CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

1.- ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN.-

En relación con la investigación realizada, se expondrán una diversidad

de trabajos de investigación elaborados, los cuales son considerados

relevantes para este estudio y que han sido seleccionados por tener relación

con las variables sistema de información y procesos administrativos las

cuales son objeto de estudio.

En atención a la investigación, Reverol y Salazar (1999), realizaron un

estudio donde su objetivo principal fue el desarrollo de un sistema de

información automatizado para el control de los procesos administrativos de

la empresa FAROCA en donde el tipo de investigación fue de tipo aplicada

descriptiva, de campo tecnológica. La técnica de recolección de datos

utilizada fue el sondeo de opinión el cual consistió en habilitar los diálogos no

estructurados a fines de conocer la situación de la empresa, que sirvieron de

fase fundamental para obtener los objetivos y necesidades de la empresa. La

metodología aplicada para el desarrollo del sistema de información es la

propuesta por SENN que se despliega en seis actividades que se fueron

estudiando y cumpliendo en el desarrollo de la investigación. Los resultados

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 26

obtenidos satisfacen los objetivos planteados en esta investigación ya que

permite procesar datos a gran velocidad, brinda medidas de seguridad,

genera reportes, realiza consultas, entre otros objetivos expuestos en esta

investigación con la finalidad de cumplir con los requerimientos del usuario y

de la empresa.

Siguiendo con la investigación de las variables objeto de estudio, Riera

(2000) realizó un estudio que tuvo como propósito la Implantación de un

Sistema de Información Automatizado para el registro y control de los

procesos administrativos y operativos del departamento de Control de

Estudios de CADI. El tipo de investigación fue de carácter descriptivo, de

campo, aplicado y de índole técnica, ya que se orienta a resolver problemas

en un tiempo y periodo corto, como lo es el de agilizar y automatizar los

procesos administrativos. Se utilizó la metodología estructurada de Jonás

Montilva que consta de ocho (8) fases que son: Definición del proyecto,

Análisis del Sistema Actual, Definición de Requerimientos, Diseño Preliminar,

Diseño Detallado, Construcción del Sistema Actual, Pruebas del Sistema y

Implantación del Sistema. Las herramientas aplicadas en el análisis arrojaron

como resultados la implantación exitosa del sistema, generación de reportes

en forma detallada facilitando así la información impresa de los datos,

ayudando al usuario a realizar operaciones con mayor rapidez y en menor

tiempo.

Dentro de esta misma perspectiva Safra y Saavedra (2001), realizaron

un estudio con el propósito desarrollar un sistema de información para

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automatizar los Procesos Administrativos de la Coordinación de Investigación

de la facultad de ingeniería de la Universidad Dr. Rafael Belloso Chacin. Para

recolectar datos y analizar la información, se utilizaron las técnicas de

observación directa, documental y entrevistas. Para el desarrollo del sistema

se sustento en la metodología establecida por SENN (1997), que se cumplió

en seis fases, investigación preliminar, determinación de los requerimientos,

diseño del sistema, desarrollo del software y prueba e implantación del

sistema. Para el desarrollo físico del sistema se selecciono la herramienta de

programación Visual Basic 6.0 y las aplicaciones de manejo de Base de

datos fue Access 2000. Los resultados de esta investigación determinaron

beneficios para la empresa por su integración a las nuevas tecnologías en

las áreas de computación y brindaron ventajas como: velocidad de

procesamiento, liberar carga de trabajo y mejorar el tiempo de respuesta.

Siguiendo el mismo orden de ideas Torres Alexander (2001), realizó un

estudio con el propósito de desarrollar un Sistema de Información

Automatizado para el Control de los Procesos Administrativos en un

consultorio Gineco-Obstetra y Ultra Sonido en la Policlínica Maracaibo,

siendo esta investigación de tipo aplicada descriptiva y teniendo como

objetivo principal eliminar todos los procesos manuales, llevando la medicina

a nuevas áreas en la tecnología siendo apoyada por el progreso en las

herramientas de información, se utilizo para el desarrollo del sistema de

información la metodología propuesta por Garcia, Chamorro y Molina

compuesta por Ocho Fases y utilizando como herramienta de manejo de

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Base de Datos y Programación Visual FoxPro 6.0. Como resultado se obtuvo

la disminución en los tiempos de respuesta a los pacientes, mejor

organización de la información, óptimo almacenamiento de datos y la

capacidad de realizar estadísticas y estudios para fines diversos dentro y

fuera de la unidad, como consecuencia de implementar las bases de datos

que utilizo se automatizaron las historias clínicas de los pacientes, la cual se

encargo de proveer rápido acceso a la información y fácil actualización de las

mismas.

