PROCESO: PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA VERSIÓN: RPS-04-00
CONTROL DE ENTREGA DE DOCUMENTOS PAG: 1 DE 2
TIPO DE FIRMA DE
FECHA E C A NOMBRE DEL DOCUMENTO CÓDIGO REV. CANT. AREA OBSERVACIONES
DOCUMENTO RECIBIDO
7/05/2024 X Registro Visión RGCV-01 00 1 Producción
7/05/2024 X Registro Misión RGCM-02 00 1 Producción
7/05/2024 X Registro Valores corporativos RGCVC-03 00 1 Producción
7/05/2024 X Registro Matriz DOFA RGCMZ-04 00 1 Producción
7/05/2024 X Registro Organigrama RGCO-05 00 1 Producción
7/05/2024 X Registro Mapa de procesos RGCMP-06 00 1 Producción
Alcance del sistema de gestión de
7/05/2024 X Registro RGCA-07 00 1 Producción
calidad
7/05/2024 X Registro Objetivos de calidad RGCOC-08 00 1 Producción
Plan de acción para alcanzar los
7/05/2024 X Plan PlPSPO-01 00 1 Producción
objetivos
7/05/2024 X Registro Política de calidad RGCPC-09 00 1 Producción
7/05/2024 X Registro Caracterización del proceso RGCCP-10 00 1 Producción
Procedimiento operacional estándar
7/05/2024 X Procedimiento PGPOE-01 00 1 Producción
de elaboración de cerveza
7/05/2024 X Ficha técnica Ficha técnica de la cerveza FTGP-01 00 1 Producción
Registros de control de proceso (debe
7/05/2024 X Registros relacionarse uno por uno no a nivel RGPTZ-01 00 1 Producción
general)
X Registros RGPTZ-02 Producción
7/05/2024 x Registro Manual y perfil de cargos RGHMP-01 00 1 Producción
PLANIFICACION DEL SISTEMA
CONTROL DE DOCUMENTOS DEL S.G.C
CODIGO: RPS-07-00
FECHA: NOMBRE DEL SOLICITANTE: CARGO:
28/05/2024 Gerente
PROCESO: NOMBRE DEL DOCUMENTO: CODIGO:
Gestión de calidad Visión N.A
SOLICITUD DE:
JUSTIFICACIÓN DE LA SOLICITUD:
CREACION X
Se solicita creación de la visión del SGC bajo la NTC ISO 9001:20015
COPIA
ELIMINACION
Quedando así: RGCV-01-00
ACTUALIZACIÓN
ACEPTADO JUSTIFICACIÓN DE LA NO ACEPTACIÓN:
SI X
NO
SOLICITADO POR: Gerencia APROBADO POR: Coordinador SGC
PROCESO: PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA VERSIÓN:RPS-06-00
PRESUPUESTO PARA LA MANTENIMIENTO Y MEJORAMIENTO
PAG: 1 DE 1
CONTINUO DEL S.G.C. AÑO 2024
RUBRO UNIDAD CANTIDAD VALOR U VALOR TOTAL EJECUTADO PORCENTAJE
CAPACITACIÓN
Plan de capacitación hora 20 200.000 4.000.000
RECURSOS HUMANOS
Salarios 1 5 1.800.000 9.000.000
MATERIALES Y PAPELERIA
Hojas 1 10 16.000 160.000
Carpetas 1 20 3.000 60.000
Lapiceros 1 10 1.500 15.000
Cajas de archivo 1 10 5.000 50.000
METROLOGIA Y CALIBRACIONES
Calibración de medidores 1 2 150.000 300.000
Ajuste de termómetros 1 2 150.000 300.000
Verificación de balanzas 1 1 150.000 150.000
MEJORAMIENTO DE EQUIPOS E INSTALACIONES
Compra de nuevos fermentadores 1 1 3.000.000 3.000.000
Sistemas de refrigeración 1 1 4.000.000 4.000.000
PUBLICIDAD
Campañas en redes sociales 1 1 500.000 500.000
ESTRATEGIA TAT
Personal 1 1 1.000.000 1.000.000
AUDITORIA DE SEGUIMIENTO
Auditorías internas 1 2 1.000.000 2.000.000
Verificación normativa 1 2 1.500.000 3.000.000
VALOR TOTAL 27.535.000
Revisado por: Aprobado por:
PROCESO: PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA VERSIÓN:RPS-05-00
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS PAG: 1 DE 3
NOMBRE DEL DESCRIPCION FECHA
ITEM CODIGO #REV. ESTADO ACCESO
FORMATO DEL CAMBIO IMPLEMENT
UBICACIÓN Y TIEMPO DE ARCHIVO
Documentos,semestre9,gestión
Registro de Magnético BACK
RGPCP- de calidad, registros UP
