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Manual Auditoria

Teorías de la administración (Universidad IEXPRO)

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INDICE

PRESENTACIÓN 2
INTRODUCCIÓN 2
JUSTIFICACIÓN 2
OBJETIVO GENERAL Y ESPECÍFICOS 3
FUNDAMENTO TEÓRICO DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA 3
DATOS DE IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA 4
METODOLOGÍA 4
PLANEACIÓN 5
PAPELES DE TRABAJO 5
EJECUCIÓN 6
INFORME 6
CONTROL 7
SEGUIMIENTO 8
CONCLUSIONES 8
REFERENCIAS 9

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PRESENTACIÓN

Grupo CALO como una empresa comprometida con las buenas prácticas de administración que
permitan la mejora continua dentro de la organización, se ha planteado el establecimiento del
presente manual de auditoria administrativa.

Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar qué es lo que sé está haciendo

realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la practica nos indica que ello
no siempre está de acuerdo con lo que él responsable del área o el supervisor piensan que está
ocurriendo.

Los procedimientos de auditoria administrativa respaldan técnicamente la comprobación en la

observación directa, la verificación de información, y el análisis y confirmación de datos, los
cuales son necesarios e imprescindibles.

INTRODUCCIÓN

La auditoría administrativa se puede considerar como un examen integral de la estructura de una

organización, ya sea una empresa, institución o departamento gubernamental o cualquier otra
entidad. También son evaluados los métodos de control, los medios de operación y el empleo de
sus recursos humanos y materiales.

La auditoría administrativa proporciona una evaluación cuantificada de la eficiencia con la que la

empresa desarrolla sus funciones en las diferentes etapas del proceso administrativo. Dicho de
otro modo: brinda un panorama administrativo de la organización auditada y señala el grado de
efectividad con el que operan cada una de las unidades administrativas que la integran.

En consecuencia, la auditoría administrativa permite detectar aquellas áreas cuyos problemas

exigen mayor atención por parte de la dirección y que requieren de un cuidado constante en el
desarrollo de la actividad. Puede también prevenir situaciones críticas que generen costos
adicionales e ineficiencias hasta el punto de poner en riesgo la continuidad del negocio.

JUSTIFICACIÓN

Existe una importante necesidad de obtener una información verás, oportuna y adecuada la que
obligue a que todos los colaboradores de Grupo CALO dispongan de un documento el que
establezca claramente el desarrollo de los objetivos y metas propuestas. Por esto es que es
indispensable la realización de una Auditoría Administrativa detallando periódicamente su
situación actual, con la realización de un examen de este tipo se admitirá determinar
oportunidades y debilidades propias de la entidad, que detalle la obtención de objetivos y metas
propuestas.

Una debilidad importante que se encontró dentro del Proceso Administrativo fue la incorrecta
distribución de funciones administrativos del personal cuyo resultado contribuye a la mala
aplicación de actitudes del personal. Para ello el Director General deberá en base al informe final
incrementar correctivos los mismos que mejoren la organización interna de la misma. Por su
parte un Auditoría Administrativa permitirá un análisis total o parcial de la institución con la
finalidad

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de precisar el nivel de mejoramiento para de esta forma realizar una innovación de los sistemas,
dando lugar así a adquirir una ventaja Competitiva frente a los demás.

OBJETIVO GENERAL Y ESPECÍFICOS

General

Aplicar una Auditoria Administrativa a Grupo CALO, tiene la finalidad de mejorar las
actividades que se están desarrollado conforme a la programado en el área de recursos humanos,
dentro de la etapa de organización, en la función de contratación.

Específicos

 Conocer si se está cumpliendo con las normas, políticas y reglamentos administrativos

dentro del periodo Administrativo para la etapa de Organización.

 Evaluar el desempeño del personal tomando en consideración las capacidades

profesionales del mismo con esto permitirá la obtención de resultados planteados.

 Emitir un Informe Final en el que esté determinado conclusiones y recomendaciones de

todos los hallazgos detectados de las actividades administrativas de la organización.

