REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO PARA EL PODER POPULAR PARA

LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA
“JOSÉ MARÍA CARREÑO”
CÚA- ESTADO BOLIVARIANO DE MIRANDA

REGISTRO DE SISTEMATIZACIÓN DE ARCHIVOS DE PRÁCTICAS

PROFESIONALES Y SERVICIO COMUNITARIO DEL INSTITUTO
UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA
"JOSÉ MARÍA CARREÑO"

AUTORES: AudreyAlzuro. CI. 30.476.343

Andrea Urbina. CI. 30800326
Cristhian Cartaya. CI. 30.719.093
Jheizel Tovar. CI. 31.010.591
Josgreimar Herrera. CI. 30063178
Joswell Rodriguez. CI. 29.594.908
Kevin Saavedra. CI. 31.010.286
Maglibel Guerra. CI. 6.682.578
Yulianny Oropeza. CI. 30.590.379

ASESOR: José Luis López

Cúa, Enero de 2024

 ÍNDICE GENERAL

pp.

LISTA DE CUADROS…………………………………………………………….iv
LISTA DE GRÁFICOS……………………………………………………………v
INTRODUCCIÓN………………………………………………………………….6
I. DATOS DE LA COMUNIDAD BENEFICIARIA DEL PROYECTO……….7
Identificación de la Comunidad……………………………………………………7
Nombre de la comunidad………………………………………………………..….7
Ubicación…………………………………………………………………………….8
Mapa de ubicación…………………………………………………………….….…9
Datos de la organización comunitaria…………………………………………….9
Nombre de la organización Civil…………………………………………………….9
Datos De Registro……………………………………………………………………9
Tiempo de creada…………………………………………………………………….9
Dirección y teléfono de la organización…………………………………………….10
Datos De Los Integrantes De La Organización……………………………………..10
Estructura Organizativa……………………………………………………………..13
Proyectos realizados y ejecutados por la organización…………………………….15
Datos del proyecto…………………………………………………………………17
Contexto de la Comunidad…………………………………………………………17
Objetivos del proyecto comunitario……………………………….........................20
Objetivo general………………………………………………………………20
Objetivos específicos………………………………………………………...20
Justificación del proyecto comunitario…………………………………………….20
Población beneficiaria……………………………………………………………...21
Metas del proyecto………………………………………………………………….22
Antecedentes………………………………………………………………………..22
II. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO COMUNITARIO…………………...26
Matriz de planificación…………………………………………………….............27

ii
Cronograma de actividades…………………………………………………………30
Presupuesto del proyecto…………………………………………………………...34

iii
 LISTA DE CUADROS

CUADRO p.p
1. Personal de IUTJMC…………………………………………………...………...11
2. Matriz de Planificación………………………………………………….............27
3. Matriz de Planificación………………………………………………….............28
4. Matriz de Planificación………………………………………………….............29
5. Presupuesto………………………………………………………………………34

iv
 LISTA DE GRÁFICOS

GRÁFICO p.p
1. Vista Satelital del Municipio Urdaneta…………………………………………..8
2. Vista Satelital del Instituto Universitario de Tecnología “José María Carreño”
……………………………………………………………………………………….9
3. Estructura Organizativa de la Empresa………………………………...............15
4. Cronograma de Actividades…………………………………………................30

v
 INTRODUCCIÓN

En la actualidad, toda empresa o institución requiere de diferentes estrategias

para el logro de sus objetivos y metas planteadas, estas pueden ser a corto, mediano y
largo plazo, por lo que con este proyecto comunitario se tiene previsto instaurar un
reordenamiento de los archivos contables y la desincorporación de documentos
reservados no activos del área administrativa del Instituto Universitario de
Tecnología "José María Carreño".
La importancia de contar con un sistema eficiente de organización y gestión de
los archivos contables es fundamental para cualquier institución, ya que estos
documentos son la base para llevar un control preciso de las finanzas y tomar
decisiones acertadas en función de los recursos disponibles.
Por esta razón los estudiantes del séptimo (7) trimestre de administración de
empresas el proyecto propone realizar una revisión exhaustiva de los archivos
contables del Instituto Universitario de Tecnología "José María Carreño", con el fin
de identificar y desincorporar aquellos documentos que ya no son necesarios. De esta
manera, se logrará optimizar el espacio físico destinado a los archivos y se
garantizará que solo la información relevante y actualizada permanezca disponible
para su consulta.

Desde esta perspectiva, el proyecto comunitario se desarrolla de la siguiente

manera:

PARTE I. Datos de identificación de la comunidad beneficiaria del servicio

comunitario, conformada de la siguiente manera: información de la entidad,
localización geográfica, objetivos generales y específicos, justificación, metas,
antecedentes del proyecto comunitario y diagnóstico.

PARTE II. Planificación del proyecto comunitario, la cual consiste en la

Matriz de planificación del Proyecto, el Cronograma de Actividades y el Presupuesto
del Proyecto.

