El PMBOK es una guía fundamental para los gestores de proyectos que

desean mejorar las actividades y los resultados empresariales.

Elaborado por el Comité de Normalización del Project Management
Institute (PMI), contiene los principales aspectos de gestión de un proyecto, como
directrices, buenas prácticas y otros conceptos fundamentales que debe conocer
un buen gestor.
La guía es conocida como “la biblia de la gestión de proyectos" y
actualmente la siguen empresas de todo el mundo, de diferentes tamaños y
ámbitos de actividad.
En este artículo podrás conocer qué es el PMBOK, su importancia, sus
ventajas y dónde aplicarlo.
¿Qué es el PMBOK?
Seguro que has oído hablar de este concepto, pero ¿sabes qué es
PMBOK? Es el acrónimo de Project Management Body of Knowledge.
Se trata de un compendio de buenas prácticas, publicado por primera vez
en 1996, en el que se describen directrices, terminologías y otras
estandarizaciones, que garantizan una amplia visión de la gestión de proyectos.
El PMBOK orienta la gestión, proporcionando datos importantes para que
las empresas de todo el mundo sigan direcciones uniformes con el fin de reducir
los fallos, mejorar el rendimiento y tener una previsión más precisa sobre los
resultados.
¿Cómo se creó el PMBOK?
La primera edición del PMBOK se lanzó en 1996 y, en 1999, la guía fue
reconocida oficialmente por el a American National Standards
Institute (ANSI) como norma de referencia para la gestión de proyectos.
A lo largo de los años, ha sufrido varios cambios, adaptándose a los nuevos
procesos corporativos, pero tenemos 7 ediciones oficiales:
 1ª edición del PMBOK: creado como documento para instruir la gestión de
proyectos, con varios conceptos y procedimientos.
 2ª edición del PMBOK: lanzada en el año 2000, con una revisión de la
información y actualización de las nuevas prácticas utilizadas por los
directivos.
 3ª edición del PMBOK: a partir de la 3ª edición, publicada en 2004, las
directrices propuestas podrían aplicarse a casi cualquier tipo de proyecto,
no sólo a los empresariales.
  4ª edición del PMBOK: la revisión de 2009 aportó la diferenciación entre
documentos de gestión y de proyecto, siendo un material más accesible.
 5ª edición del PMBOK: publicada en 2013, esta edición aporta
actualizaciones sobre el ciclo de vida adaptativo y otros avances en la
gestión de proyectos.
 6ª edición del PMBOK: publicada en 2017, engloba 50 procesos, con una
mejor definición de las responsabilidades de los gestores, además de incluir
aspectos estratégicos y adaptativos de los procesos.
 7ª edición del PMBOK: el PMBOK 7 fue publicado recientemente en el año
2021 y contempla enfoques ágiles, adaptativos e híbridos y hace hincapié
en la gestión de proyectos orientada al cambio.
¿Por qué el PMBOK no es una metodología?
Es importante destacar que, aunque a menudo se cita como tal, el PMBOK
no es una metodología. El material es, de hecho, una guía de orientación para la
gestión, pero que debe seguirse en función de las necesidades y aspectos
específicos del proyecto.
A pesar de ser ampliamente seguida, la guía PMBOK no ofrece enfoques
distintos para cada tipo de proyecto y, precisamente por eso, es sólo un
compendio de buenas prácticas, con parametrizaciones generales.
Una metodología, en cambio, se caracteriza precisamente por tener
un enfoque específico. Por ello, debe tener en cuenta las peculiaridades de un
área. Aun así, el PMBOK y la visión general que ofrece son una referencia para
las distintas metodologías de trabajo que se adoptan hoy en día.
¿Qué es el PMI?
El PMI (Project Management Institute), fundado en 1969 en Estados
Unidos, y es una de las mayores asociaciones de profesionales de la gestión de
proyectos del mundo.
La primera asamblea del PMI reunió a unos 80 profesionales. A lo largo de
los años, la asociación ha crecido y hoy cuenta con más de 650 mil miembros en
185 países. Además de promover la profesión de gestor de proyectos, entre los
principales objetivos del PMI se encuentran:
 Reunir a los profesionales para el intercambio de experiencias
 Producir conocimientos a partir de métodos de investigación
 Crear y difundir buenas prácticas de la gestión de proyectos
¿Y el PMP?
