IES 9-019 BASE DE DATOS – ACCESS – TEC. SUP EN OBRAS VIALES PROF. DANIEL A.

LOPEZ

ACCESS – BASE DE DATOS

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos (cuya abreviatura es BD) es una entidad en la cual se pueden almacenar datos de
manera estructurada, con la menor redundancia posible. Diferentes programas y diferentes usuarios deben
poder utilizar estos datos. Por lo tanto, el concepto de base de datos generalmente está relacionado con el
de red ya que se debe poder compartir esta información. De allí el término base. "Sistema de información"
es el término general utilizado para la estructura global que incluye todos los mecanismos para compartir
datos que se han instalado.

¿Por qué utilizar una base de datos?

Una base de datos proporciona a los usuarios el acceso a datos, que pueden visualizar, ingresar o actualizar,
en concordancia con los derechos de acceso que se les hayan otorgado. Se convierte más útil a medida que
la cantidad de datos almacenados crece.
Una base de datos puede ser local, es decir que puede utilizarla sólo un usuario en un equipo, o puede ser
distribuida, es decir que la información se almacena en equipos remotos y se puede acceder a ella a través
de una red.
La principal ventaja de utilizar bases de datos es que múltiples usuarios pueden acceder a ellas al mismo
tiempo.
Crear una tabla de datos.
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar sus
opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:

El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la
tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la
columna.
Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica
Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de este
tipo y sólo tendrás que rellenarla con sus datos.
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que
podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo
sitio.
1
IES 9-019 BASE DE DATOS – ACCESS – TEC. SUP EN OBRAS VIALES PROF. DANIEL A. LOPEZ

Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método consiste en
definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendrá y otras
consideraciones como claves, etc...

Otra forma rápida de llegar a la vista Diseño es seleccionando la vista desde la pestaña Hoja de
datos, o haciendo clic en el botón de Vista de Diseño en la barra de estado:

Aparecerá la vista de Diseño de la tabla:

En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la

tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).

A continuación, tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza
una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna
de la tabla y así sucesivamente.

En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir
propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que estamos definiendo.

Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que
tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla

2
IES 9-019 BASE DE DATOS – ACCESS – TEC. SUP EN OBRAS VIALES PROF. DANIEL A. LOPEZ

en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de
un campo puede tener hasta 64 caracteres.

Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla:

En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla

INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto como tipo
de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha
de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.

Observa cómo una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda

columna, la parte inferior de la ventana, la correspondiente a
Propiedades del campo se activa para poder indicar más características
del campo, características que veremos con detalle en la unidad temática
siguiente.

A continuación pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla.

Esta tercera columna no es obligatoria utilizarla ya que únicamente sirve para introducir un
comentario, normalmente una descripción del campo de forma que la persona que tenga que
introducir datos en la tabla sepa qué debe escribir ya que este cometario aparecerá en la barra de
estado de la hoja de datos.
Repetir el proceso hasta completar la definición de todos los campos (columnas) de la tabla.

La clave principal

Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.

La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador
de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al
cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal
compuesta por más de un campo.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.
3
IES 9-019 BASE DE DATOS – ACCESS – TEC. SUP EN OBRAS VIALES PROF. DANIEL A. LOPEZ

Hacer clic sobre el botón Clave principal en el marco Herramientas de la pestaña Diseño.

A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave
principal de la tabla.

Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los
campos pulsando simultáneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos
los campos hacer clic en el botón anterior .

Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la clave principal de una
tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el
campo/s clave principal.

Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no
nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:

Guardar una tabla.

Para guardar una tabla, podemos:
Ir al Botón de Office y elegir la opción Guardar.

O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.

Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Escribir el nombre de la tabla.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de
diálogo avisándonos de ello, y preguntándonos si queremos que Access cree una, si le decimos que Sí
nos añade un campo de tipo autonumérico y lo define como clave principal. Si le decimos que No se
guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no
obligatorio.

Cerrar una tabla.

Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el menú
4
IES 9-019 BASE DE DATOS – ACCESS – TEC. SUP EN OBRAS VIALES PROF. DANIEL A. LOPEZ

emergente.

O bien hacer clic sobre el botón Cerrar que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel
que la pestaña.

