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2-Planificacion 09 Plan gestion interesados Feigae
Gestion de proyectos (Universitat Oberta de Catalunya)
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Proyecto: Servicio de mantenimiento integrado
GP Tipo de documento: Plan de la gestión de interesados
Versión documento: V1.0 Fecha: 15 de enero del 2010
Servicio de mantenimiento integrado
Plan de gestión de interesados
Versión 1.0 Enero del 2010
Redactado por: Revisado por: Aprobado por: Aprobado por:
Equipo proyecto Jordi Rabinet
Director proyecto
Firma Firma Firma Firma
15 de enero del 2010 15 de enero del 2010 15 de enero del 2010 15 de enero del 2010
Caso práctico – Plan de la gestión de interesados página 1 de 10
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1. Enfoque de la gestión de interesados en el proyecto
*Indicar rasgos generales que hay que aplicar en la gestión de los interesados.
El plan de gestión de interesados del proyecto establece cuál es la estrategia que el jefe de
proyecto y su equipo tendrán que seguir para lograr que el posicionamiento de los
interesados, que ya se identificaron en el momento de la iniciación, sea el más adecuado
para el correcto progreso del proyecto.
Con este objetivo, y a partir del conocimiento que el jefe del proyecto tiene de cada uno de
ellos y del carácter detectado en las reuniones y actuaciones en la fase de inicio del proyecto,
el plan empieza estableciendo cuál es el posicionamiento de cada parte interesada respecto
a los objetivos del proyecto y el grado de influencia que puede tener sobre la evolución del
mismo; tanto en la capacidad para influir en las decisiones como en participación real en las
acciones que hay que desarrollar. Para facilitar la comprensión rápida de la situación, el plan
la representa con la matriz de interesados.
A partir de esta situación, el plan de gestión de interesados tiene que llegar a ser para el jefe
de proyecto la herramienta para conocer cómo actuar mejor en cada situación, qué hay que
transmitir y cómo, en cada circunstancia, y al fin conseguir que los grupos de interés actúen
en la dirección más alineada que sea posible con el éxito del proyecto.
Los objetivos principales del presente plan de gestión de interesados son:
Identificar y calificar a los interesados, grupos y personas, afectados por el proyecto.
Hacer patentes las expectativas de los interesados hacia el proyecto.
Facilitar el involucramiento de los interesados, para conseguir su participación en las
decisiones y la ejecución del proyecto en el grado que les corresponda.
Establecer las pautas generales de comunicación con los interesados, para entender
posibles cambios en sus expectativas respecto al proyecto y poder gestionar posibles
conflictos.
Marcar cómo hacer el seguimiento de cómo evoluciona la participación de los interesados
en el proyecto.
2. Calificación de interesados en el proyecto
*Identificar quiénes son los responsables.
2.1. Posicionamiento y grado de influencia
Interesado Posición Cooperaci Impacto** Influencia**
ón
Jordi Rabinet Entusiasta Necesaria Alto Alta
(FEIGAE) Es el responsable de Su participación
la ejecución del tiene que ser al
proyecto, sus 100 %, o en un
decisiones afectan porcentaje
directamente al importante.
proyecto.
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Representant Neutra Innecesaria Medio Baja/nula
e asegurados Sus demandas pueden No participan en la
LSP implicar cambios en el ejecución del
proyecto. proyecto.
Representante Desconocida Innecesaria Medio/bajo Baja/nula
futuros Se podría En este momento no No participan en
clientes asumir que en el tienen impacto en el el proyecto.
momento del proyecto, pero
proyecto es dependiendo de los
neutra. estudios de mercado,
indirectamente, pueden
inducir cambios.
Representante Entusiasta Conveniente Medio Media
instaladores Sus demandas Participan en la
pueden implicar prueba piloto y en
cambios en el la gestión del
proyecto. De su cambio (formación
gestión depende la y promoción entre
prueba piloto y la sus operarios).
gestión del cambio.
Representante Opositora Conveniente Bajo Media/baja
operarios Quien gestiona su En un ámbito
posible impacto es la de proyecto,
empresa instaladora solo
donde trabaje. participan en
la formación.
