CONTROL

La función de control, es la última de las funciones de la administración y consiste en "Establecimiento

de sistemas que permitan detectar errores, desviaciones, causas y soluciones, de una manera expedita
y económica." (Suarez,1993,p 157).

Una vez realizada la planeación, proporciona el horizonte para realizar el trabajo; bajo la organización
y la dirección se identifican las diferentes actividades y se proporcionan los medios para realizar el
trabajo, el control, comprende las actividades que se realizan para asegurar que el trabajo ejecutado,
encaje con el planeado.

Cualidades de un Sistema de Control Eficiente

• Precisión. Si el sistema de control que genera información no es muy preciso, puede resultar
fallas de la administración para tomar decisiones.

• Oportunidad. Un sistema de control eficiente debe dar información oportuna en el tiempo, una
información no actualizada no sirve.

• Economía. Un sistema de control debe justificar los beneficios que ofrece en relación con los
costos en que incurre.

• Flexibilidad. Los controles efectivos deben ser flexibles para atender cambios adversos o para
aprovechar oportunidades.

• Comprensión. Un sistema de control difícil de comprender puede provocar errores innecesarios,

subordinados frustrados y puede llegar a ser ignorado.

• Criterio razonable. Los controles deben imponer criterios que desafíen y animen a las personas
a alcanzar niveles de desempeño superiores sin desmotivar.

• Ubicación estratégica. Los controles deben cubrir actividades, funciones y eventos críticos
dentro de la organización.

• Hacer énfasis en la excepción. Un sistema de excepción asegura que un administrador no se

verá saturado por la información de las variaciones del estándar.

• Criterio múltiple. Las medidas múltiples del desempeño disminuyen el enfoque limitado,
además tienen un efecto positivo dual.

• Acción correctiva. Debe señalar el problema y especificar la solución. Con frecuencia se logra
estableciendo lineamientos de si - entonces, por ejemplo, si se reduce el % de costos, entonces se
aumenta la utilidad.
CONTROL DE GESTION
La gestión es la capacidad que debe tener la organización de actuar y decidir con conocimiento, de
medir los riesgos posibles y aceptables que se puedan correr y determinar cuáles se pueden evitar, de
manera que pueda sobrevivir al ambiente competitivo que impera en el medio anticipándose a la
solución de problemas, realizando acciones y actividades que le permitan obtener unos resultados
óptimos. Para ello, debe contar con un sistema de información que le proporcione datos concretos y
oportunos.

El control se ejerce donde pueda manifestarse la variación en el cumplimiento de lo planeado con lo

ejecutado en el tiempo. Si se hace un análisis adecuado del comportamiento de cada actividad con
ayuda de sistemas de medición, es posible recomendar acciones correctivas y anticipar las desviaciones
antes de que éstas se presenten.

El control de gestión es una manera de evaluar una organización orientada en el aprendizaje continuo,
consistente en comparar lo programado con lo real, proponiendo acciones correctivas y participativas
que aseguren y mejoren el desempeño competitivo de las personas, que logren el efecto deseado en
los procesos y el cumplimento de los objetivos definidos a nivel corporativo.

Los objetivos del control de gestión son:

• Asegurar la idoneidad y eficiencia del personal que está involucrado en la ejecución de cada uno
de los procesos.

• Garantizar que se realice en forma permanente la verificación, evaluación y análisis de los

resultados de la gestión.

• Propender por el cumplimento de los objetivos, metas y estrategias establecidas por la

organización.

• Garantizar el mantenimiento y actualización de la información para que sea ágil y confiable.

• Proteger los recursos de la organización verificando su adecuada utilización.

• Prevenir los posibles errores que se puedan presentar en la organización.

El control de gestión debe cumplir las siguientes características:

Debe fundamentarse en datos reales.

La frecuencia con la cual se debe ejercer el control tiene que ser de naturaleza tal que permita
identificar las desviaciones a tiempo para poder tomar acciones correctivas.

Debe ser económico, es decir, escoger las variables más importantes para llevar a cabo el
control.

Se debe proyectar en el tiempo, es decir, debe hacerse una planeación del control para conocer
la magnitud de la acción correctiva que se hace necesaria.
 Los controles deben ser comprensibles, claros y deben ser ejecutables frente a los planes
cambiantes.

Los controles deben ser dinámicos y evolucionar con el proceso.

Un modelo de control de gestión que puede ser aplicado en cualquier organización, es una guía y por
lo tanto es flexible. Consta de los siguientes pasos:

1. Determinación de objetivos. Definir claramente que es lo deseado con cada proceso (efecto
requerido) y que la realización de este no se aparte de los objetivos corporativos que persigue la
organización.

