Módulo 5: Tablas de datos
Introducción
Una vez conocida la potencia del Excel para realizar cálculos, constatamos que es además un
excelente contenedor de datos, los cuales pueden ser manejados con facilidad. Si bien la hoja
de cálculo Excel no puede ser considerada como un gestor de base de datos puro, dispone de
muchas características de manejo de tablas de datos. En esta unidad veremos algunas de ellas.
Objetivos
Los objetivos de esta unidad son los siguientes:
Aplicar formatos condicionales y de tabla.
Construir y realizar operaciones básicas con tablas de datos de Excel, tales como ordenar
registros.
Saber cómo filtrar registros de una tabla de datos.
Formatos para tablas de datos, Incompleto
Para resaltar determinados valores que cumplen una determinada condición, podemos aplicar
a las celdas un formato condicional, es decir, que el formato aplicado depende del valor que
contiene la celda. Para ello utilizaremos las opciones de Resaltar reglas de celdas del menú
desplegable que aparece tras pulsar el botón Formato condicional de la Cinta de herramientas,
pestaña Inicio.
Típicamente usaremos esta opción para resaltar celdas que contienen un valor entre
determinados límites
Formatos condicionales según la posición relativa
Podemos resaltar una determinada cantidad de los valores extremos (superiores o inferiores)
de una colección. Para ello utilizaremos las opciones de Reglas superiores e inferiores del
menú desplegable que aparece tras pulsar el botón Formato condicional de la Cinta de
herramientas, pestaña Inicio.
Podemos incluir en el relleno de las celdas una barra indicadora de la magnitud que contiene la
celda. Para ello utilizaremos las opciones de Barras de datos del menú desplegable que
aparece tras pulsar el botón Formato condicional de la Cinta de herramientas, pestaña Inicio.
Típicamente usaremos esta opción para visualizar de una manera gráfica la comparación entre
las diferentes magnitudes.
Formato condicional por escalas de color.
Podemos definir que el relleno de las celdas dependa de la magnitud relativa que contiene la
celda. Para ello utilizaremos las opciones de Escalas de color del menú desplegable que
aparece tras pulsar el botón Formato condicional de la Cinta de herramientas, pestaña Inicio.
Usaremos esta opción para visualizar de una manera gráfica la comparación entre las
diferentes magnitudes.
Formato condicional por conjuntos de iconos
Podemos hacer que se incluyan en las celdas diferentes tipos de iconos dependiendo de la
magnitud relativa que contiene la celda. Para ello utilizaremos las opciones de Conjuntos de
iconos del menú desplegable que aparece tras pulsar el botón Formato condicional de la Cinta
de herramientas, pestaña Inicio.
Borrando los formatos condicionales
Para quitar los formatos condicionales que tengamos en la hoja en o un determinado rango
utilizaremos la opción de Borrar reglas del menú desplegable que aparece tras pulsar el botón
Formato condicional de la Cinta de herramientas, pestaña Inicio.ç
Dar formato como tabla
Excel llama tabla de datos a un conjunto de valores de la hoja que se estructuran de forma
homogénea. Normalmente esta información se dispone en las filas y columnas de la hoja de
forma que una columna contiene datos del mismo tipo (nombre, concepto, fecha, importe,
etc.) y se suele denominar campo, mientras que una fila contiene los datos de distinto tipo (un
valor en cada campo) que forman una unidad y se suele denominar registro. La primera fila
será siempre de encabezados de las columnas.
Según lo anterior, una base de datos es se estructura en forma de una tabla de dos
dimensiones, donde las filas representan registros y las columnas los distintos campos de cada
uno de los registros.
Podemos aplicar un formato de tabla a todas las celdas que conforman un conjunto
homogéneo de datos tabulados. Lo haremos mediante el botón Dar formato como tabla de la
Cinta de herramientas, pestaña Inicio.
Siempre que queramos introducir conjuntos de datos en Excel, será conveniente hacerlo
respetando las reglas de las tablas de datos, pues de esta manera tendremos a nuestro alcance
toda una serie de utilidades para tratarlos de manera adecuada. En concreto, con esta opción,
aparte de aplicársele el formato, el conjunto de datos se transformará en una tabla de Excel,
habilitándose los indicadores de filtrado de datos.
Ordenar los registros
En principio, una tabla de datos no define ninguna ordenación de sus registros preestablecida,
simplemente se establece el orden de entrada de los mismos. Si queremos ordenar los
registros por alguno de sus campos, nos posicionamos en la tabla, en una celda de la columna
por la cual queremos ordenar, y pulsamos a cualquiera de los botones Ordenar de A a Z u
Ordenar de Z a A de la pestaña Datos de la Cinta de herramientas.
