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La organización de eventos de marketing.

Caso práctico
Como ya sabemos, Juan trabaja en la agencia de publicidad “Urogallo”, el
departamento que se encarga de las relaciones públicas y la organización de
eventos de marketing para sus clientes. Participará en la elaboración del proyecto y
el presupuesto, de acuerdo con los requerimientos del cliente. Contactará con los
proveedores, actores y agentes participantes en el evento, colaborará en la
organización del mismo, planificando la participación de los asistentes y
asegurándose de que se cumplen las normas de protocolo, coordinará el acto o
evento y realizará el seguimiento del mismo, evaluando los resultados y
comprobando que se han cumplido los objetivos fijados.

Trabajará junto con María, que se encarga de las relaciones con los medios de
comunicación y con Marcos, que desarrolla su trabajo en el departamento de diseño
y elaboración de materiales de comunicación.

Juan sabe que la tarea de organizar eventos requiere mucho trabajo y planificación,
y no sabe si estará capacitado para llevarla a cabo, pero como tiene un espíritu
emprendedor y buena voluntad hará todo lo que esté en su mano para tener éxito en
este campo.

Para conocer bien el ámbito en el que se va a mover, Juan trata de informarse y

ponerse al día, desempolva sus apuntes para recordar qué tipos de eventos hay y
cuáles son los aspectos que caracterizan a cada uno de ellos.

Materiales formativos de FP Online propiedad del Ministerio de

Educación, Cultura y Deporte.
 Aviso Legal

1.- Tipos de eventos.

Caso práctico
Juan necesita hacer una clasificación de los diferentes tipos de eventos que existen,
para poder seleccionar cuál de ellos será el más apropiado, para la promoción de
cada una de las tiendas del centro comercial “Trece Pinos”. Juan sabe que los
eventos son una herramienta fundamental en su papel de relaciones públicas y debe
centrarse en desarrollar una buena estrategia de organización.

Como ya has aprendido en la unidad anterior, las empresas se valen de las relaciones públicas
para darse a conocer en los mercados y también a la sociedad en general y la mejor manera de
hacerlo es a través de actos, en los que se le ofrece al público la posibilidad de conocer de
cerca la empresa y, al mismo tiempo, permite a la organización evaluar si la elección de este
público objetivo ha sido la correcta, e interaccionar con ellos para descubrir sus intereses y
expectativas.

Un evento es una herramienta estratégica para la proyección de la imagen

corporativa de la empresa, cuya finalidad es influir de una manera directa sobre el
público objetivo y dar credibilidad al mensaje que se quiere transmitir.

Características principales:

Deben ser planificados para maximizar recursos y minimizar

riesgos.
Tratan sobre un tema de interés común para los
participantes.
El éxito se basará en alcanzar las metas fijadas por los
organizadores.
Benefician a todos los participantes: expositores,
organizadores, visitantes, proveedores, etc.
La calidad y cantidad de asistentes dependerá del buen hacer del organizador.
Pueden ser abiertos (acceso libre mediante inscripción previa para quien esté interesado
en asistir) o cerrados (solo se puede asistir mediante invitación)

Los eventos pueden ser, según quien los organiza

 Gubernamentales: realizados por organismos oficiales.
No gubernamentales: realizados por instituciones sin ánimo de lucro, como fundaciones,
ONG, federaciones, universidades, asociaciones, etc.
Particulares: de empresas o personas particulares.

Clasificación de los eventos:

Empresariales: encaminados a promocionar y comunicar la imagen de las empresas.

Sociales: buscan el apoyo o reconocimiento de los asistentes en un entorno distendido.
Coloquiales o populares: Son eventos masivos cuya finalidad es la diversión, como fiestas,
festividades, conciertos, verbenas de barrio, entre otros.
Ceremoniales: Son actos, ceremonias y recepciones de carácter formal que tienen lugar
en lugares de ámbito público, ya sea institucional o empresarial. Son por ejemplo
inauguraciones, actos patrios, entrega de premios o distinciones, homenajes, honras
funerarias, entre otros.

Autoevaluación
Rellena los huecos con los términos adecuados:
Un evento es una estratégica para la proyección de la corporativa de la empresa
cuya finalidad es de una manera directa sobre el objetivo y dar al mensaje que se
quiere transmitir.

1.1.- Actos sociales.

Como hemos señalado en la unidad anterior, las relaciones humanas son fundamentales en el
mundo de los negocios, por lo que los actos sociales son una herramienta imprescindible para
cultivar las relaciones, tanto a nivel interno de la empresa, entre sus integrantes, como a nivel
externo, con nuestro público. El objetivo es desarrollar la comunicación entre las personas, tanto
a nivel personal como profesional, para conseguir un beneficio mutuo.

Hoy en día, que la tecnología está implantada en el mundo empresarial como base de la
comunicación, se están perdiendo los valores sociales, por lo que este tipo de actos cobra gran
importancia, dado que, al ser encuentros cara a cara, permiten conocer a los compañeros de
trabajo y profesión, creando así un buen ambiente en las relaciones empresariales, que
repercutirá en la efectividad y productividad de las empresas.

En este tipo de eventos es importante crear un ambiente ameno, el objetivo principal

es que la gente esté cómoda, se divierta, se relacione e interactúe.

Se deben cuidar mucho los detalles y la forma de presentar todo,

dado que aunque sea un acto informal, representa a la empresa y
sigue siendo una manera de promoción de la imagen corporativa
de la misma.

La elección del sitio donde se celebra el evento es muy importante,

así como elegir un buen programa de entretenimiento (conciertos,
espectáculos, magos…), los pequeños detalles, como regalos,
centros de mesa, señalización, impresión de la imagen o marca en
cada menú, programa, bolsa o cualquier elemento que se vaya a dar. Y al mismo tiempo, nos
aseguraremos de colocar la oportuna cartelería con la imagen de la empresa alrededor del
evento.

Tipos de eventos sociales, según los objetivos:

Recaudación de fondos: se trata de apelar a los miembros de la comunidad para que

apoyen una causa. El objetivo es obtener ingresos y para ello se debe crear un buen
ambiente que transmita una buena sensación a los asistentes.
Ceremonias de entrega de premios: es importante que se reconozca el trabajo de las
personas, y para ello este tipo de actos se convierten en una celebración que consigue
fomentar la sensación de pertenencia a una organización, así como incentivarles.
Cenas de empresa y de gala: son perfectas para celebrar aniversarios, fin de congresos y
convenciones, reuniones, grupos de incentivos, etc.
Reuniones de equipo: para fomentar la unidad y promover el trabajo de equipo con el fin
de lograr los objetivos previstos. Este tipo de eventos abarca una amplia posibilidad de
actividades, desde reuniones informales o fiestas, hasta actividades al aire libre o viajes de
incentivos. El hecho de encontrarse fuera del ambiente corporativo les permite ser más
creativos y desarrollar estrategias novedosas en común. Normalmente, se busca motivar
al personal; también pueden tener como finalidad discutir sobre algún tema concreto y
obtener ideas nuevas con un objetivo determinado.
Presentaciones: el objetivo es mostrar un nuevo producto o servicio, y para lograr la
aceptación del mismo se debe hacer en un ambiente festivo, en el que se expliquen las
características y posibilidades que ofrece, así como permitir al público conocerlo de cerca.
Inauguraciones: acto para dar a conocer nuevas instalaciones o servicios de una empresa.
Ayudará mucho la presencia de los medios de comunicación.
Culturales: presentación de libros, muestras de arte, recitales u otros productos de
naturaleza cultural.
Deportivos: competiciones, torneos, entrega de trofeos...

Citas para pensar

"La vida es un combate que hay que convertir en fiesta". Émile Verhaeren

1.2.- Actos empresariales.

Como ya sabes, la organización de un evento de empresa es una
potente y eficaz herramienta de marketing promocional puesto que
permite acercarnos y conocer al cliente, comunicarnos con él y
ofrecerle, de forma directa y amable, los productos y/o servicios de
nuestra empresa.

Dentro de la empresa podemos diferenciar algunos tipos de actos:

Actos de carácter interno: son actos en los que no intervienen

personas u organizaciones ajenas a la empresa. Su finalidad
suele ser informativa.
Actos de carácter externo: son actos en los que suelen participar personas ajenas a la
empresa, con la finalidad de darles a conocer algo de la misma.

Teniendo en cuenta quién lleva a cabo la organización del acto, podemos hacer la siguiente
clasificación:
 Actos propios: los que organiza la propia empresa, por su equipo de relaciones públicas y
marketing.
Actos ajenos: los que organiza otra empresa externa contratada como una agencia de
organización de eventos, a la que se le darán las pautas que deben seguir, los objetivos
que se pretenden conseguir con el acto y el protocolo que queremos que tenga el acto.

Tipos de eventos empresariales

Tipo de
Objetivos Público Ejemplos
evento

Cumplir con los

objetivos de la
empresa. Comidas de
Motivar a los trabajo
empleados. Aniversarios
Formar equipos de Empleados Galas
trabajo. Clientes Charlas
Corporativos Hacer anuncios. Proveedores Conferencias
Dar a conocer Distribuidores Congresos
nuevos productos y Entrega de
estrategias. premios
Celebrar aniversarios Seminarios
de la compañía y
logros obtenidos.

Charlas
Conferencias
Profundizar Empleados Talleres
conocimientos sobre Estudiantes Mesas redondas
Académicos un tema específico. Profesores Jornadas
Fin didáctico Especialistas Foros
Congresos
Cursos

Ferias
Presentación de un
Agentes Lanzamiento de
producto o servicio
comerciales nuevos
Comerciales Incentivo para
Clientes productos
agentes comerciales
Accionistas Convenciones
de una empresa.
Exposiciones

Autoevaluación
De las siguientes afirmaciones respecto a los tipos de eventos, marca todas las que
sean ciertas.
La organización de un evento puede ser encargada a una empresa externa
especializada.
Los eventos sociales son una manera de promocionar la imagen fuera del
entorno de trabajo.
 Existen eventos enfocados a la formación de personas con un propósito
didáctico.
Los eventos corporativos tienen como finalidad la diversión.