6
 PARTE I

DATOS DE LA COMUNIDAD BENEFICIARIA DEL PROYECTO

COMUNITARIO

Título del Proyecto de Servicio Comunitario

Instaurar un reordenamiento de los archivos contables y la desincorporación de

documentos reservados no activos del área administrativa del Instituto Universitario
de Tecnología “José María Carreño” (IUTJMC)

Datos de la Comunidad Beneficiaria

Razón Social

Instituto Universitario de Tecnología José María Carreño (IUTJMC)

Dependencia

Privada

Dirección

Prolongación Av. Monseñor Pellín, entrada Urb. Las Brisas, Cúa, Municipio
Urdaneta, Estado Miranda.

Ubicación Geográfica del Municipio

Limites

1. Norte: Charallave

7
 2. Sur: San Casimiro
3. Este: Ocumare-Nueva Cúa
4. Oeste: Tácata-Macaguita

Gráfico 1. Vista satelital del Municipio Urdaneta

Nota: Tomado de Google Maps (2023)

Ubicación Geográfica de la Institución

La delimitación geográfica está orientada a los diferentes establecimientos,

terrenos y otros lugares que puedan funcionar como puntos de referencia para el
investigador.

Limites

1. Norte: Av. Monseñor Pellín, Centro de Diagnóstico Integral “Las Brisas”

2. Sur: 16 Calle Pueblo Nuevo
3. Este: Universidad Pedagógica Experimental Libertador Siso Martínez
4. Oeste: Entrada Principal Urb. Las Brisas

8
Gráfico 2. Vista satelital del Instituto Universitario de Tecnología José María
Carreño (IUTJMC).

Nota: Tomado de Google Maps (2023)

Datos de la Organización Comunitaria

Datos de registro

Registrada bajo el N¬-39, Folios 327 al 333, Protocolo Primero, Tono Décimo
Séptimo, Primer Trimestre del año 2001. Y posteriormente, el Servicio Nacional de
Información y Administración Tributaria: (SENIAT), asigna el RIF: J- 30970382-7.

Tiempo de creada
La creación del Instituto Universitario de Tecnología “José María Carreño”
tiene su inicio formal en el año 2001. Para ese momento, Memory Antonio Venturelli

9
Andreoli y la Dra. Dora Lara de Venturelli, junto con un grupo de profesionales y
emprendedores de la región de los Valles del Tuy, toma la decisión de formalizar la
iniciativa ante el Registro Subalterno de los Municipios Gral. Rafael Urdaneta y
Cristóbal Rojas del Estado Bolivariano de Miranda.

Dirección de la organización

El Instituto Universitario de Tecnología “José María Carreño” está ubicado en

la prolongación Av. Monseñor Pellín, entrada Urb. Las Brisas, Cúa, Municipio
Urdaneta, Estado Miranda.

Teléfono de la organización

Cuenta con dos números locales: (0239) 511.21.60 y (0239) 212.52.82

Datos de los integrantes de la organización

Sobre el departamento de Recurso Humano que desarrolla actividades en el

Instituto Universitario de Tecnología “José María Carreño”, este se conforma de un
personal de ambos géneros, en los diferentes niveles que integran la estructura
organizacional para cumplir las acciones y funciones según el cargo asignado,
desempeño que debe adecuarse a los criterios de coordinación laboral, mediante un
trabajo de equipo que se orienta por la filosofía participativa, que requiere la
observancia de los objetivos trazados por el cuerpo directivo, emplazando de
manifiesto la eficiencia de gestión mediante armonía laboral que requiere como
organización y dicho personal se describe a continuación:

10
 Coordinación de Control de
Directivo Docentes Administrativo Seguridad Mantenimiento
pasantías estudio
López José Douglas Caraballo
Azocar Jesús Liliana Ojeda Carmen Camacho Mota Ana
Luis Martínez Tomas
Mavares Mackeuly Fernández
Flex Jesús Joxanin Silva
Nelson Marichal Javier
Calderin
García José
Teodoro

Gamboa Juan

García Héctor

Gómez José
Alexander
González
Divina
Gómez
Aracelis
Hernández
Juan Carlos
Hernández
José
Ladera
Antonia
López José
Luis
Martínez
Wuilman
Martínez
Arturo
Martínez
Douglas

Maita José

Mavarez
Nelson
Mellado
Gretty
Moreno
Deiron

Ojeda Liliana

Palacios
Alejandrina
Pérez
Wilfredo

Raúl Pimentel

Ríos Mario

Tellado
Marcela

Viña Marcos

11
Cuadro 1. Personal Del I.U.T “José María Carreño”
Nota: Información suministrada por el Instituto (2023)
Reseña Histórica

Es una empresa dedicada al ramo de la educación superior, fundada por la Dra.