Heribert Entusiasta Necesaria Alto Media/baja
Valls (LSP) Como director de LSP Por lo definido,
y el involucramiento no
de esta compañía en participa del día a
el proyecto, sus día
decisiones deberán del proyecto.
ser consideradas y Será miembro del
tendrán repercusión comité ejecutivo
en el proyecto. y, por lo tanto, se
asume que lo
seguirá de cerca.
Pere Pintor Neutra Conveniente Medio Baja
(BCP) Como director de Por lo definido, no
BCP sus decisiones participa del día a
deberán ser día del proyecto.
consideradas en el
proyecto, pero hay
que tener presente
que BCP no es clave
en el proyecto.
Maria Arquer Entusiasta Necesaria Alto Media/baj
(NOTA) La posición de a Por lo
directora de NOTA en definido, no
el área del proyecto participa del día a
hace que sus día
decisiones afecten al del proyecto, pero
mismo directamente. se asume que lo
seguirá de cerca.
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Joan Neutra/oposito Conveniente Medio/bajo Baja
Riudor ra Su participación en Participa en
(FEIGAE) el momentos
proyecto, estableciendo puntuales.
los procedimientos
administrativos, hace
que sus decisiones
puedan afectar al
mismo.
Director Entusiasta Conveniente Bajo Baja
comunicación Su participación en Participa en
(FEIGAE) proyecto no afecta a su momentos
desarrollo. puntuales.
Asesor Neutra Innecesaria Bajo Baja
legal Entendemos que su Participa en
(FEIGAE) participación es en momentos
un ámbito de asesor, muy
y quien toma las puntuales.
decisiones es el jefe
de proyecto.
Responsable Desconocida Necesaria Alto Alta
equipo LSP Sus decisiones
afectarán a la
ejecución del proyecto
en la parte de LSP,
parte importante del
proyecto.
Responsable Desconocida Conveniente Medio Me
equipo BCP Sus decisiones dia
afectarán a la
ejecución del proyecto
en la parte de BCP.
Responsable Desconocida Necesaria Alto Alta
equipo nota Sus decisiones
afectarán a la
ejecución del proyecto
en la parte de NOTA,
parte importante del
proyecto.
Josep Calderó Entusiasta Necesaria Alto Alta/media
Es el promotor y Es miembro del
director de la comité ejecutivo.
FEIGAE.
**Impacto e influencia (según las indicaciones del PMI):
• «Influencia» es el grado de participación que se tiene en el proyecto.
• «Impacto» es la capacidad de hacer cambios en la planificación o ejecución del proyecto.
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2.2. Mapa de interesados
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3. Alcance e impacto del proyecto sobre los interesados
*Identificar cuál es la situación global del proyecto, por si hay puntos en los que es preciso actuar desde el
principio.
3.1. Situación inicial de los interesados
El mapa resultante nos muestra una distribución en la que no hay puntos significativos en los
grupos de interés que puedan desestabilizar el proyecto y, por lo tanto, no debería tener
demasiados problemas en su desarrollo.
En la parte superior derecha, tenemos a algunos de los entusiastas del proyecto y que además
son el personal clave; por lo tanto, actuarán de manera proactiva en el avance del proyecto. En
la parte inferior izquierda tenemos a los menos entusiastas, pero también son los que tienen
menos repercusión para el proyecto, por lo que podemos considerar que su oposición no
debería significar demasiadas trabas en el correcto desarrollo del proyecto.
3.2. Expectativas de los interesados
*Solo se evidencian las expectativas de los que actualmente están identificados. Es función de los
procesos de gestión de interesados completar la identificación de expectativas a medida que los
interesados se
incorporan al proyecto.
Jordi Rabinet (FEIGAE): éxito personal en la ejecución del proyecto. Promoción.
Representante asegurados LSP: mejoras para sus asegurados y facilidades para resolución de
problemas en el hogar.
Representante instaladores: buenas expectativas, puesto que tiene que generar más
actividad y asegurar un nivel de clientela.
Representante operarios: pocas expectativas. Algunos lo toman como más control sobre su
actividad. El proyecto puede ser generador de trabas para su trabajo.
Heribert Valls (LSP): mejora en la cuota de negocio.
Pere Pintor (BCP): pocas expectativas. Mejorar su clientela.
