Metodología de

Implementación de
Proyectos SAP S4
HANA

Versión 1

Lima, 11 de enero del 2024

Agenda

01 02 03 04
Objetivo Overview SAP Fase Preparación Fase Exploración
Activate

> > > >

05 06 07 08
Fase Realización Fase Despliegue Fase Ejecución Monitoreo y
Control

> > > >

01
Objetivo
Metodología de implementación de proyectos SAP S4 HANA
Objetivo

El objetivo es establecer la metodología de implementación para

los diversos proyectos SAP S4 Hana que se desplieguen.

La metodología está basada en los lineamientos de SAP Activate, la

cual está compuesta por fases, entregables y tareas. Además, F1 F2 F3 F4 F5
cuenta con aceleradores vinculados a los entregables que
facilitarán las diversas tareas del proyecto.

Se debe tener en cuenta que los tiempos estimados para la

ejecución de los proyectos están basados en el uso de los
aceleradores propuestos, por lo que, cualquier solicitud de
documentación adicional por parte de nuestros clientes deberá ser
evaluada por cada gerente de proyecto y analizar el impacto
sobre los tiempos.

6
Metodología de implementación de proyectos SAP S4 HANA
Introducción

• SAP Activate es la metodología de implementación para

los diferentes productos de SAP.
• Se identifican 23 roadmaps a la fecha (Enero 11, 2024).
• Se recomienda ingresar a la siguiente URL para buscar el
roadmap adecuado para su proyecto.

[Link]

7
02
Overview
SAP
Activate
 Metodología SAP Activate
Preparación Exploración Realización Despliegue Ejecución
Aprobar y
Diseño de las Configuración / Testing
Definición del Proyecto Planificar Plan de Soporte Puesta en marcha
Brechas Base
GAPs

Priorizar Backlog Pruebas Unitarias Ejecución Plan de Corte

Roadmap y Gantt Detallado Soporte

Ajuste de Procesos / Lista Carga Datos y

Pruebas Integrales
de brechas (Backlog) Capacitación

Despliegue SAP Best

Preparación de Sistema Controlar la
Practice y/o SprintZero by Presentación de Procesos Plan de Corte
PRD Operación
Seidor

Inicio del Definición del Construcción y Prepara Inicio de

proyecto con modelo pruebas del ambiente operaciones y
Best Practice modelo Productivo y soporte
capacita al
usuario final
Metodología SAP Activate

• En la fase de Preparación se da inicio formal al proyecto. Las principales

actividades de la fase son:
o Reunión de coordinación inicial con el gerente de proyecto de EL
CLIENTE.
o Se preparan y aprueban los documentos de gestión del proyecto.
o Se establece el plan general del proyecto.
o Se asigna al equipo de proyecto.
o Se despliega la infraestructura SAP S4 Hana.
o Se activan las Best Practice y/o SprintZero by Seidor.
o Se prepara la presentación de Kick Off.
Metodología SAP Activate

• En la fase de Exploración se definen los procesos de negocio y se

identifican las brechas del modelo. Las principales actividades de la fase
son:
o Se realiza la presentación de kick off del proyecto.
o Se realizan los talleres para mostrar los procesos estándares del SAP
Best Practice y/o SprintZero by Seidor.
o Se definen los procesos de negocio.
o Se identifican y priorizan las brechas sobre los procesos estándares.
o Se realiza el diseño a alto nivel de las brechas aprobadas.
o Se aprueban los procesos y brechas del modelo.
Metodología SAP Activate

• En la fase de Realización se construye y valida el modelo de negocio

aprobado. Las principales actividades de la fase son:
o Configuración y pruebas base del modelo.
o Desarrollo y pruebas de las brechas aprobadas.
o Ejecución de las pruebas unitarias del modelo y desarrollos.
o Ejecución de las pruebas integrales.
o Elaboración del plan de capacitación.
o Elaboración del plan de corte.
Metodología SAP Activate

• En la fase de Despliegue se prepara el ambiente de Producción. Las

principales actividades de la fase son:
o Preparación del ambiente Productivo.
o Elaboración y aprobación del Plan de Soporte.
o Carga de datos maestros.
o Capacitación a usuarios finales.
o Cierre Contable (Sistema actual de EL CLIENTE).
o Blackout y carga de saldos iniciales.
Metodología SAP Activate

• En la fase de Ejecución se inician las operaciones con SAP S4 Hana. Las

principales actividades de la fase son:
o Inicio de operaciones.
o Se realiza el soporte en base al plan definido para controlar la
operación.
o Se entregan los documentos de configuración.
o Se concluye el proyecto.
03
Fase
Preparación
 Metodología SAP Activate
Preparación Exploración Realización Despliegue Ejecución
Aprobar y
Diseño de las Configuración / Testing
Definición del Proyecto Planificar Plan de Soporte Puesta en marcha
Brechas Base
GAPs