Además del PMBOK del PMI, hay otra sigla que forma parte de este
universo: PMP (Project Management Professional). Con la certificación PMP,
del PMI, los profesionales de la gestión de proyectos pasan a ser reconocidos en
todo el mundo, con experiencia de liderazgo y especialidad para gestionar
proyectos y equipos.
La certificación PMP se basa en tres ámbitos: personas, procesos y entorno
empresarial, que representan áreas relevantes para obtener una mayor ventaja
competitiva en el mercado.
¿Qué es un proyecto según el PMBOK?
Según las definiciones del PMBOK, un proyecto es un esfuerzo temporal
emprendido para crear un producto, servicio o resultado único.
En pocas palabras, un proyecto puede ser cualquier acción que se necesite
realizar para lograr algo nuevo. Y eso va más allá del contexto empresarial, pues
puede abarcar el lanzamiento de un producto, el inicio de un nuevo curso e incluso
la realización de compras importantes.
Aunque se utilice el término "temporal", esto no significa que el proyecto sea de
corta duración. En la práctica, debe tener un principio y un final bien definidos.
¿Cuál es la importancia del PMBOK?
El PMBOK PMI es muy importante para las empresas que buscan la mejora
constante de sus proyectos. La guía garantiza un mayor control, seguimiento e
incluso seguridad en la gestión, así como un análisis más asertivo. Entre las
principales ventajas, podemos mencionar:
 Actividades de gestión de proyectos estandarizadas, a través de directrices
generales, que pueden ser adoptadas por diferentes departamentos.
 Mejora del flujo de comunicación entre las partes implicadas, ya que las
áreas adoptarán el mismo lenguaje/enfoque.
 Mitigación de los riesgos de descuidar actividades importantes, a partir de
la modelización completa de los procesos que componen el proyecto.
 Uso eficiente de los recursos disponibles, con un mayor control sobre la
aplicación de la mano de obra y las materias primas.
 Mayor control sobre todas las etapas del desarrollo del proyecto, con
definiciones claras de las entradas y salidas.
  Tratamiento optimizado del riesgo, basado en una visión global del
proyecto.
 Más posibilidades de lograr el éxito y alcanzar los objetivos definidos.
¿Cuáles son los principales tipos de procesos que aborda la guía?
La gestión de proyectos del PMBOK se realiza a partir de 5 subgrupos de
procesos: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control y, finalmente,
cierre.
Cada grupo puede cerrarse al final de un ciclo o continuar siendo
supervisado, teniendo sus propias entradas y salidas, pero siempre de forma
integrada. Conoce un poco más sobre cada uno de ellos a continuación.
1. Iniciación
Esta es la etapa de definición del proyecto. Incluye la autorización para
comenzar o no, además de definir un alcance inicial, que incluye las primeras
estimaciones de costes.
Es en este proceso donde el gestor debe identificar a las partes
interesadas en el proyecto e iniciar los pasos que preceden a la ejecución
propiamente dicha.
En este punto, debe elaborarse un documento que "oficialice la apertura del
proyecto" y contenga información importante, que posteriormente será utilizada en
los demás procesos.
2. Planificación
En la planificación, las actividades aumentan y se vuelven más
específicas. Es en este subgrupo donde se realizan tareas como:
 Elaboración del plan de gestión
 Definición del ámbito de aplicación
 Recolección de requisitos
 Desarrollo de la estructura analítica del proyecto
 Definición del calendario y de las actividades de cada etapa
 Estimación de la duración de cada actividad
 Estimación de costos y definición del presupuesto
 Gestión de la calidad y planificación de los recursos disponibles
 Planificación de las comunicaciones
  Identificación de riesgos, entre otras.

3. Ejecución
Se trata del conjunto de procesos en los que el director del proyecto define
lo que hay que hacer, coordinando los recursos humanos y materiales,
además de motivar a las partes implicadas en el proyecto.
La información debe transmitirse al equipo y el director debe realizar todas
las adquisiciones pertinentes.
4. Seguimiento y control
En este grupo de procesos se encuentran las actividades esenciales
para evaluar el rendimiento del proyecto. En este punto es el momento de
mostrar de dónde partimos y cuánto nos falta para alcanzar el objetivo fijado.