Es posible especificar más de un campo (columna) en el caso de que preveamos registros con
valores idénticos para un mismo campo, y los procesos se irán acumulando. También podemos
utilizar el botón Ordenar para realizar operaciones combinadas.
Filtrando registros de una tabla de datos
iempre que queramos realizar alguna operación con la información de una tabla de datos
tendremos que tener alguna referencia a la misma, por lo tanto, será una condición necesaria
colocar el marcador de celda activa dentro de los límites de la base de datos que queremos
tratar, ya que es posible que dentro de una misma hoja de cálculo coexistan varias bases de
datos en distintos lugares.
Como hemos dicho anteriormente, un registro consta de diversos campos, y dichos campos se
van colocando sucesivamente en las columnas de la hoja. Será imprescindible entonces darles
un nombre a dichos campos, para saber si la información que se pone en dicha columna es un
nombre, o un concepto o un importe, etc. De esta forma, la primera fila de la hoja nos servirá
para colocar los encabezados de las columnas con información de texto. Precisamente el texto
que introducimos en cada una de las columnas de la primera fila será el nombre de cada
campo
Los filtros nos permiten establecer una condición que deberán cumplir los registros (filas) que
deseamos visualizar, en vez de mostrarlos todos; de esa forma, el conjunto de registros que
vemos es mucho menor y por lo tanto más fácil de trabajar.
Estableceremos los filtros mediante las opciones que se nos presentan en el menú desplegable
de cada campo, al final de la ventana, a continuación de (Seleccionar todo).
No hay que confundir el conjunto de registros que se visualiza con el conjunto total de
registros; establecer un filtro no es equivalente a eliminar todos los registros que no pasan el
filtro y por lo tanto no visualizamos. Basta con deshacer el filtro para que aparezcan de nuevo
todos los registros.
Cuando tenemos un filtro activado, el marcador del menú desplegable del nombre del campo
correspondiente aparece de color azul.
Para deshacer la acción de un filtro, volvemos a desplegar el menú correspondiente, y
seleccionamos (Seleccionar todo).
Se pueden combinar filtrados por varios campos, para lo que tan solo deberemos seleccionar
los valores deseados en cada uno de los menús que aparecen en el encabezado de los campos.
En este caso, se mostrarán únicamente los registros que cumplen todos los criterios indicados
en los filtros.
Estilos de celdas predeterminados
Podemos marcar determinadas celdas aplicándoles algunos de los formatos que tenemos
predefinidos en la Cinta de herramientas, pestaña Inicio. De esta manera la celda nos quedará
señalada para llamar la atención sobre algún aspecto, o para su tratamiento específico
posterior.
Ordenar por color
Es posible ordenar los registros según el color asignado al formato del fondo o de la fuente de
las celdas de un determinado campo de la tabla. Accederemos a esta opción desde el menú de
filtrado de los registros.
Módulo 6: Gráficos
Introducción
Gran parte de la información contenida en una hoja de cálculo puede ser representada de
forma gráfica para una mayor comprensión del verdadero significado de las cifras: así se verán
más claras las tendencias, relaciones, evolución de indicadores, etc. Excel tiene grandes
capacidades para este tipo de representación
Objetivos
Los objetivos de esta unidad son los siguientes:
Realizar de manera sencilla una representación gráfica los datos numéricos que podamos
tener en una hoja Excel.
Conocer los diferentes elementos que se pueden mostrar en un gráfico.
Conocer los diferentes tipos de gráficos que soporta Excel, y elegir el más adecuado a la
representación a realizar.
Crear un gráfico
Antes de crear un gráfico será necesario haber introducido información en diversas celdas de
la hoja de cálculo de forma que sea susceptible de ser representada gráficamente con algún
sentido. Generalmente, esta información se dispondrá en forma de tabla, y existirán
determinados títulos a modo de cabeceras de fila y/o columna que den significado a los datos
que relacionan.
El modo más sencillo de crear un gráfico es seleccionar el rango de datos que van a ser objeto
de representación (incluidos los rótulos y títulos de las filas y columnas correspondientes, en
caso de existir), seleccionar la pestaña Insertar de la Cinta de herramientas y hacer click en
algún botón del grupo Gráficos.
Cada botón indica un tipo diferente de gráfico, y al pulsarlo se nos despliegan los diferentes
tipos que existen en la galería.
En la figura siguiente podemos ver un ejemplo de selección de rango de datos para la creación
de un gráfico.
En ese momento se insertará en nuestra hoja el gráfico correspondiente; en general, el
resultado que se nos muestre con las opciones de defecto, en muchas ocasiones será
satisfactorio, fundamentalmente si dentro del rango seleccionado figuran textos que
caracterizan los datos numéricos.
Diseño y elementos de un gráfico.
