1.

EL DOCUMENTO

El documento es el instrumento con el que se prueba, confirma o justifica alguna cosa.

Los documentos se dividen en: Privados y Públicos. Los documentos públicos, son aquellos
que se encuentran firmados por funcionario público en el ejercicio de su cargo, este hace plena
prueba, así como también son prueba preconstituida y de estos solo el notario puede
autorizarlos. Esto último con base al artículo 186 del Código Procesal Civil y Mercantil:

ARTÍCULO 186. Autenticidad de los Documentos. Los documentos autorizados por notario o por funcionario o
empleado público en ejercicio de su cargo, producen fe y hacen plena prueba, salvo el derecho de las partes de
redargüirlos de nulidad o falsedad. Los demás documentos a que se refieren los artículos 177 y 178, así como los
documentos privados que estén debidamente firmados por las partes, se tienen por auténticos salvo prueba en
contrario. La impugnación por el adversario debe hacerse dentro de los diez días siguientes a la notificación de la
resolución que admita la prueba. Sin embargo, los documentos privados sólo surtirán efectos frente a terceros, desde
la fecha en que hubieren sido reconocidos ante juez competente o legalizados por notarios.

Por su parte, los documentos privados son aquellos que son elaborados y firmados por las
partes a quienes pueden obligar o no. No poseen firma de funcionario público. Estos a su vez,
se dividen en Documentos Privados con Firma Legalizada y Documentos Privados sin Firma
Legalizada. Cuando hablamos de los Documentos Privados con Firma Legalizada, son
aquellos que se elaboran y luego de las firmas con la suscripción del documento se hace un
acta de legalización de firmas y esta se legaliza, hay que aclarar que el notario solo verifica las
firmas, más no el contenido del documento, por lo que se encuentra exento de una
responsabilidad al respecto, según el artículo 57 del Código de Notariado, la auténtica no
prejuzga la validez del documento:

ARTICULO 57. La auténtica no prejuzga acerca de la validez del documento ni de la capacidad ni personería de los
signatarios o firmantes.

DIVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS PRIVADOS:

Por otro lado, en cuanto a los Documentos Privados sin Firma Legalizada, son aquellos que,
a diferencia de los que poseen firma legalizada, estos no cuentan con un acta de legalización
de firma.

Es importante indicar que los documentos privados pueden ser utilizados como títulos
ejecutivos si tienen el acta de legalización de firmas (Documentos Privados con Firma
Legalizada):

ARTÍCULO 327. Procedencia Del Juicio Ejecutivo (CPCYM). Procede el juicio ejecutivo cuando se promueve en
virtud de alguno de los siguientes títulos:
1. Los testimonios de las escrituras públicas.
2. La confesión del deudor prestada judicialmente; así como la confesión ficta cuando hubiere principio de prueba
por escrito.
3. Documentos privados suscritos por el obligado o por su representante y reconocidos o que se tengan
por reconocidos ante juez competente, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 98 y 184; y los
documentos privados con legalización notarial.
4. Los testimonios de las actas de protocolación de protestos de documentos mercantiles y bancarios, o los propios
documentos si no fuere legalmente necesario el protesto.
5. Acta notarial en la que conste el saldo que existiere en contra del deudor, de acuerdo con los libros de
contabilidad llevados en forma legal.
6. Las pólizas de seguros, de ahorros y de fianzas, y los títulos de capitalización, que sean expedidos por
entidades legalmente autorizadas para operar en el país.
7. Toda clase de documentos que por disposiciones especiales tengan fuerza ejecutiva.

Los documentos públicos no son elaborados por el notario, puesto que este no es funcionario
público, sino más bien un funcionario sui generis (único en su género).

EL INSTRUMENTO PÚBLICO

Proviene de los latinismos instruere (instruir) y docere (enseñar). Etimológicamente estamos

hablando de una sinonimia.

El instrumento público instruye o enseña el contenido de lo que se ha documentado. Solo el

notario puede elaborar los instrumentos públicos.

El instrumento es el escrito con que se justifica o se prueba un hecho o un derecho.

En sentido jurídico es todo lo que sirve para instruir una causa, o lo que conduce a la
averiguación de la verdad.

Ahora bien, al hablar de Instrumento Público, siempre se relaciona con el notario, debido a
que solo este puede faccionar tales instrumentos. El Instrumento Público, es el documento
notarial autorizado a instancia de parte, en el que consta un hecho jurídico o una relación de
derecho. Es el escrito auténtico en que se consigna y perpetúa un título o un hecho. Pero sobre
todo es, el documento autorizado por el Notario en que constan las relaciones jurídicas de
los partícipes, para que sirvan de leyes entre los mismos o se refieren a los hechos
relacionados con el derecho. Es el instrumento público notarial.

DIVISIÓN DE LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS:

El notario elabora cinco instrumentos públicos, pero estos se distinguen en que unos van en
hojas de papel sellado (Dentro del Protocolo, Instrumentos Protocolarios, Protocolares o
Principales) para protocolo y otros no (Documentos fuera de Protocolo, Instrumentos
Secundarios, o Extraprotocolares).

El notario elaborará los siguientes instrumentos públicos dentro de protocolo y con un

correlativo determinado, atendiendo el artículo 8º del Código de Notariado:

ARTICULO 8º. El Protocolo es la colección ordenada de las escrituras matrices, de las actas de protocolación,
razones de legalización de firmas y documentos que el notario registra de conformidad con esta ley.
Entonces los instrumentos protocolarios, protocolares o principales siempre irán dentro del
protocolo y son los siguientes:

 Escritura Matrices (29 del Código de Notariado)

 Actas de Protocolación (Protocolización) (63 y 64 del Código de Notariado)
 Razones de Legalización de Firma (59 del Código de Notariado)

También encontramos lo referente a ellos en el artículo 9º del Código de Notariado. Referiremos

que dice la ley (Código de Notariado) respecto a estos documentos:

Escrituras Matrices:

ARTICULO 9º. Las escrituras matrices, actas de protocolación y razones de legalización de firmas se extenderán
en papel sellado especial para protocolos (…).

ARTICULO 29. Los instrumentos públicos contendrán:

1
1. El número de orden , lugar, día, mes y año del otorgamiento.
2. Los nombres, apellidos, edad, estado civil, nacionalidad, profesión, ocupación u oficio y domicilio de los
otorgantes.
3. La fe de conocimiento de las personas que intervienen en el instrumento, y dé que los comparecientes aseguran
hallarse en el libre ejercicio de sus derechos civiles.
4. La identificación de los otorgantes cuando no los conociere el notario, por medio de la cédula de vecindad o el
pasaporte, o por dos testigos conocidos por el notario, o por ambos medios cuando así lo estimare conveniente.
5. Razón de haber tenido a la vista los documentos fehacientes que acrediten la representación legal de los
comparecientes en nombre de otro, describiéndolos e indicando lugar, fecha y funcionario o notario que los
autoriza. Hará constar que dicha representación es suficiente conforme a la ley y a su juicio, para el acto o
contrato.
6. La intervención de un intérprete nombrado por la parte que ignore el idioma español, el cual de ser posible,
deberá ser traductor jurado. Si el intérprete no supiere o no pudiere firmar, lo hará por él, un testigo.
7. La relación fiel, concisa y clara del acto o contrato.
8. La fe de haber tenido a la vista los títulos y comprobantes que corresponda, según la naturaleza del acto o
contrato.
9. La transcripción de las actuaciones ordenadas por la ley o que a juicio del notario, sean pertinentes, cuando el
acto o contrato haya sido precedido de autorización u orden judicial o preceda de diligencias judiciales o
administrativas.
10. La fe de haber leído el instrumento a los interesados y su ratificación y aceptación.
11. La advertencia a los otorgantes de los efectos legales del acto o contrato y de que deben presentar el testimonio
a los registros respectivos; y,
12. Las firmas de los otorgantes y de las demás personas que intervengan y la del notario, precedida de las
palabras “Ante mí”. Si el otorgante no supiere o no pudiere firmar, pondrá la impresión digital de su dedo pulgar
derecho y en su defecto, otro que especificará el notario firmando por él un testigo, y si fueren varios los
otorgantes que no supieren o no pudieren firmar, lo hará un testigo, por cada parte o grupo que represente un
mismo derecho. Cuando el propio notario fuere el otorgante pondrá antes de firmar, la expresión: “Por mí y ante
mí”.
Requisitos Esenciales, Ver artículo 31 del Código de Notariado

1
Solo en los casos de los instrumentos público dentro de protocolo.
Actas de Protocolación (Protocolización)

ARTICULO 9º. Las escrituras matrices, actas de protocolación y razones de legalización de firmas se extenderán
en papel sellado especial para protocolos (…).

ARTICULO 63. Podrán protocolarse:

1. Los documentos o diligencias cuya protocolación esté ordenada por la ley o por tribunal competente;
2. Los documentos privados cuyas firmas hubieren sido previamente legalizadas; y
3. Los documentos privados sin reconocimiento o legalización de firmas.
En los casos previstos en el inciso 1, la protocolación la hará el notario por sí y ante sí; en los casos del inciso 2
bastará la comparecencia de la persona a cuyo favor se suscribió el documento; y en los casos del inciso 3 es
indispensable la comparecencia de todos los signatarios del documento.