De igual manera Díaz y Araujo (2001) realizaron un estudio con el

propósito de Implantar un Sistema Automatizado para la Gestión de

Presupuesto Fiscal y Contabilidad en la Contraloría Municipal de Maracaibo

con el objetivo de reemplazar o Automatizar los procesos manuales

concernientes al manejo de presupuesto interno y la contabilidad fiscal

llevada a cabo en dicha institución publica, y logrando también conciliar los

resultados obtenidos de ambos procedimientos por parte de la dirección de

administración y la división de registros contables. El proceso mediante el

cual se desarrollo el sistema automatizado y la investigación se baso en la

metodología estructurada para el desarrollo de sistemas de información

(MEDSI) propuesta por Jonás Montilva por considerarse como la mas

adecuada para la utilización en la presente investigación. Para la

construcción del sistema aplicaron el uso de la herramienta de administración

de Base de Datos Relaciónales, Microsoft Access 7.0, el cual les permitió

organizar y guardar toda la información en forma ordenada y clasificada. Los

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resultados de la investigación aplicada permitieron resolver la problemática

presentada en un lapso corto de tiempo, brindaron grandes beneficios al ente

publico representando al sistema como una herramienta de apoyo confiable

para el buen manejo de la información lo que puso en marcha mecanismos

productivos de cualquier actividad; el sistema automatizado se adapto a las

políticas establecidas por el organismo público, se logró mejorar la forma de

trabajo, se agilizó las tareas que provocaban la pérdida de tiempo, se

optimizó los procesos, generación de reportes de forma eficaz y precisa de

carácter inmediato, obteniendo así la buena comunicación e información

entre departamentos involucrados y de esta manera llevando el presupuesto

anual de manera eficiente.

En atención a los aportes de estas investigaciones, se analizó cada uno

de los resúmenes con el objeto de identificar los procesos y procedimientos

necesarios para desarrollar el Sistema de Información, así mismo, se

observó los resultados arrojados por cada investigación, de este modo, se

han ampliado más los conocimientos acerca de cada tipo de empresa y

como atacar el problema dependiendo de las circunstancias, dando una

orientación en los términos y conceptos básicos determinantes para la

investigación.
 30

2.- FUNDAMENTACION TEORICA:

Es necesario plasmar las bases teóricas que sustenten y desarrollen el

estudio, así se complementa el desarrollo con citas de varios autores que a

continuación se exponen.

2.1.- SISTEMA.

Senn (1992 p. 19) ha definido ”un sistema como el conjunto de

componentes que interaccionan entre si para lograr un objetivo común”.

Por otra parte, Microsoft Encarta (2001), lo define como ”un conjunto de

cosas o partes coordinadas según una ley, o que, ordenadamente

relacionadas entre si, contribuyen a determinado objeto o función”.

Al mismo tiempo, Diccionario Enciclopédico Larousse (1999, p. 927),

también dice que “es el conjunto ordenado de normas y procedimientos

acerca de determinada materia: sistema de ventas; sistema educativo, entre

otro”.

De la misma manera, Catacora (1997, p. 25), cita que “un sistema es un

conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por

ciertos atributos identificables que tienen relación entre sí, y que funcionan

para lograr un objetivo común”.

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En este orden de ideas, se puede definir como: Un conjunto de

elementos que siguiendo un orden de reglas y conectados entre sí conllevan

a alcanzar un fin común.

2.2.-SISTEMA DE INFORMACIÓN.

Un sistema de información no necesariamente requiere de un

computador, pero suele utilizarse el término "sistema de información" para

referirse a los sistemas basados en computadoras implicando la planificación

científica, el diseño, la evaluación y la construcción de sistemas hombre-

máquina.

Para definir lo que es un sistema de información se citan los siguientes

conceptos extraídos de diferentes autores que son los siguientes:

Senn (1978, p. 363), define “un sistema de información como un medio

organizado de proporcionar información pasada, presente y futura

relacionada con las operaciones internas y conocimiento externo de la

organización”.

Seguidamente, Teichroew (1976, p. 657), de la misma manera agrega

que “es una colección de personas, procedimientos y equipos diseñado,

construido, operado y mantenido para coleccionar, registrar, procesar,

almacenar, recuperar y mostrar información”.

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En el mismo orden de ideas, Montilva (1992, p. 34), cita que “un sistema

de información en un sistema que integra hombre-máquina para el

procesamiento de datos” a fin de:

1) Registrar los detalles originados por las transacciones que

ocurren y las entidades que forman una organización.

2) Proporcionar información que facilite la ejecución de actividades,

operaciones y funciones en una organización.

Para efecto de la investigación se obtiene el siguiente concepto, un

sistema de información en el cual los datos de entrada pasan a ser

procesados por el sistema integrado por la unión hombre-maquina para

facilitar la toma de decisiones a través del suministro de la información.