1 recepción de 00 Emisión inicial 7/05/2024
01
materia prima Impreso Área u oficina Activo Tiempo Inactivo Tiempo Disposición
Registro del POE Documentos,semestre9,gestión X Archivo 1año Eliminar
Magnético
de elaboración RGPTZ- de calidad, registros Oficina de
2 00 Emisión inicial 7/05/2024 1año
de cerveza 01 producción
Impreso Área u oficina
artesanal
Documentos,semestre9,gestión X Archivo 1año Eliminar
Registro de Magnético
RGPTZ- de calidad, registros Oficina de
3 fermentación con 00 Emisión inicial 7/05/2024 1año
02 producción
levadura Impreso Área u oficina
Documentos,semestre9,gestión X Archivo 1año Eliminar
Registro de RGPTZ- Magnético Oficina de
4 00 Emisión inicial 7/05/2024 de calidad, registros 1año
maduración 03 producción
Impreso Área u oficina
Documentos,semestre9,gestión X Archivo 1año Eliminar
Registro de Magnético
RGPTZ- de calidad, registros Oficina de
5 filtración y 00 Emisión inicial 7/05/2024 1año
04 producción
carbonatación Impreso Área u oficina
Documentos,semestre9,gestión X Archivo 1año Eliminar
Registro de Magnético
RGPTZ- de calidad, registros Oficina de
6 embotellado y 00 Emisión inicial 7/05/2024 1año
05 producción
enlatado Impreso Área u oficina
Documentos,semestre9,gestión X Archivo 1año Eliminar
Registro de RGPTZ- Magnético Oficina de
7 00 Emisión inicial 7/05/2024 de calidad, registros 1año
almacenamiento 06 producción
Impreso Área u oficina
Documentos,semestre9,gestión x Archivo 1año Eliminar
Registro de RGPTZ- Magnético Oficina de
8 00 Emisión inicial 7/05/2024 de calidad, registros 1año
distribución 07 logística
Impreso Área u oficina
GESTIÓN DE CALIDAD( DEBE COLOCAR LOS REGISTROS QUE SE HAN CREADO LOS MISMOS QUE ESTAN EN CONTROL DE ENTREGA DE DOCUMENTOS QUE SE HAN CREADO
QUE INICIAN CON LA LETRA P,PR,M,)
1 Oficina de
calidad
2
PROCESO: PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA VERSIÓN:RPS-04-00
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS PAG:2 DE 3
PROCESO – PRODUCCION
ESTADO ACCESO
TIPO DE NOMBRE DEL DESCRIPCION FECHA Documentos,semestre9,gestión
ITEM CODIGO # REV. MAGNETIC BACK UP
DOCUMENTO DOCUMENTO DEL CAMBIO IMPLEMENT/ de calidad, taller6
IMPRESO AREA U OFICINA
Documentos,semestre9,gestión
MAGNETIC
1 Visión de calidad, taller6
Registro RGCV-01 00 Emisión inicial 7/05/2024
IMPRESO AREA U OFICINA
Documentos,semestre9,gestión
MAGNETIC
de calidad, taller6
1 Registro Misión RGCM-02 00 Emisión inicial 7/05/2024
IMPRESO AREA U OFICINA
Documentos,semestre9,gestión
Valores MAGNETIC
de calidad, taller6
1 Registro corporativos RGCVC-03 00 Emisión inicial 7/05/2024
IMPRESO AREA U OFICINA
Documentos,semestre9,gestión
MAGNETIC
de calidad, taller6
1 Registro Matriz DOFA RGCMZ-04 00 Emisión inicial 7/05/2024
IMPRESO AREA U OFICINA
Documentos,semestre9,gestión
MAGNETIC
de calidad, taller6
Organigrama
1 Registro RGCO-05 00 Emisión inicial 7/05/2024
IMPRESO AREA U OFICINA
Mapa de Documentos,semestre9,gestión
1 Registro RGCMP-06 00 Emisión inicial 7/05/2024 MAGNETIC
procesos de calidad, taller6
IMPRESO AREA U OFICINA
Alcance del Documentos,semestre9,gestión
sistema de MAGNETIC
RGCSGC-07 de calidad, taller6
1 Registro gestión de 00 Emisión inicial 7/05/2024
calidad
IMPRESO AREA U OFICINA
Documentos,semestre9,gestión
MAGNETIC
Objetivos de de calidad, taller6
