBRES Y APELLIDOS CARGO
Adriana Asención Torres Espitia Directora de Planeación Institucional
APROBÓ (GESTOR RESPONSABLE DEL PROCESO)
FECHA
NOMBRES Y APELLIDOS CARGO
AAAA MM DD
Directora de Planeación
Adriana Asención Torres Espitia 2022 08 16
Institucional
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