Dora Lara de Venturelli en el año 2003. Se trata de un Instituto de Educación
Superior comprometido en el desarrollo integral de profesionales en el área
tecnológica y que aporta soluciones éticas a la sociedad venezolana. El Instituto
Universitario de Tecnología “José María Carreño”, tuvo sus orígenes en el año 2001.
Se conformó por la motivación de un selecto grupo de profesionales y
emprendedores, liderados por Memory Antonio Venturelli Andreolli y la Dra. Dora
Laura de Venturelli.
En el año 2001, se formalizó el registro de una organización empresarial
orientada a la capacitación académica y técnica de recursos humanos a nivel superior,
bajo el registro Nro. 39, Folio 327 al 333, Protocolo Primero, Tomo Décimo Séptimo.
Donde posteriormente, le fue asignado el Rif J-30970382-7 por el SENIAT. En el año
2002, se efectuaron los trámites de autorización para dar inicio al funcionamiento
ante el Consejo Nacional de Universidades en la jurisdicción de la población de Cúa,
parroquia capital del Municipio Gral. Rafael Urdaneta del estado Bolivariano de
Miranda.
El 01 de agosto de 2002, es concedida la autorización solicitada; acto que se
materializa con la Resolución Nº 143 de la Presidencia de la Republica. En el año
2003, El Ministerio Del Poder Popular para la Educación Superior, da autorización
según Gaceta Oficial: Nº 37672 del 15 de abril de presente año, queda conformado
legalmente el Instituto Universitario de Tecnología José María Carreño.
A mediados del año 2002, conocidos y evaluados los resultados de los estudios
de factibilidad encargados por la insipiente empresa educativa, los promotores de la
iniciativa acuerdan solicitar al consejo nacional de universidades autorización oficial
en la jurisdicción de la población de Cúa, Parroquia Capital de Municipio Gral.
Rafael Urdaneta del Estado Bolivariano de Miranda, crear una institución académica

12
de educación superior destinada a promover la capacitación académica y técnica de
recursos humanos en el campo de la Ciencia, La Tecnología y los Servicios
requeridos por los sectores públicos y privados de la región para su pleno y sostenido
desarrollo integral. Cumpliendo este trámite, el Consejo Nacional de Universidades,
visto y analizados al detalle los recaudos presentados por los promotores de la
iniciativa educativa y oída opinión favorable de sus miembros, resuelve por
unanimidad, recomendar a ejecutivo nacional conceder la autorización solicitada, acto
que se materializa con Resolución N.º 143 de la Presidencia de la República de fecha
01 de agosto del 2002.
Con data 24 de febrero del 2003, el Ministerio del Poder Popular para la
Educación Superior, por decreto de Despacho N.º 2314 de la misma fecha, publicado
en Gaceta Oficial N.º 37672 del 15 de abril del 2003, dispone el otorgamiento
definitivo de la solicitud, y la creación oficial del Instituto Universitario de
Tecnología “José María Carreño” con sede en la población de Cúa, jurisdicción del
Estado Bolivariano de Miranda.
Durante la primera cohorte académica, la institución alcanzo una matrícula de
436 participantes repartidos entre 320 mujeres y 116 varones en cuatro (4) carreras
técnicas.
A la fecha, la institución universitaria de tecnología ha optimizado su matrícula,
estructura física y calidad académica, constituyéndose como una de referencias
relevantes entre las organizaciones de educación superior oferta y presentan servicios
educativos en la región de Los Valles del Tuy.

Estructura Organizativa

La estructura organizacional según Robbins (2015) es la “Distribución formal

de los empleos dentro de una organización, proceso que involucra decisiones sobre
especialización del trabajo, departamentalización, cadena de mando, amplitud de
control, centralización y formalización” (p.234). La estructura organizacional es
fundamental en todas las empresas, al diseñar una estructura dentro de la empresa, los

13
directivos podrán delimitar el trabajo de cada uno de los individuos, estableciendo
posiciones jerárquicas en las cuales se especifiquen obligaciones y reglas para
desempeñar las actividades designadas a cada una de las personas.
En base a lo anterior para seleccionar una estructura adecuada es necesario
comprender que cada empresa es diferente, además, puede adaptarse a la forma que
más se ajuste a sus necesidades, es decir, la estructura se debe acoplar y responder a
la planeación, por lo cual en la búsqueda de la mejor forma de organización de la
empresa se suele ver reflejada en una figura llamada organigrama, que en otras
palabras es un cuadro esquemático que marca las opciones de forma jerárquica dentro
de una organización. En el caso del Instituto Universitario de Tecnología “José María
Carreño”, se presentó una estructura vertical o lineal, esto según Enrique (2008), los
organigramas verticales:
Presentan las unidades ramificadas de arriba a abajo a partir del titular, en la
parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada.
Este tipo de organigrama es muy usado y recomendado para utilizarse en los
manuales de organización, consiste en colocar todos los puestos en casilleros,
apareciendo el puesto de orden descendiente y conectar los puestos por líneas de
punto para indicar autoridad funcional, es una modalidad más sencilla y difundida
para representar gráficamente una empresa o institución (p.97).
Teniendo en cuenta que los organigramas son de suma importancia y utilidad
para empresas, instituciones, entidades productivas, comerciales, administrativas y
políticas, ya que todos los que participan en su diseño y elaboración deben conocer
cuáles son los diferentes tipos de organigramas, así como las características que tiene
cada uno de ellos.
En acuerdo a lo anterior, se manifiesta el organigrama general y del área
administrativa del Instituto Universitario de Tecnología “José María Carreño”.

