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NORMAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y SU

TRANSFERENCIA AL ARCHIVO CENTRAL DEL GOBIERNO REGIONAL JUNÍN

DIRECTIVA GERENCIAL N°006 -2022-GR JUNIN-SG

FORMULADO POR : Secretaría General

FECHA DE APROBACIÓN : 2 2. A60. 2022

I. OBJETIVO:

Establecer procedimientos de carácter técnico, administrativo para la organización,

custodia, conservación, protección, preservación y transferencia del acervo
documental al archivo central, a fin de asegurar las mejores condiciones físicas de
la información que posee el Gobierno Regional Junín y que forman parte de su
patrimonio archivístico.

II. FINALIDAD

Contar con un instrumento normativo que uniformice y racionalice el proceso

Técnico de Archivo, tendiente a brindar un eficiente servicio de información a los
usuarios; garantizando la presentación, conservación y selección del patrimonio
documental del Gobierno Regional Junín.

III. BASE LEGAL

• Constitución Política del Perú 1993, artículo 21°

OETARÉA • Ley N° 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales y sus modificatorias.
NERAL 1 • Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, aprueba el Texto Único Ordenado de la
• Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
'JUNO • Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivo.
• Decreto de Ley N° 19414, Ley que declara de Utilidad Pública la Defensa,
conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación
• Decreto Supremo N° 008-92-JUS, Reglamento de la Ley N° 25323, Ley del
Sistema Nacional de Archivos y modificatorias.
Decreto Supremo N° 022-75-ED, Reglamento de la Ley N° 19414, Ley que
declara de Utilidad Pública la defensa, conservación e incremento del
patrimonio documental y sus modificatorias.
• Decreto Legislativo N° 827, Modernizar el Sistema de Archivos Oficiales.
 ee. I

• Resolución Jefatural N° 073-85-AGN-J, Aprueba Normas Generales del

Sistema Nacional de Archivos.
• Resolución Jefatural N° 292-2008-AGN/J, que aprueba la Directiva N°002-
2008-AGN/DNAH-DC, sobre Prevención de Siniestros por Incendios en
Archivos
• Ley N° 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación, su
reglamento y modificatorias.
• Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
• Resolución Gerencial General Regional N° 426-2011-GR-JUNIN/GGR,
Aprueba la Directiva "Normas para la Formulación y Aprobación de
Directivas en el Gobierno Regional Junín.
• Decreto Supremo N° 021-2019-JUS, Texto Único Ordenado de la Ley N°
27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
• Resolución Jefatural N° 354-2002-AGN/J, Manual de Uso y Manejo de
Documentos.
• Ordenanza Regional N° 344-CR/GRJ, que aprueba la modificación del
Reglamento de Organización y Funciones del Gobierno Regional Junín.
• Resolución Gerencial General Regional N° 426-2011-GR-JUNIN/GGR,
Aprueba la Directiva "Normas para la Formulación y Aprobación de
Directivas en el Gobierno Regional Junín.

IV. ALCANCE

Las normas contenidas en la presente Directiva son de aplicación y cumplimiento

obligatorio por todos los funcionarios y servidores nombrados y contratados bajo
cualquier régimen laboral, que laboran en las diferentes unidades orgánicas y
dependencias que conforman el Gobierno Regional Junín.

V. NORMAS GENERALES
.11-1(3 l' 1. Archivo. - Como elemento material, es el local, repartición o parte de una
0
O oficina donde se organiza, conserva y brinda servicio del acervo documental
G D'ARIA z
NERAL .25 de una institución, para cumplir con su función utiliza métodos y técnicas
0 ^ dirigidas a planificar, organizar y ejecutar los procesos archivísticos de
+ * organización, descripción, selección, conservación y servicios archivísticos.
uuNO

2. Con el fin de lograr una adecuada administración archivística en el Gobierno

Regional Junín, se considera tres niveles de archivo:

2.1 Archivo Secretarial. - Definido como aquel en el que se clasifica,

selecciona y conserva los documentos emitidos y recibidos en cada
Unidad Orgánica, cuya conducción está a cargo de la Secretaria.
2.2 Archivo Periférico. - Este tipo de archivo es el que se organiza
exclusivamente en la Sub-Gerencias de Desarrollo, para administrar el
archivo pasivo de las indicadas oficinas
 2.3 Archivo Central. - Considerado como el archivo permanente de mayor
jerarquía en el Gobierno Regional Junín, destinado a la preservación,
conservación y utilización de la documentación que provienen de los
archivos secretariales y periféricos.

3. Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados

por su valor sustantivo, histórico o cultural.

4. Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales

dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos,
tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente
funcionamiento de los archivos.

5. Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente

documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación
apropiadas.

6. Archivo Descentralizado: Cuando cada una de las dependencias es

responsable de recibir despachar archivar y conservar la documentación que
a ella le compete.

7. Archivo Electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y

tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

8. Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del

archivo de gestión, la documentación que, por decisión del correspondiente
Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo
también puede conservar documentos históricos recibidos por donación,
111- depósito voluntario, adquisición o expropiación.
0
SE ETARIA 1)
z
.2 NERAL ..,5 9. Archivo permanente o inactivo: Conserva información que puede ser útil
" para la ciencia, historia y cultura de un país, su índice de consulta es muy
bajo.

10. Bacterias: Organismos unicelulares y microscópicos, se encuentran en casi

todos los ambientes como el aire y el suelo afectando los documentos
causando deterioro.

11. Catalogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.

12. Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de

determinados documentos o datos en los archivos.

13. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
 14. Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental,
en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo
con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección,
series y/o asuntos).

15. Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las de

documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al
sistema de clasificación documental establecido en la entidad.

16. Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de

cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de
gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos
administrativos y técnicos de los archivos

17. Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o

correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los
documentos de archivo.

18. Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada

por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del
original.

19. Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la

información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del
mismo.

20. Documento Archivístico: Es aquel que contiene una información de

cualquier fecha, forma y soporte, producido o recibido por persona natural o
jurídica, institución pública o privada en el ejercicio de su actividad y
cualquier otro que se genere como resultado del avance tecnológico.
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0
4 SE ETARIA 21. Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos,
C‘
por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios,
% G NERAL 21
r• para su posterior eliminación.
•
'kin; t
22. Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o
mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros
factores.

23. Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada,

recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece
en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o
entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los
principios y procesos archivísticos.
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37. Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de

los instrumentos de consulta los documentos requeridos.

38. Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a

un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos
provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.

39. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

40. Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de

gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de
retención y de valoración documental vigente.

41. Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos

de tal forma que garantice su preservación e identificación.

42. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por
un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando
un expediente.

43. Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia,
entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos,
valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos,
P-
T-1 religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento
p de su identidad.
1
n 4
SECR TARJA -
GE ERALI. 44. Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben
/.. conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información,
•
'JUN N útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.

En cada uno de los tres tipos de archivos y con la documentación que le

corresponde manejar, se desarrollará el proceso archivístico completo,
considerando las siguientes fases:

AGI O
a) Organización de documentos
0 b) Descripción documental
c) Selección de documentos
c d) Conservación de documentos
e) Servicio archivístico
o o\

VI. MECANICA OPERATIVA

 1. De los Archivos Secretariales

1.1 El archivo activo del Gobierno Regional Junín, está ubicada en cada
una de las unidades orgánicas y comprende todos los documentos del
año que está en curso, del año anterior y/o algunos a este, que siguen
siendo necesario para el desarrollo de actividades de dicha unidad
orgánica.
1.2 La organización y manejo de estos archivos está a cargo de la
secretaria de la unidad orgánica a la que corresponde, quien elaborara
el esquema de archivo más conveniente para el órgano de acuerdo
con la naturaleza de las funciones que desarrolla.
1.3 Transcurrido dos periodos presupuestales de la existencia del archivo
secretarial, este será transferido al archivo central, directamente
cuando se trate de las unidades orgánicas de la Sede Central del
Gobierno Regional, y, el archivo periférico en el caso de las Sub-
Gerencias de Desarrollo, siguiendo el procedimiento establecido.
1.4 Las secretarias de las unidades orgánicas, elaborarán una relación
pormenorizada de la documentación a ser transferida al archivo
central, cuya copia remitirá a la Oficina Regional de Desarrollo
Institucional y Tecnología de la Información para la implementación del
archivo automatizado.