Modificar el diseño de una tabla.

Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir una nueva
columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) tendremos que realizar una
modificación en su diseño:
Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera.
Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseño en el menú
contextual:

Aparecerá la ventana de diseño de tablas estudiada en la unidad temática anterior.

Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar
las sustituciones necesarias.
Para añadir un nuevo campo,
ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo,
o bien,
situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botón de la pestaña
Diseño, en este último caso el nuevo campo se insertará delante del que estamos posicionados.
Para eliminar un campo,
posicionarse en el campo y hacer clic en el botón de la pestaña Diseño.
o bien,
seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando
esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del.
Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campo también
desaparecerán.

Por último, guardar la tabla.

5
IES 9-019 BASE DE DATOS – ACCESS – TEC. SUP EN OBRAS VIALES PROF. DANIEL A. LOPEZ

Introducir y modificar datos en una tabla.

Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:
Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploración.
Desde el Panel de Exploración hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opción
en el menú contextual.
Si estamos en la vista de Diseño de tabla, hacer clic sobre el botón Vistas de objeto y elegir Vista
Hoja de datos en la pestaña Inicio o diseño.

En los tres casos aparecerá la ventana Hoja de datos:

Cada fila nos sirve para introducir un registro.

Escribir el valor del primer campo del registro.
Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.
Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para
introducir los datos del segundo registro.
En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estábamos introduciendo se
almacenará, no es necesario guardar los registros de la tabla.
Hacer clic sobre el botón Cerrar para terminar con dicha tabla.

Si lo que queremos es borrar un registro entero:

Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro.
El registro quedará seleccionado.
Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el boton Eliminar que se encuentra en el panel
Registros de la pestaña Inicio.

Si lo que queremos es modificar algún valor introducido no tenemos más que situarnos sobre el
valor a modificar y volverlo a escribir.
Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la Vista Diseño
haciendo clic sobre el botón de Vista de objeto de la pestaña Inicio.

6
IES 9-019 BASE DE DATOS – ACCESS – TEC. SUP EN OBRAS VIALES PROF. DANIEL A. LOPEZ

Desplazarse dentro de una tabla.

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de
desplazamiento:

La barra nos indica en qué registro estamos situados y el número total de registros de la tabla.
El recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual.
Al final donde pone de 3 nos indica el número total de registros que en nuestro caso es tres.
Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuación:
para ir al primer registro de la tabla.
para ir al registro anterior en la tabla.
para ir al registro siguiente en la tabla.
para ir al último registro de la tabla.
para crear un nuevo registro que se situará automáticamente al final de la tabla.
Podemos ir también directamente a un registro determinado de la siguiente forma:
Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el número del registro actual.

Escribir el número del registro al cual queremos ir.

Pulsar INTRO.

También podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas FLECHA
ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.
Buscar y reemplazar datos.
Muchas veces necesitaremos buscar algún registro conociendo el valor de alguno de sus campos.
Para poder realizar esta operación tenemos a nuestra disposición la herramienta Buscar de Access.
Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de
datos, a continuación, posicionar el cursor en el campo donde queremos buscar y finalmente hacer clic
en el botón Find de la pestaña Inicio:

Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar siguiente:

7
IES 9-019 BASE DE DATOS – ACCESS – TEC. SUP EN OBRAS VIALES PROF. DANIEL A. LOPEZ

En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar.

En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por defecto coge
el campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que busque en cualquier campo
seleccionamos de la lista el nombre de la tabla.
En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:

Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor
introducido en el campo.
Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no tiene
porque coincidir exactamente con él.
Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo.
Después podemos indicarle Buscar:
Todos para buscar en todos los registros de la tabla.

Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos
encontramos situados.

Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta el último.
Si activamos la casilla Mayúsculas y minúsculas diferencia a la hora de buscar entre mayúsculas y
minúsculas (si buscamos María no encontrará maría).
Hacemos clic sobre el botón Buscar siguiente para empezar la búsqueda y se posicionará en el
primer registro que cumpla la condición de búsqueda. Si queremos seguir la búsqueda, hacer clic sobre
el botón Buscar siguiente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos.
Después cerrar el cuadro de diálogo.
Si lo que queremos es sustituir un valor por otro utilizaremos la opción Reemplazar.
Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de
datos a continuación posicionar el cursor en el campo donde queremos reemplazar y finalmente
hacer clic en el botón Reemplazar del marco Buscar de la pestaña Inicio.
O bien hacer clic sobre el botón Buscar en el mismo sitio y seleccionar la pestaña Reemplazar.
Verás el cuadro de diálogo de la siguiente forma:

8
IES 9-019 BASE DE DATOS – ACCESS – TEC. SUP EN OBRAS VIALES PROF. DANIEL A. LOPEZ

La pestaña Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y además un cuadro para
introducir el valor de sustitución, el cuadro Reemplazar por: y un botón Reemplazar que reemplaza el
valor donde nos encontramos en ese momento, y un botón Reemplazar todos que sustituye todos los
valores encontrados por el de sustitución.
Esta opción hay que utilizarla con mucho cuidado porque a veces pueden ocurrir resultados
inesperados sobre todo si no utilizamos la opción Hacer coincidir todo el campo.

Propiedades de los campos

Introducción
Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control
adicional sobre la forma de funcionar del campo.
Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseño de tabla cuando tenemos
un campo seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las características
generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos para
el campo. Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras
que las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo.
Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de haber
introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos.
A continuación, explicaremos las propiedades de que disponemos según los diferentes tipos de
datos.

Tamaño del campo

9
IES 9-019 BASE DE DATOS – ACCESS – TEC. SUP EN OBRAS VIALES PROF. DANIEL A. LOPEZ

Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres que se
pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255.
Para los campos Numérico, las opciones son:
Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y
255.
Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.
Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y
2.147.483.647.
Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para
valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.
Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para
valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.
Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.
Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de
datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb)
Los campos Autonumérico son Entero largo.
A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.

Formato del campo

Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un
informe.
Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumérico.
Para los campos Numérico y Moneda, las opciones son:
Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.
Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo monetario
asignado en Windows como puede ser $.
Pesos: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del Peso.
Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
Estándar: presenta los valores con separador de millares.
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).
Científico: presenta el número con notación científica.
Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:
Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora,
no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga.
Ejemplos: 3/4/20, 05:34:00 PM y 3/4/20 05:34:00 PM.
Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de
agosto de 2019.
Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2019.
Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/19.
El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/19 y el 31/12/29 son fechas
comprendidas entre los años 2019 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/21
pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 2021.
Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.
Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.
Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.
Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y
Activado/Desactivado.
Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado.
10
IES 9-019 BASE DE DATOS – ACCESS – TEC. SUP EN OBRAS VIALES PROF. DANIEL A. LOPEZ

Nota: El control predeterminado para un dato Sí/No es la casilla de verificación por lo que en la vista
Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificación y no se ve el efecto de
la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control predeterminado en la
pestaña Búsqueda de las propiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de
texto como te mostramos a continuación.

Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se
tendrían que crear formatos personalizados.

Lugares decimales
Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo de dato
Número o Moneda.

Máscara de entrada
Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los
usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de entrada para un campo
Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: (___) ___-
____.
Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el establecer esta
propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la
propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.

Título
Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo.
Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la
propiedad Título, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.
Valor predeterminado
El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo si no
introducimos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la
mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va a ser
ese valor y así que se introduzca automáticamente en el campo a la hora de introducir los datos de la
tabla.
Por ejemplo, si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de clientes son de la
provincia Mendoza, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo
Provincia y así a la hora de introducir los diferentes clientes, automáticamente aparecerá el valor
Mendoza y no lo tendremos que teclear.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el
Autonumérico.

11
IES 9-019 BASE DE DATOS – ACCESS – TEC. SUP EN OBRAS VIALES PROF. DANIEL A. LOPEZ

Regla de validación
Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se especifique. Hay
que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido
correctamente.
Por ejemplo, si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y 2000, se puede
especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.
Para formar la condición puedes utilizar el generador de expresiones.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el
Autonumérico.
Para ayudarnos a escribir la regla de validación tenemos el generador de expresiones que se abre al
hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la propiedad cuando hacemos clic en ella.
Texto de validación
En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en
un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en la propiedad anterior.
Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el
porqué de su error y pueda solucionarlo.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el
Autonumérico.