14
Gráfico 3. Organigrama del Instituto Universitario de Tecnología “José María
Carreño”

Fuente: Tomado del Instituto Universitario de Tecnología “José María Carreño”

(2023).

Filosofía Participativa

Visión

Proyectar una imagen a nivel nacional que permita obtener una expansión del
Instituto Universitario de Tecnología “José María Carreño” y darse a conocer como
una institución de vocación, integracionista abierta al cambio, flexible, innovadora y
de excelencia; que promueva y practique la libertad de pensamiento y acción,
fomente la participación y la profundización de los valores éticos y democráticos; que
permanezcan en la búsqueda constante del desarrollo sostenido y armonioso de la

15
sociedad y el individuo y éste profundamente comprometido con el desarrollo de la
comunidad, para así, satisfacer las necesidades educativas, económicas y sociales,
entre otras, de la población; además, de contribuir activamente con el desarrollo del
país.

Misión

El Instituto Universitario de Tecnología “José María Carreño”, es una

institución de educación superior que forma profesionales altamente capacitados para
responder de manera innovadora a la realidad de sus entornos, con criterios éticos y
morales donde se distinguen los principios de equidad, calidad y pertenencia social,
que le permitan desempeñarse eficazmente dentro de sus áreas de formación.

Valores

Libertad académica; honestidad intelectual; pluralismo de ideas; predisposición

al trabajo en equipo; observancia de los principios éticos; respeto a la singularidad de
las personas; sentido de responsabilidad; orientación solidaria e inclusiva; protección
del ambiente; reconocimiento de la disciplina y del esfuerzo y desarrollo del sentido
cívico.

Políticas

La política de calidad del Servicio de Calidad, Planificación Estratégica y

Responsabilidad Social se orienta a conseguir la máxima satisfacción de los usuarios
aplicando para ello los siguientes principios:

Ofrecer una atención personalizada que permita identificar sus necesidades y

adoptar la mejor solución posible en cada caso.

Planificar adecuadamente los procesos clave con el fin de conseguir su eficiente

y eficaz realización.

16
 Potenciar el desarrollo personal y profesional de las personas que constituyen el
Servicio, como principal motor de excelencia de la Universidad en los servicios que
presta.

Medir periódicamente los niveles de calidad percibidos por los usuarios para
mejorar continuamente nuestros servicios.

Experiencia y Responsabilidad en la Aplicación de Proyectos

La implementación de un proyecto comunitario es un campo que demanda

sólidos conocimientos en planificación, ejecución, gestión de tiempo y recursos,
elaboración de presupuestos y documentación. Por esta razón, la organización cuenta
con pautas para llevar a cabo proyectos comunitarios, ya que abarcan todos los
aspectos fundamentales. Los miembros de la organización tienen una gran
responsabilidad en llevar a cabo las acciones detalladas en el cronograma de
actividades previamente planificado, así como en la eficiente gestión de los recursos
asignados para dichas actividades.

Datos del Proyecto

Nombre del Proyecto

Registro de sistematización de archivos de prácticas profesionales y servicio

comunitario del instituto universitario de tecnología "José María Carreño"

Contexto de la comunidad

El Instituto Universitario de Tecnología ha estado presente en el ámbito de la

capacitación académica y técnica de recursos humanos a nivel de educación superior
durante un total de 21 años. Durante este tiempo, ha incursionado de manera exitosa
en el sector educativo, consolidándose como una institución de referencia en su área.

17
 En el año 2002, los promotores de esta iniciativa tomaron la decisión de
solicitar al Consejo Nacional de Universidades la autorización oficial para
establecerse en la Jurisdicción de la población de Cúa, específicamente en la
Parroquia capital del Municipio Gral. Rafael Urdaneta del Estado Bolivariano de
Miranda.
A raíz de ello, el instituto se plantea como misión proporcionar educación
superior de calidad, promover la investigación y la creación de conocimiento, formar
profesionales competentes y ciudadanos responsables, y contribuir al desarrollo
social, cultural y económico de la sociedad.
Se pudo comprobar que la institución cuenta con fortalezas significativas en
términos de infraestructura, como suficientes espacios físicos, aulas bien equipadas
con aire acondicionado, electricidad, baños, biblioteca y oficinas administrativas, lo
que mejora el ambiente institucional y el interés de los estudiantes. Además, su
ubicación geográfica ofrece oportunidades de acceso y destaque. Sin embargo, se
identificaron debilidades en el mantenimiento irregular de las instalaciones y la falta
de sentido de pertenencia de algunos miembros, lo cual puede ser perjudicial. Sin
embargo, el entorno laboral de la institución es favorable y tiene un impacto positivo
en los estudiantes, lo que les permite recibir una educación completa y de calidad.
Esto influye en su rendimiento tanto dentro de la institución como en su futuro
desempeño en el campo laboral. A pesar de eso, el ambiente laboral en la institución
es positivo y tiene un efecto significativo en los estudiantes, lo que les permite recibir
una educación completa y de alta calidad. Esto a su vez influye en su desempeño
tanto en la institución como en su futuro campo laboral.
En cuanto a la matriz de personal, se destaca como fortaleza la presencia de un
personal capacitado en los cuatro niveles: docente, administrativo, obrero y cuerpos
de seguridad. Además, se cuenta con una gaceta de vigilancia. Sin embargo, es
importante mencionar que esta seguridad se encuentra principalmente en la entrada
principal del plantel, dejando la zona del estacionamiento desprotegida y vulnerable a
la entrada de personas con intenciones negativas para la institución.

