LIBROS DE CONTABILIDAD¿Qué son los libros contables?
Los libros contables son
archivos o documentos
d o n d e s e r e g i s t r a la
información financiera y económica
d e u n a e m p r e s a . E s t o a b a r c a t o d a s operaciones realizadas durante un
periodo de tiempo determinado.S u p r i n c i p a l f u n c i ó n e s
llevar registros contables
d e m a n e r a o r d e n a d a y cronológica. Además, permiten extraer infor
mación financiera específica de laempresa, a fin de conocer elbalance
general en algún momento determinado.
Oi n c l u s o p a r a f i n e s d e t r a m i t a c i o n e s a n t e l a s e n t i d a d
e s d e l E s t a d o q u e correspondan.Los libros contables deben presentarse de
manera periódica ante las institucionesmercantiles correspondientes para su
legalización y en la mayoría de los casosdeben ser conservados durante 6 años o más.
Características de los libros contables
Entre las características más destacables de los libros contables, se encuentranlas
siguientes:
Pueden ser de carácter
obligatorio
o
voluntario
.
Registran
información contable y financiera
pertinente.
Se compone por anotaciones que se llamanasientos contables. E s t o s se
realizan en orden cronológico.
La información se asienta de manera
sistemática
.
Tienen
carácter legal
.
En la actualidad pueden llevarse en papel o en forma digital.
Tipos de libros contables
Los libros contables se clasifican de acuerdo a su obligatoriedad, estos pueden ser obligatorios
o voluntarios
Libros contables obligatorios
La obligatoriedad para el llevado de los libros contables de las e
n t i d a d e s y empresas tienen como referencia los ingresos obtenidos en el
ejercicio gravableanterior y la UIT vigente en el ejercicio en curso.
Asimismo, los perceptores derentas de tercera categoría que inicien actividades
generadoras de estas rentas enel transcurso del ejercicio, considerarán los ingresos
que estimen obtener en elejercicio.La cantidad de libros obligados a llevar, se determina en
base al régimen tributarioa que se encuentra la entidad o la empresa y en el caso de
estar comprendido enel régimen general en base al volumen de los ingresos anuales que
esta tenga.En el Régimen tributario denominado Nuevo RUS, no es obligatorio
llevar libros niregistros contables.E n e l R é g i m e n E s p e c i a l d e R e n t a -
R E R y e l R é g i m e n G e n e r a l d e R e n t a , l a obligación se resume como sigue
Además de acuerdo con la Ley del Impuesto a la Renta, las empresas see n c u e n
tran adicionalmente obligadas a llevar en caso les corresponda, l
o s siguientes libros o registros:
Libros y Registros obligatorios de acuerdo a las normas de la Ley delImpuesto a la
Renta:
Libro de Retenciones incisos e) y f) del artículo 34° de la Ley del Impuestoa la
Renta. Registro de Activos Fijos. Registro de Costos. Registro de Inventario Perm
anente en Unidades Físicas. Registro de Inventario Permanente Valorizado.
Importancia de los libros contables
Los libros contables desempeñan un
papel esencial
en la gestión de cualquier o r g a n i z a c i ó n . P u e s , s u c o r r e c t o u s o
p e r m i t e t o m a r d e c i s i o n e s f i n a n c i e r a s oportunas
. Estos permiten llevar a cabo una estructura y orden en las finanzas yson el
fundamento de la contabilidad de una empresa.Los registros contables son esenciales
cuando de
determinar la rentabilidad deuna organización
. Estos gracias que permiten medir la cantidad de dinero queentra y que
sale y definir las deudas existentes. Además, los libros contables, reúnen
ordenadamente toda la información
referentea l a s i t u a c i ó n f i n a n c i e r a d e l a e m p r e s a .
Así,
favorecen la
t o m a d e decisiones acertadas y propicias paramantener la estabilidad y crecimiento de
la empresa. O por definir los correctivosque sean necesarios para corregir el rumbo.