Priorizar Backlog Pruebas Unitarias Ejecución Plan de Corte

Roadmap y Gantt Detallado Soporte

Ajuste de Procesos / Lista Carga Datos y

Pruebas Integrales
de brechas (Backlog) Capacitación

Despliegue SAP Best

Preparación de Sistema Controlar la
Practice y/o SprintZero by Presentación de Procesos Plan de Corte
PRD Operación
Seidor

Inicio del Definición del Construcción y Prepara Inicio de

proyecto con modelo pruebas del ambiente operaciones y
Best Practice modelo Productivo y soporte
capacita al
usuario final
Metodología SAP Activate
• En la fase de Preparación se da inicio formal al proyecto. Las principales
actividades de la fase son:
o Reunión de coordinación inicial con el gerente de proyecto de EL
CLIENTE.
o Se preparan y aprueban los documentos de gestión del proyecto.
o Se establece el plan general del proyecto.
o Se asigna al equipo de proyecto.
o Se despliega la infraestructura SAP S4 Hana.
o Se activan las Best Practice y/o SprintZero by Seidor.
o Se prepara la presentación de Kick Off.
 Fase de Preparación
Actividades

DD/MM

DD/MM
DD/MM

Elaborar y aprobar documentos de gestión

DD/MM

DD/MM

Documentos Preliminares para Exploración

DD/MM

DD/MM

Preparar Infraestructura Interna

DD/MM

DD/MM

Activar SprintZero by Seidor

DD/MM

DD/MM

Revisar Procesos SAP en SprintZero by Seidor

DD/MM
Fase de Preparación
Elaborar y aprobar documentos de gestión

• Los documentos de gestión son aquellos que ayudarán a la gobernanza del proyecto. Los
documentos son elaborados y aprobados entre los gerentes de proyecto. Los documentos
de gestión son los siguientes:

ü P110 Estrategia de mandantes y transporte ü P190 Plan de Carga de Datos

ü P120 Roles y Responsabilidades ü G120 Kick Off

ü P130 Equipo y Organigrama ü G125 Conexiones a Sistemas

ü P140 Acta de Constitución de Proyecto ü G130 Riesgos

ü P150 Plan de Comunicaciones ü G300 Informes de Avance

ü P160 Plan de Gestión de Riesgos ü G410 Actas de Reunion

ü P170 Matriz de Responsabilidades ü G420 Plan de Trabajo

ü P180 Plan de Control de Cambios ü G710 Actas de Cierre de Hitos

Fase de Preparación
Documentos preliminares de la fase de Exploración

• Es la documentación preliminar que deben preparar los consultores para la fase de

Exploración. Estos están basados en las Best Practice de SprintZero by Seidor, en caso de no
existir, deben basarse en las Best Practice de SAP.

• Los documentos que deben preparar son:

ü F110 Inventario de Procesos ü F170 Listado de Casuísticas

ü F120 Estructura Organizativa ü F180 Listado de Apps

ü F130 Documento de Procesos ü D110 Inventario de Datos a Migrar

ü F140 Resumen Ejecutivo de Proceso ü Descargar y entregar las plantillas de carga

ü F150 Flujogramas

ü F160 Plan de Impacto Organizativo

Fase de Preparación
Preparar Infraestructura Interna

• Son las actividades que deben ser ejecutadas entre los gerentes de proyecto y el líder TI de
EL CLIENTE. Las actividades son:
ü Entregar la lista del equipo de consultoría
ü Crear y distribuir los usuarios VPN
ü Entregar estructura de carpeta de proyecto
ü Crear carpeta de proyecto en Sharepoint u otros que gestione EL CLIENTE
ü Crear equipo "Proyecto SAP S4 Hana" en MS Teams
ü Asignar carpeta de proyecto a equipo MS Teams "Proyecto SAP S4 Hana“
ü Crear y distribuir usuarios MS Teams
ü Asignar usuarios a equipo "Proyecto SAP S4 Hana"
Fase de Preparación
Activar SprintZero by Seidor

• SprintZero by Seidor son las Best Practice de Seidor pre configuradas para una Sociedad de
Perú, de manera que, permita a nuestros clientes ver sus procesos con dinámicas contables
con el Plan de Cuentas PCGE. Es importante mencionar que estos procesos están basados
en las Best Practice de SAP.
• La activación es liderada por el responsable de la Solución SprintZero y esta contiene:
ü Configuración para 1 sociedad
ü Procesos de Contabilidad y Finanzas (FI), Controlling (CO), Gestión de Materiales (MM),
Gestión Comercial (SD), Producción (PP), Control de Calidad (QM), Mantenimiento (PM),
Gestión de Proyectos (PS).
ü Documentación completa para uso en los proyectos: índice de procesos, estructura
organizativa, documentos de proceso, flujogramas.
Fase de Preparación
Revisar Procesos SAP en SprintZero by Seidor

