INSTITUCION EDUCATIVA “ARMANDO SOLANO”
Paipa - Boyacá
OPTATIVAS INFORMÁTICA BASES DE DATOS
GRADO ONCE UNO
GUÍA DOS SEGUNDO PERIODO.
Competencias: Conoce el proceso de diseño de una base de datos, el procedimiento para determinar tablas
campos y relaciones.
Tema: Proceso de Diseño de una base de Datos.
Determinar el propósito o finalidad de la base de datos.
Determinar las tablas necesarias.
Determinar los campos necesarios.
Determinar las relaciones entre tablas.
Refinar el diseño de la base de datos.
Materiales y Recursos:
Guía de trabajo.
Videos tutoriales:
Base de Datos #1| Conceptos Básicos.
https://www.youtube.com/watch?v=yoeV4Ex8C8U
Guía de trabajo número uno segundo periodo.
Descripción Actividad:
Lea y analice el contenido de toda la guía de trabajo.
Transcriba el contenido de toda la guía de trabajo.
De acuerdo sus posibilidades observe el video propuesto.
Atienda a las orientaciones dadas por el docente.
Con base en la información suministrada, el contenido de los videos y las orientaciones del docente
proponga el diseño una base de datos para un requerimiento o necesidad específica y elabore dos
tablas que contengan por lo menos tres campos y cinco registros cada una y que tengan que ver con
la base de datos propuesta.
Criterios de Evaluación.
El interés en la transcripción de la guía de trabajo.
El interés por la observación de los videos propuestos evidenciado en la descripción escrita en el
portafolio.
La presentación de la propuesta de una base de datos y la elaboración de las respectivas tablas.
La evidencia de aprendizaje observada en la propuesta de la base de datos y el diseño de las tablas.
El cumplimiento en la entrega de la actividad propuesta.
Cordialmente:
Milton Ney Pedroza Soler.
Docente de la Institución.
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OPTATIVAS INFORMÁTICA BASES DE DATOS
GRADO ONCE UNO
GUÍA UNO SEGUNDO PERIODO.
Saberes Previos.
Una base de datos es una colección organizada de información estructurada, o datos, típicamente
almacenados electrónicamente en un sistema de computadora. Es usualmente controlada por un
sistema de gestión de base de datos. El conjunto organizado de datos se conocen como un sistema
de base de datos y si estos datos están íntimamente relacionados se conoce como un sistema gestor
de bases de datos relacional o SGBDR
Access, o Microsoft Access, es un software que permite gestionar una base de datos y permiten
realizar tareas de oficina, negocio o en la empresa entre otras. Access permite darle forma a bases
de datos de una manera realmente sencilla e intuitiva. Es un programa de tipo multiusuario. El
entorno de trabajo de Microsoft Access cuenta con múltiples herramientas y plantillas que permiten
una organización muy fácil para una base de datos.
MICROSOFT ACCESS.
Fuente imagen: https://finanzastics2.files.wordpress.com/2016/07/aaaa.jpg?w=620
PROCESO DE DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS.
Para diseñar una base de datos es imprescindible comprender la forma en que Microsoft Access
almacena la información que el usuario introduce. Los datos o la información que se proporcionan
se almacenan en diferentes tablas. De esta manera se accede rápida y eficazmente a las consultas
que se desean realizar. Por ejemplo, a partir de la tabla Proveedores y Compras, Access combina
los datos para responder a cualquier pregunta o consulta, tal como: ¿A qué proveedor hemos
comprado este mes?
Access permite además, realizar informes con gráficos, formularios, etc. Lo que permite un mayor
grado de versatilidad a la aplicación. La tabla es seguramente el objeto más importante que se puede
crear con Access ya que contiene los datos. Normalmente toda la información de una base de datos
se divide en diferentes tablas relacionadas entre sí. Por tanto al diseñar una base de datos la
información que se desea procesar se debe dividir en diferentes temas y cada uno irá en una tabla.
Para que esta base de datos funcione correctamente, se indicara a Microsoft Access qué relación
existe entre dichos temas o tablas. A continuación se detallan los puntos que se deben tener en
cuenta en el diseño de una base de datos:
Determinar el propósito o finalidad de la base de datos: esto permitirá definir qué datos se deben
proporcionar.
Determinar las tablas necesarias: esto consiste en dividir la información en temas y cada uno
corresponderá a una tabla de la base de datos tales como Compras, Proveedores, etc.
Determinar los campos necesarios, es decir, que información contendrá cada tabla. Cada
columna de información de una tabla se denomina campo. Por ejemplo la tabla Compras
contendrá los campos: Código, Artículo, Código Proveedor, Cantidad Compra, etc
Determinar las relaciones entre tablas: se trata de especificar las relaciones entre los datos de
las diferentes tablas creadas.
Refinar el diseño: probar el diseño con algunos ejemplos para detectar posibles errores y
corregirlos.
Determinar el propósito o finalidad de la base de datos.
El primer paso para diseñar una base de datos de Microsoft Access es determinar la finalidad de la
base de datos y cómo se utiliza. Debe saber qué información desea obtener de la base de datos. A
partir de ahí, puede determinar sobre qué asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qué
hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas). Se debe pensar
detenidamente en las preguntas que desea que responda la base de datos. Se pueden realizar
bocetos de los informes que se desea que produzca o en formularios que se utilicen para registrar
los datos. Buscar ejemplos.
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Determinar las tablas necesarias.