Cuando seleccionamos un gráfico creado se nos abre en la Cinta la opción de menú Diseño de
gráfico. En ella tendremos el grupo de pestañas Diseños de gráficos", que nos permite, por
ejemplo, seleccionar distintos diseños del gráfico actual.
A continuación tenemos una representación de lo que sería un gráfico típico:
Y ese mismo gráfico podría tener un diseño diferente:
A la vista de las figuras, podemos identificar algunos de los diferentes elementos que
constituyen un gráfico:
Marcador de datos: cada marcador de datos (barra, área, punto, sector u otro símbolo de un
gráfico) representa un valor numérico que procede de una celda de la hoja de cálculo; los
marcadores de datos relacionados en un gráfico constituyen una serie de datos.
Serie de datos: diferentes puntos de datos relacionados, que se trazan en un gráfico mediante
una trama o color común y se representa en la leyenda del gráfico.
Leyenda: cuadro que indica las características representativas de las diferentes series de datos.
Excel utiliza los títulos de las columnas o de las filas de datos de la hoja de cálculo para los
nombres de las series, por lo que estos nombres aparecen en la leyenda del gráfico.
Nombres de categoría: también Excel utiliza los títulos de las columnas o de las filas de datos
de la hoja de cálculo para asignar nombres a los ejes de las categorías. En el ejemplo anterior,
los diferentes meses que existían como títulos de las filas de la hoja de cálculo, aparecen como
nombres de ejes de categorías del gráfico.
Títulos: identifican o dan información adicional al gráfico, o bien a diferentes partes de él,
como por ejemplo los ejes.
Rótulos de datos: Dan información adicional, además de la representación gráfica, a los
diferentes marcadores de datos
Los primeros cambios
El gráfico por defecto que nos dé el programa normalmente nos servirá, pero puede necesitar
pequeños ajustes.
Si necesitamos añadir una nueva serie de celdas con los nombres de categorías de un eje,
podemos hacerlo mediante la ventana Seleccionar origen de datos, que se nos abre al pulsar el
botón Seleccionar datos que disponemos en la pestaña Diseño de las herramientas de gráficos,
y podemos señalar el rango tras pulsar el botón Editar de la parte de la derecha de la ventana.
Incorporando nuevos datos
Si necesitamos modificar los rangos de datos representados o simplemente añadir una nueva
serie o incluso los nombres de categorías, podemos hacerlo mediante la ventana Seleccionar
origen de datos, que se nos abre al pulsar el botón Seleccionar datos que disponemos en la
pestaña Diseño de las herramientas de gráficos:
Corrigiendo las series de datos
Es muy habitual que en estos casos el asistente tome los valores de los años por datos en lugar
de etiquetas para la categoría, y el gráfico resulte incorrecto:
En este caso es necesario eliminar de la lista de series de datos la correspondiente a los años, e
introducirla si acaso en el eje de categorías. Podemos hacer todo ello desde la ventana
Seleccionar origen de datos:
También tenemos la posibilidad de cambiar el contenido de las celdas cuyo contenido son
números pero queremos que se comporten como etiquetas, cambiándolos a datos de tipo
texto, por ejemplo poniendo la palabra “Año” delante del número correspondiente.
Intercambiando filas y columnas
Cuando tenemos una tabla de datos, tenemos dos posibilidades de asignación de las filas o
columnas de datos la representación en los ejes del gráfico. El programa representará una de
ellas por defecto, pero podemos alterarlo pulsando el botón Cambiar fila/columna que
tenemos en la ventana Seleccionar origen de datos.
Trabajando con los gráficos
La generación de gráficos en Excel es muy rápida de realizar, pero tendremos siempre que
pensar cuidadosamente qué tipo de gráfico seleccionar, y qué características utilizar.
Principales tipos de gráficos
Excel tiene muchos tipos de gráficos que podemos usar para representar los datos de las hojas
de cálculo.
El tipo se define al crear el gráfico, o también podremos modificar el tipo de un gráfico ya
creado mediante el botón Cambiar tipo de gráfico que disponemos en la pestaña Diseño de las
herramientas de gráficos:
Los que en general utilizaremos de manera más frecuente son los siguientes:
Gráfico de columnas (o barras) agrupadas: representa de manera comparativa los diferentes
valores que toma una o más series de datos, según la longitud de la columna (o barra
horizontal) que los representa.
Gráfico de columnas (o barras) apiladas: representa de manera comparativa el aporte de cada
valor al total de la serie según la longitud de la columna (o barra horizontal) que los
representa.
Gráfico de barras (o columnas) 100% apiladas: representa de manera comparativa los
diferentes porcentajes que cada valor aporta al total fijo de su serie según la longitud de su
porción de columna (o barra horizontal) que los representa.