Es necesario destacar los diferentes aspectos relacionados a los

Sistemas de Información, siendo imprescindible identificar las principales

características, haciendo énfasis de aquellas más relevantes.

2.2.1.- CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

En primer término, Montilva (1992), presenta las características de los

sistemas de información propuestas por el que son las siguientes:

• Es un sistema hombre-máquina, integrado por personas,

procedimientos y equipos.

• El objetivo del sistema de información es proporcionar

información que facilite la ejecución de tareas, operaciones y

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funciones en una organización. La información requerida por la

gerencia es solo una parte de todo el espectro de información

que el sistema puede suministrar. Sin embargo la toma de

decisiones se realiza en todos los niveles organizacionales

desde la ejecución de tareas o actividades básicas hasta la

planificación de estrategias.

• La operación central del sistema de información esta constituida

por el procesamiento de datos, el cual permite capturar y

procesar los datos originados por las transacciones y entidades;

y producir y diseminar información para la organización y su

ambiente.

Aplicado a la presente investigación, según estas características el

sistema esta integrado por los usuarios de la empresa, que son las personas

que van a interactuar con el sistema y el equipo o hardware de computación,

aunado a esto, el objetivo del sistema a desarrollar es el de agilizar los

procesos en sus actividades, disminuir los errores cometidos por el proceso

manual y obtener un margen de confianza alto de la gerencia para la toma de

decisiones, a través de los reportes arrojados por este sistema de

información , el cual conlleva a un ahorro importante de tiempo, recurso

humano, dinero ,entre otros.

Como se refiere el mencionado una de las características principales

que posee cualquier sistema de información, es el de la relación hombre-

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maquina, el cual presenta los principales componentes que integrados entre

si generan las bases que lo conforman, presentes a continuación.

2.2.2.- COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN.

Siguiendo el mismo esquema de investigación se analizan a

continuación los componentes de un sistema de información, Montilva (1992)

dice que los componentes de acuerdo a su naturaleza se dividen en dos

tipos:

Componentes Físicos.

Estos componentes físicos se dividen de acuerdo con el esquema que

se presenta a continuación:

Figura 1.- Componentes Físicos de un Sistema de Información. Fuente: Montilva (1992,

p.35)

En primer lugar indica que el subsistema computador esta formado por

el hardware de computación que lo constituye el procesador, unidades de

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entrada y salida de datos, entre otros. También lo constituye el software de

computación o programas de apoyo como lo son el sistema operativo,

sistema de manejo de bases de datos, editores, compiladores, utilitarios,

entre otros.

En segundo lugar resume que lo constituye el subsistema de personal,

este se conforma por los usuarios del sistema, el administrador de la base de

datos, los operadores, el personal de entrada de datos y el grupo de

desarrollo y soporte (gerentes de procesamiento de datos, ingenieros de

sistemas, analistas y programadores). El número de requisitos de los

miembros de este subsistema depende del tamaño y complejidad del sistema

de información.

En tercer lugar, el subsistema programado consiste en los programas

de aplicación para ejecutar el procesamiento en el computador y de los

procedimientos para hacer las aplicaciones operativas, esto es, formas,

manuales de operación, manuales de usuario, manual del sistema,

instrucciones para la entrada de datos, formularios, planillas, entre otros. Las

características de este subsistema dependen del propósito y tipo de sistema

de información.

Seguidamente el subsistema de datos son los elementos de

almacenamiento de datos. El autor cita que estos elementos pueden ser de

dos tipos:
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• Archivos convencionales

• Base de datos

Dice que el tipo de elemento que se utilice determina tanto los

programas de aplicación como los programas de apoyo del equipo.

Componentes Funcionales.

En el mismo orden de ideas, los componentes funcionales de acuerdo a

las dos funciones básicas de un sistema de información, Procesamiento de

transacciones y procesamiento de información, y agregando la función

implícita de almacenamiento de datos, Senn (1978) divide un sistema de

información en tres componentes:

Subsistema de procesamiento de Transacciones: su función es la de

capturar, clasificar, ordenar, calcular y resumir los datos originados por las

transacciones relevantes que ejecutan en la organización o empresa.

Subsistema de Administración de Datos. Agrega que los datos

originados por las transacciones deben almacenarse en medios apropiados,

tales como bases de datos o archivos, que por lo tanto requiere de este

subsistema para dar mantenimiento y actualización de esos medios de

almacenamiento de forma tal que facilite el acceso, transformación de datos

en información y almacenamiento.

Subsistema de Procesamiento de Información. Analizando dice que

este se encarga de producir y distribuir la información requerida por los

usuarios del sistema, agregando que este toma los datos de la base de datos
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o archivos, los procesa de acuerdo a patrones predefinidos (algoritmos,

modelos, entre otros) y los distribuye presentando la información en forma de

reporte.