• Una vez activada la solución SAP SprintZero by Seidor y/o Best Practice de SAP, los
consultores deben validar todos los procesos que serán parte de los talleres de procesos
que se ejecutarán en EL CLIENTE durante la fase de Exploración.
Fin Fase
Preparación

¿Consultas?
04
Fase
Exploración
 Metodología SAP Activate
Preparación Exploración Realización Despliegue Ejecución
Aprobar y
Diseño de las Configuración / Testing
Definición del Proyecto Planificar Plan de Soporte Puesta en marcha
Brechas Base
GAPs

Priorizar Backlog Pruebas Unitarias Ejecución Plan de Corte

Roadmap y Gantt Detallado Soporte

Ajuste de Procesos / Lista Carga Datos y

Pruebas Integrales
de brechas (Backlog) Capacitación

Despliegue SAP Best

Preparación de Sistema Controlar la
Practice y/o SprintZero by Presentación de Procesos Plan de Corte
PRD Operación
Seidor

Inicio del Definición del Construcción y Prepara Inicio de

proyecto con modelo pruebas del ambiente operaciones y
Best Practice modelo Productivo y soporte
capacita al
usuario final
Metodología SAP Activate

• En la fase de Exploración se definen los procesos de negocio y se

identifican las brechas del modelo. Las principales actividades de la fase
son:
o Se realiza la presentación de kick off del proyecto.
o Se realizan los talleres para mostrar los procesos estándares del SAP
Best Practice y/o SprintZero by Seidor.
o Se definen los procesos de negocio.
o Se identifican y priorizan las brechas sobre los procesos estándares.
o Se realiza el diseño a alto nivel de las brechas aprobadas.
o Se aprueban los procesos y brechas del modelo.
 Fase de Exploración
Actividades

DD/MM

DD/MM
DD/MM DD/MM

Índice Plan.
Proce. Fase
DD/MM DD/MM

DD/MM

Estruct.
Organiz
DD/MM

DD/MM

Planos de Negocio
DD/MM

DD/MM

Archivos Consolidados y
Capac. Archivos de Carga
DD/MM

DD/MM

Preparación Ambiente QAS

DD/MM
Fase de Exploración
Índice de Procesos

• La primera actividad de la fase de Exploración es definir el Índice de Procesos.

• En el Índice de Procesos deben detallarse todos los procesos de la empresa que son parte
del alcance del proyecto y que serán revisados a detalle durante toda la fase de
Exploración.
• Seidor propone un índice de procesos que será expuesto y servirá como base para la
construcción de este.
• Como parte de la metodología de implementación, se organiza una sola reunión con todos
los equipos del proyecto con la participación de gerentes de proyecto, dueños de proceso,
usuarios clave, usuario TI y consultores. En esta reunión, los consultores explican el índice de
procesos. Es el equipo de EL CLIENTE quien debe revisar y asegurar que todos sus procesos
queden cubiertos, por lo que la lista debe ser depurada y completada.
• Una vez definida la lista, cada equipo deberá completar el Índice de procesos de su módulo
y aprobar el documento con las respectivas firmas.

29
Fase de Exploración
Planificación detallada de Fase

• Una vez definido y aprobado el índice de procesos, cada equipo (Consultor y usuario clave)
deberán realizar la planificación detallada de la fase 2.
• Las actividades para planificar sobre cada uno de los BPDs son:
P: Presentación
R: Relevamiento
A: Análisis
D: Documentación
E: Exposición
A: Aprobación
• La planificación se realiza en el plan de trabajo auxiliar “G420-GP-02_Plan de Trabajo PRADEA”.

30
Fase de Exploración
Revisión y definición de Estructura Organizativa

• Como parte de la metodología de implementación, se organiza una sola reunión con todos
los equipos del proyecto con la participación de gerentes de proyecto, dueños de proceso,
usuarios clave, usuario TI y consultores. En esta reunión, los consultores explican la
estructura organizativa propuesta para cada uno de los módulos.
• En esta reunión se debe definir principalmente la codificación para cada elemento de la
Estructura Organizativa y las principales definiciones que afectan de una u otra manera a
cada uno de los módulos (Por ejemplo, la moneda de las sociedades).
• Una vez definido los principales puntos de la Estructura Organizativa, cada equipo
documentará en forma detallada la Estructura Organizativa de su módulo, exponer al
dueño de proceso y aprobar el documento con las respectivas firmas.