Gráfico de líneas: representa una línea que une los diferentes valores que toma una o más
series de datos
Gráfico circular: representa la proporción del aporte de cada uno de los valores de una serie de
datos según la relación de tamaños de sectores circulares.
Cada uno de los distintos tipos de gráficos será el más indicado para representar una
determinada colección de datos, dependiendo de su naturaleza y de lo que queramos resaltar
de ellos.
Como ya hemos comentado, previamente a la realización de un gráfico es conveniente
asegurarse de que los datos de la hoja de cálculo están organizados correctamente para el tipo
de gráfico que desea utilizar, pues de ese modo la realización del gráfico será inmediata.
Para un gráfico de columnas, de barras, o de líneas, es conveniente organizar los datos en
columnas (o en filas), con una fila y columna de textos identificativos de los datos, todo ello
preferiblemente en un rango de celdas contiguas, y sin dejar espacios por el medio. El
asistente incorporará los textos identificativos como categorías o en la leyenda.
Los gráficos circulares sólo tienen una serie de datos; por tanto, debemos utilizar sólo una
columna de datos (es muy frecuente el error de seleccionar varias series, queriendo
representar la última de ellas, y en ese caso el gráfico sólo representa la primera de ellas).
Gráficos incrustados y hojas de gráficos.
Por defecto se nos crea el gráfico incrustado en la propia hoja de cálculo, pero por medio del
botón Mover gráfico de la pestaña Diseño podemos situarlo en su propia hoja independiente
(que se insertará en la posición anterior a la hoja actual).
Los gráficos incrustados se guardan como parte de la hoja de cálculo en la que se ha creado;
utilizaremos este tipo de gráficos cuando queramos mostrar o imprimir uno o varios gráficos
con los datos de la hoja de cálculo.
Una hoja de gráficos es una hoja independiente del libro, que tiene su propio nombre de hoja;
utilizaremos una hoja de gráficos cuando deseemos ver o modificar gráficos complejos o de
gran tamaño con independencia de la hoja de cálculo, o bien cuando necesitemos dejar
espacio libre en la pantalla mientras trabajamos en la hoja de cálculo.
rangos discontinuos
En muchas ocasiones, disponemos de una hoja de cálculo con muchos datos intermedios de
diferentes categorías, fruto de los sucesivos tratamientos que hemos ido realizando, y
queremos representar gráficamente sólo algunas de esas categorías.
Si las celdas que deseamos seleccionar para el gráfico no están en un rango continuo,
seguiremos este procedimiento: seleccionamos el primer grupo de celdas que contienen los
datos que deseamos incluir, y mientras mantenemos presionada la tecla Ctrl, seleccionamos
otros grupos de celdas. Hay que tener la precaución de que las diferentes selecciones no
adyacentes deben ser capaces de formar un rectángulo.
También se puede hacer mediante la ventana Seleccionar origen de datos.
Minigráficos
Una novedad que introduce esta versión de Excel es la incorporación de una utilidad de
minigráficos, los cuales representan de una forma muy sucinta el sentido en que evolucionan
los datos de un rango.
Accedemos a esta utilidad por medio del grupo de comandos correspondiente, accesible desde
la pestaña Insertar de la Cinta de herramientas.
Tenemos tres tipos de minigráficos que podemos utilizar: de línea, de columna y de ganancia o
pérdida.
Para crearlos, tan solo hemos de indicarle el rango que contiene los datos a representar y la
celda donde introducirlo.
Módulo 7: Presentación de gráficos
Introducción
Un gráfico es un elemento visual, que representa los datos numéricos de la hoja de cálculo de
una manera conjunta, y con el que el autor quiere destacar un determinado hecho, un
comportamiento de los datos. En muchas ocasiones el gráfico que Excel hace por defecto, que
si bien es correcto no resultará completamente adecuado a los fines que perseguimos.
Disponemos por ello en Excel de un gran conjunto de posibilidades y herramientas cuya
utilización nos servirá para ir mejorando continuamente la presentación del gráfico, de modo
que se adecue cada vez más a su función.
Objetivos
Los objetivos de esta unidad son los siguientes:
Conocer cómo cambiar la estructura o el tipo de gráfico o sus diferentes parámetros de
visualización.
Conocer cómo cambiar el modo de visualización de los diferentes elementos constitutivos de
un gráfico.
Presentación de elementos de un gráfico
Títulos
En las últimas versiones de Excel la pestaña de presentación ya no está, ha sido sustituida por
el icono "Agregar elemento de gráfico", que aparece el primero en la opción de menú Diseño
de gráfico.
El funcionamiento es muy similar al que se describe en el vídeo, con la diferencia de que
cuando se despliegan más opciones de formato aparece una ventana gris en la parte derecha
de la pantalla donde se puede acceder a todas las opciones, agrupadas por tipos en tres o
cuatro iconos, con forma de cubo, punta de pluma, cuadro de alineación y gráfico de barras
(estos dos últimos aparecerán o no dependiendo del tipo de elemento).