18
 La matriz tecnológica es fundamental para el instituto, ya que está relacionada
con su función principal de ofrecer estudios a distancia a nivel nacional e
internacional. Esta modalidad representa una gran fortaleza para el plantel, ya que
brinda a los estudiantes la oportunidad de acceder a una plataforma virtual que facilita
y agiliza la metodología de estudio. Sin embargo, se presentan dificultades en la
comunicación entre la universidad y los estudiantes debido a la falta de recursos
económicos de algunos para acceder a internet y computadoras, así como a posibles
fallas en el sistema
En cuanto a la matriz de publicidad, se identifica una debilidad en la institución
debido a la falta de estrategias constantes dirigidas a informar sobre las normas y
reglamentos del IUTJMC. Esto representa una amenaza, ya que los estudiantes tienen
un alto desconocimiento de estas normas y su cumplimiento se ve afectado. Sin
embargo, se destacan fortalezas como la existencia de diversos canales de
comunicación y el interés de los estudiantes de publicidad en dar a conocer
información relevante sobre el instituto. Esto brinda oportunidades para utilizar
mejores herramientas y promover una mayor colaboración entre los estudiantes.
En relación a la matriz administrativa, se considera que los puntos fuertes son
elementos que permiten destacar frente a los competidores y garantizar una buena
organización. Entre las fortalezas se encuentra la prestación de un servicio de calidad.
No obstante, existen debilidades relacionadas con la falta de personal en dichas áreas
administrativas en proporción a la cantidad de estudiantes y los diferentes servicios
que brinda la institución. Esto sugiere que la organización y gestión de los archivos
de prácticas profesionales y documentos de servicio comunitario puede verse afectada
por la escasez de personal y la carga de trabajo que enfrentan.
El título del proyecto propone el registro de sistematización de los distintos
archivos de prácticas profesionales, pero adicionalmente los de servicios
comunitarios como fin garantizar a la institución un instrumento y protocolo indicado
para su organización y su efectividad en la búsqueda de la misma.

19
 Objetivos del Proyecto Comunitario

Objetivo general

Proponer un sistema de gestión de archivos de prácticas profesionales y

servicio comunitario para facilitar el registro, sistematización, acceso y consulta de la
información pertinente, en el Instituto Universitario de Tecnología "José María
Carreño" (IUTJMC)
Objetivos específicos

-Organizar y clasificar los archivos existentes de prácticas profesionales y

servicio comunitario del Instituto Universitario de Tecnología "José María Carreño"
(IUTJMC)
-Crear un sistema de registro eficiente que permita acceder fácilmente a la
información de los archivos de prácticas profesionales y servicio comunitario del
Instituto Universitario de Tecnología "José María Carreño" (IUTJMC)
-Establecer un protocolo de registro de archivos de prácticas profesionales y
servicio comunitario del Instituto Universitario de Tecnología "José María Carreño"
(IUTJMC).

Justificación
Implementar un sistema de gestión de archivos de prácticas profesionales y
servicio comunitario del Instituto Universitario de tecnología "José María Carreño"
(IUTJMC) Representa un recurso administrativo que facilita el registro,
sistematización, acceso y consulta de la información pertinente, en beneficio de los
estudiantes y docentes involucrados. Se basa en la necesidad de organizar y registrar
de manera eficiente las actividades realizadas por los estudiantes en el marco de sus
prácticas profesionales y servicio comunitario.
Es fundamental contar con un registro sistematizado de las experiencias y
proyectos realizados por los estudiantes en el ámbito de las prácticas profesionales y
el servicio comunitario.

20
 Este registro permitirá documentar y compartir las buenas prácticas, lecciones
aprendidas y resultados alcanzados por los estudiantes, lo que a su vez contribuirá a
fortalecer la calidad de la formación académica y el impacto positivo de las acciones
comunitarias. Además, facilitará la evaluación y seguimiento de las actividades
realizadas, así como la generación de indicadores para medir su impacto a nivel
individual y colectivo.
Por otro lado, el proyecto busca promover la participación activa de la
comunidad educativa en la sistematización de esta información, fomentando la
colaboración entre estudiantes, docentes, personal administrativo y representantes de
las comunidades beneficiarias. De esta manera, se fortalecerá el sentido de
pertenencia e identidad institucional, así como se fomentará el compromiso social y la
responsabilidad ciudadana.