2.- Ferias.

Caso práctico
Juan sabe que necesita introducir a las tiendas del centro comercial dentro del
mercado, y para ello considera que lo más adecuado es seleccionar alguna de ellas
para inscribirlas en una feria que se va a realizar y así puedan mostrar sus
productos, conocer empresas similares y competidoras, aprender cómo trabajan y de
esta manera mejorar su imagen y productividad. Al mismo tiempo se darán a
conocer a los proveedores que asistan, así como al público general que asista el día
de puertas abiertas.

Probablemente hayas asistido a alguna feria y ya conozcas el concepto, pero aquí vamos a
intentar profundizar en este término, para comprender qué utilidad tiene como herramienta del
marketing para las empresas y organizaciones.

Una feria es un evento donde los empresarios tienen la oportunidad de presentar y

vender sus productos o servicios o demostrar nuevas técnicas e ideas. Las ferias
ofrecen la posibilidad de ver las características físicas y de calidad de los productos,
y la posibilidad de hablar cara a cara con los agentes empresariales, lo que da
confianza y credibilidad.

Clasificación de las ferias:

Según el ámbito territorial:

Nacionales
Internacionales
Locales
Comarcales
Según los bienes o servicios exhibidos:
Generales: abiertas a todo tipo de visitantes. Se lleva un producto y se muestra al
público general con el objetivo de que lo adquiera o conozca. (Por ejemplo: feria
inmobiliaria)
 Específicas: dirigidas a un público concreto, especializado. Están enfocadas hacia
los especialistas de distintos sectores y buscan las innovaciones que se han
producido en sus respectivos campos. (Por ejemplo: feria de seguridad nacional)
De muestras: dirigidas a los distribuidores principales, son la ocasión ideal para
mostrar los productos a pequeños empresarios y estos los comercialicen en tiendas,
centros comerciales, etc.

También es importante destacar que la celebración de una feria genera muchos beneficios al
entorno en el que se celebra: contratación de servicios de catering, transportes, azafatas,
limpieza, etc., así como la ocupación de hoteles circundantes y promoción de la ciudad o área
en la que se encuentra.

Las ferias son exposiciones en recintos distribuidos por pasillos en los que se reparten los
stands. Para asegurarnos el éxito de nuestro stand conviene tener en cuenta entre otros, los
siguientes factores:

Colocar siempre el producto más fuerte o llamativo en primer lugar para que la gente sea
lo primero que ve al llegar, atraiga su atención y le induzca a interesarse para obtener más
información.
Utilizar uniformes o algún elemento característico de la imagen de la empresa en la
vestimenta de todos los actores que formen parte del están para transmitir una sensación
de unidad y corporativismo.
No repartir regalos de forma indiscriminada pues solo conseguiremos que los asistentes se
acerquen por lo que se da. Se puede ofrecer un pequeño detalle al público general como
caramelos, bolígrafos o bolsas y reservar los obsequios para nuestro público potencial.
Así, además, se ahorrará en costos.
Evitar la confección de materiales y propaganda demasiado elaborada, pues cuesta
mucho y en más de la mitad de los casos acabará en la papelera; basta con simples
folletos informativos y repartir información ampliada sólo a los que estén realmente
interesados.
Asegurarse de que el stand siempre tenga gente y evitar que haya exceso de personal sin
hacer nada charlando, porque da mala imagen y evita que posibles clientes entren por no
interrumpir.

Para saber más

Para poder abarcar todos los aspectos que rodean a una feria, entrando en esta
página encontraras los servicios que se ofrecen, los tipos de ferias que hay, así
como fotos y ejemplos de alguna de ellas.

La feria de Madrid.

3.- Actos promocionales.

 Caso práctico
Juan sabe que ofrecer al público la posibilidad de conocer de cerca los productos y
probarlos, tocarlos, etc. es la mejor manera de atraer clientes, y de paso observa el
tipo de gente que se interesa por cada sector y cada tipo de productos, por eso
organiza varias promociones en las distintas tiendas del centro comercial y realiza un
análisis diario de público que pasa por allí.

Ya sabemos que el éxito de cualquier empresa requiere obtener

resultados: en ventas, en posicionamiento, en clientes, en imagen,
etc., y no siempre las herramientas tradicionales de marketing se
los pueden brindar.

En un acto promocional se trata de informar a los clientes

potenciales sobre los beneficios que reporta un producto o servicio,
de persuadir al mercado objetivo para que lo conozca, lo tenga
presente y en su caso, lo compre, valiéndose para ello de la
publicidad, las relaciones públicas y la promoción de ventas.

Si deseamos alcanzar el éxito de nuestra promoción es necesario que el acto tenga estas
características:

Tiene que ser original. Será la manera de diferenciarnos de nuestros competidores.

Selección del público adecuado. De esta forma la promoción tendrá respuesta positiva.
Elección del momento adecuado. Cuándo se debe realizar para que tenga más
repercusión.
Ser proactivo. Saber aprovechar las posibles oportunidades que surjan, por ejemplo,
teniendo en cuenta circunstancias que nos rodeen y que nos pueden favorecer, tales como
la celebración de un congreso paralelo con un target que pertenezca a nuestro mismo
sector.

Objetivos principales de los actos promocionales:

Incrementar las ventas generando liquidez económica.

Contrarrestar acciones de la competencia.
Conseguir nuevos clientes.
Potenciar la marca.
Mejorar el posicionamiento.
Fidelizar a los clientes actuales.
Introducir nuevos productos.
Motivar equipos de ventas.
Reforzar la campaña publicitaria.
Quizás en esta área de actividad es donde deben aportarse mayores dosis de creatividad para
unos mejores resultados, aunque seamos conscientes de que rápidamente sería copiada la
idea. Entre las diferentes técnicas destacamos:

Eventos. La creatividad es una variable que en este punto adquiere un gran protagonismo
ya que en la actualidad existe una gran cantidad de lugares donde se pueden realizar este
tipo de actos.
Concursos. Quizás es un clásico del marketing promocional, pero se siguen obteniendo
buenos resultados, ya que en la mayoría de los casos requiere participación activa de la
persona.
Programas de fidelización. Mediante la vinculación, el público objetivo se siente ligado a la
empresa y se percibe un cierto compromiso hacia ella. Por ejemplo, mediante el sistema
de puntos, que cuanto más participes en las actividades de la empresa, más puntos te dan
que luego son canjeables por servicios o productos.
Promociones económicas. Incluimos todas aquellas que tienen algún tipo de recompensa
económica: descuentos directos, vales o cupones descuento, etc.
Promociones del producto. Entrega de muestras gratuitas, mayor entrega de producto por
el mismo precio, degustaciones, regalos de producto, etc.

Reflexiona
Cada vez que vas por la calle y te regalan una bebida nueva que ha salido para que
la pruebes, cuando abres una revista y te viene una muestra de colonia, vas al
supermercado y te ofrecen probar un producto o en un bar, te regalan una camiseta
con una imagen de la marca de la bebida que has pedido, estas siendo testigo del
acto promocional y estás formando parte de su público objetivo.

4.- Actos institucionales.

Caso práctico
Al lado del centro comercial se va a inaugurar la apertura de una nueva línea de
metro y va a asistir el alcalde a cortar la cinta. La administración que se va a
encargar del acto le solicita a Julia la colaboración de sus relaciones públicas para el
apoyo logístico. Juan está muy nervioso porque nunca ha participado en un evento
de estas características.
 Los actos institucionales son cualquier evento regulado por las Instituciones.

Cada Institución tiene un departamento encargado de las relaciones públicas que tienen como
misión programar, planificar, dirigir y realizar los actos públicos de la institución a la que sirven.

Clasificación de los actos institucionales.

Actos públicos oficiales:

De carácter general: organizados por la Corona, el Gobierno, la Administración del
Estado, las Comunidades Autónomas y las Corporaciones Locales.
Por ejemplo: visitas de Jefes de Estado extranjeros, desfile nacional de las
Fuerzas Armadas , Elecciones, jura de cargos políticos, apertura del año
judicial debate parlamentario, visita del Papa…
De carácter especial: organizados por determinadas instituciones especificas
públicas con motivo de acontecimientos propios de su ámbito específico.
Por ejemplo: inauguración de obras públicas, jura de bandera de militares,
imposición de condecoraciones, actos de las embajadas etc.

La administración del estado es la encargada de la programación y celebración de todos los

actos públicos oficiales de carácter nacional o internacional y redacta normas de protocolo.

Actos públicos no oficiales:

Organizados por el sector privado: organizados por el Instituto de España, las Reales
Academias, las Universidades, los Colegios, las Cámaras Oficiales, empresas públicas,
fundaciones y asociaciones en general, las órdenes y corporaciones nobiliarias y la Iglesia
Católica.
No tienen porqué someterse a ninguna disposición legal, aunque deben celebrarse bajo
cierta solemnidad.

Por ejemplo: actos académicos (entrega de los Premios Cervantes, entrega de los
Premios Príncipe de Asturias), actos de carácter social (concentraciones contra el
terrorismo), concesión de títulos nobiliarios…
Estos actos, a parte de cumplir las normas protocolarias, se rigen por dos tipos de normas
sociales:

Normas jurídicas: por ejemplo, los militares tienen que saludar a las bandera
española.
Normas que rigen la convivencia humana: código de vestir, comportamientos de
cortesía, modales, reglas del lenguaje hablado, precepto de etiqueta (por ejemplo:
ceder el paso)
Este tipo de actos suelen ir acompañados de una conferencia y un vino de honor y tienen
mucha repercusión en la sociedad debido a la gran asistencia de público y a la difusión
que hacen los medios de comunicación.
 Citas para pensar
"Buenos modales juntan caudales y abren puertas principales". Refranero español

5.- Congresos.

