PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN DE AUDITORÍAS
EVIDENCIA: AA2-EV2
TALLER PROGRAMA Y PLAN DE AUDITORÍA.
1. Diseño del programa de auditorías. El programa de auditoría que diseñe debe
contener lo siguiente:
a) Objetivos y alcance del programa de auditoría: Evaluar el nivel de
implementación y cumplimiento de los requisitos establecidos en la NTC ISO
9001:2015.
b) Cronograma de las auditorías a realizar en el año.
Proceso Área Fecha de auditoría
Alta dirección y
Estratégico Enero 2021
planeación estratégica
Gestión Comercial Febrero 2021
Logística Marzo 2021
Pulpeo Abril 2021
Misional
Formación Mayo 2021
Secado Junio 2021
Almacenamiento Julio 2021
RRHH Septiembre 2021
Gestión Administrativa
Soporte Septiembre 2021
y Financiera
Mantenimiento Noviembre 2021
c) Criterios de auditoría:
Requisitos de la norma ISO 9001:2015.
Políticas de la empresa.
Objetivos del plan de desarrollo.
Procedimientos internos de la compañía.
Requisitos legales.
Requisitos del sistema integral de gestión.
d) Auditores seleccionados por procesos: Para cada una de las visitas se
contará con el siguiente personal:
PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN DE AUDITORÍAS
Auditor líder: son personas que como mínimo han sido auditores
acompañantes durante 2 auditorías para vigencias diferentes o que
continúen en este rol.
Auditor acompañante: son personas que ya han sido auditores
observadores durante 2 auditorías para vigencias diferentes o que
continúen en este rol.
Auditor observador: son personas que han recibido la formación como
auditor interno o ya han cumplido el rol de observador durante una
vigencia.
e) Recursos necesarios:
Auditores externos.
Equipo de auditores internos.
Papelería.
Software y Hardware.
Recursos financieros.
f) Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría.
La cantidad de auditores no es suficiente para el número de auditorías
(Riesgo medio).
La complejidad de los procesos del auditado está fuera del alcance de
las competencias de los auditores (Riesgo Alto).
Se requiere de sistema de seguridad informático para protección de la
información confidencial (Riesgo Bajo).
Algunos auditores no pueden dar seguimiento por su trabajo (Riesgo
Medio).
2. Diseño del plan de auditoría. El plan de auditoría que diseñe debe contener lo
siguiente:
a) Objetivos y alcance de la auditoría: Determinar la conformidad del Sistema
de Gestión de la Calidad a partir de la validación de los requisitos de la norma
NTC ISO 9001:2015.
b) Procesos a ser auditados:
a. Procesos Estratégicos: Alta dirección y planeación estratégica
b. Procesos Misionales: Gestión comercial, logística, pulpeo, formación,
secado y almacenamiento.
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c. Procesos de Apoyo: RRHH, gestión administrativa y financiera y
mantenimiento.
c) Criterios de auditoría y documentación de referencia: Se realizará la
auditoría con enfoque al Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad,
basado en el cumplimiento de los requisitos establecidos en las normas NTC
ISO 9001:2015.
d) Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de
auditoría.
a. Ubicación: La auditoría se llevará a cabo en la planta de ABC Logística,
ubicada en la dirección Transversal 6 No 27 – 85.
b. Fechas: La auditoría se ejecutará a lo largo del año, desde enero hasta
el mes de noviembre de 2021.
c. Tiempo esperado: Se realizarán visitas de 1 día por proceso.
d. Duración de las actividades de auditoría: Teniendo en cuenta los
numerales establecidos en la norma, se tendrán tiempos estimados de
4 horas.
e) Métodos de auditoría a utilizar.
a. Entrevistas a funcionarios y gerentes.
b. Cuestionarios generales.
c. Investigación documental.
d. Observación directa.
f) Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.
Auditor líder: es el profesional responsable de administrar y dirigir a los
miembros del grupo, además de cumplir con los criterios y estándares
establecidos por el nivel directivo para la ejecución del trabajo.
Las principales funciones del auditor líder se detallan a continuación:
Elaborar conjuntamente con el grupo de trabajo la planificación
preliminar y definitiva.
Incentivar la participación activa de los miembros del equipo para el
cumplimiento de los objetivos de la auditoría.
Preparar, suscribir y tramitar en forma oportuna, todas las comunicaciones
inherentes a su trabajo y más documentos que le asignen las normas e
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instrucciones relativas al proceso de la auditoría.
Auditor acompañante: Persona designada para acompañar la auditoria,
participando en la planificación, investigación, ejecución y análisis de la
auditoria.
Auditor observador: Funciones de observación del ejercicio de auditoria, lo
cual está encaminado a formar competencias en los colaboradores internos
de la empresa para el ejercicio de la auditoria, como complemento
indispensable de la formación teórica.
3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo
de esta actividad.
Mediante el desarrollo de esta actividad, se pudo aprender acerca de cómo se
diseña un programa de auditoría y un plan de auditoría, con base en unos factores
como son los objetivos, el cronograma, los auditores, los recursos necesarios,
entre otros.
Es muy importante resaltar que mediante estos programas y planes, se planifica
de forma eficiente el desarrollo de la auditoría con el fin de evitar contratiempos,
desviaciones de la auditoría o incumplimiento en el cronograma de trabajo
establecido.