Población Beneficiada
El instituto universitario de tecnología ´´José María Carreño´´ cuenta con un
total de 34 trabajadores, conformados por docentes y profesionales de distintas
especialidades distribuidas en las carreras de informática, administración de
empresas, administración de personal, y publicidad y mercadeo. Con la
sistematización de los archivos de prácticas profesionales y servicio comunitario, los
trabajadores podrán acceder de manera más rápida y organizada a la información
relevante, lo que les permitirá realizar su trabajo de manera más eficiente. También
facilitará la realización de trámites administrativos relacionados con la que permitirá
a los trabajadores ahorrar tiempo y recursos en la gestión de estos procesos.
En cuanto a quienes se verán beneficiados, podemos mencionar que, en general,
todos los trabajadores de la Universidad José María Carreño que estén involucrados
en la gestión y seguimiento de las prácticas profesionales y servicio comunitario de
los 393 estudiantes, los cuales están divididos en 22 online, 100 becados y 271
presenciales, del mismo modo que los propios estudiantes puedan acceder de manera
más sencilla a la información relacionada con sus actividades realizadas.

21
 Metas del Proyectos

El proyecto comunitario sobre el registro de sistematización de archivos de

prácticas profesionales y servicio comunitario llevado a cabo dentro de las
instalaciones del Instituto Universitario de Tecnología “José María Carreño”
(IUTJMC) tiene como finalidad crear un sistema organizado y accesible que permita
recopilar, almacenar información relevante sobre las experiencias y actividades
relacionadas con las prácticas profesionales y el servicio comunitario. Esto incluiría
la documentación de proyectos, informes, evaluaciones, y otros materiales que
puedan servir como recursos para estudiantes, profesionales y miembros de la
comunidad. El objetivo es promover el aprendizaje continuo, la colaboración y el
desarrollo comunitario a través del acceso a estas experiencias registradas.

Antecedentes de la investigación

Los antecedentes de la investigación se refieren a la revisión de trabajos

previos y estudios relacionados que han sido realizados sobre el tema o problema de
investigación. Según Sabino (2006), …"Los antecedentes de la investigación se
refieren a las explicaciones racionales, evolutivas e históricas de los fenómenos que
constituyen el problema de investigación."… Además, Sternberg (2000) señala que
“Los antecedentes de la investigación ofrecen una perspectiva histórica del tema de
estudio y permiten contextualizar el problema de investigación dentro de un marco
teórico y conceptual previamente establecido." Lo que quiere decir, que los
antecedentes de la investigación proporcionan información histórica sobre el tema de
estudio y ayudan a situar el problema de investigación en un marco teórico
establecido previamente.
En el ámbito de la educación superior, es fundamental el registro y
sistematización de las prácticas profesionales y el servicio comunitario como parte de
la formación de los estudiantes. En el Instituto Universitario de Tecnología José
María Carreño, se reconoce la importancia de realizar un adecuado registro y

22
sistematización de los archivos relacionados con estas actividades, especialmente en
el área administrativa.
En este sentido, López, M. (2018), autor del proyecto de investigación
titulado: "La importancia de la gestión documental en instituciones educativas".
Resalta la relevancia de la gestión documental en instituciones educativas,
enfocándose en la importancia de tener un registro sistematizado y organizado de las
prácticas profesionales y el servicio comunitario en el ámbito administrativo. En este
sentido, la investigación de López sobre la importancia de la gestión de documentos
en instituciones educativas brinda pautas y proceso que pueden ser de gran utilidad
para abordar el proyecto propuesto para el Instituto Universitario de Tecnología José
María Carreño. Sus recomendaciones pueden servir como base para establecer la
sistematización de archivos dentro de la institución, proporcionando un marco teórico
relevante para el trabajo de investigación.
De igual manera, María José González. (2017), autora del proyecto de
investigación titulado: "Implementación de sistemas de registro y seguimiento de
pasantías en institutos de educación técnica" . El autor explica los pasos y
requisitos necesarios para establecer un sistema de este tipo, así como los posibles
desafíos y soluciones que pueden surgir durante su implementación. Además, ofrece
ejemplos de institutos de educación técnica que han implementado con éxito sistemas
de registro y seguimiento de pasantías, lo que nos sirve como modelo para el Instituto
Universitario de Tecnología José María Carreño. Este proporciona una visión
detallada sobre la implementación de sistemas de registro y seguimiento de pasantías
en institutos de educación técnica. María José González presenta información sobre
los beneficios de contar con un sistema que permita registrar y hacer un seguimiento
eficiente de las pasantías, tanto para los estudiantes como para las instituciones
educativas.
Por otra parte, Ricardo López. (2018), autor del proyecto de investigación
titulado: "Estrategias para la gestión documental de experiencias de servicio
comunitario en instituciones educativas". El autor Ricardo López ofrece una serie
de estrategias y enfoques para la gestión documental de experiencias de servicio

23
comunitario en instituciones educativas. Esto implica establecer un sistema eficiente
para recopilar, organizar y mantener registros de las actividades de servicio
comunitario llevadas a cabo por los estudiantes. Este antecedente proporciona ideas
valiosas para el área administrativa del Instituto Universitario de Tecnología José
María Carreño, ya que sugiere métodos para mejorar la documentación y el
seguimiento de las actividades de servicio comunitario de los estudiantes, lo que
puede resultar útil para la planificación y evaluación de dichas actividades.

