CARACTERÍSTICAS PROPIAS DE LA INTERFAZ DE EXCEL 2010

1. Columnas:
Es el grupo de cuadros que van desde la parte superior de la página hacia abajo. Se
identifican por letras.
2. Filas:
Es el grupo de cuadro que van desde el lado izquierdo de la página hacia la derecha.
Se identifican por números.
3. Celda:
Una celda es el rectángulo en donde se unen una fila y una columna.
4. Nombre de la celda:
Esta casilla te indica el nombre de la celda sobre la que estás trabajando.
5. Barra de fórmulas:
Aquí se pueden escribir o editar los datos que contiene una celda específica.
6. Hojas de cálculo:
Los archivos de Excel se llaman libros. Cada libro tiene una o más hojas (también
conocidas como hojas de cálculo).
7. Barra de scroll horizontal:
Si tienes más hojas de cálculo de las que puedes ver en la pantalla a la vez, haz clic
sobre la barra de desplazamiento horizontal, manténla presionada y arrástrala de
izquierda a derecha para desplazarte por todas las hojas de trabajo existentes.
8. Modos de visualización:
Hay tres maneras de ver una hoja de cálculo, de izquierda a derecha son:
Vista normal: Se selecciona por defecto. Muestra un número ilimitado de celdas y
columnas. Es el modo de visualización que ves en la imagen.
Vista diseño de página: Divide la hoja de cálculo en el número de páginas que
contenga.
Vista salto de página: Te permite ver un resumen de la hoja de cálculo. Es útil
cuando estás agregando saltos de página.
 ¿QUÉ ES LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE EXCEL?

La barra de herramientas es un conjunto de opciones y funciones mediante las cuales

se pueden llevar a cabo las principales modificaciones del archivo, así como realizar las
tareas en las que Microsoft Excel se enfoca a resolver.
Esta barra se ubica en la parte superior de la interfaz de Excel, justo debajo de
la barra de título y arriba de la barra de etiquetas, es decir, las columnas.
¿Para qué sirve la barra de herramientas en Excel?
La principal función de la barra de herramientas es facilitar al usuario el acceso a los
diferentes recursos que Microsoft Excel ofrece, sin necesidad de recurrir a comandos o
rutas de acceso complejas. Por lo tanto, se trata de la sección más importante de la
interfaz de este programa.
Elementos que componen la barra de herramientas de Excel
La barra de herramientas es, en realidad, la denominación general mediante la cual se
conoce al conjunto de ciertos elementos relevantes dentro de la ejecución de las labores
ofimáticas. Estos elementos son:
Barra de herramientas de acceso rápido
Se refiere a la sección en donde se encuentran los comandos más utilizados, pues
dentro del desarrollo de las tareas cotidianas, es necesario recurrir a ellos de manera
frecuente. Se ubica en la esquina superior izquierda del programa:

Los elementos que conforman esta barra, de izquierda a derecha, son:

Guardar: permite guardar el estado actual del trabajo realizado en cualquier momento,
actualizando constantemente el archivo original. Está representado por un disquete.
Deshacer: se utiliza para borrar una acción realizada, regresando a un estado anterior
del trabajo. Su símbolo es una flecha orientada hacia la izquierda.
Rehacer: permite al usuario restaurar una acción eliminada. Se caracteriza por una
flecha orientada hacia la derecha.
 Personalizar barra de herramientas de acceso rápido: mediante esta herramienta,
se pueden añadir ciertos comandos en la barra. Su símbolo es una especie de flecha
orientada hacia abajo.
Barra de menú

Se trata del conjunto de pestañas que se ubican, de forma horizontal, debajo de la

barra de herramientas de acceso rápido y la barra de título. Estas pestañas son rutas de
acceso a través de las cuales se pueden utilizar ciertos grupos de herramientas que
cuentan con una característica en común. Es por esto, que se esta barra se clasifica en:
Archivo: se refiere al conjunto de opciones de almacenamiento del archivo, así como
de configuración del programa.
Inicio: en esta sección se ubican las herramientas básicas de Excel, incluyendo
opciones de edición de texto y personalización, configuración del formato de las celdas, y
ciertas funciones de filtrado.
Insertar: mediante esta ruta, se puede acceder a las herramientas de inserción de
gráficos e imágenes.
Diseño de página: aquí se encuentran las herramientas enfocadas en la
visualización, formato y estilo de la hoja de cálculo
Fórmulas: incluye las diversas funciones de Excel necesarias para realizar cualquier
tipo de cálculo.
Datos: se enfoca en las características de las bases de datos, como filtrado, consultas
y organización.
Revisar: en esta apartado se encuentran las herramientas relacionadas a la revisión
de texto.
Vista: se refiere al conjunto de herramientas relacionadas a la visualización del área
de trabajo.
Cinta de opciones
También conocida como barra de opciones, es la sección en donde se encuentran
todas las herramientas, funciones y opciones mediante las cuales se pueden llevar a cabo
los diversos procesos implicados en cualquier actividad en donde se requiera el uso de
una hoja de cálculo. Por defecto, al abrir un nuevo archivo, se desplegará la barra de
Inicio.

La cinta de opciones se divide, a su vez, en distintos grupos de herramientas, que se

enfocan en brindar una solución particular de la actividad.
 Cuadro de nombres

Se ubica en la parte izquierda de la interfaz, debajo de la cinta de opciones. Indica el

nombre de la celda o celdas activas en un momento determinado. También permite
conocer si una función está siendo utilizada en una celda seleccionada, indicando el
nombre de la fórmula.
Barra de fórmulas

La barra de fórmulas de Excel es un recuadro, ubicado en la parte central de la

interfaz, debajo de la cinta de opciones, a través del cual se pueden escribir datos,
cadenas de texto o fórmulas. Está conformada por:
Cancelar: representada por una X, permite cancelar el ingreso de una fórmula o dato
a la celda activa.
Introducir: se simboliza mediante un check, y se utiliza para confirmar el ingreso de
una fórmula a una celda.
Insertar función: al utilizar esta herramienta, podemos seleccionar una función
predeterminada e ingresar los argumentos de la misma a través de un formulario,
facilitando este tipo de procesos.
Barra de entrada: es el espacio en el que se ingresan los datos o funciones de
manera escrita.

LAS HOJAS DE TRABAJO

Cada libro de Excel estará formado por una o más hojas.
Un libro nuevo de Excel tendrá una sola hoja de manera predeterminada y te podrás
dar cuenta porque en la esquina inferior izquierda de la ventana de Excel observarás una
pestaña con el nombre Hoja1.

Podemos agregar nuevas hojas al libro pulsando el botón Hoja nueva el cual se
encuentra siempre a la derecha de las pestañas de las hojas.
 La siguiente imagen muestra un libro donde se han agregado dos hojas adicionales: la
Hoja2 y la Hoja3.

Para cambiar a una hoja diferente deberás hacer clic sobre la pestaña de la hoja.
NOMBRE DE LAS HOJAS
El nombre que Excel coloca a las nuevas hojas es un nombre genérico como Hoja1,
Hoja2, Hoja3, etc.
Nosotros podemos cambiarlo haciendo doble clic en la pestaña e ingresando el nuevo
nombre o también podemos hacer clic derecho sobre la pestaña de la hoja que queremos
renombrar y elegimos la opción Cambiar nombre.