2. De los Archivos periféricos

2.1 Los archivos periféricos funcionarán única y exclusivamente en los

órganos desconcentrados del Gobierno regional, es decir en las Sub-
Gerencias de Desarrollo, y tiene carácter de archivo pasivo, pues
desarrolla un proceso archivístico con documentos comprendidos entre
los dos y cinco años anteriores al ejercicio presupuestal vigente.
2.2 El archivo periférico, será una unidad desconcentrada del archivo
C)
I 1= central y funcionará en la Sede de las Sub-Gerencias de Desarrollo.
2.3 El desarrollo del proceso archivista es responsabilidad de la persona
SGE
EC ETRA
ARLIA.a0z designada para tal fin.
2.4 La eliminación, descarte o expurgo de documentos se realiza a nivel
del Archivo Central considerando que;
El Archivo Central y la Comisión Evaluadora de Documentos del
Gobierno Regional Junín, elaborará el Programa de Control de
Documentos (Cuadro de Clasificación de Documentos, Tabla de
Retención de Documentos) de acuerdo a la Directiva N° 004-86-AGN-
DGA.

91A JV
o °1 3. Del Archivo Central

3.1 Por ser este un archivo permanente se conservará y preservará en él,

la documentación procedente de los archivos secretariales y periféricos
los mismos que deben ser remitidos mediante comunicación escrita,
que adjunte una relación pormenorizada, automáticamente procesada
 11,
,a,d, coa Gs j.tre7r aCd kratai,

mediante el sistema de cómputo de toda la documentación destinada

al Archivo Central.
3.2 La clasificación de los documentos en este archivo se hará teniendo en
cuenta la estructura orgánica aprobada por el Consejo Regional, es
decir por unidades orgánicas y manteniendo el orden que le dio en el
archivo secretarial y periférico de origen, considerando además el tipo
de archivo al que está destinado pudiendo ser temporal o permanente.
3.3 El adecuado funcionamiento y el desarrollo del Proceso Archivístico en
este nivel de archivo, es responsabilidad de la Oficina de Imagen
Institucional.

4. Del Proceso Archivístico

En los diferentes niveles de Archivo en el Gobierno Regional Junín:

Secretarial, Periférico y Central se desarrollará el proceso archivístico
siguiente:

4.1 Organización de Documentos

En este proceso de la administración de archivos, se recepciona,

verifica, clasifica y ordena la documentación.

4.1.1 Recepción y verificación de documentos-Archivo

Secretarial
• En esta fase la Secretaria considera la recepción y
verificación de todos los documentos, cuyo trámite haya
concluido o que reciba la orden de ser archivado, por el
responsable de su atención.
• En esta circunstancia la Secretaria colocará el sello de
archivo al documento y registrará este hecho en el SIGA-
NET y/o libro de registro de documentos, procediendo a
archivarlo en el file y lugar correspondiente.

4.1.2 Recepción y verificación de documentos-Archivo Periférico

y Central
• SECR TARIA 2
• El servidor encargado del Archivo Periférico o Central,
• GE RAL recepciona los documentos y la relación detallada (Anexo
• 4.
N° 1) verificando el estado de conservación, así como la
'SUN 1-4 correcta foliación y la cantidad de documentos de acuerdo
a lo que indica la relación de transferencia.
• Recepciona, coloca, sella (según modelo) y luego de
verificar el tipo de archivo al que pertenece identificara cada
uno de los documentos, con el sello de "Archivo Temporal"
ó "Archivo Permanente" según corresponda.
• Levantará una Tarjeta de Registro (Anexo N° 2) por cada
documento.
 7reitletfrlotd, dew.

4.1.3 Clasificación y Ordenamiento de los Archivos Secretariales

La clasificación es un procedimiento archivístico que consiste
en separar y agrupar los documentos de acuerdo a sus
características comunes, teniendo como base la Estructura
Orgánica de la Entidad y las funciones y actividades de las
mismas que dan origen a las series documentales.
Serie Documental. - Conjunto de documentos que tiene
características comunes; el mismo tipo documental o el mismo
asunto, que pueden ser archivados, usados, transferidos o
eliminados como unidad.
En el Archivo Secretaria' los documentos clasificados se
ordenarán según el sistema más conveniente (Alfabético,
numérico, cronológico, etc) y que faciliten su ubicación
inmediata, así mismo las unidades de archivamiento (files,
archivadores de palanca, paquetes, etc.) se ordenarán de
acuerdo al sistema alfabético numérico o combinación de
ambos.

