Validación de
Datos
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VALIDACIÓN DE
DATOS
Objetivos del módulo
La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores
que los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que
desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas,
limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben núme-
ros enteros positivos.
En este módulo se describe cómo funciona la validación de datos en Ex-
cel y se describen brevemente las diferentes técnicas de validación de datos
disponibles.
A la finalización el Módulo, usted será capaz de:
Trabajar con las Validaciones de Datos y sus configuraciones.
Tener los criterios suficientes para restringir la introducción de sus datos,
según los datos que necesite.
Temas en este módulo:
• Validación de Datos
• Mensajes de Entrada
• Mensaje de Error
• Ejemplos Prácticos
3.1 ¿Qué es una de Validación de Datos?.
La validación de datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de datos o los
valores que se pueden introducir en una celda.
Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un
intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegu-
rarse de que solo se escriben números enteros positivos.
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Cuando se introducen datos que no cumplen los requisitos, Excel muestra un
mensaje con instrucciones proporcionadas por el usuario.
3.1.1 Configuración de Criterios de Validación.
Para este Tópico debe abrir el libro “[Link]” y habili-
tar la Hoja “Ejercicios de Validacion”.
Ejercicio Paso a Paso: Validar un Rango de celdas
Crear una Validación de datos, que permita introducir la lista de
los días de la semana, al rango C2:C7.
seleccionar el rango de celdas (C2:C7), en el que deseamos contro-
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lar la entrada de datos.
2 Seleccionar la Ficha DATOS.
Grupo Herramientas de datos → comando VALIDACIÓN DE DA-
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TOS.
4 En Permitir: seleccionar la opción LISTA
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En Origen: Digitar los días de la semana, separados por Punto
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y Coma.
6 Clic en ACEPTAR.
3.1.2 Mensaje de Entrada.
Los mensajes de entrada forman parte de la herramienta Validación de
datos y nos permiten configurar un cartel con información que apa-
recerá cuando nos posicionemos en una celda que tiene aplicada una
regla de validación. Si bien su uso no es obligatorio, contribuyen a la
correcta orientación de quien debe completar una hoja de cálculo, al
anticipar el tipo de valores que se pueden ingresar en una celda o en
un rango de celdas determinado.
Figura 3.1: Mensaje de Entrada de una Validación
Para este Tópico debe abrir el libro “[Link]” y habilitar
la Hoja “Mensaje de entrada”.
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Ejercicio Paso a Paso: Mensaje de Entrada de una
Validación de Datos.
Crear un mensaje de Entrada en la celda B4, que especifique que solo
puede introducir Valores de Bolivia, Argentina o Brasil.
(1) Seleccionar la Celda B4.
(2) Ingresar a la Ficha Datos → Grupo Herramienta de Datos.
(3) Seleccionar VALIDACIÓN DE DATOS.
(4) Seleccionar Mensaje de Entrada.
(5) En Titulo, escribir “Introducir los Valores:”.
(6) En Mensaje de Entrada: “solo Digite: Bolivia, Argentina o Brasil”.
(7) Aceptar.
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3.1.3 Mensaje de Error
Cuando intentamos ingresar un valor que infringe la regla de valida-
ción aplicada en una celda o rango de celdas, automáticamente Excel
muestra un mensaje estándar que nos advierte sobre el error.
A continuación detallamos los 3 estilos diferentes de mensajes de error:
Icono Tipo Se usa para
Evitar que los usuarios escriban datos no válidos
Detener en una celda. Un mensaje de alerta Detener tiene
dos opciones: Reintentar o Cancelar.
Advertir a los usuarios que los datos que han
escrito no son válidos, pero no les impide
escribirlos. Cuando aparece un mensaje de
Advertencia
alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer
clic en Sí para aceptar la entrada no válida, en
No para editarla o en Cancelar para quitarla.