ARTICULO 64. El acta de protocolación contendrá:

1. El número de orden del instrumento;
2. El lugar y la fecha;
3. Los nombres de los solicitantes, o transcripción en su caso, del mandato judicial;
4. Mención del documento o diligencia, indicando el número de hojas que contiene y el lugar que ocupa en el
protocolo, según la foliación, y los números que correspondan a la primera y última hojas; y
5. La firma de los solicitantes, en su caso, y la del Notario

Razones de Legalización de Firma:

ARTICULO 9º. Las escrituras matrices, actas de protocolación y razones de legalización de firmas se extenderán
en papel sellado especial para protocolos (…).

ARTICULO 59. De cada acta de legalización el Notario tomará razón en su propio protocolo dentro de un término
que no excederá de ocho días, haciendo constar:
 Lugar y fecha.
 Nombre y apellidos de los signatarios.
 Descripción breve y substancial del contenido del documento que autoriza la firma o firmas que se legalizan, con
indicación del valor, números y quinquenios de las hojas de papel sellado en que estén escritos, tanto el
documento, como el acta de auténtica o mención de la clase de papel en que estén escritos.
Estas razones se asentarán siguiendo el orden y numeración del protocolo y serán firmadas únicamente por el
notario.

El notario elaborará los siguientes instrumentos públicos fuera de protocolo y sin un correlativo
determinado. Por tanto, los instrumentos fuera de protocolo, secundarios o
extraprotocolares no irán dentro del protocolo y son los siguientes:

 Actas Notariales (Artículos 60 y 61 del Código de Notariado)

 Acta de Legalización (se divide en dos) (Artículos 54 y 55 del Código de Notariado)
o De Firmas (Artículos 55, literal “a” del Código de Notariado)
o De Fotocopia de documentos (Artículos 55, literal “b” del Código de Notariado)

Referiremos que dice la ley (Código de Notariado) respecto a estos documentos:

Actas Notariales:

ARTICULO 60. El notario, en los actos en que intervenga por disposición de la ley o a requerimiento de parte,
levantará actas notariales en las que hará constar los hechos que presencie y circunstancias que le consten.

ARTICULO 61. El notario hará constar en el acta notarial: el lugar, fecha y hora de la diligencia; el nombre de la
persona que lo ha requerido; los nombres de las personas que además intervengan en el acto; la relación
circunstanciada de la diligencia; y el valor y número de orden del papel sellado en que estén extendidas las hojas
anteriores a la última.

Actas de Legalización:

ARTICULO 54. Los notarios podrán legalizar firmas cuando sean puestas o reconocidas en su presencia. Asimismo,
podrán legalizar fotostáticas y otras reproducciones elaboradas por procedimientos análogos, siempre que las
mismas sean procesadas, copiadas o reproducidas del original, según el caso, en presencia del Notario autorizante.

ARTICULO 55. El acta de legalización (…) deberá llevar la firma y el sello de Notario precedidas, en el primer caso
(cuando sea de firmas) de las palabras: “ante mí” y en el segundo caso (cuando sea de fotocopia de documentos) de
las palabras: “por mí y ante mí”.

Actas de Legalización de Firmas:

ARTICULO 55 (literal “a”). (…)

a) Cuando sea de firmas: El lugar y la fecha; los nombres de los signatarios; su identificación por medios
establecidos en el inciso 4º del artículo 29 de esta ley (Código de Notariado), si no fueren conocidos por el
Notario; fe de que las firmas son auténticas; firmas de los signatarios; y las firmas de los testigos, si las hubiere.

Actas de Legalización Fotocopias de documentos:

ARTICULO 55 (literal “b”). (…)

b) Cuando sea de fotocopias, fotostáticas u otras reproducciones elaboradas por procedimientos análogos:
El lugar y la fecha; fe de que las reproducciones son auténticas y una breve relación de los datos que consten en
las hojas anteriores a aquella en que se consigne el acta o de todo el documento legalizado, cuando
materialmente sea imposible levantarla sobre el propio documento. Todas las hojas anteriores a la última
deberán ir firmadas y selladas por el Notario.

EFECTOS DE LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS:

Por otro lado, el instrumento público tiene dos efectos o fines, probatorios y ejecutivos. Tiene
efectos probatorios, porque el instrumento público tiene indubitabilidad, es una prueba
anticipada. Por su parte, también tiene efecto ejecutivo, porque el instrumento público nos sirve
para ejecutar, tiene fuerza ejecutoria, tal y como se hace ver en el artículo 327 del Código
Procesal Civil y Mercantil:

ARTÍCULO 327. Procedencia Del Juicio Ejecutivo (CPCYM). Procede el juicio ejecutivo cuando se promueve en
virtud de alguno de los siguientes títulos:

1. Los testimonios de las escrituras públicas.

2. La confesión del deudor prestada judicialmente; así como la confesión ficta cuando hubiere principio de prueba
por escrito.
3. Documentos privados suscritos por el obligado o por su representante y reconocidos o que se tengan
por reconocidos ante juez competente, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 98 y 184; y los
documentos privados con legalización notarial.
4. Los testimonios de las actas de protocolación de protestos de documentos mercantiles y bancarios, o los
propios documentos si no fuere legalmente necesario el protesto.
5. Acta notarial en la que conste el saldo que existiere en contra del deudor, de acuerdo con los libros de
contabilidad llevados en forma legal.
6. Las pólizas de seguros, de ahorros y de fianzas, y los títulos de capitalización, que sean expedidos por
entidades legalmente autorizadas para operar en el país.
7. Toda clase de documentos que por disposiciones especiales tengan fuerza ejecutiva.

REQUISITOS O FORMALIDADES ESENCIALES DE LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS:

Los instrumentos públicos deberán cumplir con los siguientes requisitos o formalidades, de
conformidad con el Artículo 31 del Código de Notariado.

ARTICULO 31. Son formalidades esenciales de los instrumentos públicos:

1. El lugar y fecha del otorgamiento (Ver Artículo 29, numeral 1º);
2. El nombre y apellido o apellidos de los otorgantes (Ver Artículo 29, numeral 2º);
3. Razón de haber tenido a la vista los documentos que acreditan la representación legal suficiente de quien
comparezca en nombre de otro (Ver Artículo 29, numeral 5º);
4. La intervención de intérprete, cuando el otorgante ignore el español (Ver Artículo 29, numeral 6º);
5. La relación del acto o contrato con sus modalidades (Ver Artículo 29, numeral 7º); y
6. Las firmas de los que intervienen en el acto o contrato, o la impresión digital en su caso (Ver Artículo 29, numeral
12).

Es esencial indicar que el incumplimiento de estas formalidades hará incurrir en la nulidad del
documento elaborado, tal y como consta en el artículo 32 del Código de Notariado.

ARTICULO 32. La omisión de las formalidades esenciales en los instrumentos públicos, da acción a la parte
interesada para demandar su nulidad, siempre que se ejercite dentro del término de cuatro años, contados desde la
fecha de su otorgamiento.

REQUISITOS O FORMALIDADES NO ESENCIALES DE LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS:

Habiendo visto los requisitos esenciales, contenidos en los artículos 31 y 29 de la ley (Código
de Notariado), procederemos a enlistar los requisitos o formalidades que no son esenciales,
siendo estos:
 Número de Orden (al menos que sea instrumento público principal)
  Edad
 Estado Civil
 Nacionalidad
 Profesión u Oficio
 Domicilio
 Fe de conocimiento de las personas
 Identificación de los otorgantes cuando no los conoce el notario.
 Fe de haber tenido a la vista títulos a las partes.
 Advertencia a los otorgantes de los efectos legales.

ARTICULO 29. Los instrumentos públicos contendrán:

2
1. El número de orden , lugar, día, mes y año del otorgamiento.
2. Los nombres, apellidos, edad, estado civil, nacionalidad, profesión, ocupación u oficio y domicilio de los
otorgantes.
3. La fe de conocimiento de las personas que intervienen en el instrumento, y dé que los comparecientes aseguran
hallarse en el libre ejercicio de sus derechos civiles.
4. La identificación de los otorgantes cuando no los conociere el notario, por medio de la cédula de vecindad o el
pasaporte, o por dos testigos conocidos por el notario, o por ambos medios cuando así lo estimare conveniente.
5. Razón de haber tenido a la vista los documentos fehacientes que acrediten la representación legal de los
comparecientes en nombre de otro, describiéndolos e indicando lugar, fecha y funcionario o notario que los
autoriza. Hará constar que dicha representación es suficiente conforme a la ley y a su juicio, para el acto o
contrato.
6. La intervención de un intérprete nombrado por la parte que ignore el idioma español, el cual de ser posible,
deberá ser traductor jurado. Si el intérprete no supiere o no pudiere firmar, lo hará por él, un testigo.
7. La relación fiel, concisa y clara del acto o contrato.
8. La fe de haber tenido a la vista los títulos y comprobantes que corresponda, según la naturaleza del acto o
contrato.
9. La transcripción de las actuaciones ordenadas por la ley o que a juicio del notario, sean pertinentes, cuando el
acto o contrato haya sido precedido de autorización u orden judicial o preceda de diligencias judiciales o
administrativas.
10. La fe de haber leído el instrumento a los interesados y su ratificación y aceptación.
11. La advertencia a los otorgantes de los efectos legales del acto o contrato y de que deben presentar el testimonio
a los registros respectivos; y,
12. Las firmas de los otorgantes y de las demás personas que intervengan y la del notario, precedida de las palabras
“Ante mí”. Si el otorgante no supiere o no pudiere firmar, pondrá la impresión digital de su dedo pulgar derecho y
en su defecto, otro que especificará el notario firmando por él un testigo, y si fueren varios los otorgantes que no
supieren o no pudieren firmar, lo hará un testigo, por cada parte o grupo que represente un mismo derecho.
Cuando el propio notario fuere el otorgante pondrá antes de firmar, la expresión: “Por mí y ante mí”.
Requisitos No Esenciales, Ver artículo 31 del Código de Notariado

2
Al menos que sea instrumento público principal.
 2. EFICACIA JURÍDICA DEL INSTRUMENTO PÚBLICO

VALORES DEL INSTRUMENTO:

El instrumento público tiene un valor formal y un valor probatorio.

