(1) SECRETARIO EJECUTIVO 425-04
I. IDENTIFICACIÓN
Nivel: ASISTENCIAL
Denominación del Empleo: SECRETARIO EJECUTIVO
Código: 425
Grado: 04
Naturaleza del Empleo: CARRERA ADMINISTRATIVA
Personal a Cargo: NO
Empleo de Confianza o Manejo: NO
No. de cargos: UNO (1)
Dependencia: OFICINA DE CONTROL INTERNO
Cargo del jefe Inmediato: JEFE DE OFICINA 006-03
II. ÁREA FUNCIONAL O PROCESO
DAFP: GESTIÓN DE SERVICOS ADMINISTRATIVOS, RELACIÓN CON EL
CIUDADANO, GESTIÓN DOCUMENTAL
ICCU: Recursos Físicos, Atención al Ciudadano, Gestión Documental
III. PROPÓSITO PRINCIPAL
Ofrecer el apoyo a los jefes de las dependencias, mediante la realización eficiente y
oportuna de actividades secretariales que redunden en la organización de los despachos.
IV. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Llevar la agenda del superior inmediato y comunicar oportunamente los
compromisos adquiridos. atender personal y telefónicamente a los usuarios brindando
información y orientación, de conformidad con las instrucciones recibidas y los
procedimientos establecidos.
2. Recibir, revisar, radicar, clasificar y distribuir la correspondencia oportunamente
de acuerdo con el procedimiento y sistemas establecidos.
3. Preparar correspondencia, documentos e informes de la dependencia de acuerdo
con las instrucciones recibidas.
4. Organizar, manejar y controlar el archivo de la dependencia, de acuerdo con las
normas y procedimientos determinados.
5. Colaborar en el trámite y archivo de los documentos originales, responsabilidad
de la dependencia.
6. Colaborar en el seguimiento y archivo de los documentos propios de la
dependencia, que hayan cumplido su finalidad y que deban ser remitidos al archivo
general.
7. Colaborar en las actividades que permitan la buena organización de la oficina y
la ejecución de eventos programados.
8. Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad
competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del empleo.
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
1. Constitución Política de Colombia
2. Ofimática
VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES Y FUNCIONALES
• Competencias comportamentales comunes a los servidores públicos: Descritas en el
artículo 21 del presente manual.
• Competencias comportamentales por nivel jerárquico: Según nivel del empleo,
descritas en el artículo 22 del presente manual.
• Competencias funcionales para las áreas o procesos transversales: Según nivel y el
área o proceso transversal del empleo, descritas en el artículo 23 del presente manual.
VII. REQUISITOS GENERALES DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
ESTUDIO EXPERIENCIA
1. Diploma de bachiller en cualquier modalidad. Tres (3) años de
experiencia laboral.
VIII. ALTERNATIVAS PARA LOS REQUISITOS MÍNIMOS
Las alternativas de requisitos mínimos para el nivel del empleo son determinadas en el
artículo 17 de la Resolución No. 538 de 2021 expedida por la Gerencia General del ICCU.