Procedimiento en Excel 2010
Cuando seleccionamos un grafico, haciendo click sobre el mismo, se nos abre en la Cinta de
herramientas el conjunto de pestañas para la edición del mismo; entre ellas tenemos la de
Presentación, que posee diversas utilidades en el grupo Etiquetas. La primera de ellas es la del
Título del gráfico, que nos permite activarlo o no, y hacerlo superpuesto o encima del propio
gráfico.
Seleccionando Más opciones del título… podemos controlar el relleno, colores y estilos,
sombras, etc.
Para modificar un título ya existente, basta con seleccionarlo sobre el gráfico y escribir encima
del texto ya existente.
Rótulos de los ejes
Como indicábamos en el vídeo anterior, en las últimas versiones de Excel la pestaña de
presentación ya no está, ha sido sustituida por el icono "Agregar elemento de gráfico", que
aparece el primero en la opción de menú Diseño de gráfico. Actualmente la opción se llama
Títulos del eje en lugar de rótulos del eje.
El funcionamiento es similar al que se describe en el vídeo, con la diferencia de que cuando se
despliegan más opciones de formato aparece una ventana gris en la parte derecha de la
pantalla donde se puede acceder a todas las opciones, agrupadas por tipos en tres o cuatro
iconos, con forma de cubo, punta de pluma, cuadro de alineación y gráfico de barras (estos dos
últimos aparecerán o no dependiendo del tipo de elemento). Estas opciones de formato se
aplicarán al elemento seleccionado en el gráfico.
En el caso del título del eje vertical las opciones ya no se pueden seleccionar directamente
desde el desplegable, hay que insertarlo y luego modificar las opciones de formato.
Procedimiento en Excel 2010
En el mismo grupo, en la herramienta Rótulos del eje, podemos controlar igualmente la
posibilidad de que aparezca o no un texto indicando las magnitudes que representan los ejes
horizontal y vertical.
En el caso concreto del eje vertical, tenemos alguna opción adicional, como girar el texto o
escribirlo en vertical.
También podemos en estos casos seleccionar más opciones de los títulos de los ejes, donde
podemos controlar rellenos, colores y estilos, sombras, etc.
Leyenda
Uno de los elementos que incluyen muchos diseños de gráficos es la leyenda que indica con
qué colores representa cada serie de datos. Si en un primer momento no la hemos incluido, es
posible añadirla a posteriori. Si por el contrario ya disponemos de ella y queremos eliminarla,
basta con que hagamos clic en la leyenda del gráfico y la eliminamos con la tecla Supr.
Como indicábamos en el vídeo anterior, en las últimas versiones de Excel la pestaña de
presentación ya no está, ha sido sustituida por el icono "Agregar elemento de gráfico", que
aparece el primero en la opción de menú Diseño de gráfico.
El funcionamiento es similar al que se describe en el vídeo, con la diferencia de que cuando se
despliegan más opciones de formato aparece una ventana gris en la parte derecha de la
pantalla donde se puede acceder a todas las opciones, agrupadas por tipos en tres o cuatro
iconos, con forma de cubo, punta de pluma, cuadro de alineación y gráfico de barras (estos dos
últimos aparecerán o no dependiendo del tipo de elemento). Estas opciones de formato se
aplicarán al elemento seleccionado en el gráfico.
En las nuevas versiones no están en el menú inicial las opciones de texto superpuesto, en su
lugar hay un elemento seleccionable en las opciones de formato.
Procedimiento en Excel 2010
En cualquier caso, tenemos todas las posibilidades agrupadas en el menú desplegable al que
accedemos con el botón Leyenda de la solapa Presentación.
En este caso también tenemos opciones adicionales en la ventana correspondiente.
Etiquetas de datos
Es muy habitual que, al presentar los datos en forma de gráfico para ver su evolución o
tendencia, queramos asimismo tener visibles alguno o todos los datos concretos; en estos
casos, es muy interesante añadir el valor (o su nombre, o porcentaje...) como rótulo en su
representación.
Como indicábamos en el vídeo anterior, en las últimas versiones de Excel la pestaña de
presentación ya no está, ha sido sustituida por el icono "Agregar elemento de gráfico", que
aparece el primero en la opción de menú Diseño de gráfico. Actualmente la opción se llama
Títulos del eje en lugar de rótulos del eje.