LAS CELDAS DE UNA HOJA

Cada hoja de un libro estará dividida en columnas y filas las cuales darán forma a las
celdas de la hoja.
Las columnas de la hoja están identificadas por letras, comenzando por la columna A,
y las filas estarán identificadas por un número, comenzando por la fila 1.
 Ya que las celdas están determinadas por la columna y la fila, la celda que se
encuentra en la columna A y en la fila 1 será conocida como la celda A1.
Cada celda de la hoja tendrá una dirección única y que estará formada por la letra de
la columna seguida del número de la fila a la cual pertenece.
ESPECIFICACIONES DE LAS HOJAS
Cada hoja tiene 1,048,576 filas.
Cada hoja tiene 16,384 columnas.
Cada hoja tendrá 17,179,869,184 celdas.
Después de la columna Z le sigue la columna AA. Después de la columna ZZ le sigue
la columna AAA.
La última columna de la hoja está identificada por las letras XFD.
Cada celda puede contener un máximo de 32,767 caracteres.
La cantidad de hojas que puede tener un libro estará limitada solo por la memoria
disponible del equipo.

FÓRMULAS DE EXCEL
Las fórmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de cálculo.
Sin las fórmulas nuestras hojas de cálculo serían como cualquier otro documento creado
en un procesador de palabras. Utilizamos las fórmulas de Excel para realizar cálculos en
los datos de una hoja y obtener los resultados actualizados cada vez que los datos
cambien.
¿QUÉ SON LAS FÓRMULAS DE EXCEL?

Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código
realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.
Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que
mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas
que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica
que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). Considera la siguiente
fórmula para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:
Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será
mostrado en la celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo contrario
Excel tratará el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que
sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:

Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operación,
mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuación pero no realiza
ningún cálculo.

PARTES DE UNA FÓRMULA DE EXCEL

Todas las fórmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes elementos:

 Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto
también puede ser utilizado dentro de una fórmula pero siempre deberá
estar encerrado por dobles comillas como “Marzo”.
  Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras
fórmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarán a la celda
que contiene el valor que queremos incluir en nuestra fórmula

 Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos

operadores matemáticos que conocemos como el símbolo + para la suma
o el símbolo * para la multiplicación.

 Funciones de Excel. Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar

funciones de Excel. Un ejemplo de una función de Excel es la función
SUMA la cual podemos incluir como parte de una fórmula.

Fórmulas básicas de Excel

1. [Link]

Imaginemos que quieres determinar las ganancias que generó una lista de leads asociada
a diversos códigos de área o calcular la suma de los salarios de ciertos empleados, pero
solo si superan un monto determinado. Hacer esto manualmente podría llevarte
muchísimo tiempo, ya que tendrías que seleccionar cada celda.

Con la función [Link], esto no tiene que ser tan complicado, ya que te permite sumar
celdas que cumplan con un criterio específico.

La fórmula para implementar esta herramienta es: [Link](rango, criterio,

[rango_suma])

 Rango: el rango de celdas a las cuales se aplicará el criterio.

 Criterio: que se utilizará sobre ese rango.

 [rango_suma]: en caso de que las celdas a sumar no sean las mismas que a las
que se aplica el criterio, hay que añadir estos valores.

Ejemplo de implementación de la función [Link]

En el ejemplo que sigue, se necesitaba calcular la suma de los salarios que superaban los
70.000 USD. La función [Link] agregó las cantidades que sobrepasaban esa cifra en
las celdas B2 a B7, con la fórmula = [Link] (B2: B7, ">70000"). Esta es la versión
simple de la fórmula, es decir, sin [rango_suma].

En cambio, si tengo una lista de clientes y sus códigos de área, pero quiero sumar la
inversión únicamente de los que pertenecen al área «1», la fórmula
es:=[Link](B2:B11,"1",C2:C11)
2. ESPACIOS

El correo electrónico y los archivos compartidos son herramientas maravillosas... o eso

parece hasta que un colega te envía una hoja de cálculo con un espaciado irregular.
Estos espacios pueden dificultar la tarea de buscar información y también afectar los
resultados cuando tratas de sumar columnas de números.

En lugar de buscar, eliminar y agregar espacios manualmente, puedes eliminar el

espaciado irregular usando la función ESPACIOS, que permite quitar todos los espacios
adicionales (excepto los que son individuales entre palabras).

La fórmula para implementar esta función es: =SUPRESP("Texto"). Algunas versiones de

Excel requieren la fórmula =ESPACIOS("Texto") o =RECORTAR("Texto").

 Texto: el texto del que deseas eliminar espacios.

Ejemplo de implementación de la función ESPACIOS

Aquí tienes un ejemplo de cómo se utiliza esta función para quitar espacios adicionales
después de un nombre:

3. CONCATENAR
Si quieres enviar correos electrónicos a tus contactos e incluir su nombre completo,
redactarlos puede ser una pesadilla. No obstante, la función de concatenar te hará la vida
más fácil.

La fórmula para implementar esta función es: =CONCATENAR(ELEMENTO,

ELEMENTO).

 Cada elemento equivale a la celda de la cual se obtendrá el texto. Usualmente se

separan con un espacio entre comillas.

Ejemplo de implementación de la función CONCATENAR

En este caso, utilizamos = CONCATENAR(B2,"", C2) o = CONCAT(B2,"", C2) para unir
los nombres con los apellidos en la tabla. Ten en cuenta que Microsoft dará preferencia a
la segunda fórmula en sus próximas versiones.

En el ejemplo, puedes ver que los nombres y apellidos de las columnas A y B se han
unido en una nueva columna. Para replicar la función bastará con que copies la misma
fórmula en cada fila, y así obtendrás los datos concatenados de una manera más rápida.

4. IZQUIERDA, MED y DERECHA

Supongamos que tienes una línea de texto dentro de una celda que deseas separar en
distintos segmentos. En lugar de reescribir manualmente cada parte del código en su
respectiva columna, puedes aprovechar una serie de funciones en cadena para
descomponer la secuencia según corresponda: IZQUIERDA, MED o DERECHA.

La función IZQUIERDA se utiliza para extraer los primeros números o caracteres en una
celda y su fórmula es: =IZQUIERDA(texto, cantidad_de_caracteres).

 Texto: la cadena de la que deseas extraer caracteres.

 Cantidad_de_caracteres: la cantidad de caracteres que deseas extraer,

comenzando desde el primer carácter a la izquierda.
 Ejemplo de implementación de función IZQUIERDA

En el siguiente ejemplo se utilizó la fórmula=IZQUIERDA(A2,5) en la celda B2 para

copiarse en B3:B6. Esto ayudó a extraer los primeros 5 caracteres del código.

La función MED se utiliza para extraer caracteres o números del medio en función de la
posición y su fórmula es: =MED(texto, posición_inicial, cantidad_de_caracteres)

 Texto: la cadena de la que deseas extraer caracteres.

 Posición_inicial: la posición en la cadena desde donde deseas comenzar a extraer

caracteres (la primera posición en la cadena es «1»).

 Cantidad_de_caracteres: la cantidad de caracteres que deseas extraer.

