INED San Miguel
ACCESS
Brayan Agustín Cocón Tol
DELL
20/05/2024
Contenido
Introducción: ......................................................................................................................................2
Que es Microsoft Access? ..................................................................................................................3
Características de Microsoft Access: ..................................................................................................4
Conclusiones: ...................................................................................................................................10
Egrafia : ............................................................................................................................................11
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Introducción:
En este documento vamos a mencionar lo que es Microsoft Access y para qué
sirve, así como también vamos a mencionar las características que posee
Microsoft Access y que función cumple ya que talvez no es un programa tan
conocido pero es de mucha utilidad dentro de empresas e instituciones.
Aunque es casi parecido a Excel no son lo mismo, Excel y Access son dos
cosas diferentes.
Así mismo daré 3 conclusiones sobre lo que es Microsoft Access y también al
final dejare 2 enlaces que son de donde saque la información que se
presentara en el documento.
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Que es Microsoft Access?
Microsoft Access es uno de los programas ofimáticos de Microsoft
que, pese a no ser tan conocido como otros, es uno de los más
útiles en el sector empresarial.
Microsoft Access es una herramienta diseñada para crear, gestionar
y administrar las bases de datos. Además, este programa se
encarga de facilitar el trabajo de las empresas, especialmente
cuando manejan grandes cantidades de datos y registros.
El funcionamiento de Microsoft Access es sencillo de comprender,
pues a través de fórmulas especiales se realizan cálculos, pero no es
todo, ya que esta herramienta también juega un papel importante
en el análisis de datos.
Definitivamente, esta es una herramienta que ofrece muchas
posibilidades y ventajas para las empresas, especialmente en lo
relacionado a la optimización y eficiencia de trabajo, pudiendo
gestionar, administrar, manejar, recopilar y almacenar los datos de
forma mucho más fácil y rápida.
Le ayudará a organizar y administrar una gran cantidad de registros.
Esta poderosa herramienta hace que sea fácil para las pequeñas,
medianas y grandes empresas. El programa le permite manipular
datos en forma de tablas (que consisten en filas y columnas), crear
relaciones entre tablas, consultas y tablas para ingresar datos y
crear información entre informes para proporcionar información.
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Características de Microsoft Access:
Anteriormente hemos mencionado que Microsoft Access ofrece
muchas ventajas para las empresas, las cuales se ven reflejadas en
las características por las que destaca esta herramienta. Hemos
seleccionado algunas de sus funciones más interesantes y que
convierten a Access en uno de los programas más importantes y
útiles en todo lo relacionado a la gestión de base de datos.
Integra un montón de plantillas actuales
Una de las características más interesantes que ofrece Microsoft
Access son todas las plantillas integradas y que están a disposición
de los usuarios. De hecho, estas están simplificadas para que se
ajusten a las necesidades de todo tipo de empresas.
Si echas un vistazo, te darás cuenta de que hay un montón de
plantillas modernas en Microsoft Access y que puedes empezar a
usar. Esto es un punto positivo muy importante, pues hay
trabajadores que no tienen tanta experiencia en la creación y
manejo de bases de datos. Así que, si no sabes cómo comenzar a
crear una, pueden usar una que incluye este programa y trabajar a
partir de ella, realizando las modificaciones que necesiten.
Para hallar las plantillas de Access, simplemente tienes que acceder
a la pestaña Archivo de la interfaz y pulsar sobre esta. Entonces,
tendrás acceso a todos estos formatos predefinidos y que puedes
editar como quieras.
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Puedes exportar los datos de forma rápida y sencilla
Microsoft Access facilita el proceso de exportación de los datos
Microsoft Access facilita el proceso de exportación de los datos
Entre las tantas características que ofrece Microsoft Access a los
usuarios, también debemos destacar el hecho de que facilita la
transferencia de datos, haciendo que sea un proceso rápido.
Además, relacionado a esta función, debes saber que Microsoft
Access no considera si los datos que utilizas provienen de distintas
fuentes, mucho menos la cantidad de información de estas bases
de datos. Esto hace que sea una experiencia ágil.
Para exportar los datos de Access, simplemente debes pulsar sobre
la pestaña Datos externos de la cinta de opciones y entonces haces
clic en la opción Tablas vinculadas. Por último, solo pulsas en
Exportar a Excel. Como ves, es algo que no te tomará más de unos
cuantos segundos. ¡Muy eficiente!
Permite exportar las bases de datos en formato PDF
Esta característica está relacionada con el punto anterior, aunque
tiene sus obvias diferencias. Otro motivo por el que los usuarios y
las empresas prefieren utilizar Microsoft Access es debido a lo fácil
que resulta el exportar las bases de datos en formato PDF.
Ya debes saber que el formato PDF es uno de los más populares,
debido principalmente a la compatibilidad y comodidad de manejo
de los documentos. Es por ello que muchas empresas optan
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convertir las bases de datos a documentos PDF para compartirlos
con clientes y demás usuarios que no utilicen esta herramienta.