31
Fase de Exploración
Revisión de Documentos de Proceso de Negocio (BPD)

• El objetivo es realizar los talleres “Fit to Standard”, para

demostrar y discutir los procesos pre-configurados, aclarar
las dudas e identificar las brechas requeridas. Finalmente
obtener los BPDs debidamente documentados, asegurando
que se cubran los procesos de negocio de EL CLIENTE.
• En caso se identifiquen brechas, estas deberán ser
discutidas con el Dueño de Proceso y Gerentes de Proyecto,
ya que estas deberán estar alineadas a la estrategia del
proyecto para asegurar el cumplimiento de los plazos
establecidos.
• Para realizar los talleres “Fit to Standard” deberán realizarse
ya sea con SAP Best Practice o con SprintZero by Seidor.

32
Fase de Exploración
Proceso de Revisión de Documentos de Proceso de Negocio (BPD)

PRESENTACION
Presentar Proceso Estándar
(PPT, Diagrama de Flujo,
Demo en SAP Best Practice
o SprintZero)
P (10%)

RELEVAMIENTO

A (10%) R (20%)
APROBACIÓN Discutir cómo se adaptan los
Aprobar BPD procesos estándares a los
requisitos de El Cliente

ANÁLISIS
E (10%) A (30%)
EXPOSICIÓN
Identificar brechas
Exponer a Dueño de Proceso
(Configuración y desarrollos)

DOCUMENTACIÓN
Documentar el BPD
D (20%) 33
Fase de Exploración
Identificación de Brechas

• El concepto de Brecha es “Todo aquello que difiere del proceso

preconfigurado”. Estas brechas podrían cubrirse con
configuración estándar SAP o con un desarrollo.
• Se deberá usar la siguiente “Clasificación” de brecha:
o Configuración
o Workflow
o Reporte
o Interface
o Conversión
o Enhancement/Mejora
o Formulario
o Proceso
• Toda brecha deberá estar documentada en el formato
“Backlog-Listado de brechas”. 34
Fase de Exploración
REVISION DE EQUIPO
Priorización de Brechas Revisar la necesidad real de
contar con la brecha. Revisar
si existe modo estándar de
cubrirlo evaluando el impacto
en el negocio de no tenerla.

APROBACIÓN DE PRIORIZACION INTERNA

BACKLOG Revisar la prioridad de la
Aprobar Backlog-Lista de brecha para el negocio (Baja,
Brechas media, alta, muy alta)

PRIORIZACIÓN
REVISIÓN DE IMPACTO
CONSULTORIA
Revisar si la aprobación de la
brecha impacta el alcance del Revisar la prioridad desde el
proyecto (Plazo, costo) punto de vista del equipo de
Consultoría

DISPONIBILIDAD
Indicar para cuando se
ESTIMACIÓN requiere la brecha para
Estimar la configuración o pruebas de usuarios claves
desarrollo de la brecha (Pruebas unitarias, pruebas
integrales, Go Live o Primer 35
Cierre)
Fase de Exploración
Elaboración de documentos consolidados

• Una vez aprobado los BPDs (Firmados), existen documentos

Excel que deben completarse con información del BPD.
• Esta información consolidada servirá de base para las
próximas actividades del proyecto.
• Los documentos consolidados son:
Plan de impacto organizativo (Responsable usuario clave)
Listado de casuísticas (Responsable usuario clave)
Listado de Apps (Responsable consultor)
Backlog final (Responsable Gerente de Proyecto Seidor)

36
Fin Fase
Exploración

¿Consultas?
05
Fase
Realización
 Metodología SAP Activate
Preparación Exploración Realización Despliegue Ejecución
Aprobar y
Diseño de las Configuración / Testing
Definición del Proyecto Planificar Plan de Soporte Puesta en marcha
Brechas Base
GAPs

Priorizar Backlog Pruebas Unitarias Ejecución Plan de Corte

Roadmap y Gantt Detallado Soporte

Ajuste de Procesos / Lista Carga Datos y

Pruebas Integrales
de brechas (Backlog) Capacitación

Despliegue SAP Best

Preparación de Sistema Controlar la
Practice y/o SprintZero by Presentación de Procesos Plan de Corte
PRD Operación
Seidor

Inicio del Definición del Construcción y Prepara Inicio de

proyecto con modelo pruebas del ambiente operaciones y
Best Practice modelo Productivo y soporte
capacita al
usuario final
Metodología SAP Activate

• En la fase de Realización se construye y valida el modelo de negocio

aprobado. Las principales actividades de la fase son:
o Configuración y pruebas base del modelo.
o Desarrollo y pruebas de las brechas aprobadas.
o Ejecución de las pruebas unitarias del modelo y desarrollos.
o Ejecución de las pruebas integrales.
o Elaboración del plan de capacitación.
o Elaboración del plan de corte.
 Fase de Realización
Actividades
DD/MM

DD/MM DD/MM
Plan
DD/MM
DD/MM DD/MM DD/MM
Configuración y Preparación
Desarrollos
Pruebas Cons. QAS
DD/MM DD/MM DD/MM

DD/MM DD/MM DD/MM

Elab. y aproba. Identificar Planificar y ejecutar PU
ENTs Escenarios PI / Elaborar Manuales
DD/MM DD/MM DD/MM