Caso práctico
Juan tiene ahora encomendada la tarea de organizar un congreso sobre el impacto
de los centros comerciales en la sociedad. Deberá reunir toda la información
necesaria sobre este tema y elegir qué otros ponentes participaran junto con Julia,
en la exposición de los temas

Suele durar de tres a siete días, según la amplitud del programa,

(en caso de durar menos podría catalogarse como conferencia,
exposición o asamblea), tiempo en el cual pueden desarrollarse
múltiples actividades, tales como conferencias, mesas redondas,
talleres, foros, formación y reunión de comisiones de trabajo,
sesiones de análisis, evaluación o trabajo, puestas en común, etc.
Tanto la fecha de realización como el tema del encuentro suelen
determinarse con bastante anticipación. Culmina, normalmente,
con una sesión en la que se exponen y someten a aprobación las conclusiones a las que
llegaron las distintas comisiones de trabajo.

Características principales de los congresos:

Exposición de múltiples ponencias.

Debate de los temas expuestos.
 Asistencia de personas con un alto nivel profesional con intereses comunes.
Presentación de avances o descubrimientos en determinadas materias.

Clasificación de los congresos:

Según frecuencia:
Ordinarios: se celebran con cierta periodicidad (anuales, bienales….)
Extraordinarios: se celebran de forma extraordinaria por cualquier motivo, y pueden
llegar a convertirse en ordinarios si tienen éxito.
Según contenido:
Científicos: se exponen novedades y avances científicos (pueden tener carácter
académico).
Académicos: tratan aspectos relacionados con el mundo de la enseñanza (pueden
ser didácticos).
Culturales: relacionados con temas culturales.
Artísticos: enfocados a temas de arte, pueden tener carácter cultural.
Tecnológicos: presentan avances tecnológicos pudiendo estar aplicados al cualquier
campo.
Según su finalidad:
Privados: congresos de empresas que tratan temas internos que no tiene relevancia
para la sociedad.
Sociales: dirigidos a la sociedad en general, presentan algún tipo de avance o
novedad.
Generales: buscan soluciones que pueden generar mejoras en el ámbito tanto
privado como social.
Congresos oficiales. Son los organizados por instituciones públicas, sindicatos o partidos
políticos.
Constituyentes: buscan definir una línea política, redactar nuevas normas, estatutos
o reglamentos.
Reconstituyentes: se realizan para redefinir ideas, principios fundamentales o
restructurar la línea política que se ha seguido hasta entonces.

Autoevaluación
De las siguientes afirmaciones respecto a los congresos, marca todas las que sean
ciertas.
Son reuniones que tienen como única finalidad la venta de un producto o
servicio.
Pueden tratar sobre cualquier tema público o privado.
Participan tanto los ponentes como los asistentes.
Están dirigidos a un público experto en la materia que se va a tratar.

6.- Recepciones.

Caso práctico
El centro comercial recibe muy a menudo la visita de personalidades importantes.
Dado que siempre son visitas informales, no se requiere seguir ningún protocolo de
 actuación especial. Aun así, Juan está interesado en saber en qué consisten las
recepciones, por si acaso algún día le encargan organizar alguna, por ello, decide
recopilar información y estudiar todo lo necesario sobre este tipo de actos.

Últimamente, con motivo de los éxitos deportivos que estamos teniendo, vemos que las
recepciones están a la orden del día. La Casa Real, el Gobierno y los Ayuntamientos reciben a
nuestros deportistas tras cada victoria, dándoles la enhorabuena y organizándoles un acto de
reconocimiento por sus logros.

Una recepción es un acto en el que personas de cierta relevancia social reciben a

personalidades, autoridades, asociaciones o grupos específicos con el objetivo de
darles el reconocimiento por algo que han hecho o con el fin de estrechar relaciones.

Al organizar una recepción, hay que tener en cuenta varios

factores importantes para asegurar el éxito:

Determinar número y perfil de los asistentes, pues es

fundamental organizar la recepción acorde con la importancia
de los invitados.
Elegir el lugar donde se va a realizar, en función de la
categoría de los invitados y el carácter y la naturaleza del
acto.
Tener en cuenta las vías de circulación de gente ajena a la recepción. Dado que a este tipo
de evento suelen acudir personalidades importantes y lo presiden mandatarios, hay que
prestar atención a las normas de seguridad requeridas para cada uno de ellos.
Solicitar las autorizaciones respectivas, en caso de que haya que cortar una vía pública
para la llegada de los coches oficiales, o cualquier otra acción que requiera permiso
especial.

Conforme vayan llegando las autoridades, el jefe de protocolo las recibirá, las acompañará
hasta el lugar donde se va a celebrar la recepción, y les explicará las normas de protocolo a
seguir. En el caso de que los invitados sean jefes de estado, altos mandatarios o el Papa, los
anfitriones saldrán ellos mismos a la entrada a recibirlos.

El acto protocolario consiste en recibir a los asistentes en el lugar donde se celebra el evento,
colocándose en orden, primero el anfitrión y a continuación sus familiares, su equipo o
colaboradores inmediatos. Durante el saludo, el anfitrión dará la bienvenida a sus invitados y
presentara al resto de los miembros que le acompañen.

Tras el acto del saludo, se ofrecerá un aperitivo, comida o copa. El anfitrión pronunciará unas
palabras en relación al motivo de la reunión y, si está previsto, les dará la palabra a sus
invitados.

Se elaborará un programa en el que figure los actos que van a suceder con su horario
correspondiente. La convocatoria se hará mediante el envío de invitaciones. En caso de ofrecer
una comida o cena se prepara la impresión del menú, que se colocará en las mesas. Se
procurarán todos los medios humanos y materiales para la celebración del acto, como catering,
seguridad, contratación de vehículos privados para el traslado de los asistentes, banderas
corporativas o institucionales, megafonía y demás logística que veremos más adelante.

En función del tipo de acto que sea y la repercusión que se quiera tener, el profesional de las
relaciones públicas convocará a los medios de comunicación, que recogerán sólo el acto del
saludo, mientras que el posterior evento se celebrará a puerta cerrada.

Autoevaluación
De las siguientes situaciones expuestas, marca las que se podrían celebrar con una
recepción:
El presidente de gobierno español recibe al presidente del gobierno francés.
Los reyes reciben a la selección española de futbol tras ganar el mundial.
La embajada española en un país extranjero recibe a los militares que están
allí en una misión.
Un médico recibe a un comercial en su consulta que ha pedido cita previa para
reunirse con él.

7.- Ruedas de prensa.

Caso práctico
Con motivo de la inauguración de varias tiendas de lujo en el centro comercial, Juan
debe convocar una rueda de prensa para presentarlas. Ahora le queda mucho
trabajo por delante, pues le han fijado un plazo máximo para celebrarla y no dispone
de mucho tiempo de margen. Juan debe cuidar muy bien todos los detalles y la
elección de medios que va a hacer para que tenga éxito la conferencia. Para ello
solicita la ayuda de María.

En la unidad anterior ya hemos visto que la rueda de prensa es una de las herramientas que
utilizan las relaciones públicas para difundir la imagen corporativa en los medios de
comunicación. En este punto vamos a ir más allá y ver los pasos que debemos seguir para
realizar una conferencia de prensa.
 Rueda de prensa: es un acto informativo convocado por las relaciones públicas de
una persona, empresa u organismo, que tiene como finalidad comunicar un mensaje.
Consisten en una breve exposición de los comunicantes sobre el tema a tratar y
luego se da paso a las preguntas de los periodistas.

Pasos previos de la rueda de prensa:

Fijar la fecha y hora:

Si se puede, se convocará con bastante antelación, por la mañana con una hora
límite para que dé tiempo a los medios a incluirla en los boletines informativos del
medio día (por ejemplo, presentación de un producto, película, libro.etc.)
Si el objetivo es tratar el resultado de un evento, se convocará a la finalización de
éste (por ejemplo, tras un partido de fútbol).
Si es un caso de emergencia, se convocará en el menor tiempo posible, y se
programarán sucesivas ruedas periódicas para ir informando del curso de los
acontecimientos (por ejemplo, un atentado terrorista).
Selección del lugar más adecuado para celebrarla: en las propias instalaciones de la
empresa, en el lugar donde ha sido el evento previo, en un hotel, en un edificio
emblemático, etc.
Envío de invitaciones a los medios: indicando quien lo convoca, en nombre de qué
empresa o persona, el motivo de la reunión, y un contacto para que confirmen la
asistencia. Se informará de las personas que van a comparecer, se facilitará palmos de
acceso y requisitos para asistir.
Contratación de los medios humanos y materiales para la celebración de la conferencia de
prensa (personal de seguridad, azafatas, material audiovisual, etc.).

Desarrollo de la rueda de prensa:

Entrega de un dossier de prensa a los periodistas, con todos los datos que consideremos
necesarios y nos interesen para elaborar la noticia.
Entrega de las acreditaciones para el control de acceso.
Comienzo de la rueda de prensa mediante la presentación del moderador de los ponentes.
A continuación, la exposición de los ponentes, que no deberá durar más de 30 minutos.
Tras esto, se dará paso a las preguntas, que seguirán un orden fijado por las relaciones
públicas. Éstas se encargaran de comunicar previamente a los periodistas qué temas no
se pueden preguntar por orden de los ponentes. Tratarán de controlar el tiempo de las
intervenciones de tal manera que sea un acto dinámico en el que dé tiempo a la mayoría
de los medios a preguntar.
Posteriormente, se hará un resumen de las intervenciones que se enviará a los medios y
se hará un seguimiento de la noticia para comprobar la repercusión que ha tenido.