1 Registro RGCOC-08 00 Emisión inicial 7/05/2024
calidad
IMPRESO AREA U OFICINA
Documentos,semestre9,gestión
MAGNETIC
Política de de calidad, taller6
1 Registro RGCPC-09 00 Emisión inicial 7/05/2024
calidad
IMPRESO AREA U OFICINA
Documentos,semestre9,gestión
Caracterización MAGNETIC
de calidad, taller6
1 Registro del proceso RGCCP-10 00 Emisión inicial 7/05/2024
IMPRESO AREA U OFICINA
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
Documentos,semestre9,gestión
MAGNETIC
de calidad, taller6
Manual y perfil
1 Registro RGHMC-01 00 Emisión inicial 7/05/2024
de cargos
IMPRESO AREA U OFICINA
PROCESO: PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA VERSIÓN:RPS-03-00
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS PAG:1 DE 1
PROCESO – PRODUCCION
ESTADO ACCESO
Documentos,semestre9,gestión
MAGNETIC
TIPO DE NOMBRE DEL DESCRIPCION FECHA de calidad, taller6
ITEM CODIGO # REV. BACK UP
DOCUMENTO DOCUMENTO DEL CAMBIO IMPLEMENT/ IMPRESO AREA U OFICINA
IMPRESO AREA U OFICINA
PLANEACIÓN ESTRATEGICA ( DEBE COLOCAR LOS REGISTROS QUE SE HAN CREADO LOS MISMOS QUE ESTAN EN CONTROL DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
QUE SE HAN CREADO QUE INICIAN CON LA LETRA R)
Documentos,semestre9,gestión
Plan de acción MAGNETIC
de calidad, taller6
1 Plan para alcanzar los PlPSPO-01 00 Emisión inicial 7/05/2024 X
objetivos
IMPRESO AREA U OFICINA
GESTIÓN DE PRODUCCIÓN
Procedimiento Documentos,semestre9,gestión
operacional MAGNETIC
de calidad, taller6
1 Procedimiento estándar de PGPOE-01 00 Emisión inicial 7/05/2024 X
elaboración de
cerveza IMPRESO Oficina de producción
Documentos,semestre9,gestión
MAGNETIC
de calidad, taller6
Ficha técnica de
1 Ficha técnica FTGP-01 00 Emisión inicial 7/05/2024 X
la cerveza
IMPRESO Oficina de producción
PROCESO: PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA VERSIÓN:IPS-02-00
NORMA FUNDAMENTAL PAG: 1 DE 2
CARGOS NOMBRES FECHA FIRMA
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CONTROL DE CAMBIOS
REVISION FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
00 EMISION INICIAL
CONTROL DE DISTRIBUCIÓN
CAN. AREA / PROCESO FIRMA DE RECIBIDO FECHA
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos generales para la elaboración de la estructura documental del Sistema de Gestión de la Calidad (S.G.C).
2. ALCANCE
Es de obligatorio cumplimiento y aplica para todos los procesos del S.G.C.
3. RESPONSABLE
Responsable de planificación del S.G.C.
Representante de la dirección
Comité de calidad
4. DESARROLLO
La revisión, aprobación, distribución y actualización de documentos se realiza según el procedimiento “CONTROL DE DOCUMENTOS
PPS-01”.
4.1. NECESIDADES DE DOCUMENTACIÓN
PARAMETROS PARA LA TIPO DE DOCUMENTO
ELABORACIÓN M P I F R PL PR
Encabezado X
Código – Revisión X
Hoja de Portada X
CONTENIDO
Objetivo X
Alcance X
Responsables X
Desarrollo X
Registros X
Referencias X
Definiciones / Glosario X
PROCESO: PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA VERSIÓN:IPS-01-00
NORMA FUNDAMENTAL PAG: 1 DE 6
4.2. IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO
En cada página de los documentos que lo requieran se mantienen el siguiente encabezado que contiene:
Logo: El documento debe incluir el logo oficial de la empresa en la parte superior de la primera página, para identificación
visual y profesional.
