Sesión 4
INGENIERIA DE PROCESOS INDUSTRIALES
SESIÓN: 4
Resumen: Administración de compras
Alumno: Christopher Antonio López Flores
Matricula: 64203671
Licenciatura: ingeniería industrial y de sistemas
Lugar y fecha: ciudad del Carmen a 19 de
noviembre del 2023
Profesor: ALMA GONZALEZ LOGISTICA
Sesión 4
Introducción
El proceso de compra se refiere a los pasos involucrados en la realización de una transacción comercial. Esto
implica la solicitud de compra de bienes y servicios a través de la cadena de suministro. Este concepto es
diferente de un proceso de adquisición particular.
Cuando una persona quiere adquirir un producto, la persona investigará para comprar el producto con las
características necesarias dentro de su presupuesto.
El proceso de compra para las empresas es similar, pero involucra a varias partes interesadas y muchos más
pasos. Con uno que sea formal, las organizaciones pueden realizar un seguimiento y controlar los gastos directos
e indirectos.
Los beneficios de este término son muchos: te ayuda a colaborar y construir relaciones duraderas con tus
proveedores y también mantiene los registros financieros listos para las auditorías.
Importancia de la organización de compras en los negocios
Una empresa puede gastar más en productos y servicios de lo que gana. En términos generales, esta es la razón
por la que es crucial en una organización.
Es un paso crítico para comprender la cadena de suministro, ya que ayuda a los gerentes de negocios a localizar
proveedores confiables que puedan entregar bienes y servicios a precios competitivos para cumplir con sus
requisitos. Por ejemplo, si se reducen los gastos de compra, esto tendrá una influencia directa y sustancial en el
ahorro de la empresa.
Mientras que, si el precio de compra es alto, la cadena de suministro podría influir en la rentabilidad y en la
imagen de la compañía, por lo que es fundamental optimizar el proceso de adquisición de la empresa
reduciendo gastos.
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Centralización y descentralización
Las compras centralizadas son un modelo para llevar a cabo la gestión de compras de los
diferentes departamentos de una empresa. ¿Cómo funcionan? Las compras centralizadas se
realizan a través de un sistema de asociación, esto es, varias compañías interesadas en los
mismos bienes y servicios hacen su compra en común, ya sea a través de sus propios
departamentos de compras o de la externalización de estos a una empresa de servicios de
outsourcing como SternAliza.
Para que lo entiendas mejor, pongamos un ejemplo: tres empresas diferentes necesitan
papelería para sus oficinas. Con un modelo de compras centralizadas, estas tres empresas,
que necesitan exactamente lo mismo, se asocian para comprar su material de oficina juntas.
Cada empresa deberá encargarse del pago correspondiente del material, de su recepción y
almacenaje, pero, al hacer el pedido mediante un modelo de compra centralizada, se podrán
beneficiar de la optimización de los recursos y mejores condiciones.
¿Y POR QUÉ REALIZAR LAS COMPRAS CENTRALIZADAS DE ESTA MANERA Y NO POR
SEPARADO?
Más adelante hablaremos de las ventajas y desventajas que pueden ofrecer las compras
centralizadas. No obstante, como te hemos adelantado, gracias a la creación de un sistema
de compras centralizadas propio, en sternAliza hemos logrado que nuestros clientes
asociados minimicen sus costes (y esfuerzos) administrativos, financieros y de compras.
Compras centralizadas y descentralizadas
Compras descentralizadas, ¿cómo definirlas?
Sí, justo lo que estás pensando: las compras descentralizadas son, por consiguiente, lo
contrario. Con las compras descentralizadas, es la propia empresa quien se encarga de sus
compras (y solo las suyas).
Para empresas muy grandes o con varias sucursales, la compra descentralizada de
materiales, productos, maquinaria y demás, no supone más esfuerzos. Sus volúmenes de
compra son considerables de por sí, por lo que emplear un modelo de compra descentralizada
no les acarrea mayor gasto.
¿QUÉ IMPLICAN LAS COMPRAS DESCENTRALIZADAS?
Indudablemente: un buen departamento de compras, que conozca a la perfección las
necesidades del negocio y pueda gestionar de forma eficiente todas las compras necesarias.
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En este caso, lo ideal sería conseguir optimizar al máximo el departamento de compras y sus
funciones.
Compras centralizadas y descentralizadas: ventajas y desventajas
Ahora que ya tenemos claros los conceptos básicos, centrémonos en lo que más suele
interesar: compras centralizadas y descentralizadas, ¡ventajas y desventajas!
Como dijimos al principio, las ventajas y desventajas de las compras centralizadas y
descentralizadas no son fijas: siempre van a estar condicionadas por el negocio y sus
requisitos.
Mercado de proveedores
La gestión de compras se encuentra a cargo del departamento de compras, el cual se
encarga de la gestión propiamente dicha de los insumos necesarios para asegurar la
producción y satisfacer las necesidades operativas de la empresa.
