CÓDIGO: CVZ-PC-001
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
VERSIÓN: 6
DOCUMENTOS Y REGISTROS
FECHA: MAYO 2023
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
VIGENCIA 2023
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE
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DOCUMENTOS Y REGISTROS
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1. OBJETIVO
Este documento establece la manera de elaborar, modificar, revisar, aprobar, divulgar, distribuir y controlar la
documentación vigente (Interna y Externa) y los registros relativos a la operación de Civileza SAS tanto a nivel
administrativo como operativo.
2. ALCANCE
Aplica a todas las áreas responsables de la documentación y los registros relativos a la administración y
operación de Civileza SAS. De las razones sociales consorciadas, sí la gestión administrativa del consorcio es
asignada a CIVILEZA SAS, ésta será quien lidere y aplicará lo indicado en el presente procedimiento.
3. DEFINICIONES
Archivo: Lugar físico en donde se almacenan los registros del sistema en las diferentes dependencias. Puede
ser un archivador en donde se encuentran dispuestos los registros clasificados dentro de carpetas, una carpeta
debidamente marcada, o un medio magnético. En todos los casos debe indicarse de manera clara la
identificación del archivo.
Consorcio: Asociación de empresas o entidades con intereses comunes para participar conjuntamente en un
proyecto o negocio importante
Documento: Información que posee significado y su medio de soporte.
Documentos Controlados: Son aquellos documentos para los cuales tanto su distribución como actualización
debe registrarse en el listado maestro por el responsable del Sistema. Estos documentos se identifican con la
leyenda COPIA CONTROLADA.
Documentos No Controlados; Son aquellos documentos de carácter perecedero. Los documentos impresos
son copia No Controlada.
Documento Externo: Información utilizada por la Organización y cuya actualización y modificación depende de
organismos externos.
Documento Interno: Aquellos generados por cualquier departamento de la organización.
Documentos Obsoletos: Documento cuya información no es vigente con respecto al proceso o procedimiento
actual.
Instructivo: Documento que explica cómo se debe realizar una tarea con un alto nivel de detalle.
Formato: Documento que refleja información que se debe recolectar en un proceso, para generar evidencia de la
realización de una actividad.
Gestión integral (GI): Proceso que administra los elementos relacionados con el control de documentos y
registros de la organización.
Guía: Documento que expresa las recomendaciones o sugerencias sobre ciertas actividades y no son de
carácter obligatorio.
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Listado Maestro de Documentos y registros: Documento que registra la información necesaria para el control
de los documentos internos y externos que se manejan dentro de Civileza SAS según la definición de tipos de
documentos. Para aquellos documentos que al diligenciarlos deben ser controlados como registros en este
listado se incluye la información necesaria para el control de dichos registros dentro de Civileza SAS. (Lugar de
ubicación en físico y magnético, responsable de control, tiempo de retención, disposición final de registros, entre
otros).
Manual de Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo: Documento que especifica el Sistema de
Gestión de la Organización para Seguridad y Salud en el Trabajo.
Procedimiento: Documento que explica la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas
SST: Sigla de Seguridad y Salud en el Trabajo
4. RESPONSABILIDADES
4.1. ALTA DIRECCIÓN (REPRESENTANTE LEGAL, GERENCIA, GERENCIA ADMINISTRATIVA)
● Generar los recursos necesarios para la elaboración, control y conservación de los documentos y
registros relacionados con el Sistema de Gestión de Civileza SAS.
4.2. DIRECTOR DE OBRA/DIRECTOR DE PROYECTO/ LIDER DE PROCESOS
● Responsable por el cumplimiento en su proyecto o proceso de lo determinado en este procedimiento,
frente a la solicitud de creación y normalización de documentos, así como, la custodia de documentos y
registros.
● Solicitar la elaboración o modificación de los documentos, con el fin de garantizar la mejora continua.
● Revisar la emisión y modificación de procedimientos específicos, instructivos, etc., propios de su proceso
● Aprobar los formatos que hacen parte de su proceso
● Asegurarse de la legibilidad y vigencia de los documentos de origen externo necesarios para el proceso
● Controlar la identificación, legibilidad, actualización, archivo y protección de los registros generados en
su proceso
● Velar por el correcto desarrollo y control de la documentación
● Velar por la correcta actualización de los Listados Maestros, Control de Cambios y los documentos
publicados en medio magnético y físico
● Coordinar y controlar el mantenimiento de los registros, identificando y protegiendo de manera especial
aquellos que la ley determina su custodia.