A continuación se abordarán estos valores:

 Valor formal:

Es el cumplimiento de formalidades, cumplimiento de la teoría formal, que lo que hace es

estudiar las formalidades (los requisitos esenciales y los requisitos no esenciales), los generales
y todas aquellas formalidades especiales que debe contener un instrumento público.

El valor formal, es la formalidad que debe llenar los instrumentos públicos (Ver art. 13 CN).
Es el cumplimiento de todas las formalidades que debe de reunir el instrumento público.

ARTICULO 13. En el protocolo deben llenarse las formalidades siguientes:

1. Los instrumentos públicos se redactarán en español y se escribirán a máquina o a mano, de manera legible y sin
abreviaturas;
2. Los instrumentos llevarán numeración cardinal, y se escribirán uno a continuación de otro, por riguroso orden de
fechas y dejando de instrumento a instrumento, solo el espacio necesario para las firmas;
3. El protocolo llevará foliación cardinal, escrita en cifras;
4. En el cuerpo del instrumento, las fechas números o cantidades, se expresarán con letras. En caso de
discrepancia entre lo escrito en letras y cifras, se estará a lo expresado en letras;
5. Los documentos que deban insertarse, o las partes conducentes que se transcriban, se copiarán textualmente;
6. La numeración fiscal del papel sellado no podrá interrumpirse más que para a intercalación de documentos que
se protocolen; o en el caso de que el notario hubiere terminado la serie; y
7. Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenarán con una línea antes de que sea firmado el
instrumento.

 Valor probatorio:

Es la certeza y seguridad jurídica que confiere a todos los actos y contratos solemnizados en el
instrumento público por el notario. Los notarios proveen de seguridad jurídica, se encuentra
fundamentado en el artículo 186 CPCYM.

ARTÍCULO 186. Autenticidad de los Documentos (CPCYM). Los documentos autorizados por notario o por
funcionario o empleado público en ejercicio de su cargo, producen fe y hacen plena prueba, salvo el derecho de las
partes de redargüirlos de nulidad o falsedad. Los demás documentos a que se refieren los artículos 177 y 178, así
como los documentos privados que estén debidamente firmados por las partes, se tienen por auténticos salvo prueba
en contrario. La impugnación por el adversario debe hacerse dentro de los diez días siguientes a la notificación de la
resolución que admita la prueba. Sin embargo, los documentos privados sólo surtirán efectos frente a terceros, desde
la fecha en que hubieren sido reconocidos ante juez competente o legalizados por notarios.
Es la prueba precostituida, que está latente y que genera el principio de indubitabilidad
(indubitable).

NULIDADES Y FALSEDADES

La Nulidad, es la ineficacia e un acto jurídico como consecuencia de carecer de las condiciones

necesarias para su validez, sean ellas de fondo o de forma; o como dicen otros autores, vicio de
que adolece un acto jurídico si se ha realizado con violación u omisión, de ciertas formas o
requisitos indispensables para considerarlo como válido.

La Falsedad, es la falta de verdad o autenticidad. Falta de conformidad entre las palabras, las
ideas y las cosas.

Están dentro del ámbito del Derecho Procesal Civil y Mercantil, es allí donde nosotros vamos a
iniciar ese procedimiento judicial, cuando se va solicitar la nulidad de forma y la nulidad de
fondo, porque existe culpa y omisión por parte del notario, quien recae en una responsabilidad
civil, en la cual concurren la violación de un deber legal por acción u omisión, por culpa o
negligencia, y que se cause un daño o perjuicio, pero esto en el ámbito civil. Pero, cuando
hay dolo, de manera premeditada, cuando se busca un fraude, una estafa y con ello crear
documentos falsos, este recae en una responsabilidad penal, que repercutirá en una sanción de
dicha naturaleza al sujeto activo (que será el notario).

NULIDADES

Nulidad de Forma:

Se da cuando se omiten los requisitos generales y esenciales que menciona el artículo 31 del
Código de Notariado, por lo que el documento caerá en nulidad, de conformidad con el artículo
32 del Código Notariado y el notario incurrirá en una multa de cincuenta quetzales por omisión
de requisitos no esenciales, como lo señala el artículo 33 del Código de Notariado.

ARTICULO 31. Son formalidades esenciales de los instrumentos públicos:

1. El lugar y fecha del otorgamiento (Ver Artículo 29, numeral 1º);
2. El nombre y apellido o apellidos de los otorgantes (Ver Artículo 29, numeral 2º);
3. Razón de haber tenido a la vista los documentos que acreditan la representación legal suficiente de quien
comparezca en nombre de otro (Ver Artículo 29, numeral 5º);
4. La intervención de intérprete, cuando el otorgante ignore el español (Ver Artículo 29, numeral 6º);
5. La relación del acto o contrato con sus modalidades (Ver Artículo 29, numeral 7º); y
6. Las firmas de los que intervienen en el acto o contrato, o la impresión digital en su caso (Ver Artículo 29, numeral
12).

ARTICULO 32. La omisión de las formalidades esenciales en los instrumentos públicos, da acción a la parte
interesada para demandar su nulidad, siempre que se ejercite dentro del término de cuatro años, contados desde la
fecha de su otorgamiento.

ARTICULO 33. La omisión de las formalidades no esenciales, hace que incurra el notario en una multa de cinco a
cincuenta quetzales según el caso.
Para que proceda la responsabilidad civil del notario, por nulidad del instrumento público, es
necesario que haya sido citado y oído en el juicio respectivo en lo concerniente a la causa de
nulidad, de conformidad con el artículo 35 del Código de Notariado.

ARTÍCULO 35. Para que proceda la responsabilidad civil de daños y perjuicios contra el notario por nulidad del
instrumento, es necesario que haya sido citado y oído en el juicio respectivo, en lo concerniente a la causa de
nulidad.

Entonces la manera en que se ataca el instrumento público por nulidad de forma, es demostrar
que se omitieron formalidades y requisitos esenciales en el instrumento público y que, por
consiguiente, se solicita, dentro de un juicio civil, la nulidad de forma, con ello se busca la
nulidad de forma, en cuanto al contenido formal del instrumento público (que omitió el número,
fecha, etc.).

Esta nulidad es la que más interesa al Derecho Notarial, porque afecta al documento
considerado en sí mismo, y no como continente de un acto o negocio jurídico, sin perjuicio
desde luego, que la nulidad instrumental afecte indirectamente la validez del acto o negocio que
contiene. La nulidad formal está sometida a tres principios fundamentales:

 Principio de excepcionalidad:

Los instrumentos públicos, solo son nulos en los casos expresamente contemplados en
la ley, ya sea de forma directa o indirecta. No se puede crear requisitos no establecidos.

 Principio de finalidad:

La finalidad del instrumento público prevalece sobre la mera formalidad. Ya no se toma

como instrumento porque adolece de requisitos.

 Principio de Subsanabilidad:

Se manifiesta como una consecuencia necesaria del principio de finalidad, porque la

finalidad del instrumento público deber prevalecer sobre el simple formalismo de la
misma. Pueden subsanarse por ampliación o aclaración, según el artículo 77, numeral
1º, literal e.

ARTÍCULO 77. Al notario le es prohibido:

1. Autorizar actos o contratos en favor suyo o de sus parientes. Sin embargo, podrá autorizar con la
antefirma: 'Por mí y ante mí', los instrumentos siguientes: (…)
 e. Las escrituras de ampliación o aclaración que tengan por objeto único, enmendar errores u
omisiones de forma en que hubiere incurrido, siempre que no sean de los contemplados en el
3
artículo 96 (…).

Nulidad de fondo:

Su diferencia con la nulidad de forma es que en esta lo que se busca es atacar el negocio
jurídico per se, que se encuentra contenido en las escritura pública, aun habiéndose cumplido
las formalidades esenciales.

Lo que se pretende es que un juez declare la nulidad absoluta del instrumento público, esto de
conformidad con lo señalado en los artículos 1301, 1251 y 1257 del Código Civil

ARTÍCULO 1301 (CC). Hay nulidad absoluta en un negocio jurídico, cuando su objeto sea contrario al orden público
o contrario a leyes prohibitivas expresas, y por la ausencia o no concurrencia de los requisitos esenciales para su
existencia. Los negocios que adolecen de nulidad absoluta no producen efecto si son revalidables por confirmación.