2. Determinación de estándares y metas para los procesos, sin la existencia de una meta definida para
cada proceso o cada objetivo, no existiría el control, pues no habría contra que comparar y establecer
diferencias o desviaciones.

INDICADORES DE GESTIÓN
Una de las formas de hacer mediciones para lograr un efectivo control de las actividades y los procesos
de la organización es el uso de los indicadores de gestión, los cuales proporcionan criterios para evaluar
y valorar el comportamiento y la dinámica de variables previamente establecidas de acuerdo con los
objetivos de la organización específicamente del proceso a evaluar. En el modelo de control de gestión,
los indicadores de gestión se convierten en la esencia del sistema de medición del modelo.

Se definen los indicadores de gestión como un patrón de medida gerencial que permite evaluar el
desempeño de un área, proceso o unidad en una organización frente a las metas, objetivos y
responsabilidades y los compara con niveles de referencia. Los niveles de referencia son:

• Nivel histórico: Analiza la variación en el tiempo del indicador de acuerdo con resultados reales,
lo que ha sido y ha medido el indicador.
• Nivel estándar: Se refiere al cumplimiento de procedimientos y métodos de trabajo
preestablecidos, los cuales deben actualizarse continuamente.
• Nivel teórico: Es el funcionamiento de equipo y maquinaria en su capacidad máxima de
producción y ejecución de operaciones.
• Nivel de requerimiento de los usuarios: Es determinar cuál es la exigencia del mercado, que
en últimas es quien mantiene la operación.
• Nivel de la competencia: Es la comparación del proceso y el producto terminado con otras
organizaciones y determinar cuál es la preferencia del cliente.
• Nivel de consideración política: Depende de los lineamientos de la organización, su razón de
ser, sus clientes y su competencia.
• Nivel planificado: Son las metas o niveles a alcanzar en un plazo definido. (Rodriguez, 1991)
Características de los indicadores de gestión
Para definir un indicador se debe tener en cuenta tres aspectos importantes que son:

El objetivo del
indicador debe ser
muy claro, de tal
forma que las
mediciones que se
realicen tengan un
propósito y se pueda
actuar sobre ellas.

Diferenciar el índice
del indicador, el
índice es el cociente
donde se comparan dos o más variables, permite detectar variaciones con respecto a las metas,
estándares y normas establecidas. El indicador, es una relación de variables que explica un fenómeno,
es información cualitativa o cuantitativa con el objetivo de brindar la evolución de las variables
previamente definidas; son cocientes que comparan características determinadas de un proceso. Puede
expresar relaciones de causa - efecto. En general, un indicador puede dar origen a varios índices.
(Molina, 1995).

El indicador diseñado debe tener un claro impacto en los logros organizacionales.

Tipos de Indicadores
Los indicadores de
gestión se clasifican en
tres grandes grupos,
dependiendo de la
pertenencia de la variable
a la que se hace alusión.
Como se aprecia en la
tabla.

Indicadores de Eficiencia
Se utiliza para dar cuenta del uso de los recursos o cumplimiento de actividades con dos acepciones:

Relación entre la cantidad de recursos utilizados y la cantidad de recursos que se habían estimado o
programado utilizar; y el grado en que se aprovechan los recursos utilizados transformándolos en
productos. (Rodriguez, 1991). Un ejemplo puede ser: No. De operaciones realizadas / total de recursos
disponibles.
Indicadores de Logro o Eficacia
Valora el impacto de lo que se hace, del producto o servicio que presta. (Rodriguez, 1991) En la eficacia
se miden atributos de los resultados obtenidos que son las dimensiones de la calidad definidas en el
capítulo anterior (calidad, costo, entrega, seguridad y moral). Miden el grado en que se alcanzaron los
objetivos y metas globales de la organización.

Indicadores de Efectividad
Es el grado hasta el cual las salidas del proceso satisfacen las necesidades o expectativas de sus clientes
(Harrigton.

1990). Es la flexibilidad del proceso para adoptar las expectativas futuras y cambiantes del cliente a
las capacidades de la organización. La efectividad es la combinación entre un buen manejo de recursos
y unos buenos atributos de resultados. Son medidas de efectividad: Rendimiento: Es el resultado
comparado contra lo planeado. Productividad: Es lo producido frente a lo teórico. Competitividad: Es
el efecto logrado comparado contra el efecto logrado por la competencia. Participación: Son los
productos colocados frente a la demanda en el mercado. Adaptación: Es lo producido vendido
comparado contra lo deseado o solicitado. Cobertura: Unidades producidas vendidas frente a unidades
necesarias en el mercado.