Este documento está destinado a facilitar la lectura de los contenidos de la lección.
NO sustituye el estudio de la lección en plataforma.
t..
Lección 3. Administración del tiempo
Todos tenemos un estilo personal para administrar nuestro tiempo de vida, lo
cual repercute, inevitablemente, en el tiempo de las personas con las que
interactuamos.
Por tanto, la administración del tiempo de las personas dentro de la
organización, deviene no solo un asunto de valores que cada uno asigne a su
tiempo de vida, sino además, un asunto de planificación organizacional de alto
valor estratégico.
La administración del tiempo puede ser, por ejemplo, un problema de:
Organización
Planificación
Comunicación
Relación con el personal
Control de procesos
En todos los casos, el problema moderno de administrar bien el tiempo es
multifactorial. Incluye aspectos:
Individuales,
Relacionales
Organizacionales
Utilicemos ahora un ejercicio ilustrativo que le permitirá ver conductas y actitudes personales que
influyen sobre su personal manejo del tiempo:
Asigne un puntaje a las afirmaciones que aparecen a continuación, haciendo
un círculo en uno de los números (use la versión imprimible de esta lección).
Por ejemplo., si usted prefiere los pasatiempos competitivos, entonces
asígnese 1 punto. En cambio, si los prefiere no competitivos, asígnese 5
puntos. Si prefiere una combinación de los dos, entonces elija un puntaje
intermedio.
Recuerde que no hay respuestas correctas o incorrectas, ya que se trata de
factores individuales. El objetivo del ejercicio es proporcionar sólo una guía de
su conducta en cuanto a la administración del tiempo.
Me gustan los pasatiempos Prefiero los pasatiempos que
r
o
que son muy competitivos y 1 2 3f,95 son pausados, poco exigentes,
que exigen un alto nivel de y que básicamente no son
habilidad competitivos.
2 A menudo hago Rara vez hago muchas cosas
malabarismos con muchas 12 45 al mismo tiempo.
tareas al mismo tiempo.
3 A menudo fijo mis propios Rara vez fijo mis propios
plazos y lucho para 1 2 3 4, 5 plazos.
completarlos a tiempo.
4 Mi trabajo debe ser r„, No me preocupa si mi trabajo
"medible" y prefiero las 1234V es "medible", pero prefiero las
medidas cuantitativas, medidas cualitativas.
5 Soy confiado y seguro de mí No soy particularmente
mismo cuando se trata de 1 2 3 4C) confiado o seguro de mí mismo
preocupaciones ocasionales. con respecto a mi trabajo.
6 Me gusta lograr cosas que Obtengo una gran satisfacción
me darán un mejor futuro 1 ,....,,73 4 5 al lograr cosas que me dan una
mejor vida cotidiana.
7 Soy altamente competitivo y , No soy particularmente
desafío a las personas, las 1 2 3 4 '6) competitivo y rara vez desafío
ideas y las decisiones. a los demás.
8 A menudo me siento , Rara vez me siento agresivo y
agresivo y tengo que 1 2 3 4 5 no tengo sentimientos hostiles
,.J ocultos.
controlar mis sentimientos
críticos.
9 La gente frecuentemente me La gente a veces me critica por
critica por hablar demasiado 1 2 4 5 hablar demasiado lento.
rápido.
10 Mis acciones personales Mis acciones personales:
caminar, hablar, etcétera, 1 2 3 @ 5 caminar, hablar, etcétera,
parecen ser más rápidas que parecen ser más lentas que las
las del promedio de las del promedio de las personas.
personas.
11 Soy impaciente con los Rara vez soy impaciente con
demás, y a menudo intento 1 2 3 4 5 los demás y por lo general no
interrumpirlos. los interrumpo.
12 Me resulta difícil relajarme, y _ No tengo ninguna dificultad
cuando me relajo me siento 1 2 3 4) 5 para relajarme y nunca me
—, siento culpable por ello.
culpable.
13 Mis intereses en la vida Estoy interesado en cosas que
están relacionados con mi 1 2/ 3 4 5 no están relacionadas con mi
L trabajo y utilizo mi tiempo extra
trabajo y tengo poco tiempo
para desarrollar otros para desarrollar otros nuevos
intereses. intereses.
14 Estoy presionado por el ( -)
Rara vez me siento presionado
tiempo y me resulta difícil 1 2(314 5 por el tiempo y no tengo
planificarlo, y planificar mi necesidad de planificarlo, ni de
trabajo. planificar mi trabajo.