El funcionamiento es similar al que se describe en el vídeo, con la diferencia de que cuando se
despliegan más opciones de formato aparece una ventana gris en la parte derecha de la
pantalla donde se puede acceder a todas las opciones, agrupadas por tipos en tres o cuatro
iconos, con forma de cubo, punta de pluma, cuadro de alineación y gráfico de barras (estos dos
últimos aparecerán o no dependiendo del tipo de elemento). Estas opciones de formato se
aplicarán al elemento seleccionado en el gráfico.
Procedimiento en Excel 2010
Controlaremos esta opción mediante la solapa Etiquetas de datos de la solapa Presentación.
En caso de mostrar las etiquetas, podremos controlar todos los detalles de visualización
accediendo a la ventana Más opciones de la etiqueta de datos… Algunas de las opciones que
tenemos es definir la etqueta, el formato del texto, etc.
tabla de datos
Como indicábamos en el vídeo anterior, en las últimas versiones de Excel la pestaña de
presentación ya no está, ha sido sustituida por el icono "Agregar elemento de gráfico", que
aparece el primero en la opción de menú Diseño de gráfico.
El funcionamiento es similar al que se describe en el vídeo, con la diferencia de que cuando se
despliegan más opciones de formato aparece una ventana gris en la parte derecha de la
pantalla donde se puede acceder a todas las opciones, agrupadas por tipos en tres o cuatro
iconos, con forma de cubo, punta de pluma, cuadro de alineación y gráfico de barras (estos dos
últimos aparecerán o no dependiendo del tipo de elemento). Estas opciones de formato se
aplicarán al elemento seleccionado en el gráfico.
Procedimiento en Excel 2010
En el menú desplegable Tabla de datos de la solapa Presentación, tenemos la opción de incluir
en el gráfico la tabla de datos que lo genera. Es una opción a considerar además de la
impresión de la hoja de cálculo con el gráfico incrustado.
Las opciones adicionales permiten, entre otras cosas, incluir las claves que normalmente tiene
encomendada la leyenda.
Edición de detalles del gráfico.
Ejes
Como indicábamos en el vídeo anterior, en las últimas versiones de Excel la pestaña de
presentación ya no está, ha sido sustituida por el icono "Agregar elemento de gráfico", que
aparece el primero en la opción de menú Diseño de gráfico. Las opciones que aparecen por
defecto para los ejes en el desplegable son únicas por eje, pero se tiene acceso a la misma
funcionalidad en las opciones de formato.
El funcionamiento es similar al que se describe en el vídeo, con la diferencia de que las
opciones de formato están en una ventana gris en la parte derecha de la pantalla donde se
puede acceder a todas las opciones, agrupadas por tipos en tres o cuatro iconos, con forma de
cubo, punta de pluma, cuadro de alineación y gráfico de barras (estos dos últimos aparecerán
o no dependiendo del tipo de elemento). Estas opciones de formato se aplicarán al elemento
seleccionado en el gráfico.
Procedimiento en Excel 201
En el menú desplegable Ejes de la solapa Presentación, tenemos la opción de definir las
características de representación de los ejes horizontal y vertical. Por ejemplo, el eje horizontal
podemos representarlo de derecha a izquierda o al revés, ponerle o no las etiquetas, etc.
Como en otras ocasiones, tenemos la posibilidad de editar una gran cantidad de opciones,
accediendo a la ventanas correspondiente:
El eje vertical también acepta diversas opciones, como representar las cantidades por miles o
millones, escala logarítmica, etc.
También disponemos de toda una serie de opciones adicionales:
Líneas de la cuadrícula
Como indicábamos en el vídeo anterior, en las últimas versiones de Excel la pestaña de
presentación ya no está, ha sido sustituida por el icono "Agregar elemento de gráfico", que
aparece el primero en la opción de menú Diseño de gráfico. En el caso de las líneas de
cuadrícula horizontales y verticales, primarias y secundarias se activan o desactivan
independientemente, haciendo click en la opción correspondiente del menú.
El funcionamiento es similar al que se describe en el vídeo, con la diferencia de que cuando se
despliegan más opciones de formato aparece una ventana gris en la parte derecha de la
pantalla donde se puede acceder a todas las opciones, agrupadas por tipos en tres o cuatro
iconos, con forma de cubo, punta de pluma, cuadro de alineación y gráfico de barras (estos dos
últimos aparecerán o no dependiendo del tipo de elemento). Estas opciones de formato se
aplicarán al elemento seleccionado en el gráfico.
Procedimiento en Excel 2010
En la misma solapa, podemos acceder al menú desplegable Líneas de la cuadrícula, en la que
se incluyen igualmente facilidades para representas líneas guía en cualquiera de los ejes de
coordenadas. Tenemos por cada eje una jerarquía de líneas principales y secundarias, que
podemos plasmar alternativa o simultáneamente.
Una vez más, tenemos las opciones adicionales para formatear estos elementos con diferentes
trazos, grosores, etc.