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Informar a los usuarios que los datos que han
escrito no son válidos, pero no les impide escri-
birlos. Este tipo de mensaje de error es el más
Información flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta
Información, los usuarios pueden hacer clic
en Aceptar para aceptar el valor no válido o en
Cancelar para rechazarlo.
Figura 3.2: Estilos de mensajes de Error en una Validación .
Para este Tópico debe abrir el libro “[Link]” y habilitar
la Hoja “Mensaje de entrada”.
Ejercicio Paso a Paso: Mensaje de Entrada de una
Validación de Datos.
Crear Mensaje de Error de tipo DETENER, a la celda B4, de tal forma que
advierta que el dato introducido no corresponde a la Regla de Validación
establecida.
(1) Seleccionar la Celda B4.
(2) Ingresar a la Ficha Datos → Grupo Herramienta de Datos.
(3) Seleccionar VALIDACIÓN DE DATOS.
(4) Seleccionar Mensaje de Error.
(5) En Estilo, elegir DETENER.
(6) En Titulo, digite “Error!!!”.
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(7) En Mensaje de Error: “Solo se admiten los países de Bolivia,
Argentina o Brasil”.
(8) Aceptar.
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3.2 Redondear con un Círculo los Datos no Validos.
La validación se genera al momento de introducir datos, pero qué sucede
cuando ya tenemos nuestros datos y deseamos saber si alguno no cumple
con las reglas que le queremos definir.
Puede que desee revisar las hojas de cálculo para buscar datos incorrectos
que pueden originar cálculos o resultados equivocados. Puede identificar las
celdas con validación de datos que contengan datos no válidos mostrando
un círculo rojo alrededor de ellos, de modo que pueda encontrar los
problemas y corregirlos con facilidad.
Para este Tópico debe abrir el libro “[Link]” y habilitar la
Hoja “Datos No validos”.
Ejercicio Paso a Paso: Redondear con un Circulo los Datos
no Válidos.
En el Rango B2:B12, existen valores previamente introducidos y se
ha creado una Regla de Validación, que permita valores entre 0 y 10.
Se necesita Detectar valores que NO cumplan con la Regla de Validación.
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(1) Seleccionar el rango de Celdas B2:B12.
(2) Ingresar a la Ficha Datos → Grupo Herramienta de Datos.
(3) Seleccionar VALIDACIÓN DE DATOS.
(4) Seleccionar Redondear con un circulo datos no válidos.
El resultado debe quedar como en la siguiente figura, vemos que los
Valores de la celda B6 y B9, no cumplen con la validación de datos que
solo admite valores entre 0 y 10.
3.3 Borrar los círculos no Validos.
Ejercicio Paso a Paso: Borrar con un Círculo los Datos no
Válidos.
Ocultar los Círculos Rojos de los Datos no Validos.
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(1) Seleccionar el rango de Celdas B2:B12.
(2) Ingresar a la Ficha Datos → Grupo Herramienta de Datos.
(3) Seleccionar VALIDACIÓN DE DATOS.
(4) Seleccionar Redondear con un círculo datos no válidos.
Para este Tópico debe abrir el libro “[Link]” y habilitar
la Hoja “Ejercicio de validación”.
3.4 EJERCICIOS DE VALIDACIÓN
3.4.1 Validación: Número Entero.
Seleccionar el rango D2:D7; Aplicar una Validación que permita in-
gresar los Valores comprendidos entre 0 y 100; Crear un Mensaje de
Error que especifique cual son los valores permitidos.
Ejercicio Paso a Paso: Validación de Números.
(1) Seleccionar la Celda D2:D7.
(2) Ingresar a la Ficha Datos → Grupo Herramienta de Datos.
(3) Seleccionar VALIDACIÓN DE DATOS.
(4) En Permitir: seleccionar la opción NÚMERO ENTERO.
(5) En Mínimo digitar 10; En Máximo digitar 100.
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(6) Seleccionar la ficha MENSAJE DE ERROR.
a. Estilo: Detener.
b. Título: Mensaje de Error!!!.
c. Mensaje de Error: “Solo introducir valores entre 10 y 100”.
