Versión: 1
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES Código: PR-
WORKED S.A.S SGSST-50
Nit. 901003032_8
Fecha de
realización:
05/12/2022
1. OBJETIVO
Establecer requisitos para la adquisición de compras de bienes y servicios relacionados con
seguridad y salud en el trabajo SST que nos permitan el cumplimiento de las normas legales,
reglamentos y políticas internas, al SG-SST y una menor constitución de fuentes de peligros para
nuestros trabajadores, contratistas, subcontratistas, trabajadores independientes, trabajadores en
misión, visitantes y clientes de Worked S.A.S.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las áreas de Worked S.A.S para la adquisición de bienes, servicios,
materiales, insumos y equipos, destinados a las actividades de la organización.
3. DEFINICIONES
Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una empresa.
Área responsable: Área en la cual se requiere la adquisición del producto, bien o servicio.
Cotización: Es un documento en el cual se le solicita a un proveedor la necesidad de adquirir un bien
o servicio para la empresa. Para estimar, valorar o fijar precio de un bien o servicio.
Calidad: Conjunto de propiedades y características de un producto o servicio que le confieren su
aptitud para satisfacer unas necesidades expresadas o implícitas.
Departamento de Compras: Área o sección de una empresa que se encarga de la compra de
productos y servicios.
Identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos: Proceso para establecer si existe
un peligro y definir las características de este.
Orden de Servicio: Es el documento básico del comprador y vendedor. Esta constituye el soporte
material del contrato celebrado entre el comprador y vendedor en un marco jurídico legal.
Proveedor: Organización o persona que proporciona productos o servicios.
Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los trabajadores, en
los equipos o en las instalaciones.
Productos: Cosa producida natural o artificialmente, como resultado de un trabajo u operación.
Requisición de Compra: La solicitud de compra es un documento que se elabora con el fin de
notificar a la Gerencia Administrativa una necesidad para que se cubra lo antes posible, en este
documento van descritas por renglones las necesidades de materiales, su justificación para
adquirirlos y las especificaciones necesarias para el trámite.
Seguridad y Salud en el Trabajo: Es la disciplina que trata de la prevención de las lesiones y las
enfermedades causadas por las condiciones del trabajo, y de la protección y promoción de la salud
de los trabajadores.
Servicios: Un servicio es un conjunto de actividades que buscan responder a las necesidades de un
cliente.
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4. RESPONSABLES
Gerente General.
Responsable del Sistema de Gestión en SST.
Asistente Administrativa.
5. DESCRIPCIÓN
5.1. Aspectos Generales
Este procedimiento debe permitir establecer los requisitos de Seguridad y Salud en el Trabajo
requeridos para la compra de productos, bienes y servicios.
Determinar los requisitos de compra desde el punto de vista de seguridad y salud en el trabajo.
Comunicar a los proveedores los requerimientos en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo
establecidos en la organización.
Identificar los peligros y riesgos en los productos, bienes y servicios recibidos garantizando que
durante su desempeño se cumpla con los requisitos en SST.
Realizar las medidas de prevención y control recomendadas por Seguridad y Salud en el trabajo para
las nuevas adquisiciones.
5.2. Requisición de productos o servicios
Se identifica la necesidad de la adquisición y/o compra de bienes y/o servicios, Se diligencia el
formato para la requisición del producto o servicio y se entrega al encargado de las compras.
Se realiza la revisión de la requisición del producto o servicio, si el insumo o servicio es autorizado
se procede a realizar la cotización respectiva con los proveedores.
5.3. Cotización
El Director Administrativo solicita la cotización respectiva al proveedor/es o contratistas
seleccionados, mediante llamada telefónica, correo electrónico, o de forma presencial.
5.4. Orden de compra o remisión
Solicitar el insumo, producto o servicio al proveedor o contratista finalmente seleccionado mediante
la orden de compra, remisión o la compra directa. La orden de compra o remisión puede ser enviada
vía correo electrónico, fax, otros medios de comunicación o de forma presencial.
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5.5. Recepción del producto o servicio
El responsable de solicitar el producto o servicio en conjunto con el especialista, cuando el caso así
lo amerite; realiza la recepción del producto o servicio.
Se debe verificar el estado de entrega del producto o servicio de acuerdo con la orden de compra y
la factura, revisando que las características, cantidades, especificaciones y los precios de los ítems
de la orden de compra sean iguales a los de la factura y el total de las dos coincidan con el mismo
valor.
Se debe devolver el producto/servicio al proveedor, si no se cumplen los parámetros para recibir el
producto/servicio, y registrar en la hoja de vida del proveedor.
Cuando el proveedor entrega el producto o servicio se debe dejar registro de la verificación del
estado de entrega del producto o servicio en: la orden de remisión del proveedor, orden de remisión
de la empresa, en la factura u otro documento según sea el caso.
Se debe archivar en la respectiva AZ. Orden de compra/servicio o remisión, factura, y orden de cobro
en los casos que aplique.
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIAS
Decreto 1072 de 2015 Art. [Link].
7. ANEXOS
v Formato necesidad y viabilidad de compra.
v Orden de servicios.
v Acta de recepción del servicio y/o bien o producto.
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COMPRAS
0
1. CONDICIONES GENERALES.
1.1. CRITERIOS PARA COMPRAS
0
2.1. MONTOS DE COMPETENCIA
2. SELECCIÓN Y EVALUACIÓN PARA LAS COMPRAS.
DE PROVEEDORES.
0
3. REQUISICIÓN DE PRODUCTOS O
SERVICIOS
NO Producto SI
Nuevo
4. COTIZACIONES
0
5. ORDEN DE COMPRA O REMISIÓN.
0
6. RECEPCIÓN DEL PRODUCTO
O SERVICIO.
0
7. RE-EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES.
Desempeño
0
8. RETROALIMENTACIÓN A
PROVEEDORES Y PLANES DE
MEJORA.
0
FIN
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CONTROL DOCUMENTAL
ELABORACIÓN, REVISIONES Y CAMBIOS
Elaboró Revisó Aprobó Descripción del Cambio
Elaboración del
Jaime Poveda Javier Rodriguez Javier Rodriguez Documento Versión 1
Resp. SST Rep. Legal Rep. Legal
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