Al analizar los componentes propuestos por el autor, para aportar a la

investigación se obtienen que la empresa de estudio cuenta con suficientes

componentes físicos ya que posee, (4) impresoras, (10) diez computadoras

conectadas en red con (1) un servidor, el cual servirá de respaldo para el

archivo maestro del sistema a desarrollar, el cual contendrá la base de datos

que utilizara el sistema, también diferentes aplicaciones como Microsoft

Office, sistema operativo Windows, entre otros.

También cuenta con el suficiente personal profesional que se requiere

para el desarrollo del sistema que lo conforma el departamento de sistemas

de la empresa objeto de estudio y suficientes usuarios para la prueba del

mismo, como lo es el departamento de administración.

Aunado a la situación, después de obtener los componentes suficientes

y necesarios que debe comprender cualquier sistema de información, se

sugiere determinar la necesidad de evidenciar los tipos de sistema de

información; para considerar el tipo que mas se adapte según las actividades

de la empresa en estudio.
 38

2.2.3.- TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

Según Senn, (1992, p. 25) los diferentes tipos de sistemas de

información que el analista de sistemas desarrolla para satisfacer las

necesidades de una empresa son los siguientes:

Sistemas para el procesamiento de transacciones.

Este sistema es el más importante dentro de una organización, por que

esta relacionado con el procesamiento de las transacciones, tiene como

finalidad mejorar las actividades rutinarias de una empresa y de las que

depende toda la organización. El autor afirma que una transacción es

cualquier suceso o actividad que afecta a toda la organización. Las

transacciones más comunes incluyen: facturación, entrega de mercanc ía,

pago a empleados y deposito de cheques. Los tipos de transacciones

cambian en cada una de las diferentes organizaciones. El procesamiento de

transacciones, que es el conjunto de procedimientos para el manejo de

estas, incluye entre otras las siguientes actividades:

• Cálculos

• Clasificación

• Ordenamiento

• Almacenamiento y recuperación

• Generación de resúmenes
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Todas estas actividades forman parte del nivel operacional de cualquier

organización.

Sistemas de Información Administrativa.

Siguiendo el mismo orden de ideas los Sistemas de Información

Administrativa ayudan a los directivos de una organización a tomar

decisiones y resolver problemas. Donde los directivos recurren a los datos

almacenados como consecuencia del procesamiento de las transacciones,

pero también emplean otro tipo de información.

Afirma que en cualquier organización se deben tomar decisiones sobre

muchos asuntos que se presentan con regularidad, y para hacerlo se

requiere de cierta información. Dado que los procesos de decisión están

claramente definidos, entonces se puede identificar la información necesaria

para formular las decisiones. Este tipo de sistema se desarrolla de la manera

para que en forma periódica, preparen reportes para el soporte de

decisiones. Cada vez que se necesita la información, esta se prepara y

presenta en una forma y formato diseñados con anterioridad.

Cita que los especialistas en sistemas de información describen las

decisiones apoyadas por estos sistemas como decisiones estructuradas. En

donde el aspecto estructurado se refiere al hecho de que los administradores

conozcan de antemano los factores que deben tenerse en cuenta para la

toma de decisiones así como las variables con influencia más significativa

sobre el resultado de una decisión. A su vez, los analistas de sistemas

desarrollan reportes bien estructurados que contienen la información

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necesaria para las decisiones o que indican el estado de las variables

importantes.

Catacora, (1997, p.30) También afirma dentro de sus tipos de sistemas

el siguiente:

Sistema de Administración y Finanzas

El tercer grupo de sistemas que se puede encontrar en una

organización, está representado por todos aquellos que se derivan de las dos

funciones que son Producción y Ventas. Algunos de los sistemas de una

empresa, se pueden identificar como de administración y finanzas son:

• Manejo de inversiones

• Cuentas por pagar

• Compras

• Activos fijos

• Inventarios

• Bancos

• Recursos humanos

• Contabilidad

Manejo de inversiones:

Una entidad puede manejar una serie de inversiones bajo distintas

modalidades y monedas. Una empresa transnacional, por lo general, posee

inversiones en monedas de distintas denominaciones, por lo que el

departamento de tesorería se verá necesitado de disponer de una

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herramienta que le permita controlar administrativamente todas las

operaciones referentes a las inversiones realizadas. Un sistema de

inversiones puede manejar las siguientes funciones de control:

• Inversiones a la vista (call)

• Colocaciones a plazo

• Inversiones en fondos mutuales

• Inversiones en papeles comerciales

• Inversiones en la bolsa de valores

Cuentas por pagar:

Las cuentas por pagar se originan por la necesidad de financiamiento

que tiene una empresa para la adquisición de bienes y/o servicios

necesarios, que le permitan llevar a cabo el proceso de producción, o

mantener operativamente las funciones de apoyó de servicio! a las distintas

unidades del negocio. Se clasifica un sistema de cuentas por pagar como de

administración y finanzas; debido a que el objetivo principal del sistema es el

controlar todos o
l s desembolsos realizados por la empresa. Dentro de un

sistema de cuentas por pagar, se pueden Identificar las siguientes funciones:

• Registro de los pasivos de la empresa

• Definición de condiciones de pago

• Cálculo de intereses en caso de aplicarlos

• Manejo de cancelaciones parciales o totales

• Proyecciones de tipo financiero

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• Análisis de los pagos a realizar

• Envío de estados de cuenta

• Control de retenciones de impuesto

• Emisión de órdenes de pago

• Generación de notas de débito y/o crédito

Compras:

Un sistema de compras surge como una necesidad para controlar todas

las adquisiciones que se realicen, ya sea para el proceso de producción o

para el funcionamiento de las operaciones de tipo administrativo. Entre las

principales funciones de un sistema de compras se pueden enumerar:

• Emisión de órdenes de compra

• Control de mercancía recibida

• Registro de proveedores y control de los mismos

• Generación de puntos de reorden

• Análisis de las compras realizadas

• Manejo de anticipos a proveedores

Activos Fijos:

Aquellas empresas que requieren el uso intensivo de bienes de capital,

necesitan llevar un estricto control sobre el renglón de los activos fijos

adquiridos. Las cifras del rubro de activos fijos para una empresa
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manufacturera que posea varias plantas de producción, junto a los

inventarios para la venta por lo general, representan un monto importante

con respecto al total de activos, por lo que surgirá la necesidad de llevar un

registro detallado de todos los activos fijos y los inventarios que se posean.

Adicionalmente, ciertos requisitos de tipo legal impositivo, en algunos países,

exigen que se lleve un detalle completo de todas las propiedades clasificadas

como activo fijo. Desde el punto de vista del control interno (1), los activos

fijos requieren de custodia y salvaguarda, por lo que algunas de las

principales funciones que se pueden identificar dentro de un sistema de

activos fijos son las siguientes:

• Clasificación y registro de los activos fijos

• Cálculo de la depreciación correspondiente

• Cálculo de ajustes por inflación

• Control de activos en proceso de construcción

• Manejo de transferencias de activos

• Control de activos desincorporados

• Análisis de activos por distintos criterios

Inventarios:

El sistema de inventarios debe permitir controlar todos los materiales,

productos, repuestos y suministros que mantiene y maneja una empresa. Un

sistema de inventarios conceptualmente maneja dos tipos de movimientos:

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entradas y salidas. Para cada movimiento se pueden identificar las siguientes

operaciones:

Entradas

• Compras de materia prima, materiales y suministros

• Transferencias de productos entre almacenes

• Terminación de fabricación de productos

• Devoluciones de productos

Salidas

• Facturación o venta de productos

• Transferencias de productos entre almacenes

• Destrucción de productos o incineración

• Consumos internos para la empresa

Dentro del diseño conceptual o esquema de funcionamiento, cada una

de las operaciones antes enumeradas, son llevadas a cabo mediante la

implantación de las siguientes funciones previamente definidas:

• Registro de productos y definición de grupos de productos

• Definición de almacenes y localidades

• Ingresos de costos de factura y otros costos asociados al inventario

• Controles sobre el movimiento de mercancías entre distintos

almacenes

• Controles sobre las devoluciones

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Bancos:

Uno de los rubros de los estados financieros sobre los cuales una

compañía debe mantener un estricto control desde el punto de vista

operativo y administrativo, lo constituye el efectivo y sus equivalentes. Desde

la sencilla práctica de efectuar reconteos o arqueos periódicos, hasta el

hecho de sistematizar todas las operaciones, se requiere que existan

algunas normas, procedimientos y controles aplicables al efectivo. Las

principales funciones que debe llevar a cabo un sistema para el manejo y

control del mismo son las siguientes:

• Creación de bancos en el sistema mecanizado

• Control sobre las operaciones de cheques manuales

• Registro de retiros y depósitos

• Efectuar cálculos de la disponibilidad bancaria

• Control sobre las conciliaciones bancarias

• Registro y control de notas de débito y de crédito

• Generación automática de comprobantes contables

Recursos humanos:

Muchas veces limitado únicamente a un sistema que tenga la función de

procesar una nómina, realmente un sistema de recursos humanos abarca

algo más que una sola función. Generalmente, los sistemas administrativos

de recursos humanos son los que mayores problemas generan desde el

punto de vista de los registros contables, debido a errores en la transferencia

 46

de información y porque, en muchos casos, las regulaciones de tipo legal

generan cambios frecuentes en los programas que son usados para el

procesamiento de la nómina. El cuidado que debe existir en este sentido, es

el de asegurar la integridad de los datos cuando son transferidos a los

registros financieros. Algunas de las funciones que debe desarrollar un

sistema de gestión de la nómina son las siguientes:

• Registro de empleados

• Definiciones de la estructura organizativa y sus cargos

• Creación de tabuladores de sueldo

• Configuración de asignaciones y deducciones

• Registro de movimientos de asignaciones y deducciones

• Cálculo de prestaciones sociales y utilidades

• Cálculo y emisión de liquidaciones

• Manejo y control de préstamos

• Control de comisiones a vendedores

• Control de vacaciones por empleado

• Emisión de reportes necesarios para entidades gubernamentales

Contabilidad:

Por excelencia, el sistema de contabilidad es el que centraliza y agrupa

todos los movimientos generados por los subsistemas antes descritos.

La importancia de un sistema contable radica en que es la columna

vertebral alrededor de la cual se mueven todos los demás sistemas. Si el

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sistema de cuentas por pagar genera información errónea y ésta es

transferida al sistema contable, las cifras de los estados financieros que

hayan sido afectados, tendrán que ser analizadas y corregidas manualmente

con el consiguiente trabajo y pérdida de tiempo que ello ocasiona.

Siguiendo el mismo orden de ideas Kendall & Kendall (1997, p. 3) define

lo que es un sistema dirigido hacia la gerencia.

Sistema de información Gerencial.

Los sistemas de información gerencial (MIS) no reemplazan a los

sistemas de procesamiento de transacciones, sino que todos los MIS

incluyen procesamiento de transacciones. Los MIS son sistemas de

información computarizada que trabajan debido a la interacción resuelta

entre usuarios y computadoras. Requieren que los usuarios, el software

(programas de computadora) y el hardware (computadoras, impresoras, etc.)

trabajen en conjunto. Los sistemas de información dan soporte a un espectro

más amplio de tareas organizacionales que los sistemas de procesamiento

de transacciones, incluyendo el análisis de decisiones y la toma de

decisiones.

Para poder ligar la información, los usuarios de un sistema de

información gerencial comparten una base de datos común. La base de

datos guarda modelos que ayudan a los usuarios a interpretar y aplicar esos

mismos datos. Los sistemas de información gerencial producen información

que es usada en la toma de decisiones. Un sistema de información gerencial

también puede llegar a unificar algunas de las funciones de información

 48

computarizada, aunque no exista como una estructura singular en ningún

lugar del negocio.

De acuerdo a las ideas anteriormente expuestas de diferentes autores

acerca de los tipos de sistema de información, las organizaciones

dependiendo de sus necesidades, procesos y tipos de transacciones, cierto

sistema se va a adaptar a la empresa y demostrara la funcionabilidad y éxito

del sistema a través de la aceptación por parte de sus usuarios o personal

que interacciona con el sistema trayendo beneficios monetarios, tecnológicos

y administrativos, gracias al análisis de acuerdo a los tipos de sistemas y

adecuándolos a sus funciones especificas.

Todas estas consideraciones, demuestran que la empresa en estudio

Inpark Drilling Fluids, S.A., necesita de un sistema que se adapte a las

exigencias de sus procesos como por ejemplo el sistema administrativo

donde genera resultados que la gerencia exige.

Este esfuerzo de desarrollar cualquier sistema de información parte de

un ciclo de vida y origen que ha sido investigado a continuación reflejando la

opinión de autores.

2.2.4.- CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

Según Montilva (1992, p.2-5) “un sistema de información al igual que

los seres vivientes muestran un proceso de nacimiento y muere bien

definido”, tal como se muestra en la figura:

 49

CRECIMIENTO MADURACION

NACIMIENTO DECAIMIENTO

MUERTE

Figura 2.- “Ciclo de vida de un Sistema de información”.Fuente: Jonás Montilva (1992).

Un sistema de información tiene un Origen (nacimiento), generalmente

ocasionado por necesidades, a partir del cual se emprende su desarrollo que

va desde la definición del proyecto hasta la puesta en operación

(crecimiento); seguidamente inicia su operación y mante nimiento posible

(maduración); luego factores tales como la dinámica de la organización, los

avances tecnológicos y las presiones externas o internas vuelven obsoleto e

ineficaz el sistema (decaimiento), lo cual origina su paralización (muerte). En

este último período se toma la decisión de renovar el sistema, o que origina

un nuevo ciclo de vida, o desecharlo por completo, lo cual marca su fin

definitivo.