4.1.4 Clasificación y ordenamiento de la documentación en los

Archivos Periféricos y Central
La clasificación de documentos en los archivos periféricos y el
órgano de Administración de Archivos o Archivo Central se
realizarán respetando el principio de procedencia administrativa
(Unidad Orgánica de Origen) y el principio de orden original
(manteniendo la organización de los documentos de la unidad
orgánica de origen).
En el Archivo Periférico y Central el ordenamiento de las
unidades de archivamiento (cajas, legajos, paquetes,
archivadores de palanca) proveniente de las distintas unidades
orgánicas de la institución será numérico-correlativo, la
ubicación de las unidades de archivamiento será en los
estantes y anaqueles correspondientes en cada unidad
0'12- orgánica.

SEC ETARIA 4.2 Descripción de documentos

z GE ERAL
Proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar
las características de los documentos con la finalidad de elaborar los
auxiliares descriptivos, los mismos que permiten conocer, localizar y
controlar los documentos.

4.2.1 Descripción de documentos en archivos secretariales

Se empleará como auxiliar descriptivo, el siguiente formato: El
Inventario de documentación existente (Anexo N° 4) que se
elaborará al finalizar cada ejercicio presupuestal.
4.2.2 Descripción de Documentos en los Archivos Periféricos y
Central
Se emplearán los siguientes auxiliares descriptivos según el tipo
de documento:
 /-7.4.4rj,...r,b c..« I. liwr..sa

• Registro de Dispositivos Gubernamentales (Anexo N° 5).

• Registro de Documentación Administrativa (Anexo N° 6).
• Registro de Documentación Técnica (Anexo N° 7).
• El inventario de la documentación existente.

4.3 Selección Documental

Mediante este proceso se identifica, analiza, evalúa y determina los
periodos de retención de la documentación del Gobierno Regional
Junín, a fin de garantizar la adecuada conservación de los documentos
de valor permanente y permite la eliminación periódica de los
documentos considerados innecesarios, así como programar la
transferencia de documentos de acuerdo al programa de control
establecido.

4.3.1 Selección de Documentos de los Archivos Secretariales

El proceso de valoración y selección de los documentos para su
eliminación en la Unidades Orgánicas, al finalizar cada ejercicio
presupuestal, lo realiza la Comisión Evaluadora de Documentos
designado por la más Alta autoridad institucional,
conjuntamente con el responsable del Archivo Central, de
acuerdo a las normas vigentes.
Elabora el inventario de documentos existentes en el formato
del Anexo N° 4 y velará por la custodia y conservación de los
mismos hasta que se cumpla el segundo año de gestión. En
caso de rotación a otra Unidad Orgánica se hará mención de los
mismos (especificando los años) en el Acta de Entrega de
Cargo.
La documentación del archivo secretarial, que deben ser
eliminados o transferidos de acuerdo a lo establecido en la
Tabla de Retención Documental (Anexo N° 8), podrán ser
retenidos por un periodo mayor al indicado, cuando el
Funcionario o Directivo así lo considere.

4.3.2 Selección de Documentos en los Archivos Periféricos y

SEC TARIA 2
Central
GE ERAL 2, • En la selección de documentos, tanto en el Archivo Central
como en los Periféricos se evaluará el periodo de vigencia
Jur..41 de los mismos como lo establece el programa de control de
documentos para su Retención, anexo N° 8.
• Los documentos de carácter permanente (que integran el
Patrimonio Documental de la Nación) conservados en el
Archivo Central cumplido su periodo de retención de 30
años serán transferidos al Archivo Regional.
• El responsable del Archivo Regional establecerá y
ejecutará el Programa de Control de Documentos,
contando con la conformidad del Archivo General de la
Nación.
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4.4 Transferencia de Documentos

Consiste en trasladar los documentos de un tipo de archivo a otro
inmediato superior, una vez vencido su periodo de retención, según el
programa de control de documento, para realizar las transferencias se
tendrá en cuenta lo siguiente:

4.4.1 Transferencia de Documentos del Archivo Secretarial

Los Archivos Secretariales de cada órgano, anualmente
transferirán al Archivo Central la documentación retenida del
año anterior, pero en los casos de los órganos
desconcentrados, éstos transferirán su documentación a los
Archivos Periféricos, para cuyo efecto utilizarán el formato para
transferencias de documentos (Anexo N° 1).
Cumpliendo con el programa de retención de documentos
vencido los tres años de custodia, los archivos periféricos
remitirán al Archivo Central la documentación a su cargo
haciendo uso de los formatos para transferencia de documentos
(Anexo N° 1).

4.4.2 Transferencia de Documentos del Archivo Central

El Archivo Central del gobierno Regional Junín conservará los
documentos de carácter permanente a su cargo hasta por 30
años, vencido dicho periodo debe ser transferido al Archivo
Regional, acción que debe ser asumida por la comisión
conformada para dicho fin.