Requerido
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el
valor Sí, en caso contrario el valor será el de No.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el
Autonumérico.

Las Relaciones.

En esta unidad veremos cómo relacionar tablas y los diferentes tipos de relaciones que pueden
existir entre dos tablas de una base de datos.

Crear la primera relación.

Para crear relaciones en Access primero deberemos acceder a

la ventana Relaciones deberemos hacer clic en el botón
Relaciones que se encuentra en la pestaña Herramientas de
base de datos.

12
IES 9-019 BASE DE DATOS – ACCESS – TEC. SUP EN OBRAS VIALES PROF. DANIEL A. LOPEZ

Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar

tabla de la derecha esperando indicarle las
tablas que formarán parte de la relación a
crear.

Seleccionar una de las tablas que

pertenecen a la relación haciendo clic sobre
ella, aparecerá dicha tabla remarcada.

Hacer clic sobre el botón Agregar.

Repetir los dos pasos anteriores hasta

añadir todas las tablas de las relaciones a
crear.

Hacer clic sobre el botón Cerrar.

Ahora aparecerá la ventana Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.

Para crear la relación:

Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso codigo).
Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo numero de la
tabla secundaria (aulaClic_Facturas).
Soltar el botón del ratón.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones siguiente:

13
IES 9-019 BASE DE DATOS – ACCESS – TEC. SUP EN OBRAS VIALES PROF. DANIEL A. LOPEZ

En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (aulaClic_clientes y
aulaClic_Facturas) y debajo de éstos el nombre de los campos de relación (codigo y numero). Ojo!
siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de información y por lo tanto del mismo tipo.

Observa en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará dependiendo de las características
de los campos de relación (en nuestro caso uno a varios).

Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste.

Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar
en cascada los registros relacionados.

Para terminar, hacer clic sobre el botón Crear.

Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones.

Añadir tablas a la ventana Relaciones.

Si ya hemos creado una relación y queremos crear otra, pero no se dispone de la tabla en la ventana
Relaciones debemos añadir la tabla a la ventana:
Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botón Relaciones en la pestaña
Herramientas de base de datos.
Para añadir la tabla hacer clic sobre el botón Mostrar tabla en la pestaña Diseño.

Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior.

Añadir las tablas necesarias.

Cerrar el cuadro de diálogo.

Quitar tablas de la ventana Relaciones.

Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones:
Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botón Relaciones en la pestaña
Herramientas de base de datos.
Después podemos elegir entre:
hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la
opción Ocultar tabla del menú contextual que aparecerá,

14
IES 9-019 BASE DE DATOS – ACCESS – TEC. SUP EN OBRAS VIALES PROF. DANIEL A. LOPEZ

hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer

clic en el botón Ocultar tabla en la pestaña Diseño.

Modificar relaciones.
Para modificar relaciones ya creadas:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:
hacer clic con el botón derecho
sobre la relación a modificar y elegir la
opción Modificar relación... del menú
contextual que aparecerá,

o bien,
hacer clic sobre la relación a modificar y hacer clic en el botón
Modificar relaciones que encontrarás en la pestaña Diseño de la
banda de opciones.

Se abrirá el cuadro de diálogo Modificar relaciones estudiado anteriormente.

Realizar los cambios deseados.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Eliminar relaciones.

Si lo que queremos es borrar la relación podemos:

hacer clic con el botón derecho

sobre la relación a borrar y elegir la
opción Eliminar del menú contextual,

o bien,

hacer clic con el botón izquierdo sobre la relación, la relación quedará seleccionada, y a
continuación pulsar la tecla DEL o SUPR.

La relación queda eliminada de la ventana y de la base de datos.

15
IES 9-019 BASE DE DATOS – ACCESS – TEC. SUP EN OBRAS VIALES PROF. DANIEL A. LOPEZ

Limpiar la ventana relaciones

Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la ventana Relaciones
puede llegar a ser tan compleja que sea difícil interpretarla. Podemos salvar esta dificultad limpiando la
ventana y visualizando en ella únicamente las tablas que nos interesen y sus relaciones. Para ello
utilizaremos la opción Borrar diseño y Mostrar relaciones directas que describiremos a continuación.
Para limpiar la ventana Relaciones haz clic en el botón Borrar diseño en la pestaña Diseño:

Desaparecerán todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones. Desaparecen las
relaciones de la ventana, pero siguen existiendo en la base de datos, únicamente hemos limpiado la
ventana.