24
 PARTE II

PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO COMUNITARIO

La planificación del proyecto comunitario es esencial para asegurar su éxito y

lograr un impacto positivo en la institución, ya que de esta forma se toma en cuenta
las necesidades y deseos de la institución, para de esa forma establecer objetivos y
metas claras. Según Paul Wellstone, (2009)

"…La política no es solo sobre hacer elecciones. Se trata de organizar

a la gente y de tomar decisiones importantes sobre cómo queremos vivir. Y eso
no es solo trabajo de políticos y líderes comunitarios, es trabajo de todos
nosotros…” (p.30)

Por lo tanto, este proyecto es un proceso que involucra a todos los

miembros del instituto universitario de tecnología “José María Carreño”. Por tal
motivo, su aplicación en el presente proyecto es imprescindible, ya que sirve de base
para determinar por anticipado las metas u objetivos que se requieren cumplir para
desarrollar un plan detallado que incluya las tareas necesarias, los plazos, los recursos
requeridos y los responsables de cada tarea. Para ello debemos de convertir los planes
en acción y trabajar arduamente para lograr los objetivos establecidos Peter Drucker
(1993) explico sobre ello "Los planes son solo buenas intenciones a menos que se
conviertan inmediatamente en trabajo duro" (p.18).

Por consiguiente, una vez el equipo de investigadores ya halla visualizado

el proceso de revisión de diagnóstico del proyecto, es de vital importancia convertir
los planes en acción y priorizar la participación de las personas afectadas, para ello se
requiere sistematizar las técnicas de acción atreves de una buena planificación que
permita seguir un lineamiento por medio de la presente matriz de planificación.

26
 Cuadro 2
Matriz de planificación
Nombre del proyecto: “INSTAURAR UN REORDENAMIENTO DE LOS ARCHIVOS CONTABLES Y LA DESINCORPORACIÓN DE
DOCUMENTOS RESERVADOS NO ACTIVOS DEL ÁREA ADMINISTRATIVA DEL INSTITUTO INIVERSITARIO DE
TECNOLOGÍA “JOSÉ MARÍA CARREÑO”.
Objetivo Objetivo
Indicadores Actores Metas Actividades Tiempo Responsables Recursos
General Específicos
Proponer un 1. Reducción Audrey -Deshacer 1. Lograr la -Revisar la - Espacio de
reordenamient de archivos Alzuro. los archivos eliminación documentació trabajo
o de los físicos completa de n existente. 4 Días adecuado
archivos contables. Andrea físicos archivos
contables y la Urbina. contables del físicos
contables.
desincorporaci 2. Porcentaje ente -identidicar
ón de de documentos Cristhian
documentos revisados. Cartaya. administrativ 2. Revisar el información
100% de los obsoleta y - Equipo de
reservados no o del documentos duplicada digitalización.
activos del 3. Número de Jheizel contablesfisi
instituto
área documentos Tovar. cos
administrativa obsoletos universitario existentes.
del Instituto identificados Josgreimar de tecnología
Universitario Herrera. 3. Identificar
Tecnológico 4. Plan de “José María - Sistema de
al menos al -Implementar
José María digitalización Joswell Carreño” 80% la almacenamient
Carreño. implementado. Rodriguez. documentos digitalización o digital.
obsoletos o de archivos y
Kevin diplicados.
validar la
Saavedra. integridad de
4. Digitalizar 3 Días
el 100% de datos
Maglibel
los archivos
Guerra.
fisicos
identificado
Yulianny s como
Oropeza. obsoletos.

27
 Cuadro 3
Matriz de planificación
Nombre del proyecto: “INSTAURAR UN REORDENAMIENTO DE LOS ARCHIVOS CONTABLES Y LA DESINCORPORACIÓN DE
DOCUMENTOS RESERVADOS NO ACTIVOS DEL ÁREA ADMINISTRATIVA DEL INSTITUTO INIVERSITARIO DE
TECNOLOGÍA “JOSÉ MARÍA CARREÑO”.
Objetivo Objetivo
Indicadores Actores Metas Actividades Tiempo Responsables Recursos
General Específicos
Proponer un 1. Determinar Audrey Conserva la Generar un 1. Reunión 1. Cuaderno
reordenamient la Alzuro. documentaci óptimo y con el 2. Teléfonos
o de los estrategia a ón durante 6 efectivo personal a 3. Lapiz
archivos utilizar. Andrea años desde alcance cargo. 4. Hojas
contables y la 2. Organizar Urbina. último organizativo 2. Sistematiza 5. Logistica.
desincorporaci cronológic asiento en de los r los
ón de amente la Cristhian libros y documentos documento
documentos documenta Cartaya. hacer un administrati s mediante
reservados no ción. archivo para vos y el sistema
activos del 3. Clasificaci Jheizel cada mes de contables de de
área ón de la Tovar. la institución la organizació
administrativa misma universitaria universidad. n digital.
del Instituto mensualme Josgreimar de 3. Establecer
Universitario nte. Herrera. tecnología. un
Tecnológico 4. Archivar reordenami
José María efectivame Joswell ento del
Carreño. nte la Rodriguez. espacio.
documenta
ción. Kevin
Saavedra.