● Comunicar al personal a su cargo sobre los documentos y registros, vigentes y obsoletos, que deban ser
utilizados para garantizar la continuidad
● Ser garante de la custodia física y virtual de la información de Civileza SAS
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● Responsable por la ejecución mensual del backup de los equipos del proyecto
4.3. PROFESIONAL GESTIÓN INTEGRAL/ RESIDENTE SST
● Identificar las necesidades documentales de los procesos
● Asegurarse de la legibilidad y vigencia de los documentos de origen externo necesarios para el proceso
● Revisar la estructura y/o contenido de los registros que utilicen los responsables
● Velar por el correcto desarrollo y control de la documentación.
● Velar por la correcta actualización de los Listados Maestros, Control de Cambios y los documentos
publicados en medio magnético y físico
● Coordinar y controlar el mantenimiento de los registros, en especial los registros que la ley determina
custodia de 20 años o aquellos que puedan ser necesarios para el blindaje jurídico de Civileza SAS
● Asegurar la generación y conservación del backup.
4.4 TRABAJADORES EN GENERAL
● Identificar las necesidades de documentación relacionadas con su proceso
● Velar por la protección, buen manejo y buen uso de los documentos y registros
● Velar porque los registros sean fácilmente legibles, identificables y recuperables.
5. ACTIVIDADES
5.1 CONTENIDO DE LA DOCUMENTACIÓN:
a. ENCABEZADO: Los documentos deben contener el siguiente encabezado, escrito en letra tipo Arial y en
negrita.
✔ Logo
✔ Nombre del documento: debe reflejar el contenido lo más específico posible. También será parte de
cómo se archiva el documento electrónico, facilitará búsqueda y recuperación del documento.
✔ Código
✔ Versión
✔ Fecha: El formato a usar es mes (Palabra completa) y año (XXXX)
Cuando el documento sea impreso en hoja membretada o si el proceso lo requiere, este encabezado se puede
omitir, pero siempre debe tener el logo, código, versión y fecha, paginado cuando esté definido, en cualquier
lugar del documento.
Para el plan de calidad de razones sociales consorciados se define Logotipo, Nombre del documento Plan de
Calidad No (número en consecutivo 000-Año) línea debajo: Versión x de mes (palabra completa) xx (día) de
20xx.
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Los documentos ya pre impresos y los del software contable no aparecerán ni el encabezado, ni el código serán
controlados por el proceso dueño del documento.
CÓDIGO:
NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSIÓN:
FECHA:
b. PORTADA: Página inicial contiene encabezado, nombre de documento, logo de la empresa y fecha
elaboración.
c. CUERPO DEL DOCUMENTO
● Objetivo: En este ítem se describe el fin para el cual se establece el documento.
● Alcance: Indica en que caso se aplica lo descrito en el documento, los procesos con los cuales está
relacionado o en los que se aplican. Puede indicar la aplicación a algunos procesos o parcialmente entre
proyectos.
● Definiciones: Son aquellas que dan claridad a los aspectos tratados y los términos allí utilizados,
además de los símbolos y las abreviaturas utilizadas.
● Responsabilidades: Las responsabilidades asignadas a los encargados de implementar y a quienes
tienen la autoridad para hacerlos cumplir.
● Actividades: Descripción detallada de las actividades del proceso, que son objetivo del documento. Para
describir el proceso, se puede utilizar diagrama de flujo, cuadro o texto (si se utiliza diagrama de flujo se
deben explicar las convenciones al final de la página).
● Generalidades: Se contemplan los criterios, políticas o recomendaciones que es importante tener en
cuenta al desarrollar el documento. Además, se tendrán en cuenta los criterios de calidad e identificación
de los riesgos relacionados a la actividad descrita en el documento al que se hace referencia teniendo en
cuenta el Sistema de Gestión del Civileza SAS, cuando aplique.
● Documentos Relacionados: Se relacionan los códigos y nombres de los otros documentos o formatos
relacionados con el procedimiento.
● Control de cambios: En un cuadro se especifica el número de la versión (Todos los documentos
originales inician con versión 1), en descripción del cambio se indica en una pequeña narración el
resumen del cambio realizado y en Fecha se diligencia mes y año del cambio. La forma del cuadro de
control de cambios es:
CONTROL DE CAMBIOS
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VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA
1 Documento inicial
● Firmas: Se indica firma, nombre y cargo de quien elaboro, reviso y aprobó el documento.