Ejemplo de implementación de la función MED

En este ejemplo, se añadió =MED(A2,5,2) en la celda C2, y se copió en C3:C6. Así se

extrajeron los dos números a partir de la quinta posición del código.

La función DERECHA se utiliza para extraer los últimos números o caracteres en una
celda y su fórmula es: =DERECHA(texto, cantidad_de_caracteres)

 Texto: la cadena de la que deseas extraer caracteres.

 Cantidad_de_caracteres: la cantidad de caracteres que deseas extraer

comenzando desde el primer carácter a la derecha.
 Ejemplo de implementación de la función DERECHA

En este ejemplo, se usó =DERECHA(A2,2) en la celda D2, para copiar en D3:D6. Así se
obtuvieron los últimos dos números del código.

5. BUSCARV (o VLOOKUP)

Esta función es un clásico increíblemente útil de Excel, y es un poco más detallada que
las demás fórmulas que has visto. Resulta práctica, en especial cuando tienes dos
conjuntos de datos en dos hojas de cálculo diferentes y deseas combinarlos en una única
hoja de cálculo.

La fórmula es: = BUSCARV (el valor de búsqueda, la hoja y sus columnas donde realizar
la búsqueda, el número de columna de los valores a extraer y el parámetro de
coincidencia).

 Valor de búsqueda: el valor idéntico que tienes en ambas hojas de cálculo. Elige el
primer valor en la primera hoja de cálculo.

 Rango de búsqueda: es el intervalo de columnas en la hoja de cálculo 2 de la que

extraerás los datos, incluida la columna de datos idéntica a tu valor de búsqueda.

 Número de columna: el rango de búsqueda le indica a Excel dónde (en cuál

columna) se encuentran los datos nuevos que deseas copiar en la hoja 1.

 Parámetro de coincidencia: usa FALSO para asegurarte de extraer solo las

coincidencias de valores exactas. Si no añades esto o agregas VERDADERO,
obtendrás coincidencias aproximadas (¡y eso podría volverse un lío!).

Cuando uses esta fórmula, tienes que asegurarte de que al menos una de las columnas
se repita en forma idéntica en ambas hojas de cálculo. Revisa los conjuntos de datos para
corroborar que la columna de datos que usarás para combinar la información luzca
exactamente igual, incluso en el espaciado.

Ejemplo de implementación de la función BUSCARV

Si tienes una lista de nombres de personas junto a sus direcciones de correo electrónico
en una hoja de cálculo y una lista de direcciones de correo de las mismas personas junto
a los nombres de sus empresas en otra hoja, pero quieres que los nombres, las
direcciones y las empresas aparezcan juntos en un solo lugar, la función BUSCARV te
resultará útil.

En este ejemplo, las hojas 1 y 2 contienen listas con información diferente sobre las
mismas personas, y el denominador común entre las dos son las direcciones de correo
electrónico.

Supongamos que deseas combinar ambos conjuntos de datos de modo que toda la
información de las Casas de la hoja 2 se traslade a la hoja 1.

Añade una columna para la información que quieres extraer e inserta la fórmula de
BUSCARV. En este caso es=BUSCARV(C2,Hoja2!A:B, 2,
FALSO) o =CONSULTAV(C2,Hoja2!A:B, 2, FALSO), de acuerdo con la versión de Excel
que utilices.
Ahora, copia la misma fórmula en el resto de las casillas. ¡Y listo!

6. SI
En ocasiones queremos saber cuántas veces aparece un valor en nuestras hojas de
cálculo, otras veces también queremos encontrar las celdas que contienen esos valores y
agregar datos específicos junto a ellas (por ejemplo en un inventario).

La fórmula es: SI(prueba_lógica, valor_si_verdadero, valor_si_falso)

 Prueba_lógica: la prueba lógica es la parte «SI» de la instrucción.

 Valor_si_verdadero: si el valor es verdadero, este valor será aquel que queremos

que se visualice.

 Valor_si_falso: si el valor es falso, no será visualizado el resultado que indicamos

para la función SI.

Ejemplo de implementación de la función SI

Volvamos al ejemplo anterior para ver esto. Si queremos otorgar 10 puntos a cada
persona que pertenezca a la casa Gryffindor, en lugar de escribir 10 junto al nombre de
cada estudiante de Gryffindor, usaremos la fórmula SI-ENTONCES para decir lo
siguiente: Si el estudiante pertenece a Gryffindor, entonces obtendrá 10 puntos.

En este caso, la lógica es D2="Gryffindor". Asegúrate de que el valor prueba_lógica se

encuentre entre comillas.

La fórmula en el ejemplo es: =SI(D2="Gryffindor","10","0")

7. ALEATORIO

En marketing, puedes usar esta característica para asignar un número aleatorio a una
lista de contactos. Por ejemplo, si quieres experimentar con una nueva campaña de
correo electrónico y tienes que usar criterios a ciegas para seleccionar quién la recibirá. Al
asignar números a dichos contactos, podrías aplicar la regla: «cualquier contacto con el
número 6 o un número superior se agregará a la nueva campaña».

La fórmula es: ALEATORIO()

 Comienza con una única columna de contactos. A continuación, en la columna

adyacente a esa, escribe ALEATORIO() comenzando por la fila superior de
contactos.

 En el ejemplo a continuación, la fórmula es: [Link](inferior,superior)

 [Link] te permite establecer el intervalo numérico que deseas que

se asigne.

 Inferior: el número más bajo en el intervalo.

 Superior: el número más alto en el intervalo.

Ejemplo de implementación de la función ALEATORIO

En este caso queremos ordenar los valores de la lista de forma completamente aleatoria
usando los números del 1 al 10. Esta fórmula puede ayudarnos cuando queremos hacer
un sorteo o para asignar cuentas de manera completamente azarosa y sin sesgos a
nuestros colaboradores.
Por tanto, la fórmula que añadimos es: =[Link](1,10)

Fórmulas de aritmética en Excel

8. REDONDEAR

Cuando tienes cifras con varios decimales puedes redondearlas con la

fórmula =REDONDEAR(celda, número_de_decimales):

 La celda es donde está el valor.

 Mientras que el segundo valor es el número de decimales que quieres obtener.

Ejemplo de implementación de la fórmula REDONDEAR

En este caso, utilizamos la fórmula en los valores de la columna B, y pasaron de ser de 2

decimales a uno solo. El criterio de este procedimiento es que, del 1 al 4, el redondeo es
hacia el decimal menor más próximo; mientras que del 5 al 9, es al superior.

9. PROMEDIO
Calcular el promedio es muy sencillo, basta con que selecciones manualmente los valores
que quieres promediar o introduzcas en una celda.

Esto se logra con la siguiente fórmula:=PROMEDIO(A1:A10).

Ejemplo de implementación de la fórmula PROMEDIO

Cambia los valores por las celdas que quieras promediar, como en este ejemplo donde
necesitamos calcular la media aritmética de las celdas B2 a B11. Puedes escribir el
nombre de la celda directamente en la función o bien arrastrar el cuadro y hacer la
operación automáticamente.