ARTÍCULO 1251 (CC). El negocio jurídico requiere para su validez: capacidad legal del sujeto que declara su
voluntad, consentimiento que no adolezca de vicio y objeto lícito

ARTÍCULO 1257 (CC). Es anulable el negocio jurídico cuando la declaración de voluntad emane de error, de dolo, de
simulación o de violencia. La nulidad no puede pedirla o demandarla la parte que hubiere causado el vicio.

FALSEDADES

Traspasa el ámbito civil y se enmarca en el ámbito penal. Constituyen la comisión de un delito,

relacionado a la falsificación de documentos, y se ventilan ante un órgano jurisdiccional penal.

Falsedad material:

Es la creación de un instrumento público falso o la alteración de instrumento público verdadero,

tal y como lo menciona el artículo 321 del Código Penal.

ARTÍCULO 321. Falsedad Material (CP). Quien, hiciere en todo o en parte, un documento público falso, o alterare
uno verdadero, de modo que pueda resultar perjuicio, será sancionado con prisión de dos a seis años.

3
Cuando en el protocolo se incurriere en los errores siguientes de forma: alterar la numeración cardinal de los instrumentos, la de la
foliación o el orden de la serie; dejar una página en blanco o inutilización de una hoja o pliegos del protocolo, el notario acudirá a un
Juez de Primera Instancia del orden civil, el cual al constatar el error y en vista de las razones expuestas por el notario, podrá
acordar la enmienda, levantándose al efecto un acta, certificación de la cual se agregará entre los comprobantes del protocolo.
Falsedad ideológica:

Se da cuando en el otorgamiento, autorización o formalización de un documento público, se

insertare o hiciere insertar declaraciones falsas, tal y como lo menciona el artículo 322 del
Código Penal.

ARTÍCULO 322. Falsedad Ideológica (CP). Quien, con motivo del otorgamiento, autorización o formalización de un
documento público, insertare o hiciere insertar declaraciones falsas concernientes a un hecho que el documento
debe probar, de modo que pueda resultar perjuicio, será sancionado con prisión de dos a seis años.
 3. PROTOCOLO O REGISTRO NOTARIAL

La palabra protocolo es sinónima de registro notarial.

ANTECEDENTES:

Se originó por la necesidad de que las pruebas queden por escrito, la cual es más eficaz
por ofrecer menos fallas.

Ha sido una creación derivad de la necesidad que el hombre tuvo de llevar al papel escrito
la voluntad creadora de las relaciones jurídicas, para que de él surgiera, sin riesgo de
pérdida, y en caso de duda para mejor probar, toda la intención contractual, materializada
en forma gráfica, manuscrita.

Como antecedente tenemos la pragmática de Alcalá, pues determinaba que en esa época,
en la existía la ley del ventoso, determinada por la trilogía de Francia, España e Italia, y en
ella se señalaba que los notarios debían idear la forma para conservar los documentos
originales para que de estos se pudiera obtener las copias que fueran necesarias.

Incluso podemos hallar pasajes bíblicos en donde se recalca la función notarial en cuanto al
registro notarial, este pasaje es extraído del Libro de Jeremías, capítulo 32, versículos 9 al
14.

Jeremías compra la heredad de Hanameel:

9
Y compré la heredad de Hanameel, hijo de mi tío, la cual estaba en Anatot, y le pesé el dinero; diecisiete siclos de
10 11
plata. Y escribí la carta y la sellé, y la hice certificar con testigos, y pesé el dinero en balanza. Tomé luego la carta
12
de venta, sellada según el derecho y costumbre, y la copia abierta. Y di la carta de venta a Baruc hijo de Nerías,
hijo de Maasías, delante de Hanameel el hijo de mi tío, y delante de los testigos que habían suscrito la carta de
13
venta, delante de todos los judíos que estaban en el patio de la cárcel. Y di orden a Baruc delante de ellos,
14
diciendo: Así ha dicho Jehová de los ejércitos, Dios de Israel: Toma estas cartas, esta carta de venta sellada, y esta
carta abierta, y ponlas en una vasija de barro, para que se conserven muchos días.

ETIMOLOGÍA:

Protos = primero en línea, que significa que es la escritura matriz, que es donde primero se van
a escribir todas las líneas, donde se van hacer constar la voluntad, donde primera vez se
escribe el contenido del documento. Ver artículos 66 y 67 del Código Notariado.

ARTÍCULO 66. Testimonio es la copia fiel de la escritura matriz, de la razón de auténtica o legalización, o del acta de
protocolación, extendida en el papel sellado correspondiente, y sellada y firmada por el notario autorizante o por el
que deba substituirlo, de conformidad con la presente ley.

ARTÍCULO 67. Los testimonios serán compulsados por el notario autorizante; por el funcionario que tenga el
protocolo en su poder, si está legalmente autorizado para ejercer funciones notariales, o por el cartulario
expresamente encargado por el notario autorizante que esté temporalmente impedido para hacerlo. Los testimonios
también podrán extenderse:

a) Mediante copias impresas en papel sellado que podrán completarse con escritura a máquina o manuscrita;
4
y (por sistema de compulsado o transcrita),
b) Por medio de copias fotostáticas o fotográficas de los instrumentos, casos en los cuales los testimonios se
completarán con una hoja de papel sellado, en la que se asentará la razón final y colocarán los timbres
respectivos.

Collium = Comparación
Collatio = Cotejo

DEFINICIÓN DE PROTOCOLO:

Es la colección ordenada de las escrituras matrices, de las actas de protocolación

(protocolización), razones de legalización de firmas y documentos que el notario registra de
conformidad con esta ley (Código de Notariado). Esta definición es extraída del Código de
Notariado.

ARTICULO 8º. El Protocolo es la colección ordenada de las escrituras matrices, de las actas de protocolación,
razones de legalización de firmas y documentos que el notario registra de conformidad con esta ley.

PAPEL SELLADO PARA PROTOCOLO:

Anteriormente el notario adquiría lotes de 25 pliegos, que estaban en 2 a manera de folder

Actualmente un lote de hojas de papel sellado para protocolo se compone de 50 hojas, al

momento que el notario compra este, se le dictará el número fiscal (en la parte superior) y el
número de registro (en el lado izquierdo).

Al momento de la compra las oficinas fiscales anotarán la venta en un libro de registro, en el

que se consignarán la serie y los números del papel, y el nombre y firma y sello del notario
que recibe el papel para sí, o por encargo de otro notario. Esto de acuerdo con el artículo 9
del Código de Notariado.

ARTICULO 9. Las escrituras matrices, actas de protocolación y razones de legalización de firmas se extenderán en
papel sellado especial para protocolos.

Las oficinas fiscales venderán exclusivamente a los notarios en ejercicio, el papel para protocolo, en lotes de
veinticinco pliegos, por lo menos, guardando en éstos el orden correlativo Dichas oficinas anotarán la venta en un
libro de registro, en el que se consignarán la serie y los números del papel, y el nombre y firma y sello del notario que
recibe el papel para sí, o por encargo de otro notario.

4
En este caso, se copia la escritura y se adiciona: “se encuentran las firmas de los otorgantes, ante mí” (firma del notario)
Es importante mencionar que a los notarios, que sean colegiados activos, se les reconocerá
como comisión del 10% al momento de la adquisición de lotes de papel sellado para protocolo,
según lo indicado en el artículo 28, del Decreto 37-92, Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y
de Papel Sellado Especial para Protocolos.

ARTICULO 28. De la Comisión (LITFYPSEP). A los patentados para el expendio de especies fiscales, se les
reconocerá como comisión un diez por ciento (10%) sobre el monto de sus compras, la que se pagará con dichas
especies.

A los notarios, que sean colegiados activos, se les reconocerá como comisión el diez por ciento (10%) en el
acto en que realicen las operaciones siguientes:

1. En la adquisición de lotes de papel sellado especial para protocolos. (…)

En ese sentido, si los lotes cuestan Q500.00, y si cada hoja, cuesta Q10.00, nos darán 50
hojas, pero la ley dice que se nos reconocerá el 10% por comisión sobre la compra, en este
caso Q50.00. Como cada hoja vale Q10.00, entonces nos darán 5 hojas más.

Q500.00 = 50 Hojas
Q 50.00 = 5 Hojas
55 Hojas

Eso significa que por cada lote nos darán 55 hojas. La comisión siempre la darán por medio de
papel sellado especial para protocolo.

APERTURA DEL PROTOCOLO:

El protocolo se abre cada año, con la primera escritura que se facciona, la cual llevará siempre
el número uno, la que principiará en la primera línea del folio inicial, tal y como dicta el Código
de Notariado, en su artículo 12 (apertura documental).

ARTICULO 12. El protocolo se abre con el primer instrumento que el notario autorice, el que principiará en la primera
línea del pliego inicial. Se cerrará cada año el 31 de diciembre, o antes si el notario dejare de cartular. La razón de
cierre contendrá la fecha; el número de documentos públicos autorizados; razones de legalización de firmas y actas
de protocolación; número de folios de que se compone; observaciones, si las hubiere; y la firma del notario.