Se trata de un proceso complejo que hoy en día se encuentra, en la mayoría de los casos,
automatizado y cuyas etapas son más o menos estables al tratarse de una práctica que
cualquier empresa necesariamente debe realizar para asegurarse los insumos que le
permitirán llevar a cabo sus actividades.
Es por ello que es tan necesario un estudio constante del mercado, las cotizaciones, los
proveedores y otros factores que puedan surgir al considerar las necesidades de la empresa.
Esto incluye también la estructura organizativa de la empresa y la capacidad de realizar
solicitudes, pagos, la logística de transporte y almacenamiento de los insumos comprados,
entre muchos otros requerimientos operativos.
Distribución física
Coordinar el flujo de insumos, las tareas y los mecanismos informáticos que se emplean para
su distribución dentro de la empresa.
Trato con los proveedores
Estudio de la oferta, precios, calidad y disponibilidad de materiales, así como de los agentes
de intercambio asociados con su adquisición.
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Proceso de compra
Requerimientos y parámetros de adquisición cuyo objetivo es la optimización de la relación
entre el precio de los insumos y su calidad. Esto incluye el análisis de las operaciones y su
correspondiente registro.
Etapas de la gestión de compras
La gestión de compras es un proceso estandarizado que suele disponer de ciertas etapas
consecutivas que desde el punto de vista teórico deben tenerse en cuenta para mejorar el
rendimiento de la gestión. Sin embargo, dichas etapas pueden variar en función de las
necesidades y características de la empresa en cuestión.
Adquisición
Una vez realizada la cotización, se selecciona un proveedor y se realiza la emisión de la
solicitud de compra y la adjudicación del pedido. Comprende el conjunto de operaciones
involucradas en el análisis, la aceptación de las condiciones de compra y el desembolso de
capital —u obligación de pago o crédito—.
Políticas de proveedores
1. Fuentes de abastecimiento
Establece los tipos de materiales que requiere tu empresa y deja por escrito las condiciones de
competencia que existen o deberán existir entre los proveedores; por ejemplo, si realizarás
convocatorias o recurrirás a la asignación directa. En este último punto, considera que las mejores
prácticas establecen igualdad de oportunidades en los procesos de compra.
Asimismo, indica los requisitos que deberán reunir tus proveedores, como su solidez y solvencia
financiera. Acota la ubicación de las fuentes de abastecimiento y – ¡muy importante! – las medidas que
deberá tomar tu empresa para asegurar la corriente continua de materiales.
2. Especificaciones de la mercancía
Asegura que la mercancía que adquieres cumpla con las especificaciones y características que
necesitas para tus procesos.
3. Lineamientos de precio y calidad
Ya establecidos los rangos de precio y calidad en los objetivos de la planeación de compras, el
siguiente paso es que establezcas los criterios para alcanzar estas metas.Recuerda que el costo de
fabricación debe constituir aproximadamente un 50 por ciento del precio de venta de tu mercancía. Por
lo tanto, cualquier ahorro repercutirá en un beneficio para el negocio.
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4. Procedimientos
Si bien puedes desarrollar por separado todos los procedimientos relacionados con el área de
compras, sí es importante que establezcas políticas específicas que regulen todos estos procesos.
Las políticas de compras más comunes se refieren a estas funciones:
Requerimiento y características de la orden de compra que deberán entregar tus proveedores.
Seguimiento del pedido.
Recepción en los almacenes, de acuerdo con tus métodos de administración de inventarios.
Controles afectados por la recepción del producto.
Conciliación de documentos y chequeo de operaciones para su posterior liquidación.
5. Condiciones de pago y entrega
La función de la política de compras es vital en este punto, pues las condiciones de pago hacia los
proveedores deben favorecer los planes de financiamiento de tu empresa.
6. Investigación y desarrollo
Una función permanente debe ser la innovación e investigación de nuevos materiales y proveedores,
que permitan mejorar la calidad de tus procesos o reducir tus costos.
7. Compras recíprocas
En muchos casos, puedes considerar el intercambio de productos o servicios entre tus proveedores y
tu empresa. Las políticas respectivas deben establecer todas las condiciones para llevar a cabo estos
trueques.
8. Ética
Recuerda señalar los principios morales de conducta que deberán seguir todas las áreas de la
compañía hacia los proveedores, así como los mecanismos de transparencia para combatir prácticas
corruptas.
Desarrollo de proveedores
En primera instancia, una política de compras es una pauta que establece los criterios para
elegir tus fuentes, abastecimiento, los requisitos para los proveedores, las condiciones de
entrega, los plazos de pago, las compras anticipadas y otros aspectos.
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En su conjunto, estas políticas de adquisiciones forman parte de la planeación de compras, e
indican la manera en que tu empresa obtiene todos los productos y servicios necesarios para
funcionar, como los materiales de limpieza, herramientas, maquinaria, tecnología y materias
primas.
Te sorprenderá saber que, en un sentido amplio, la gestión de compras es una guía para
tomar decisiones administrativas y de mercado.