DD/MM DD/MM DD/MM DD/MM

Identificar Pasos Ejecutar PI – Ciclo 1 / Ejecutar PI – Ciclo 2 /
Planificar PI
x Escenario Afinar Manuales Afinar Manuales
DD/MM DD/MM DD/MM DD/MM

DD/MM DD/MM DD/MM

Planificar Plan de Documentar
Capac. Corte Configuración
DD/MM DD/MM DD/MM

Carga Datos Maestros al 40% Carga Datos Maestros al 80%

Fase de Realización
Planificación inicial

• La planificación inicial de la fase de Realización considera las siguientes actividades:

Nº Actividad Responsable

1 Planificación de la configuración del módulo y de las pruebas de consultoría, las Consultor

cuales deben soportar las casuísticas identificadas en cada BPD.
2 Planificación de la elaboración de las Especificaciones No Técnicas (ENT). Este Consultor + Usuario Clave
documento deberá ser firmado por el Dueño de Proceso, por lo que es
importante coordinar sus tiempos para la explicación y firma de este.

42
Fase de Realización
Configuración y pruebas de consultoría

• Una vez culminada la planificación inicial, el equipo de consultoría deberá iniciar con la
configuración del modelo aprobado, asi como, la ejecución y documentación de las
pruebas de consultoría.
• Las pruebas de consultoría deben incluir todas las casuísticas identificadas en los BPDs.

43
Fase de Realización
Elaboración y aprobación de Especificaciones No Técnicas (ENT)

• Para cada una de las brechas identificadas y aprobadas en la fase 2 de Exploración, deberá
elaborarse un documento llamado “Especificación No Técnica (ENT)”. El objetivo de este
documento es detallar la funcionalidad esperada del desarrollo.
• Es muy importante que el desarrollo esté acotado a lo aprobado en el BPD.
• Este documento debe ser elaborado por el usuario clave y validado por el consultor,
finalmente debe ser firmado por el Dueño de Proceso.
• Este documento será la base para la elaboración de la Especificación Funcional que
elaborará en forma posterior el consultor.

Nota: Podrían existir brechas que no requieran de una ENT, esto debido, a que por su
complejidad no podría requerir una.

44
Fase de Realización
Desarrollos

• Una vez aprobadas las ENTs, deberá continuarse con el flujo de elaboración de un
desarrollo:

1. Elaboración de la Especificación Funcional (Responsable: Consultor funcional)

2. Programación del desarrollo (Responsable: Software Factory)
3. Prueba unitaria del desarrollo (Responsable: Consultor Funcional)
4. Documentación técnica del desarrollo (Responsable: Software Factory)

45
Fase de Realización
Identificar escenarios para Pruebas Integrales

• Una vez que los usuarios claves hayan culminado con la elaboración de las ENTs y mientras
los consultores se encuentran realizando las actividades para la construcción de los
desarrollos, los usuarios claves junto con los dueños de proceso deberán identificar los
escenarios de pruebas integrales.
• Los escenarios de pruebas integrales son escenarios de punta a punta donde intervendrán
varios procesos (BPDs) con sus respectivas casuísticas, y que permitirán asegurar que el
modelo construido soportará una operación empresarial normal.
Escenario Prueba Integral: En este escenario usaremos los siguientes procesos:
“Reparación de volquete CMT96 de 95 Toneladas por • F130-PM-02_Mantenimiento Correctivo
incidente en campo”
• F130-MM-03_Compras de stock Nacional
La reparación se hará con personal propio del área de
mantenimiento, las compras de repuestos se harán • F130-FI-03_Cuentas por Pagar
únicamente al proveedor local. Se registrarán sus facturas
por el monto total de los repuestos y se hará el pago al • F130-FI-05_Pago Proveedores
proveedor.

• Es muy importante asegurar que todos los procesos (BPDs) y sus casuísticas sean probados
en un Escenario Integral, es probable, que por la naturaleza del proceso (BPD), este deba ser
usado en más de un Escenario Integral. 46
Fase de Realización
Planificación y ejecución de las Pruebas Unitarias / Manuales de Usuario

• Actividad donde el consultor capacita a los usuarios claves en el uso de la solución SAP y los
usuarios claves empiezan a realizar las pruebas del sistema para todas las casuísticas
identificadas en los BPDs.
• Las pruebas unitarias se realizarán tanto para funcionalidad estándar SAP como para cada
desarrollo entregado.
• Cada prueba unitaria deberá ser documentada para asegurar que cumplan todos los
puntos de control esperados.
• En paralelo a la prueba unitaria, el usuario clave deberá elaborar los manuales de usuario.