Elaboró Revisó Aprobó
Firma electrónica Firma electrónica Firma electrónica
Nombre Nombre Nombre
Cargo Cargo Cargo
Según necesidad aplicará así:
Elaboró Revisó y Aprobó
Firma electrónica Firma electrónica
Nombre Nombre
Cargo Cargo
● Anexos: En el caso de requerirse se citan los registros que permiten aclarar las actividades descritas
en el documento.
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5.2. MATRIZ CONTENIDO DE LA DOCUMENTACIÓN SEGÚN TIPOS DE DOCUMENTOS
MATRIZ CONTENIDO DE LA DOCUMENTACIÓN Y TIPOS DE DOCUMENTOS
ENCA CAJA CONT
DOCU
BEZA CVZ ROL
RESP MENT
DO DEFINI ACTIVI GENE DE
OBJET ALCA ONSA OS FIRMA
TIPO DE DOCUMENTO IVO NCE
CIONE
BILIDA
DADE RALID
RELA
CAMBI
S
S S ADES OS
DES CIONA
DOS
POLÍTICA S S N N N N N N N N S
PRESUPUESTO S N N N N N N N N N S
CRONOGRAMA S N N N N N N N N N S
FORMATO S N N N N N N N N N N
PROCEDIMIENTO S S S S S D S D S S S
DOCUMENTO S S S S S D S D S S S
CARACTERIZACIÓN DE S N S N N N S N N S S
PROCESO
MANUALES S D S D S S D D S S D
INSTRUCTIVOS S S S N N D S D S S S
REGISTROS S N N N N N N N N N S
OTROS DOCUMENTOS S N N N N N N S S S
DOCUMENTACIÓN N N N N N N N N N N
EXTERNA
S= SI -Obligatorio N= No Aplica D=Depende de la necesidad
5.3 CODIFICACIÓN
Civileza SAS define el código para sus documentos de la siguiente manera:
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a. El primer carácter es para identificar el área a la que pertenece el documento.
CVZ CIVILEZA (documento que aplica para toda la empresa)
GR GERENCIA
CC COMPRAS Y CONTRATACIONES
EQ EQUIPOS
PR CONTROL Y EJECUCIÓN DE PROYECTOS
CF PLANEACIÓN CONTABLE Y FINANCIERA
LI LICITACIONES
GH GESTIÓN HUMANA
GC GESTIÓN COMERCIAL
MG PLANEACIÓN ESTRATÉGICA – MEGA
GI GESTIÓN INTEGRAL
b. El tercer carácter hace alusión al tipo de documento que pertenece de acuerdo a la inicial del nombre
así:
M Manuales
P Política
MT Matrices
PC Procedimientos
PG Programas
F Formatos
IN Instructivos
CR Cronograma
PL Planes
c. El cuarto carácter identifica el número de consecutivo de acuerdo según corresponda sin importar el tipo
de documento, cabe anotar que entre los caracteres se pondrá un separador (-) para identificarlos.
Ejemplo: GI-PC-01 (Gestión Integral- PROCEDIMIENTO-01), procedimiento 1 que pertenece al proceso de
gestión integral.
La fecha de los documentos corresponderá al mes y año (mes y año) así: ENERO 2022
6. GENERALIDADES
• Los registros y documentos del sistema no pueden tener tachones cuando sea necesaria la corrección
en un documento se autoriza el trazo de una línea horizontal o paréntesis y la corrección al lado de la
misma. Esto no aplica para documentos del proceso de Planeación Contable y Financiera (CF).
• Los registros deben ser fácilmente legibles, por esta razón los documentos recibidos en papel térmico
deben ser fotocopiados para su almacenamiento y recuperación.
• Todas las A-Z donde se archiven los documentos deben estar identificadas en el lomo según las
necesidades del proceso.
• Las modificaciones, adiciones, pertinencia o actualizaciones de documentos son responsabilidad del
líder de procesos al que pertenece el documento. Esto se comunicará al Profesional Gestión Integral
detallando la modificación, el motivo y el cambio vía correo electrónico, con la finalidad de no hacer
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impresiones, el Profesional Gestión Integral registra el cambio directamente en el Maestro de control de
documentos y registros.