4.5 Eliminación de Documentos

La eliminación de documentos es un proceso técnico que realiza y
tramita de manera exclusiva el Archivo Central del Gobierno Regional
Junín ante el Archivo Regional Junín, teniendo en consideración los
lineamientos de la Directiva N° 006-89/AGN-DGAI, para lo cual es
necesario contar con la Resolución de autorización de eliminación de
documentos emitido por el Archivo General de la Nación.
oz SEC ETARIA1
GE ERAL s
4.5.1 Eliminación de Documentos en los Archivos Secretariales
+ + Realizado el proceso de selección documental en este archivo,
*JUN
se formulará una relación de la documentación que se
desechará, teniendo en cuenta la documentación de los
archivos de gestión o secretarial cuyos plazos de retención
cuyos plazos de retención han vencido debe ser transferidos al
Archivo Central donde son procesados para su eliminación e
incineración, levantando previamente un acta, esta labor lo
realiza el Archivo Central en coordinación con la Comisión
Evaluadora de Documentos.

4.5.2 Eliminación de Documentos en Archivo Periférico y Central

 • El proceso de selección documental nos dará Como
resultado la relación de transferencia Anexo N° 1, y la
relación de documentos a ser eliminados Anexo N° 9,
cuyos documentos serán puestos a consideración de la
Comisión de Evaluación Documental.
• La comisión mencionada revisará y analizará las
propuestas presentadas y de manera especial la
eliminación de documentos, dicha acción se aprobará a
través de un acta.
• La Comisión a través de la Oficina de Imagen Institucional
gestionará la aprobación de la eliminación de los
documentos, cuando se trate del Archivo Central ante el
Archivo Regional.

4.6 Conservación de Documentos

Proceso a través del cual se garantiza la conservación (adecuada de
los fondos documentales del Archivo Central, velando por su
conservación en forma sistemática y ordenada, teniendo que ver con el
local (ubicación, infraestructura), material y equipos, control de factores
exógenos (luz solar, contaminación ambiental, desastres y siniestros),
manejo de documentos (manipulación y servicio).

4.6.1 Conservación de los Documentos de los Archivos

Secretariales
• La Secretaria de cada Unidad Orgánica del Gobierno
Regional Junín, es la única responsable de la conservación
de los documentos en el Archivo Secretarial que le
corresponde, para cuyo efecto deberá dotársele de
muebles y equipos necesarios y apropiados.
• Los documentos serán colocados en Unidades de Archivo
(Legajos, fólderes, cajas, etc.), debidamente identificados y
en estricto orden cronológico de ingreso o salida.

sEc ETARIA 4.6.2 Conservación de los Documentos en Archivos Periféricos y

GÉNERPIL p.> Central
• La conservación de documentos en los Archivos Periféricos
JuNIT4 y Centrales se hará en locales y ambientes adecuadamente
implementados con anaqueles, armario, etc. Y que presten
seguridad.
• La responsabilidad de manejo y conservación de
documentos en estos archivos es de la persona que tiene a
cargo la Administración del Archivo, en caso de rotación
hará entrega de cargo bajo responsabilidad.
• La conservación de documentos debe hacerse respetando
la clasificación establecida, renovándose las Unidades de
Conservación periódicamente, teniendo especial cuidado
de la identificación (código) de los mismos.
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4.6.3 Conservación de los documentos en el aspecto ambiental

