INTRODUCCIÓN

La información en la sociedad actual se ha convertido en un bien de

consumo que existe la necesidad de gestionar para garantizar la explotación de

los datos y el conocimiento de la empresa. Su uso eficiente permite la mejora

de los flujos informacionales, y optimiza los procesos organizacionales.

La importancia de la información, es cada día más creciente en la

gerencia de las organizaciones, y tiene dentro de sus objetivos básicos,

mantenerse y perdurar en el mercado.

Durante los últimos años los sistemas de información, constituyen uno

de los principales ámbitos de estudio en el área de organización de empresas

como activo intangible ya que la información está presente en todas las

organizaciones y constituye un componente ‘invisible’ indispensable para hacer

‘visible’ el resto de los recursos.

Un hecho que es corroborado por Pérez González y Placer Maruri

(2011: 496), quienes reconocen que “la competitividad de las organizaciones

se ve comprometida por su capacidad de reacción y adaptación al entorno,

mediante una adecuada gestión de la información y el conocimiento que dé

lugar a nuevos productos y a procesos más eficientes”.

Ya que el entorno donde las compañías desarrollan sus actividades, se

vuelve cada vez más complejo, debido a la creciente globalización, el proceso

de internacionalización de la empresa, el incremento de la competencia en los

mercados de bienes y servicios, la rapidez en el desarrollo de las tecnologías

de información, el aumento de la incertidumbre en el entorno y la reducción de

los ciclos de vida de los productos, originan que la información se convierta en

un elemento clave para la gestión, así como para la supervivencia y

crecimiento de la organización empresarial. Donde los recursos básicos

analizados hasta ahora eran tierra, trabajo y capital, ahora la información

aparece como otro insumo fundamental a valorar en las empresas.

Según Andreu, Ricart y Valor (1991), un sistema de información queda

definido como: “conjunto formal de procesos que, operando sobre una

colección de datos estructurada de acuerdo a las necesidades de la empresa,

recopila, elabora y distribuyen selectivamente la información necesaria para la

operación de dicha empresa y para las actividades de dirección y control

correspondientes, apoyando, al menos en parte, los procesos de toma de

decisiones necesarios para desempeñar funciones de negocio de la empresa

de acuerdo con su estrategia”.

Donde todo sistema de información utiliza como materia prima los datos,

los cuales almacena, procesa y transforma para obtener como resultado final

información, la cual será suministrada a los diferentes usuarios del sistema,

existiendo además un proceso de retroalimentación o “feedback”, en la cual se

ha de valorar si la información obtenida se adecua a lo esperado.

Teniendo que por una parte, los procesos de toma de decisiones

muchas veces se realizan en base a sentimientos, intuiciones y a un análisis

superficial de las perspectivas de mercado, raramente basados en

informaciones adecuadas sobre la actividad de la empresa. Mientras que por la

otra, la información no siempre se gestiona de forma efectiva, lo que redunda

en un menor beneficio organizacional.

 En muchas ocasiones existe bastante confusión, pues al referirse a

sistemas de información se piensa en un primer momento tanto los

ordenadores como en los programas informáticos ya que una empresa puede

adquirir nuevos ordenadores, instalar nuevos productos de telecomunicaciones,

elaborar una página web, realizar comercio electrónico, pero ello no implica que

exista en su organización un sistema de información. La realidad es que un

sistema de información abarca más que el aspecto meramente computacional,

pues no sólo hemos de tener en cuenta estas herramientas, sino también el

modo de organizar dichas herramientas y de obtener la información necesaria

para el correcto funcionamiento de la empresa.

Teniendo en cuenta esta realidad, la información fundamental para la

gerencia se integra dentro de un proceso de planificación estratégica. Así la

información se utilizara en un recurso clave para las empresas a todos los

niveles jerárquicos y para todos los departamentos ya que las organizaciones

deben conseguir, procesar, usar y comunicar información, tanto interna como

externa, en sus procesos de planificación, dirección y toma de decisiones.

En efecto, la gestión empresarial se centraba en la adecuada

administración de los recursos clásicos de “tierra o energía, trabajo y capital”.

Bajo estas circunstancias el éxito de las empresas descansaba en la

competencia basada en los recursos tangibles, vía costes y en la consecución

de economías de escala. Pero gracias a este nuevo contexto impone a las

empresas la necesidad vital de disponer de adecuadas infraestructuras de

comunicación y de sistemas de información, que les permitan obtener los datos

necesarios a fin de conseguir un conocimiento real y suficiente del entorno que

afectará a sus procesos de toma de decisiones y de planificación, por lo tanto

la alta gerencia debe requerir la información en el momento adecuado, ya que

le permitirá Al gerente estar informado, tanto de sus subordinados como de la

red de su entorno, lo cual le permite reunir información de suma importancia,

para dirigir la táctica y la estrategia de la organización.

