DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
PLAN OPERATIVO ANUAL (POA) 2017
San Miguel, Diciembre de 2016
PLAN OPERATIVO ANUAL (POA) 2017
DEPARTAMENTO DE TESORERIA
INTRODUCCIÓN
El Departamento de Tesorería es el responsable de programar, dirigir, coordinar y supervisar la
percepción, custodia y erogación de Fondos Municipales, con estricto apego a las normas y
reglamentos aplicables a las actividades y procedimientos en el cumplimiento de sus funciones.
Este Departamento también es responsable de la administración, custodia y control detallado de
cada una de las especies municipales, valoradas y no valoradas, que servirán para proveer a las
distintas dependencias para el cobro el cobro de los impuestos, tasas y derechos a favor de la
municipalidad.
Una de las funciones más importantes de este Departamento es el registro oportuno de todas las
operaciones de ingresos y egresos y generar los reportes necesarios para disponer de la
información financiera suficiente y oportuna.
Otra de las funciones consideradas es la atención oportuna de los requerimientos o suministros
solicitados por las diferentes dependencias para satisfacer necesidades urgentes y de menor
cuantía, haciendo uso del Fondo Circulante y Fondos de Monto Fijo, creados para tales fines.
Existen actividades diversas que son responsabilidad de este Departamento, que demandan
dedicación y tiempo a fin de satisfacer los distintos procesos y trámites administrativos como son
la elaboración de cheques, obtención de firmas de los refrendarios y su entrega a los proveedores
de bienes y servicios; firma de solvencias solicitadas por los contribuyentes, firma de constancias
de salarios, disponibilidades presupuestarias y ordenes de descuento de los empleados y
funcionarios, y otras tantas, que también son parte de las funciones y responsabilidades del
Departamento y del Tesorero en particular.
Con la aplicación del Sistema de Administración Financiera Municipal (SAFIM) el Departamento de
Tesorería, adquiere un mayor compromiso en la administración del sistema, por cuanto el registro
de todos los ingresos y egresos son la fuente primaria que alimenta el sistema, por tanto, es
menester la dedicación plena a estas funciones para que la información fluya sin retardos hacia el
Departamento de Contabilidad, que es la unidad integradora del SAFIM.
Para lograr el cumplimiento de las funciones y atribuciones de este Departamento, se prevé
mejorar los controles internos, la comunicación con los usuarios internos y externos, para que la
documentación de soporte de todas las operaciones, se tramite a tiempo y cumpla los
requerimientos de orden administrativo y legal, y se facilite la revisión y el cotejo de manera
oportuna de las conciliaciones bancarias y de otros registros a fin de procurar una gestión eficiente
y transparente de los recursos financieros de la Municipalidad.
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Con base a lo anterior, se presenta el PLAN OPERATIVO ANUAL (POA) 2017 que se desarrollará en
el Departamento de Tesorería, el cual comprende todas las áreas que le conforman.
OBJETIVO GENERAL
Programar, dirigir, coordinar y supervisar la percepción, custodia y erogación de fondos, valores y
especies municipales, con apego a las leyes, reglamentos y disposiciones aplicables al ámbito
Municipal; y reglamentos, acuerdos y demás disposiciones internas de la Alcaldía Municipal de San
Miguel, durante el año 2017.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Registrar de manera oportuna todas las operaciones de ingresos y egresos para la
realización del Libro Auxiliar que llevará esta Tesorería.
Mantener las existencias necesarias de Especias Municipales para proveer a las distintas
unidades administrativas de manera oportuna.
Facilitar a las diferentes dependencias la adquisición de bienes o servicios de carácter
urgente y de menor cuantía, por medio del Fondo Circulante y Fondo de Monto Fijo,
cumpliendo los requisitos y disposiciones legales aplicables.
Revisar y cotejar las Conciliaciones Bancarias de las distintas cuentas que se manejan en las
Instituciones Financieras.
Mejorar la calidad de la información financiera emitida, a través de la implementación de
procesos que contribuyan a lograr una mejora continua.
Implementar el buen funcionamiento del Sistema de Administración Financiera Municipal
(SAFIM), que permita el manejo y disposición de una manera eficiente los datos
relacionados con los ingresos y egresos de la Institución.
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DEPENDENCIA Tesorería
ESTRATEGIA 2 Desarrollar el uso de tecnologías de información y su personal calificado, para modernizar los procesos, registros y controles municipales
OBJETIVO Registrar de manera oportuna todas las operaciones de ingresos y egresos para la realización del Libro Auxiliar que llevará esta Tesorería
durante el año 2017.
META No. 1 Elaborar 12 registros de los Libros Auxiliares de Bancos durante el año 2017.
