10 ACCESS
1 Introducción a las bases de datos. Historia y evolución.
La información debe ser mecanizada y organizada mediante capacidad de
almacenamiento suficiente; simplicidad de acceso, tanto en facilidad como en rapidez;
claridad, con una interfaz sencilla y natural; independencia física y lógica de los datos y
compartición o limitación de la información entre usuarios. También es necesaria la
integridad de los datos y minimizar su redundancia. Una base de datos es una colección
de datos interrelacionados almacenados en conjunto sin redundancias perjudiciales o
innecesarias; los datos se almacenan para ser independientes de los programas y se
emplean métodos para incluir nuevos y modificar los existentes. Los Sistemas de Gestión
de Bases de Datos almacenan datos alfanuméricos, gráficos, binarios y audiovisuales.
Hay programas como dBase IV, RBase System V, Oracle, Paradox, Access e Informix.
Tienden a ser interoperables y usan un proceso de transacción con recuperación
para no perder información. Protegen los datos con claves y cifrado. Se basan en el
enfoque relacional. Las agendas electrónicas también gestionan datos.
2 Modelos de Sistemas gestores de bases de datos
Los modelos de SGBD prerrelacionales eran jerárquicos o en árbol (un registro
hijo solo tiene un registro padre) o con modelo en red (un registro hijo puede tener más
de un registro padre, pero no se inserta un hijo sin padre). El modelo relacional se basa
en archivos secuenciales (tablas), compuestos de columnas (atributos o campos) y filas
(registros o tuplas). El modelo tiene dominio (valores posibles de un campo con nombre),
claves principales (primary keys, donde los valores de un campo identifican cada registro
siendo imposible el nulo) y foráneas, externas o ajenas, que proceden de una tabla
secundaria.
3 Elementos de un sistema gestor de bases de datos
Primero se elige entre abrir, reciente, nueva base de datos en blanco, nueva base
de datos web en blanco o plantillas de office.com. Access usa archivos .accdb (antes.mdb)
y el motor ACE (antes JET), que almacena datos, los define, manipula, recupera, cifra,
comparte publica, exporta, importa y vincula, y garantiza su integridad. Tras crear una
base de datos, se crea una tabla de datos en la hoja de datos. Los comandos están en cintas
de opciones como archivo (configurar), inicio (vista, formato, edición), crear (tablas,
consultas, formulario, informes, macros para automatizar tarea, módulos), datos externos
(importar y exportar datos), herramientas de bases de datos (análisis para mejorar
rendimiento), compactar base de datos o proyecto Access, o reparar una base de datos.
Hay vista diseño, la vista hoja de datos, la vista tabla dinámica y la vista gráfico dinámico.
En crear➔diseño de tabla, se define su estructura. Los campos tienen hasta 64
caracteres (salvo caracteres de control, comillas, puntos, exclamaciones, acentos graves
y corchetes) y no comienzan por espacios. El tamaño máximo de un archivo Access es de
2 GB. La propiedad tipo de datos tiene estos valores:
TIPO DE TEXTO QUE ALMACENA TAMAÑO
Texto Caracteres alfanuméricos 255
Texto largo (memo) Alfanuméricos +255 o texto enriquecido 2G 65535 caracteres
número Numéricos 1, 2, 4, 8, 16 bytes
Fecha/hora Fecha y hora 8 bytes
Moneda 15 dígitos izquierda 4 dígitos derecha 8 bytes
Hipervínculo Dirección URL o formato UNC 2048 caracteres
Autonumeración Cuando se agrega un registro 4 o 16 bytes
Si/no Verdad/Falso Valores booleanos (Activado/Desactiva) 1 bit
Objeto OLE Datos binarios 1 GB
Datos adjuntos Fotos, imágenes, archivos office o binari 2G, 700kb no compr
Asistente para búsq Lo inicia Colum (consulta
tabla) camp (valor)
Si la propiedad tipo de datos tiene el valor autonumérico, en tamaño del campo se