10. [Link]

En las versiones anteriores de Excel, la fórmula de la cantidad que se repetía más veces
en un conjunto era MODA(A1:A20). Sin embargo, esa opción se modificó en las versiones
actuales con la fórmula =[Link](A2:A13).

Ejemplo de implementación de la fórmula [Link]

Sustituimos los valores por B2:B16, ya que es donde podía obtener la moda en las
interacciones.
11. Cómo calcular el IVA en Excel

Si quieres sacar el IVA en Excel, solo necesitarás aplicar dos fórmulas: la multiplicación y
la suma, que tienen por fórmula =A1*B1 e =A1+B1, respectivamente.

Ejemplo de implementación de cálculo de IVA

Como puedes ver en este ejemplo, introdujimos =A2*B2 para multiplicar el precio neto de
un producto por un IVA al 19 %, y copiamos la fórmula en todas las celdas
correspondientes:

Después, obtuvimos el total al hacer la suma del precio neto más el valor del impuesto (y
también copiamos la fórmula en las filas necesarias):
El cálculo de tus costes de área y de tus tablas de precios será más rápido con esos
pasos.

Trucos en el teclado para Excel

12. Seleccionar rápidamente filas, columnas o toda la hoja de cálculo

Quizá estás algo corto de tiempo. Quién no lo está, ¿cierto? Para evitar tantos embrollos,
selecciona la hoja de cálculo entera con un solo clic. Todo lo que tienes que hacer es
tocar la pestaña de la esquina superior izquierda de la hoja (señalada en el recuadro rojo).

Ejemplo de implementación de truco de selección

En este ejemplo vemos un cuadro en la esquina superior izquierda de la tabla. Al hacer

clic sobre él, seleccionaremos todas las celdas. Esto nos puede servir para dar un formato
de tipografía a todo el contenido o una alineación uniforme.

¿Solo quieres seleccionar lo que aparece en una columna o fila en particular? Es fácil con
estos trucos:

Mac

 Seleccionar Columna = comando + shift + abajo/arriba

 Seleccionar Fila = comando + shift + derecha/izquierda

PC
  Seleccionar Columna = control + shift + abajo/arriba

 Seleccionar Fila = control + shift + derecha/izquierda

Este trucos es especialmente útil cuando trabajas con grandes conjuntos de datos, pero
solo necesitas seleccionar una sección específica.

13. Abrir, cerrar o crear un libro rápidamente

¿Necesitas abrir, cerrar o crear un libro al instante? Los siguientes trucos en el teclado te
permitirán realizar cualquiera de esas acciones en menos de un minuto.

Ejemplo de implementación de trucos para abrir, cerrar y crear libro

Para Mac

Abrir = comando + O
Cerrar = comando + W
Crear nuevo = comando + N

Para PC:

Abrir = control + A
Cerrar = control + F4
Crear nuevo = control + U

Al ingresar el comando control + A el sistema abre automáticamente una ventana con los
documentos disponibles.
14. Aplicar el formato de moneda a números

¿Quieres asignar el formato de moneda a datos sin procesar? Ya sea que se trate de
cifras de salarios, presupuestos de marketing o venta de boletos para un evento, la
solución es sencilla. Tan solo selecciona las celdas que deseas volver a formatear y
toca control + shift + $.

Ejemplo de implementación de cambio de formato de moneda a números

En este ejemplo queremos transformar las cantidades de la columna correspondiente al

salario a un valor monetario.

Al aplicar el comando, los números se convertirán automáticamente en cifras en dólares

(con los signos de dólar, los puntos y las comas decimales).
Nota: este truco también funciona con porcentajes. Si quieres etiquetar una columna de
valores numéricos como cifras porcentuales, reemplaza el signo «$» con «%».

15. Insertar la fecha y hora actuales en una celda

Ya sea que estés registrando publicaciones en redes sociales o lleves un control de las
tareas que estás tachando de tu lista de tareas, tal vez quieras agregar una marca de
fecha y hora a tu hoja de cálculo.

Esto puede llevarte mucho tiempo, pero afortunadamente existen algunas fórmulas que
pueden ayudarte. Realiza una de las siguientes acciones, dependiendo de lo que quieras
obtener:

 Insertar fecha actual = control + ; (punto y coma)

 Insertar hora actual = control + shift + ; (punto y coma)

 Insertar fecha y hora actuales = control + ; (punto y coma), BARRA

ESPACIADORA y luego control + shift + . (punto).

Ejemplo de implementación de truco para insertar fecha y hora

Comienza seleccionando la celda a la que deseas agregar esta información. Ingresa la
fórmula que se corresponda con tus necesidades y da enter. En este caso, hemos
optado por incluir la fecha y hora actual en la cuarta fila y la hora actual en la segunda y
tercera.

Otros trucos en Excel

16. Cómo combinar celdas en Excel
Combina dos o más celdas de Excel fácilmente en el menú «Inicio», con la función
«Combinar y centrar».

Ejemplo de implementación de truco para combinar celdas

Bastará con que selecciones todas las celdas que quieres unir y que vayas al menú
desplegable.

Al seleccionar la opción para combinar, el resultado será el siguiente:

En caso de que quieras separar las celdas que combinaste con anterioridad, en las
mismas opciones desplegables escoge «Separar celdas».
17. Cómo fijar una celda en Excel

Para fijar una o más celdas en Excel, acude a la sección «Vista» y después selecciona el
menú «Inmovilizar». Así, podrás fijar paneles desde la selección de celdas que prefieras,
o inmovilizar la primera columna o la fila superior.

Ejemplo de implementación de truco para fijar una celda

Aquí utilizamos «Inmovilizar primera columna» para tener visibilidad permanente acerca
de la columna de ítem. No importa si nos desplazamos a la derecha o a la izquierda, esta
columna permanecerá fija para que la visualicemos.
 FORMATO DE CELDAS EN EXCEL
Cuando aplicamos formato a las celdas de nuestra hoja estaremos resaltando los datos
para agregar interés o para facilitar la lectura y comprensión de la información.

Existen diferentes maneras en las que podemos aplicar formato a las celdas, pero
podemos resumirlos en tres métodos:

1. Usando los comandos de formato

2. Usando los estilos de celda
3. Usando los estilos de tabla
¿POR QUÉ DAR FORMATO A LAS CELDAS?

Es posible abrir un libro en blanco en Excel e ingresar nuestros datos sin modificar el
formato de las celdas y tendremos un libro funcional pero no necesariamente legible.

El formato de celdas nos ayuda a resaltar ciertos datos de nuestra hoja, así como a darles
el formato adecuado para hacer una correcta interpretación de la información.

Sin el formato de celdas tendríamos una cuadrícula en blanco y negro sin diferencias
visuales entre las celdas que nos ayuden a identificar los encabezados de columna o la
fila de subtotales.

UBICACIÓN DE LOS COMANDOS DE FORMATO

Muchos de los comandos de formato los encontramos en la pestaña Inicio, repartidos en

los grupos Fuente, Alineación y Número.

De igual manera podrás acceder a estos comandos a través de la mini barra que se
muestra al hacer clic derecho sobre cualquier celda o rango seleccionado.

Todos los comandos que se muestran tanto en la cinta de opciones como en la mini barra
son un reflejo de las opciones de configuración que encontramos en el cuadro de diálogo
Formato de celdas.