Cuando las empresas convierten las bases de datos en archivos
PDF, los usuarios a los que les comparten este documento podrán
ver el contenido como si de imágenes gráficas se tratara. Algo muy
cómodo y útil. También debemos señalar que Access permite
acceder a Adobe Reader.
Si quieres exportar las bases de datos en formato PDF, entonces
debes acceder a la pestaña Datos externos de la cinta de opciones.
Después, tendrás que seleccionar si quieres exportar los datos en
formato XPS o PDF. Al finalizar, simplemente guardas el documento
y estará en formato portable.
Puedes realizar consultas en Microsoft Access y obtener los datos
que necesites
El asistente de consultas de Access es una de las herramientas más
útiles que ofrece el programa
El asistente de consultas de Access es una de las herramientas más
útiles que ofrece el programa
Esta es otra funcionalidad muy útil que ofrece Access, pues los
usuarios pueden solicitar consultas, las cuales están creadas con la
sintaxis SQL. De esta manera, se podrá conocer la información que
quieras o necesites sobre los datos que están en las tablas.
Pero no es todo, pues Microsoft Access cuenta con una especie de
asistente de consulta, al que puedes recurrir en todo momento
para hacer estas solicitudes de forma automática. Además, a través
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de esta característica podrás hallar errores que pudieras comentar
cuando quieres presentar dichas consultas.
Para hacer estas consultas, simplemente debes hacer clic en la
pestaña Crear. Entonces, accedes al apartado Diseño de consulta. Y
una vez te encuentres dentro de esta interfaz, debes seleccionar las
tablas que te interesan. Por último, haces clic en la pestaña Ejecutar
y se efectuará la consulta que ha solicitado.
Microsoft Access integra una función de utilidad llamada “Tell me”
Es importante que te familiarices con la interfaz de opciones que
ofrece Access para que puedas dominar todo su potencial. Y una de
las funcionalidades más interesantes es la de ”Tell me”, la cual
podrás hallar en la pestaña ”’¿Qué deseas hacer?”.
A través de la función”Tell me” podrás hacer consultas, pero
también podrás crear tablas, informes y otras actividades muy
útiles. Esta es una característica de ayuda para los usuarios cuando
quieren ser más eficientes, pues integra un montón de opciones
que puedes seleccionar, dependiendo de lo que necesites.
También ofrece soluciones con VBA
Las siglas VBA corresponden al término “Visual Basic for
Application” y es un lenguaje de programación que forma parte de
la suite ofimática de Microsoft y que está a disposición de los
usuarios.
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Por ende, Microsoft Access también tiene acceso a esta
característica, permitiéndole a los usuarios la posibilidad de
manejar y gestionar las bases de datos de forma más simple.
Además, VBA ofrece diversas posibilidades, dentro de las que
destacamos las siguientes:
Puede automatizar elementos de forma avanzada.
Permite validar datos.
Es capaz de detectar errores.
A menudo, Access suele ser comparado con Excel, pero estos
programas tienen sus diferencias marcadas. Por un lado, Microsoft
Excel está más enfocado en analizar los datos y efectuar cálculos a
través de sus fórmulas, mientras que Microsoft Access se
especializa en recolectar, organizar, gestionar y administrar los
datos en grandes cantidades.
Pero si quieres algunos ejemplos de para qué sirve Microsoft Access
y lo que puedes hacer con esta herramienta, destacamos las
siguientes posibilidades.
Con Access podrás crear bases de datos de los alumnos que asisten
a la escuela, y te puedes ayudar con Excel para crear una hoja de
calificaciones.
Podrás gestionar y administrar eventos.
Podrás efectuar inventarios en casa.
Podrás crear bases de datos para gestionar proyectos.
Podrás anejar la contabilidad de una cuenta empresarial.
Podrás administrar contactos.
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Estos son algunos ejemplos del potencial de Access, que es una
herramienta para crear y manejar bases de datos. Evidentemente,
esto no es todo lo que puedes hacer con este programa.
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Conclusiones:
I. Podemos concluir, primero e que Microsoft Access a pesar de tener un
gran parecido con Excel, ambos cumplen una función diferente, ya que
Access nos sirve para crear y administrar bases de datos. Puede ser
usado para crear una lista de todos los alumnos que hay en una
escuela.
II. Access también integra muchas plantillas que pueden ser usadas por
todos los usuarios y además los datos se pueden exportar de forma
rápida y sencilla.
III. Además Access permite que las bases de datos se exporten en un
formato PDF. En fin, Access facilita el trabajo de administrar grandes
datos, Access es fundamental para empresas que manejan grandes
datos así como para las instituciones educativas.
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Egrafia :
https://www.mundodeportivo.com/urbantecno/office/microsoft-access-que-
es-donde-descargar-y-para-que-sirve
https://altaresp.es/tecnologias/microsoft-access/
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