UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO
Dirección General de Cómputo y de Tecnologías de Información y Comunicación
Validación y auditoría
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HORTENSIA CANO GRANADOS
Validación y auditoría
Excel cuenta con herramientas que facilitan el trabajo con fórmulas, dos de las más útiles son la
Validación de datos y la Auditoría de celdas, que revisaremos a continuación
Validación de datos
En ocasiones es necesario especificar el tipo de datos que se van a capturar, esto con el fin de
evitar errores. Resulta de mucha utilidad al capturar datos de encuestas o listas de datos.
Se pueden establecer tipos específicos (números enteros, con decimales o texto); definir límites
en cuanto a su valor o longitud si se trata de texto; especificar una lista de entradas válidas para
seleccionar alguno de los datos disponibles o establecer una fórmula que verifique que los datos
cumplen ciertas condiciones.
1. Seleccione la celda o varias que compartan las mismas condiciones de validación.
2. En la cinta de opciones seleccione la pestaña DATOS.
3. Dentro del conjunto HERRAMIENTAS DE DATOS, elija la opción VALIDACIÓN DE DATOS.
Figura 1. Validación de captura de datos en las celdas.
4. En la ficha CONFIGURACIÓN, elija las opciones de validación.
Tipo Operadores Se requiere: Ejemplos
Número entero Entre Mínimo y máximo Calificaciones: entre 0 y 10.
Decimal No está entre Mínimo y máximo Junta: no esté entre 24-dic y 2-ene.
Longitud del Igual a Valor Descuento: Igual a 150.
texto No igual a Valor Nombre: longitud no igual a 0.
Fecha Mayor que Valor Precio: mayor que 1200.
Hora Menor que Valor Entrada: menor o igual que 8:00.
Mayor o igual que Valor Horas extra: mayor o igual que 0.
Menor o igual que Valor Inasistencias: menor o igual que 3.
Lista No tiene Rango de las celdas Puestos: Almacenista, Auxiliar, Secretaria,
que contienen la lista Ayudante general, Técnico, Capturista.
Personalizada No tiene Fórmula que deben Salario diario: =Salario mínimo< Sueldo /30
cumplir los datos
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5. En las fichas de los mensajes, escriba el TITULO y el MENSAJE DE ERROR. En el MENSAJE DE
ERROR también elija el ESTILO del cuadro (Alto, Advertencia, Información).
▪ MENSAJE DE ENTRADA se muestra al situarse en una celda. Se recomienda ponerlo solo
en la primera celda.
▪ MENSAJE DE ERROR se despliega cuando el dato que se captura no cumple con las
condiciones.
6. Para terminar, presione ACEPTAR.
Figura 2. Configuración de los datos válidos. Figura 3. Configuración del Mensaje de error.
Figura 4. Mensajes al capturar datos.
En las imágenes anteriores se muestra una validación de calificaciones, donde el rango se ubica
entre 0 y 10.
Validación personalizada
Requiere una fórmula que devuelva un valor lógico VERDADERO para que permita capturar
información en la celda.
• Ejemplo 1, si cumple TODAS las condiciones, se permitirá la captura:
=Y(C5=”Contabilidad”, J5=$J$1, K5>=4500)
• Ejemplo 2, si cumple AL MENOS UNA de las condiciones, se permitirá la captura:
=O(D5=”Supervisor”, L5>40)
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Figura 5. Ejemplos de validación de datos.
Herramientas de auditoría
La auditoría de la hoja de cálculo posibilita examinar las relaciones entre las celdas y las fórmulas
para identificar los errores. Cuando se utiliza esta herramienta, aparecen las flechas de rastreo,
las cuales señalan las celdas que proporcionan datos para las fórmulas (precedentes) y también
muestra aquellas que contienen fórmulas donde existe referencia a las celdas (dependientes).
Precedente Dependiente
s s
Buscar celdas precedentes
1. Seleccione la celda que contenga la fórmula.
2. En la ficha FÓRMULAS, elija el conjunto AUDITORÍA DE FÓRMULAS.
3. Seleccione la opción RASTREAR PRECEDENTES.
Figura 6. Celdas precedentes.
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Las flechas de rastreo de color azul indican las proporcionan datos para la fórmula. Si
esas celdas contienen fórmulas, puede dar otro clic para pasar al siguiente nivel de
celdas que proporcionan datos para esta fórmula.
Buscar celdas dependientes
1. Seleccione la celda.
2. En la ficha FÓRMULAS, elija el conjunto AUDITORÍA DE FÓRMULAS.
3. Seleccione la opción RASTREAR DEPENDIENTES.
Figura 7. Las flechas de color azul señalan todas las celdas que dependen de la celda activa.
Utilice QUITAR FLECHAS para eliminar las líneas azules.
Conjunto de funciones de Auditoría
Dentro de las herramientas de Auditoría incluyen botones que facilitan algunas tareas: buscar
precedentes, dependientes, quitar flechas, comprobar errores, mostrar fórmulas, evaluar fórmula.
Figura 8. Herramientas de auditoría.
Figura 9. Muestra varios niveles de dependencia.
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Búsqueda de errores
Si una fórmula presenta como resultado un valor de error cómo
#DIV/0!, pueden utilizarse varias herramientas para encontrar el
error:
▪ Rastrear error: localiza todas las celdas a las que hace referencia la celda con el error.
La dirección de la flecha
Tiene una letra al inicio
La suma es cero
Usa 2 celdas debajo de la suma No se puede hacer la suma
Figura 10. Observe el color de las flechas que genera la auditoría.
Las flechas de color rojo indican las celdas que originan los valores de error; las flechas de
color azul señalan las celdas que contienen los valores que han generado el error.
• En el ejemplo anterior, la flecha de color rojo está señalada desde la celda F4 a la celda
F16 lo cual significa que el error en la celda F4, es la causa directa del error en la celda
F16. La flecha azul indica que una celda con un cero fue utilizada en la fórmula.
Revisando estas celdas se detecta que la celda F16 contiene un cero que provoca que la
fórmula =C4/C$16 dé como resultado el valor de error #¡DIV 0!.
▪ COMPROBACIÓN DE ERRORES: revisa cada uno de los errores detectados indicando
la posible causa.
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Figura 11. Comprobación de errores de la celda D6.
Usando la COMPROBACIÓN DE ERRORES vemos que la fórmula tiene un error y lo correcto
es: = D6/D$16.
▪ Al usar MOSTRAR FÓRMULAS se despliegan las fórmulas en lugar de los resultados
y podemos confirmar el origen de los errores:
Figura 12. Mostrar fórmulas y la información que obtenemos.
▪ Con EVALUAR FÓRMULA se evalúa paso a paso una fórmula y muestra el detalle de
la evaluación:
Figura 13. Se subraya la celda que genera el error. Al hacer clic en la parte subrayada se da más detalle.
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Figura 14. Se muestra una letra en vez de un número.
Una vez que se han detectados los problemas, es posible corregirlos.
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