Reflexiona
 Uno de los principales problemas de la comunicación es que hay demasiada
información, todo el mundo opina sobre todo y llega un momento en el que no sabes
bien de si una noticia es fiable o está manipulada. Por eso, las ruedas de prensa son
una oportunidad fantástica para comunicar el mensaje en primera persona, evitando
así la intervención de intermediarios que puedan manipular la información o dar lugar
a malentendidos.

8.- Patrocinio.

Caso práctico
Julia le comunica a Juan que "Trece Pinos" está interesado en patrocinar un partido
de futbol benéfico. La intención de Julia es ampliar el público objetivo que visita el
centro comercial y darse a conocer a un nivel más amplio en la ciudad. Juan deberá
evaluar si el patrocinio será rentable, qué tipo de público asistirá al evento y si éste
cumple con las características de los visitantes del centro comercial o serán posibles
clientes nuevos, así como la repercusión que puede tener el patrocinio en la
sociedad.

Uno de los retos que las empresas hoy en día se plantean es el de destacar o diferenciarse de
entre el amplio sector de organizaciones que tienen características similares a ellas. Por este
motivo buscan cada vez más fórmulas que les ofrezcan mejores resultados en un plazo de
tiempo menor. Para lograr este objetivo existen herramientas como el “patrocinio” y el
“mecenazgo”.

Tanto el patrocinio como el mecenazgo son actividades de las relaciones públicas

que consisten en la financiación y el apoyo de actos e iniciativas sociales y
culturales, con el fin de provocar una imagen favorable del patrocinador en el público
objetivo al que se dirige.

Como ya hemos visto anteriormente, aunque ambos conceptos buscan provocar una imagen
favorable de la empresa en la sociedad: el patrocinio pretende crear una predisposición positiva
de un público determinado hacia un producto o iniciativa de la organización, mientras que el
mecenazgo tiene un fin cultural y más duradero, lograr la valoración social de la empresa en la
comunidad.

Se pueden patrocinar todo tipo de eventos: deportivos, de arte, cultura, educación, medio
ambiente, entregas de premios, programas de televisión, de radio, etc., y se puede hacer tanto a
nivel local, regional, nacional o internacional. El único sector que no se puede patrocinar ni a
nivel europeo ni en España desde el año 2006 bajo normativa son las empresas tabacaleras. Y
los únicos programas que no se pueden patrocinar son los telediarios o informativos.

Es importante saber seleccionar bien el evento, pues no todos los patrocinios son rentables.
Para saber elegir el adecuado debemos plantearnos las siguientes cuestiones:

Qué capacidad de convocatoria tiene el evento.

Si el público objetivo al que va dirigido coincide con nuestro target.
Qué cobertura mediática va a tener.
Cuánto nos va a costar patrocinar el evento.
Si coinciden los valores que proyecta el evento con nuestra identidad corporativa.
Si la imagen del evento es afín a nuestra imagen corporativa.
Qué grado de exclusividad nos ofrece el evento (si tendremos que compartir patrocinio con
otras marcas y si nos merece la pena).

De la misma manera, debes tener en cuenta que existe un interés mutuo entre patrocinador y
patrocinado, y que las empresas que organizan los eventos que vamos a patrocinar, es decir, las
patrocinadas, son las primeras interesadas en que las patrocinen, pues para ellas supone un
aporte económico importante.

Autoevaluación
De las siguientes afirmaciones sobre el patrocinio, selecciona cual es la correcta:
El patrocinio busca la venta directa de los productos de la empresa.
Es una práctica habitual que cuando se organiza un evento se busquen
patrocinadores.
El acto de patrocinio más rentable es el del telediario de las principales
cadenas de televisión.
Cuantos más eventos patrocinemos y abarquen mas campos mejor, así
llegaremos a más público.

9.- Prácticas habituales en la organización

de eventos de marketing y comunicación.

Caso práctico
Juan, como relaciones públicas, es el encargado de realizar los eventos que Julia, la
directora comercial de “Trece Pinos” le encargue.

Para ello debe tener muy claro los pasos que debe seguir, por lo que repasa sus
apuntes y establece una serie de pautas a seguir para que cuando le encarguen la
organización de algún acto lo tenga todo preparado.
Como recordarás, en la unidad anterior definimos el concepto de
relaciones públicas como el “arte de hacer un buen trabajo y saber
comunicarlo”, y no hay mejor manera de comunicar que un evento,
ya que éste permite la relación directa con el público objetivo. Si
logramos tener éxito, conseguiremos una buena reputación.

Los eventos pueden tener muchas ventajas y beneficios para la

empresa, pero también nos deja expuestos al público, por lo que
una mala organización nos puede hacer ser vulnerables y al final
perjudicarnos. Por ello debemos cuidar todos y cada uno de los aspectos que rodean al evento,
y no dejar nada al azar.

Las empresas que quieran organizar un evento deben definir unos objetivos claros para
transmitírselos al organizador. Éste puede orientar, aconsejar y recomendar a la persona que lo
contrata en base a su experiencia, pero para poder hacerlo debe saber que es lo que quiere, de
qué recursos dispone, y qué responsabilidades y libertades le otorga la empresa.

Por ello conviene que la persona que vaya a contratar la organización de un evento redacte un
briefing exponiendo los datos necesarios para que el equipo de relaciones públicas establezca
un plan de actuación, se lo presente a la empresa, y una vez que ésta lo haya aprobado,
comiencen las tareas organizativas.

El equipo encargado de la organización del evento debe estar encabezado por una persona de
la empresa que actuará como responsable y gestionará los recursos humanos y económicos.

Además se encargarán de la organización y desarrollo del evento, así como de la contratación

de los medios humanos y materiales necesarios, la relación con los medios de comunicación,
con los clientes, los distribuidores y asistentes en general.

En líneas generales, la estructura de la organización de un evento consiste en:

Preparación: se define el objetivo del evento, qué se quiere comunicar y a quién va

dirigido.
Producción: se elabora el presupuesto y se detallan todas las actividades que hay que
realizar.
Celebración: desarrollo del evento.

Para saber más

A través del siguiente vídeo accederás a las fases de la organización de un evento
que te ayudará a hacerte una idea de los conceptos que vamos a ver mas adelante.
 Resumen textual alternativo

Debes conocer
En la siguiente presentación verás el esquema del proceso de organización de un
evento.

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Resumen textual alternativo

9.1.- El briefing.
Es la primera comunicación que tienes con la empresa o persona que te contrata. Se trata de un
documento en el que se explica lo que se quiere conseguir con el evento. El hecho de que la
empresa lo redacte es útil para ellos, porque les ayuda a aclarar lo que buscan y a estructurarlo
de tal manera, que la tarea del organizador no sea confusa y lleve a equivocaciones o
malentendidos.

El briefing servirá de referencia durante todo el proceso organizativo.

Una vez que lo recibamos, debemos leerlo detenidamente, analizarlo y hacer un desglose de las
necesidades solicitadas para poder organizar las tareas del equipo de relaciones públicas y de
otros agentes, de los que necesitemos su colaboración, como creativos, diseñadores etc. El
contenido del briefing dependerá de la magnitud del evento, pero vamos a ver una guía
orientativa de lo que nos deberíamos encontrar en este documento:
 Objetivos: en que va a consistir el evento y qué se pretende
conseguir, así como la formalidad requerida (va a ser de
trabajo, informal, de gala, didáctico, etc.)
Público objetivo: a quien va dirigido el evento, cuantos
asistentes están previstos, características de este público
(edad media, cargo, origen, costumbres, tipo de gente, seria,
creativa, formal etc.), si necesitarán traducción, si asisten
pagando o invitados y demás información relevante. Esta
información nos ayudará a asegurar que el evento se adapte
al perfil de los asistentes y cumpla sus expectativas.
Fecha: cuando quieren celebrarlo y si hay flexibilidad de días.
Hora: duración estimada, para que podamos definir si habrá tiempo para descansos,
plantear posibles entretenimientos, organizar la agenda etc.
Lugar: si quieren que sea en un ambiente determinado (hotel, centro de convenciones, al
aire libre, en un lugar histórico, en un local, etc.)
Presupuesto: existe la posibilidad de que una vez que nos solicitan el servicio, esperen
que calculemos un presupuesto para aprobarlo. Pero si de antemano nos envían una
orientación sobre las posibilidades económicas que barajan para este evento nos ayudará
a organizarnos mejor.
Contenido previsto: nos explicarán qué personas pretenden que participen en el evento, si
habrá ponencias, si deben seguir algún orden los ponentes y todo lo relacionado con el
tema del evento.
Lista de servicios que quieran o necesiten: como alojamiento, transporte, catering, gestión
de invitaciones, fotógrafo, seguridad, difusión en los medios de comunicación, etc.
Actividades posteriores al evento: si quieren que hagamos un seguimiento de la
repercusión mediática, una evaluación de resultados o cualquier otra actividad.
Datos de contacto: de cada persona de la empresa o que vaya a participar en el evento,
especificando sus responsabilidades, para que podamos ponernos en contacto con ellos
en caso necesario.
Información adicional: datos que consideren que pueden sernos útiles, información de la
empresa, historia, así como marca y colores corporativos para que ambientemos el evento
en torno a ellos.

Una vez que hayamos analizado toda esta información y tengamos claro que busca el cliente, le
presentaremos una propuesta y un presupuesto orientativo basado en sus requerimientos, y si
es necesario organizaremos una reunión con él para tratar en persona todos los aspectos que
haya que matizar.

En cuanto aprueben nuestra propuesta, comenzaremos con la organización del evento.

Autoevaluación
¿En que consiste un briefing?
Cuestionario de satisfacción que rellenan los asistentes a un evento.
Informe que la empresa entrega al comité organizador con la información
necesaria y algunas instrucciones para el desarrollo del evento.
Nombres y datos de contacto de los agentes que van a participar en el evento.
Relación de las responsabilidades de cada persona integrante del equipo
organizativo.

9.2.- El comité organizador de eventos.