EL CUADRO DE DIÁLOGO FORMATO DE CELDAS

El cuadro de diálogo Formato de celdas contiene todas las opciones disponibles para dar
formato a las celdas. En este cuadro de diálogo encontraremos las opciones de formato
organizadas en diferentes pestañas:
  Número: Muestra los formatos que podemos aplicar a las celdas que
contienen números tales como moneda, porcentaje, contabilidad, etc.
 Alineación: Permite definir la alineación del texto dentro de una celda.
 Fuente: Opciones para elegir el tipo de fuente, su tamaño y color.
 Borde: Podemos elegir el estilo y color de los bordes de una celda.
 Relleno: Color de fondo de una celda o el estilo de trama que queremos
aplicar.

Para acceder a este cuadro de diálogo tenemos varias alternativas que se describen a
continuación.

1. Haciendo clic derecho sobre una celda y dentro del menú emergente
hacemos clic en la opción Formato de celdas.
2. Después de activar la celda, o grupo de celdas, en la pestaña Inicio, dentro
del grupo Celdas, pulsamos el botón Formato y elegimos la opción Formato
de celdas.
3. Haciendo clic en el indicador de cuadro de diálogo de los grupos Fuente,
Alineación o Número que se encuentran en la pestaña Inicio.
4. Con el atajo de teclado Ctrl + 1 que de inmediato mostrará el cuadro de
diálogo.
Recuerda que muchos de los comandos que se encuentran en este cuadro de diálogo
podrán ser accedidos directamente desde la Cinta de opciones. A continuación, haremos
un repaso de los comandos más importantes para dar formato a las celdas en Excel.

CÓMO CAMBIAR LA FUENTE EN EXCEL

De manera predeterminada, Excel usa el tipo de fuente Calibri de tamaño 11 pero

nosotros podemos usar una fuente y tamaño diferentes en nuestras hojas ya sea como la
fuente predeterminada o para hacer resaltar un texto o el encabezado de alguna tabla.

El tipo de fuente que usaremos en nuestra hoja lo podemos establecer de diferentes

maneras:

1. En la pestaña Inicio, dentro del grupo Fuente, encontraremos la lista

desplegable de Tipos de fuente de la cual podremos elegir la fuente de
nuestra preferencia. Y justo al lado derecho de lista de fuentes
encontramos la lista desplegable con el tamaño de fuente donde podemos
elegir un tamaño diferente.
2. En la mini barra de comandos que se muestra al hacer clic derecho sobre
una celda también encontraremos las listas desplegables mencionadas
anteriormente.
3. En el cuadro de diálogo Formato de celdas también podemos hacer el
cambio de fuente desde la pestaña Fuente.
El cuadro de diálogo concentra todas las configuraciones que podemos modificar para la
fuente que usamos en nuestras hojas.
Tenemos disponible la fuente, el estilo, el tamaño, así como el color y algún tipo de
subrayado que queramos utilizar. También tenemos algunos efectos que podemos aplicar
a la fuente como el tachado, superíndice o subíndice.

En el extremo inferior derecho del cuadro de diálogo tenemos la sección Vista previa que
en todo momento nos mostrará el resultado de aplicar cualquiera de las configuraciones
que elijamos.
Considera que muchas de estas opciones las encontramos en los comandos del grupo
Fuente de la pestaña Inicio y no siempre es necesario abrir el cuadro de diálogo para
aplicar dichas modificaciones.

Los comandos que encontramos en la pestaña Inicio que nos permitirán modificar la
fuente son los siguientes:

 Fuente
 Tamaño de fuente
 Aumentar tamaño de fuente
 Disminuir tamaño de fuente
 Negrita (Ctrl + N)
 Cursiva (Ctrl + K)
 Subrayado (Ctrl + S)
 Color de fuente
Los comandos para el estilo de fuente negrita, cursiva y subrayado se pueden aplicar con
los atajos de teclado indicados anteriormente. El comando Subrayado tiene un menú que
permite elegir entre el subrayado simple y el subrayado doble.

Los comandos Bordes y Color de relleno no afectan directamente a la fuente, pero se

encuentran dentro del mismo grupo de comandos Fuente de la pestaña Inicio y los
revisaremos con detenimiento en las secciones posteriores.

Considera que estos cambios a la fuente se aplicarán solo al libro con el cual estás
trabajando actualmente. Si quieres modificar la fuente predeterminada que se usará en
los nuevos libros, entonces debes hacer un cambio diferente y que se encuentra detallado
en el artículo Cambiar la fuente predeterminada en Excel.
CÓMO ALINEAR EL TEXTO DE UNA CELDA

De manera predeterminada Excel alinea los valores numéricos a la derecha y los valores
alfanuméricos (o texto) a la izquierda.

Sin embargo, es posible modificar esta alineación utilizando los comandos que se
encuentran en el grupo Alineación en la pestaña Inicio.
 1. Alineación vertical: Con estos tres botones podemos alinear el contenido
de una celda verticalmente ya sea en la parte superior, inferior o media de
la celda.
2. Alineación horizontal: Alinea el contenido de la celda a la izquierda,
derecha o al centro de esta.
3. Orientación: Nos da la oportunidad de girar el texto a un ángulo específico
lo cual es de utilidad cuando necesitamos cambiar la orientación del título
de una columna muy estrecha.
4. Sangría: Se aumenta o disminuye el espacio entre el borde de la celda y su
contenido.
5. Ajustar texto: Si tienes un texto que no se muestra en su totalidad dentro
de una celda, este comando ajustará el texto en varias líneas para mostrar
todo el contenido.
6. Combinar y centrar: Combinará las celdas seleccionadas para hacer una
sola celda y además centrará el contenido. Al pulsar en la flecha del menú
desplegable se mostrarán algunas opciones adicionales incluyendo la
opción para separar las celdas.
Estos comandos también los puedes encontrar en el cuadro de diálogo Formato de celdas
dentro de la pestaña Alineación.

Para aprender todo sobre la alineación de texto en Excel consulta el artículo Cómo alinear
el contenido de una celda en Excel.
CÓMO RELLENAR DE UN COLOR DIFERENTE UNA CELDA

Excel nos permite establecer un color de relleno para una celda utilizando un color
específico o una trama. Para indicar el color de relleno de una celda podemos utilizar el
comando Color de relleno que se encuentra en el grupo Fuente de la ficha Inicio.

Si quieres aplicar el color de relleno a varias celdas a la vez, deberás seleccionar primero
las celdas y posteriormente aplicar el color.

Para remover el color de relleno deberás elegir la opción Sin relleno. Considera que una
celda con color de relleno blanco no es lo mismo que una celda sin relleno a pesar de que
visualmente se muestren igual.

Si el color de relleno que quieres aplicar no se muestra en la paleta de colores del

comando Color de relleno, entonces debes elegir la opción Más colores que mostrará el
cuadro de diálogo Colores.
Si la pestaña Estándar no muestra el color de tu preferencia, deberás ir a la pestaña
Personalizado donde podrás ingresar el código RGB o el código Hexadecimal del color
que deseas aplicar a la celda.