A partir de ese momento podemos ir añadiendo a la ventana las tablas que nos interesan (con la
opción Mostar tabla estudiada anteriormente) y las relaciones definidas con esas tablas con la opción
Mostrar directas que explicaremos a continuación.

Mostrar relaciones directas

Esta opción nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones basadas en una
tabla determinada para ello:

Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:

hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y

elegir la opción Mostrar directas del menú contextual
que aparecerá,

hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer

clic en el botón Mostrar relaciones directas en la pestaña
Diseño.

Aparecerán todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que intervienen en estas
relaciones.

Visualizar todas las relaciones

16
IES 9-019 BASE DE DATOS – ACCESS – TEC. SUP EN OBRAS VIALES PROF. DANIEL A. LOPEZ

Si queremos visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones:

Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:

hacer clic con el botón derecho sobre el

fondo de la ventana y elegir la opción Mostrar
todo del menú contextual que aparecerá,

pulsar el botón Mostrar todas las relaciones en la

pestaña Diseño.

Aparecerán todas las relaciones existentes en la base de datos y las tablas asociadas.

Las Consultas
En esta unidad veremos cómo crear consultas y manejarlas para la edición de registros de tablas
creadas con Access.

Tipos de consultas.
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla,
modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Existen varios tipos de consultas:
Consultas de selección.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que
cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para
modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla
lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y
cada vez que se abre se vuelve a calcular).
Consultas de acción.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de
eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas.
Consultas específicas de SQL.
Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que
definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay
que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.
Pero si tienes ganas de aprender, puedes seguir nuestro Tutorial de SQL, con el que aprenderás a
realizar estas consultas.

Crear una consulta.

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
17
IES 9-019 BASE DE DATOS – ACCESS – TEC. SUP EN OBRAS VIALES PROF. DANIEL A. LOPEZ

Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:

También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la
imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.

Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla como definimos en el
apartado anterior.
Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos más adelante.
Nosotros explicaremos detenidamente la opción Diseño de consulta que te permitirá crear
cualquiera de las anteriores por ti mismo.
Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacará los
datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:

Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar.
Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás tablas.
Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar.

Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas.

18
IES 9-019 BASE DE DATOS – ACCESS – TEC. SUP EN OBRAS VIALES PROF. DANIEL A. LOPEZ

La vista Diseño.

Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas
añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrícula QBE
definimos la consulta.
Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo.
Cada fila tiene un propósito que detallamos brevemente a continuación, más adelante iremos
profundizando en la explicación:
Campo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a visualizar,
puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo calculado.
Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando definamos consultas
basadas en varias tablas.
Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.
Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el resultado, se
suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta, pero no queremos que
aparezca en el resultado. Por ejemplo, si queremos que la consulta nos saque todos los alumnos de
Valencia, necesitamos el campo Poblacion para seleccionar los alumnos pero no queremos que
aparezca la población en el resultado ya que todos son de la misma población.
Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una condición
que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta. Por lo tanto está
formado por una condición o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR).
O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

Guardar la consulta
Podemos Guardar la consulta

haciendo clic sobre el botón de la barra de Acceso Rápido,

o bien,
seleccionando la opción Guardar del Botón de Office .
Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecerá el cuadro de diálogo para darle un
nombre.
Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada.
A continuación, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botón .

19
IES 9-019 BASE DE DATOS – ACCESS – TEC. SUP EN OBRAS VIALES PROF. DANIEL A. LOPEZ

Ejecutar la consulta
Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseño de consulta o bien desde el Panel de
Exploración.
Desde el Panel de Exploración:
Haciendo doble clic sobre su nombre.

Desde la vista diseño de la consulta:

Haciendo clic sobre el botón Ejecutar de la pestaña Diseño:

Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la
tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si modificamos algún dato de los que
aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que no
permiten esas modificaciones).

Modificar el diseño de una consulta

Si lo que queremos es modificar el diseño de una consulta:
Situarse en el Panel de Exploración y hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta.

En el menú contextual seleccionar .

20