Maria Arquer (NOTA): introducción de producto y marca en el territorio. Provisión de contenidos
que fidelizan a los clientes.
Joan Riudor (FEIGAE): pocas. Mejora en el proceso administrativo, pero también puede
significar más complicaciones.
Director comunicación (FEIGAE): oportunidades de trabajar en un nuevo modelo de negocio
y su promoción.
Asesor legal (FEIGAE): ninguna. Como mucho, obtendrá experiencia en un entorno emergente.
Josep Calderó: éxito personal. El éxito del proyecto puede significar un posicionamiento clave
de la FEIGAE en un nuevo mercado.
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4. Estrategias de involucramiento
* Explicar cómo se gestionará la participación de los grupos de interés a partir de sus
necesidades, intereses e impacto potencial en el éxito del proyecto.
La estrategia que hay que seguir para el involucramiento de los interesados en el proyecto
aplica los principios generales definidos por la FEIGAE en su metodología de gestión de
proyectos. Se basa en su posicionamiento en la matriz de interesados (influencia × impacto)
y su posicionamiento respecto al proyecto (representado en la matriz por los símbolos + –
favorables–, Ø –neutra– y X –contrarios–) y, a partir de esta situación, modificar su grado de
posicionamiento respecto al proyecto e intentar, aunque sea complicado, modificar su grado
de influencia. Por lo tanto, se identifican los siguiente grupos:
Grupo 1. Para los interesados o stakeholders con alto grado de influencia, y contrarios
al proyecto (pocos en este caso y situación, aunque hay interesados desconocidos que
será necesario gestionar adecuadamente una vez que se conozcan), el objetivo será
reducir su posición contraria al proyecto e intentar reducir su grado de influencia, con
suficiente prudencia, y solo si se está seguro de poderlo conseguir, puesto que si la
persona ve que estamos actuando de esta forma, puede sentirse atacada y
posicionarse de forma todavía más desfavorable al proyecto, o convertir el tema en algo
personal. Se aconseja intentar entender los motivos de su posicionamiento contrario al
proyecto, y definir acciones conjuntamente con ellos para mejorar esta situación.
Grupo 2. Para los interesados o stakeholders con alto grado de influencia y favorables al
proyecto, que son aquellos que más pueden ayudar a conseguir los objetivos del
proyecto, dado que tienen capacidad de influencia e interés en el mismo, tenemos que
buscar su colaboración y ayuda, e invitarles a participar como expertos o consultores.
Hay que motivar su participación en la planificación y seguimiento del proyecto,
colaborando en la definición de riesgos, alcance, criterios de aceptación y otros aspectos
que por su experiencia en el negocio puedan impactar en el proyecto y que conviene
evidenciar lo mejor posible.
Grupo 3. Para aquellos interesados o stakeholders contrarios al proyecto pero sin
capacidad de influir en el mismo, aunque a priori son los menos interesantes y en los
que, por lo tanto, menos acciones hay que emplear, es necesario adoptar una posición
prudente y no menospreciarlos y actuar en general como actuaremos en el primer grupo,
intentando entender el motivo de su rechazo al proyecto, para enmendarlo.
Grupo 4. Respecto a aquellos interesados o stakeholders que tienen interés en el
proyecto pero un grado de influencia bajo, hay que considerarlos, debido a su interés,
como posibles buenos aliados o colaboradores para acciones determinadas, y por lo
tanto es preciso definir acciones para buscar su participación en aspectos acotados del
proyecto e incrementar su capacidad de influir en el mismo.
Obviamente, estas cuatro estrategias básicas se tienen que combinar con la alta o baja
prioridad de acción, a partir de los posicionamientos sobre la matriz de grupos de interesados,
puesto que únicamente se llevarán a cabo acciones específicas en aquellos que estén
situados en las áreas extremas de contrariedad al proyecto, y se actuará con sutileza para el
resto de los posicionamientos.
Como resultado de esta estrategia, y para la situación actual mostrada en el punto 2.3, de
momento no se considera necesario emprender ninguna acción sobre los grupos de interés
que están personalmente identificados.
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5. Requerimientos de comunicación
*Identificar para las partes interesadas identificadas personalmente cuáles son sus necesidades
de conocimiento sobre el desarrollo del proyecto.