Nota: Para iniciar las pruebas unitarias es necesario que la data maestra esté cargada al 40%

47
Fase de Realización
Preparación mandante QAS

• En paralelo a las pruebas unitarias, el equipo de consultoría debe ir preparando el sistema

de QAS, que es donde se realizarán las pruebas integrales.
• Esta actividad incluye:
o Transporte de OTs
o Configuración manual de mandante (Indicador de impuestos, rango de números, tabla
de constantes)
o Carga de datos base (Plan de cuentas, centros de beneficio, centros de costo)
o Validación de procesos
• Esta actividad es necesaria para iniciar las pruebas integrales.

48
Fase de Realización
Identificar Pasos x Escenarios de Pruebas Integrales

• Una vez culminadas las pruebas unitarias y con el conocimiento adquirido, los usuarios
claves con el soporte del equipo de consultoría deberán identificar los pasos que deberán
ser parte de cada prueba integral.

49
Fase de Realización
Planificación de Pruebas Integrales

• Con los pasos identificados por Escenario de Prueba Integral, será posible obtener la
cantidad de pasos totales que deben tener los ciclos de pruebas integrales y con ello, la
gerencia de proyecto podrá planificar la ejecución de estas, identificando la carga de pasos
diarios que deberán ejecutarse.

50
Fase de Realización
Planificación de Capacitación

• Mientras los gerentes de proyecto realizan la planificación de pruebas integrales, el equipo

de usuarios claves con el soporte del equipo de consultoría, deberán realizar la planificación
de capacitación.
• Las actividades por realizar son:

1. Identificar los cursos a dictar: Contenido y horas lectivas (Usuario clave + consultor)
2. Identificar los usuarios finales que deberán participar de la capacitación (Usuario clave +
Dueño de Proceso)
3. Identificar usuarios finales vs cursos (Usuario clave + Dueño de Proceso)
4. Planificar capacitación detallada (Gerente de proyecto de EL CLIENTE)

51
Fase de Realización
Ejecución de pruebas integrales / Afinar manuales de usuario

• Los usuarios claves con el conocimiento obtenido en las pruebas unitarias deberán ejecutar
las pruebas integrales.
• En paralelo a las pruebas integrales se deberán afinar los manuales de usuarios.

Nota: Para iniciar las pruebas integrales es necesario que la data maestra esté cargada al 80%

52
Fase de Realización
Plan de Corte

• Una vez culminado el ciclo 1 de pruebas integrales, se debe planificar el plan de corte para
todos los frentes de trabajo:
o Equipo funcional
o Equipo de Roles y Perfiles
o Equipo de Infraestructura
o Equipo de Integración con Legados
o Equipo de Negocio

53
Fase de Realización
Documentar Configuración

• Durante el ciclo 2 de pruebas integrales, el equipo de consultores realiza la documentación

de la configuración.
• Esta documentación debe culminar junto con las pruebas integrales.

54
Fin Fase
Realización

¿Consultas?
06
Fase
Despliegue
 Metodología SAP Activate
Preparación Exploración Realización Despliegue Ejecución
Aprobar y
Diseño de las Configuración / Testing
Definición del Proyecto Planificar Plan de Soporte Puesta en marcha
Brechas Base
GAPs

Priorizar Backlog Pruebas Unitarias Ejecución Plan de Corte

Roadmap y Gantt Detallado Soporte

Ajuste de Procesos / Lista Carga Datos y

Pruebas Integrales
de brechas (Backlog) Capacitación

Despliegue SAP Best

Preparación de Sistema Controlar la
Practice y/o SprintZero by Presentación de Procesos Plan de Corte
PRD Operación
Seidor

Inicio del Definición del Construcción y Prepara Inicio de

proyecto con modelo pruebas del ambiente operaciones y
Best Practice modelo Productivo y soporte
capacita al
usuario final
 Metodología SAP Activate
Despliegue

Plan de Soporte • En la fase de Despliegue se prepara el ambiente de Producción. Las

principales actividades de la fase son:
o Preparación del ambiente Productivo.
Cutover
o Elaboración y aprobación del Plan de Soporte.

Carga Datos y
o Carga de datos maestros.
Capacitación
o Capacitación a usuarios finales.

Preparación de Sistema
o Cierre Contable (Sistema actual de EL CLIENTE).
PRD
o Blackout y carga de saldos iniciales.

Prepara
ambiente
Productivo y
capacita al
usuario final
 Fase de Despliegue
Actividades
DD/MM

DD/MM DD/MM
Preparación
PRD
DD/MM

DD/MM
Capacitación
DD/MM

DD/MM DD/MM DD/MM

Cierre Contable / Carga de Datos
Carga de Datos Maestros
Cierre Operaciones Dinámicos
DD/MM DD/MM DD/MM

DD/MM
Elaborar Plan
de Soporte
DD/MM

GO LIVE
Fase de Despliegue
Preparación de ambiente Productivo

• El equipo de consultoría inicia la preparación del ambiente de PRODUCCION, con las

actividades de los diferentes equipos como FIORI, ABAP, funcional, roles, integración.
• Debe realizarse el transporte de las órdenes de transporte con el equipo BASIS,
configuración de rangos de números, registro de datos en las tablas de constantes,
verificación de transporte de desarrollos.