El comando Color de relleno también lo podrás encontrar en la mini barra de comandos y

en el cuadro de diálogo Formato de celdas, en la pestaña Relleno.

La ventaja del cuadro de diálogo es que aquí encontramos la opción para rellenar las
celdas con una trama que podemos elegir con las listas desplegables que se muestran en
el extremo derecho para el estilo de la trama y su color.

También tenemos disponible el botón Efectos de relleno que nos permitirá definir un fondo
degradado y un estilo de sombreado.

Para saber más de los efectos de relleno y las tramas consulta el siguiente artículo: Tipos
de relleno de una celda en Excel.
CÓMO COLOCAR BORDES A UNA CELDA

La cuadrícula que delimita cada una de las celdas de una hoja en blanco es solo una
ayuda visual ya que dichas líneas no se imprimen de manera predeterminada.

En cambio, si aplicamos bordes a una celda, éstos serán impresos y serán de gran
utilidad para agrupar un rango de celdas y distinguirlas de las demás.

Existen diferentes estilos y grosores de bordes y podrás ver muchas de las opciones
disponibles desde el comando Bordes que se encuentra en la pestaña Inicio y dentro del
grupo Fuente.

Si ninguna de estas opciones se adapta a tus necesidades, puede elegir la opción de

menú Más bordes que es la última opción del menú y eso abrirá el cuadro de diálogo
Formato de celdas en su pestaña Borde.

Desde aquí podemos elegir el estilo de la línea y su color y posteriormente podremos

aplicar el borde a la celda haciendo clic dentro del área en blanco que se muestra a la
derecha del panel y que tiene la leyenda Texto.

También podemos activar los bordes usando los botones identificados como
Preestablecidos y los pequeños botones que se encuentran a la izquierda y por debajo del
área en blanco.
Conoce todo sobre los bordes de celda en el artículo: Aplicar o quitar bordes a una celda
en Excel
LOS ESTILOS DE CELDA EN EXCEL

A diferencia de los comandos de formato que revisamos anteriormente, Excel nos da la

posibilidad de elegir un estilo de celda predefinido de manera que no tengamos que hacer
las adecuaciones por nuestra cuenta.

Para elegir un estilo de celda predefinido debemos ir a la pestaña inicio y dentro del grupo
Estilos hacemos clic en la opción Estilos de celda.

Con solo pasar el puntero del ratón sobre cualquiera de los estilos podremos ver reflejado
el estilo en la celda como si fuera una vista previa. Para hacer efectiva la aplicación del
estilo de celda debemos hacer clic sobre la opción deseada.

Si por alguna razón queremos regresar al estilo predeterminado de una celda, debemos
seleccionar la opción Normal que es el primer estilo mostrado en este panel.

Si ninguno de estos estilos predeterminados se adapta a tus necesidades, es posible

crear un estilo personalizado usando la opción Nuevo estilo de celda.

Para aprender más sobre los estilos de celda consulta el artículo Estilos de celda en
Excel.
ESTILOS DE TABLA EN EXCEL

Si los datos a los cuales quieres aplicar el formato son tabulares, entonces tienes la
opción de usar los estilos de tabla.

Estos estilos se aplicarán a todo el rango de datos y darán automáticamente un aspecto

de tabla con sus respectivos encabezados de columna.

El comando Dar formato como tabla lo encontramos en la pestaña Inicio dentro del grupo
Estilos.

Estos estilos están organizados por tonalidades como Claro, Medio y Oscuro y al colocar
el puntero del ratón sobre cualquiera de las opciones se mostrará una vista previa sobre
los datos.
 TIPOS DE GRÁFICOS EN EXCEL
Elegir entre los diferentes tipos de gráficos en Excel para mostrar la información
adecuadamente es de suma importancia. Cada tipo de gráfico desplegará la información
de una manera diferente así que utilizar el gráfico adecuado ayudará a dar la
interpretación correcta a los datos.
TIPOS DE GRÁFICOS MÁS UTILIZADOS

Estos son los tipos de gráficos más utilizados en Excel:

Gráficos de columna. Este tipo de gráfico hace un énfasis especial en las variaciones de
los datos a través del tiempo. Las categorías de datos aparecerán en el eje horizontal y
los valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de gráfico con los
gráficos de barra, donde la diferencia principal es que en los gráficos de barra las
categorías aparecen en el eje vertical.

Gráficos de línea. Un gráfico de línea muestra las relaciones de los cambios en los datos
en un período de tiempo. Este gráfico es comparado con los gráficos de área, pero los
gráficos de línea hacen un énfasis especial en las tendencias de los datos más que en las
cantidades de cambio como lo hacen los gráficos de área.

Gráficos circulares. También conocidos como gráficos de pie (en inglés) o gráficos de
pastel. Estos gráficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los
porcentajes de cada una de las partes respecto al total.

Gráficos de Barra. Un gráfico de barra hace un énfasis en la comparación entre

elementos en un período de tiempo específico. Este tipo de gráfico incluye cilindros,
conos y pirámides.
Gráficos de Área. Los gráficos de área muestran la importancia de los valores a través
del tiempo. Un gráfico de área es similiar a un gráfico de línea, pero ya que el área entre
las líneas está relleno, el gráfico de área le da una mayor importancia a la magnitud de los
valores que lo que puede hacer un gráfico de línea.

Gráficos XY (Dispersión). Los gráficos de dispersión son útiles para mostrar la relación
entre diferentes puntos de datos. Este tipo de gráfico utiliza valores numéricos para
ambos ejes en lugar de utilizar categorías en alguno de los ejes como en los gráficos
anteriores.

Existen otros tipos de gráficos en Excel como los de superficie, anillos, burbuja, pero los
analizaremos en una publicación posterior. Los gráficos presentados el día de hoy son los
tipos de gráficos más utilizados en Excel y pronto aprenderás a obtener el mayor
provecho de cada uno de ellos.

ORDENAR Y FILTRAR DATOS EN EXCEL 2013

Cada encabezado de columna de una tabla en Excel tiene un botón de flecha en su
extremo derecho el cual es conocido como el botón de filtro y cuando hacemos clic sobre
él se muestran diferentes opciones para ordenar y filtrar datos en Excel.
ORDENAR UNA TABLA EN EXCEL

Al pulsar el botón de filtro en el encabezado de una columna veremos algunas opciones

de ordenación de datos. Al aplicar un criterio de ordenación a una tabla de Excel las filas
se reorganizarán de acuerdo al contenido de la columna por la cual estamos ordenando.
Si la columna contiene datos de tipo texto, entonces podremos ordenar los valores de A a
Z (alfabéticamente) o de Z a A.
Por el contrario, si la columna contiene datos numéricos, entonces podremos ordenar de
menor a mayor o también podremos hacerlo de mayor a menor. En el caso de que
tengamos fechas podremos ordenar de más antiguo a más reciente o viceversa.

Otra opción de ordenación que nos da Excel es la de ordenar por color y eso hará que las
celdas se ordenen de acuerdo al color de fondo de las celdas. Esta opción es relevante
solamente cuando hemos aplicado algún formato condicional a las celdas para modificar
su color de fondo o el color de la fuente.

