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PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN PRO-SIG-121-007
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Versión 7
OBJETIVO PROCEDIMIENTO
Establecer el análisis de causas y las actividades de mejora sobre las No Conformidades y Observaciones derivadas de las auditorías internas y externas de calidad u otras fuentes
definidas en el procedimiento, con el propósito de eliminar las causas que las generaron.
ALCANCE
Inicia con las no conformidades u observaciones definidas en el informe de auditoría interna o externa de calidad u otras situaciones, la elaboración de los planes de mejoramiento, finalizando con el seguimiento y
aprobación de las acciones propuestas.
ID
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIA
ACTIVIDAD
Identificar las no conformidades u observaciones y realizar el
análisis de causas, de acuerdo con la metodología definidas por
la entidad.
NOTA: El proceso deberá realizar análisis de causas y
Realizar Análisis de
1 determinar actividades de plan de mejoramiento para las No Líder de Proceso Auditado Formato Plan de Mejoramiento FOR-SIG-121-023
Causas
Conformidades detectadas.
Para las observaciones se establecerán actividades de
mejoramiento pero no se diligenciará análisis de causas en el
formato
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2 Formular Plan de Formular las acciones para subsanar o eliminar la (s) causa (s) Líder del Proceso Formato Plan de Mejoramiento FOR-SIG-121-023
Mejoramiento de la (s) no conformidades. Auditado
El plan de mejoramiento debe realizarse dentro de los diez (10)
días hábiles siguientes, a partir de la entrega del informe de la
auditoría por parte de la Oficina Asesora de Planeación.
NOTA: Las acciones que se propongan en lo posible no deben
tener un plazo de ejecución superior a un (1) año.
Para la elaboración de los planes de mejoramiento, en caso de
ser necesario se contactará a la Oficina Asesora de Planeación,
para su asesoría una vez formulado el Plan de Mejoramiento
por parte del proceso.
Remitir Plan de Mediante memorando, el líder del proceso remite el Plan de
Memorando y soportes en excel con el plan de
3 Mejoramiento a Oficina Mejoramiento en PDF y en excel, con las acciones de mejora a Líder de Proceso Auditado
mejoramiento a través del gestor documental
Asesora de Planeación la Oficina Asesora de Planeación.
Coordinador(a)Grupo de
Cargar Plan de Mejoramiento
4 Mejoramiento en la Cargar el Plan de Mejoramiento en el aplicativo establecido. Institucional/Profesional Información cargada en el aplicativo
plataforma del grupo de Mejoramiento
Institucional
5 Implementar Plan de Reportar las evidencias de la ejecución de las acciones, en las Líder de Proceso Auditado Evidencias reportadas en el Aplicativo
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Acción fechas programadas en el aplicativo, siguiendo los lineamientos
definidos en el Manual de Planes.
* Si el Líder del Proceso no reporta sus respectivas tareas en el
plazo definido, podrá solicitar modificación, siguiendo los
lineamientos definidos en el Manual de Planes. Pasa a la Coordinador(a)Grupo de
actividad 7 Mejoramiento
Realizar Seguimiento a
6 Institucional/Profesional Evidencias reportadas en el Aplicativo
la Tareas
* Si las Evidencias Reportadas No cumplen con lo especificado del grupo de Mejoramiento
dentro del Plan de Mejoramiento, pasa a Actividad 8 Institucional
* Si las Evidencias Reportadas cumplen, se aprueba la tarea
El Líder del Proceso remitirá por memorando la solicitud de
Solicitud de modificación, siguiendo los lineamientos definidos en el Manual
7 Líder del Proceso Memorando con la solicitud de modificación.
modificación de tareas de Planes.
Pasa a Actividad 5
Una vez revisada la evidencia cargada por el proceso en el Jefe Oficina Asesora de
Solicitar Ajustes de las Suite Visión Empresarial
aplicativo, sino cumple con la actividad propuesta, se hará Planeación/Profesional del
8 Tareas a Líder de Evidencias Reportadas
devolución con las observaciones correspondientes. grupo de Mejoramiento
Proceso Manual Planes Institucionales
Pasa a Actividad 5 Institucional
Aprobar resultados y
Se da visto bueno y se cambia el estado de la tarea a Profesional del grupo de Suite Visión Empresarial
9 realizar aprobación de
"Aprobada" dentro de la Suite Visión. Mejoramiento Institucional Evidencias Reportadas
Tareas
10 Realizar Informe de Cada tres (3) meses se realiza informe de Planes de Profesional del grupo de Informe Trimestral de Plan de Mejoramiento
Avance Trimestral De Mejoramiento y se comunica a los líderes de procesos con el Mejoramiento Institucional Trazabilidad Gestor Documental
Planes de Mejoramiento
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avance correspondiente, firmado por la Jefe de la Oficina
Asesora de Planeación. Fin del procedimiento
NORMATIVIDAD
ISO 9001:2015
Ley 87 de 1993
Decreto 1083 de 2015
Decreto 648 de 2017
Decreto 1499 de 2017
NTC ISO 19011:2018
GLOSARIO
- Acción correctiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad y evitar que vuelva a ocurrir.
- Acción de mejora: Acción correctiva o de optimización que se identifica y controla, para lograr mejoras en el desempeño de la organización del Sistema de Gestión Integrado de forma
coherente con la política.
- Corrección: Acción para eliminar una no conformidad detectada.
- No conformidad: Incumplimiento de un requisito, desviación de estándares, procedimientos de trabajo, requisitos normativos aplicables.
- Oportunidad de mejora: Situación conforme que denota la oportunidad de aumentar la capacidad de cumplir los requisitos o mejorar un proceso de la institución.
- Mejora continua: Mejorar de forma continua la idoneidad, adecuación y eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad
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- Manual de calidad
- Manual de planes
- Informe de Auditoria
- Procedimiento Auditorias Sistema Integrado de Gestión Presencial y Virtual
- Informe de Auditoría
APROBACIÓN NOMBRE CARGO DEPENDENCIA
Fanny Sabogal Oficina Asesora de
ELABORÓ Contratista
Karen Parrado Planeación
Diana Marcela Medina Profesional de Oficina Asesora de
REVISÓ
Saavedra Defensa Planeación
Luz Emilce Mambuscay Jefe Oficina de Oficina Asesora de
APROBÓ
López Planeación Planeación
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