60
Fase de Despliegue
Capacitación

• El equipo de capacitadores deberá iniciar con las capacitaciones de usuarios finales. Es

necesario realizar algún tipo de seguimiento para asegurar que el equipo de usuario finales
está interiorizando el aprendizaje.
• Es importante dejar ejercicios para que los usuarios finales practiquen y sigan reforzando
sus conocimientos.

61
Fase de Despliegue
Elaborar Plan de Soporte

• Los gerentes de proyecto deben elaborar el plan de soporte consensuado y presentarlo a

todo el equipo de proyecto y al negocio para que tengan conocimiento de como se
atenderán los incidentes durante la puesta en marcha.

62
Fase de Despliegue
Carga de datos maestros

• Una vez culminada la preparación del ambiente de PRODUCCION, deberá iniciarse con la
carga de los datos maestros en base a la secuencia establecida. La carga inicia con el plan
de cuentas, centros de beneficio y centros de costos.

63
Fase de Despliegue
Cierre contable / Cierre de Operaciones

• Previo al inicio del BlackOut (Periodo donde no se realizan operaciones), el negocio debe
realizar el cierre de sus diferentes operaciones, para esto es necesario, que hayan sido
notificadas las diferentes fechas de corte, como, por ejemplo:
o Última fecha de emisión de órdenes de compra
o Última fecha de ingreso de materiales
o Última fecha de pago a proveedores
• Se deben realizar las diferentes operaciones propias del cierre de la empresa y el primer
objetivo es realizar el costeo de los productos ya que debe realizarse con prioridad la carga
de los inventarios valorizados, tanto en soles como en la segunda moneda que haya sido
definida en el proyecto.
• Al termino del cierre contable deben emitirse las diferentes plantillas para la carga de
saldos contables, activos fijos, entre otros.

64
Fase de Despliegue
Carga de datos dinámicos

• Una vez culminado el cierre contable, deberá iniciarse con la carga de los datos dinámicos,
entre ellos, saldos contables, partidas abiertas deudoras y acreedoras, activos fijos, bancos,
entre otros.

65
Fin Fase
Despliegue

¿Consultas?
07
Fase
Ejecución
 Metodología SAP Activate
Preparación Exploración Realización Despliegue Ejecución
Aprobar y
Diseño de las Configuración / Testing
Definición del Proyecto Planificar Plan de Soporte Puesta en marcha
Brechas Base
GAPs

Priorizar Backlog Pruebas Unitarias Ejecución Plan de Corte

Roadmap y Gantt Detallado Soporte

Ajuste de Procesos / Lista Carga Datos y

Pruebas Integrales
de brechas (Backlog) Capacitación

Despliegue SAP Best

Preparación de Sistema Controlar la
Practice y/o SprintZero by Presentación de Procesos Plan de Corte
PRD Operación
Seidor

Inicio del Definición del Construcción y Prepara Inicio de

proyecto con modelo pruebas del ambiente operaciones y
Best Practice modelo Productivo y soporte
capacita al
usuario final
 Metodología SAP Activate
Ejecución

Puesta en marcha • En la fase de Ejecución se inician las operaciones con SAP S4 Hana. Las
principales actividades de la fase son:
o Inicio de operaciones.
o Se realiza el soporte en base al plan definido para controlar la
Soporte operación.
o Se entregan los documentos de configuración.
o Se concluye el proyecto.
Controlar la
Operación

Inicio de
operaciones y
soporte
 Fase de Ejecución
Actividades
DD/MM

DD/MM DD/MM
Soporte Operativo
DD/MM

DD/MM
Soporte Cierre de Mes
DD/MM

DD/MM DD/MM DD/MM

Entrega Procedimiento Cierre Contable / Carga de Datos
de Garantía Cierre Operaciones Dinámicos
DD/MM DD/MM DD/MM

DD/MM
Elaborar Acta
de Cierre
DD/MM
Fase de Ejecución
Soporte Operativo

• El Go Live marca el inicio de las operaciones empresariales y el equipo de proyecto realiza el

soporte operativo para todos los módulos que son parte del alcance del proyecto, de
acuerdo con el procedimiento de soporte.
• Al término del soporte operativo culmina la participación de la mayoría de consultores del
proyecto, solo quedarán los perfiles acordados para el acompañamiento al cierre contable.

71
Fase de Ejecución
Soporte Cierre de Mes

• En base al alcance del proyecto, algunos consultores darán el soporte al cierre contable, por
lo general son los consultores FI y CO, sin embargo, el contrato podría incluir algún perfil
adicional, por ejemplo, el consultor del módulo de PS.