MÚLTIPLES CRITERIOS DE ORDENACIÓN

Es posible ordenar una tabla indicando diferentes criterios de ordenación. Por ejemplo, es
posible ordenar los datos primero por fecha, después por país y posteriormente por
región. Para lograr este tipo de ordenación haremos uso del comando Inicio > Ordenar y
filtrar > Orden personalizado lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
La parte superior del cuadro de diálogo Ordenar contiene botones que nos permiten
establecer múltiples niveles de ordenación. A continuación explico cada uno de esos
botones:

 Agregar nivel: Nos permite agregar un nuevo nivel de ordenación.

 Eliminar nivel: Si ya no deseamos que se aplique un criterio de
ordenación podemos eliminarlo de la lista.
 Copiar nivel: Hace una copia del nivel seleccionado.
 Flechas arriba y abajo: Nos permiten mover los niveles de ordenación
hacia arriba o hacia abajo para establecer un orden preferido.
 Opciones: Con este botón podemos indicar si la ordenación de datos va a
distinguir entre mayúsculas y minúsculas.
La ordenación de los datos se hará comenzando por el nivel superior y hacia abajo
tomando en cuenta tanto la columna como el criterio de ordenación especificado en cada
nivel.

FILTRAR DATOS EN UNA TABLA DE EXCEL

Cuando hablamos de filtrar datos en una tabla de Excel nos referimos a desplegar
solamente aquellas filas que cumplen con los criterios especificados. Los datos de la tabla
no son eliminados ni alterados sino que solamente se ocultan a la vista. Las opciones de
filtrado se muestran también al pulsar el botón de flecha que se encuentra al lado de los
encabezados de columna.
En la imagen anterior observamos las opciones de filtrado que Excel provee cuando la
columna tiene datos de tipo texto. La opción Filtros de texto muestra varias opciones a
elegir como Es igual a, Comienza por, Contiene, etc. Cualquiera de estas opciones
mostrará el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado que nos permitirá indicar el detalle
del filtro que deseamos aplicar.
En este cuadro de diálogo podemos especificar dos condiciones para una misma columna
y elegir si deseamos que se cumplan ambas o solamente una de ellas. Al hacer clic en el
botón Aceptar se aplicará el filtro a los datos.

En la parte inferior del menú de filtrado observamos una lista de los valores únicos de la
columna y cada opción tiene a su lado una caja de selección que podemos marcar o
desmarcar indicando si deseamos ver u ocultar aquellas filas que contienen dicho valor. Si
la lista tiene tantos valores únicos que se nos dificulta encontrar la opción que
necesitamos, entonces podemos utilizar el cuadro de búsqueda de manera que podamos
encontrar los valores adecuados y seleccionarlos.

FILTROS DE NÚMEROS Y FECHA

En la sección anterior revisamos los Filtros de texto que provee Excel, pero las opciones
que se muestran cuando el tipo de datos es un número o una fecha serán diferentes. Por
ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar las opciones de Filtros de fecha.

Excel reconoce el tipo de dato contenido en una columna y muestra los criterios de filtrado
correspondientes. En la siguiente imagen puedes observar las opciones de Filtros de
número:
Algunas de las opciones de filtros mostrarán el cuadro de diálogo Autofiltro
personalizado para permitirnos indicar el detalle del criterio de filtrado a aplicar, pero otras
opciones como el filtro de fecha Hoy se aplicará de inmediato sobre los datos. Lo mismo
sucederá con el filtro de número Diez mejores que no necesita de ningún parámetro
adicional y se aplicará de inmediato sobre la columna.

QUITAR EL FILTRO DE UNA TABLA

Una vez que hemos aplicado un filtro en una columna, el icono del botón de filtro
cambiará su apariencia para indicarnos que dicha columna tiene un filtro aplicado. Para
quitar un filtro de una tabla de Excel tenemos dos opciones:

 Hacer clic sobre el botón de filtro y seleccionar la opción Borrar filtro de y

se eliminará el filtro de dicha columna.
 Si queremos borrar con un solo clic todos los filtros aplicados a una tabla
entonces debemos ir a Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Borrar.
Una vez eliminado, la apariencia del botón de filtro se volverá a mostrar como una flecha
hacia abajo.

FILTRAR POR SEGMENTACIÓN DE DATOS

Excel 2013 nos permite filtrar datos de una tabla utilizando la segmentación de datos.
Este método no es muy utilizado porque requiere de espacio adicional en pantalla pero es
importante que conozcas su uso en caso de que llegues a encontrar una tabla con este
tipo de funcionalidad. Para agregar la segmentación de datos debemos seleccionar una
celda de la tabla e ir a Herramientas de tabla > Diseño > Herramientas > Insertar
segmentación de datos. Se mostrará un cuadro de diálogo con las columnas de nuestra
tabla:
En este ejemplo he seleccionado la columna País y al pulsar el botón Aceptar se insertará
en la hoja de Excel un panel con las opciones de segmentación de datos para la columna
previamente seleccionada:

Al hacer clic en cualquiera de las opciones del panel se aplicará el filtro correspondiente
sobre la tabla. Para seleccionar varias opciones del panel debemos mantener pulsada la
tecla Ctrl mientras hacemos clic con el ratón sobre ellas. Para remover el filtro de una
columna debemos pulsar el botón que aparece en la esquina superior derecha del panel
de segmentación de datos correspondiente.

Proteger un libro en Excel

Hay varias maneras de proteger un libro en Excel: podemos proteger sus hojas, la
estructura del libro o el libro en general. No siempre será necesario proteger un libro de
Excel o sus hojas por confidencialidad o por seguridad de la información contenida… en
ocasiones nos interesará hacerlo para que los usuarios receptores no puedan hacer
modificaciones o “romperlo”… esta última, es una de las situaciones más comunes a la
hora de proteger un libro de Excel.

PROTEGER UN LIBRO PARA EVITAR CAMBIOS

Proteger en Excel es evitar que puedan hacerse ciertas modificaciones sobre el elemento
en cuestión. En el caso de querer proteger un libro lo que evitaremos es que haya
cambios es su estructura (si marcamos esta opción claro). Para proteger un libro hay que
hacer lo siguiente:

Pestaña Revisar >> Grupo Cambios >> Botón Proteger Libro

Al hacer click en el botón de Proteger libro (en la imagen anterior coloreado en verde)
veremos una nueva pantalla que se abre y en la que podemos marcar los
siguientes elementos para proteger:
 Ventana: seleccionaremos ventana si queremos que cada vez que se abra
nuestro libro protegido se haga siempre con el mismo tamaño de ventana y
en la misma posición y que esto no se pueda cambiar.
 Estructura: seleccionaremos esta opción si queremos que el usuario del
libro de Excel no pueda:
 Crear nuevas hojas o eliminar hojas
 Cambiar los nombres de las hojas
 Mover las hojas existentes o copiarlas
 Ver hojas ocultas
 En tablas dinámicas ver la fuente de datos
 … y algunos más que tampoco se usan demasiado
 Contraseña: es opcional. Podemos o no poner una contraseña. Muy
recomendable usar algo sencillo y no andar cambiando la contraseña
demasiado… es fácil olvidarse de ella y tener que recurrir a programas o
trucos un poco piratas para poder abrir un Excel.