Maglibel
Guerra.

Yulianny
Oropeza.

28
 Cuadro 4
Matriz de planificación
Nombre del proyecto: “INSTAURAR UN REORDENAMIENTO DE LOS ARCHIVOS CONTABLES Y LA DESINCORPORACIÓN DE
DOCUMENTOS RESERVADOS NO ACTIVOS DEL ÁREA ADMINISTRATIVA DEL INSTITUTO INIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA
“JOSÉ MARÍA CARREÑO”.
Objetivo Objetivo
Indicadores Actores Metas Actividades Tiempo Responsables Recursos
General Específicos
Proponer un 1. Determinar Audrey Llevar un Construcció 1. Reunión 6. Cuaderno
reordenamiento y Alzuro. control más n de un con el 7. Teléfonos
de los archivos contabiliza eficiente de orden que personal a 8. Lapiz
contables y la r los Andrea accesos y de ayude a cargo. 9. Hojas
desincorporación documento Urbina. seguridad permitir la 2. Establecer 10. Logistica.
de documentos s más de la seguridad un
reservados no importante Cristhian información de los reordenami
activos del área s que se Cartaya. de los documentos ento del
administrativa del deben documentos expuestos. espacio,
Instituto reguardar. Jheizel de la reguardand
Universitario 2. Clasificar Tovar. institución o los
Tecnológico José los universitaria documento
María Carreño. documento Josgreimar tecnológica. s en un
s según la Herrera. espacio
importanci con poco
a Joswell límite de
administrat Rodriguez. acceso.
iva. 3. Ver las
3. Determinar Kevin condicione
el uso Saavedra. s físicas del
administrat espacio
ivo que le Maglibel que
aplica a Guerra. podrían
cada afectar el
documento Yulianny material en
. Oropeza. físico.

29
Gráfico 4. Cronograma de Actividades
Lapsos de Ejecución Meses: Octubre- Noviembre- Diciembre- Enero - Febrero
Actividad Producto 2
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 9 30 31

Decisión
tomada por las
Definición del
entidades de la
lugar donde se
institución en
desarrollará el
donde se
Proyecto
llevará a cabo
Comunitario.
el Proyecto
Comunitario
.
Visita al
Aprobación de
instituto para
la institución
presentar la
para la
decisión de
realización del
ejecución del
Proyecto
Proyecto
Comunitario.
Comunitario
Elaboración
Establecer la del
técnica e instrumento de
instrumento de recolección de
recolección de datos
datos para (Cuestionario)
conocer las
problemáticas
de la
institución

30
 Empleo del Cuestionario
cuestionario al empleado al
personal personal
directivo del directivo del
IUTJMC IUTJMC.

Apreciación
Analizar los
estadística de
resultados
los datos
obtenidos por
obtenidos por el
el cuestionario
Cuestionario

Diagnosticar
Preparación del
las
Diagnóstico
problemáticas
Implementar
métodos o Se establecen
estrategias lineamientos
para darle para el control
solución a la y organización,
problemática para optimizar
el proceso de
entrega y
recepción de
material
bibliográfico

31
 para la
biblioteca del
instituto con la
implementación
de un nuevo
sistema
administrativo.

Se presenta el
nuevo sistema
administrativo
con la finalidad
Establecer el
optimizar el
sistema
proceso de
administrativo.
entrega y
recepción de
material
bibliográfico
para la
biblioteca del
instituto.

Decisión
Reubicación tomada por las
del lugar entidades de la
donde se institución en
desarrollará el donde se
Proyecto llevará a cabo
Comunitario. el Proyecto
Comunitario
.

32
 Visita al
instituto para Aprobación de
presentar la la institución
decisión de para la
ejecución del realización del
nuevo nuevo Proyecto
Proyecto Comunitario
Comunitario.

Fuente: Elaborado por los autores (2023)

33
Presupuesto

Cuadro 5. Presupuesto del proyecto

Descripción Cantidad Precio Total

Libreta 1 93,00 93,00

Lápices 9 5,00 45,00

Computadora 1 9,953,000 9,953,000

Impresiones de 36 3,00 108,00

cuestionario
Impresiones de 8 2,00 16,00
actas
Hojas contables 9 2,00 108,00

Impresiones 137 2,00 274,00

Pasaje 8 30,00 240,00

Sub total 9,953,794

34
35