72
Fase de Ejecución
Entrega de Procedimiento de Garantía

• El gerente de proyecto de SEIDOR, prepara y entrega el procedimiento de garantía y su

respectivo formato de solicitud de atención.
• La cantidad de meses de la garantía está estipulado en la propuesta y/o contrato del
proyecto.

73
Fase de Ejecución
Acta de cierre de proyecto

• Una vez culminadas todas las actividades del proyecto, deberá emitirse el acta de cierre de
proyecto.

74
Fin Fase
Ejecución

¿Consultas?
08
Monitoreo y
Control
Metodología SAP Activate

Preparación Exploración Realización Despliegue Ejecución

Procesos de Monitoreo y Control

Reuniones de
Procesos de Inicio Procesos de Planificación Seguimiento Procesos de Ejecución Procesos de Cierre
Monitoreo y Control
Procesos de Inicio

• El proceso de inicio contiene las actividades necesarias para iniciar cada una de las fases
del proyecto. Las actividades son:
üPreparar los formatos que serán usados en la fase.
üRealizar la presentación de Kick Off de la fase a iniciar.
üPresentar los formatos que se usarán en la fase, así como también, los procedimientos a
seguir para la preparación de cada uno de los entregables.
Monitoreo y Control
Procesos de Planificación

• A medida que el proyecto avanza, se obtendrá mayor detalle de cada uno de los
entregables que serán parte del alcance del proyecto, con esta información es posible
refinar la planificación de los diferentes entregables, esta planificación detallada no deberá
impactar la planificación macro realizada para el proyecto, es decir, el inicio y fin de cada
una de las fases del proyecto no deberán impactarse.
• El Gantt base no deberá modificarse, el detalle adicional de la planificación deberá
realizarse en los planes auxiliares en formato Excel.
• Algunos planes auxiliares son:
G420-GP-02_Plan de Trabajo PRADEA
G420-GP-03_Plan de Trabajo Configuración
Monitoreo y Control
Procesos de Ejecución

• Los procesos de ejecución contienen las actividades que se realizarán para desarrollar
cada uno de los entregables del proyecto .
Monitoreo y Control
Procesos de Cierre

• Los procesos de cierre incluyen las diferentes actividades que ejecutarán los gerentes de
proyecto para formalizar el cierre de hitos, fases del proyecto y fin del proyecto. Estas
actividades permiten garantizar a las diferentes instancias del proyecto que existe
aceptación de los entregables y que formalmente el hito ha sido aceptado.
Monitoreo y Control
Reuniones de Seguimiento

• Existen diferentes reuniones de control que deben ejecutarse durante el proyecto. Entre
estas tenemos:

1. Reunión diaria
2. Reunión de comité operativo
3. Reunión de comité ejecutivo/directivo
Monitoreo y Control
Reunión diaria

• La reunión diaria debe ejecutarse al interior de cada equipo/mesa de trabajo, el objetivo de

esta reunión es responder las siguientes preguntas:
ü ¿Se cumplió con el objetivo del día anterior?
ü ¿Cuáles son los objetivos del día?
ü ¿Existe algún impedimento para lograr los objetivos?
• La reunión es dirigida por el consultor.
• Duración de la reunión: 15 minutos máximo
• La reunión debe quedar documentada en “Acta de Reunión (Formato G410)” y almacenarla
en la carpeta compartida.
• En caso de identificar impedimentos deberá informarse a los Gerentes de Proyecto.
Monitoreo y Control
Reunión de comité operativo

• La reunión de comité operativo es la reunión de avance semanal del proyecto SAP S4 Hana:
üObjetivo de la reunión: Informar acerca del estado del proyecto, principales indicadores,
riesgos del proyecto, Stoppers. Cada equipo de proyecto expone su avance semanal.
• Participantes: Gerentes de proyecto, Dueños de proceso, usuarios clave, líderes de frente TI
• Los formatos a utilizar son:
G310 Avance Semanal de Equipos à A ser usado por cada mesa o módulo (Responsables:
Consultor y usuario clave)
G320 Avance Semanal de Proyecto à A ser usado para informar a todo el proyecto, este
informe integra a los informes preparados por cada mesa o módulo (Responsable:
Gerente de Proyecto Seidor)
Monitoreo y Control
Reunión de comité ejecutivo/directivo

• La reunión de comité ejecutivo o directivo es donde participa el comité directivo del

proyecto. La reunión debe durar entre 30 a 60 minutos y sirve para infirmar del avance,
principales indicadores, principales definiciones, stoppers y riesgos en caso hubieran.
• Frecuencia: quincenal
• La ppt debe ser elaborada entre el Gerente de Proyecto de Seidor y EL CLIENTE.
Fin Monitoreo y
Control

¿Consultas?
Recursos (colores)

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