Código: Asignar un código único para cada documento, siguiendo una estructura específica que refleje el tipo de
documento y su área de aplicación.
Proceso: Indicar el proceso al que pertenece el documento (por ejemplo, Gestión de producción, Gestión de calidad,
Gestión de Talento humano).
Título del documento: Un título claro y descriptivo que refleje el contenido y propósito del documento.
Páginas: Numerar las páginas del documento para facilitar su referencia y asegurar que están completas.
4.2.1 Estructura del código para los documentos del SGC
TIPO DE DOCUMENTO
ABREVIATURA
M Manual
P Procedimiento
I Instructivo
F Ficha técnica
R Registros
PR Programa
PL Plan
D Documento
Tabla 1. Iniciales de los documentos para su codificación con respecto al tipo de documento.
Prefijo del Tipo de Documento: Utilizar un prefijo para identificar el tipo de documento (por ejemplo, "P" para
procedimientos, "R" para registro).
Número Secuencial: Un número secuencial que se incrementa con cada nuevo documento del mismo tipo.
Ejemplo: RGPP-01(REGISTRO DEL PROGRAMA DE PROCEDIMIENTO NUMERO 01). DEBE EXPLICAR
CADA PARTE QUE CONFORMA EL CODIGO
YY Representa dos iniciales del Proceso. Para el S.G.C. se consideró la siguiente estructura
ABREVIATURA PROCESO ABREVIATURA PROCESO
ID Investigación y Desarrollo CP Gestión de Compras
Gestión de Talento
PS Planificación del SGC RH
Humano
Mejoramiento
CM Gestión Comercial MC
Continuo
Gestión de
CC Control de Calidad PR
Producción
MA Gestión de Mantenimiento LO Gestión de Logística
Tabla Nª 3. Iniciales de los documentos para su codificación con respecto al proceso
Estructura del Código para los documentos de HACCP:
TIPO DE DOCUMENTO
ABREVIATURA
M Manual
P Procedimiento
I Instructivo
F Ficha técnica
R Registros
PR Programa
PL Plan
D Documento
Estructura del Código para los documentos de Haccp: X YYZZ ## &&,
X: Inicial del tipo de documento
YY: Dos iniciales del proceso para el SGC
ZZ: Representa dos iniciales del tipo de documento
##: Número consecutivo asignado a cada documento para el control de los mismos
&&: Numero consecutivo de la revisión
ABREVIATURA TIPO DE DOCUMENTO ( programas
prerrequisitos)DEBE RELACIONARLO Y ASIGNAR
EL CODIGO Y SECUENCIA DE GENERACION
CA CALIDAD DE AGUA POTABLE
4.2.2. Hoja portada DEBE DE EXPLICAR COMO SE CREAN LOS DOCUMENTOS
a) Cuadro de Control:
CARGOS NOMBRES FECHA FIRMA
1 ELABORADO
POR:
2 REVISADO POR:
3 APROBADO POR:
1 2 3 4
Cargo: Indicar el cargo del responsable de la creación, revisión y aprobación del documento.
Nombre: El nombre de la persona que tiene la responsabilidad descrita en el campo "Cargo".
Fecha: La fecha en que se completó cada etapa del proceso de documentación (creación, revisión, aprobación).
Firma: La firma del responsable en cada etapa, como evidencia de su participación y conformidad.
b) Control de Cambios:
CONTROL DE CAMBIOS
REVISION FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
1 2 3
Revisión: Cada vez que se realiza una modificación, se incrementa el número de revisión del documento.
Fecha: Fecha en que se realizó la revisión o el cambio.
Descripción del cambio: Breve descripción de los cambios realizados, para tener un historial claro y transparente.
c) Control de distribución:
CONTROL DE DISTRIBUCIÓN
CANT. AREA / PROCESO FIRMA DE RECIBIDO FECHA
1 2 3 4
Cantidad: Número de copias distribuidas del documento.
Área/proceso: Áreas o procesos a los cuales se distribuye el documento.
Firma de recibido: Firma de la persona que recibe el documento en cada área, como confirmación de su recepción.