PROTEGER LIBRO AL ABRIRSE

Esta es otra opción de protección que normalmente se usa en raras ocasiones y sólo para
evitar que un libro pueda ser abierto. Al hacer doble click sobre el archivo, aparecerá una
pantalla que nos pedirá la contraseña del libro. Si no conseguimos introducir
correctamente la contraseña, el libro no se abrirá y no se podrá mostrar la información.

¿Cómo poner la contraseña de apertura a un libro de Excel?

Es muy sencillo, antes de guardarlo, justo en la ventana para guardar el archivo (justo a la
izquierda del botón guardar), iremos a:

Herramientas >> Opciones generales

En esta pequeña ventana nos pedirá una contraseña para abrir el libro y otra para
modificarlo… no recomiendo usar varias contraseñas.

En el siguiente enlace podréis descargar un libro protegido como hemos visto en los
apartados 1 y 2 de este tutorial. en el apartado 1 no hemos usado contraseña y en el
apartado 2 hemos usado la contraseña Excel. Pincha en el siguiente enlace para poder
descargar el libro de Excel usado en el ejemplo: Excel Protegido (contraseña Excel)

Exportar Datos
Cuando se tienen datos que es necesario transferir a otro sistema, es posible exportarlos
desde Excel en un formato que puede ser interpretado por otros programas, como un
archivo de texto o CVS.

1. Hacer clic en la pestaña Archivo.

2. A la izquierda, hacer clic en Exportar.
3. Hacer clic en Cambiar el tipo de archivo.
4. Debajo de Otros tipos de archivo, seleccionar el tipo de archivo.

 Delimitado por tabulaciones: Los datos de celda serán

separados por una tabulación.
 Delimitado por comas: Los datos de celda serán separados
por una coma.
 Delimitado por espacios: Los datos de celda serán
separados por un espacio.
 Guardar como otro tipo de archivo: Seleccionar un tipo
diferente de archivo cuando el cuadro de diálogo Guardar
como aparezca.

El tipo de archivo que se seleccione dependerá del tipo de

archivo requerido por el programa en el que se utilizarán los
datos exportados.

5. Hacer clic en Guardar como.

6. Especificar dónde se desea guardar el archivo.

7. Hacer clic en Guardar.

Un cuadro de diálogo aparece indicando que algunas de las características

del libro de trabajo pueden perderse.
 8. Hacer clic en Sí.
Importar Datos
Excel puede importar datos desde fuentes externas incluyendo archivos, bases de datos o
páginas de internet.

1. Hacer clic en la pestaña Datos en la cinta de opciones.

2. Hacer clic en el botón Obtener datos externos.
Es posible que algunas fuentes de datos requieran un acceso de seguridad
especial, y el proceso de conexión con frecuencia puede ser muy complejo.
Solicitar ayuda del equipo de soporte técnico de la organización donde se
labora para asistencia.

3. Seleccionar Desde un archivo.

4. Seleccionar Desde un archivo de texto.
Si se deben importar datos desde Access, de la red u otra fuente,
seleccionar una de esas opciones en el grupo Desde otras fuentes.
5. Seleccionar el archivo que se desea importar.

6. Hacer clic en Importar.

Si mientras se importan datos externos, aparece una notificación diciendo
que se está conectado a una fuente externa que pudiera no ser segura,
hacer clic en Aceptar.

7. Seleccionar Mis datos tienen encabezados, si la información entrante

tiene encabezados en la primera fila.
Si se desconoce si los datos tienen una fila de encabezados, ver la vista
previa al final del cuadro de diálogo.

8. Hacer clic en Siguiente.

9. Seleccionar el tipo de delimitador.

Un delimitador es algo que denota dónde debería ocurrir la separación de la

celda.

La vista previa al final, se actualiza para mostrar cómo se verían los datos
importados.

10. Hacer clic en Siguiente.

11. Seleccionar una columna en la Vista previa de datos y aplicar un formato de

datos.
  General: Convierte valores numéricos a números, valores de
fechas a fechas y los valores restantes a texto.
 Texto: Asigna el formato de texto todos los valores en la
columna seleccionada.
 Fecha: Aplica el formato de fecha a todos los valores en una
columna seleccionada. Es posible personalizar el formato
exacto de fecha deseado.
En muchos casos, es correcto dejar todas las columnas en el
ajuste General.

12. Hacer clic en Finalizar.

13. Hacer clic en Aceptar.

Los datos se importan en las celdas de la hoja de cálculo.

¿QUÉ ES UNA MACRO DE EXCEL?

Si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasión te hayas encontrado
ejecutando una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones que haces
repetidas veces se podrían automatizar con una macro.
Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel
de manera que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.
Por ejemplo, si todas las mañanas creas un reporte de ventas y en ese reporte siempre
das el mismo formato a los textos, se podría crear una macro para que lo haga
automáticamente por ti. Las macros se utilizan principalmente para eliminar la necesidad
de repetir los pasos de aquellas tareas que realizas una y otra vez.
 UN LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN

Las macros se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como

Visual Basic for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prácticamente todas
las funcionalidades de Excel y con ello también ampliar la funcionalidad del programa.

Pero no te preocupes si no eres un programador de computadoras, Excel provee de una

herramienta especial que permite crear una macro sin necesidad de conocer los detalles
del lenguaje de programación.

Aunque si aceptas el desafío y te introduces en el mundo de la programación VBA pronto

te convertirás en un Ninja de Excel. Verás que crear una macro en Excel no es tan
complicado y será una manera fácil y rápida de eliminar esas tareas repetitivas que todos
los días te quitan minutos preciados de tu tiempo.
 ¿Qué es la automatización de Excel?
Automatizar Excel optimiza el uso de la aplicación, ya que realiza tareas como formatear
celdas, actualizar valores y ejecutar macros automáticamente. Con una solución RPA,
también es posible integrar tareas automatizadas de Excel con otras tareas en cualquier
área de la compañía.

En empresas de todos los tipos, tamaños e industrias, las hojas de cálculo de Microsoft
Excel son una herramienta omnipresente. A todos les gusta Excel por su habilidad para
organizar y analizar datos, pero detestan el tiempo que se gasta copiando y pegando
valores o reformateando documentos. Automatizar Excel puede quitarle de las manos
tediosas tareas de hojas de cálculo, pero el tipo más común de automatización de Excel
(las macros) es riesgosa y difícil de escalar.

Existe una mejor forma de hacerlo.

Automate puede ejecutar automáticamente los mismos pasos que usted realiza cuando
trabaja con hojas de cálculo, como formatear celdas o actualizar valores. El uso de
Automate puede reducir drásticamente el tiempo requerido para completar un proceso de
Excel y también elimina errores. ¿Ya automatiza Excel con macros? Automate puede
ejecutar sus macros de Excel existentes, y agregarles funcionalidades de nivel
empresarial y funciones de Seguridad.

Lo mejor de todo es que puede integrar en toda la empresa sus tareas de Excel, como la
automatización de hojas de cálculo. Un ejemplo de automatización de Excel podría ser la
generación de una hoja de cálculo a partir de información existente en una base de datos,
encriptar y comprimir el archivo, y transferirlo a un socio de Negocio a través de FTP, todo
ello sin ningún esfuerzo manual.