Por otra parte, uno de los aspectos mas relevantes del desarrollo del

sistema de información es defi nir lo que significa la automatización

 50

expresando sin duda su conceptualizacion para describir y diferenciar el

proceso manual del automatizado.

2.3.- AUTOMATIZACIÓN.

En nuestros tiempos, definir lo que es automatización es muy

complicado debido a los avances tecnológicos presentados hoy en día,

debido a la robótica, sistemas de inteligencia artificial, microprocesadores

muy potentes, entre otros, pero hablando en términos sencillos la

automatización es simplemente, la sustitución de un proceso que se

ejecutaba manualmente por un usuario se le incorpora a que la ejecute un

sistema de computo o un circuito electrónico avanzado para ahorro de

tiempo y dinero, a continuación se citan los siguientes conceptos según

varios autores:

“La automatización consiste en aplicarle al desarrollo de una situación

procedimientos automatizados por medio de la aplicación de máquinas

generalmente electrónicas con la finalidad de lograr una reducción de la

mano de obra” Quillet (1978, p . 592).

“Un sistema automatizado son operaciones automatizadas en el medio

electrónico, la automatización implica la sustitución de operaciones manuales

por sistemas de cómputo, la integración del trabajo, el terminal se emplea de

manera informal para describir cualquier tarea realizada por máquina en vez

de persona”. Fredman (1993, p22)

 51

Para la automatización de los sistemas operativos independientemente

de la plataforma de trabajo es necesario realizar el análisis de varios tópicos.

Primero entender la automatización como la transformación de

operaciones y procesos, es decir, la acción y el efecto del funcionamiento sin

la citada participación humana directa, donde el dominio de la automatización

se extiende hoy en día mas allá de la producción de bienes y servicios

relacionados con la ciencia y la economía donde ha encontrado un fecundo

campo de aplicación.

El proceso de automatización se origina en el momento en que se

necesita prestar un mejor servicio en cuanto a los procesos se refiere, para

esto es necesario utilizar herramientas que permitan lograr el control

adecuado de dichos procesos sin necesidad de la intervención de la mano

del hombre. La automatización debe entenderse actualmente como la

transformación de operaciones y procesos, es decir, la acción y el efecto del

financiamiento, sin la dicha participación humana directa, de maquina e

instalaciones especialmente en actividades industriales y de fabricación.

La sustitución de las operaciones manuales o monótonas por el

funcionamiento de dispositivos rápidos, ligeros, potentes y seguros han

permitido llevar el nivel de calidad a valores insospechados, donde esta no

es la única misión de la automatización. Fredman (1993, p.25).

Se puede decir de manera sencilla y general que los efectos de la

automatización en la empresa objeto de estudio es acelerar los procesos de

toma de decisiones a través de la automatización, a consecuencia de la

 52

entrega de reportes hechos por el sistema en tiempo record y en sus

respectivos formatos exigidos por la alta gerencia, sin la necesidad de

contratar personal extra para elaborarlos, y así, mejorando las condiciones

de trabajo a sus empleados ahorrando tiempo y costos en la organización.

Básicamente cuando se trata de describir los procesos que se generan

en la empresa, se hace imprescindible e importante detallar teóricamente las

bases que fundamentan los procesos administrativos.

2.4.- PROCESOS ADMINISTRATIVOS.

Siguiendo con el orden en que se definen los términos teóricos tenemos

como variable fundamental de investigación los procesos administrativos de

la organización los cuales Stoner (1996) cita que son la planeación,

organización, dirección y control que llevan a cabo el personal de la

empresa, que se utilizan, a fin de que cumplan los objetivos establecidos.

Antes de empezar a desarrollar cada punto es necesario definir lo que

es un proceso, según stoner, freeman y gilbert (1996) coinciden en que “son

Métodos Sistemáticos para manejar actividades”. Se habla de la

administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos los

gerentes sean cuales fuere sus actitudes o habilidades personales

desempeñen ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de

alcanzar las metas que desean.

 53

De allí que dentro de una organización se utilizan las funciones de:

Planificación, planificar implica que los administradores piensan con

antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método,

plan o lógica, y no en corazonadas. Los planes presentan los objetivos de la

organización y establecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos.

Además, los planes son la guía para que (1) la organización obtenga y

comprometa los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos; (2)

los miembros de la organización desempeñen actividades congruentes con

los objetivos y los procedimientos elegidos, y (3) el avance hacia los objetivos

pueda ser controlado y medido de tal manera que, cuando no sea

satisfactorio, se puedan tomar medidas correctivas.

Organización, es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la

autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal

manera que estos puedan alcanzar las metas de la organización. Esto indica

que el grupo de trabajo de una organización dependiendo de su razón social

van a necesitar una estructura organizacional de acuerdo a sus necesidades.