Fecha: Fecha en que se distribuye y recibe el documento.
4.1 CONTENIDO DE DOCUMENTOS
Objetivo: Explicación clara del propósito del documento, qué se espera lograr con él.
Alcance: Definir los límites del documento, a qué procesos, áreas o actividades aplica.
Responsable: Personas o cargos responsables de la implementación y seguimiento del documento.
Desarrollo: Descripción detallada del contenido del documento, paso a paso.
Diagrama de flujo Descripción de la Registros Responsable
Actividad
1 2 3 4.
Diagrama de flujo: Representación gráfica de los pasos o procesos descritos en el documento.
Descripción de la actividad: Descripción detallada de cada actividad, paso a paso.
Registros: Listado de todos los registros que deben mantenerse como parte del cumplimiento del documento.
Responsable: Persona o cargo responsable de cada actividad descrita en el documento.
4.1.1 Control de los registros
CONTROL DE REGISTROS
TIEMPO EN TIEMPO EN
UBICACIÓN UBICACIÓN
CODIGO REGISTRO ARCHIVO ARCHIVO
ACTIVO INACTIVO
ACTIVO INACTIVO
1 2 3 4 5 6
Código: Código único para cada tipo de registro, siguiendo una estructura similar a la de los documentos.
Registro: Nombre del registro.
Tiempo en archivo activo: Periodo durante el cual el registro debe mantenerse en archivo activo.
Tiempo en archivo inactivo: Periodo durante el cual el registro debe mantenerse en archivo inactivo antes de su
destrucción.
Ubicación activa: Lugar donde se almacenan los registros activos.
Ubicación inactiva: Lugar donde se almacenan los registros inactivos.
5. REFERENCIAS: Se relacionan los documentos internos y externos consultados para la elaboración del documento y/o que
pueden ser considerados para la aplicación de las actividades documentadas
6. GLOSARIO: Definición de términos técnicos o específicos utilizados en el documento, para asegurar una comprensión
clara y uniforme.
7. LEGIBILIDAD: Asegurar que el documento sea fácilmente legible, utilizando un formato y un diseño claro y profesional,
con un tamaño de letra adecuado.
Los datos que conformen los diferentes documentos deben ser diligenciados con lapicero o impresos, en letra legible.
Ningún registro debe llenarse a lápiz. Los datos en los registros no deben llevar enmendaduras
8. CONSERVACIÓN: Los registros deben ser almacenados en un lugar seco y donde las condiciones del ambiente no afecten
su estado inicial y/o los vuelva ilegibles o invaliden la información consignada
9. REGISTROS: NA.
10. REFERENCIAS:
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS, Norma Técnica Colombiana ISO 9000:2018
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS, Norma Técnica Colombiana, 9001: 2000.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS, Norma Técnica Colombiana ISO 9004: 2005.
Procedimiento “CONTROL DE DOCUMENTOS PPS-01”.
Procedimiento “CONTROL DE REGISTROS PPS-02
PROCESO: GESTIÓN DE PRODUCCIÓN VERSIÓN:IPS-02-00
MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA PAG: 1 DE 1
ASPECTO A REGISTRO TIPO
ESTRATEGIA Y RESPUESTA
COMIUNICA EMISOR RECEPTOR CUANDO/FRECUENCIA
MEDIOS INT EXT ESPERADA
R
Convocar a una reunión
Actualización en informativa o enviar un
el Proceso de Gerente de Proceso de gestión correo electrónico detallando Procedimiento de
X 15 días 1 semana
Gestión de Compras de compras los cambios o compras
Compras actualizaciones en el proceso
de gestión de compras.
Cumplimiento
Nuevas Políticas Gerente de Planeación de las
Todo el Personal Reuniones presenciales X Mensual
de Calidad Calidad estratégica actividades
esperadas
Cumplimiento
Capacitación y Recursos Seminarios, Talleres, Asistencia a de las
Todo el Personal X Trimensual
Desarrollo Humanos Boletines capacitaciones actividades
esperadas
Solicitud de
Jefe de Registro de
Insumos y Proveedores Orden de compra X 10 días 5 días
producción solicitudes a compras
Materiales
Feedback de Servicio al Gerente de Ventas Encuestas, Formularios Procedimiento de
X Continuo Diario
Clientes Cliente y Producción online, Línea de atención atención al cliente