Libros y Registros Tributarios
La SUNAT ha establecido desde el 1 de enero de 2007 las normas referidas a
loslibros y registros contables y los vinculados a aspectos tributarios,
obligados a
llevar en el caso de entidades y empresas que generan rentas empresariales o detercera
categoría.En efecto mediante Resolución de Superintendencia N° 234-
2006/SUNAT seregula esta obligación para las empresas y también para
personas naturalesafectas a rentas por las que deben llevar un Libro para
el registro de sus ingresospor rentas de segunda o cuarta categoría según el caso.La
regulación de la SUNAT incluye:El procedimiento para la autorización de los libros.
La forma en la cual deberán ser llevados.
Los plazos máximos de atraso.
Cómo se comunica los casos de pérdida o destrucción de los mismos.En nuestro país,
actualmente se utilizan sistemas de llevado de libros yregistros vinculados
a asuntos tributarios bajo el sistema manual de librosimpresos, sistemas
mecanizados en hojas sueltas y sistemas de emisiónelectrónica este último que puede
ser llevado desde los sistemas del
propioc o n t r i b u y e n t e u t i l i z a n d o e l P r o g r a m a d e L i b r o s E l e c t r ó n i c o s -
PLE o elSistema de Libros Electrónicos- SLE Portal desde los si
s t e m a s d e l a sUNAT, tal como se resume en el siguiente gráfico.
**En el sistema manual
: los libros y registros se adquieren en una imprenta, sullevado es a
manuscrito y se legalizan antes de usarlos.
En el sistema computarizado
; la información contable se ingresa apoyada en unsoftware contable apoyada
en la estructura dispuesta por la SUNAT para cadalibro y registro.
En el Programa de Libros Electrónicos-PLE
, los libros se generan desde
loss i s t e m a s d e l c o n t r i b u y e n t e , y s e v a l i d a n c o n u n a p l i c a t i v o d e l
a SUNAT que
permite generar un resumen de toda la información contable y ob
t e n e r u n a constancia de recepción por parte de la SUNAT, respecto de cada libro.
En el Sistema de Libros desde el Portal-SLE
, los contribuyentes generan suslibros desde el portal de la SUNAT y su
afiliación y generación de los libros esvoluntaria.
Llevado de Libros - Forma Manual y Sistema ComputarizadoLegalización de
los Libros
Los notarios o jueces, según corresponda, colocarán una constancia en la primerahoja de los
mismos y procederán a sellar todas las hojas del libro o registro, lasmismas que
deberán estar debidamente foliadas por cada libro o registro, inclusocuando se
lleven utilizando hojas sueltas o continuas.
Oportunidad de la Legalización
Los libros y registros deben ser legalizados antes de su uso, incluso cuando
seanllevados en hojas sueltas o continuas.Para la legalización del segundo y
siguientes libros y registros, de una mismadenominación, se deberá tener en
cuenta:Tratándose de libros o registros llevados en forma manual, se acredita que
se haconcluido con el anterior, con la presentación del libro o registro anterior concluidoo
fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalización y del últimofolio del
mencionado libro o registro.1 . T r a t á n d o s e d e l i b r o s o r e g i s t r o s q u e
s e l l e v e n u t i l i z a n d o h o j a s s u e l t a s o continuas, se deberá presentar el último
folio legalizado por notario del libroo registro anterior.2.Tratándose de libros y registros
perdidos o destruidos por siniestro, asalto uotros, se deberá presentar
la comunicación que se ha establecido para eseefecto.
Empaste de los Libros y Registros
Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven utilizando hojassueltas o
continuas deberán empastarse, de ser posible, hasta por un
ejerciciogravable.
Los empastes deberán incluir las hojas que hayan sido anuladas. A
talefecto, la anulación se realizará tachándolas o inutilizándolas de maneravisible.
Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de unamisma
denominación, que no hubieran sido utilizadas, podrán emplearsepara el registro de
operaciones del ejercicio inmediato siguiente.
Conservación y comunicación de pérdida o destrucción de los libros
Es obligatorio almacenar, archivar y conservar mientras el tributo no esté prescrito,lo
siguiente:Los libros y registros, llevados de manera manual, mecanizada o electrónica.