FUNDAMENTO TEÓRICO DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

La auditoría interna es una función practicada por auditores internos profesionales con un
profundo conocimiento en la cultura de negocios, los sistemas y los procesos. La función de
auditoría interna provee seguridad de que los controles internos instaurados son adecuados para
mitigar los riesgos y alcanzar el logro de las metas y objetivos de la organización.

Con base en la aplicación de un enfoque que asegure eficiencia en los procesos de administración
de negocios de control y de gobierno, es propósito de la auditoría interna entregar a la alta
administración resultados cualitativos, cuantitativos, independientes, confiables, oportunos y
objetivos; además de asistir a las organizaciones públicas y privadas a alcanzar sus metas y
objetivos.

El alcance de la función de la auditoría interna en una organización es amplio e involucra

aspectos como los siguientes: revisar y evaluar la eficacia en las operaciones, la confiabilidad en
la información financiera y operativa, determinar e investigar fraudes, las medidas de protección
de activos y el cumplimiento con leyes y regulaciones; involucra también el asegurar apego a las
políticas y los procedimientos instaurados en la organización. Es importante resaltar que los
auditores internos no son responsables de la ejecución de las actividades de la organización por lo
que sólo proponen a la administración y el consejo de administración (o su equivalente), medidas
para el mejor desempeño de las responsabilidades de éstos.

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Como resultado del gran alcance de la función de auditoría interna, los auditores internos deben
contar con amplios conocimientos y sólida formación académica y profesional. Si tenemos en
cuenta la manera como se ejerce la Auditoría, ésta puede clasificarse en interna y externa.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

GRUPO CALO especializada en Comercio al por menor de partes y refacciones nuevas para
automóviles, camionetas y camiones; laboran en esta empresa 12 personas.

Inició sus actividades económicas en el mes de julio del año de 2010, se encuentra dentro del
sector 468211 bajo la descripción de Comercio al por menor de partes y refacciones nuevas para
automóviles, camionetas y camiones.

Detalles de la empresa o negocio - Nombre del Establecimiento: GRUPO CALO - Propietario o

Razon Social: - N° de Trabajadores: 0 a 5 personas - Tipo de Asentamiento Humano: COLONIA
Nombre del Asentamiento Humano: DESARROLLO SAN PABLO INFONAVIT II
Código Postal: 76125
Área Geoestadística Básica (AGEB): 1922

METODOLOGÍA

Para el investigador es de vital importancia determinar varios tipos de métodos con la finalidad
de facilitar todos aquellos programas administrativos que persigue determinado ente
administrativo tanto del sector público como el privado, las etapas que integran la metodología
son:

 Planeación
 Instrumentación
 Examen
 Informe
 Seguimiento

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PLANEACIÓN

Son Lineamientos de carácter general que se encargan de normar la aplicación de una auditoría
administrativa, garantizando la cobertura de los siguientes aspectos principales:

 Factores prioritarios.
 Fuentes de estudio
 Investigación preliminar
 Proyecto de auditoría
 Diagnósticos preliminares pertinentes y relevantes.

PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo sirven para registrar los elementos de juicio especifico que se emplean
para acumular las evidencias necesarias que sean la base para fundamentar la opinión o dictamen
que emite el Auditor.

Para el tesista es importante indicar que los papeles de trabajo constituyen una herramienta de
trabajo realizado por el Auditor y de los hechos precisos en que basa sus conclusiones e informes,
los papeles de trabajo deben ser elaborados de tal forma que muestren:

 Las informaciones y hechos concretos,

 El alcance del trabajo efectuado,
 Las fuentes de la información obtenida,
 Las conclusiones a que llegó.

Desde el punto de vista del personal que labora en la auditoría, los papeles de trabajo constituyen
esencialmente un informe que facilitará la revisión del trabajo desarrollado y que deben ser tan
completos que no requiera información verbal adicional.

Los papeles de trabajo deben ser elaborados de acuerdo a las técnicas y normas existentes, y en
concordancia con los principios generalmente aceptados de Contabilidad y de Auditoría.

