Establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado
Objeto
-Nacional
Título I -Departamental
Ámbito de aplicación La Administración Pública -Distrital
-Municipal
Definiciones Archivo, público,
-Territoriales indígenas
privado de interés
11 conceptos -Demás entidades territoriales
público, total.
Principios generales
-Fines de los archivos
-Importancia
-Institucionalidad e instrumentalidad
-Responsabilidad
-Dirección y coordinación
-Administración y acceso
-Racionalidad
-Modernización
-Función
-Manejo y aprovechamiento
-Interpretación
-Instituciones que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos
archivísticos.
-Lo conforma el Archivo General de la Nación y las entidades del estado.
Sistema Nacional de Archivos -Se desarrolla bajo los principios de unidad normativa, descentralización
Título II administrativa y operativa, coordinación, concurrencia.
Planes y programas
-La planeación y programación la formula instituciones archivísticas
Ley 594 del 2000 Gestión -La asistencia técnica la realiza el Archivo General de la Nación
documental -La ejecución, seguimiento y control la realiza los archivos de orden territorial.
-La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación
Jurisdicción y competencia Nación, Departamento, Municipio, Distrito
Título Territoriales Nacional, Departamental, Municipal, Distrital, Metropolitano, Distrito, Local,
III Territorios Indígenas
Organización del estado
De la Rama Ejecutiva, Judicial, Legislativa, Órganos de control, Organismos
Autónomos
-Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos
-Responsabilidad
-Instalaciones para los archivos
Título IV Administración de archivos -Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos
-Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos.
-Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de
las entidades públicas.
-Responsabilidad general de los funcionarios de archivo.
-Capacitación para los funcionarios de archivo.
-Soporte documental
-Supresión, fusión o privatización de entidades públicas.
-Programas de gestión documental.
-Procesos archivísticos
Título V Gestión de documentos -Formación de archivos
-Obligatoriedad de las tablas de retención
-Documentos contables, notariales y otros.
-Inventario documental
El acceso es para todos y se puede expedir
copia mientras no tengan carácter
-Acceso y consulta de los documentos reservado
-Modificación de la Ley 57 de 1985
Inciso 2 del artículo 13 - Reserva legal de un
Acceso y consulta de los documento
Título VI documentos -Restricciones por razones de conservación
Documento histórico con deterioro se impide el
acceso, se da por un sistema de reproducción
certificando autenticidad
Solo por motivos legales y de forma
-Documentos administrativos temporal
Título VII Salidas de documentos
Por motivos legales, técnicos y exposiciones
-Documentos históricos culturales; de forma temporal y garantizando su
integridad.
Ley 594 del 2000 Gestión
documental
-Realizadas por el Archivo General de la Nación
-Requieren de solicitud
-Se les realiza a los archivos de entidades del estado
-Su objetivo es verificar el cumplimiento de lo dispuesto
en la Ley y normas reglamentarias
-Visitas de inspección
-Órgano competente Es responsabilidad del Archivo General de
la Nación
El Archivo General de la Nación fija los criterios,
Título Control y vigilancia -Normalización normas técnicas y jurídicas para la creación,
VIII III organización, transferencia, conservación y
servicios
-Prevención y sanción -Emitir órdenes para suspender cualquier actividad
que afecte la integridad de los documentos
-Se toman como faltas gravísimas atentar la
integridad del patrimonio documental
-Es obligatorio instauran una denuncia cuando la
falta sea por destrucción
-Si se expone o sustrae ilegalmente documentos y
archivos históricos públicos serán descomisionados
y puestos a órdenes del Ministerio de Cultura
-Son los que pertenecen a personas naturales o jurídicas de derecho privado
-El Archivo General de la Nación brinda protección y asistencia especial a estos
-Se deben inscribir en el registro abierto por el Archivo General de la Nación
-Se debe determinar si presentan interés cultural para convertirlo en patrimonio documental
(libre acceso)
-Establece estímulos no tributarios para los declarados de interés cultural
-Se prohíbe su traslado (internacional), su transferencia sin informar al Archivo General de la
Título IX Archivos privados Nación
-Se debe entregar copias de los documentos generados luego de contratos (publica
/naturales/jurídicas)
-Los protocolos notariales pertenecen a la Nación, al momento de cumplir 35 años se
transfieren al Archivo General de la Nación quienes tomaran las medidas pertinentes.
-Permite al Archivo General de la Nación recibir donaciones
de documentos históricos
-Los archivos privados de carácter histórico son de interés
Dotación, adquisición y público solo cuando el propietario los ofrece en venta
Título X
expropiación
Ley 594 del 2000 Gestión Implementar sistema integrado de conservación durante el
documental -Conservación de documentos ciclo de vida del documento
De comprobada durabilidad y calidad de acuerdo con la normatividad
-Calidad del soporte
-Conservación en nuevos soportes El Archivo General de la Nación establece las técnicas y paut
Conservación de los de conservación
Título XI
documentos
-Reducción de documentos Aunque se reproduzcan no pueden ser destruidos los documentos
de carácter histórico
-Se establecen estímulos no tributarios a las
personas o instituciones destinadas a
salvaguardar los documentos
Estímulos para la salvaguarda, -Poseen los mismos beneficios los autores de
difusión o incremento del patrimonio estudios significativos para la historiografía
Título XII documental de la nación
-Procuraduría General de la
Nación
-Apoyo de los organismos de control -Contraloría General de la
Nación
Título Disposiciones finales
Rige a partir de la fecha de su
XIII -Vigencia y derogatoria publicación y se deroga todas las
disposiciones que le sean contrarias