puede establecer entero largo o identificador de réplica. Si tiene establecido numérico, las
opciones tamaño de campo y sus valores se relacionan así:
Requisitos Precisión decimal
almacena
Byte enteros entre 0 y 255 1 byte Ninguna
Entero enteros entre + y -32768 2bytes Ninguna
Entero largo enteros entre + y -2147483648 4 bytes ninguna
Simple Nº de punto flotan entre + - 3,4x1038 4 bytes 7 dígitos
de hasta 7 dígitos significativos
doble Nº de punto flotantes entre +– 8 bytes 15 dígitos
1,797x10380 de 15 dígitos significat
Id. Réplic Único identificador global 16 bytes
decimal Entre +- 9,99x1027 12 bytes 28 dígitos
Otros parámetros o propiedades del campo son tamaño del campo, formato,
posiciones decimales, nuevos valores, título, valor predeterminado, regla de validación,
texto de validación, requerido, permitir longitud cero, indizado, compresión Unicode,
modo IME (versión asiática), etiquetas inteligentes, solo anexar (historial), formato del
texto, alineación del texto, Herramientas de tablas➔Diseño, y máscaras de entrada:
0 Debe dígito A Debe letra o dígito > A mayúscula
9 Puede dígito a Puede letra o dígito < A minúscula
# Pued dígit espacio +- & Debe carac o espac ¡rev De izquierda a derec
L Debe letra C Puede carac o espa /rev /rev ➔ literalmente
¿rev Puede letra .,;:-/ Deci mil fecha hora “” “literalmente”
Hay dos tipos de macros de datos: las controladas por eventos de tabla y las que
se ejecutan al ser llamadas por su nombre.
En una relación entre tablas no es necesario que los campos relacionados tengan
el mismo nombre, pero sí el mismo tipo de datos a menos que la clave principal sea un
campo autonumérico, caso en que ambos campos tienen entero largo en la propiedad
tamaño. Las relaciones entre dos tablas pueden ser uno a uno, uno a muchos o muchos a
muchos. La integridad referencial implica actualización y borrado en cascada.
Inicio permite alternar entre vista diseño y vista hoja de datos (orden ascendente,
descendente o por filtros), aplicar o quitar filtro, buscar, eliminar o nuevo registro.
Los tipos de consulta son de selección o paramétrica, creación de tablas, datos
anexados, actualización (no agrega ni elimina registros), eliminación, tabla de referencias
cruzadas (consulta general para tabla resumen), unión, paso a través y de definición de
datos. Se hacen con Structured Query Language SQL. En consulta de selección B? es ba,
be, bt… B# es b1, b2, b3…, B[e] es beata, B[!e] es búho, B* es b, ba, bab…sí o 1 es
verdadero y 0 falso.
Los formularios muestran en formatos atractivos como ver, introducir y
modificar datos. Tienen vista diseño de un formulario (con opciones de diseño,
organización y formato, donde no se modifican datos ni se muestran, pero sí se modifica
la estructura), vista formulario (no se modifica la estructura) y vista presentación (se
modifica datos y estructura y se ven datos). Se crean con la función formulario o mediante
un asistente.
Los informes muestran los datos en formato impreso. Ordenar y agrupar establece
niveles.
Una macro es un conjunto de acciones que ayudan a automatizar tareas comunes.
Un módulo es una colección de declaraciones y procedimientos de VisualBasic
para aplicaciones que se almacenan juntas.
Una página de acceso a datos es una web diseñada para ver y trabajar con datos
desde internet o una intranet. Ahora no se admite esta operación.
4 Importar, vincular y exportar datos
Importar datos sirve para convertir datos a un formato diferente y copiarlos a
Access, sin que el archivo original se modifique. Vincular los datos sirve para ver y
modificar datos en la aplicación original, pero no en Access, que solo está conectado.
Exportar datos es enviarlos a otra base de datos, hoja de cálculo o archivo.