(7) Aceptar.
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3.4.2 Validación: Decimal.
Seleccionar el rango E2:E7; Aplicar una Validación que permita in-
gresar los Valores Decimales mayores a 100.
Ejercicio Paso a Paso: Validación de Valores con
Decimales.
(1) Seleccionar la Celda E2:E7.
(2) Ingresar a la Ficha Datos → Grupo Herramienta de Datos.
(3) Seleccionar VALIDACIÓN DE DATOS.
(4) En Permitir: seleccionar la opción DECIMAL.
(5) En Datos: Seleccionar Mayor o igual que.
(6) En Mínimo: digitar 100.
(7) Aceptar.
3.4.3 Validación: Longitud del Texto .
Seleccionar el rango F2:F7; Aplicar una Validación que permita ingresar
Valores (sean texto o números) menores a 5 dígitos y crear un Mensaje
de Error.
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Ejercicio Paso a Paso: Validación de Longitud del texto.
(1) Seleccionar la Celda F2:F7.
(2) Ingresar a la Ficha Datos → Grupo Herramienta de Datos.
(3) Seleccionar VALIDACIÓN DE DATOS.
(4) En Permitir: seleccionar la opción LONGITUD DEL TEXTO.
(5) En Datos: Seleccionar Menor que.
(6) En Máximo: digitar 5.
(7) En Mensaje de Error: digitar “Solo Códigos que tengan menos
de 5 Caracteres”.
(8) Aceptar.
3.4.4 Validación: Solo Introducir Valores Alfanuméricos.
Seleccionar el rango H2:H7; Crear una Validación de Datos que solo
permita introducir valores alfanuméricos (letras, números y símbolos).
Para crear esta validación, se deberá crear una formula den-
tro de PERSONALIZADA.
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Ejercicio Paso a Paso: Solo introducir Valores
Alfanuméricos.
(1) Seleccionar la Celda H2:H7.
(2) Ingresar a la Ficha Datos → Grupo Herramienta de Datos.
(3) Seleccionar VALIDACIÓN DE DATOS.
(4) En Permitir: seleccionar la opción PERSONALIZADA.
(5) En Formula: Escribir =estexto(H2:H7).
(6) En Mensaje de error: Digite “Solo podemos introducir
Valores Alfanuméricos (letras, números y símbolos)”.
(7) Aceptar.
3.4.5 Validación: Solo Introducir Valores Numéricos.
Seleccionar el rango G2:G7; Crear una Validación de Datos que solo
permita introducir valores numéricos.
Para crear esta validación, se deberá crear una formula den-
tro de PERSONALIZADA.
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Ejercicio Paso a Paso: Validación de Solo Números.
(1) Seleccionar la Celda G2:G7.
(2) Ingresar a la Ficha Datos → Grupo Herramienta de Datos.
(3) Seleccionar VALIDACIÓN DE DATOS.
(4) En Permitir: seleccionar la opción PERSONALIZADA.
(5) En Formula: Escribir =esnumero(G2:G7).
(6) En Mensaje de error: Digite “Solo podemos introducir Valores
Numéricos”.
(7) Aceptar.
3.4.6 Validación: Evitar datos duplicados.
Seleccionar el rango I2:I7; Crear una Validación de Datos que solo
permita introducir valores NO duplicados.
Para crear esta validación, se deberá crear una formula den-
tro de PERSONALIZADA.
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Ejercicio Paso a Paso: Validación de datos NO duplicados
(1) Seleccionar la Celda I2:I7.
(2) Ingresar a la Ficha Datos → Grupo Herramienta de Datos.
(3) Seleccionar VALIDACIÓN DE DATOS.
(4) En Permitir: seleccionar la opción PERSONALIZADA.
(5) En Formula: Escribir =[Link]($I$2:$I$7;I2)=1.
(6) En Mensaje de error: Digite “Solo podemos introducir Únicos!!”
(7) Aceptar.
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