No es necesaria ninguna razón de apertura, solo es obligatorio el pago de cincuenta quetzales

(Q50.00) en la Tesorería del Organismo Judicial por derecho de apertura.

Los fondos se destinan para la encuadernación y conservación de los protocolos depositados

en Archivo General de Protocolo. Lo anterior también es conforme a la ley, puntualmente el
artículo 11 del Código de Notariado (apertura administrativa).

ARTICULO 11. Los Notarios pagarán en la Tesorería del Organismo Judicial cincuenta quetzales (Q 50.00), cada
año, por derecho de apertura de protocolo. Los fondos que se recauden por este concepto, se destinarán a la
encuadernación de los testimonios especiales enviados por los Notarios al Archivo General y a la conservación de los
protocolos.

Es importante mencionar que de manera adicional, se paga la cantidad de cinco quetzales

(Q5.00) por un formulario que le entregan al notario en dicha Tesorería.

CONTENIDO DEL PROTOCOLO

El Protocolo del notario contendrá: las escrituras públicas o matrices, las actas de protocolación
(protocolización), las razones de legalización, la razón de cierre, el índice y los atestados, según
lo indica el artículo 8, 12, 15 y 17 del código de notariado.

ARTICULO 8º. El Protocolo es la colección ordenada de las escrituras matrices, de las actas de protocolación,
razones de legalización de firmas y documentos que el notario registra de conformidad con esta ley.

ARTICULO 12. El protocolo se abre con el primer instrumento que el notario autorice, el que principiará en la primera
línea del pliego inicial. Se cerrará cada año el 31 de diciembre, o antes si el notario dejare de cartular. La razón de
cierre contendrá la fecha; el número de documentos públicos autorizados; razones de legalización de firmas y actas
de protocolación; número de folios de que se compone; observaciones, si las hubiere; y la firma del notario..

ARTÍCULO 15 El índice del protocolo se extenderá en papel sellado del mismo valor del empleado en él, y
contendrá en columnas separadas:
a. El número de orden del Instrumento;
b. El lugar y la fecha de su otorgamiento;
c. Los nombres, de los otorgantes;
d. El objeto del instrumento; y
e. El folio en que principia.
En el índice podrán usarse cifras y abreviaturas.

ARTICULO 17. El notario agregará al final del tomo respectivo del protocolo, los atestados referentes a los
instrumentos, que autorice, si no hubieren sido transcritos, y la constancia del pago a que se refiere el artículo 11 de
esta ley.

FORMALIDADES DEL PROTOCOLO (DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS NOTARIALES) (DEL

REGISTRO NOTARIAL):

Los instrumentos públicos deberán de contener o llenar las siguientes formalidades o requisitos
de conformidad con el artículo 13 del Código de Notariado:

ARTICULO 13. En el protocolo deben llenarse las formalidades siguientes:

1. Los instrumentos públicos se redactarán en español y se escribirán a máquina o a mano, de manera legible y sin
abreviaturas;
2. Los instrumentos llevarán numeración cardinal, y se escribirán uno a continuación de otro, por riguroso orden de
fechas y dejando de instrumento a instrumento, solo el espacio necesario para las firmas;
3. El protocolo llevará foliación cardinal, escrita en cifras;
4. En el cuerpo del instrumento, las fechas números o cantidades, se expresarán con letras. En caso de
discrepancia entre lo escrito en letras y cifras, se estará a lo expresado en letras;
5. Los documentos que deban insertarse, o las partes conducentes que se transcriban, se copiarán
textualmente (excepción del numeral 4);
6. La numeración fiscal del papel sellado no podrá interrumpirse más que para a intercalación de documentos que
se protocolen; o en el caso de que el notario hubiere terminado la serie; y
7. Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenarán con una línea antes de que sea firmado el
instrumento (llenar con una línea, guiones, los espacios que queden en blanco antes de las fimas).

Ejemplo del numeral 4, extraído del Código Procesal Civil y Mercantil.

ARTÍCULO 324. Escrituración. Llenados los requisitos correspondientes, el juez señalara al ejecutado él termino de
tres días para que otorgue la escritura traslativa de dominio. En caso de rebeldía, el juez la otorgará de oficio,
nombrando para el efecto al notario que el interesado designe, a costa de éste.
En la escritura se transcribirán el acta de remate y el auto que apruebe la liquidación.

La ley permite que se interrumpa la numeración fiscal, por dos situaciones. Primero, cuando se
termine la serie comprada por el notario. Segundo, por la intercalación de documentos que se
protocolicen, por ejemplo cuando se protocolizan los documentos provenientes del extranjero,
esa hoja que se protocoliza interrumpe la numeración fiscal.

Mención especial debe hacerse a la formalidad que refiere al espacio necesario que debe
quedar entre cada instrumento para las firmas, para ello debemos asistirnos de los artículos 29,
96 y 97 del Código de Notariado.

ARTICULO 29. Los instrumentos públicos contendrán: (…)

12. Las firmas de los otorgantes y de las demás personas que intervengan y la del notario, precedida de las palabras
“Ante mí”. Si el otorgante no supiere o no pudiere firmar, pondrá la impresión digital de su dedo pulgar derecho y
en su defecto, otro que especificará el notario firmando por él un testigo, y si fueren varios los otorgantes que no
supieren o no pudieren firmar, lo hará un testigo, por cada parte o grupo que represente un mismo derecho.
Cuando el propio notario fuere el otorgante pondrá antes de firmar, la expresión: “Por mí y ante mí”.

ARTICULO 96. Cuando en el protocolo se incurriere en los errores siguientes de forma: alterar la numeración
cardinal de los instrumentos, la de la foliación o el orden de la serie; dejar una página en blanco o inutilización de una
hoja o pliegos del protocolo, el notario acudirá a un Juez de Primera Instancia del orden civil, el cual al constatar el
error y en vista de las razones expuestas por el notario, podrá acordar la enmienda, levantándose al efecto un acta,
certificación de la cual se agregará entre los comprobantes del protocolo.

ARTICULO 97. Los gastos que ocasione la reposición del protocolo serán por cuenta del notario, quien a su vez,
podrá reclamar el valor de dichos gastos de la persona que resultare culpable.

Solo los jueces podrán anular escrituras, mientras que los notarios podrán cancelarlas.

También debe tomarse en cuenta que son nulas las adiciones, entrerrenglonaduras y testados,
si no se salvan al final, antes que el documento sea firmado. Las enmendaduras son prohibidas,
de conformidad con el Artículo 14 del Código de Notariado.

Si llegasen a repetirse escrituras con el mismo número de correlativo o si llegase a equivocarse

en la foliación, el notario deberá asistir a los juzgados de primera instancia.
Las enmendaduras de letras son prohibidas. No se puede testar una sola palabra debe hacerse
la palabra completa.

Se podrán hacer entrerroglanaduras, cuando sean testados, adiciones y testados (si fuera en el
renglón 1 o 26 de las hojas especiales de papel de protocolo siempre se tomará como un
adicionado).
ARTICULO 14. Serán nulas las adiciones, entrerrenglonaduras y testados, si no se salvan al final del documento y
antes de las firmas. Las enmendaduras de palabras son prohibidas.

CIERRE:

El protocolo debe cerrarse cada año, el último día del año natural (31 de diciembre), pero
también puede cerrarse antes si el Notario dejare de cartular, de conformidad con el artículo 12
del Código de Notariado.

El cierre es mediante una razón notarial, la cual debe hacerse en papel especial de protocolo y
contener: La fecha, el número total de instrumentos autorizados, indicando cuantos de ellos son
escrituras públicas, el número de actas de protocolización, de razones de legalización, el
número de escrituras canceladas, si lo hubieran, así como el total de folios utilizados;
observaciones si fueran necesarias y la firma del Notario. De lo anterior, podremos hacer
mención del artículo 17 del Código de Notariado.

ARTICULO 12. El protocolo se abre con el primer instrumento que el notario autorice, el que principiará en la primera
línea del pliego inicial. Se cerrará cada año el 31 de diciembre, o antes si el notario dejare de cartular. La razón de
cierre contendrá la fecha; el número de documentos públicos autorizados; razones de legalización de firmas y actas
de protocolación; número de folios de que se compone; observaciones, si las hubiere; y la firma del notario.

ARTICULO 17. El notario agregará al final del tomo respectivo del protocolo, los atestados referentes a los
instrumentos, que autorice, si no hubieren sido transcritos, y la constancia del pago a que se refiere el artículo 11 de
esta ley.

Por ejemplo, un notario hizo 2 escrituras públicas, un acta de protocolización, una razón de
legalización y canceló una escritura, con ello el notario hizo durante el año 5 escrituras. Esto
significa que durante el año se faccionaron 5 instrumentos públicos, de los cuales 4 fueron
autorizados y uno fue cancelado.

Ejemplo de una razón de cierre (documento notarial, dentro del protocolo, en este se
puede utilizar cifras en números y no obligatoriamente en letras):

RAZÓN DE CIERRE: El treinta y uno de diciembre del dos mil veintitrés, como notario, procedo
a cerrar el protocolo a mi cargo el que contiene cinco (5) instrumentos públicos, distribuidos de
la siguiente manera: dos (2) escrituras matrices, un (1) acta de protocolización, una (1) razón de
legalización de firma y una (1) escritura pública cancelada. El protocolo consta de quince folios
(15).