En esta fase, todavía es posible hacer cambios y establecer protocolos para
ello, pero siempre asegurando que no haya variaciones importantes. Este
subgrupo incluye procesos como:
 Seguimiento de las etapas de trabajo
 Control de cambios
 Validación y control del alcance
 Supervisión de horarios
 Control de riesgos
 Control de la comunicación
 Seguimiento de la contratación
 Control de costos
 Elaboración de informes de rendimiento, entre otros.
5. Cierre
Por último, el grupo de cierre es el más reducido y se refiere a los productos
finales del proyecto. Se espera que los resultados finales se ajusten a los
parámetros y criterios previamente definidos, con la consecución de los
objetivos y beneficios previstos.
En este punto, se esperan obtener los siguientes resultados:
 Aceptación por parte del cliente/usuario final
 Consecución de los objetivos empresariales y beneficios esperados
 Objetivos del proyecto alcanzados
 Validación y organización de los materiales utilizados en el proyecto
¿Cuáles son las áreas de conocimiento del PMBOK?
 La gestión de proyectos PMBOK propone diferentes áreas de conocimiento
dentro de un proyecto, que se aplican en diferentes fases de ejecución. A
continuación, puedes encontrar detalles sobre las 10 áreas de conocimiento
del PMBOK.
Gestión del alcance
La gestión del alcance prevé la ejecución de actividades orientadas a la
entrega de resultados, con el establecimiento de métricas y otros criterios de
evaluación de las tareas.
Los procesos relacionados con esta área son:
 Recopilación de requisitos
 Definición del ámbito de aplicación
 Creación de la EAP (Estructura Analítica del Proyecto)
 Verificación del alcance
 Control del alcance
Gestión del tiempo
Se trata de un área de gestión del cronograma corporativo. El gestor
debe administrar el tiempo disponible de forma estratégica para que se
alcancen los objetivos y se concluya el proyecto en el plazo previsto.
La gestión del tiempo puede interferir en otras áreas, ya que menos tiempo
puede exigir más recursos, por ejemplo.
Los procesos relacionados con la gestión del tiempo son:
 Definición de actividades
 Secuenciación de actividades
 Estimación de los recursos de las actividades
 Estimación de la duración de las actividades
 Desarrollo del cronograma
 Control de horarios
Gestión de costos
El gestor de costos debe establecer cuáles son los recursos necesarios
para llevar a cabo el proyecto. El objetivo principal es optimizar la relación costo-
beneficio, garantizando el menor tiempo de ejecución, pero con una gran calidad
de los resultados.
En este ámbito los procesos son:
 Estimación de costos
 Determinación del presupuesto
 Control de costos
Gestión de calidad
El gestor de esta área debe verificar la calidad de los productos y del
proyecto en su conjunto, buscando siempre la satisfacción del cliente. Evaluar
y lograr entregar soluciones que satisfagan las expectativas del consumidor
es fundamental.
Para la gestión de la calidad, tenemos los siguientes procesos:
 Planificación de la calidad
 Garantía de calidad
 Control de calidad
Gestión de adquisiciones
Esta área opera desde la perspectiva del comprador y se ocupa de los
procesos de adquisición de bienes y servicios externos. El gestor debe supervisar
la relación con los proveedores y garantizar el buen uso de los recursos
financieros.
Los procesos de esta área son:
 Planificación de la contratación
 Realización de la adquisición
 Gestión de adquisiciones
 Cierre de adquisiciones
Gestión de recursos humanos
Los procesos de esta área se enfocan en la definición de las
responsabilidades, habilidades y conocimientos necesarios para el proyecto y en
la elaboración de un plan centrado en la gestión de las personas para garantizar
los mejores resultados.
Para la [gestión de los recursos humanos, el PMBOK proporciona los
siguientes procesos:
 Desarrollo del plan de recursos humanos
 Movilización del equipo del proyecto
 Desarrollo del equipo del proyecto
 Gestión del equipo del proyecto
Gestión de la comunicación
Esta área se centra en definir estrategias para generar información
relevante y garantizar que se distribuya eficazmente entre los equipos. La
comunicación repercute en todo el proyecto, por lo que debe ser clara y concisa.