• La distribución y comunicación de los cambios o nuevos documentos, son responsabilidad del líder de
proceso y se realizará por medio magnético
• Un documento es Anulado cuando no es funcional se solicita su anulación por medio de correo
electrónico al Profesional de Gestión Integral, luego, es archivado en la carpeta de documentos
Obsoletos Magnético.
• Solo tienen validez los documentos y formatos que se encuentren en el servidor de Civileza El maestro
de control de documentos y registros será de actualización permanente, su única copia válida será el
magnético que se conserva en el servidor de Civileza. Estos documentos solo cambiarán de versión en
el momento que se modifique la estructura de la información que contienen.
• En los consorcios o uniones temporales en que la gestión administrativa depende de Civileza implicará
que tiene el manejo documental es de Civileza por a por tanto, de los documentos y formatos se
realizará el uso y se aplicará toda la estructura documental por necesidad, manteniendo la codificación
de Civileza así:
CÓDIGO:
LOGO NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSIÓN:
CONSORCIO
FECHA:
7. PROCEDIMIENTO DOCUMENTAL
DOCUMENTO
N° ACTIVIDADES RESPONSABLE
REGISTRO
Definir necesidad de documentación:
Cualquier persona que considere necesario la elaboración
1.
de un nuevo documento o la modificación de uno existente, Líder de proceso No aplica
remite su iniciativa al líder de proceso al que pertenece el
documento.
Elaboración o modificación
2.
El líder de proceso o crea (Elabora un borrador) o modifica Líder de proceso Borrador
el documento según los criterios de este procedimiento.
Revisión del Documento Correo
Profesional
3. La revisión del documento está a cargo del Profesional de electrónico
Gestión Integral
gestión integral y/o la Gerencia, quien determina si está listo remitiendo el
y/o Gerencia.
para su aprobación. Vía correo electrónico. borrador
Normalización de documentos
Una vez elaborado y/o ajustado el documento el Profesional
4. Profesional de Correo
de Gestión Integral realizará la codificación e ingresará el
Gestión Integral electrónico
documento en el listado maestro de documentos y registros.
Se informa al líder de proceso vía correo electrónico
Aprobación de modificación
Profesional
5. La modificación de los documentos es aprobada por el Correo
Gestión Integral
Profesional de gestión integral y/o la Gerencia y se informa electrónico
y/o Gerencia.
al líder de proceso vía correo electrónico.
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Emisión
6. La emisión la realiza el Líder de proceso, haciendo una Acta o registro de
Líder de proceso
presentación formal del mismo a todos los involucrados asistencia
quienes deberán tenerlo en cuenta para su aplicación.
Proyectos
Cualquier necesidad de elaboración o modificación de
documentación que aplique al proyecto deberá ser solicitado
al Director de Proyecto.
7. El Director de Proyecto debe velar por el estricto Director de
No aplica
cumplimiento de los aspectos indicados en este Proyecto
procedimiento comunicando permanentemente a su equipo
de trabajo el solicitar e informar los cambios necesarios y
hacer uso solamente de la documentación vigente según el
listado maestro de documentos y registros
Documentos con Control de Cambios
8. Profesional
Cuando el documento aplica para control de cambios se Documento
Gestión Integral
registra la nueva versión y las modificaciones.
Frecuencia y actualización del documento
Los documentos deben ser revisados y actualizados
periódicamente para asegurar su pertinencia o como
9.
resultado de las auditorías realizadas al Sistema de Gestión, Líder de proceso No aplica
A
o Civileza SAS para realizar correcciones por los hallazgos
evidenciados. Se recomienda a los procesos cada año
realizar la revisión y actualización.
Control de copias impresas
10.
Cuando un documento vaya a ser distribuido en medio
impreso, se entenderá como copia no controlada.
Anulación documentos del Sistema de gestión.
El Profesional Gestión Integral es la persona autorizada para
11. Profesional
determinar cuándo un documento debe ser eliminado del
Gestión Integral
Sistema de gestión El líder del proceso debe notificar por
correo la necesidad de anulación.
Control de documentos de origen externo
Los documentos de origen externo serán identificados en el Listado
12.
listado de correspondencia administrativo o del proyecto Documentos
según aplique se debe controlar su distribución. Externos
Control de Registros
Cada líder de procesos es responsable de la identificación,
almacenamiento, protección, recuperación, tiempos de
retención y disposición de los registros propios de su Matriz control de
13. proceso. Documentos y
Líder de proceso
Los registros y documentos del sistema no pueden tener Registros
tachones cuando sea necesaria la corrección en un
documento se autoriza el trazo de una línea horizontal o
paréntesis y la corrección al lado, no se guardará
documentación en papel térmico, ni se diligenciarán en lápiz.
