EVIDENCIA 3. “Ensayo: Importancia de los Archivos”.
Entregar un ensayo utilizando terminología
archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo como base su origen, evolución, sus
cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio actual.
Importancia de los Archivos
Desde épocas antiguas el ser humano se ha comunicado a través de diferentes medios. Por ello, es
considerado como un generador o receptor de documentos, bien sea de manera personal o en
representación de una entidad. Es por eso, que se ha creado la necesidad de conservarlos, a fin de
dar testimonio de sus actuaciones y que, en determinado momento, le puedan servir de prueba.
A medida que transcurre el tiempo crecen los movimientos y servicios documentales, de tal manera
que se hace necesario administrar los documentos de forma permanente, para asegurar que la
historia, políticas y procedimientos se conserven adecuadamente. Esto con el fin de brindar un
servicio de información eficaz y oportuna, acorde a los requerimientos del sector productivo y los
avances tecnológicos.
Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los conforman son
imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información contenida sirve de
testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa.
El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de la
humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura. Los primeros archivos
aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza.
Entre las culturas que más aportaron a este surgimiento documental, se encuentran:
Los egipcios, ya que éstos reflejaban en los templos del clérigo Inscripciones dirigidas a la doctrina.
Esto también ocurría en China e India.
Las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban por escrito testamentos y otros documentos, en
vestigios en madera y mármol.
Los arcadios, súmenos y babilonios tallaban sus escritos en pieles, en madera y mármol con
implementos metálicos, y en tablillas de arcilla blanda para dejar escrituras con instrumentos en
forma de cuña.
Origen y Evolución de la archivística
La archivística es la ciencia que estudia técnicas de gestión documental, la administración y el
tratamiento técnico de los archivos.
Los archivos, principalmente, tienen tres funciones: recoger, conservar y servir. Aunque, la más
importante de todas ellas es la conservación, ya que sirve para preservar la memoria histórica.
Edad Antigua:
Durante esta época, los templos y los palacios de las antiguas civilizaciones se utilizaban para
depositar los archivos. En la antigua ciudad de Elba, en Mesopotamia, es donde se tiene constancia
de la existencia de los primeros archivos, allá por el 4000 antes de cristo.
Mundo Greco-romano. La Antigua Grecia y el pueblo romano son clave en la historia de la evolución
de la archivística. En Grecia, los depósitos de Gea y Palas Atenas han archivado
importantes documentos como leyes, decretos o actas judiciales. En Roma, era costumbre conservar
los documentos en el Templo de Saturno.
En este momento, los archivos cobran una doble utilidad administrativa y jurídica y las
administraciones los conservan como fuente de información para su gobierno. La autenticidad y el
valor legal de los documentos estaban garantizados por diferentes procedimientos administrativos.
Como podemos observar, tenían un sistema muy fiable y completo para la preservación de los
archivos.
Edad Media:
La caída del Imperio Romano supuso la desaparición de la administración que se había desarrollado
durante los siglos pasados, con lo cual, durante este periodo la concepción del archivo público se
perdió. El derecho para crear archivos durante la Edad Media estaba reservado a los que tenían la
autoridad para legislar: emperadores, soberanos y pontífices. La Edad Media, sin duda, supuso un
brutal retroceso en la evolución de la archivística a nivel administrativo.
Edad Moderna:
En la Edad Moderna se da de nuevo un salto en la evolución de la archivística. A mediados del siglo
XVI se establece un nuevo sistema administrativo, el Estado Moderno. Se reunieron en los Archivos
del Estado toda la documentación generada por la Corona: los documentos que concernían al
gobierno y que se habían mantenido dispersos hasta entonces.
Durante esta época, el archivo se convirtió en un elemento fundamental de la administración y
adquirió una función jurídico-política.
Edad contemporánea:
La Revolución Francesa repercutió decisivamente sobre la consideración del archivo. El concepto de
Soberanía Nacional con lleva los principios de responsabilidad, garantía de eficacia y justicia de la
actuación de la Administración. Esto quiere decir que el archivo pasa a ser considerado garantía de
los derechos de los ciudadanos. Además, el fuerte sentimiento de nacionalismo llevó a buscar en su
pasado la identidad nacional y, por ello se desarrolló la historiografía científica. Como consecuencia,
se concentraron todos los archivos del Antiguo Régimen, tanto privados como públicos, en un único
archivo, el Archivo Nacional.
Cualidades de los Archivos
Tiene que ver exactamente con las ventajas que este sistema presta a la organización, de manera
que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad al contar con herramientas
sustentables de la información generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional.
Son características de los documentos que componen un archivo:
Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de
documentación.
Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera
eficiente.
Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar
equivocadamente al personal técnico de archivo.
Clasificación de los Archivos
Naturaleza.
Archivo Público. Documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos derivados de
un servicio público por entidades privadas.
Archivo Privado con Interés Público. Es de interés público por su valor para la historia, la
cultura, la ciencia o la investigación.
Archivo Privado. Son documentos pertenecientes a personas jurídicas que se derivan de la
prestación de sus servicios.
Uso.
Los archivos se clasifican teniendo en cuenta su utilidad:
Archivos Activos. Son archivos de conservación y consulta permanente, está constituido por
documentos de periodo actual, documentos de periodos anteriores, historias laborales,
resoluciones y contratos.
Archivos Inactivos. Son los que comprenden el traslado definitivo de cualquier documento
para su conservación perpetua, estos archivos son: legales, fiscales, comerciales e históricos.
Archivo Semiactivo. Estos archivos son para la conservación y consulta menos frecuentes
con intervalos de I a 2 veces al año.
Categorización de los Archivos
Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra, tal y
como lo especifica el Archivo General de la Nación, en el artículo 7 de la Ley General de Archivos de
Colombia.
Los archivos según su jurisdicción y competencia se clasifican en:
Archivo General de la Nación. (entidad de Estado encargada de orientar y coordinar la función
archivística del estado).
Archivo General del Departamento.
Archivo General del Municipio.
Archivo General del Distrito.
Los archivos territoriales se clasifican en (artículo 8 de la Ley General de Archivos de
Colombia):
Archivos de Entidades del Orden Nacional.
Archivos de Entidades del Orden Departamental.
Archivos de Entidades del Orden Distrital.
Archivos de Entidades del orden metropolitano.
Archivos de Entidades del Orden Municipal.
Archivos de Entidades del Orden Local.
Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley.
Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.
Los archivos según la organización del estado se clasifican en (Artículo 9 de la ley general de
archivos de Colombia):
Archivos de la Rama Ejecutiva.
Archivos de la Rama Legislativa.
Archivos de la Rama Judicial.
Archivos de los Organismos de Orden de Control.
Archivos de los Organismos Autónomos.
Los archivos territoriales, según la organización del estado, organizamos de control y organismos
autónomos son de carácter obligatorio.
Aplicación de los Archivos en el Medio Actual
Las tecnologías son una herramienta y su utilidad depende de la aplicación que se le dé.
En este sentido, el uso eficaz de las TIC depende de una correcta planificación, administración y
políticas bien definidas, lo que garantiza una buena gestión documental.