Ahora que ya nos hemos reunido con el cliente y hemos sentado las bases del evento previsto,
debemos formar el comité organizador.
 El comité organizador es un equipo de personas que se encargarán de realizar las
distintas tareas que conlleva la preparación de un evento.

La cantidad de personas necesarias para la organización dependerá

de la envergadura del evento. Cuando se trata de un acto grande, se
suelen formar distintas comisiones que se encargarán de cada área
en particular. Aunque estas comisiones tengan su tarea definida,
deberán trabajar paralelamente, pues el resultado del evento será el
conjunto de todas ellas.

El comité organizador estará encabezado por un coordinador

general, que se encargará de supervisar el trabajo de las comisiones,
fijar las responsabilidades de cada comisión y será el enlace con la
empresa que ha encargado el evento. En ocasiones, el cliente nombra a una persona de su
empresa para que trabaje junto con el coordinador. De esta manera comprobará que todo
funciona según sus expectativas y podrá ir orientando el trabajo necesario en función de las
necesidades de la empresa.

Comisión logística: coordinará los medios necesarios para llevar a la práctica el evento.

Gestión del transporte de los invitados, traslados, emisión de billetes de tren y avión y
alojamiento.
Reserva del lugar de la celebración y alquiler de los equipos necesarios, sonido,
audiovisuales…
Contratación del personal necesario, técnicos, azafatas, agentes de seguridad, catering…
Montaje de los salones o del espacio donde se celebre el evento.
Gestión de los servicios generales requeridos como seguridad, vigilancia, equipo
sanitario…

Comisión técnica: gestionará las herramientas necesarias para el desarrollo del evento.

Elaboración del cronograma con los plazos de ejecución de cada una de las actividades a
realizar hasta la fecha de la celebración.
Preparar el programa del evento y las acreditaciones de los participantes.
Coordinar la reproducción y distribución de las ponencias.
Revisar el temario que se va a desarrollar y escoger los temas a tratar.
Elaboración de las normas para presentar trabajos.

Comisión de promoción, relaciones públicas y protocolo: establecerá las características

corporativas y las relaciones profesionales necesarias para el éxito del evento.

Elaborará el logotipo para el evento, diseñará los programas, folletos, invitaciones y

cualquier documento que sirva como herramienta para transmitir la imagen corporativa.
Planificará y coordinará el protocolo a seguir.
Establecerá la promoción y difusión del evento y la relación con los medios de
comunicación.
Contactará con los ponentes, invitados y asistentes.
Se encargará del programa social, fiestas, visitas guiadas, actividades culturales…

Comisión administrativa: coordinará la parte económica y legal del evento.

Realizará el presupuesto.
Gestionará los permisos y licencias necesarios, así como los seguros de responsabilidad
civil.
Buscará recursos económicos, por ejemplo patrocinadores.
Efectuará los pagos correspondientes a cada servicio contratado.
 Autoevaluación
Rellena los huecos con los términos adecuados:
El comité organizador estará encabezado por un , que se encargará de el trabajo de
las , fijar las de cada comisión y será el con la empresa que ha encargado el evento.

9.3.- Organización de secretarías.

Aunque el comité organizador sea el encargado de la gestión del
evento, sus labores se centran más en la coordinación, por lo que
para asumir las responsabilidades de determinados aspectos de
los eventos y resolver las tareas específicas que vayan surgiendo,
se crean las secretarías.

Cada secretaría se encargará de una determinada área, evitando

así que se solapen los distintos trabajos y consiguiendo un reparto
de las tareas. Vamos a ver qué competencias asume cada una de
ellas:

Secretaría técnica: facilita la comunicación entre el comité organizador y los asistentes al

evento.

Confección de una base de datos con la información de los participantes.

Diseño y creación del boletín de inscripción.
Realización de carteles, programas, anuncios, material gráfico y todo lo necesario para
cada evento.
Recepción y proceso informatizado de las inscripciones.
Coordinación y control de pagos e inscripciones.
Confirmación de las inscripciones y de los servicios reservados.
Envío de la correspondencia necesaria.
Montaje y entrega de la documentación.
Elaboración de cualquier tipo de informe o listado necesario.
Atención y coordinación con cada ponente invitado, así como con las autoridades que
presidan cualquier acto.
Asistencia a los congresistas.
Reuniones eventuales con el comité organizador.

Secretaría científica:

Diseño y creación de los formularios.

Recepción de los formularios, manipulación informatizada y clasificación por temas.
Soporte informático con respecto a la puntuación y evaluación de los trabajos científicos.
Correspondencia con los conferenciantes, moderadores, ponentes invitados y comité
científico.
Estructuración de las sesiones.
Coordinación de las sesiones orales y de posters.
Coordinación de la publicación del material corporativo y de información del evento.

Secretaría de exposición: promoción de todos los servicios relacionados con la exposición.

Contratación del espacio de exposición.

Elaboración de un plano de exposición de stands.
Diseño y montaje de stands.
Elaboración de un manual de expositores.
 Promoción y venta de los espacios y stands. a los expositores.
Gestión del servicio de montadores, electricistas, rotulistas, decoración, mobiliario...
Facturación y control de ingresos.
Asistencia y correspondencia permanente con los expositores.

En el lugar de la celebración del evento, a la entrada, lo primero que se colocará será un puesto
de secretaría, en el que representantes de las distintas comisiones y secretarías recibirán a los
invitados gestionando la parte que les corresponda a cada uno de ellos. En ocasiones será
necesaria la contratación de azafatas que apoyen este trabajo.

Si el acto espera un gran número de asistentes, conviene organizar la acreditación mediante

pasillos distribuidos en orden alfabético o por categorías, para facilitar el trabajo y dar
dinamismo a la llegada de los participantes.

Autoevaluación
De las siguientes afirmaciones, respecto a la secretaría técnica, marca todas las que
sean ciertas.
Se encarga de la entrega de documentación a los asistentes a la llegada al
evento.
Se encarga de coordinar las inscripciones al evento.
Elabora el listado de asistentes.
Se encarga de estructurar las sesiones del evento.

10.- Documentación interna y externa del

evento.

Caso práctico
El anterior jefe de relaciones públicas de la agencia de publicidad "Urogallo" dejó
preparada mucha documentación base para cada una de las tareas de la empresa.
Pero ahora que Juan ha entrado y tienen un nuevo cliente que es el centro comercial
"Trece Pinos", debe revisar toda esa documentación, y dejarla preparada para que
las distintas secretarías que él designe para los eventos que va a realizar, tengan los
formularios corporativos preparados.
Como acabas de ver, la preparación de la documentación para la reunión
corre a cargo de la secretaría técnica.

Es un trabajo que debe cuidarse al detalle y prepararse con minuciosidad.

Y al igual que ocurre con todos los preparativos de un evento, es muy
difícil catalogar todos los tipos de documentación que van a hacer falta,
porque cada tipo de acto requerirá unas características especiales.

Aun así, para que te hagas una idea general del tipo de documentación
que suele hacer falta, vamos a clasificarla:

Documentación interna: es la documentación administrativa que se queda

dentro de la empresa.

Documento estándar solicitando información y reservas de viajes a las agencias.

Documento estándar para solicitar reserva de alojamiento a los hoteles.
Modelo de carta para solicitar subvenciones.
Formulario de contratación de lugares y detalles para el evento.
Biografía de los ponentes.
Notas administrativas internas.
Fichero de asistentes con sus datos personales.
Fichero de proveedores y servicios que ofrecen.
Formularios de control económico.
Modelo de contratos.
Diseños de cartelería.
Inventario del material necesario para la reunión.

Documentación externa: la que va dirigida al público y participantes del evento.

Programa social propuesto.

Programa científico propuesto.
Circulares informativas sobre aspectos de la reunión.
Invitaciones para actos sociales, invitados especiales, etc.
Tarjetas de visitas.
Notificaciones para las ruedas de prensa.
Carta de convocatoria para los ponentes, asistentes, expositores, medios de
comunicación, patrocinadores y cualquier otro que queramos que participe en el evento.
Carta de agradecimiento por la asistencia o colaboración.
Modelo de inscripción para asistentes.
Acreditaciones y rótulos de mesa.

Autoevaluación
La documentación interna tiene como finalidad recabar los datos pertinentes para la
celebración del evento, que serán de carácter privado, pues contendrán información
sobre asistentes, proveedores, y sobre la misma empresa que organiza el evento.
Verdadero.
Falso.

Para saber más

En el siguiente enlace encontrarás varios modelos de cartas, documentos,
contratos, notas de prensa y solicitudes.
 Modelos de documentos.

11.- Fases en la organización de eventos.

Caso práctico
Juan acaba de llegar al trabajo y se ha encontrado en la mesa una carpeta a su
nombre, que le ha dejado Julia, con el briefing para un evento que se va a organizar
en el centro comercial. Enseguida Juan se pone a leer detenidamente lo que
necesitan, y tras reunirse con Julia y determinar algunos detalles que faltaban por
matizar, comienza con la investigación y el diagnóstico de la información que le ha
facilitado Julia.

Cualquier proyecto necesita una buena organización para

hacerlo, debes saber por donde empezar, qué pasos seguir y qué
ayuda necesitas, tanto personal como material. Obviamente, en
función de la magnitud del evento, serán necesarios más o menos
recursos y tiempo. A partir de aquí vamos a ver una idea general
de las fases a seguir, las tareas y responsabilidades en la
organización de un evento, así como los medios de los que
disponemos para hacerlo.

