SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y PL - Rc - 02
CÓDIGO:
SALUD EN EL TRABAJO
1
VERSIÓN:
PROCEDIMIENTO PARA CODIFICACIÓN DE
DOCUMENTOS. Agosto 2023
FECHA:
A. OBJETIVO
Indicar de forma organizada y detallada la metodología y paso a paso que se
debe tener en cuenta en la elaboración y la codificación de la documentación
de la empresa HAS 200.
B. ALCANCE
Este procedimiento de codificación de documentos aplica para toda la
documentación del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo de
la empresa HAS 200.
C. DEFINICIONES
● Diagrama de flujo: Es la representación gráfica de las etapas de un
proceso o procedimiento de acuerdo a unas convenciones universales.
● Documento: Según la norma NTC-ISO 9000: Información y su medio
de soporte.
● Formato: Documento empleado para el registro de información
necesaria para realizar un proceso o actividad.
● Manual de calidad: Documento que especifica el sistema de gestión
de la calidad de una Entidad.
● Norma Institucional: Documento generado dentro del proceso de
normalización de una institución que presenta la forma de realizar un
proceso, procedimiento o actividad y que se obtiene a través del
consenso entre los responsables del mismo.
● Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactúan, las cuales transforman elementos de entradas en
resultados.
● Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o
proceso.
● Registro: Documento que presenta resultados o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas.
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DOCUMENTOS. Agosto 2023
FECHA:
Revisión: Actividad que consiste en verificar que el contenido de un
documentos corresponde a lo que se hace.
D. METODOLOGÍA
a. Documentos del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo:
i. En la realización de los códigos se debe tener en cuenta que
debe contar con 6 dígitos y estos deben ir separados por
guiones, a continuación se darán las reglas para la realización
del código.
1. Primeros dígitos: Las primeras letras del código
correspondiente se vinculan con el ciclo PHVA, ambas
letras se deberán hacer en mayúscula.
Macro proceso
Ciclo PHVA Código
Planear PL
Hacer HA
Verificar VE
Actuar AC
ii. Segundos dígitos: las segundas letras del código
correspondiente se asocia al tipo de documento que se va a
codificar. En esta ocasión serán dos letras, las cuales en
concreto serán la segunda y cuarta letra del nombre del
documento la primera será en mayúscula y la segunda en
minúscula.
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PROCEDIMIENTO PARA CODIFICACIÓN DE
DOCUMENTOS. Agosto 2023
FECHA:
Documento Código
Procedimiento Rc
Programa Rg
Matriz Ar
Instructivo Nt
Protocolo Rt
Profesiograma Rf
Inspecciones Np
Acta Ca
Guía Ua
Plan Ln
Formatos Om
Registros Ei
Política Oí
Objetivos Be
Organigrama Ra
Mapa Aa
Listado Lt
iii. Terceros dígitos: en el
caso de los dígitos 5 y 6 se trabajara con numerales los cuales
serán relacionados al consecutivo del documento.
1. Ejemplo de cómo se debe visualizar el código:
a. Matriz de riesgos y peligros
i. Ha - Mr - 01.
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DOCUMENTOS. Agosto 2023
FECHA:
b. Contenido de los documentos del sistema integrado de gestión de la
universidad del pacífico.
i.
ITEM Descripción
1. Objetivo. Describe el propósito para el cual fue
diseñado el documento.
2. Alcance. Establece los límites de aplicación del
documento, se refiere a las áreas,
procesos, procedimientos etc., que se
afecten con el documento.
3. Definiciones de Incluye el vocabulario, los conceptos, la
referencia. jerga institucional y los términos que se
consideren necesarios para entender
los procesos, los procedimientos, etc.,
a que haga referencia el documento.
4. Responsables. Se establece y relaciona las
responsabilidades de los involucrados
en el tema o actividad a realizar.
5. Marco legal. Se hace referencia y cita toda la
normatividad vigente que reglamenta y
rige en Colombia según sea el tema de
que se vaya a tratar en el documento.
6. Contenido - Se realiza una descripción detallada de
Desarrollo - las actividades, para lo cual se utiliza
Metodología. diagrama de flujo y tabla de descripción
de actividades.
c. En la elaboración de los documentos del SG-SST del HAS 200 se
deben tener en cuenta los siguientes criterios.
i. Encabezado:
1. Logo de la empresa.
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DOCUMENTOS. Agosto 2023
FECHA:
2. Nombre del sistema al que pertenece el documento:
deberá ir en tamaño de fuente 11, arial, negrita y toda en
mayúscula.
3. Nombre del documento. deberá ir en tamaño de fuente
11, arial, negrita y toda en mayúscula.
4. Código: deberá ir en tamaño de fuente 11, arial, negrita y
toda en mayúscula.
5. Versión: deberá ir en tamaño de fuente 11, arial, negrita
y toda en mayúscula.
6. Fecha: deberá ir en tamaño de fuente 11, arial, negrita y
toda en mayúscula.
PL-Mr-01
2 4
01
1. 5
3
Agosto
6
d. Cierre del documento: Al final del documento, en la parte inferior de
la hoja, la información deberá ir en tamaño de fuente 11, arial, negrita y
toda en mayúscula, la fecha en formato DD/MM/AAAA, como lo
muestra el siguiente cuadro:
i.
VERSIÓN ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
FIRMA
NOMBRE
CARGO
Fecha de DD / MM / AAAA
______________
aprobación
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FECHA:
e. CONTROL DE CAMBIOS
i.
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
VERSIÓN ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
FIRMA
Vanesa Duarte Higuita
Mariana Rodriguez
NOMBRE Monsalve R
Andrea Carolina Rojas H
Angela Josefa Vega L
CARGO SST
Fecha de DD / MM / AAAA
______________
aprobación