Área de trazado
En las últimas versiones de Excel no aparece el área de trazado en los menús superiores, para
acceder a su configuración hay poner el cursor encima del gráfico hasta que ponga Área de
trazado en la etiqueta emergente, hacer click y seleccionar las opciones de formato en la
ventana gris del lateral derecho (si no aparece la ventana, basta con pulsar el botón derecho
del ratón teniendo seleccionada el área de trazado y seleccionar la última opción "Formato de
línea de trazado".
Procedimiento en Excel 2010
Algunos tipos de gráfico, como los de líneas, admiten la asignación de un formato específico al
área de trazado, es decir al fondo del dibujo.
El área de trazado puede mostrarse o no, y en caso de que lo mostremos lo hará con el
formato por defecto, que normalmente es muy simple. Tenemos no obstante diversas
opciones adicionales:
Cuadro gráfico
Como en el vídeo anterior, en las últimas versiones de Excel no aparece el plano lateral en los
menús superiores, para acceder a su configuración hay poner el cursor encima del gráfico
hasta que ponga Plano lateral en la etiqueta emergente, hacer click y seleccionar las opciones
de formato en la ventana gris del lateral derecho (si no aparece la ventana, basta con pulsar el
botón derecho del ratón teniendo seleccionada el área de trazado y seleccionar la última
opción "Formato de planos laterales").
Procedimiento en Excel 2010
En los gráficos con efecto 3D podemos modificar son los planos laterales de la zona de trazado
sobre el que se dibuja el gráfico.
En las opciones adicionales le daremos el efecto deseado, como rellenos, tramas, etc.
Plano interior del gráfico
Otro elemento que tampoco aparece en el menú superior en las últimas versiones de Excel es
el plano inferior. En este caso puede ser más difícil seleccionarlo para modificar su formato. Lo
mejor es usar una solución estándar que vale para cualquier elemento del gráfico. Lo primero
es hacer aparecer la ventana de opciones de formato si no está visible ( basta con pulsar el
botón derecho del ratón teniendo seleccionada cualquier parte del gráfico y seleccionar la
última opción que aparece en el menú desplegable, que será de Formato). Una vez tengamos
la ventana de formato a la derecha iremos a la opción formato del menú superior y, en la parte
derecha, seleccionaremos plano inferior en el desplegable (o cualquier otro elemento del
gráfico). A partir de ese momento las opciones de formato de la ventana derecha ser referirán
a ese elemento del gráfico (en la imagen de ejemplo aparecen algunas opciones adicionales en
forma de botones porque es un gráfico dinámico).
Procedimiento en Excel 2010
El otro elemento de los gráficos con efecto 3D que podemos editar es el plano inferior sobre el
que se dibuja el gráfico.
Una vez más, las opciones nos permiten definir a nuestro gusto la representación.
Giro 3D
En las últimas versiones de Excel el Giro 3D está disponible en las opciones de formato del área
de trazado y del área del gráfico en el icono de la punta de pluma.
Procedimiento en Excel 2010
El efecto visual de la perspectiva y ángulo desde el que se observa la representación de un
gráfico en 3D puede controlarse pulsando el botón Giro 3D del grupo Fondo de la pestaña
Presentación. Accedemos a una ventana de formato del área que nos permite controlar este
efecto.
Formato de los elementos de un gráfico.
na vez tenemos activado un gráfico, podemos seleccionar cualquiera de sus elementos
haciendo click con el ratón encima del elemento correspondiente. El elemento seleccionado se
marcará mediante unos indicadores, que debemos asegurarnos identifican al elemento sobre
el que queremos trabajar.
En las últimas versiones de Excel la selección de elementos de un gráfico se hace desde la
opción de menú Formato (también en la esquina superior izquierda).
estilos
Una vez tenemos seleccionado algún elemento del gráfico, tenemos en la pestaña Formato
toda una serie de herramientas para definir el estilo: relleno, colores del contorno, efectos,
etc. También tenemos un grupo de estilos de WordArt que nos permiten realizar distintos
efectos de realce del elemento seleccionado.
Modulo 8
Introducción
En muchas ocasiones deberemos presentar una copia, electrónica o impresa, de los cálculos
realizados por medio del Excel. El programa incluye algunas herramientas para favorecer la
visualización adecuada de las hojas, de modo que permitan al autor mejorar su presentación y
al lector facilitar su comprensión.
Objetivos
Los objetivos que se persiguen en el desarrollo de esta unidad son los siguientes:
Conocer los comandos de presentación preliminar e impresión de las hojas.
Conocer las opciones que permite Excel en la configuración de la impresión de hojas.
Utilizar correctamente los saltos de página.
Estilos y temas
Excel tiene una serie de estilos predefinidos, que podemos utilizar para resaltar diferentes
rangos de datos, como encabezados, títulos etc.