Una vez que tengas clara la idea del cliente y hayas formado los
equipos que se encargarán de las distintas tareas, llega el momento de entrar en acción. Debes
ser concienzudo en el orden de las actividades que hay que realizar, para no dejar ningún cabo
suelto. El proceso a seguir será:

1. Investigación y diagnóstico: definir claramente los objetivos, contestando a las preguntas

de ¿qué?, ¿quién?, ¿cómo?, ¿por qué? y ¿cuándo?
2. Planificación: sentadas las bases, ahora toca planificar cuando debe realizarse cada tarea,
qué plazos tenemos y qué presupuesto va a ser necesario, pues de eso dependerá
nuestro trabajo.
3. Organización: es el momento contratar los recursos necesarios en función del presupuesto
que tenemos y gestionar los permisos y las licencias para el evento.
4. Difusión del evento: ahora que ya tenemos toda la información imprescindible, es hora de
comunicarlo.
5. Desarrollo del evento: puesta en marcha, coordinación y supervisión del evento.
6. Evaluación: llega la hora de someternos a examen, ver la repercusión que hemos tenido,
si hemos cumplido con los objetivos y analizar los posibles errores para no volver a
 cometerlos.

Hay que tener en cuenta que estas fases y el orden del trabajo dependerán de la complejidad
del acto y su trascendencia. No es lo mismo preparar una reunión interna de la empresa que un
acto institucional. Cada uno exigirá un protocolo diferente, requerirá distintos plazos para
contratar los servicios pertinentes y variará el número de personas necesarias para prepararlo.
Además debes saber que las diferentes tareas no se hacen consecutivamente, es decir, una tras
finalizar la otra, si no que se van sucediendo paralelamente. De ahí la importancia de tenerlo
todo muy controlado, e ir pasando informes continuos al cliente con las decisiones que se van
tomando y las actividades que se van resolviendo.

Por último conviene destacar que aunque éste sea el orden más lógico y práctico a la hora de
organizar un evento, lo fundamental es cumplir con los objetivos, por lo que, si debido a falta de
tiempo o ciertas circunstancias de urgencia, antes de comenzar con la logística, si fuera
necesario por ejemplo, contratar a los técnicos para que vayan preparando el sistema de sonido,
antes de seleccionar a los invitados y establecer los recursos humanos y materiales necesarios,
pues se haría de esa forma.

Una buena organización nos asegurará la ausencia de imprevistos y el control de

todas las situaciones.

Citas para pensar

"Dime y lo olvido, enséñame y lo recuerdo, involúcrame y lo aprendo".Benjamin
Franklin

11.1.- Investigación y diagnóstico.

Esta fase consiste en organizar de forma teórica las distintas estrategias
que se van a seguir para la preparación del evento. Se buscarán los
caminos más rápidos y sencillos, para transmitir al público el mensaje de
la manera más eficiente y personal posible.

Hay que preparar un evento memorable, diseñando estrategias creativas

que lleven el mensaje de una manera efectiva a nuestro público objetivo.
Debemos ser conscientes de nuestras fortalezas y debilidades y actuar
consecuentemente. La organización debe estar dentro de nuestras
posibilidades; intentar hacer cosas que no controlamos sólo nos creará
más trabajo y problemas. Podemos fijarnos en otros eventos para sacar
ideas y adaptarlas al nuestro.

Se elaborarán diferentes propuestas en función del presupuesto que disponemos, que luego se
pondrán en común con nuestro cliente para que elija la más adecuada en función de la relación
calidad-precio.

Lo primero es definir el objetivo del evento, cuál es el resultado que esperamos obtener, si
se busca promocionar la imagen institucional, captar nuevos clientes, presentar un
producto, un servicio, conmemorar un acontecimiento, fomentar el trabajo en equipo etc. y
qué expectativas puede generar.
Para ello podemos:
 Programar entrevistas con las personas claves del proceso, directivos y líderes de
opinión.
Investigar el mercado, buscando preferencias y expectativas de nuestro target.
A continuación habrá que determinar qué tipo de evento va a ser (social, empresarial o
institucional) y el formato que va a tener: si va a ser formal necesitará un ceremonial más
protocolario, si va a ser distendido convendrá preparar un programa de entretenimiento
adicional, si va a ser académico necesitará un material más técnico etc.
Una vez definido el formato, se diseñará la imagen que va a caracterizar el evento, que
será el referente para el público, con lo que lo asociarán, y por tanto, también a nuestra
empresa. Al evento, habrá que asociarle un nombre, que lo defina, muestre de forma
explícita el propósito del evento, y sea corto y llamativo para que cree impacto y suscite
interés.
También es importante determinar a que tipo de público va dirigido el evento, si es abierto
(que puede asistir quien quiera) o cerrado (destinado a determinadas personas que
necesitan invitación). Tendremos que tener en cuenta las características de ese público
(sus costumbres, sus posibilidades económicas, rasgos culturalesetc.) para que el acto
sea acorde.
Se debe establecer la fecha del evento, si tiene que ser una concreta, y por lo tanto
debemos ajustar todo lo demás a las posibilidades de ese día, o si por el contrario,
tenemos flexibilidad para elegir la más adecuada en función de la disponibilidad del lugar
donde queramos celebrarlo, de los ponentes, asistentes y demás factores.
De la misma manera tenemos que pensar en la hora a la que se va a celebrar y la
duración. No conviene programar un evento por la noche entre semana si la gente al día
tiene que trabajar, o si va destinado a médicos, debemos saber si, por ejemplo, por las
mañanas pasan consultas, por lo que convendrá hacerlo por la tarde o en fin de semana.
Hay que marcar las características que debe tener el lugar, acorde con nuestras
necesidades. Se realizará un listado de necesidades, como mobiliario, equipos técnicos,
profesionales cualificados de cada campo, transportes, alojamientos, y demás recursos
que vayamos a precisar.
No debemos olvidar, en caso de que sea necesario, buscar posibles patrocinadores y
recursos económicos.
Y por último, y no menos importante, hay que definir qué estrategias se van a seguir para
promocionar el evento. También debemos prever si se va a invitar a personalidades
importantes o conocidas para promocionar nuestro acto, crear interés o darle categoría.

Citas para pensar

"En principio, la investigación necesita mas cabezas que medios". Severo Ochoa

12.- Técnicas para la planificación de

eventos.

Caso práctico
Juan está agobiado, porque ve que tiene mucho trabajo por delante, y coordinar
tantas tareas es muy complicado. Por ello decide calmarse, reunirse con el equipo
técnico de la agencia de publicidad y contarles qué necesita. Para ello, debe
planificarse bien, pues sabe que tiene unos plazos que cumplir, y si no anota todo
ordenado en un cuadro se le puede escapar alguna cosa importante.
Cualquier tipo de evento, ya sea público o privado, debe prepararse con suficiente antelación.

Una buena planificación será clave para el éxito del acto.

Eventos de gran envergadura pueden necesitar hasta un año de

preparación, por lo que es imprescindible una buena programación
de las actividades que hay que realizar, con sus plazos
correspondientes. Por ejemplo, si hay que gestionar billetes de
avión, de tren y reservar habitaciones de hotel, se debe hacer con
suficiente antelación como para que no corramos el riesgo de que
esta mala gestión nos suponga un problema.

A la hora de elegir fechas para cada una de las actividades, se

deben tener en cuenta las obligaciones de los participantes, otros acontecimientos que puedan
coincidir, fiestas locales, etc.

La planificación consiste en:

Coordinar y tomar decisiones anticipadas al acto con el objetivo de alcanzar una meta
determinada. Para ello responderemos a las preguntas que ya hemos visto: qué, cuándo,
dónde, cómo y qué medios utilizaremos para el evento.
Debe ser concreta y sencilla, para poder ajustarse a los cambios que se vayan realizando.
Debe ser comprensible para que las personas que participarán en la organización, aunque
no lo hayan planificado, puedan comprenderlo.
Tiene objetivos claros y definidos enfocados a metas alcanzables, coordina y unifica
esfuerzos.

Una planificación eficaz dependerá de:

La elaboración de un buen calendario de eventos: determinación de la fecha más

adecuada para los invitados y los medios de comunicación, si se desea la proyección del
acto.
La estructuración correcta del cronograma para la organización del evento: consiste en un
listado de todas las actividades a realizar con sus fechas previstas de comienzo y final.
Elaboración del programa del evento: documento que recoge todo lo relativo a la ejecución
del evento, de acuerdo con la filosofía del acto, número de asistentes y condiciones del
lugar.
Organización de las agendas de trabajo: con el horario exacto de cada parte del evento y
sus actividades.
Estimación del presupuesto previsto: considerando todos los factores y posibles
imprevistos.

Tanto la planificación inicial, como el presupuesto, deben ser aprobados por el cliente antes de
comenzar a trabajar en las gestiones pertinentes.
 Autoevaluación
Relaciona cada información con el documento de planificación que la contiene,
escribiendo el número asociado a cada documento en el cuadro correspondiente.
Ejercicio de relacionar
Documentos de la
Información Relación
planificación

Horario detallado del evento. 1. Calendario.

Organización de las fechas. 2. Cronograma.

Planificación de actividades según

3. Programa.
sus plazos.

Coste monetario previsto. 4. Agendas.

Información sobre el evento. 5. Presupuesto.

12.1.- Calendario de eventos.

Un calendario de eventos es una planificación a largo plazo de los
eventos que vamos a realizar, así como de las actividades previas
para tal fin. Debe realizarse con mucha antelación y se debe tener
muy presente para cumplir los plazos y no abarcar más trabajo del
que podemos asumir.

Con una buena planificación tendremos tiempo suficiente para

comprobar que la fecha elegida para cada evento no coincide con
otras actividades de empresas competidoras, así como con
eventos importantes que puedan bloquear nuestro trabajo.

Esto quiere decir que si en la ciudad donde vamos a realizar nuestra reunión, durante esas
fechas coincide otro evento importante, corremos el riesgo de no poder disponer de
alojamientos, proveedores, y medios para la celebración de nuestro acto, así como la posibilidad
de que la participación se reduzca considerablemente y los medios de comunicación, en caso
de que contemos con ellos, no acudan a nuestra convocatoria.