Los documentos y antecedentes de las operaciones
o situaciones queconstituyan hechos susceptibles de generar obligaciones
tributarias o queestén relacionadas con ellas.En ese sentido, los contribuyentes tienen
la obligación de comunicar a laSUNAT, en un plazo de 15 días hábiles, los casos
en que ocurra la pérdidao destrucción por siniestro, asaltos y otros, de los libros
y registros.En todos los casos, se deberá adjuntar copia certificada expedida por la
autoridadpolicial de la denuncia presentada por el contribuyente, respecto de la
ocurrenciade los hechos, debiéndose presentar la citada documentación
en la Mesa dePartes de los Centros de Servicios y dependencias de la SUNAT
Plazo para rehacer los libros contables
El plazo es de sesenta (60) días calendarios a partir de la pérdida o
destrucción.Por razones debidamente justificadas se podrá solicitar a la SUNAT una
prórroga.Recuerde que la SUNAT podrá verificar que el deudor tributario
efectivamenteh u b i e r a s u f r i d o l a p é r d i d a o d e s t r u c c i ó n s e ñ a l a d a s ,
p a r a p o d e r a c o g e r s e a l cómputo del plazo para rehacer los libros.
04. Llevado de Libros – Formas ElectrónicasLos Libros Electrónicos
Hay dos formas o sistemas para llevar los Libros Electrónicos: desde el portal dela
SUNAT, llamado SLE Portal y el segundo llamado Sistema PLE o Programa deLibros
Electrónicos que se realiza desde los sistemas del contribuyente.Es
muy importante tomar conciencia, que hay libros electrónicos que ya
sonobligatorios para el universo de empresas de mayores ingresos en
sus
ventas( R e g i s t r o d e c o m p r a s y d e V e n t a s ) y g r a d u a l m e n t e s e g u i r á
a u m e n t a n d o l a cantidad de usuarios obligados y sólo en casos de ingresos
pequeños, esta
formad e l l e v a d o e l e c t r ó n i c a s e r á v o l u n t a r i a y l a p o d r á n a l t e r n a r c
o n l a s o t r a s d o s formas: manual o computarizada.
A partir de enero de 2016, los usuarios de los
s i s t e m a s d e L i b r o s electrónicos se sujetan al siguiente
cronograma de aplicación
:
Primer segmento: Los Principales Contribuyentes Nacionales incorp
oradospor la SUNAT al sistema electrónico
Segundo segmento: Resto de contribuyentes ( Medianos
y P e q u e ñ o s Contribuyentes)OBLIGADOS
a llevar de forma electrónica el Registros de Compras y
elRegistro de Ventas
, s e g ú n v o l u m e n d e i n g r e s o s s e s u j e t a n a l s i g u i e n t e cronogram
a
Tercer segmento
Los contribuyentes, afiliados al Programa de Libros Electrónicos (PLE) o los
quegeneren sus libros ( Generadores ) desde el portal de la SUNAT, podrán llevar
deforma VOLUNTARIA, el Registro de Ventas y Registro de Compras.
05. Atraso en Libros - Físicos y Electrónicos
Los plazos máximos de atraso de los Libros y Registros vinculados a
asuntost r i b u t a r i o s s e e n c u e n t r a n e s t a b l e c i d o s e n e l Anexo 2 d e l a
R e s o l u c i ó n d e Superintendencia N° 234-2006-SUNAT y normas modificatorias.
Plazos especiales
Los plazos son los mismos para el llevado de los libros bajo cualquier
modalidadincluidos los libros electrónicos,
excepto el Registro de Compras y el Registro de Ventas e Ingresos
.I g u a l m e n t e h a y u n p l a z o m á x i m o d e a t r a s o p e r m i t i d o
p a r a e l R e g i s t r o d e Inventario permanente valorizado
que tiene un plazo especial dispuesto
por laResolución de Superintendencia N° 169-2015/SUNAT del 26-06-
2015 que hasustituido los plazos de atraso como sigue:
M á x i m o d e atrasopermitidoForma de
llevadoA c t o o c i r c u n s t a n c i a q u e d e t e r m i n a e l i n i c
i o d e l p l a z o p a r a e l m á x i m o d e a t r a s o permitido. Tr
es
mesesP a r a l o s q u e l l e v a n e l R e g i s t r o d e f o r m
a 3 meses, que se cuentan
desdee l p r i m e r d í a h á b i l d e l m e s
Cuánto tiempo debo almacenar o guardar los libros y registros vinculados a
asuntos tributarios?