15 Opino que si quiero un Prefiero delegar tareas en la
trabajo bien hecho, debo 1 2 3 3 45 gente que necesita adquirir
hacerlo yo mismo. experiencia y habilidad.
16 Mi éxito depende de lograr Mi éxito no depende de lograr
más objetivos. 1 2 /3 4 5 más objetivos.
PUNTAJE DEL INDICADOR DEL MANEJO DEL TIEMPO
Sume el total de los números asignados a cada ítem y divídalo por 16.
Si el número al que llega está entre 1.0 y 1.4, usted es claramente tipo "1".
Si el número está entre 1.5 y 2.4, demuestra que usted tiene una tendencia al
tipo "1", y cuanto menor es el número, mayor es la tendencia.
Si el número está entre 2.5 y 3.5, usted está bien equilibrado entre el tipo "1" y
el Tipo "2".
Si el número está entre 3.6 y 4.5, esto demuestra una tendencia al tipo "2", y un
número entre 4.6 y 5.0 indica claramente que usted es tipo "2".
LAS CARACTERISTICAS DE LOS TIPOS DE MANEJO DEL TIEMPO:
TIPO 1 TIPO 2
La cantidad es más importante que la La orientación tiende a la calidad
calidad
Resuelve los problemas enérgicamente, La habilidad para encarar el proceso de
con un análisis mínimo resolución de problemas le interesa
tanto como el problema en sí mismo.
Acepta más actividades de las que Organiza y controla su trabajo para
puede abarcar. evitar presiones.
Desea hacer el trabajo él mismo en No se preocupa por transmitir la forma
lugar de delegar. en que realiza sus propias tareas a los
otros, ya que considera que las puede
realizar por sí mismo.
Se resiste a toda forma de planificación Debido a la poca presión del trabajo, ve
del trabajo o tiempo, debido poca necesidad de planificarlo, o
precisamente a la falta de tiempo. planificar el uso del tiempo.
Rara vez identifica por prioridades las Tiende a perder el tiempo, a postergar
áreas más importantes de su trabajo o tareas y está desorganizado a nivel
tarea. personal.
Terminar el trabajo es más importante Le gusta terminar el trabajo según sus
que terminarlo bien. estándares de calidad aceptable,
independientemente si ésta es
demasiado alta, costosa o difícil de
llevar a la práctica.
Adopta una visión estrecha que afecta Tiene una visión amplia que puede
negativamente la calidad de las afectar la viabilidad o la importancia de
soluciones y la riqueza de las ideas. sus ideas y soluciones.
Carece de sensibilidad y reconocimiento Las buenas relaciones le parecen
por las contribuciones de los demás. importantes, y tiende a exagerar los
logros de los demás.
Demasiado independiente como para
preocuparse por desarrollar las propias
habilidades interpersonales.
No siempre es un empleado satisfecho.
Las emociones ocultas y las
4
frustraciones pueden impedir su
desempeño o hacerlo irregular.
Concepto actual de administración del tiempo:
Principio que exige revisar paradigmas propios y valores,
Sinónimo de tomar decisiones y elegir, "actuar" en lugar de "ser actuado"
Actividad propia de la voluntad y el esfuerzo personal.
Todas las conductas y actitudes que aparecen en su tipo, en el ejercicio
anterior, pueden ser modificadas por usted mismo en función de lograr un
mejor manejo de su tiempo. En definitiva, se trata de:
Organizar y ejecutar según prioridades: empezar por lo primero:
Subordinarse a una misión y sentido de dirección establecido por valores.
Decir "SI" a las cosas con sentido, y "NO" a las que no lo poseen
Hemos asistido a cuatro generaciones diferentes en cuanto a la herramienta
común para administrar el tiempo:
1° Lista de tareas: que pretenden atender la vida cotidiana.
2°Agendas: que se proyectan al futuro.
3°Planificación diaria: se centra en las cosas a lograr, en tiempos
preestablecidos.
4°Autoadministración: se centra en relaciones interpersonales, para lograr
resultados, en tiempos pautados. Esta herramienta se ha desplegado en la
matriz de administración del tiempo, que se basa en dos pilares fundamentales:
LO URGENTE:_lo visible, que presiona, reclama reacción, a menudo no es
importante,
LO IMPORTANTE: aporta resultados a nuestra misión y valores, reclama
acción, iniciativa y proactividad.