La conservación documental implica tener en cuenta una serie
de factores incidentales que afectan a las condiciones de
preservación del patrimonio archivístico, entre ellos tenemos:
• Para una correcta preservación del patrimonio se debe de
contar con la limpieza diaria y permanente es un factor de
importancia, para mantener la conservación en orden y
adecuadamente libre de polvo y otros elementos nocivos al
material existente.
• Para evitar la proliferación de bacterias, hongos, y hasta
insectos perjudiciales al soporte de papel, la ventilación
debe ser de preferencia natural.
• La luz natural es conveniente, evitando la oscuridad en los
depósitos por cuanto ello genera la formación, crecimiento
y proliferación de órganos biológicos que afectan al material
archivado.
• La temperatura debe mantenerse a un nivel promedio de 15
a 18 grados centígrados, evitando cambios bruscos,
perjudiciales al material archivado.
• La contaminación es otro factor que deteriora el soporte de
la documentación, no tan solo papel, también afecta a otros
materiales.
• Entre los sistemas preventivos de control está el de realizar
por lo menos dos (02) veces al año acciones de fumigación
a todos los ambientes del archivo central, así como cada
unidad orgánica debe solicitar la fumigación de sus
archivos.
• Un aspecto ligado a las condiciones de infraestructura y las
condiciones medio ambientales, está referido a las vías de
acceso internas y externas, deben ser amplias y permitan
un espacio suficiente para dar paso al traslado de
documentos y permitan un espacio suficiente para lograr
SECTARIA 2 una ventilación adecuada.
GENERAL
1••••
•
4.6.4 De las acciones permanentes de conservación
JUNO Las unidades orgánicas y la Unidad de Administración de
Archivos, están en la obligación de:
• Vigilar en forma permanente las acciones de prevención,
conservación, uso y manejo del patrimonio documental del
Gobierno Regional Junín
• Supervisar en forma permanente el cumplimiento de la
normatividad emitida por el órgano Rector del Sistema de
Archivo, del Gobierno Regional Junín.
• Informar las acciones que atenten contra el patrimonio
documental a fin de sancionar a los involucrados de
acuerdo a la normatividad vigente.
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4.7 Servicio Archivístico

Proceso a través del cual se pone a disposición de los usuarios
internos como externos del Gobierno Regional Junín la documentación
de los archivos con fines de información, considerando los servicios de
búsqueda y expedición de copias (simple certificada) para usuarios
externos (planillas, resoluciones, expedientes de obras y otros) previo
pago del derecho que se establecerá en el TUPA.

4.7.1 Servicios Archivísticos en los Archivos Secretariales

• Los documentos de tramite General o Administrativos, son
de uso exclusivo para la institución, principalmente los que
pertenecen a la Oficina Regional de Asesoría Jurídica,
responsabilizándose a la Secretaria de la Oficina sobre
cualquier pérdida o violación de esta norma.
• Los documentos de carácter técnico, consultivos y
gubernamentales pueden ser puestos al servicio de los
usuarios, previa autorización del Funcionario o Directivo de
dicho órgano, pueden ser usados como documento de
consulta.

4.7.2 Servicio Archivístico en los Archivos Periféricos y Central

• Para el préstamo de los documentos de estos archivos se
tendrá en cuenta el grupo al que pertenecen, según
clasificación recibida.
• Los documentos Gubernamentales y Dispositivos Legales
podrán ser solicitados en préstamo que se le facilitará
(Formato N° 10), dicho documento no puede ser retirado de
las Oficinas del Archivo Central o Periférico.
• Los documentos técnicos pueden ser usados como
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documentos de consulta, tanto por los trabajadores del
RECE Gobierno Regional Junín como por aquellos pertenecientes
a las Direcciones Regionales Sectoriales, para el efecto
SEC TARA Z solicitarán autorización al Funcionario o Directivo del
GE ERAL ) órgano que lo formuló a través de la boleta de préstamo
• que se proporcionará en el Archivo Central o Periférico.
JUNO
• Los documentos administrativos por su naturaleza sólo
serán facultados a ser usados al órgano que los formula, a
la Alta dirección ó a las instancias correspondientes en
caso de Inspectoría y/o Contraloría, a quienes se les
facilitará el o los documentos con las boletas de préstamo
debidamente firmados y por un periodo no mayor de 20
días hábiles.
• El encargado del manejo de documentos mantendrá
actualizado la relación de documentos prestados (Anexo N°
11) tratando de que, al finalizar cada año esta relación será
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lo más restringida posible, facilitando con ello el proceso de

selección.

VII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

1. La Comisión de Evaluación de Documentos, encargada del Proceso de
Transferencia y Eliminación que se conformarán tanto en los Archivos
Periféricos como en el Central, estarán conformados por los siguientes
servidores:
a) En el Archivo Central
• El(a) Director(a) Regional de Comunicaciones
• Un Representante de la Oficina Regional de Asesoría Jurídica.
• Un Representante de la Oficina de Gestión Patrimonial
• Un Representante de la Oficina Regional de Desarrollo Institucional
y Tecnología de la Información
• Un Representante de la Unidad Orgánica comprometida.
• El responsable del Archivo Central, quién actuara como Secretario.

b) En los Archivos Periféricos

• El Sub-Gerente de la Oficina de Desarrollo.
• Un Representante de la Oficina Regional de Comunicaciones.
• El responsable de la Unidad Orgánica comprometida.
• El responsable del Archivo Periférico quien actuará como
Secretario.