por Gherard Garaycott | 05 diciembre 2018
Recientemente el Decreto Legislativo Nro. 1315 modificó el artículo 87° del Código
Tributario, señalando que se debe almacenar, archivar y conservar los libros y
registros, llevados de manera manual, mecanizada o electrónica, así como los
documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan
hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionadas
con ellas, cinco (5) años o durante el plazo de prescripción del tributo, el que fuera
mayor.
Al respecto, se debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Para el cómputo del plazo de cinco (5) años antes señalado, se debe contar
a partir del uno (1) de enero del año siguiente a la fecha de vencimiento de
la presentación de la declaración de la obligación tributaria correspondiente.
La referida modificación hace una precisión respecto a los Pagos a Cuenta
del Impuesto a la Renta, señalando que el plazo de cinco años se computa
considerando la fecha de vencimiento de la declaración anual del citado
impuesto.
Ante lo precisado, resulta pertinente también indicar cuál es el plazo de
prescripción de los principales impuestos en al ámbito empresarial:
En el Impuesto a la Renta, el plazo de prescripción para determinar la
obligación tributaria, así como la acción para exigir su pago y aplicar
sanciones, prescribe a los cuatro (4) años, y a los seis (6) años para
quienes no hayan presentado la declaración respectiva. El cómputo de los
cuatro (4) años antes señalados inicia el uno (1) de enero del año siguiente,
a la fecha en que vence el plazo para la presentación de la declaración
jurada anual respectiva.
En el IGV, el plazo de prescripción para determinar la obligación tributaria,
así como la acción para exigir su pago y aplicar sanciones, también
prescribe a los cuatro (4) años, y a los seis (6) años para quienes no hayan
presentado la declaración respectiva. El cómputo de los cuatro (4) años
antes señalados inicia el uno (1) de enero siguiente a la fecha en que la
obligación sea exigible.
Entonces, en base a lo expuesto, podemos entender que los libros y registros
vinculados a asuntos tributarios deberán almacenarse durante cinco (5) años o
durante el plazo de prescripción del tributo objeto de análisis, el que fuera mayor.
Al respecto, cabe precisar que el plazo máximo para guardar un registro de
compras, por ejemplo, podrá variar si nos referimos a la deducibilidad del gasto
para el Impuestos a la Rentra, o al crédito fiscal por IGV, dado que el cómputo de
los plazos es diferente entre ambos impuesto; o si, por último, nos referimos a un
tributo no declarado, donde el plazo de prescripción es mayor.
Finalmente, es importante también indicar que, la SUNAT está facultada, conforme
diversas sentencias del Tribunal Fiscal lo señalan, a requerir a los contribuyentes
los comprobantes y/o documentos de periodos prescritos, pero que tengan
incidencia en un periodo no prescrito. Esto ocurre recurrentemente en el caso de
comprobantes de pago que acrediten el valor de un activo fijo, donde puede haber
prescrito el periodo de registro del comprobante de pago, sin embargo la
depreciación del activo aún no prescribe.
Ante todo lo expuesto, resulta importante resaltar que los plazos para mantener
guardado un libro o registro vinculado a asuntos tributarios es el mismo, tanto para
el caso de llevarlos en versión física como electrónica, requiriéndose siempre
hacer un análisis de la situación o contexto en el que se encuentran (tributo
declarado o no declarado), conteo de plazos y comparación de ellos, siendo
aplicable el mayor entre ambos.
¿Cuántos años debo guardar los documentos de la
empresa?