Una vez este claro el propósito de la base de datos, es decir la información que se desea obtener de
ella, se podrán determinar:
o Los temas sobre los que se van a almacenar datos (tablas)
o Los datos que se van a almacenar sobre cada tema (campo)
El paso más delicado en el diseño de una base de datos es determinar las tablas que se incluirán.
Para ello, se debe tener muy claro lo que se desea obtener de la base de datos:
o Preguntas o consultas a las cuales se desea dar respuesta.
o Formularios que se van a utilizar.
o Informes que se van a imprimir.
Por ejemplo el hipotético informe Compras del Mes aparecerán los proveedores a los cuales se les
compro algún producto y los datos que contendrá este informe serán: Nombres del Proveedor,
Dirección, Producto Comprado, Precio Unitario y Facturación del Mes.
Hay que tener en cuenta que las informaciones mencionadas anteriormente no tienen porque
pertenecer a la misma tabla ya que si así fuera, debería existir una tabla con cada proveedor repetido
tantas veces como productos hubiera vendido. Como puede suponer, esto sería enormemente
ineficiente en tiempo y ocupación de disco. Por tanto, se deben tener los campos Nombre del
Proveedor y Dirección en la tabla Proveedores y los campos Producto Comprado y Precio Unitario
en la tabla Compras.
El campo facturación total del mes se crea cada vez que sea necesario y no pertenece a ninguna
tabla.
Determinar los Campos Necesarios.
Para determinar los campos necesarios en una tabla se debe tener claro lo que se necesitará saber
sobre los eventos o cosas que se registraran en la tabla.
Los campos son las características de la tabla (columna) y los registros (filas) tienen una respuesta
para cada campo.
Por ejemplo, en la tabla Proveedores el campo Nombre contiene todos los nombres de los
proveedores de la tabla. Cada registro (fila) de la tabla contiene datos sobre un proveedor y el campo
Nombre contiene el nombre del proveedor en concreto.
Es necesario tener presente algunas recomendaciones para seleccionar los campos que se deben
incluir en una tabla:
o Comprobar que el campo está directamente relacionado con la tabla. Si se repite información
en diferentes tablas puede indicar que se tienen campos innecesarios en alguna de ellas.
o No incluir datos calculados o derivados en las tablas. Por ejemplo, en el hipotético informe
Compras del Mes hay el campo Facturación Total del Mes: este campo no se halla en
ninguna tabla sino que se calcula cada vez que es necesario. Almacenarlo no comporta
ninguna ventaja.
o Incluir toda la información necesaria. Comprobar si ha habido alguna omisión en formularios,
informes, o en el diseño de consultas.
o Almacenar la información siguiendo un criterio lógico. Para abreviar información se pueden
juntar campos, es decir ejemplo, código del producto y descripción en un mismo campo.
Posteriormente, si sólo se desea el código del producto no se podrá separar del nombre ya que es
un solo campo. Por lo tanto, es aconsejable separar todos los campos ya que siempre se pueden
unir, pero nunca se podrán separar.
Es importante tener presente que en una base de datos relacional, su fuerza reside en la capacidad
de localizar, buscar y combinar información almacenada en tablas diferentes.
Para que todo ello se posible, cada tabla debe contener un campo identificador para cada fila (o
registro) de la tabla. Este campo identificador se denomina Campo de Clave Principal.
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Determinar las Relaciones.
Un sistema de administración de bases de datos relacionales indica que es posible almacenar datos
relacionales en distintas tablas de la base de datos.
Una vez definidas las relaciones se utilizarán para mostrar información asociada entre sí pero
almacenada en diferentes tablas.
Para establecer una relación entre dos tablas A y B, se debe agregar la clave principal da la tabla A
a la tabla B. De esta forma, la clave agregada a la tabla B pasará a llamarse clave externa.
Hay tres tipos de relaciones entre tablas:
o Relación “uno a varios”: en este tipo de relación un registro de la tabla A puede tener más
de un registro coincidente en la tabla B, pero un registro de la tabla B tiene como máximo un
registro coincidente en la tabla A. Es el tipo de relación más habitual.
o Relación “varios a varios”: en este tipo de relación un registro de la tabla A puede tener
más de un registro coincidente en la tabla B y, además, un registro de la tabla B puede tener
varios registros coincidentes en la tabla A. Este tipo de relación es la más compleja ya que
requiere de una tabla auxiliar intermedia.
o Relación “uno a uno”: en este tipo de relación, un registro de la tabla A tendrá sólo un
registro coincidente en la tabla B y viceversa. Estas relaciones requieren criterios de diseño
especiales para poder tratarlas correctamente.
Refinar el Diseño y Diagramas de Ejemplo.
Una vez creadas las tablas, campos y relaciones se debe probar el diseño de la base de datos para
detectar posibles errores antes de introducir toda la información.
Introduciendo algún registro de cada tabla se pueden hacer pruebas de formularios, informes o
consultas, etc. De esta manera se detectaran los datos innecesarios, duplicados, campos olvidados,
clave principal adecuada o no para buscar registros etc.
Existen en Access los diagramas de ejemplo que muestran en todo momento las relaciones creadas
entre las diferentes tablas. Para obtener dicha ayuda se activa el menú edición y se selecciona la
opción relaciones.
Material elaborado de diferentes fuentes de información.
Docente: Milton Ney Pedroza Soler.
REFERENCIAS.
Informática Paso a Paso Access. Editorial rei abdes ltda.
Vídeo. Base de Datos #1| Conceptos Básicos. https://www.youtube.com/watch?v=yoeV4Ex8C8U