Interesado Información que hay que distribuir Objetivo Frecuencia
Informe de seguimiento mensual Actuar
Informe de gestión de riesgos Actuar
Informe de gestión de incidencias Actuar
Jordi Informe de gestión de cambios Actuar Cada vez que
Rabinet Planificación del proyecto Actuar se generen
(FEIGAE)
Actas de las reuniones (todas las de gestión) Actuar
Acciones del plan de gestión del cambio Informar
Informes técnicos Informar
Representante Planificación del proyecto Informar Cada dos
instaladores Acciones del plan de gestión del cambio Participar meses Cada
vez
Representante
Acciones del plan de gestión del cambio Participar Cada vez
operarios
Informe de seguimiento mensual Actuar/inform
ar
Informe de gestión de riesgos Informar
Heribert Informe de gestión de cambios Informar Cada vez que
Valls (LSP) Planificación del proyecto Actuar/inform se generen
ar
Actas de las reuniones (a las que se le Actuar/inform
convoque) ar
Informes técnicos (interfaces) Actuar/inform
ar
Informe de seguimiento mensual Actuar/inform
ar
Informe de gestión de riesgos Informar
Pere Informe de gestión de cambios Informar Cada vez que
Pintor Planificación del proyecto Actuar/inform se generen
(BCP) ar
Actas de las reuniones (a las que se le Actuar/inform
convoque) ar
Informes técnicos (interfaces) Actuar/inform
ar
Informe de seguimiento mensual Actuar/inform
ar
Informe de gestión de riesgos Informar
Maria Informe de gestión de cambios Informar Cada vez que
Arquer Planificación del proyecto Actuar/inform se generen
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(NOTA) ar
Actas de las reuniones (a las que se le Actuar/inform
convoque) ar
Informes técnicos (interfaces) Actuar/inform
ar
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Informe de seguimiento mensual Notificar
Informe de gestión de cambios Notificar
Joan Cada vez que
Planificación del proyecto Notificar
Riudor se generen
(FEIGAE) Actas de las reuniones (a las que se le Informar/act
convoque)
uar
Acciones del plan de gestión del cambio
Informar/actu
ar
Informe de seguimiento mensual Notificar
Director Planificación del proyecto Notificar Cada vez que
comunicaci
Actas de las reuniones (a las que se le Informar/actu se generen
ón
(FEIGAE) convoque)
ar
Acciones del plan de gestión del cambio
Informar/actu
ar
Planificación del proyecto Notificar
Asesor Cada vez que
Actas de las reuniones (a las que se le Informar/act
legal se generen
(FEIGAE) convoque) Acciones del plan de gestión del uar
cambio Informar/act
uar
Informe de seguimiento mensual Infor
Josep Calderó Planificación del proyecto mar A petición
Actas de las reuniones (a las que se le Infor
convoque)
mar
Infor
mar
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6. Seguimiento del plan de gestión de interesados
*Establecer qué grado de seguimiento se hará de las partes interesadas.
De manera previa a las reuniones del comité ejecutivo anterior al comité de dirección, el
jefe de proyecto evaluará:
o El posicionamiento real de los nuevos interesados identificados durante el
periodo, respecto a lo que se ha supuesto en este plan. Esta identificación
implicará la actualización de los puntos 2, 3 y 4 de este plan con la información
correspondiente.
o Las variaciones de posicionamiento de los grupos de interés ya identificados en
este plan, dando especial preferencia a los que se hayan movido hacia
posiciones menos «favorables» para el proyecto.
El jefe de proyecto y el promotor del proyecto, antes del comité de dirección, estudiarán la
situación resultante y acordarán acciones directas e indirectas que puedan influir de
manera positiva en el posicionamiento de los menos favorables.
Las acciones serán presentadas en el comité ejecutivo, dentro del conjunto de acciones
que hay que acometer en el siguiente periodo, como una actividad normal del proyecto,
sin detallar que su objetivo sea influir en las partes interesadas, y con el propósito de
evitar posibles consideraciones de ataque personal.
En el informe de seguimiento de proyecto se incluirá un apartado sobre la situación de las
partes interesadas, pero solo será presentada y entregada la parte correspondiente a las
personas no afectadas.