Por este motivo es importante apuntar en nuestro calendario, no sólo las actividades
relacionadas con nuestra empresa, sino también todo aquello que vaya a tener repercusión
social y pueda eclipsar nuestro trabajo. De esta manera, a la hora de planificar una reunión no
cometeremos el error de hacerla coincidir con algo importante y, al acercarse la fecha señalada,
darnos cuenta de ello y tener que cambiarlo, con el trabajo extra que eso supone y la pérdida
económica que conlleva.

Hoy en día, con las aplicaciones informáticas que hay, esta tarea resulta muy fácil, debido a que
podemos tener un calendario interactivo que nos ayude a encontrar eventos muy rápidamente.

Los sistemas son sencillos: eliges el día, y vas introduciendo la información necesaria para el
evento. A la hora de buscar un dato, la búsqueda se filtra por temas, pudiendo introducir datos
como tipo de evento, ubicación, nombre de alguno de los ponentes, producto, público o
cualquier otro dato que hayamos introducido previamente. De esta manera dispondremos de la
información de eventos programados o pasados en el instante.

Así mismo, si asociamos nuestro calendario a Internet, podremos tener la información al día de
todos los programas de eventos que vayan saliendo, pudiendo realizar así un seguimiento de
ellos y evitar coincidencias indeseadas.

Para que un calendario nos resulte útil debemos:

Decidir cuanto antes cuándo realizar el evento.

Determinar las actividades que vamos a tener que realizar hasta entonces.
Programar los plazos para la realización de estas actividades.

Nuestro trabajo tendrá éxito si cumplimos con las condiciones previstas y para ello debemos ser
realistas a la hora de la planificación.

Para saber más

En el siguiente enlace verás un ejemplo de un calendario de eventos.

Calendario de actividades programadas de la Cruz Roja.

El siguiente enlace muestra un ejemplo de como gestionar un calendario de eventos.

Cómo hacer un calendario de eventos.

12.2.- Cronograma de la planificación del

evento.
Un cronograma consiste en un esquema donde se distribuye y organiza en forma de secuencia
temporal el conjunto de tareas y actividades a realizar a lo largo de un periodo de tiempo.

Un cronograma es una planificación de actividades y tiempos, en la que se especifican:

La fecha de inicio y la fecha de finalización las actividades.

La secuencia de las actividades a realizar.
Los tiempos estimados necesarios para desarrollar cada una de las actividades.
La posible coincidencia en el tiempo de algunas actividades (algunas tareas se pueden
desarrollar simultáneamente, en tanto que otras exigirán la finalización de una para poder
comenzar la otra).

Debes tener en cuenta que varias actividades pueden comenzar al mismo tiempo y
desarrollarse paralelamente, en cambio hay otras que requieren la finalización de
una actividad previa para poder comenzar.

Para que lo entiendas mejor pondremos un ejemplo: mientras que defines las características del
evento, puedes ir llamando a los ponentes para invitarles y al mismo tiempo ir pidiendo
presupuesto de lugares donde celebrar la reunión.

Pero hasta que no te confirmen la asistencia los ponentes y hayas acordado el lugar de la
celebración no podrás cerrar el programa para lanzarlo al público y convocar su presencia; en
cambio, sí que puedes continuar definiendo características del evento y según vayas teniendo
aspectos claros comenzar por ejemplo a solicitar el servicio de catering, dejando abierto el
número de asistentes hasta que tengas la lista definitiva.

El cronograma se puede representar gráficamente mediante un diagrama de Gantt, que consiste

en una tabla en la que se relacionan cada una de las actividades con el tiempo que deben durar
las mismas. En la primera columna, se colocarán por filas todas las actividades previstas en el
orden en el que deben comenzar a ejecutarse, y en la primera fila el tiempo que disponemos
para realizar las mismas. En la fila correspondiente a cada actividad, se resaltará en distintos
colores los intervalos de tiempo que se prevén para ejecutar cada una de las actividades.

De esta manera tendremos perfectamente organizado nuestro plan de actuación.

Debes conocer
En el siguiente vídeo encontrarás información explicativa sobre cómo hacer un
diagrama de Gantt.

Resumen textual alternativo

12.3.- Programa del evento.

El programa es un documento que recoge toda la información relativa a la ejecución del evento.
Será la primera información que reciban nuestros públicos objetivos (ponentes, asistentes,
patrocinadores etc. y todos los agentes participantes del evento) sobre las características del
evento que estamos preparando. Por este motivo debemos cuidar mucho su diseño y
determinar qué información debe incluirse, pues el éxito de asistencia a nuestra reunión en parte
se basa en lo atractivo que resulte el programa.

El programa de un evento es la carta de presentación del acto que vamos a realizar.

Información que debe recoger el programa:

 Señas de identidad de la imagen corporativa de la empresa que
lo organiza, como logotipo, marca, color que la identifica etc.
Imagen y eslogan diseñado para el evento en particular.
Título del acto.
En qué consiste el evento y con qué fin se organiza.
Presentación de los organizadores y promotores del evento,
personas que van a participar en el desarrollo del acto (por
ejemplo, si se trata de una conferencia se hará una breve
presentación de los ponentes que van a dar las charlas así
como de sus credenciales por las que han sido elegidos para
tal fin. Si se trata de un concierto, se presentará una breve
biografía del cantante y su carrera musical, etc.)
Fecha en la que se va a celebrar el evento.
Lugar donde se desarrollará.
En caso de que sea necesario, se adjuntará plano de situación, así como la información
necesaria para llegar tanto en trasporte público como por medios privados.
Horario previsto para el evento, detallando el orden de actividades.
En caso de que haya empresas colaboradoras en la organización, se indicarán.
Si el evento está patrocinado, se incorporarán las señas características de los
patrocinadores.
Se incluirá, en caso de que esté previsto, el programa cultural y social que gire en torno al
evento, y si es necesario, se indicará la etiqueta correspondiente a cada acto.
Se detallará el procedimiento a seguir para la inscripción así como los plazos para la
misma.
Se pondrá el contacto con la secretaría técnica para confirmar la asistencia.
Se pondrá el contacto con la secretaría científica para solicitar la información que se
necesite relativa al evento (por ejemplo una vez finalizado, si estamos interesados en las
ponencias que se han proyectado, contactaremos con esta secretaría para ver qué
posibilidades hay de conseguirlas).
Se pondrá el contacto de la secretaría de exposiciones, en caso de ser una feria, para
poder solicitar un stand en la misma así como la información complementaria que se
necesite).

Procedimiento para elaborar el programa:

En primer lugar, se elaborará un borrador del programa, eligiendo el tipo de formato en el

que se va a presentar (tríptico, cuaderno, tarjetón,etc.)
Se presentará al equipo de protocolo para su discusión.
Se propondrán cambios y mejoras.
Una vez que esté revisado se presentará a nuestros superiores o clientes.
Tomaremos notas de las sugerencias y realizaremos un borrador nuevo.
Se presentará a nuestros supervisores o al cliente, que tendrá que dar su visto bueno.
Una vez que todo el diseño esté correcto, se esperará a la confirmación de los ponentes o
participantes al evento.
Una vez que esté cerrado el programa, se imprimirá el definitivo para su distribución, y se
subirá a la página web de la empresa para que todo el mundo pueda acceder a él.

Autoevaluación
De los siguientes datos, indica cuáles deben estar recogidos en el programa de un
evento.
Plano de situación del lugar de la celebración.
Datos de contacto de las distintas secretarías.
Presupuesto del evento.
Procedimiento necesario para inscribirse.
12.4.- Organización de las agendas de
trabajo.
En ocasiones, los términos de agenda y programa suelen confundirse. Aunque el programa
incluya el horario previsto y las actividades programadas, existe otro documento muy utilizado
en reuniones que es la agenda de trabajo. También conocida como el orden del día, consiste en
un listado con los puntos que van a ser tratados, o los temas propuestos que se debatirán y
decidirán y su orden específico.

Deberá comenzar con el horario de registro, seguido del orden de presentaciones, nombre del
ponente de cada una de ellas, persona que va a moderar cada intervención y nombre del tema
de la exposición, si es preciso, con una breve explicación del contenido. Del mismo modo
marcará los horarios de las pausas previstas y cualquier información adicional que sea
necesaria. El objetivo es que la reunión se desarrolle de una forma ordenada.

La palabra agenda es un término latino que significa “acciones a ser acometidas”.

Para elaborar una agenda práctica y eficaz, el coordinador debe

tener en cuenta los siguientes puntos:

El objetivo de la reunión, sobre el qué debe tratar y qué se

pretende conseguir con ello.
Tendrá que elaborar una lista con los temas a exponer,
describiendo brevemente cada uno de ellos, y determinar que
especialistas deben encargarse de liderar cada tema.
De la misma manera, debe especificar el tiempo que se
dedicará a cada tema, según la importancia y necesidad de cada uno de ellos, en función
del programa del día.
Conviene prever un tiempo de revisión y preguntas al final de cada tema o bloque.
Si la duración de la agenda va a ser muy extensa, se deben programar pausas o
descansos, en la que se puede aprovechar para ofrecer un café o aperitivo y tiempo para
la comida.
La agenda debe ser clara, concisa y sencilla, procurando que ocupe lo mínimo posible
para que cuando los asistentes la vean, no vengan con mala predisposición porque
parezca muy extensa y pesada.
Al final de la agenda se puede incluir cualquier información o material de apoyo que vayan
a necesitar los asistentes para participar en la reunión (por ejemplo, un ordenador).

En función del objetivo de la reunión, se invitará a una serie de ponentes a exponer conferencias
sobre el tema del evento. Suelen ser especialistas en el tema a tratar y personas de renombre
en su profesión.

Aunque en principio a cada conferenciante se le asigne un tema en concreto, dado que la

reunión versará sobre una idea común, se debe definir claramente lo que va a tratar cada uno
de ellos para que no haya repeticiones y queden otros puntos importantes sin exponer.