INDICADOR META Registro Mensual
PROGRAMACION DE ACTIVIDADES
No. ACTIVIDADES MEDIO DE RESPONSABLE E F M A M J J A S O N D
VERIFICACION
1 Ordenar, enumerar y revisar la legalización de las Factura Secretaria X X X X X X X X X X X X
facturas. Legalizada
2 Elaborar cuadro de egresos. Reporte Secretaria X X X X X X X X X X X X
3 Elaborar recibos de ingresos (TELECOM y ANDA). Recibo Secretaria X X X X X X X X X X X X
4 Emisión de cheques para pago de proveedores, Cheque Secretaria X X X X X X X X X X X X
contratistas, salarios y otros.
5 Entrega de reportes de emisión de cheques y Reporte Secretaria X X X X X X X X X X X X
traslado de fondos a Contabilidad.
6 Elaboración de cuadro de retenciones del Impuesto Reporte Auxiliar X X X X X X X X X X X X
sobre la Renta. Contable
7 Archivar los documentos de egresos con sus Archivo Secretaria X X X X X X X X X X X X
respectivos respaldos. actualizado
8 Recepción y Revisión de recibos de Colectores. Recibo Auxiliar X X X X X X X X X X X X
Contable
9 Archivar los documentos de operaciones bancarias Archivo Auxiliar X X X X X X X X X X X X
como remesas, notas de cargos y abonos. actualizado Contable
10 Entrega de reporte de Ingresos a encargada de Reporte Auxiliar X X X X X X X X X X X X
conciliaciones. Contable
11 Informes de Ingresos y Egresos para el Depto. de Reporte Auxiliar X X X X X X X X X X X X
Contabilidad. Contable
12 Entrega de oportuna de documentos a Cuentas Reporte Auxiliar X X X X X X X X X X X X
Corrientes para ingreso en el sistema de los pagos Contable
realizados por los contribuyentes en el sistema
bancario.
13 Venta de Vialidades. Vialidad Secretaria X X X X X X X X X X X X
14 Procesar en SAFIM reporte de Ingresos
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proporcionado por Cuentas Corrientes; remesas y Reporte Secretaria x x x x x x x x x x x X
notas de abono recibidos
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DEPENDENCIA Tesorería
ESTRATEGIA 2 Desarrollar el uso de tecnologías de información y su personal calificado, para modernizar los procesos, registros y controles municipales
OBJETIVO Mantener las existencias necesarias de Especies Municipales para proveer, de manera inmediata y oportuna, a las diferentes unidades
administrativas.
META No. 2 Elaborar 12 Informes de realización y existencias de Especies Municipales durante el año 2017.
INDICADOR META Informe Mensual
No. ACTIVIDADES MEDIO DE RESPONSABLE E F M A M J J A S O N D
VERIFICACION
1 Gestionar Acuerdos Municipales para realizar Encargado de Especies X X X X X X X X X X X X
compras y la Formulación de Pedidos de Especies Solicitud Municipales
Municipales a ISDEM.
2 Revisión y Recepción de Especies Municipales. Facturas Encargado de Especies X X X X X X X X X X X X
Municipales
3 Libro de registro de Entradas y Salidas de Especies Libro Encargado de Especies X X X X X X X X X X X X
Municipales. Municipales
4 Entrega de Especies Municipales a diferentes Solicitud Encargado de Especies X X X X X X X X X X X X
secciones. Municipales
5 Cuadrar los distintos ingresos percibidos en Alcaldía Reporte Encargado de Especies X X X X X X X X X X X X
y Bancos. Municipales
6 Verificar las existencias físicas de Especies Inventario Encargado de Especies X X X X X X X X X X X X
Municipales. Municipales
7 Elaborar el Libro de Registros de Cargos y Abonos Reporte Encargado de Especies X X X X X X X X X X X X
de Especies Municipales. Municipales
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PLAN OPERATIVO ANUAL (POA) 2017.
DEPENDENCIA Tesorería
ESTRATEGIA 2 Desarrollar el uso de tecnologías de información y su personal calificado, para modernizar los procesos, registros y controles municipales
OBJETIVO Facilitar a las diferentes dependencias la adquisición de bienes o servicios de carácter urgente y de menor cuantía, por medio del Fondo
Circulante y Fondo de Monto Fijo, cumpliendo los requisitos y disposiciones legales aplicables.
META No. 3 Garantizar el manejo adecuado del Fondo Circulante mediante la elaboración de 24 liquidaciones durante el año 2017, por parte de la
encargada de dicho fondo.
INDICADOR META Elaborar Dos liquidaciones Mensuales
No. ACTIVIDADES MEDIO DE RESPONSABLE E F M A M J J A S O N D
VERIFICACION
1 Elaborar recibos de viáticos y transporte. Encargada del X X X X X X X X X X X X
Recibo Fondo Circulante.
