PLAN DE COMPRAS
Un plan de compras es un recurso sumamente útil para
eficientar los procesos empresariales, ya que permite elegir a
los mejores proveedores del mercado, y a la larga, reducir el
precio final de los productos o servicios.
Esta herramienta permite establecer las necesidades
organizacionales con relación a los suministros, obras o
servicios durante un tiempo determinado. Además, registra qué
necesita la empresa para operar en sus diferentes áreas, en qué
cantidades y de qué recursos dispone.
En vista de su relevancia en el ámbito corporativo, en este
artículo profundizamos en sus beneficios y te mostraremos
cómo elaborar un plan de compras para tu empresa.
¿Quieres saber más sobre este tema? ¡Acompáñanos hasta el
final!
¿Cuál es la importancia de un plan de
compras?
El plan de compras permite invertir menos tiempo en tareas
administrativas, como elaboración de órdenes de compra,
documentación, coordinaciones, entre otras. También es una
gran herramienta para reducir costos y evitar compras
urgentes.
Tener un plan de compras empresarial ayuda a realizar una
mejor distribución de las tareas durante un periodo de tiempo,
así como a planificar los recursos de forma más eficiente para
poder enfrentar las situaciones de crisis. También, contribuye a
controlar gastos, alcanzar los objetivos estratégicos y llevar un
registro histórico de las compras.
¡Estos son los beneficios de tener un plan de compras!
Ventajas de contar con un plan de
compras empresarial
Diseñar un plan de compras ofrece a la empresa las siguientes
ventajas:
Se realizan menos compras y, por ende, se reducen los
procesos y costos administrativos.
Precios competitivos: La reducción de costos permite
ofrecer a los compradores precios más competitivos.
Las compras se realizan de forma oportuna, evitando
compras de emergencia, lo que permite que se tengan los
recursos necesarios en tiempo y forma.
Adecuada distribución de la carga de trabajo, ya que no se
deja todo para último momento.
Mejor control y transparencia en los gastos.
Se elaboran pedidos con la frecuencia y el tamaño
adecuado para disminuir los stocks y sus costos
asociados.
Permite llevar un registro histórico de compras.
Ayuda a alcanzar los objetivos estratégicos de la
compañía.
El paso a paso de cómo elaborar un plan
de compras
Ahora que conoces la importancia y las ventajas de contar con
un plan de compras en tu empresa, vamos a detallar cómo
puedes desarrollar el tuyo.
1. Realiza una encuesta de demanda
Una encuesta de demanda te permite obtener un estimado de la
cantidad de productos o servicios que tus clientes requerirán en
un futuro próximo. Así, podrás calcular los suministros, obras y
servicios que necesitará la empresa durante un tiempo
determinado para satisfacer el mercado.
2. Arma un equipo de compras
Reúne dentro de la empresa a un grupo de colaboradores con
las competencias y habilidades para administrar y ejecutar
el plan de compras. Esto te permitirá realizar el proceso lo
mejor posible, en el menor tiempo posible.
Entrega por escrito a tu equipo de compras toda la información
necesaria sobre cada paso, a fin de evitar confusiones y ahorrar
tiempo.
3. Realiza un presupuesto
Este es uno de los pasos más importantes al realizar el plan de
compras, ya que aquí determinarás cuánto puedes gastar y de
qué manera lo vas a hacer.
En este paso debes establecer los objetivos que te permitirán
saber, con detalle, cuánto inviertes y cuánto debes vender para
alcanzar las metas del negocio y reunir el capital para reponer
el inventario.
4. Establece la frecuencia de las compras
En esta etapa entran tanto los insumos o productos de
inventario como los requerimientos estratégicos de alto costo.
Estos últimos pueden ser, por ejemplo, seguros, equipos e
infraestructura, entre otros.
También debes considerar las compras cotidianas y
específicas, como el material de oficina o los insumos de
mantenimiento y limpieza, en caso de que este servicio no esté
en manos de un outsourcing.
En este sentido, la frecuencia de las compras dependerá de la
rotación de inventarios, la demanda del mercado y las
capacidades económicas y de almacenamiento de cada
compañía.
5. Produce o cotiza la mercancía
Al momento de evaluar y elegir los proveedores, encontrarás
dos tipos: los que ofrecen precios competitivos y los que
apuestan por una mejor calidad.
Antes de elegir, busca información no solo sobre la calidad y los
precios de los productos o insumos que vas a adquirir, sino
también sobre la reputación y capacidad de respuesta de cada
proveedor.
6. Confirma o recibe dos pedidos
La recomendación para este aspecto es evitar las
exclusividades, pues aunque tener un solo proveedor puede
resultar bastante cómodo, en la práctica puede ser una
importante desventaja.
Imagina, por ejemplo, que tienes un solo proveedor y que este
llega a tener problemas de stock, producción o transporte. Esto,
sin lugar a dudas, pondría tu inventario en una situación de
vulnerabilidad.
Por otro lado, cuando tus proveedores saben que no son los
únicos, seguramente tratarán de esforzarse para ofrecerte
beneficios que los hagan más competitivos.
7. Elimina a los proveedores no calificados
Asegúrate de elegir los proveedores con los que puedas llevar
una relación de igual a igual. Permítenos explicarte las razones:
1. Si seleccionas un proveedor cuyo tamaño empresarial es
superior al de tu negocio, es posible que no recibas un
trato preferencial.
2. Si el proveedor tiene un tamaño empresarial más pequeño
que el de tu compañía, es probable que tenga problemas
para abastecer tu inventario.
8. Implementa un control
Una vez que establezcas un plan de compras en el que todas las
necesidades del negocio estén cubiertas, es momento de
elaborar y aplicar un sistema de control que te permita evaluar
el servicio que te brindan tus proveedores y la calidad de los
productos que te ofrecen.
Y ahí lo tienes, ¡es todo por ahora!
Sin lugar a dudas, considerar y poner en práctica estos pasos te
ayudará a optimizar el área de compras de tu empresa y
obtener una ventaja competitiva que le permitirá a tu negocio
permanecer firme ante los constantes cambios del mercado.
En este sentido, es importante resaltar el valor de la tecnología
para mejorar el proceso de compras con soluciones digitales,
como el software de firma electrónica, el cual te permite
firmar contratos con rapidez y eficiencia, aceptar acuerdos y
cerrar negocios desde cualquier lugar y a cualquier hora.