La razón de cierre, como es un documento notarial, que va dentro del protocolo, única y
exclusivamente lleva la firma del notario.

ÍNDICE:

Posteriormente a la razón del cierre, debe redactarse el índice en el cual se elabora en papel
corriente o bond. Según el Código Notariado debe hacerse en papel sellado del mismo valor del
papel de protocolo (o sea, Q10.00 por cada hoja del índice), sin embargo, el valor actual a
pagar lo define el artículo 5, numeral 6, del Decreto 37-92, Ley del Impuesto de Timbres
Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos, que será de Q0.50 por cada hoja.

ARTICULO 5 (LITFYPSEP). El impuesto a que se refiere este artículo, resulta al aplicar las tarifas específicas a la
base establecida en cada caso, para los documentos siguientes: (…)

6. Indices, testimonios especiales, copias simples o legalizadas y actas notariales, por cada hoja de papel. Q0.50.
(…)

El índice se elabora en papel bond y debe contener ciertos datos, esto de conformidad con los
artículos 15 y 16 del Código de Notariado.

En el caso de los índices de los protocolos del Escribano del Gobierno, de los agentes
diplomáticos y consulares, este se extenderá en papel de lino o similar (bond de 120 gramos),
sin perjuicio del impuesto fiscal correspondiente, esto según el artículo 10 del Código de
Notariado.

ARTICULO 15. El índice del protocolo se extenderá en papel sellado del mismo valor del empleado en él, y
contendrá en columnas separadas:

1. El número de orden del Instrumento;

2. El lugar y la fecha de su otorgamiento;
3. Los nombres, de los otorgantes;
4. El objeto del instrumento; y
5. El folio en que principia.

En el índice podrán usarse cifras y abreviaturas.

ARTICULO 16. El índice irá fechado y firmado por el notario y antes de suscribirlo podrá hacer las observaciones
pertinentes.

ARTICULO 10. El protocolo del Escribano del Gobierno, los agentes diplomáticos y consulares, y los testimonios e
índices respectivos, se extenderán en papel de lino o similar, sin perjuicio del impuesto fiscal correspondiente.
Ejemplo de Índice:

INDICE DEL PROTOCOLO DEL NOTARIO

No.
Lugar y Fecha Nombre de los Otorgantes Objeto del Instrumento Folio
Instrumento
Oscar Maldonado Paz y
1 Guatemala, 4 de enero Compraventa de inmueble al contado 1
Carolina Barrios Lemus
Banco Industrial, S.A., por medio Carta total de pago, liberación de
2 Guatemala, 8 de febrero 3
de su representante legal. hipoteca
3 Guatemala, 4 de marzo Cancelada 5
Protocolización Acta de Matrimonio
4 Guatemala, 8 de abril Jorge Mario Álvarez Quiroz 5V
Lepe-Barrios
Manuel Antonio Par y
5 Escuintla, 10 de mayo Préstamo con garantía hipotecaria 8
Rita Molina Castillo

SE EXTIENDE EL PRESENTE INDICE EN UNA SOLA

HOJA DE PAPEL BOND LA QUE SELLO Y FIRMO.

SELLO
Las del reverso se pueden colocar:
 5A – 5 atrás
 5R – 5 reverso
 5V – 5 vuelta

ATESTADOS:

Los atestados son los documentos que el Notario agrega al final de su protocolo y tienen
relación con los instrumentos autorizados y debe constar principalmente el recibo del pago de
apertura, comprobantes de entrega de testimonios especiales, copias de avisos, recibos,
solvencias (como el que consta en el artículo 11 del Código de Notariado), etc., esto de
conformidad con el artículo 17 del Código de Notariado.

ARTICULO 17. El notario agregará al final del tomo respectivo del protocolo, los atestados referentes a los
instrumentos, que autorice, si no hubieren sido transcritos, y la constancia del pago a que se refiere el artículo 11 de
esta ley.

EMPASTADO:

Dentro de los 30 días posteriores al cierre del protocolo el Notario debe mandar a empastar su
protocolo, según el artículo 18 del Código de Notariado.

ARTICULO 18. El notario mandará a empastar el protocolo dentro de los treinta días siguientes a su cierre.

El empastado puede hacerse en uno o más tomos, dependiendo de su volumen, usualmente

es en un sólo tomo. No es permitido empastar en un solo tomo, dos o más años.

Se cierra el 31 de diciembre y se empasta desde el 1 de enero hasta el 30 de enero,

(regularmente).

DEPÓSITO:

El Notario no es propietario de o los protocolos, ya que únicamente es depositario del mismo y

responsable de su conservación, según el artículo 19 del Código de Notariado. El protocolo no
puede ser extraído del poder del Notario, sino en los casos previstos por la ley (Código de
Notariado), esto de conformidad con el artículo 20 del Código de Notariado.

ARTICULO 19. El notario es depositario del protocolo y responsable de su conservación.

ARTICULO 20. El protocolo no puede ser extraído del poder del notario, sino en los casos previstos por esta ley.
En caso de averiguación sumaria por delito, solo el Inspector de Protocolos está facultado para
revisar totalmente el registro notarial, según el artículo 21 del Código de Notariado.

ARTICULO 21. Salvo el caso de averiguación sumaria por delito, sólo el Inspector de protocolos está facultado para
revisar totalmente el registro notarial.

Las escrituras matrices podrán consultarse por cualquier persona que tenga interés, en
presencia del Notario, exceptuándose, los testamentos y donaciones por causa de muerte,
mientras vivan los otorgantes, pues solo a ellos corresponde ese derecho, según los artículos
22 y 75 del Código de Notariado.

ARTICULO 22. Las escrituras matrices podrán consultarse por cualquier persona que tenga interés, en presencia del
notario, exceptuándose los testamentos y donaciones por causa de muerte, mientras vivan los otorgantes, pues sólo
a ellos corresponde ese derecho.

Si el notario se negare a exhibir la escritura, el Juez de Primera Instancia de su jurisdicción, previa audiencia por
Veinticuatro horas, que dará al notario, dictará la resolución que corresponda.

ARTICULO 75. Mientras viva el otorgante de un testamento o donación por causa de muerte, solo a él podrá
extenderse testimonio o copia del instrumento.

La ley guatemalteca menciona los casos de depósito del protocolo, algunos en forma temporal y
otros en forma definitiva, por lo que puede hablarse de entrega, siendo los siguientes:

1. Por ausencia del País por tiempo menor de un año (Artículo 27 del Código de Notariado).
2. Por ausencia del país por más de un año (Artículo 27 del Código de Notariado).
3. Por inhabilitación (Artículo 26 del Código de Notariado).
4. Por entrega voluntaria (Artículo 26 del Código de Notariado).
5. Por fallecimiento (Artículo 23, 24 y 25 del Código de Notariado).

Los protocolos depositados serán devueltos por requerimiento personal del Notario depositante,
al cesar la causa del depósito, según el artículo 28 del Código de Notariado.

ARTICULO 28. Los protocolos depositados serán devueltos por requerimiento personal del notario depositante, al
cesar la causa del depósito.

Por ausencia del País por un tiempo menor a un año:

El notario depositará el protocolo en otro Notario hábil, debiéndose dar aviso firmado y sellado
por ambos Notarios al Director del Archivo General de Protocolos en la capital, o a un Juez de
Primera Instancia del domicilio del Notario, cuando no lo tenga en el Departamento de
Guatemala, quien lo deberá remitir al Archivo General de Protocolos, dentro y dirección del
Notario en que quede depositado el protocolo.
La copia del aviso debidamente sellado por el Archivo General de Protocolos, o el Juez de
Primera Instancia en su caso, será documento suficiente para permitir al Notario salir del país.

La Dirección General de Migración tendrá una nómina de Notarios en ejercicio, que le

proporcionará y mantendrá al día el Director del Archivo General de Protocolos para el control
correspondiente. En estos casos el Notario depositario, puede extender las copias o testimonios
que fueran necesarias, no obstante, no podrá autorizar escrituras en ese protocolo que le ha
sido depositado. Lo anterior se fundamenta en el artículo 27 del Código de Notariado.

ARTICULO 27. (…) Si la ausencia del Notario fuere por un plazo menor, lo depositará en otro Notario hábil,
debiéndose dar aviso firmado y sellado por ambos Notarios al Director del Archivo General de Protocolos en la
capital, o a un Juez de Primera Instancia del domicilio del Notario, cuando no lo tenga en el Departamento de
Guatemala, quien lo deberá remitir al Archivo General de Protocolos, dentro del término de ocho días. El aviso
indicará el nombre y dirección del Notario en que quede depositado el Protocolo.

El Notario depositario podrá extender testimonios y suministrar a quien lo solicite, los informes que le sean
requeridos, en relación al protocolo depositado.

La copia del aviso debidamente sellado por el Archivo General de Protocolos, o el Juez de Primera Instancia en su
caso, será documento suficiente para permitir al Notario, salir del país.

La Dirección General de Migración tendrá una nómina de Notarios en ejercicio, que le Proporcionará y mantendrá al
día el Director del Archivo General de Protocolos para el control correspondiente.