Elaborar los cheques que justifiquen los distintos pagos Cheque Encargada del X X X X X X X X X X X X
2 realizados mediante el Fondo Circulante. Fondo Circulante
Legalizar facturas y recibos de los distintos egresos Encargada del X X X X X X X X X X X X
3 generados por medio del Fondo Circulante. Documento Fondo Circulante
Encargada del X X X X X X X X X X X X
4 Elaborar recibos de liquidación de fondos. Recibo Fondo Circulante
Trasladar por asignación de documentos al Depto. de Encargada del X X X X X X X X X X X X
5 Contabilidad para su respectiva legalización. Reporte Fondo Circulante
6 Tramitar los Acuerdos Municipales para realizar reintegros Acuerdo de Encargada del X X X X X X X X X X X X
del Fondo Circulante. Reintegro Fondo Circulante
Archivar comprobantes de justificación de gastos Archivo Encargada del X X X X X X X X X X X X
7 realizados por medio del Fondo Circulante. actualizado Fondo Circulante
8 Elaborar reporte estadístico mensual por asignación de Reporte Encargada del X X X X X X X X X X X X
gastos Fondo Circulante. Fondo Circulante
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ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN MIGUEL
PLAN OPERATIVO ANUAL (POA) 2017.
DEPENDENCIA Tesorería
ESTRATEGIA 2 Desarrollar el uso de tecnologías de información y su personal calificado, para modernizar los procesos, registros y controles
municipales
OBJETIVO Facilitar a las diferentes dependencias la adquisición de bienes o servicios de carácter urgente y de menor cuantía, por medio del Fondo
Circulante y Fondo de Monto Fijo, cumpliendo los requisitos y disposiciones legales aplicables.
Garantizar el manejo adecuado del Fondo de Monto Fijo mediante la elaboración de 24 liquidaciones durante el año 2016, por parte de
META No. 4 la encargada de dicho fondo.
INDICADOR META Dos Liquidaciones Mensual
PROGRAMACION DE ACTIVIDADES
No. ACTIVIDADES MEDIO DE RESPONSABLE E F M A M J J A S O N D
VERIFICACION
1 Legalizar facturas y recibos de los distintos egresos Encargada del X X X X X X X X X X X X
generados por medio del Fondo de Monto Fijo. Factura Fondo de
legalizada Monto Fijo.
Elaborar los recibos de liquidación de fondos que Encargada del X X X X X X X X X X X X
2 justifiquen los distintos pagos realizados mediante el Fondo Recibo Fondo de
de Monto Fijo. Monto Fijo.
Encargada del X X X X X X X X X X X X
3 Trasladar por asignación de documentos al Depto. de Reporte Fondo de
Contabilidad. Monto Fijo.
Encargada del X X X X X X X X X X X X
4 Tramitar los Acuerdos Municipales para realizar reintegros Acuerdo de Fondo de
del Fondo de Monto Fijo. reintegro Monto Fijo.
Archivar comprobantes de gastos realizados por medio del Encargada del X X X X X X X X X X X X
5 Fondo de Monto Fijo. Archivo Fondo de
actualizado Monto Fijo.
6 Elaborar reporte estadístico mensual por asignación de Encargada del X X X X X X X X X X X X
gastos. Reporte Fondo de
Monto Fijo.
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DEPENDENCIA Tesorería
ESTRATEGIA 2 Desarrollar el uso de tecnologías de información y su personal calificado, para modernizar los procesos, registros y controles municipales
OBJETIVO Elaborar de manera oportuna los Libros de Caja y Banco para mantener un mejor control de los ingresos y egresos de la municipalidad.
META No. 5 Elaborar 12 registros mensuales de Libros de Banco y Caja Durante el año 2017
INDICADOR META Un Registro Mensual de Libro Banco y Caja.
PROGRAMACION DE ACTIVIDADES
No. ACTIVIDADES MEDIO DE RESPONSABLE E F M A M J J A S O N D
VERIFICACION
Recibir informe de ingresos emitido por el Depto. de Cuentas Colaborador X X X X X X X X X X X X
1 Corrientes. Reporte
Revisar los recibos de reintegro de sueldos, teléfono y bases de Colaborador X X X X X X X X X X X X
2 licitación. Recibo
Colaborador X X X X X X X X X X X X
3 Digitar, cuadrar, imprimir y legalizar el libro de caja. Libro de Caja
4 Digitar, cuadrar, imprimir y legalizar el libro de banco. Libro de Banco Colaborador X X X X X X X X X X X X
5 Revisar el reporte de egresos generados en Tesorería Reporte Colaborador X X X X X X X X X X X X
Elaboración de constancias para declaración del Impuesto Sobre Colaborador X X x
6 la Renta. Constancia
7 Registrar, aprobar y emitir cheques en Sistema de
Administración Financiera Municipal (SAFIM) Cheque Colaborador x x x x x x x x x x x X
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DEPENDENCIA Tesorería
ESTRATEGIA 2 Desarrollar el uso de tecnologías de información y su personal calificado, para modernizar los procesos, registros y controles municipales
OBJETIVO Revisar y cotejar las Conciliaciones Bancarias de las distintas cuentas que se manejan en las Instituciones Financieras.