Por Carlos Cuadrado (Abogado-Gerente de Innovanza Asesores)
Existen varias situaciones específicas que nos condicionan a la hora de conocer la cantidad de años que
debemos conservar los documentos en general del tráfico contable, societario, laboral, fiscal y tributario,
a saber:
Guarda de documentos de empresa
1. Documentos contables. – Los libros de comercio, tales como libro diario, de inventario,
cuentas anuales, informes de auditoría, del administrador, deben conservarse durante 6
años, según el Art. 30 del Código de Comercio, a contar desde el último asiento realizado.
Incluso después de la disolución y liquidación societaria.
2. Documentos Societarios. – Las escrituras, los libros registro de actas de la Junta y del Consejo,
libro registro de los socios, de contratos con el socio único y otros contratos de carácter privado.
Recomendamos conservarlo todo durante la vida de la empresa y como mínimo otros 6
años más después de su disolución y liquidación.
3. Documentos laborales. – Los contratos y documentos laborales deben conservarse un mínimo
de tres años, según el RDL 5/2000 de 4 de agosto. La documentación sobre seguridad
social, durante 4 años. Recomendamos guardarla durante 6 años, como indica el C. Comercio.
En ambos casos, no obstante, la Ley Orgánica 7/2012 de 27/12, recomienda guardarla
durante 10 años. En materia de riesgos laborales son 5 años, aunque recomendamos guardarlo
durante 6 años.
4. Documentación fiscal y tributaria. – Los documentos justificantes de ingresos y gastos,
contratos, recibos, extractos de bancos, albaranes, así como la contabilidad en sus libros diario y
balances, deben guardarse 4 años, según la Ley General Tributaria, art. 66,67 y 68. Este plazo
obedece a la prescripción, que comienza a contar desde la finalización del plazo de presentación
voluntario de cada impuesto. Pero pueden existir interrupciones de este plazo si existe alguna
actuación inspectora o comprobación de la Administración Tributaria.
No obstante, como hemos dicho anteriormente, la Ley Orgánica 7/2012 de 27/12, recomienda guardarla
durante 10 años. Por otra parte, tenemos una posibilidad de eliminar las facturas recibidas en papel si
previamente hemos realizado un proceso de digitalización certificada que se obtiene con copias digitales
firmadas electrónicamente.
5. Por otra parte, debemos compendiar todo este maremágnum de plazos centrándonos en un
concepto general:
CONSERVACION DE LA DOCUMENTACION EMPRESARIAL. – Por tanto, con
independencia de los plazos mínimos expresados, aconsejamos que las empresas conserven parte
de la documentación a fin de ejercitar algunos derechos para poder defenderse ante posibles
reclamaciones por terceros.
La doctrina del Tribunal Supremo establece:” El comerciante, debe conservar, en su propio interés, toda
aquella documentación relativa al nacimiento, modificación y extinción de sus derechos y de las
obligaciones que le incumben al menos durante el periodo en que conforme a las normas sobre
prescripción pueda resultarle conveniente promover el ejercicio de los mencionados derechos, o sea
posible que le exijan el cumplimiento de las mencionadas obligaciones”.
Por ello, recomendamos a los empresarios o comerciantes que conserven la documentación por más
plazo que los 6 años que establece el Código de Comercio, es decir, por 15, 20 o 30 años, en función de
las acciones de prescripción que correspondan.
Ponemos algunos plazos de prescripción según el Código Civil, a saber:
Acciones personales que no tienen señalado termino especial de prescripción: 15 años.
Acciones reales sobre bienes inmuebles: 30 años.
Acciones reales sobre bienes muebles: 6 años.
Acción hipotecaria: 20 años.
Y para mayor abundar, en relación con la reciente modificación del Código Penal, en aspectos de
blanqueo de capitales y sobre los delitos más graves contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social,
donde se aumenta a seis años la prisión de pena máxima, se han aumentado los periodos de prescripción
a 10 años, como establece el Art. 131 de dicho Código.
Como consecuencia de estos cambios legales, también se ha aumentado el plazo en el que nos puede
exigir la Justicia documentación de carácter laboral y fiscal dentro del proceso penal.
En resumen, nuestra recomendación final es que debemos ser muy cautos a la hora de decidir la
duración en la guarda y custodia de nuestros documentos, y consultar siempre a nuestros asesores
legales al respecto.