¡Sí! Del éxito de tu política de compras, depende que cumplas con el presupuesto de tu
empresa, la fijación de los precios, el desarrollo de nuevos productos y la calidad prometida a
tus clientes. Si llevas la administración de tu empresa con un sistema de gestión, esta labor se
facilita mucho, ya que toda la información de finanzas y contabilidad se interconecta.
Pasos para realizar tu planeación de compras
Independientemente de su tamaño, todo negocio debe realizar una planeación de compras
anual o semestral, de acuerdo con el «Manual de compras para la pequeña y mediana
empresa», de la Universidad Iberoamericana.
Ya sea que esté a cargo del departamento de Compras, o bien, del propio dueño, esta
planeación comprende 5 elementos básicos:
Pronósticos: Consisten en estimar el volumen de compras que requerirá la empresa, de forma
sistemática y continua.
Objetivos: Definen las prioridades de las compras, que normalmente son obtener los insumos
al mejor precio y calidad, con el volumen requerido, en el tiempo oportuno y el lugar
adecuado.
Políticas: Son las pautas o criterios específicos para la obtención de los insumos y materiales
necesarios. Te los explicaremos con mayor detalle en el siguiente apartado.
Procedimientos: Se refieren al conjunto de estándares e instructivos para disponer
sistemáticamente de las funciones de compras.
Presupuestos: Son la formulación de planes, en términos numéricos, a los cuales deberán
ajustarse las compras.
Ahora sí, veremos con mayor detalle cómo puedes elaborar cada política de compras. Como
hemos dicho, son planes o criterios que orientan las decisiones. A la hora de redactarlas,
debes asegurarte de que:
Están expuestas con claridad.
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Son razonables: exigen cierto rigor, pero son fáciles de implementar.
Abarcan distintos niveles.
Dirección de compras
Sin duda, un método sistemático dentro de una corporación facilita que la empresa obtenga
bienes y servicios de los proveedores.
Esto hará que sea más sencillo para las empresas gestionar las relaciones con los
proveedores, seleccionar el mejor, decidir los requisitos y condiciones del acuerdo, examinar
los artículos adquiridos, entre muchas otras actividades.
Identificar requisitos, como qué bienes y servicios necesita la empresa.
Presentar una solicitud de compra, autorizarla y también aprobarla.
Reconocer y seleccionar vendedores o proveedores.
Negociar precios y condiciones del acuerdo comercial.
Realizar una orden de compra y un recibo de mercancías.
Recibir e inspeccionar los bienes entregados.
Gestionar envíos, recibir facturas y realizar el pago.
Registrar todo el proceso.
Área de compras: ¿Qué es y cuáles son sus funciones?
El departamento de compras de una empresa es el responsable de adquirir los bienes,
materias primas y servicios necesarios para operar la organización de manera efectiva.
Reducir costos
Esta es una de las principales funciones del área de compras. Este departamento permite
lograr ahorros inmediatos al elegir una combinación de proveedores que puedan ofrecer los
mejores precios y condiciones.
En este proceso, se dan por terminadas las relaciones con los proveedores que no pueden
brindar el nivel de calidad adecuado a los precios requeridos.
En paralelo, también puede proporcionar ahorros aprovechando las garantías y los
descuentos que a menudo olvidan los no especialistas.
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Las compras también pueden ayudar a la empresa a ahorrar al proporcionar una mayor
transparencia en cómo gasta. Esto, a su vez, permitirá negociar mejores contratos y liberar el
flujo de efectivo.
Disminuir los potenciales riesgos y asegurar el suministro
La gestión de la cadena de suministro implica compartir y gestionar los riesgos con los
proveedores. Esto se puede hacer trasladando los riesgos a estos, que están mejor
capacitados para gestionarlos, o a través de la diversificación de la oferta.
El área de compras tiene por función determinar cuáles y cuántos bienes y servicios son
necesarios para el negocio, y evaluar cuáles son las medidas idóneas para garantizar una
óptima gestión.
A menudo, esto se reduce a una decisión económica, donde los riesgos más altos pueden
resultar en precios más bajos, o viceversa.
Administrar las relaciones
Comprar no se trata solo de compartir el riesgo, también se trata de compartir los beneficios.
Transferir el riesgo a un proveedor o subcontratar un servicio a menudo requiere una mayor
gestión de la cadena de suministro. El desafío del departamento de compras es lograr que el
proveedor se interese en trabajar con el negocio, haciendo que invierta en la relación a largo
plazo.
Esta área también tiene que gestionar las relaciones dentro de la organización y trabajar con
las partes interesadas internas, como marketing, finanzas, logística y distribución, para
garantizar que todos estén alineados.
Mejorar la calidad
El área de compras también es la encargada de definir los niveles de desempeño a los que la
empresa debe apuntar en relación con la calidad, y luego hacer un seguimiento de los
resultados contra esos objetivos.
Con eso en mente, el equipo de compras tiene en cuenta aspectos como la durabilidad, la
apariencia del producto o la puntualidad de la entrega.
De esta forma, entre sus funciones encontramos que trabajan en estrecha colaboración con
los proveedores para desarrollar sus procesos y ayudarlos a mejorar la calidad.
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