14. Maestro de Control de documentos y registros Profesional Matriz control de
Según la indicación dada por el líder de procesos se definirá Gestión Integral Documentos y
para cada documento y formato: Nombre, versión, fecha Registros
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versión, fecha de creación, responsable, Estado documento,
Origen, lugar de almacenamiento (físico y magnético),
tiempo de retención (archivo activo y muerto), descripción
del cambio (Si aplica), fecha del cambio y disposición final.
El Profesional de Gestión Integral debe mantener el registro
de esta información actualizada.
8. DOCUMENTOS EXTERNOS
Con los documentos de origen externo se realizará el siguiente proceso:
● Identificar el documento externo
● Revisar y aprobar el documento externo
● Actualizar Listado Maestro de Documentos Externos (la sede administrativa y cada proyecto
deberán tener su listado)
● Distribuir documento externo
9. MECANISMO DE PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
A continuación, se determina el mecanismo de protección de la información del Civileza SAS:
Tipo de información Responsable de la Lugar de custodia Lugar de custodia Observaciones
custodia física magnética
Información de los Líder de proceso - No aplica En los computadores
computadores y del Director de obra (del dejados en lugar
proyecto proyecto asignado) asegurado
Backup mensual de Líder de proceso - Mantener la
la Información de los Director de obra (del custodia y
computadores proyecto asignado) asegurar la
integridad de
los backup
Medio de respaldo en Director de obra
el drive del correo del
proyecto o Servidor
de Civileza SAS
Documentación Compras y AZ - Carpeta de Servidor de Civileza
técnica de Soportes contrataciones Civileza SAS o del
de compras y proyecto
contrataciones
Soportes de pagos a Planeación contable AZ - Carpeta de Servidor de Civileza
terceros por compras y financiera Civileza SAS o del
o contrataciones proyecto
Registros y Control y ejecución AZ - Carpeta de Servidor de Civileza
documentos técnicos de proyectos Civileza SAS o del
del proyecto proyecto
Registros y Control y ejecución AZ - Carpeta de Servidor de Civileza
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documentos de de proyectos Civileza SAS o del
ensayos e proyecto
inspecciones en
cumplimiento del
plan de calidad
Documentación y Líder de proceso - AZ - Carpeta de Servidor de Civileza
registros soporte del Director de obra (del Civileza SAS o del
de los proyectos proyecto asignado) proyecto
Gestión integral
Documentación y Gestión integral AZ - Carpeta de Servidor de Civileza
registros soporte del Civileza SAS o del
Sistema de gestión proyecto
de seguridad y salud
en el trabajo
10. DOCUMENTOS RELACIONADOS
GI-F-019 Matriz de control de documentos y registros
11. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA
1 Documento inicial Octubre 2017
Se actualizan conceptos, en la matriz de contenido vs. Tipos de
2 documentos se incluyen los documentos de política, cronograma y Noviembre 2019
presupuestos, se determinan los documentos que llevan
encabezado, controles de cambios y/o firmas Estructura unificada
para procedimientos del sistema de gestión.
Se cambia el nombre de los procesos según el mapa de procesos, Febrero 2021
3 actualización de nombre de cargos según nuevo organigrama, se
elimina firma física y se determina por bioseguridad firma
electrónica. Se elimina SST y la documentación deberá ser
marcada con la sigla GI en la medida que la utilidad lo requiera.
Se incluye Todas las A-Z donde se archiven los documentos deben Marzo 2021
4 estar identificadas en el lomo según las necesidades del proceso y
se agrega: GI-F-019 Matriz de control de documentos y registros.
5 Ajustes Consorcio Estanzuela Octubre 2022
6 Actualización de vigencia a 2023, ajustes de forma y a Mayo 2023
responsables
12. FIRMAS
Elaboró Revisó y Aprobó
Viviana Cifuentes Marjorie Patiño
CÓDIGO: CVZ-PC-001
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
VERSIÓN: 6
DOCUMENTOS Y REGISTROS
FECHA: MAYO 2023
Profesional Gestión Integral Gerente Administrativa