2. El responsable del Archivo Central coordinará periódicamente con la Oficina

Regional de Desarrollo Institucional y Tecnología de la Información, a fin de
mantener actualizada la información del Archivo Automatizado.
3. El responsable del Archivo Central, coordinará con el responsable de
Capacitación a fin de que se programe cursos de capacitación dirigido a los
servidores que estén relacionados con el Sistema de Archivo en sus
diferentes niveles.
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VIII. DISPOSICIONES TRANSITORIAS
8.1 La Secretaría General implementará los Archivos Periféricos.
O SE RETARIA 7
NERAL 8.2 La Secretaría General formulará el Programa de Control de Documentos
I del Archivo Secretarial, Periférico y Central.
8.3 Dejar sin efecto las normas y disposiciones Administrativas que se opongan
a la presente Directiva.
8.4 La presente Directiva entra en vigencia al día siguiente de su aprobación.

IX. RESPONSABILIDADES
• La presente Directiva es de obligatorio cumplimiento por todas las Unidades
Orgánicas del Gobierno Regional Juní
• La Oficina Regional de Control Insti cio al velará por el cumplimiento de la
presente Directiva.

CIOBI JUMN
4.4
UC. tIEVER LAZ"
GERENTE GE REGIONAL
 rumí
7,141;,"1.,0 <04.1c=...erpr, P•1.0.:C I

Regístrese, Difúndase y aplíquese.

ANEXO N° 1

RELACION DE TRANSFERENCIAS

ORGANO QUE REMITE:

TIPO DE ARCHIVO: CENTRAL PERIFERICO SECRETARIAL

Responsable de la Transferencia:

CONSERVACIÓN: B R M

LEGAJOS ARCHIVADOR DE PALANCA LIBROS

N° DE
CLASE DE LEGAJO FECHAS N° DE
OBSERVACIONES
DOCUMENTO ARCHIVADOR EXTREMAS FOLIOS
O LIBRO

4 -

SEC ETARIA z
GE ERAL
 .11
1b
1 li

es« lorrpo Woif ~Sal

SELLO Y FIRMA FUNCIONARIO O DIRECTIVO

RESPONSABLE DEL ARCHIVO

ANEXO N° 2

TARJETA DE REGISTRO DE DOCUMENTOS

UBICACIÓN FISICA
 71,441y.....tio c.< Cc :'..nryd drt

GRUPO DOCUMENTAL SERIE DOCUMENTAL

TIPO DE ARCHIVO

Temporal Pasivo N° de documento de remisión

Permanente

CONTENIDO DE LA SERIE:

SE ETARIA z
G NERAL
•
UNO

ANEXO N° 3

MODELOS DE ETIQUETA PARA LEGAJOS

ARCHIVADORES O SIMILARES

(DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS) (DISPOSITIVOS GUBERNAMENTALES)

 1-7,1141/..do e. la l'w,erfe afd

GOBIERNO REGIONAL JUNIN GOBIERNO REGIONAL JUNIN

Gerencia /Sub-Gerencia Gerencia /Sub-Gerencia

Dirección/Oficina: Dirección/Oficina:

Archivo: Archivo:

AÑO(S) AÑO(S)

DISPOSICIONES GUBERNAMENTALES

CONTENIDO: CLASE:

CODIGO: CODIGO:

SECR ARIA 2.
GE. RAL
4 N
jr.31N" .

ANEXO N° 4

INVENTARIO DE DOCUMENTACIÓN EXISTENTE EN EL ARCHIVO

CENTRAL

RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN DEL INVENTARIO

 )7,•40,,:[Link] eaa 5'...orya

NOMBRES Y APELLIDOS:

CARGO:

N° de Código, Serie o Grupo Fecha de Fecha de N° de Ubicación

Documento Archivo Legajo Física
Orden Documentario Recepción

V° B° COMITÉ DE EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS APROBADO POR:

Jefe del Archivo Central

SE ETARIA z
o GE RAL
Lugar y Fecha:
•

ANEXO N° 5

REGISTRO DE DISPOSITIVOS GUBERNAMENTALES

GERENCIA! SUB GERENCIA: Pág. N°

 JIU

<sit'

TIPO DE DISPOSITIVO: GENERAL SISTEMA ADMINISTRATIVO

AÑO (S)