META No. 6 Revisar y Cotejar 12 Informes mensuales de Conciliaciones Bancarias Elaboradas por el Depto. de Contabilidad durante el año 2016
INDICADOR META Revisar y Cotejar un Informe Mensual de Conciliaciones Bancarias
PROGRAMACION DE ACTIVIDADES
No. ACTIVIDADES MEDIO DE RESPONSABLE E F M A M J J A S O N D
VERIFICACION
1 Digitar, cuadrar, imprimir y legalizar el Libro de Caja. Libro de Caja Colaborador X X X X X X X X X X X X
2 Digitar, cuadrar, imprimir y legalizar el Libro de Banco. Libro de Colaborador X X X X X X X X X X X X
Bancos
3 Revisar el Reporte de Egresos generados en Tesorería Reporte Colaborador X X X X X X X X X X X X
revisado
4 Conciliar con los Bancos. Colaborador X X X X X X X X X X X X
Reporte
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DEPENDENCIA Tesorería
ESTRATEGIA 2 Desarrollar el uso de tecnologías de información y su personal calificado, para modernizar los procesos, registros y controles municipales
OBJETIVO Mejorar la calidad de la información financiera emitida, a través de la implementación de procesos que contribuyan a lograr una mejora
continua.
META No. 7 Realizar doce verificaciones de los procesos, registros y controles de las distintas operaciones que se generan en el departamento.
INDICADOR META Una Verificación mensual
No. ACTIVIDADES MEDIO DE RESPONSABLE E F M A M J J A S O N D
VERIFICACIÓN
1 Verificar y firmar los distintos reportes emitidos por el Jefe X X X X X X X X X X X X
departamento conjuntamente con el responsable de su Reporte
elaboración.
2 Verificar y controlar mensualmente los cheques emitidos Jefe X X X X X X X X X X X X
por el reintegro de los Fondos Circulante y Fijo. Cheque
3 Controlar, revisar los movimientos de cargos y abonos en Jefe X X X X X X X X X X X X
las todas las cuentas Bancarias tomando como base los Reporte
resúmenes de las Conciliaciones Bancarias.
4 Coordinar y Supervisar el traslado oportuno de recibos de Jefe X X X X X X X X X X X X
pagos de impuestos municipales y notas de abono Recibo y nota de
realizados por los contribuyentes en las distintas abono.
instituciones financieras.
5 Controlar las liquidaciones parciales de pagos realizadas Liquidación Jefe X X X X X X X X X X X X
por los distintos contratistas y supervisores de proyectos.
6 Revisar y controlar la correcta emisión de cheques Jefe X X X X X X X X X X X X
conforme a la documentación de respaldo y Cheque
debidamente legalizada.
7 Realizar reuniones con los Departamentos relacionados Reunión Jefe x x x x x x x x x x x X
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con Tesorería.
8 Verificar y firmar solvencias conjuntamente con el
X x x x x x x x x x x X
Departamento de Cuentas Corrientes. Solvencia Jefe
9 Verificar y firmar constancias de salarios conjuntamente X x x x x x x x x x x x
con el Departamento de Recursos Humanos. Constancia Jefe
10 Elaborar y gestionar la aprobación del Reglamento del x x X
Manejo de Fondo Circulante y Fondo de Monto Fijo. Reglamento Jefe
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Estrategia 2: Desarrollar el uso de tecnologías de información y su personal calificado, para modernizar los procesos, registros
y controles municipales
TIEMPO (fecha)
N° META INDICADOR META
INICIO FINAL
Elaborar registros de los Libros
1. Registro Mensual Enero diciembre
Auxiliares
Elaborar Informes de realización y
2. Informe Mensual Enero diciembre
existencias de Especies Municipales
Garantizar el manejo adecuado del liquidaciones
3. Enero diciembre
Fondo Circulante Mensuales
Garantizar el manejo adecuado del Liquidaciones
4. Enero diciembre
Fondo de Monto Fijo Mensual
Elaborar registros mensuales de Un Registro Mensual
5. Libros de Banco y Caja Durante de Libro Banco y Enero diciembre
Caja.
Revisar y Cotejar Informes Informe Mensual de
6. mensuales de Conciliaciones Conciliaciones Enero diciembre
Bancarias Elaboradas Bancarias
Realizar verificaciones de los
procesos, registros y controles de las
7. Verificación Mensual Enero Diciembre
distintas operaciones que se
generan en el departamento
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