No obstante, lo amplio que puede ser el panorama de oportunidades de

la tecnología de información, para mantener y aumentar la competitividad de

las organizaciones, debe tenerse presente el adecuado manejo de la

información, como cualquier otro recurso financiero, humano, etc. Por lo tanto,

la gestión tecnológica es fundamental como herramienta para planificar el uso

de la información en la organización y definir su relación con las áreas

funcionales como mercadeo, producción, finanzas y recursos humanos.

Es indispensable para la organización, aprender a identificar los cambios

tecnológicos y su relación con las oportunidades del mercado y las amenazas

presentes en él, así como la capacidad de diseñar las estrategias para acceder

y utilizar adecuadamente la tecnología, para aprovechar las oportunidades o

enfrentar las amenazas del ambiente donde compite.

 LA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA

La información, aplicada al contexto propio de la empresa, se entiende

como “todo aquello que sirve para poner de manifiesto la situación del entorno

o del sistema, sus objetivos o resultados y reducir la incertidumbre frente a un

proceso de decisión” (Pablos Heredero et al., 2012: 28).

A partir de la definición anterior se evidencia la importancia de contar

con información sobre el entorno, es decir, conocer qué hacen los

competidores, cuál es la normativa que rige la actividad de la empresa, cuál es

la situación económica global, etc. Pero también resulta necesario mirar hacia

el interior, saber cómo funcionan los flujos organizacionales, de qué forma los

procesos informacionales apoyan a los fundamentales y cómo se transfiere e

intercambia el conocimiento entre los trabajadores, etc. Este interés da pie a

mirar la organización desde todas sus perspectivas, para tener identificadas las

posibles oportunidades y/o amenazas que puedan afectarle; conocer sus

fortalezas y debilidades, y poder actuar en correspondencia.

Las empresas que mejor asimilen las informaciones disponibles, tanto en

su ambiente interno como externo, tendrán mayores oportunidades de

supervivencia y niveles de competitividad más elevados. Serán capaces de

generar mayores beneficios y de contribuir de una mejor forma al desarrollo la

región en la que llevan a cabo su actividad. En consecuencia, las

organizaciones, sin importar sus dimensiones ni el sector al que pertenezcan,

necesitan utilizar mecanismos que, de una forma u otra, permitan recolectar,

analizar y utilizar la información disponible a su alrededor para conocer su

ambiente, y aprender de él.

 A pesar de que no siempre sucede, la información debe ser tratada con

la misma seriedad y cuidado que cualquier otro recurso estratégico, porque en

caso contrario se pierde la ventaja competitiva, pero también se puede poner

en riesgo la propia supervivencia del proyecto empresarial (Starec, 2005: 61).

La información a la que debe hacer frente la empresa es tipologías muy

diversas. Pablos Heredero et al. (2012: 28) proponen una clasificación que, a

grandes rasgos, intenta resumirla en:

 Información interna/externa. La principal diferencia entre ambas es

que mientras la información externa es la procedente de una fuente

ajena a la empresa; la información interna es la generada y asimilada

como conocimiento dentro de la organización.

 Información de gobierno/consumo. La información de consumo refleja

la situación de la empresa; mientras que la de gobierno establece, a

modo de plan de acción, la información a futuro: metas, objetivos, etc.

que se deben cumplir para mejorar dicha situación.

 Información primaria/secundaria. La información primaria es la

obtenida directamente de la fuente principal; la secundaria, por su parte,

ha sido tratada respecto a la fuente primaria. Información contable. Es la

relativa a la situación económica de la organización.

 Información administrativa. Trata sobre los aspectos más relevantes

de la información contable. Se presenta a los altos cargos de la

organización, a modo de resumen ejecutivo.

 Por todo lo anterior, las empresas necesitan llevar a cabo un proceso de

gestión que permita el procesamiento, organización y almacenamiento de la

información y que asegure su posterior recuperación.

De esta manera logra manejar más eficientemente la información,

fortalecer los recursos existentes e incrementar las habilidades y destrezas del

personal y de la organización de rápido aprendizaje. En virtud de ello, la

gestión tecnológica hace de la innovación el elemento o factor disparador más

importante, desarrollando una cultura organizacional totalmente identificada

con esta forma de conducir cualquier tipo de actividad, con lo cual se facilita la

entrada de nuevos bienes y servicios, o de cambios en los procesos de

producción o de entrega de los mismos, sin descuidar el recurso de la

información, fundamental en la sociedad del conocimiento.