ACTIVIDADES ACTIVIDADES
URGENTES NO URGENTES
I II
Crisis Prevención de crisis y
ACTIVIDADES Problemas apremiantes delegación
IMPORTANTES Proyectos con fechas de Construir relaciones
vencimiento Reconocer nuevas
oportunidades
Planificación, recreación
III IV
Correo. Algunos Trivialidades. Ajetreo
ACTIVIDADES informes inútil.
NO IMPORTANTES Algunas reuniones Algunas cartas.
Cuestiones inmediatas, Algunas llamadas
acuciantes telefónicas
Eventos sociales Pérdidas de tiempo.
Actividades agradables
En cada cuadrante, aparecen las actividades y situaciones típicas en las que se
ve involucrado el individuo cuya conducta en el trabajo, habitualmente se
orienta a alguna/s de las cuatro modalidades.
Lo importante aquí es que usted defina en qué cuadrante/s se ubica, en su
actividad laboral, y en qué porcentaje en cada uno.
Observando, en el cuadro siguiente, los efectos que acarrean la permanencia
en cada cuadro, podrá concluir rápidamente hacia cuál/es le conviene
orientarse.
¿QUÉ SUCEDE CUANDO CENTRAMOS
NUESTRA ACTIVIDAD EN CADA UNO DE LOS CUADRANTES?
ACTIVIDADES ACTIVIDADES
URGENTES NO URGENTES
II
ACTIVIDADES Visión, perspectiva
IMPORTANTES Stress Equilibrio
Agotamiento Pocas crisis
Administración de crisis Disciplina 7 4
Siempre apagando Control 1
incendios
, 1
III IV
ACTIVIDADES Concentración en los Total irresponsabilidad
NO IMPORTANTES plazos cortos Despido de los empleos
Administración de crisis Dependiendo de otros o
Carácter de camaleón, gobernado por apremios
atento a la reputación. básicos.
Se siente impotente,
excluido del control,
Relaciones muy frágiles
o rotas
¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS DE CENTRAR
LAS ACTIVIDADES EN EL CUADRANTE II?
> Solo obtenemos tiempo para el cuadrante II, sacándolo de los cuadrantes III
Y IV.
Con ello lograremos, gradualmente:
COHERENCIA:
Entre visión y misión, papeles y metas, prioridades y planificación, deseos y
disciplina.
EQUILIBRIO:
Entre las distintas áreas del trabajo, de la empresa, y entre el trabajo y el resto
de la vida.
ORGANIZACIÓN SEMANAL DE LAS PRIORIDADES:
La clave no es dar prioridad a lo que está en la agenda, sino ordenar en la
agenda las prioridades.
,
DIMENSION HUMANA:
Para lograr la eficacia, la administración del tiempo debe centrarse en las
personas, en vez de generarles sentimientos de culpa por objetivos no
cumplidos.
FLEXIBILIDAD:
Esta herramienta debe ser su sierva, nunca su ama: córtela a la medida de su
estilo, sus necesidades, sus métodos particulares.
CARÁCTER PORTATIL:
Usted debe poder llevar su organizador a todos lados, inclusive de viaje: sus
datos importantes siempre deben estar a mano.
¿Qué hace entonces el Administrador del cuadrante II?
Maneja el cuadrante 1 (urgente-importante), prestándole mucha atención al
cuadrante II (no urgente-importante)
Hacia la prevención
y las oportunidades
Dice "NO" a los cuadrantes III (urgente-no importante) y al IV (no urgente-no
importante)
Centrarse en el cuadrante II equivale a preguntarse:
¿Qué puede hacer usted en su vida personal y profesional que, practicándolo
regularmente, representaría una tremenda diferencia positiva?
Actividades claves del organizador del cuadrante II:
Identificar papeles: escribir papeles-clave que debe desempeñar durante
la semana (familiares, laborales, sociales, etcétera)
Seleccionar metas: pensar dos o tres resultados importantes a lograr con
cada papel, durante la semana.
A
> Adaptarse diariamente: darle prioridad a las actividades pautadas, y
responder a acontecimientos y relaciones imprevistas.
> Vivir el programa: basándose en principios, también puede tolerar
momentos en que deba atender a otros valores y
personas
Recuerde, en definitiva, que una buena administración del tiempo debe
equilibrar la eficacia en la tarea, los valores personales, y el respeto por el
tiempo de las otras personas.
1