Dirección, Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para

que realicen ta reas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales

para las actividades de la dirección. De hecho, la dirección llega al fondo de

las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan

con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se

les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la
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organización. Los gerentes, al establecer el ambiente adecuado, ayudan a

sus empleados a hacer su mejor esfuerzo.

Control, Por último, el gerente debe estar seguro de los actos de los

miembros de la organización que, de hecho, la conducen hacia las metas

establecidas. Ésta es la función de control de la administración, la cual

entraña los siguientes elementos básicos: (1) establecer estándares de

desempeño; (2) medir los resultados presentes; (3) comparar estos

resultados con las normas establecidas, y (4) tomar medidas correctivas

cuando se detectan desviaciones. Stoner (1998, p.11).

Las actividades que diariamente se realizan en una empresa forman

parte de la administración, creando diversos procesos y procedimientos para

ser interpretados y utilizados por los expertos.

En relación con el sistema de información la automatización transforma

una serie de datos que son el resultado de los procesos o actividades

administrativas para generar la toma de decisiones y beneficiar a la empresa

en su capacidad productiva y económica el resultado de un sistema de

información se dará por medio de reportes que cubran la información que

necesita el departamento administrativo. El proceso administrativo se refiere

a la ejecución de actividades de forma sistemática encaminadas hacia un fin

determinado para generar el análisis y la toma de decisiones de manera

organizada y controlada.
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3.- DEFINICION DE TERMINOS BASICOS.

Base de Datos: “Es una colección de datos que contienen información

acerca de una empresa determinada” Korth (1993, p. 1).

Datos: “Representación abstracta de los hechos u objetos generalmente

formados mediante combinaciones ordenadas de caracteres alfabéticos,

numéricos y especiales” Montilva (1992, p. 233).

Hardware: “Equipo Físico del Computador. Maquina, equipos, dispositivos y

soporte físico” Diccionario de Informática (p. 60).

Información: “Significado asociado a un conjunto de datos que proporciona

conocimiento a quien los utiliza sobre los hechos u objetos que han

producido tales datos” Montilva (1992, p. 236).

Interacción: “Conjunto de Teorías y Técnicas relativas al dialogo de la

comunicación entre el hombre y maquina informática o automática”

Larrousse (1996, p .564).

Programa: “Conjunto de instrucciones que dirigen la computadora para

ejecutar operaciones especificas para lograr un efecto deseado. Puede

consistir de uno o varios módulos o rutinas, cada uno de los cuales puede

estar compuesto de varias sub-rutinas” Héctor G (1994, p . 1005).

Prototipo: “Modelo del sistema de información que se va a construir, en el

cual se muestra la interacción hombre-maquina” Montilva (1992, p. 240).

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Reportes: “Son respuestas preparadas para contestar preguntas que los

usuarios en forma directa o indirecta han formulado acerca de los datos

almacenados en los archivos, o bien son el resultado del procesamiento de

datos a partir de transacciones”.

Usuarios: “Persona (o grupo de personas) que hace(n) uso de un sistema

de información como un medio para la ejecución de sus actividades o tareas.

Puede o no participar activamente en la operación del sistema de

información, de acuerdo al diseño de este ultimo” Montilva (1992, p. 243).

4.- SISTEMA DE VARIABLES

Definición Conceptual y Operacional.

Para el desarrollo de las variables objeto de estudio, se manejan dos

variables: Sistema de información y Automatización de los Procesos

Administrativos.

Sistema de Información:

Conceptualmente. Es un sistema hombre-maquina que procesa datos a fin

de registrar los detalles originados por las transacciones que ocurren y las

entidades que intervienen en actividades de una organización y proporcionar

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información que facilite la ejecución de actividades, operaciones y funciones

en dicha organización. Montilva (1992, p. 241).

Operacionalmente. Es el sistema cuyo objetivo principal es la

automatización de los procesos administrativos de la organización, con la

finalidad de aumentar la fluidez de información y al mismo tiempo reduciendo

los errores a través del procesamiento de los datos que han sido

almacenados, los cuales generan información mediante reportes facilitando

la toma de decisiones y precisión en la información en el momento requerido.

Procesos Administrativos:

Conceptualmente. Es el conjunto de fases o etapas sucesivas, a través de

las cuales se efectúa la administración misma, que se interrelacionan y

forman un proceso integral. Stoner (1994, p. 103).

Operacionalmente. Se define como las actividades de una empresa tales

como: manejo de inventario, compras, ventas, entre otras, donde se ejerce la

administración misma, proporcionando el control a través de la

automatización en forma efectiva mediante un sistema de información,

logrando así, eliminar las alternativas manuales y transfiriendo el conjunto de

datos reales para generar resultados confiables.