También podemos dar, de una manera muy sencilla, un determinado énfasis a cualquier
conjunto de datos.
Podemos todo ello hacerlo desde la Cinta de herramientas, pestaña Inicio, grupo Estilos. En la
esquina inferior derecha.
En la pestaña Diseño de página (Disposición de página en las últimas versiones de Excel) de la
Cinta de herramientas podemos seleccionar distintos temas, o conjuntos de colores, fuentes o
tamaños que determinan el estilo por defecto.
Configuración rápida
La parte central de la pantalla nos permite muchas opciones diferentes, como imprimir el libro
completo, imprimir un grupo de hojas o rangos previamente seleccionados, o bien un
determinado intervalo de páginas.
Dependiendo de la impresora, también podemos elegir que imprima a una o dos caras o que lo
haga en papel de tamaño distinto al A4.
Otra opción de que disponemos es el intercalado, que consiste en que imprima seguidas las
diferentes hojas de papel que componen cada copia, o bien lo haga con todas las copias de
cada una de las hojas.
Finalmente, podemos alterar la orientación del papel de modo que esté en sentido horizontal
o vertical.
Márgenes
Tanto en la solapa de diseño de la página como en la de archivo tenemos la opción de
modificar los márgenes que va a dejar la zona interesada respecto de los extremos del papel.
Por defecto el Excel imprimirá con unos márgenes de tamaño normal, los cuales podemos
variar a unos valores diferentes, bien a unos valores más anchos o estrechos que nos ofrece o
incluso personalizarlos totalmente.
escalado
En la parte inferior de la ventana podemos variar el escalado de impresión de la hoja,
pudiéndole decir por ejemplo que imprima toda la hoja en una sola página, o bien que ajuste
para que todas las columnas (o filas) quepan en una sola página.
También en la solapa de Diseño de página de la Cinta herramientas, en el grupo Ajustar área
de impresión podemos indicarle la cantidad de páginas que ha de tener de ancho o de alto la
copia impresa de la hoja de cálculo también podemos obtener este efecto variando la escala
aún porcentaje determinado.
Establecer área de impresión
Para que cuando mandemos a imprimir la hoja de cálculo sólo se imprima un determinado
rango (y no toda la hoja) debemos seleccionarlo e invocar a la herramienta correspondiente de
la solapa Diseño de página.
Opciones de hoja
Por defecto, Excel no incluye líneas de división en la salida impresa en papel,
independientemente de que estén o no visibles en nuestra hoja de cálculo. Del mismo modo,
en la pantalla nos aparecen letras y números como encabezados de las columnas y filas que no
resultan impresas normalmente en el papel.
En la solapa de Diseño de página de la Cinta de herramientas disponemos de un par de
opciones relativas a las líneas de cuadrícula y los encabezados de columnas (letras) y filas
(números). En ambos casos se ven en la ventana de trabajo pero no se imprimen; marcando o
desmarcando los cuadros del grupo de herramientas Opciones de la hoja podemos alterar
dichas opciones de defecto.
Encabezado y pie de página
En la solapa Insertar disponemos de la herramienta de edición del Encabezado y pie de página,
donde podemos seleccionar diversos valores predefinidos, o bien personalizarlos como
deseemos, por medio de las diversas herramientas que nos ofrece la pestaña de Diseño (en las
últimas versiones de Excel se llama Encabezado y pie de página) cuando estamos editando el
encabezado o el pie de página
En las últimas versiones de Excel las opciones de texto están comprimidas en la cinta de
opciones de Insertar.
La hoja se nos muestra con la vista de Diseño de página, donde se nos muestra la zona de
encabezado y pie divididos en tres secciones (ajustado a la izquierda, centrado y ajustado a la
derecha) en las que se dividen ambos; posicionándonos en cualquiera de las zonas y pulsando
cualquiera de los botones auxiliares, podemos incluir el elemento que deseemos.
Títulos
En muchas hojas de cálculo, los rótulos de columna y fila que identifican las categorías de
información están colocados sólo en las columnas de la izquierda y en las filas superiores.
Cuando Excel divide un informe largo en varias páginas, estos rótulos de columna y fila
aparecerían sólo en la primera página de salida de la impresora. Podemos usar la ficha Hoja
dentro del cuadro de diálogo Configurar Página (al cual accedemos desde los lanzadores de
cuadros de diálogo en la pestaña Diseño de página) para imprimir el contenido de una o más
filas o columnas en cada una de las diferentes páginas en que el documento será impreso.
Para ello deberemos posicionarnos en el cuadro Repetir filas en el extremo superior y desde
allí marcar el rango de filas que querremos repetir en cada hoja. De la misma manera podemos
actuar para las columnas.