Por ausencia del País por un tiempo mayor a un año:

El notario depositará el protocolo al Director del Archivo General de Protocolos, siendo este el
que tendrá las facultades de extender las copias y testimonios que le sean requeridos.

También podrá entregárselo al Juez de Primera Instancia, quien lo remitirá al Archivo General
de Protocolos. Lo anterior se fundamenta en el artículo 27 del Código de Notariado.

ARTICULO 27. El Notario que tenga que ausentarse de la República por un término mayor de un año, deberá
entregar su Protocolo al Archivo General de Protocolos en la capital y, en los departamentos, al Juez de Primera
Instancia, quien lo remitirá al referido archivo (…)

Por Inhabilitación del Notario:

En los casos de que el Notario quedare inhabilitado por cualquier causa contenida en el artículo
3 del Código de Notariado, debe entregar el protocolo al Archivo General de Protocolos en la
capital, y al Juez de Primera Instancia en los departamentos, para que estos lo remitan al
Archivo. Únicamente el Director del Archivo General de Protocolos, tendrá la facultad de
extender las copias y testimonios que le requieran. Lo anterior se fundamenta en el artículo 26
del Código de Notariado.
ARTICULO 26. El notario que por cualquier causa quedare inhabilitado para cartular, deberá entregar su protocolo al
Archivo General en la capital y al Juez de Primera Instancia en los departamentos, quien lo remitirá dentro de los
ocho días siguientes al referido archivo (…).

Por Entrega Voluntaria:

Si un Notario voluntariamente decide dejar de cartular, también puede hacer la entrega de los
protocolos al Archivo. Lo anterior se fundamenta en el artículo 26 del Código de Notariado.

ARTICULO 26. (…) También podrá el notario hacer entrega de su protocolo al Archivo General si así lo deseare.

Por Fallecimiento:

Al momento de que fallezca el notario el registrador civil al asentar la partida de defunción, si

ésta ocurriere en la capital, dará inmediatamente aviso al Director del Archivo General de
Protocolos, y si ocurriere en un departamento, al Juez de Primera Instancia jurisdiccional, a
efecto de que puedan, según el caso, exigir el cumplimiento del artículo anterior.

Los albaceas, herederos o parientes, o cualquiera otra persona que tuviere en su poder el
protocolo de un notario fallecido, lo depositará dentro de los 30 días siguientes al fallecimiento,
en el Archivo General de Protocolos, si se encontrare en la capital, o dentro del mismo plazo en
el Juez de Primera Instancia o alcalde municipal, si estuviere, en una cabecera departamental o
municipio, respectivamente.

En caso de incumplimiento de la persona en cuyo poder esté el protocolo de un notario

fallecido, el Juez de Primera Instancia jurisdiccional a requerimiento del Director del Archivo
General, o de oficio, hará uso de los apremios legales (apercibimiento, multas o conducción
personal) hasta obtener la entrega, esto fundamentado en los artículos 25 del Código de
Notariado y 178 de la Ley del Organismo Judicial.

Lo anterior se encuentra fundamentado en los artículos 23, 24 y 25 del Código de Notariado.

ARTICULO 23. Los albaceas, herederos o parientes, o cualquiera otra persona que tuviere en su poder el protocolo
de un notario fallecido, lo depositará dentro de los treinta días siguientes al fallecimiento, en el Archivo General de
Protocolos, si se encontrare en la capital, o dentro del mismo plazo en el Juez de Primera Instancia o alcalde
municipal, si estuviere, en una cabecera departamental o municipio, respectivamente. En estos casos el Juez de
Primera Instancia o el Alcalde municipal, lo remitirá dentro de los ocho días siguientes a su depósito al referido
archivo.

ARTICULO 24. El registrador civil al asentar la partida de defunción de un notario, si ésta ocurriere en la capital,
dará inmediatamente aviso al Director del Archivo General de Protocolos, y si ocurriere en un departamento, al Juez
de Primera Instancia jurisdiccional, a efecto de que puedan, según el caso, exigir el cumplimiento del artículo anterior.
ARTICULO 25. En caso de incumplimiento de la persona en cuyo poder esté el protocolo de un notario fallecido, el
Juez de Primera Instancia jurisdiccional a requerimiento del Director del Archivo General, o de oficio, hará uso de los
apremios legales hasta obtener la entrega.

ARTICULO 178. Apremios (LOJ). Los apremios son: apercibimiento, multa o conducción personal, que se aplicarán
según la gravedad de la infracción, salvo cuando la ley disponga otra cosa

REPOSICIÓN:

No obstante el cuidado y responsabilidad que debe tener un Notario con sus protocolos estos
pueden perderse, destruirse o deteriorarse (causas de reposición) y sería necesario
reponerlo.

Sí en caso le roban el protocolo o meramente el Notario lo extravía, este deberá dar un aviso a
la Policía Nacional Civil o al Ministerio Público, indicando que se extraviaron las hojas de tal
numeración, para que no hagan mal uso de las mismas.

Para estos casos el Código de Notariado tiene regulado que el Notario al enterarse de esta
circunstancia, debe dar aviso al Juez de Primera Instancia de su domicilio. Cualquier persona
que según el Código Procesal Penal, puede denunciar un delito público, también tienen derecho
de reponer en conocimiento del Juez el hecho que se haga necesaria la reposición del
protocolo, esto de conformidad con el artículo 90 del Código de Notariado.

ARTICULO 90. El notario, al enterarse de la pérdida, destrucción o deterioro del protocolo, dará aviso al Juez de
Primera Instancia de su domicilio para los efectos de la reposición. Las personas que, según el Código de
Procedimientos Penales, pueden denunciar un delito público, tienen también derecho de poner en conocimiento del
Juez, el hecho que haga necesaria la reposición del protocolo.

El Juez debe instruir la averiguación y terminada la misma resolverá declarando procedente la

reposición; en caso de delito, mandará que se abra procedimiento penal contra los presuntos
responsables, según lo indicado en el artículo 91 del Código de Notariado.

ARTICULO 91. El Juez instruirá la averiguación que corresponde, terminada la cual resolverá declarando
procedente la reposición, y en caso de delito, mandará que se abra procedimiento criminal contra los presuntos
culpables.

Al declarar procedente la reposición, el juez pedirá a la Corte Suprema de Justicia, copias de

los testimonios especiales enviados por el Notario el Archivo General de Protocolos.

En caso que dichos testimonios no existieren en el Archivo de Protocolos por cualquier motivo,
se pedirán las copias que hubieren en el Registro de la Propiedad Inmueble y se citará a los
otorgantes y a los interesados, previniéndoles la presentación de los testimonios o copias que
tengan en su poder. La citación se hará por avisos que se publicarán tres veces durante un mes
en el Diario Oficial y en otro de los de mayor circulación en la localidad. Si existiere el testimonio
del índice del protocolo, que trata de reponerse, los avisos contendrán la nómina de los
otorgantes. Esto último, en cuanto al otro periódico de mayor circulación, ya no se aplica de esa
manera, sino que se publica 3 veces en el Diario Oficial, en su página virtual
([Link]

Lo anterior se regula en el artículo 92 del Código de Notariado.

ARTICULO 92. Declarada procedente la reposición, el Juez pedirá a la Corte Suprema de Justicia, copias de los
testimonios enviados por el notario, correspondientes al protocolo que deba reponerse, las cuales servirán para la
reposición. En caso que dichos testimonios no existieren en el Archivo de Protocolos por cualquier motivo, se pedirán
las copias que hubieren en el Registro de la Propiedad Inmueble y se citará a los otorgantes y a los interesados,
previniéndoles la presentación de los testimonios o copias que tengan en su poder. La citación se hará por avisos
que se publicarán tres veces durante un mes en el Diario Oficial y en otro de los de mayor circulación en la localidad.
Si existiere el testimonio del índice del protocolo, que trata de reponerse, los avisos contendrán la nómina de los
otorgantes.

En caso que dichos testimonios no existieren en el Archivo de Protocolos, se pedirán las copias
o duplicados que pudieran haber en los registros y se citará a los otorgantes y a los
interesados, previniéndoles la presentación de los testimonios o copias que tengan en su poder,
de conformidad con el artículo 93 del Código de Notariado

ARTICULO 93. Si no fuere posible la presentación de testimonios o copias legalizadas y las escrituras hubieren sido
registradas, el Juez pedirá certificación de las partidas del Registro de la Propiedad Inmueble o de los duplicados que
en él existan.

Si aún faltaren por reponer algunas escrituras, el Juez citará de nuevo a los interesados, para
consignar, en acta, los puntos que tales escrituras contenían, según el artículo 94 del Código de
Notariado.

ARTICULO 94. Si aún faltaren por reponer algunas escrituras, el Juez citará de nuevo a los interesados, para
consignar, en acta, los puntos que tales escrituras contenían.

En caso de desacuerdo de los otorgantes, o si no fuere posible su comparecencia, los interesados harán efectivos
sus derechos en la vía ordinaria.

Con las copias de los testimonios y copias legalizadas presentadas con las certificaciones de
los registros o con la debida constancia de los puntos en que se hallen de acuerdo los
otorgantes, quedará repuesto el protocolo perdido o inutilizado, como lo indica el artículo 95 del
Código de Notariado.