TIPO DE ARCHIVO: ACTIVO SEMI ACTIVO PASIVO PERMANENTE

N° y Tipo de Número de UBICACIÓN FECHA DE INGRESO AL

ASUNTO O MATERIA
Dispositivo Folio FISICA ARCHIVO

ANEXO N° 6

REGISTRO DE DISPOSITIVOS ADMINISTRATIVOS

GERENCIA/ SUB GERENCIA: Pág. N°

 pe,

da" 4.01141

TIPO DE DOCUMENTO: GENERAL SISTEMA ADMINISTRATIVO

AÑO (S)

TIPO DE ARCHIVO: SEMI ACTIVO PASIVO PERMANENTE

N° DE CLASE DE ASUNTO O N° DE DOCUMENTO FECHA DE

ORDEN DOCUMENTO MATERIA UBICACIÓN FISICA
FOLIO DE REMISIÓN INGRESO

(17 E ETARIA L.
o NERAL

s'UN ic-v

ANEXO N° 7

REGISTRO DE DOCUMENTOS TECNICOS

GERENCIA/ SUB GERENCIA: Pág. N°

 jat
TIPO DE ARCHIVO: SEMI ACTIVO PASIVO PERMANENTE

N° DE NUMERO FECHA DE ENTREGA

ASUNTO O MATERIA UBICACIÓN FISICA
ORDEN DE FOLIOS AL ARCHIVO

SEC TARIA L
GE ERAL :5

JUN 11--"'

ANEXO N° 8

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

 aro la jan,* id mrdrdol

Archivo General de la Nación

FORMATO DE TABLA DE RETENCtON DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA:
HOJA: DE:
OFICINA PRODUCTORA:

RETENCIÓN Dispostaión MAI

SERES
Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTOS
Aruféeo 6r ArcAvo —
GT E N 3

CONVENCIONES:
Firma responsable:
CV • Cananno44. Total Jefe do archivo
Iblonnn40.
14 • Unnow.a.44,
1 • Wbst.4. Fecha:

• Código: especifica la ubicación y la familia a la que pertenece el documento.

• Series y tipos documentales: permite identificar el tipo de documento y la
categoría a la que pertenece, por ejemplo:
Serie: administrativa.
Tipo: acta, acuerdo, resolución.

• Retención y disposición final: establece el ciclo de vida del documento y su

ubicación de manejo, la cual puede ser: archivo de gestión, archivo central o
ETARtA z archivo histórico (si aplica).
NERAL • Soporte: si el documento está en físico o en electrónico
4 • • Procedimiento: descripción de lo que se realizará con el documento una vez
`ION
haya cumplido su ciclo de vida.

ANEXO N° 9

FORMATO PARA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

 GERENCIA/ SUB GERENCIA:
- -
ENTRADA DEL ARCHIVO TEMPORAL

DE
ORDEN CLASE DE DOCUMENTOS ASUNTO O MATERIA N° DE FOLIOS OBSERVACIONES

r1c)

ñaS RETARIA z
`• G NERAL
4 RESPONSABLE DE ARCHIVO PRESIDENTE
• MIEMBRO
UNO

9,E G dtv

0.00C,, OEL p , 1
"(
FUNCIONARIO O DIRECTIVO PRESIDENTE MIEMBRO
z DEL ORGANO QUE REMITIÓ
2-,

ANEXO N° 10
 /7tddet,Mora¿I CON id s'ovs,c,

BOLETA DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO N° DEL AÑO

NOMBRE Ó TITULO DEL DOCUMENTO

TIPO DE ARCHIVO AL QUE PERTENECE TEMPORAL PERMANENTE

NOMBRE DEL SOLICITANTE

DOCUMENTO DE IDENTIDAD UNIDAD ORGANICA/SECTOR

FIRMA

PLAZO DE DEVOLUCIÓN

Huancayo, de de 20

V° B° RESPONSABLE DEL ARCHIVO AUTORIZADO: Responsable del

Órgano que lo formuló

ANEXO N° 11

RELACION DE DOCUMENTOS PRESTADOS

 Wis
Jat
/7.4./..1~ (..urgya áe parlé4(

ARCHIVO:

N° DE NOMBRE DEL CODIGO FECHA DE PLAZO DE RESPONSABLE

ORDEN DOCUMENTO ENTREGA DEVOLUCIÓN DEL DOCUMENTO

)
RETARIA Z
NERAL

4Tur.404 *