Por ello, los ponentes enviarán al coordinador las propuestas que quieren que se estudien Éste
fijará un plazo para el envío, y a medida que las vaya recibiendo, irá desarrollando la lista. Una
vez que la haya revisado, estructurado y terminado, la presentará al promotor del evento para
que la apruebe, comprobando que se cubren los objetivos previstos.
 Una vez que la agenda esté terminada, se le enviará a los ponentes para que sepan en que
orden intervendrán y que temas les corresponden, para poder preparar su trabajo y prever su
llegada para su turno de intervención., en el caso de que no vayan a poder asistir al evento
completo.

De la misma manera, habrá que enviársela a los asistentes, para que estén enterados de los
temas que se van a tratar y estén preparados para la reunión.

Aunque en principio la finalidad de la agenda es que se cumplan los horarios y el orden de las
actividades, debe ser interpretada con cierta flexibilidad, ajustándose al transcurso del evento.
Pongamos como ejemplo que un ponente debe llegar en un vuelo determinado, y por
circunstancias se retrasa y no llega a tiempo de su conferencia. En este caso deberemos
restructurar la agenda en el momento, pidiéndole a otro ponente que adelante su charla y
comunicando a los asistentes el cambio.

Para saber más

En el siguiente enlace verás un ejemplo de una agenda de trabajo.

Agenda de trabajo. (0.19 MB)

12.5.- Presupuesto de un evento.

La elección del lugar, los recursos humanos y materiales necesarios
dependerán del presupuesto del que dispongamos. La elaboración de
este presupuesto combina las actividades de planificación y gestión de
un evento.

La elaboración del presupuesto es una actividad que dura todo el

proceso de organización de un evento, desde la fase inicial de solicitud
del servicio, hasta el cierre presupuestario, una vez que ha finalizado el
acto. El coordinador será el responsable del presupuesto, y el único
que podrá autorizar los pagos, previa aprobación del cliente u
organizador. El presupuesto debe ser un documento de fácil acceso y
manejo, pues requerirá actualizaciones continuas.

Fases del proceso presupuestario:

1. Pre-presupuesto: ya hemos visto que dentro del briefing se incluirán los recursos
económicos de los que disponemos para llevar a cabo lo que nos piden. Y que
posteriormente, tras analizar todo lo necesario se les presentará la propuesta y un
presupuesto orientativo, con los gastos previstos para cada actividad. El cliente nos debe
marcar cual es el límite para cada gasto.
2. Presupuesto real: una vez que tenemos claro el dinero del que disponemos, asignaremos
a cada recurso la cantidad que consideremos necesaria, y en base a eso buscaremos la
mejor opción ( Por ejemplo, si para alquilar un lugar contamos con cierta cantidad de
dinero, deberemos realizar una investigación de cual de los sitios que cumplen nuestras
condiciones tiene mejor relación calidad-precio).
Una vez que hayamos decidido qué servicios vamos a contratar y el coste de cada uno de
ellos, volveremos a presentárselo al cliente para que lo autorice, y a partir de aquí
comenzaremos a cerrar todas las contrataciones, alquileres y gestiones necesarias.
 3. Durante el proceso organizativo, irá habiendo una serie de ingresos y pagos efectuados
que tenemos que incluir en el presupuesto según se vayan sucediendo, para tener
constantemente el documento actualizado y de esta manera seamos conscientes de cómo
va el proceso y si se están cumpliendo las expectativas previstas.
4. Presupuesto final: aunque el día de la celebración del evento ya esté todo contratado,
durante el transcurso del mismo se pueden dar situaciones en las que necesitemos
aprobar un nuevo pago, por lo que no se puede cerrar el presupuesto definitivo para
pasárselo al cliente hasta que no hayamos finalizado el acto y evaluado cada actividad.
Es importante conocer cada variación que ha habido, para poder analizar sus causas y
tenerlo en cuenta para la siguiente vez

Los gastos del presupuesto se clasifican en:

Lista de gastos fijos (suponen un 30-35 % del presupuesto total): serán los gastos seguros
que habrá que cubrir, independientemente del número de asistentes y características del
evento. Éstos serán por ejemplo: el lugar de la celebración (en ocasiones piden un
depósito para asegurar la reserva), gastos de imagen y producción, imprenta (cartelería),
logística, honorarios del comité organizador, los ponentes y las distintas personas que van
a trabajar en el evento.
Variables (50-60 %): será los derivados de cada actividad específica del evento que
estamos preparando. No son comunes a todos: Personal de seguridad, interpretes,
alojamiento, traslados y gestión de viajes, montaje (audiovisuales, escenografía, stands),
catering, material para el evento (programas, agenda, invitaciones), azafatas, camareros,
técnicos y demás profesionales (y si requieren uniformes), decoración, obsequios,
seguros, canon derecho autores etc.
Imprevistos (deberemos reservar un 10-20 % para posibles eventualidades que no
habíamos contado con ellas)

Autoevaluación
El presupuesto:
Se elabora antes de organizar el evento y debemos ajustarnos a él, no se
puede modificar.
No se confecciona hasta que haya terminado el evento.
Se va elaborando en el transcurso del proceso organizativo.
No es necesario en todos los eventos.

12.6.- Elaboración del presupuesto.

Habrá que definir quien va a asumir los gastos, si serán los asistentes mediante cuotas de
inscripción, los patrocinadores, la propia empresa que lo organiza etc.

Respecto a los asistentes, las modalidades pueden ser:

Cuotas de inscripción: es el pago que efectúa una persona por asistir a una reunión y
recibir a cambio beneficios sociales o profesionales. Puede representar hasta el 100 % de
los ingresos para cubrir los gastos. Pero si los asistentes van a pagar una cuota de
inscripción, debemos tener cuidado de que no sea excesiva, pues esto nos puede restar
asistencia. Debemos buscar financiación alternativa que rebaje esa cuota.
Todo incluido: abarca todo gasto posible relacionado con el evento, traslados, comidas,
material, eventos sociales, etc. todo excepto los gastos personales.
Limitadas: incluye solo materiales y sesiones de trabajo, y posiblemente un par de eventos
de carácter social, como un café y la comida.
Extralimitadas: sólo incluye el derecho a asistir y algunos elementos materiales.
 Especiales: las que afectan a los acompañantes (debemos tener cuenta la normativa que
afecta a cada campo, porque por ejemplo, en la industria farmacéutica, por ley, la
hospitalidad no puede ser extensible a los acompañantes)

En ocasiones el evento puede generar beneficios derivados de las cuotas de inscripción, venta
de entradas, alquiler de stands, patrocinios, espacios publicitarios, subvenciones, venta de
productos etc.

No se debe olvidar contratar un seguro de responsabilidad civil. Se deben evaluar los riesgos
posibles que puede entrañar el evento para determinar que tipo de cobertura vamos a necesitar.

Debemos estudiar posibles reducciones de costos. Es importante que tengas en cuenta que
todo se puede negociar, o al menos intentarlo.

Para que resulte manejable y útil, los datos se deben colocar en una tabla, cuyo encabezado
será el nombre del evento, fecha y hora. A continuación se irán colocando las actividades y el
material, indicando la cantidad necesaria, el precio unitario y el precio total.

Además debemos tener en cuenta que, por cada servicio que contratemos,
cobraremos un porcentaje, en el cual se incluirá el salario por las horas de gestión
invertidas, así como un margen de beneficio.

13.- Gestión y tareas del organizador de

eventos.

Caso práctico
Juan ya ha planificado todas las actividades que va a tener que gestionar para
organizar el evento que Julia le ha pedido y tiene el presupuesto preparado para
comenzar a contratar los servicios que necesitan.

Ahora Juan deberá estudiar todas las opciones posibles de cada recurso humano y
material necesario, para elegir la mas adecuada para el evento que le han
encargado, teniendo en cuenta las ofertas mas económicas y apropiadas, para
lograr crear un buen efecto y reforzar la imagen del centro comercial “Trece Pinos”.
Una buena técnica para que no se nos escape nada es realizar una lista con todos los
elementos que necesitamos. Dado que en la planificación ya hemos considerado qué recursos
humanos y materiales vamos a necesitar y que plazos tenemos para gestionarlo, ahora
deberemos concretar y materializar esa planificación.

En esta fase se gestionará la contratación de los diferentes servicios, así como de los permisos,
licencias y seguros necesarios para el desarrollo del evento.

Lo primero será comprobar de qué recursos disponemos y cuales van a ser necesarios buscar.
Para ello elaboraremos una lista de proveedores. En el caso de eventos deportivos, torneos o
actos sociales de relevancia y dominio público, valoraremos la posibilidad de contar con la
colaboración de voluntarios, lo cual nos ahorrará costos.

Al mismo tiempo, deberemos analizar el protocolo que requiere el evento y redactar un informe
con las pautas, que enviaremos a los principales protagonistas del acto (promotor del evento,
ponentes, autoridades, invitados especiales etc.) para que conozcan el procedimiento.

Este punto es importante, porque muchos actos protocolarios exigen unas normas de seguridad
específicas y especiales, por lo que deberemos tenerlo en cuenta, a la hora de prever la
contratación de una agencia de seguridad cualificada.

No debemos olvidarnos de la posibilidad de que asistan personas con una minusvalía. Debemos
contar con ello a la hora de elegir, tanto el lugar, como las actividades paralelas programadas.

Listado de recursos que vamos a tener que gestionar:

Elección del lugar de la celebración.

Recursos materiales necesarios.
Equipos técnicos y mobiliario requerido.
Determinación de los profesionales que vamos a necesitar.
Selección de proveedores.
Elaboración y gestión de los contratos de prestación de servicios y alquiler de medios.
Obtención de los permisos necesarios para la celebración del evento.
Contrato de un seguro de responsabilidad civil.
Publicación y difusión del evento en los medios de comunicación.
Autoevaluación