El PMBOK prevé, para la gestión de las comunicaciones, estos procesos:
 Planificación de la gestión de las comunicaciones
 Gestión de las comunicaciones
 Control de las comunicaciones
Gestión de riesgos
Los riesgos son acontecimientos y condiciones que afectan
negativamente al proyecto. Por lo tanto, el gestor debe evaluar el mercado y qué
elementos pueden interferir en la calidad final de la entrega, además de otras
fases, como los costos y la demanda de personal.
En la gestión de riesgos, los procesos son los siguientes:
 Planificación de la gestión de riesgos
 Identificación de riesgos
 Análisis de riesgos cuantitativo
 Análisis de riesgos cualitativo
 Planificación de las respuestas a los riesgos
 Seguimiento y control de riesgos
Gestión de stakeholders
Los stakeholders son todos los involucrados en el proyecto, desde los
equipos, pasando por los proveedores hasta llegar a los clientes. Es
fundamental gestionar todas estas partes para garantizar la calidad de la
ejecución del proyecto, con el menor número posible de riesgos.
El PMBOK contempla los siguientes procesos de gestión de las partes
interesadas:
 Identificación de las partes interesadas
 Planificación de la participación de las partes interesadas
 Gestión de las expectativas de las partes interesadas
 Monitoreo de su participación
Gestión de la integración
Por último, es importante destacar la integración, que unifica las acciones y
la información que harán realidad el proyecto. En otras palabras, la persona
encargada de esta área debe gestionar la totalidad de los procesos de un
proyecto y cómo se relacionan entre sí.
Los procesos previstos para la gestión de la integración son:
 Desarrollo del término de apertura del proyecto
 Desarrollo del plan de gestión del proyecto
 Orientación y gestión de la ejecución del proyecto
 Seguimiento y control de las actividades del proyecto
 Realización de un control de cambios integrado
 Cierre del proyecto o fase
SCRUM y PMBOK unidos en la gestión de proyectos
La decisión de utilizar SCRUM y PMBOK juntos en la gestión de proyectos
es una táctica importante para mejorar el enfoque empresarial.
SCRUM es un marco sencillo para trabajar en proyectos complejos.
Fue creado en los años 90 para el desarrollo de software, pero hoy en día está
ampliamente adoptado en el mundo empresarial.
 Ambos recursos pueden trabajar en paralelo, ya que es posible adaptar
los procesos del PMBOK a SCRUM.
Para los gestores de proyectos y los clientes, algunas de las ventajas que
obtenemos con esta unión son:
 Transparencia y credibilidad en la distribución de la información
 Control de adquisiciones y de la contratación
 Previsibilidad del trabajo y del cliente
 Control de costos y de consumo de recursos
 Control de los cambios que requieren financiación, entre otras.
Pensando en el equipo SCRUM, algunos de los beneficios que obtenemos son:
 Enfoque en el negocio con el cliente para aportar valor en el menor tiempo
posible
 El trabajo se centra en la ejecución de proyectos, pero siguiendo las
mejores prácticas de SCRUM
 Un equipo autogestionable, entre otros.
Cabe mencionar que el uso de SCRUM es ideal para proyectos
incrementales o parcialmente desconocidos, mientras que PMBOK funciona
mejor para proyectos con un alcance bien estructurado y una demanda de
evaluación de riesgos.
¿Cómo se convierte el software en algo esencial para la organización de los
proyectos y procesos de la empresa?
Hoy en día, es prácticamente imposible pensar en una empresa moderna,
activa y competitiva que no haga uso de un software de gestión específico.
La tecnología es un importante aliado que optimiza la organización y
ejecución de los procesos, además de integrar las áreas y facilitar la
comunicación y el acceso a la información.
Un proyecto exitoso debe contar con un buen software, que garantice el
seguimiento de todas las etapas y la automatización de los procesos operativos.
¿Por qué es ideal el BPMS?

Business Process Management Suite, o simplemente BPMS, es una

herramienta que permite mapear, diseñar, automatizar, analizar y monitorear los
procesos y proyectos del negocio basándose en los conceptos
de BPM (Business Process Management).
 El software, como se mencionó anteriormente, garantiza un acceso
controlado a los datos, acelera los procesos de transformación digital e integra
tecnológicamente todas las áreas.