Los papeles de trabajo deben estar elaborados de tal manera que constituyan:

 Conocer el trabajo realizado de manera que sea la base y sustento de las conclusiones a
que se llegó y que sirvieron de fundamento a los informes u opiniones del Auditor sobre
la auditoría efectuada. El contenido de los papeles de trabajo tiene que ser suficiente para
respaldar la opinión del Auditor y todo el contenido del informe o dictamen, además debe
servir para facilitar la revisión y supervisión del trabajo realizado.
 Establecer una fuente a la que se pueda acudirse para obtener detalles de los saldos de las
cuentas y de las partidas de los estados financieros o cualquier otro dato preciso
acumulado en relación con la Auditoría. Los datos utilizados por el Auditor al redactar su
informe se encuentran en los papeles de trabajo.

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  Crear un grado de confianza en el sistema de control interno. Los papeles de trabajo
incluyen los resultados de los cuestionarios aplicados sobre el control interno, que
permitan la evaluación del mismo.
 Implementar un medio administrativo que permita, a través de su revisión:
a) Determinar la efectividad y suficiencia del trabajo realizado y la solidez de las
conclusiones consignadas.
b) Estudiar modificaciones a los procedimientos de auditoría y el programa para el
próximo examen a fin de mejorar la calidad del examen.
 Crear un medio de respaldo del informe o dictamen emitido por el Auditor, para el caso
de los procesos judiciales que se pueden aperturas contra las personas involucradas en
hechos delictivos.

EJECUCIÓN

La fase de ejecución de la auditoria está compuesta por la realización de pruebas, la evaluación

de controles y la recolección de evidencias suficientes y confiables para determinar si los asuntos
identificados durante la fase de planeación como de importancia potencial, realmente revisten
suficiente importancia para efectos de elaboración de informes o no. Las conclusiones se
relacionan con la evaluación de 1os resultados de las pruebas realizadas sobre rendimiento, la
exactitud de información, la confiabilidad de los sistemas y controles claves y la calidad de los
resultados producidos.

La fase de ejecución de la auditoría incluye:

 La preparación de un plan detallado de auditoria;

 La selección o preparación de programas de auditoría detallados;
 La realización de pruebas y controles de evaluación;
 La consideración de las causas y los efectos;
 El desarrollo de los hallazgos encontrados durante la auditoria;
 La preparación de informes;
 El desarrollo de conclusiones y recomendaciones; y
 La implementación y revisión de los archivos de auditoría.

Si como resultado de las labores realizadas durante la evaluación preliminar indica que existen
controles esenciales, durante fase de ejecución dichos controles deben probarse para verificar si
cumplen con lo establecido y si están operando satisfactoriamente. Si los controles esenciales no
están operando en forma satisfactoria, debe recopilarse evidencia suficiente para determinar si
existen controles alternos y de ser así cuáles son los efectos posibles.

INFORME

Una vez que se ha terminado la Auditoría Administrativa y ya se tiene una visión completa de lo
que se ha examinado, llegamos a la etapa de formular y presentar nuestro informe, el cual se
convierte así, en una guía para mejorar la administración de una empresa. El informe estará
informando la actual situación administrativa de un negocio y las posibilidades de lograr
superaría, ya que presentará todos aquellos hechos relevantes que tienen efectos en fas
prácticas

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administrativas. Por otra parte, el propio informe de la Auditoría Administrativa mostrará a
quienes lo lean, la calidad, el alcance y el desarrollo del trabajo de quienes ejecutaron dicha
auditoría. Esto mismo exige que el informe revista, presentación, un claro y competo contenido
de lo que se informa y oportuna presentación, para que la administración de la empresa tome las
medidas inmediatas que en el mismo se sugieran, claro está que bajo la supervisión de los propios
auditores

Contenido del informe

En la formulación del informe es importante pensar en quienes van a recibirlo, para así diseñarlo
en la forma que sea más fácilmente comprensible. Aunque el diseño y contenido del informe
pueden variar, según el tipo de auditoría, su propósito, las fallas encontradas y las medidas o
sugerencias propuestas; no obstante, los puntos principales para Grupo CALO, que debe contener
un informe, para poder calificarlo de completo, son los siguientes:

1. Propósito de la auditoría
2. Hechos relevantes a nivel de empresa
3. Hechos relevantes de cada departamento o sección
4. Recomendaciones
5. Conclusiones
6. Anexos

Metodología

Es muy interesante, aunque muchas veces no es necesario para quien recibe el informe, señalar a
grandes rasgos la Metodología empleada y sus limitaciones. En general, se deben describir las
técnicas o instrumentos principales que se utilizaron en el desarrollo de la auditoría, haciendo
hincapié cuando se haya tenido la necesidad de contratar a ciertos especialistas para la solución
de complejos problemas de la empresa. También se indicará qué gente se entrevistó y que las
pláticas se tuvieron con el personal de la empresa para discutir aquellos problemas cuya solución
era difícil o se prestaba a discrepancias entre los auditores y el personal de la empresa. Esta
sección debe ser breve, pero debe representar una idea de cómo se realizó el trabajo y explicar las
dificultades encontradas.

CONTROL

Cuando se habla de auditoría se trata de un mecanismo de control interno implementado con el

fin de determinar si la información que se tiene sobre el manejo administrativo de la organización
es acertada. No obstante, cuando se habla de controles internos en auditoría se trata de los
parámetros bajo los cuales se regula la práctica antes mencionada, es decir los lineamientos que
permiten enfocar la acción del auditor.

El objetivo de estos controles es servir de medidas para el trabajo de auditoría y dejar cómo base
las exigencias dadas para la labor en la documentación pertinente:

 Detectar el fraude: hacer notar que el trabajo administrativo es más complejo de lo que
podría parecer y, cometer un fraude que se pase por alto, a simple vista es una labor
relativamente fácil para un profesional en esta área. Sin embargo, el trabajo del auditor
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 permite no solo evidenciar la disparidad de los datos que se tienen con respecto al
registro, sino a su vez encontrar dónde y cómo ha sido cometido el fraude.
 Corregir errores: el trabajo contable cuenta con un rango de error implícito, que, si bien se
busca reducir, siempre está presente, pues únicamente un número afecta los resultados;
por medio de la auditoría financiera es posible evitar esto y notificarlo en un informe.
 Permitir organizar nuevos objetivos: con datos financieros contables es posible tener data
detallada sobre periodos anteriores de la empresa que permiten hacer una planeación más
acertada e identificar el potencial crecimiento de la organización.

SEGUIMIENTO

En función de los objetivos de la auditoría, los resultados de esta podrán indicar la necesidad de
llevar a cabo correcciones o acciones correctivas, cuyo fin sea la mejora. Dichas acciones por
norma general son decididas y emprendidas por el área auditada en un intervalo de tiempo
acordado previamente. El área auditada debería informar a las personas responsables de la
gestión del programa de auditoría y/o al equipo auditor sobre el estado de estas acciones, cuando
sea apropiado.

Se deberá verificar si se completaron las acciones y cuál fue su eficacia. Esta verificación podría
formar parte de una auditoría posterior. Debería presentarse un informe con los resultados a la
persona responsable de la gestión del programa de auditoría, y al sujeto de la auditoría para la
revisión por la dirección.

CONCLUSIONES

En conclusión, el proceso de la auditoria administrativa, es una herramienta importante para todo

tipo de empresa, pues por medio de su aplicación se logra una efectiva administración con altos
niveles de eficiencia, además sirve como prevención, ya que permite anticiparse ante las
amenazas que se puedan presentar a futuro, porque su objetivo principal es investigar, revisar y
evaluar a la administración de la organización con el fin de presentar un informe claro y
detallado, para dar las recomendaciones adecuadas.

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REFERENCIAS

Chiavenato, I. (2001). Administración. Proceso administrativo . Colombia: McGraw - Hill

Interamericana S.A.

IEXPRO. (s.f). Auditoría y control administrativo.

[Link]

Rodriguez Valencia, J. (1990). Sinopsis de Auditoria Administrativa, sexta edicion. Mexico:

trillas.

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