Tenemos que en la era actual, con la creciente globalización y el avance

tecnológico, es de vital importancia el manejo de la información actualizada y

oportuna con la finalidad de que los gerentes empresariales, programen las

estrategias necesarias para el correcto funcionamiento de la empresa, para ello

resulta imperioso el mejor desarrollo y uso de los sistemas de información.

Señalando que el proceso de desarrollo de los sistemas de información,

constaría de siete etapas fundamentales:

1. Definición del proyecto: Aquí se determinaría si la empresa presenta

problemas y como esto pueden solucionarse mediante la implantación

de un sistema de información. En ella se identificarán cuáles son los

objetivos del uso de los sistemas de información y como estos se ubican

dentro de la estrategia global de la compañía.

2. Análisis de sistemas: tras haber identificados los diferentes problemas

de la organización, estos serán analizados más detenidamente,

identificando las causas que lo originan y planteando diversas

soluciones. En esta fase se producirá un estudio de factibilidad, para ver

si las soluciones son posibles dados los recursos que posee la

organización. Señalando tres tipos de factibilidad que garantizaran las

posibles soluciones:

 Factibilidad técnica: para que la solución pueda ser implantada,

hemos de analizar si la empresa posee los medios informáticos

adecuados, o bien si hemos de adquirirlos en el exterior.

 Factibilidad económica: se realizara un estudio y valoración

económica de la solución, comprobando que los beneficios de la

mejora superan los costes de la implantación o modificación de los

sistemas de información.

 Factibilidad operativa: hemos de valorar si la solución propuesta

es deseable data la organización interna de la empresa.

3. Diseño de Sistemas: una vez elegida aquella solución que resuelva los

problemas, se detallará cómo el sistema de información satisface los

requisitos planteados por la organización. A la hora de diseñar los

sistemas, hemos de indicar que componentes de los sistemas de

información utilizaremos (nivel hardware, software y tecnología de las

telecomunicaciones) y como se relacionarán dichos componentes entre

sí. De esta forma se producirá las especificaciones del sistema de

información.
4. Programación: se traducirán las especificaciones del sistema

desarrolladas en la etapa anterior, llevándose a cabo la programación y

el desarrollo del software.

5. Fase de pruebas: para evaluar el correcto funcionamiento del sistema

de información, será necesario llevar a cabo un proceso exhaustivo y

profundo para determinar si el sistema de información, funciona en

diversas condiciones y si los resultados se corresponden con lo que se

esperaba. Teniendo que se pueden realizar tres tipos que ayuden al

funcionamiento del sistema:

 Pruebas de programas: Los diversos programas elaborados se

probaran por separado, con el fin de garantizar que cada uno de

ellos está libre de errores.

 Pruebas al sistema: Se probará el sistema de información como un

todo, la finalidad de esto será el correcto funcionamiento del

sistema en conjunto, puesto que en ocasiones puede que los

programas funcionen correctamente de forma individual, pero a la

hora de funcionar en conjunto, el sistema de información no ofrezca

los resultados esperados por la empresa.

 Pruebas de aceptación: Son pruebas realizadas por los usuarios

finales del sistema de información. Teniendo que den el visto

bueno, se proporciona la certificación final del correcto

funcionamiento del sistema de información.

6. Conversión: una vez comprobado que el sistema de información

funciona correctamente se llevará a cabo la implantación de este, donde

a la hora de llevar a cabo esta conversión, las organizaciones van a

 poder optar por diversas estrategias que ayuden al mejor funcionamiento

del sistema:

 La denominada estrategia en paralelo: en ella durante un periodo

de tiempo, ambos programas van a convivir y utilizarse,

funcionando tanto el nuevo sistema de información como el antiguo.

Tenemos que esta estrategia es la más fiable y segura, aunque sin

embargo es la más costosa y podemos obtener información

redundante.

 Se puede optar por un cambio directo, remplazando el viejo sistema

de información, por el nuevo en una fecha determinado. Esta

estrategia sería la menos costosa, sin embargo ante cualquier

problema que surja, se puede originar la paralización de la actividad

de la empresa.

 Llevar a cabo una experiencia piloto, donde el nuevo sistema de

información se utiliza en un área limitada de la compañía y tras

comprobar su correcto funcionamiento se instala en la totalidad de

la compañía. Resultando una mezcla de las dos estrategias

anteriores.

7. Producción y mantenimiento: una vez instalado el nuevo sistema de

información, se dice que el sistema está en producción. A partir de aquí,

existir un proceso constante de evaluación del sistema de información

por parte de los usuarios y personal especializado.