ARTICULO 95. Con las copias de los testimonios y copias legalizadas presentadas con las certificaciones de los
registros o con la debida constancia de los puntos en que se hallen de acuerdo los otorgantes, quedará repuesto el
protocolo perdido o inutilizado.
Es importante mencionar que los gastos que ocasione la reposición del protocolo serán por
cuenta del notario, quien a su vez, podrá reclamar el valor de dichos gastos de la persona que
resultare culpable, tal y como lo señala el artículo 97 del Código de Notariado.

ARTICULO 97. Los gastos que ocasione la reposición del protocolo serán por cuenta del notario, quien a su vez,
podrá reclamar el valor de dichos gastos de la persona que resultare culpable.

REVISIÓN-INSEPCCIÓN:

La inspección y revisión del protocolo tiene por objeto determinar que el notario está
cumpliendo con todas sus obligaciones y a su vez, comprobar si en el mismo se han llenado los
requisitos formales establecidos en la Ley, según el artículo 85 del Código de Notariado.

ARTICULO 85. Los gastos que ocasione la reposición del protocolo serán por cuenta del notario, quien a su vez,
podrá reclamar el valor de dichos gastos de la persona que resultare culpable.

En la capital, el Director del Archivo General de Protocolos, y en los departamentos los Jueces
de Primera Instancia, tienen a su cargo la inspección y revisión de los protocolos. En los
departamentos en que hubiere varios Jueces de Primera Instancia, la inspección y revisión
corresponderá a todos conforme distribución que hará la Corte Suprema de Justicia, según lo
indica el artículo 84 del Código de Notariado.

ARTICULO 84. En la capital, el Director del Archivo General de Protocolos, y en los departamentos los Jueces de
Primera Instancia, tienen a su cargo la inspección y revisión de los protocolos. En los departamentos en que hubiere
varios Jueces de Primera Instancia, la inspección y revisión corresponderá a todos conforme distribución que hará la
Corte Suprema de Justicia.

Sin perjuicio de lo anterior, el Presidente del Organismo Judicial podrá nombrar anualmente el número de notarios
colegiados activos que sean necesarios para practicar inspección y revisión de protocolos, tanto en el departamento
de Guatemala, como en los demás departamentos de la república. Las relaciones de los notarios así nombrados, con
el Organismo Judicial serán reglamentadas por medio de acuerdo de la Corte Suprema de Justicia.

La revisión puede ser de 3 clases:

 Ordinaria
 Extraordinaria
 Especial

El funcionario que practicare la inspección y revisión, levantará un acta en el libro respectivo, en

la que hará constar si se llenaron o no en el protocolo los requisitos formales, las observaciones
e indicaciones que hubiere hecho el Notario y las explicaciones que al respecto diere éste.
ARTICULO 87. El funcionario que practicare la inspección y revisión, levantará un acta en el libro respectivo, en la
que hará constar si se llenaron o no en el protocolo los requisitos formales, las observaciones e indicaciones que
hubiere hecho el Notario y las explicaciones que al respecto diere éste.

Si de la inspección y revisión apareciere que en el protocolo no se observaron los requisitos

formales, el funcionario respectivo remitirá copia certificada del acta correspondiente a la Corte
Suprema de Justicia, la que previa audiencia al notario, resolverá lo pertinente. Contra la
resolución que dictare la Corte, no cabrá más recurso que el de responsabilidad.

ARTICULO 88. Si de la inspección y revisión apareciere que en el protocolo no se observaron los requisitos
formales, el funcionario respectivo remitirá copia certificada del acta correspondiente a la Corte Suprema de Justicia,
la que previa audiencia al notario, resolverá lo pertinente. Contra la resolución que dictare la Corte, no cabrá más
recurso que el de responsabilidad

Las resoluciones que se dicten con motivo de la inspección y revisión de protocolos, no

prejuzgan sobre la validez de los instrumentos públicos.

ARTICULO 89. Las resoluciones que se dicten con motivo de la inspección y revisión de protocolos, no prejuzgan
sobre la validez de los instrumentos públicos.

Ordinaria

Debe realizarse cada año, para el efecto el Notario está obligado a presentar el protocolo y sus
comprobantes, debiéndose practicar la inspección y revisión en su presencia. Lo anterior, de
conformidad con el artículo 86 del Código de Notariado

ARTICULO 86. La inspección y revisión ordinaria se hará cada año y la extraordinaria cuando lo mande la Corte
Suprema de Justicia. Para el efecto, el notario está obligado a presentar el protocolo y sus comprobantes,
debiéndose practicar la inspección y revisión en su presencia.

Si el notario no cumpliere con presentar el protocolo y sus comprobantes o se negare a ello, el funcionario o
inspector de protocolos encargado de la inspección y revisión, lo hará del conocimiento del Juez de Primera Instancia
correspondiente, quien previa audiencia que dará al notario por veinticuatro horas para que exponga las razones de
su incumplimiento o negativa, dictará, dentro de las veinticuatro horas siguientes, la resolución que proceda; y si ella
fuere en el sentido de que el notario presente el protocolo y sus comprobantes, así lo ordenará, bajo apercibimiento
de la ocupación y extracción del protocolo y comprobantes respectivos del poder del notario renuente, para cuyo
efecto podrá recurrirse al auxilio de la fuerza pública. Si no fuere posible practicar la inspección y revisión en
presencia del notario, el protocolo y comprobantes respectivos serán extraídos del poder del notario y remitidos de
inmediato al Archivo General de Protocolos para lo que procediere.

Si en el departamento solamente hubiere un Juez de Primera Instancia y fuere éste el encargado de la inspección y
revisión, acudirá al Juez de Primera Instancia más accesible para los efectos de las diligencias a que se refiere el
párrafo que antecede.
Cualquier retardo de un Juez de Primera Instancia en cumplir las obligaciones que se le imponen según los párrafos
anteriores, deberá ser sancionado por la Corte Suprema de Justicia.

El notario que, por su incumplimiento o negativa, diere lugar a que se decreten la ocupación o extracción del
protocolo como se indica en este artículo, incurrirá en las responsabilidades penales, tanto por su desobediencia,
como por su condición de depositario del protocolo, sin perjuicio de cualesquiera otras que fueren pertinentes, de
conformidad con la ley. Para la deducción de tales responsabilidades, el Juez de Primera Instancia correspondiente,
o, en su caso, la Corte Suprema de Justicia, deberán, sin demora, certificar lo conducente al tribunal penal que
corresponda

Extraordinaria

Podrá hacerse en cualquier tiempo, cuando lo ordene la Corte Suprema de Justicia. Lo anterior,
de conformidad con el artículo 86 del Código de Notariado

ARTICULO 86. La inspección y revisión ordinaria se hará cada año y la extraordinaria cuando lo mande la Corte
Suprema de Justicia. Para el efecto, el notario está obligado a presentar el protocolo y sus comprobantes,
debiéndose practicar la inspección y revisión en su presencia.

Si el notario no cumpliere con presentar el protocolo y sus comprobantes o se negare a ello, el funcionario o
inspector de protocolos encargado de la inspección y revisión, lo hará del conocimiento del Juez de Primera Instancia
correspondiente, quien previa audiencia que dará al notario por veinticuatro horas para que exponga las razones de
su incumplimiento o negativa, dictará, dentro de las veinticuatro horas siguientes, la resolución que proceda; y si ella
fuere en el sentido de que el notario presente el protocolo y sus comprobantes, así lo ordenará, bajo apercibimiento
de la ocupación y extracción del protocolo y comprobantes respectivos del poder del notario renuente, para cuyo
efecto podrá recurrirse al auxilio de la fuerza pública. Si no fuere posible practicar la inspección y revisión en
presencia del notario, el protocolo y comprobantes respectivos serán extraídos del poder del notario y remitidos de
inmediato al Archivo General de Protocolos para lo que procediere.

Si en el departamento solamente hubiere un Juez de Primera Instancia y fuere éste el encargado de la inspección y
revisión, acudirá al Juez de Primera Instancia más accesible para los efectos de las diligencias a que se refiere el
párrafo que antecede.

Cualquier retardo de un Juez de Primera Instancia en cumplir las obligaciones que se le imponen según los párrafos
anteriores, deberá ser sancionado por la Corte Suprema de Justicia.

El notario que, por su incumplimiento o negativa, diere lugar a que se decreten la ocupación o extracción del
protocolo como se indica en este artículo, incurrirá en las responsabilidades penales, tanto por su desobediencia,
como por su condición de depositario del protocolo, sin perjuicio de cualesquiera otras que fueren pertinentes, de
conformidad con la ley. Para la deducción de tales responsabilidades, el Juez de Primera Instancia correspondiente,
o, en su caso, la Corte Suprema de Justicia, deberán, sin demora, certificar lo conducente al tribunal penal que
corresponda

Especial

Es importante mencionar, que en casos de averiguación sumaria por delito, también se puede
hacer la revisión de un protocolo notarial, este es el caso especial. Lo anterior, de conformidad
con el artículo 21 del Código de Notariado
ARTICULO 21. Salvo el caso de averiguación sumaria por delito, sólo el Inspector de protocolos está facultado para
revisar totalmente el registro notarial.