La totalidad de las fases analizadas, constituirían el denominado ciclo de

vida de los sistemas de información. Sin embargo para muchas compañías

desarrollar el sistema de información, siguiendo la totalidad de las etapas

anteriores puede resultarle muy costoso tanto en tiempo como en dinero.

Generando de esta manera otros inconvenientes por los continuos cambios de

los requisitos de la información, causando que un sistema de información

quede obsoleto, incluso en la etapa de desarrollo.

Por ello las empresas pueden optar por otro conjunto de estrategias que

le pueden permitir obtener resultados tan positivos como los conseguidos,

utilizando el ciclo de vida de los sistemas de información.

El desarrollo e implantación de los sistemas de información en muchas

ocasiones termina en fracaso, lo cual implica un alto coste para la empresa y la

pérdida de recursos que se podían haberse utilizado en usos alternativas. Para

ello se proporcionaran algunas causas que originan el fracaso de los sistemas

de información:

 Falta de alineación entre los sistemas de información y la estrategia

empresarial: muchas organizaciones siguen considerando los sistemas

de información como un mero instrumento que simplifica la burocracia

sin valorar las ventajas estratégicas que estos presentan.

 Escaso apoyo de la administración: la alta dirección de la compañía,

ha de percibir realmente que los sistemas de información, constituyen un

arma estratégica. Además ha de existir una predisposición a cambiar la

organización empresarial si lo requieren los nuevos sistemas de

información.

 Mala identificación de las necesidades de información: las empresas

implantan las tecnologías de información sin previamente haber

realizado un proceso de determinación de las necesidades de

 información y como estas pueden ser satisfecha utilizando

adecuadamente los sistemas de información.

 Escasa involucración o influencia del usuario final: a la hora de

diseñar el sistema de información, resulta fundamental contar con la

opinión del usuario final, el cual va a ser quien utilice el sistema de

información. Por ello este usuario ha de estar motivado e incentivado a

colaborar en el diseño del sistema.

 Nula formación del personal: se requiere siempre la realización de

actividades formativas para el aprendizaje de las nuevas herramientas

informáticas a utilizar en la empresa.

 CONCLUSIÓN

Es determinante en cualquier empresa ya sea pequeña o muy grande,

empezar a incluir sistemas que nos faciliten las operaciones diarias y más que

eso que nos hagan más productivos a la hora de realizar nuestro trabajo, desde

sistemas transaccionales hasta sistemas de información, para ejecutivos que

reúnan la información de toda la operación de la empresa y la presenten de

manera resumida y digerible esto claro sin perder la objetividad y credibilidad y

por qué no sistemas a cualquier nivel de la empresa, que me permitan tomar

estrategias adecuadas y medios para lograr el tan anhelado crecimiento

empresarial. Ya que estas organizaciones reconocen sus carencias en materia

de gestión financiera, pero no son capaces de identificarlas en relación con la

gestión de la información.

En primera instancia, para instalar un sistema de información

empresarial, es necesario identificar las principales necesidades y evaluar

distintos métodos de satisfacción, teniendo presente en todo momento cuáles

son las tecnologías de información disponibles en el mercado y como estas

pueden utilizarse. Además han de definirse claramente cuáles son los objetivos

de los sistemas de información.

Debido a esto es importante adecuar los sistemas de información a los

recursos de capital y las necesidades de la organización. La posesión de la

compañía, los ordenadores más avanzados, los mejores programas y la mejor

red de telecomunicaciones no resulta indicativa de un mejor sistema de

información, pues en ocasiones puede que con tecnologías de información más

modestas se satisfagan de igual manera las necesidades de la compañía. Por

ello toda empresa ha de considerar los sistemas de información como un todo,

un elemento más de su política de negocio. Así también resultará importante la

identificación de la información estratégica y táctica a utilizar por los directivos.

Ahora bien, resulta imprescindible disponer de la habilidad técnica y

económica necesaria para diseñar y desarrollar un sistema de información, que

conecte de forma permanente a la empresa con las fuentes de información

externa. En tal sentido parece conveniente la realización de estudios que traten

de determinar las fuentes de información externas más precisas para cada tipo

de empresa y sector industrial.

Finalizando, tenemos que las organizaciones deben aceptar el desafío

de la innovación, deben anticiparse al futuro, a las consecuencias de la

innovación, a la reacción de los consumidores, de los competidores y del

ambiente de negocios. Donde la innovación debe ser un proceso guiado por la

intuición, la inteligencia y la previsión.